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Ep. 5 - Vaincre la To-Do List infinie : S'organiser sans s'épuiser (et retrouver du souffle) | EPIC SHIFT · Epic Shift — Confiance en soi, reconversion et connaissance de soi

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  Si l'organisation était une discipline olympique, j'aurais
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  sûrement été médaillée. En tant qu'ancienne chef de
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  projet, c'est très simple, j'ai un véritable doctorat en to do
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  list. Pendant des années, ma vie
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  entière tenait sur des pages et des pages de liste.
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  Et le pire, c'est que je pensais que c'était ça être efficace.
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  Dans l'épisode d'aujourd'hui des Pick shift, on va s'attaquer à
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  ce mythe de la to do liste infinie.
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  On va voir comment ça peut être un faux ami.
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  Qui maintient notre cerveau en ébullition constante et surtout
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  comment on change de paradigme pour arrêter de se noyer dans
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  les tâches. Vous êtes dans Epic Shift, le
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  Podcast, pour dépasser vos blocages et accélérer votre
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  changement. Je suis emeline Picou,
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  exploratrice de potentiel mentor et testeuse officielle des
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  détours de la vie pour vous offrir les meilleurs raccourcis.
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  Pas de questionnement interminable, ici, on cible, on
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  clarifie. Et en shift c'est parti.
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  Le Poste de chef de projet c'est un poste sur lequel tu gères du
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  coup des projets. Souvent il est pas tout seul,
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  ils sont plusieurs et t'as du coup 3 types de projets.
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  T'as des projets qui peuvent être à court terme, à moyen
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  terme ou à long terme. Et donc qui peuvent être par
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  exemple des améliorations sur des choses à faire pour des
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  métiers ou des façons de faire des projets de formation en plus
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  grand nombre et qui vont atteindre la globalité d'une
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  entreprise, et même des projets qui sont structurels pour une
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  entreprise, c'est à dire qui ont une envergure qui aura un impact
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  assez fort sur la structure de l'entreprise et sur comment
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  l'entreprise navigue globalement.
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  De façon journalière. Du coup, tu l'auras compris,
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  quand t'es chef de projet, c'est comme si t'avais un orchestre en
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  face de toi avec des personnes qui sont très différentes et qui
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  manipulent des outils. Ils sont très différents et toi
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  tu dois faire le nécessaire pour que le projet qu'on te confie
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  fonctionne avec le le bon public et de la bonne façon.
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  Et tu dois orchestrer un peu tout ça donc pour que la musique
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  roule sans fausse note. Globalement ça veut dire que tu
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  es en interaction avec plein de personnes qui sont très
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  différentes et qui ont des attentes très différentes des
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  fois sur le projet et donc tu dois cadrer tout ça.
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  Donc tu auras compris. Tu parles à plein de gens
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  différents qui ont tous des choses à te demander et toi
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  derrière tu dois gérer l'ensemble de ces demandes alors
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  là donc moi pour gérer tout ça. J'étais la reine de la to do
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  list, donc je j'ai des cahiers pleins encore maintenant hein,
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  mais je le fais un peu différemment.
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  Mais en gros, mes cahiers, ils m'aident à centraliser ce que
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  j'ai à faire et à noter en fait ce que l'ensemble de ce que j'ai
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  à faire dans le. Quand on me les demande, donc
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  que ça, ça, ça peut être sur des réunions pendant lesquelles
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  c'est cadré, tu sais ce que tu as à faire et donc pareil ça
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  déroule. Ou alors ça c'est c'est une
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  grande majorité de ce qui se passe quand on quand on parle
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  avec plein de gens, on te chope dans un couloir ou on te chope
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  dans le bureau et on te dit au fait émeline, faudra penser à
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  faire ça. Au fait émeline, j'ai pensé à ça
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  hier, est ce que tu pourrais le considérer dans le projet ?
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  Et là du coup, tu te retrouves à des fois être de façon
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  impromptue, coupé dans quelque chose où on te rappelle à un
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  projet et donc à un de tes projets.
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  Bref, dans tout ça, moi j'avais ma to do list qui grandissait et
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  grandissait bien. Tu vois.
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  Et en plus t'as les urgences à traiter sur ta journée.
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  Tout ça ça fait que tu moulines en gros globalement sur
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  l'ensemble de ce qui t'est demandé.
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  L'ensemble de cette to do list est le fait qu'elle grossisse de
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  jour en jour et même des fois d'heure en heure, hein ?
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  Selon les les personnes que tu que tu avec lesquelles tu
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  gravites, ça fait que ça t'aide pas à à vider ta tête de
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  reporter sur papier comme dans l'épisode où on a vu du vide,
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  l'épisode 2. Ça veut dire que tu notes sur
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  papier pour ne pas oublier et pour aller faire ou imbriquer le
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  faire quelque part pour que tu puisses du coup actionner et
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  mettre en place la tâche qu'on t'a demandée.
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  Donc mes to do list, c'était pas forcément pour driver ma
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  journée, donc savoir ce que j'avais à faire tant il y avait
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  un peu de ça. Ça pouvait être aussi des
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  demandes impromptues qu'on rajoutait TAC TAC TAC et on et
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  on ajoute, et après c'est des idées qui te viennent.
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  En rapport avec ce qu'on est venu te rapporter.
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  Et ça grandit et ça grandit et ça grandit.
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  Du coup, ma to do list, elle ne m'aidait pas à me vider la tête.
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  Elle me demandait de gérer toujours plus de choses,
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  toujours plus de sujets à la fois.
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  Et mon cerveau, il était en fonctionnement continu.
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  C'est comme un ordinateur dans lequel t'ouvre ton navigateur et
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  t'as 50 onglets qui sont ouverts.
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  Alors on le sait tous, hein. Quand on tire trop sur la corde,
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  le toujours plus, il arrive un moment où ça craque, tout
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  simplement parce que ça devient trop, ça devient trop lourd,
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  trop dispersé. Et la liste n'était plus un
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  outil d'organisation. C'était un outil de torture
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  mentale puisque du coup, on était toujours en
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  fonctionnement. J'étais toujours en
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  fonctionnement. Pourtant, la mécanique du
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  cerveau, elle est quand même assez logique.
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  C'est à dire si tu prends une tâche unique, tu la répètes.
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  En fait, si c'est une tâche unique que tu répètes tout le
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  temps, tu deviens forcément plus rapide puisque tu répètes le
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  même schéma, les mêmes réflexions et la même façon de
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  faire. Et donc du coup, tu gagnes du
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  temps, tu gagnes une espèce d'expertise, une compétence que
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  tu développes. À force de faire et refaire, et
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  refaire et refaire, on prend nos aises un peu.
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  On prend notre rythme et ça finit même par ne plus nous
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  demander d'efforts puisque du coup on le fait de façon assez
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  naturelle et par habitude. Et donc ça, ça veut dire que on
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  a pu à réfléchir trop pour mettre en œuvre ce qu'il faut
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  pour cette tâche. Ça, c'est ce qu'on a tous appris
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  à l'école. Quand on a parlé du taylorisme
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  et du fordisme, c'est vraiment la tâche qui a été découpée.
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  Enfin, c'est la chaîne de production globale qui a été
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  découpée en taches uniques les unes derrière les autres qui a
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  fait que c'est monté en productivité.
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  Mais ça, ça fonctionne quand y a une seule tâche.
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  Alors t'imagines que quand t'as ta liste qui en contient 10, 20
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  ou 30, hein, selon ce que t'as à faire ?
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  Sans ajouter ce que tu as à faire à ta maison puisque du
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  coup tu as le travail et la maison.
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  Donc tu as 2 tâches, 2 listes de tâches globalement différentes
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  qui fonctionnent pas trop entre elles.
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  Le cerveau il court circuite à chaque fois qu'on passe d'un
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  e-mail par exemple à un coup de téléphone puis à un dossier de
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  fond, on perd une énergie folle puisqu'en fait on se refocus sur
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  le sujet ou ce qui nous est du coup apporté.
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  Sur lequel on doit réfléchir pour rapidement donner une
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  solution, rapidement donner un avis ou rapidement travailler le
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  sujet. Alors comment on fait pour
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  prioriser sans s'épuiser ? Le Shift pour ça, c'est la
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  méthode d'organisation globalement qui pourrait
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  fonctionner si tu as des multitudes de tâches différentes
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  à faire. Pour ne pas se noyer, ça demande
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  de prendre de la hauteur. Donc en gros, ça demande à
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  arrêter d'être la tête dans le guidon et ça demande à te forcer
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  à prendre du temps pour analyser ce qui t'est demandé et
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  l'ensemble des tâches qui sont dans ta to do list.
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  Pour changer de paradigme, il faut arrêter d'attaquer la liste
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  de façon frontale. C'est à dire je sais pas.
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  En ordre de lecture par exemple, tu as 50 taches à établir, tu
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  les fais les unes après les autres.
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  Il faut trouver une porte d'entrée unique.
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  Enfin c'est comme ça que moi je l'appelle la porte d'entrée
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  unique. Concrètement, vous avez 2
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  stratégies pour retrouver de la clarté.
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  La première c'est l'entrée par le sujet et la 2nde c'est
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  l'entrée par la tâche. On part sur la première.
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  L'entrée sur le sujet, vous prenez un seul projet, donc le
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  sujet il est-il est-il est indiqué.
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  Ça pourrait être un projet dans une société ou si on parle de la
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  tâche de la maison par exemple, ça pourrait être nettoyage de la
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  maison. Ça, c'est un sujet pour la
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  maison, c'est le nettoyage. Ça concerne plusieurs tâches,
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  mais qui sont toutes reliées au nettoyage et vous déroulez
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  globalement toutes les tâches qui découlent de ce sujet en un
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  seul coup. Donc en gros tu prends ta tache
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  à réaliser nettoyage de la maison et là tu vas dérouler les
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  taches qui sont à faire. Donc les taches ça pourrait être
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  nettoyage de la cuisine des toilettes.
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  Enfin ça pourrait être passage de la lingette nettoyage du sol.
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  Enfin vraiment tout ça, ça vous parle ?
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  C'est la vaisselle, c'est le fait de de de passer un coup de
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  balai. Et donc tout ça tu peux le faire
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  sur le sujet un du nettoyage, tu déroules l'ensemble des tâches
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  et sur ton organisation tu pourrais les faire par pièces.
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  Par exemple les pièces du coup qui s'enchevêtres au niveau de
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  ta maison, tu restes dans le même univers mental et donc là
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  tes focus sur ce que tu fais, comme c'est quelque chose que tu
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  peux réitérer dans toutes tes pièces.
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  Donc que tu fais dans toutes tes pièces, c'est quelque chose sur
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  lequel tu gagnes du temps puisque tu es toujours sur un
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  seul sujet. Prenons la 2e entrée, l'entrée
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  par la tâche. Souvent, quand on parle de d'une
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  entrée par tâche, on parle de batching.
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  On a tous un peu entendu le côté Bach cooking par exemple.
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  Le Bach Cooking c'est le fait de se concentrer sur une tâche,
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  c'est à dire la cuisine, cuisiner des plats et de batcher
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  les aliments pour qu'ils puissent correspondre à
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  plusieurs repas et donc du coup faire ta cuisine par exemple
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  pour les 3 prochains jours. Le 12h00 et le soir-là tu fais
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  du badgecooking en utilisant du coup une partie de ton temps
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  pour faire plusieurs plats qui concernent plusieurs jours et du
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  coup en utilisant presque les mêmes aliments que tu
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  démultiplies du coup au niveau de tes tes plats pour les faire
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  un peu différemment. Le Bathing tu prends un type
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  d'action et tu l'appliques à tous tes sujets.
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  Par exemple ça veut dire que pendant 1 h tu ne fais que
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  passer des appels téléphoniques. Pour tous tes dossiers ou tous
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  tes sujets, tu fais ça pendant 1 h.
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  Tes focus c'est une façon de faire et tu traites l'ensemble
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  de tes sujets avec les personnes que tu dois appeler.
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  Ou alors si tu dois traiter tes mails, tes mails sont sur des
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  multitudes de sujets mais tu te focus par exemple sur le fait de
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  faire ta rédaction et de traiter tes mails en rédaction.
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  Et donc là du coup, le fait d'être focusé sur une tâche, ça
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  va te permettre globalement de d'arrêter ce fonctionnement
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  continu de cerveau et de centraliser sur la tâche.
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  Ce qu'il faut retenir, c'est qu'en choisissant consciemment
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  une porte d'entrée par le sujet ou par la tâche, on redonne un
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  cadre à notre cerveau et on évite de partir dans tous les
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  sens. Et donc on évite de s'épuiser
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  inutilement. Alors maintenant, face à cette
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  to do list infinie, tu as un défi.
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  Aujourd'hui tu prends celle qui t'angoisse le plus, celle où tu
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  as vraiment beaucoup trop noté dessus.
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  Que ce soit sur ton pro ou ton perso, c'est fini.
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  Maintenant tu as plus le droit de rien rajouter dessus.
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  Maintenant tu dois prendre de la hauteur sur ta to do list
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  infinie tu la regardes. Et tu choisis ton nouveau
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  paradigme pour tes 2 prochaines heures.
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  C'est à dire est ce que tu vas rentrer par un sujet unique ou
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  est ce que tu vas rentrer par une tâche unique ?
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  Maintenant que tu as pris cette décision, tu t'y focus pendant 2
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  h et derrière tu vas voir qu'en choisissant ta porte d'entrée et
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  en laissant tout le reste de côté donc tu es un peu dans ta
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  bulle. Tu fais ce que tu as décidé de
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  faire et tu focus. Tu vas voir que vitesse et
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  fluidité ça va revenir tout seul.
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  En plus de ça tu auras des réalisations à ton actif en
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  ayant calmé ta charge mentale et donc tu vas pouvoir calmer ta
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  frustration et te sentir un peu moins épuisé et derrière peut
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  être plus du tout pour certains d'entre nous en tout cas c'était
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  emeline pour Epic Shift. Applique ça dès maintenant, on
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  se retrouve la semaine prochaine pour le prochain épisode ou en
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  commentaire avant ça.