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305 - Ready für KI in deiner Kanzlei? · neudenker - Der Podcast für den Steuerberater von morgen

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  In dieser Folge spreche ich mit dir darüber, was für Voraussetzungen
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  in deiner Kanzlei geschaffen werden müssen, damit KI-Lösungen
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  in deiner Kanzlei auch echt wirken.
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  Herzlich willkommen heute zu einer neuen Podcast-Folge und ich möchte mal ein wenig
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  darüber sprechen, was Was häufig auch bei LinkedIn geschrieben wird, worüber
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  geschrieben wird, was ich selber auch bei Veranstaltungen beobachte, um das
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  mal einmal so in den Kontext zu bringen.
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  Und zwar das Thema, alle sprechen über KI, aber wann ist denn der
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  Punkt gekommen, wo wirklich KI in einer Kanzlei implementiert wird?
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  Und da gibt es unterschiedliche Strömungen Die einen, die zum Beispiel sich mit dem
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  Thema fast gar nicht auseinandergesetzt haben und nicht da viel darüber wissen,
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  sondern sich einfach informieren, denen wird häufig suggeriert, hey, du kannst
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  KI einsetzen und dann funktioniert die FIBU automatisch, dann hast du
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  die ganzen Daten werden analysiert und im Kontext gezogen und der Mann
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  dann bekommt viel schneller, bessere Auswertungen und so weiter und so fort.
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  Das ist natürlich so eine halbe Wahrheit Denn das ist das, was das eine Lager sagt.
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  Es sagt, okay, KI kann erst funktionieren wenn die Datenlager, also die Daten
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  insgesamt mal alle ordentlich aufbereitet sind und zur Verfügung gestellt werden.
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  Und dann gibt es das andere Lager was sagt, fang doch
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  einfach erst mal mit KI an.
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  Und dann hast du das schon mal in deiner Kanzlei implementiert und dann wird
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  es von alleine immer mehr, weil sich immer mehr Anwendungsfelder ergeben.
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  Und ich kann beiden was abgewinnen und ich glaube, es ist auch nicht so
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  absolut Es kommt immer darauf an, wie der Steuerberater so gerne sagt, wie man an
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  das Thema herangeht und auch seine Kanzlei führt und auch die Mitarbeiter mitnimmt.
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  Wenn wir davon ausgehen, dass wir sagen, okay, wir müssen erstmal unsere
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  Datenströme alle gleich haben, wir müssen erstmal gucken, welche Informationen
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  liegen vom Mandanten, wo in den Prozessen die Informationen nicht nur abgespeichert
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  werden, sondern wie die Prozesse überhaupt vereinheitlicht werden, Dann sieht man das
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  Ganze sehr schnell aus der Prozess- bzw.
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  datengetriebenen Brille.
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  Und das ist grundsätzlich auch richtig, denn ich kann nur mit KI-Lösungen
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  Daten analysieren und zur Verfügung stellen, wenn die Datenqualität halt
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  gut ist und wenn ich da irgendwo eine Vereinheitlichung habe.
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  Das heißt, dass die Prozesse ähnlich sind, dass zum Beispiel die Mandanten
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  alle Mit Duo arbeiten und die Daten dort eingeben oder mit einer anderen
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  Software oder Portal, wo die Daten übermittelt werden, dann müssen die
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  Daten irgendwo abgespeichert werden.
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  Ob das irgendwo im DMS ist, ob es irgendwo anders noch
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  Informationen gibt, wie auch immer.
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  Ich will gar nicht jetzt im Detail auf die Eigentliche Systemlandschaft
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  schauen, sondern es funktioniert da zum Beispiel nicht, dass der eine so
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  bucht, der andere so bucht, dann sind nochmal drei Buchhaltungen, die als
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  Pendelordner auf dem Tisch stehen, dann macht der eine das mit Duo, der andere
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  hat dann irgendwo noch eine Portale so wie Kanzleilands, ja, Taxflow, Milia,
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  wie sie auch alle heißen alles sehr unterschiedlich, dann wird es schwierig.
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  Auf der anderen Seite heißt es aber nicht, dass man das erstmal
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  alles machen muss, überhaupt KI in der Kanzlei zu integrieren.
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  Denn dann gibt es den komplett anderen Ansatz der sagt, fang doch
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  einfach erstmal an, damit deine Mitarbeiter merken, dass du halt
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  positive Erlebnisse schaffen kannst.
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  Und das ist so die andere Strömung, die ich halt auch immer häufiger...
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  Mitbekomme und die auch meine Wenigkeit häufig dann nochmal mitkommunizierte,
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  indem ich sage, okay, im Moment ist das Thema, dass viele Mitarbeiter noch Angst
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  davor haben, was bedeutet das für mich?
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  Wird dann mein Job wegrationalisiert Ist es so, dass dann auf einmal ich
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  nicht mehr die Sachen machen kann und mein Wissen nicht mehr gebraucht wird?
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  Da gibt es, finde ich, die schöne Sache, dass man sagen kann, doch,
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  natürlich, jeder wird dann auch noch gebraucht wer sich darauf einstellt,
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  nur dass ich dann halt als Mitarbeiter so eine Art Superheldenumhang habe, wo
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  ich halt, oder eine Springfeder unter meinen Schuhen, damit ich noch höher
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  springen kann, damit ich selber...
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  Mit Unterstützung von KI-Lösungen halt noch schneller Ergebnisse habe.
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  Und da sind dann halt die Punkte, wo ich sage, okay, das macht dann auch Sinn, das
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  vielleicht jetzt schon mit einzubinden.
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  Vielleicht dann nicht, um die ganzen Prozesslandschaften zu KI-tisieren
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  und KI zu unterstützen, aber zum Beispiel, um Verträge mal zu analysieren
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  und was die KI dann daraus findet.
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  Im FIBU-Bereich tatsächlich auch mal die Grünen Ampeln, also die, die automatisch
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  gebucht wurden durch ein ASR oder Tabula oder Buchhalter Pro oder Finmetics, dass
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  die halt auch mal wirklich geguckt werden, dass die nicht immer wieder kontrolliert
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  werden und dann auch mal schauen, dass der eigentliche Sachstand des Buchens wegfällt
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  und eher die Kontrolle nachher bzw.
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  der Überblick nachher wichtiger ist und nicht die einzelne Kontrolle
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  der Buchhaltungsbuchungen, die automatisch wegfallen Als korrekt und
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  automatisch ausgelesen definiert werden.
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  Dann kann man zum Beispiel für die Webseite ganz toll KI-Agenten einbinden,
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  die dann schon beantworten Einige Kanzleien arbeiten schon mit einer
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  Telefonanlage, die KI-unterstützt ist.
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  Das sind alles Themen, die kann man heutzutage schon machen, unabhängig
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  davon, ob die Prozesslandschaft und die Data Lakes, wie wir sie nennen, dass
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  die halt auch schon vorbereitet sind.
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  Man kommt von verschiedenen Seiten an das Thema und
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  idealerweise natürlich kombiniert.
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  Das heißt, dass du nicht KI als Heilsbringer siehst, sondern erstmal sagst
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  okay, wir schaffen positive Erlebnisse und parallel schaffen wir die Grundlagen
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  damit wir nachher von KI-Assistenten hin zu KI-Mitarbeitern kommen Ändern können.
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  Denn das ist halt auch so das Thema, im Moment haben wir überall so Insellösungen,
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  wo wir hingehen, wählen uns ein auf die Plattform, stellen irgendwelche
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  Fragen, stellen Dokumente zur Verfügung, worauf wir irgendwas fragen, vielleicht
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  so Excel-Daten, die irgendwo dann nachher nochmal geprüft und nochmal in
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  Ordnung gebracht werden, aber es ist immer für sich isoliert noch getrachtet
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  in der Insel In den meisten Fällen.
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  Und ich bin mir sicher, dass es ab nächstes Jahr noch anders werden wird,
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  denn dann werden wir sehen, dass durch diese MCP-Server, also durch diese
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  Verbindung von verschiedenen Lösungen wo Daten liegen, wo auf einmal ein RAG,
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  also wo vorher das alles schon für KI aufbereitet wird, wo man die KI-Daten
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  rausziehen kann, sich mit einer anderen KI unterhalten kann, das wird in den
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  nächsten Jahren sicherlich immer mehr den Durchbruch finden und dann finden
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  komplette Wertschöpfungsprozesse Prozesse statt im Hintergrund.
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  Und dazu ist es halt wichtig, dass du da eine Struktur hast
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  und die Daten halt abgelegt hast.
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  Genauso wichtig dann halt, dass die Mitarbeiter sagen, das ist toll, das
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  unterstützt mich mit meiner Arbeit, ich kann mit weniger Aufwand mehr arbeiten
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  Output erzeugen und vor allen Dingen wird mein Wissen immer wichtiger und
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  dass ich irgendwo dann nicht mehr Buchungssätze selber kontrolliere oder
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  mache, sondern dass ich dann zum Beispiel in anderen Bereichen dann schaue,
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  ob alles kontextbezogen richtig ist.
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  Weil das nennt sich dann jetzt wieder Human in the Loop.
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  Und Human in the Loop heißt, dass nicht alles vollautomatisiert durchläuft und
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  kein Mensch mehr da ist, sondern dass immer etwas gemacht wird, KI oder Prozess
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  digitalisierend, Workflow basierend und dann... Also kontrolliert ein Mensch
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  wieder, also ein Human wieder, ob es alles in Ordnung ist und gibt das wieder
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  weiter, damit die KI darauf basierend wieder andere Sachen machen kann.
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  Ich hatte ja jetzt schon mal in einer Podcast-Folge das Thema, jeder wird ein
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  Team-Manager und das ist quasi ein... Das Gleiche nur aus einer anderen Perspektive,
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  denn jeder Mitarbeiter wird nachher KI-Assistenten haben oder halt Workflows.
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  Man kann es sich so vorstellen wie bei einer Industriestraße, dass das
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  automatisch gefertigt wird, aber man zwischenzeitlich halt nochmal guckt ob
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  alles auch in der Qualität entspricht ob alles so funktioniert, ob das halt
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  nachher auch so rauskommt mit dem Qualitätsanspruch, den man halt erwartet.
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  Und dafür braucht es halt dann immer noch den Faktor Mensch.
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  Und deswegen... Es gibt weder falsch noch richtig, sondern beide Wege Ob
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  es jetzt rein datengestützt ist, um dann zu sagen, ich muss erst diese
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  Datenqualität haben und darauf KI-Prozesse draufzusetzen oder zu sagen, ich nutze
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  schon mal KI-Assistenten vielleicht auch nicht unbedingt auf die Daten,
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  sondern Wissensmanagement vielleicht Telefonanlage, Chat auf der Webseite,
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  wie auch immer, fachliche Assistenten dass genau diese Lösungen schon mal einen
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  Mehrwert bieten, damit die Mitarbeiter sagen, Mensch, da wollen wir noch mehr.
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  Dann kann es auch eine Folge dessen sein, dass man sagt, wenn wir das
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  jetzt haben wollen, dann müssen wir erstmal im Hintergrund da und da mal
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  aufräumen und eine Struktur schaffen.
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  Dann ist der Sinn des Strukturschaffens natürlich auch
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  schon wieder wesentlich besser.
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  Einfacher, nachvollziehbarer für die Mitarbeiter und die arbeiten dann mit.
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  Ja, das erstmal dazu, zu dieser Folge und das ist mal wieder so eine KI-Folge
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  nächstes Mal wieder ein anderes Thema.
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  Ich streue diese Folgen immer gerne nochmal mit ein, weil es dann auch
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  mal wieder zeigt, wie nah es schon ist, dass es da keine absolut...
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  Richtige Meinung gibt oder auch keine falsche oder das richtige
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  Vorgehen oder das falsche Vorgehen.
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  Das einzig falsche wäre, sich damit nicht zu beschäftigen und das nicht in den
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  Kanzleialltag irgendwo mit zu integrieren.
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  Denn ich glaube, das ist dann ein großer Fehler, weil alleine die Berührung und
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  diese Angst davor nehmen und positiv behaftet im Kanzleialltag zu integrieren,
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  ist das Entscheidende was den wirklichen Vorsprung dann auch Ausgeben wird.
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  In diesem Sinne, bis zur nächsten Folge.
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  Tschüss.