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Lean Management Projekt ohne Chaos starten: 7 Gedanken, die Dir später richtig Ärger ersparen (#085) · No More Kuddelmuddel - Lean Management auf Deutsch

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  Speaker 0: Hi und herzlich willkommen zu No More Kuddelmodel Lean Management auf Deutsch.
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  Speaker 0: Mein Name ist Katrin Wortmann, und gemeinsam mit meinem Geschäftspartner Lars Kinkeldei sind wir die Freiraumband!
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  Speaker 0: Ja, in der heutigen Folge geht es um ein Thema das nicht nur auf den gesamten Lincosmos angewendet werden kann sondern immer dann wenn du grundsätzlich etwas Neues startest.
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  Speaker 0: Ein neues Projekt!
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  Speaker 0: Es geht nämlich darum welche Gedanken Du Dir machen kannst oder machen solltest bevor Du in ein Linprojekt oder ein Projekt jeglicher Art gehst.
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  Speaker 0: Hi Lars, schön dass du da bist.
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  Speaker 1: Ja hallo Katrin!
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  Speaker 0: Heute haben wir gesagt gucken wir uns mal an was eigentlich passiert oder passieren sollte bevor wir im Lienprojekt mittendrin sind.
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  Speaker 0: also die Gedanken die wir uns da einmal vor dem Start machen sollten?
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  Speaker 1: Das ist glaube ich das A und O wie so bei vielen Dingen im Vorfeld sich Gedanken zu machen Aber leider machen es nicht viele.
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  Speaker 1: Genau,
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  Speaker 0: es erspart jede Menge Umwege und Zeitverlust im Projekt.
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  Speaker 0: nur man hat halt.
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  Speaker 0: dadurch dass man dann einmal die Vorbereitung im Vorfeld macht und da Gesamtzeit drauf geht sieht man diesen Faktor natürlich anders als wenn man im Projekt Verlauf hier wieder eine halbe Stunde verliert das mal wie ein Tag steht und so weiter und sofort.
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  Speaker 0: aber ja aus unserer Erfahrung heraus ist einmal die vorbereitung Im Vorfeld tausendmal weniger zeit Der ganze Verlust auf Strecke, wenn man es nicht tut.
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  Speaker 1: Genau!
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  Speaker 1: Man muss einfach am Anfang Zeit investieren um später Zeit zu gewinnen?
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  Speaker 0: So sieht's aus.
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  Speaker 0: ja ansonsten ist es nämlich häufig so Projekt gestartet alle sind super motiviert und sagen wir mal sechs Wochen später keiner weiß wer das Ziel war was genau im Projekt alles gemacht werden muss.
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  Speaker 0: und dann motzt vielleicht noch der Abteilungsleiter dass du als Projektleiter auf einen seiner Mitarbeitenden zugreifst, wo Ärger von allen sein.
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  Speaker 1: Das ist ja sowieso immer das Problem.
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  Speaker 1: Als Projektleitern musst du dich aus anderen Abteilungen, die noch Leute zusammensuchen und wenn es in Anfang an nicht klar geregelt ist dann ist ja Trouble-V programmiert.
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  Speaker 0: So sieht's aus!
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  Speaker 0: Projekte scheitern selten an der Motivation, sondern meist an der fehlenden Klarheit am Anfang.
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  Speaker 0: Also bereite dich lieber mal einen halben Tag vor auf das was kommt und findet Klarheiten miteinander und dann geht die Reise los!
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  Speaker 1: Genau.
• 2:36
  Speaker 1: aber das ist ja auch das was wir immer sagen nimmt euch zu Beginn Zeit bereitet das Projekt vernünftig vor weil aus unserer Erfahrung dass eben auch so ist diese komplette Projektvorbereitung unterschätzt wird.
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  Speaker 0: Ja, absolut!
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  Speaker 0: Genau und darum haben wir heute ja mal so sieben Gedanken vor dem Projektstart mitgebracht.
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  Speaker 0: Wir werden in späteren Folgen dann auch tiefer drauf eingehen.
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  Speaker 0: also diese Folge ist mir ein bisschen ja so einen Überblick welche Gedanken man sich machen sollte.
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  Speaker 0: Und auf eins der sieben Themen gehen wir da natürlich heute noch
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  Speaker 1: tiefer.
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  Speaker 1: Ich bin gespannt.
• 3:07
  Speaker 1: ich bin auf die sieben gedanken gespannt.
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  Speaker 0: Okay, soll ich mal loslegen?
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  Speaker 0: Dann
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  Speaker 1: hau raus.
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  Speaker 0: So das erste wo man sich Gedanken drüber machen sollte ist für dieses Projekt dass man da starten möchte egal ob Linn oder sonst.
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  Speaker 0: was ist das Ziel eigentlich wirklich allen klar?
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  Speaker 0: weil ansonsten was passiert jeder zieht in eine andere Richtung.
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  Speaker 1: ja das wollte tatsächlich von Anfang an klar sein.
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  Speaker 0: und wenn man dann so Ziele hat wie keine Ahnung nehmen wir völlig allgemein gültiges mehr Umsatz für dich vielleicht was ganz anderes als für mich oder auch das Ziel schneller werden.
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  Speaker 0: Ja, was ist es denn für dich?
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  Speaker 0: Vielleicht beziehst du das nur auf dich und sagst ja okay das sind für mich so zehn Minuten pro Tag.
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  Speaker 0: ich sehe das aber vielleicht für die gesamte Abteilung und sage wir müssen pro Jahr mindestens sieben Monate einsparen oder oder oder.
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  Speaker 0: und somit muss überhaupt erstmal klar werden worum geht es in diesem Projekt dass wir jetzt starten?
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  Speaker 0: was ist das gemeinsame Ziel?
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  Speaker 0: Ja, der zweite Punkt ist der Inhalt überhaupt klar.
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  Speaker 0: Sonst wächst das Projekt wirklich wie Unkraut, also wir haben dann absolute Ausuferung.
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  Speaker 0: Dann kommt im Verlauf das noch mit rein und ach mach doch hier noch und ich lege noch einen drauf.
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  Speaker 0: Genau
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  Speaker 1: wo du gerade dabei bist, ne?
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  Speaker 1: Das passt mir auch ganz gut bei mir rein machen nochmal mit ja
• 4:27
  Speaker 0: richtig.
• 4:27
  Speaker 0: Also so dieses Thema was gehört rein?
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  Speaker 0: und vor allen Dingen was gehört auch nicht da rein?
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  Speaker 0: Wo ist einfach auch echt mal Cut in diesem Projekt?
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  Speaker 0: Was mache man nicht mehr mit?
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  Speaker 0: Stimmt
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  Speaker 1: dass ich finde auch eine ganz ganz interessante Frage was gehört denn an Nichtrein?
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  Speaker 1: Absolut sollte man sich im Vorfeld auch Gedanken und nicht immer während des Projektes.
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  Speaker 1: Nein, das könnt ihr jetzt nicht reinnehmen von Anfang an, klare Kante.
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  Speaker 0: Genau, Projektabgrenzung richtig!
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  Speaker 0: Der dritte Punkt ist dieses Themenfeld.
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  Speaker 0: habt Ihr miteinander die Zeit durchdacht?
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  Speaker 0: Also im Endeffekt wie lange habt Ihr denn Zeit für dieses Projekt?
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  Speaker 0: wenn man ja zum Beispiel also es heißt ja häufig Ja wir starten jetzt mit Lean Ah ja ok Und wie lange haben Ihr Zeit dafür?
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  Speaker 0: Ja wissen wir auch nicht.
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  Speaker 0: Ja, gut.
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  Speaker 0: Was glaubst du denn?
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  Speaker 0: oder was brauchst du?
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  Speaker 0: Ich brauche drei Monate und dann werden wir wieder beim Ziel und beim Inhalt.
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  Speaker 0: Okay, was schaffst du in diesen drei Monaten?
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  Speaker 0: Was ist dein Ziel?
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  Speaker 0: Weil ob ich nun drei Monate zur Verfügung habe oder vier Wochen oder sechs Monate das macht ja etwas mit dem Leistungsumfang, was sich im Projekt schaffen kann.
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  Speaker 0: Und da ist dieser zeitliche Faktor auch super wichtig überhaupt erst mal zu wissen miteinander wovon reden wir hier?
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  Speaker 0: Ja,
• 5:40
  Speaker 1: Gedanke gerade kommt.
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  Speaker 1: Lass mal, du hast jetzt drei Monate Projektzeit.
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  Speaker 1: Das muss ich ja dann auch mit den anderen Abteilungen kommunizieren wenn ich da Leute für brauche.
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  Speaker 1: Da muss ihr wissen wie viele Stunden oder Tage ich den Mitarbeiter brauche.
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  Speaker 1: das heißt ich muss schon wirklich wissen habe ich drei Monate Zeit oder drei Wochen?
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  Speaker 0: Ja, und das ist so einer der Klassiker die man auch in der Projektvorbereitung dann letztendlich macht.
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  Speaker 0: Damit man dann wenn man die Leute aus anderen Abteilungen braucht dass man den Abteilungsleiter noch sagen kann hey pass mal auf ich brauche nicht nur den Harry sondern dass du sagen kannst Ich brauche den Harry in Summe für was weiß ich?
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  Speaker 0: Fünfzig Stunden Und Die Ballen oder bündeln sich ziemlich stark im Monat keine Ahnung Juli
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  Speaker 1: Genau Oder ich Brauche diese fünfzig Stunden in einem Zeitraum von drei Monaten,
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  Speaker 0: oder?
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  Speaker 0: Genau.
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  Speaker 0: Aber jetzt klingt das alle so hoch aufgehängt aber auch wenn man das erst mal nur ganz einfach durchdenkt und wirklich nur über einen dicken Daumen.
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  Speaker 0: Das ist viel mehr wert als wenn man gar nichts dazu sagen kann.
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  Speaker 0: Und dann geht es am Ende drunter und drüber weil dann passiert es nämlich Abteilungsleiter, also die Linien verantwortlichen auseinander in Abteilung.
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  Speaker 0: Dass sie dann plötzlich die Leute wieder abziehen und sagen ne den Harry den kriegst du jetzt gar nicht mehr.
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  Speaker 0: das Tagesgeschäft hier steht ständig muss der raus auf Zuruf und hin und her viel zu ungeplant Und dann funktioniert Zeit oftmals nicht schießt die Linie gegen das Projekt?
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  Speaker 0: quasi
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  Speaker 1: genau
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  Speaker 0: Ja.
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  Speaker 0: Dann der vierte Punkt wo man sich als Team Als Projektleiter mit dem mit dem kleinen Projekteam Gedanken zu machen sollte ist dies thema sind uns Risiken bekannt.
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  Speaker 1: Okay, was genau?
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  Speaker 0: Ja da gehen wir gleich noch im Detail drauf ein.
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  Speaker 0: das hatte ich mir für die heutige Folge rausgesucht.
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  Speaker 0: aber grundsätzlich schon mal kurz so als Spoiler.
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  Speaker 0: vorweg geht es ja darum dass man aus vergangenen Projekten schon weiß was eigentlich jedes Mal wieder so die Themen sind die uns auf die Füße fallen.
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  Speaker 0: Klassiker ist keine Vertreterregelung, die Leute sind dann nicht da und Entscheidungen stehen.
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  Speaker 0: Das kann man sich auch schon in der Projektvorbereitung einmal überlegen hey was wird uns garantiert in diesem Projekt wieder irgendwie begegnen?
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  Speaker 0: Und dass man sich dann einmal überlegt was machen wir denn dann?
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  Speaker 0: Und so kannst du sagen von Anfang an Vertretern Regelung.
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  Speaker 0: oder wenn eine Entscheidung getroffen werden muss dann und die Person X nicht da ist, dann dürfen das die zwei im Tandemme entscheiden.
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  Speaker 0: Und so weiter und sofort!
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  Speaker 0: Also da gibt es viele verschiedene Möglichkeiten und jeder kennt aus zurückliegenden Projekten Risiken oder Falschstrecke.
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  Speaker 1: Dann bist du wieder relativ schnell in diesem Feuer löschen.
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  Speaker 0: Genau, wenn du da nicht drüber sprichst und im Vorfeld nicht sagst hey lass uns das mal irgendwie gerade noch miteinander regeln was wir machen dann bist Du als Projektleiter.
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  Speaker 0: in dem Moment war es der ist nicht da er ist im Urlaub.
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  Speaker 0: Was machen wir denn jetzt?
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  Speaker 0: Und so bist du ständig am Feuerlöschen.
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  Speaker 1: Ich habe noch eine kurze Frage einmal zurück.
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  Speaker 1: zur Zeit Gehört ihr auch rein den Zeitpunkt des Projektes also Vertreterregelung komme ich nämlich grad drauf.
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  Speaker 1: urlaub Ist natürlich eine andere Nummer.
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  Speaker 1: wenn ich sage jetzt mal im Mai anfange durch die ganzen Feiertage und was sie sich dann so mal fähigen muss ich das ja auch berücksichtigen.
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  Speaker 0: Genau.
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  Speaker 0: Das wäre jetzt ein Risiko, was du erkannt hast, dass du sagst okay da ist die totale Ferienzeit.
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  Speaker 0: das Risiko für uns ist, dass wir das Projekt gar nicht ans Laufen kriegen und dass dann die ersten Abteilungen schon sagen ja bei denen das wird eh nichts und dann kriegen wir kein Standing.
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  Speaker 0: Ja ok.
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  Speaker 0: So und das wäre das Risico und dann würde man vielleicht die Maßnahme treffen.
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  Speaker 0: Okay ganz bewusst liebes Team!
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  Speaker 0: Wir fangen erst nach den Sommerferien an.
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  Speaker 0: Das wären die Maßnahmen absolut richtig.
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  Speaker 0: Was haben wir noch?
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  Speaker 0: Punkt fünf, was man im Vorfeld vorbereiten kann ist dieses Thema.
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  Speaker 0: Wer sind eigentlich die Stakeholder in dem Projekt?
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  Speaker 0: also die Beeinflusser.
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  Speaker 0: Das heißt du hast ja nicht nur dein Projekt team das hat man meist so.
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  Speaker 0: Irgendwie vor Augen und da ist ja auch eigentlich schon immer genug mit zu tun dass man, dass man damit einander gut gut auskommt und alles hin kriegt.
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  Speaker 0: aber es sind halt auch viele beeinflusser drum herum.
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  Speaker 0: das können bei Projekten bei Kundenprojekte kann das der kunder an sich sein der plötzlich sagt Ja aber so gefällt mir das alles nicht will das anders oder Das kann wie dieses Beispiel eben, das kann ja ein Abteilungsleiter sein.
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  Speaker 0: Der Null Interesse an diesem Projekt hat weil seiner Abteilung nichts bringt.
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  Speaker 0: ob das so ist oder nicht?
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  Speaker 0: Ist erst mal egal.
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  Speaker 0: Er
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  Speaker 1: muss nur Mitarbeiter abstellen aber selbst hat er nix von Genau.
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  Speaker 0: Aber das könnte ein Stakeholder sein.
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  Speaker 0: wo man sagt da muss ich drauf achten dass wir jetzt der Negativ Fall aber es kann auch einen Positivfall geben Da sind Beeinflusser Von außen die das total unterstützen vielleicht den Geschäftsführer.
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  Speaker 0: Und da ist dann wieder die Frage im Vorfeld, hey Leute was können wir eigentlich tun?
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  Speaker 0: Damit wir uns das richtig gut zu Nutze machen in diesem Projekt.
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  Speaker 0: Vielleicht kann der in der Auftaktveranstaltung im Kickoff dann selber sprechen und etwas dazu sagen warum dieses Projekt so wichtig im Unternehmen ist Dann habt ihr gleich ein anderes Standing als Projekteam.
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  Speaker 0: also wie gesagt es geht im Negativ aber auch im
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  Speaker 1: Projektiv.
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  Speaker 1: Das heißt unser Stakehauler kann nicht nur intern sein Sondern auch extern sein.
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  Speaker 1: Kunde und Lieferant, was auch immer.
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  Speaker 1: Also
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  Speaker 0: alle die stark dieses Projekt beeinflussen?
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  Speaker 1: Das ist natürlich spannend im Vorfeld sich darüber Gedanken zu machen wer könnte das sein?
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  Speaker 1: also ja das sind sieben Gedanken die man sich machen muss tatsächlich.
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  Speaker 0: aber wie gesagt gerade bei Stakeholdern es ist ja dann auch häufig dass da einer richtig gegenschmettert und irgendwann wird dann vielleicht gesagt Leute wir haben andere Prioritäten wir stellen das ganze lienthema ein oder was auch noch immer Wir machen jetzt etwas anderes.
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  Speaker 0: Was haben wir noch?
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  Speaker 0: Kapazitätenplan.
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  Speaker 0: Genau, das wäre auch noch so ein Gedanke, dass man sich einfach überlegt okay also wir haben... Das und das sollen wir schaffen!
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  Speaker 0: Wir haben Zeit bis zum Sohn zu vielten und dann sich zu überlegen ok wie setzen wir das denn jetzt um.
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  Speaker 0: Und da merkt man dann auch schon Ist das denn alles realistisch oder funktioniert dieses Zusammenspiel aus dem, was wir schaffen wollen?
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  Speaker 0: Die Zeit die wir dafür haben und die Kapazitäten wie wir sie verplanen können anhand der Menschen, die wir da für nutzen können.
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  Speaker 0: Kriegen wir dieses Zusamspiel überhaupt hin oder ist da schon irgendwas völlig unrealistisches in diesen drei Punkten?
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  Speaker 0: Und dann kann man nämlich während der Planung schon gegensteuern und sagen so jetzt müssen wir uns etwas überlegen.
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  Speaker 0: entweder wir kriegen Monat länger oder wir nehmen Leistungen raus oder wir kriegen eine Person mehr.
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  Speaker 1: Also das spielt ja so ein bisschen diesen dritten Punkt mit der Zeit.
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  Speaker 1: Ich muss ja irgendwann mal meinen anderen Kollegen aus den anderen Abteilungen sagen, ich brauche keine Ahnung... Aus deiner Abteilung brauche ich fünfundzwanzig Stunden, aus der Abteilungsbrauch ich siebendreißig Stunden.
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  Speaker 1: Das ist damit gemeint als Kapazitäten beispielsweise die Anzahl der Stunden der jeweiligen Mitarbeiter.
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  Speaker 0: Ja genau, vor allen Dingen du müsstest ja oder es wäre auch mal total hilfreich.
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  Speaker 0: Also das stelle ich immer so in der Praxis fest.
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  Speaker 0: viele Unternehmen machen das gar nicht.
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  Speaker 0: Die wissen gar nicht wie viel Kapazität in Stunden ein Mitarbeiter pro Jahr hat.
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  Speaker 0: Dass man dann schon mal guckt okay in was für großen Klumpen ist er eigentlich überall schon drin?
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  Speaker 0: So dass da am Ende vielleicht irgendwie sowieso nur noch in dem Jahr zweieinhalb Stunden übrig sind.
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  Speaker 0: Dann hat er vielleicht auch noch Tagesaufgaben irgendwie.
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  Speaker 0: Und da muss ich ja einfach gucken, kann ich den jetzt noch belagern oder ist der quasi schon überbucht?
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  Speaker 1: Ja aber es ist ja meist so dass dann Leute genommen werden in so Projekten weil er beim letzten Projekt war der gut.
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  Speaker 0: Ja genau und so werden natürlich dann auch Menschen total oft überladen, überheizt und dann hast du halt da wirklich Ressourcenknappheit der Person weil die überbuch sind, weil sie zur gleichen Zeit sich eigentlich klonen müssen.
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  Speaker 1: Und Tagesgeschäft haben Sie am Ende des Tages ja natürlich auch
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  Speaker 0: noch Genau und du musst ja wissen, wie viel Kapazität für dieses Projekt brauchst.
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  Speaker 0: Also dass ihr überlegt die Abteilung brauche ich jetzt ungefähr drei Workshop-Tagen.
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  Speaker 0: Das sind dann mit acht Stunden, sind vierundzwanzig Stunden so das man am Ende mal ganz grob, wirklich grob reicht erstmal für den Anfang.
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  Speaker 0: Dass man sieht, wie viele Stunden gehen denn jetzt insgesamt in dieses Projekt?
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  Speaker 0: Und die nimmt man dann mit dem Durchschnittsstundenlohn des Unternehmens inklusive Lohnnehmkosten weil Auch die Mitarbeitenden, die da mitarbeiten.
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  Speaker 0: Die Arbeitszeit, die verursacht ja Kosten und das kann kaum jemand sagen im Sinne von dieses Projekt verursach jetzt ich sage mal was fünfzehntausend Euro Personalkosten und wir brauchen noch fünf tausend Euro Invest für getüttelt, so dass man einfach sagen kann okay in Summe kostet dieses Projekt x euro.
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  Speaker 0: So das man dann auch hinterher und wenn wir die Zeit eingespart haben hinterher an dem Zeitpunkt hat es sich dann ungefähr gerechnet genau und das ist halt häufig der Fall, dass man mit den Kapazitäten, dass das keiner durchdenkt oder was heißt keine viele noch nicht.
• 14:33
  Speaker 0: Und dann haben wir als letzten Punkt sieben Noch das Thema, dass man schauen muss ob das Team das Projektteam.
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  Speaker 0: Ob das richtig besetzt ist oder ob du wenn Du das wirklich mal planst einfach nur eine halbe stunde Mal durchdenken mit den andern.
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  Speaker 0: hey haben wir jetzt eigentlich alles kills im thema in dem team alle Fähigkeiten die wir brauchen
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  Speaker 1: Wichtig wichtig.
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  Speaker 1: genau muss ich gerade an die it denken weil die ist immer irgendwelche projekten mit drin war es vielleicht irgendwie wieder um digitale geschichten geht und dann sind wir wieder bei den kapazitäten.
• 15:06
  Speaker 1: Dann ist die IT im Tagesgeschäft so gebunden oder nur im Projekt geschöpft, aber häufig sind.
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  Speaker 1: Die Jungs und Mädels aus der IT wirklich immer in so ein Projekt mit drinne?
• 15:17
  Speaker 0: Ja oder was ja auch in so einem Projekt sein kann ist zum Beispiel dass dir eine Fähigkeit fehlt wie... Ein Entscheider, der dann wirklich über Budgets entscheiden darf.
• 15:29
  Speaker 0: Also wenn das nicht geklärt ist im Vorfeld haben wir den jetzt über das Budget entscheidet damit wir unsere Sachen bekommen?
• 15:34
  Speaker 0: Haben wir den mit dem Projektteam?
• 15:36
  Speaker 0: Weil wenn es nicht so ist brauchst du ja einmal diese Struktur außen rum dass du dir überlegen musst.
• 15:41
  Speaker 0: okay Leute ja dann machen wir das so wie alleine dürfen da nicht entscheiden ob die zweitausend Euro ausgeben dürfen.
• 15:46
  Speaker 0: aber wenn eh einmal die Woche treffen, dann muss der Entscheider bei diesen Treffen dabei sein so dass wir dann direkt die Entscheidung von dem kriegen.
• 15:55
  Speaker 0: Also solche Sachen.
• 15:56
  Speaker 0: Ja ja
• 15:56
  Speaker 1: und ich denke wenn Skills fehlen brauchen wir auch vielleicht jemand auf von externer Seite.
• 16:02
  Speaker 0: Wenn die komplett fehlen?
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  Speaker 1: Ja genau aber das muss ich mir ja dann im Vorfeld schon mal in der Vorbereitung die Gedanken muss ich mehr machen weil da haben wir es wieder mit Zielinhalt etc.
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  Speaker 1: pp.
• 16:14
  Speaker 1: ja wir brauchen an der Stelle einen externen Und wenn ich das von Anfang an mit reinbringe, ist natürlich einfacher als dass irgendwann mittendrin zum Stopper vielleicht auch wird.
• 16:23
  Speaker 1: Weil wir vielleicht das Budget dafür nicht haben oder es nicht freigegeben wird oder...
• 16:28
  Speaker 0: Kenntnis aus meinem Berufsleben.
• 16:31
  Speaker 0: Da war das so, dass wir, wenn wir Projekte miteinander hatten, spielten da immer mal wieder rechtliche Themen auch rein.
• 16:38
  Speaker 0: Wir hatten den Rechtsanwalt nicht im Team aber wir hatten dann jemand extern auf dem wir zugreifen konnten und denen haben wir natürlich für dieses Projekt mit eingeplant.
• 16:52
  Speaker 0: Ich will gar nicht lange stören!
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  Speaker 0: Aber eine Sache muss ich dir dringend mitteilen.
• 16:57
  Speaker 0: Am achtzehn, neunten, zwanzig, sechsundzwanzig startet zum dritten Mal unsere Murks und Mist.
• 17:05
  Speaker 0: Das ist eine Netzwerkveranstaltung quasi die Jahressause der Freiraumbande Und dort erwartet dich in diesem Jahr eine Lesung fünf Speakerinnen und ihre Stories zu Dingen, die daneben gingen Austausch und Netzwerken mit Geschäftsführer, Innen- und Führungskräften.
• 17:21
  Speaker 0: Eine kleine Messe mit richtig coolen Ausstellern und Ausstellerinnen – eine Linensimulation bei der du direkt ins Machen kommst, Tablet Captains und Abendpartnern so dass niemand alleine rumsteht!
• 17:35
  Speaker 0: Eine Verlosung mit richtig guten Preisen der Ausstrahlerinnen und Ausställer.
• 17:41
  Speaker 0: Ehrlicher Austausche, starke Kontakte und jede Menge gute Gespräche Und natürlich was nicht fehlen darf, Speis und Trank.
• 17:50
  Speaker 0: Dafür ist selbstverständlich gesorgt!
• 17:52
  Speaker 0: Also wenn du sagst hey ich möchte mich zum Thema Lean Management und allem was dazu gehört mal mit anderen austauschen und mal offen und ehrlich sprechen und einen ganzen Nachmittag und Abend auch richtig Spaß dabei haben und Geschichten zum Lachen und Mitleiden hören ja dann bist du am achtzehnten neunten bei uns.
• 18:14
  Speaker 0: Absolut richtig, um vierzehn Uhr geht's los und um ein zwanzig Uhr heißt es dann ab nach Hause.
• 18:20
  Speaker 0: Und bis dahin bieten wir dir ein richtiges tolles, buntes Programm!
• 18:25
  Speaker 0: In diesem Sinne vielleicht sehen wir uns – jetzt gehts weiter mit der Folge.
• 18:30
  Speaker 0: Oh und natürlich pack ich dir die Veranstaltung in die Show Notes, da kannst du dir die ganzen Infos durchlesen und wenn du magst dich auch direkt anmelden.
• 18:48
  Speaker 0: Also das waren so diese sieben Grundgedanken, die man sich echt mal machen kann bevor man los startet.
• 18:55
  Speaker 0: Und ich habe jetzt heute zu diesem Punkt vier der heißt Risikomanagement.
• 19:01
  Speaker 0: da hab' ich ein paar Punkte beziehungsweise ein paar Details mitgebracht wo man sich einfach mal oder was das eigentlich bedeutet welche Gedanken man sich dazu machen sollte.
• 19:10
  Speaker 0: und ja dann würde ich ganz gerne mit dir nochmal reingehen Ja los!
• 19:14
  Speaker 0: Wir zoomen mal rein.
• 19:17
  Speaker 0: Also Risiken sind ja wirklich meist bekannt, wenn wir da einfach mal in die Vergangenheit schauen.
• 19:23
  Speaker 0: In die Erfahrungswerte aus alten Projekten.
• 19:26
  Speaker 0: So ein Klassiker hatten wir eben schon angeschnitten.
• 19:29
  Speaker 0: Ein Entscheider ist nicht da und jetzt das Risiko des Projekt kann sich dadurch verzögern.
• 19:35
  Speaker 0: Einfach aus dem Grund weil wir uns im Vorfeld nicht in Ruhe überlegt haben wer oder wie diese Situation dann gelöst werden kann.
• 19:44
  Speaker 0: Was in dem Moment vielleicht der einen entscheiden kann?
• 19:47
  Speaker 0: Wo wir wissen, der ist aber total viel im Ausland unterwegs oder wie auch immer.
• 19:51
  Speaker 0: Dass wir uns dann im Vorfeld einmal zusammensetzen vielleicht auch mit der Person und sagen du pass auf damit wir dieses Projekt in den drei Monaten schaffen geht es nicht dass wir dann das uns dann einfach die Entscheidung fehlen weil dann können wir mit anderen Arbeitspaketen nicht weiter machen.
• 20:05
  Speaker 0: wer hier im Unternehmen welche zwei Personen?
• 20:08
  Speaker 0: vielleicht kann das keine alleine welche zwei personen im tandem könnten denn dann das entscheiden was du jetzt momentan entscheidest.
• 20:14
  Speaker 0: ja So und so hätte man dieses Risiko, dass das Projekt deswegen stoppt oder sich stark verschiebt.
• 20:21
  Speaker 0: Das hätte man im Vorfeld dadurch jetzt schon ausgemerzt.
• 20:24
  Speaker 0: und wer der Sache jetzt schon begegnet und weil es dann einfach so machen muss.
• 20:27
  Speaker 0: Jetzt ist
• 20:28
  Speaker 1: vorbeugene Instandsetzung sozusagen.
• 20:32
  Speaker 1: Ich überlege mir was kann passieren?
• 20:35
  Speaker 1: Und habe dann Plan B in der Tasche.
• 20:36
  Speaker 1: Richtig!
• 20:37
  Speaker 1: Wenn ich das nicht mache, bin ich quasi der Feuerwehrmann.
• 20:41
  Speaker 1: Dann bin ich ja nur noch am Löschen und renne von A nach B. Ja, verlieren wir uns aus den Augen damit das Ganze so groß.
• 20:50
  Speaker 1: Die Risiken werden tatsächlich seltenst betrachtet und ehrlich sagen...
• 20:55
  Speaker 0: Ja, häufig.
• 20:56
  Speaker 0: Das ist so genau.
• 20:57
  Speaker 0: Oder was man an der Stelle auch machen kann.
• 20:59
  Speaker 0: also wenn jetzt irgendwie weiß er ist geplant dann und dann weg.
• 21:03
  Speaker 0: Dann könnte man sagen die Entscheidung die wir da haben Die ist noch total wichtig.
• 21:07
  Speaker 0: Also müssen wir jetzt am Anfang die nächsten drei Wochen Müssen einmal richtig Gas miteinander geben Ein paar über Stunden machen sodass wir die Entscheidung von der Person Noch vor der Abwesenheit bekommen.
• 21:18
  Speaker 0: das heißt dann wird diese abwesen halt bewusst mit eingeplant.
• 21:21
  Speaker 0: aber dass dieser entscheidung Wenn man jetzt sagt es kann wirklich nur der dass die dann bewusst vor der Abwesenheit noch eingefordert und getroffen werden kann.
• 21:32
  Speaker 0: Was haben wir noch?
• 21:34
  Speaker 0: Beispiele so Klassiker sind auch noch... Zum Beispiel dieses Thema, genau.
• 21:41
  Speaker 0: Ich musste jetzt gerade mal hier schauen was mir noch aufgeschrieben hatte.
• 21:45
  Speaker 0: Also zum Beispiel du hast die Situation, du hast Sommerferien viele Brückentage und dadurch wissen wir einfach Mensch Die Leute sind im Urlaub das ist erstmal die Situation.
• 21:56
  Speaker 0: Und jetzt ist auch an dieser Stelle das Risiko die Projektverzögerung oder Stillstand da die Entscheidungen einfach nicht getroffen werden können Oder arbeiten nicht durchgeführt werden.
• 22:05
  Speaker 0: also es ist halt auch immer wichtig dass wollte ich damit einmal verdeutlichen noch mal zu gucken, was ist die Situation und welches Risiko ergibt sich daraus?
• 22:13
  Speaker 0: Weil das Sommerferien sind.
• 22:15
  Speaker 0: Ist kein Risiko!
• 22:16
  Speaker 0: Das ist so, das wie Weihnachten, dass es die Situation... Und sich dann zu überlegen, okay, welches Risiko ergippt sich jetzt daraus.
• 22:22
  Speaker 1: Genau, da fällt mir gerade ein auch so'n Projektleiter hat der mal Urlaub.
• 22:26
  Speaker 1: Ja also das muss ich ja auch... Sollte
• 22:27
  Speaker 0: er, ja!
• 22:29
  Speaker 1: Stimmt ihm zu, sagst du aus unseren Sonntags aber das muss man ja auch berücksichtigen Sommerferien oder oder und in der Zeit kann ich jetzt ja nicht sagen, ne Projekt bleibt jetzt stehen.
• 22:41
  Speaker 1: Der ist nicht da Jetzt machen wir mal gar nichts.
• 22:44
  Speaker 0: Ja darum also so verträter Regelung das sollte man sich im Vorfeld auf jeden Fall überlegen.
• 22:50
  Speaker 0: Das ist auch echt jedes Mal so ein Klassiker.
• 22:55
  Speaker 0: Genau was haben wir noch?
• 22:56
  Speaker 0: Also Was jetzt im Rahmen von so einer Projektvorbereitung passiert mit dem Risikomanagement ist tatsächlich, dass wenn man dieses Projekt mit dem Team plant.
• 23:09
  Speaker 0: Also es gibt dann mehrere Bereiche die man sich anschaut.
• 23:12
  Speaker 0: Im Endeffekt sind das diese sieben Gedanken und somit ist das Risikominagement auch ein Teil davon.
• 23:17
  Speaker 0: Das heißt man setzt sich da einfach mal hin nimmt sich zehn bis fünfzehn Minuten und überlegt mal mit dem team hey Leute was kann uns auf Strecke tatsächlich passieren.
• 23:27
  Speaker 0: So und jetzt kann man wie folgt vorgehen, man sammelt erst mal die Risiken bewertet ihn dem Moment noch gar nicht sondern jeder haut mal die risiken raus die er oder sie sieht.
• 23:37
  Speaker 0: und dann überlegt man sich wenn man die jetzt hat keine ahnung mit fünf punkte gefunden dann überlegt man sich wie hoch ist denn jetzt die eintrittswahrscheinlichkeit?
• 23:45
  Speaker 0: So bei ein, zwei Sachen sagt man vielleicht ja ganz ehrlich, das ist so unwahrscheinlich.
• 23:51
  Speaker 0: Keine Ahnung, bewährte von eins bis zehn.
• 23:52
  Speaker 0: also das und das passiert es mit zwei.
• 23:55
  Speaker 0: da muss ich mir da jetzt auch nicht den Kopf machen.
• 23:58
  Speaker 0: was leiten wir denn jetzt für Maßnahmen ein?
• 24:01
  Speaker 0: Aber wenn ich Risiken habe wo ich sage Boah die Eintrittswerscheinigkeit die ist schon ziemlich hoch die ist irgendwie so beinah sieben oder beinahr acht oder wie auch immer.
• 24:09
  Speaker 0: dann sollte ich mir in dem Moment Gedanken machen Leute, wie können wir jetzt gegenlenken?
• 24:13
  Speaker 0: Was können wir denn machen damit wir nicht da plötzlich stehen das eigentlich schon sehenden Auges wissen und dann aber Feuer löschen müssen.
• 24:22
  Speaker 0: Das wäre doof!
• 24:23
  Speaker 1: Aber das ist jetzt immer noch der Punkt.
• 24:24
  Speaker 1: Wir sind mit dem Projekt noch gar nicht gestartet, sondern wir bereiten uns gerade darauf vor...
• 24:28
  Speaker 0: Genau!
• 24:28
  Speaker 0: Das klingt jetzt auch alles total riesig in Sinne von Bordern.
• 24:31
  Speaker 0: Hockt man da acht Tage oder so?
• 24:33
  Speaker 0: Nee, dass es quatscht einfach mal eine halbe Stunde nehmen oder fünfzehn Minuten grad zu einem Punkt risiken und dann isst man damit für den Anfang ja auch echt erstmal fein und durch.
• 24:43
  Speaker 1: Ja alleine guck mal diese Thematik Vertreterregelung, das ist ja jetzt auch nichts.
• 24:46
  Speaker 1: aber muss ich mich eine Woche für wegschließen.
• 24:47
  Speaker 1: Das fällt einem ja relativ schnell ein.
• 24:49
  Speaker 0: Genau richtig.
• 24:50
  Speaker 1: Krankheit abwesend halt Urlaub.
• 24:52
  Speaker 0: Aber wichtig ist halt an der Stelle auch, dass man da Aufwandnutzen im Auge behält.
• 24:56
  Speaker 0: Also wenn ich da irgendwie ein Risiko sehe wo die Eintrittswahrscheinlichkeit minimal ist ja dann macht euch da halt keine acht Stunden Kopfdruck.
• 25:03
  Speaker 0: wie man es denn nun regeln kann falls es wirklich so ist das ein Sturm kommt und das Dach wegfegt und genau das ganze Projekt nassregnet und kaputt ist.
• 25:11
  Speaker 0: Ja also so vom Grundprinzip.
• 25:18
  Speaker 0: So jetzt nochmal gerade dieses Thema.
• 25:21
  Speaker 0: wir bleiben bei diesem bei diesem Risiko Urlaubszeit, dass das Projekt dadurch steht oder sich stark verschiebt.
• 25:30
  Speaker 0: Was man jetzt machen kann ist zum einen hat mir schon mehrfach jede Person eine feste Stellvertretung.
• 25:37
  Speaker 0: Dann kann man aber auch sagen, dass man vor der Haupturlaub-Zeit z.B.
• 25:44
  Speaker 0: jeden Tag ne Überstunde macht sodass dann der Engpass durch die Überstunden bereits im Vorfeld so ein Stück weit abgefedert wurde und dass das Projekt während der Urlaupszeit von X gar nicht so stark an dieser Person hängt.
• 25:58
  Speaker 1: Und das wiederum finde ich ganz cool, weil es ja im Team beschlossen wurde Ja, da wird jetzt nicht aufdiktiert.
• 26:04
  Speaker 1: Du musst schon länger bleiben sondern die haben sich die Gedanken gemacht und gesagt als klar in der Zeit hängen wir noch eine Stunde hin dran
• 26:10
  Speaker 0: genau.
• 26:10
  Speaker 0: Und dann muss man halt immer gucken macht man diese ganze projekt Vorbereitung macht man die mit dem gesamten team oder macht man das einfach mit zwei drei vier leuten?
• 26:17
  Speaker 0: also Da muss man auch wieder realistisch Bewerten wie hoch hängen war dass jetzt auf gerade wenn wir damit starten.
• 26:22
  Speaker 0: Also ich bin ja immer dafür macht es erstmal super Einfach lauft los und sammelt Erfahrung.
• 26:28
  Speaker 0: Was ich natürlich auch machen kann, ist das Risiko dass das Projekt steht oder sich verschiebt.
• 26:34
  Speaker 0: Dass ich das ganz bewusst in Kauf nehme.
• 26:36
  Speaker 0: Das ich das einplane und dass ich das auch kommuniziere.
• 26:40
  Speaker 0: Ich sage hey pass auf!
• 26:41
  Speaker 0: Und dieses Projekt steht ganz bewusst im Monat Juli weil da ist X nicht da und ohne den läuft dieses Projekt nicht und niemand hat die Fähigkeiten die der hat.
• 26:49
  Speaker 0: Das heißt für Juli könnt ihr mich und die anderen Projekteilnehmer für andere Dinge einplanen, denn da können wir daran nicht arbeiten.
• 26:56
  Speaker 1: Also tatsächlich im Projekt Plan mit ein geschrieben, dass in diesen vier Wochen ist Ruhe.
• 27:03
  Speaker 1: Richtig.
• 27:04
  Speaker 0: und was man dann auch noch machen kann wenn man jetzt weiß da ist so jemand der da unabkömmlich ist Wenn der einen Stellvertreter hat, dass man ganz konkret als Maßnahme auch schon mit einplanet.
• 27:16
  Speaker 0: Dass dieser Stellvertretor beispielsweise bereits vier oder sechs Wochen vorher im Vorfeld in die vielleicht wöchentlichen Status-Meetings reinkommt so das er wirklich komplett im Bilde ist und nicht die Person geht dem Urlaub am Tag vorher war der einmal mit dem Meeting der arme Kerl den jetzt vertreten muss weiß im Endeffekt von nix Und dann geht das Projekt ja auch nicht weiter.
• 27:39
  Speaker 1: Ja, gute Punkte.
• 27:40
  Speaker 0: Weil das ist ja auch dann hat man zu oft es ja so den hasten Betreter von Vertretern benannt aber mehr ist Es auch eigentlich gar nicht weil der gar nicht richtig im Bild ist ja also vertrete einzubinden Ist ja auch mal ein Riesenthema.
• 27:52
  Speaker 0: Richtig!
• 27:53
  Speaker 1: Der kann ja nicht von heute auf morgen oder so und er ist jetzt nicht da.
• 27:55
  Speaker 1: ab nächste Woche bist du dabei?
• 27:56
  Speaker 1: Und er hat von Tutom Blasen keine Ahnung und dann steht er da in seinem kurzen Hemd.
• 28:00
  Speaker 1: Dann geht das Ding auch nicht nach vorne.
• 28:02
  Speaker 0: Riechtig.
• 28:02
  Speaker 0: und wenn man jetzt bei diesem Punkt wirklich bei diesem Risiko Abwesenheit bleibt, dass das Projekt dadurch steht.
• 28:10
  Speaker 0: Dann kann man halt einfach sagen, man kann sich so ja zum Beispiel diese Fragen stellen.
• 28:14
  Speaker 0: also was passiert wenn deine wichtigste Person ab morgen drei Wochen weg ist?
• 28:19
  Speaker 0: So kann man dann immer ganz gut dahinter kommen.
• 28:21
  Speaker 0: oder was würde ich denn eigentlich tun?
• 28:24
  Speaker 0: Dann kann man noch mal sich überlegen, ich hab jetzt hier so ganz grob mein Projekt geplant.
• 28:29
  Speaker 0: Im Monat eins mach' ich das und zwei das in drei das... ...und dass man sich nochmal überlegt welche der drei Phasen ist eigentlich für dieses Thema?
• 28:37
  Speaker 0: Dass wer weg ist und dann keine Entscheidungen getroffen werden können.
• 28:40
  Speaker 0: Welche dieser drei Monate in dem Fall ist da eigentlich am anfälligsten?
• 28:45
  Speaker 0: Also das hilft auch nochmal wenn ich das Projekt in Phasennunterteile auf das Monate oder Themen im Projekt sind Das ist erstmal egal.
• 28:53
  Speaker 0: Und dann nochmal so dieses Thema.
• 28:55
  Speaker 0: Okay, hast du jetzt eigentlich wenn das Projekt wirklich richtig wichtig ist?
• 28:59
  Speaker 0: Hast Du für jede Schlüsselrolle einen Plan B?
• 29:02
  Speaker 1: Das ist wichtig!
• 29:03
  Speaker 1: So
• 29:04
  Speaker 0: und das sind die Dinge, die man sich da einfach mal durch den Kopf gehen lassen kann.
• 29:07
  Speaker 0: wie gesagt noch einmal möglichst einfach am Anfang weil wir auch etwas mehr Erfahrungen sammeln muss.
• 29:12
  Speaker 0: Aber
• 29:12
  Speaker 1: diese paar Minuten oder von mir aus die Stunde, die Man sich dann nimmt, die ist auf Strecke natürlich Richtig, richtig Kult wert.
• 29:18
  Speaker 0: Ja ansonsten!
• 29:19
  Speaker 1: Ich habe weniger Stress, der Projektleiter hat weniger Stress das Team ist schon aufgezäumt und die wissen Bescheid.
• 29:26
  Speaker 1: wir haben da alles kommuniziert.
• 29:28
  Speaker 1: wenn das passiert dann machen wir das und dass.
• 29:30
  Speaker 1: also geht ja schon mal Ruhe von Anfang an ins Boot.
• 29:33
  Speaker 0: Ja und so ist der Projektleiter halt auch nicht dieser Dauerfeuerlöscher, ne?
• 29:40
  Speaker 0: Weil ansonsten du hast eh genug im Projekt zu tun um das auf Spurt zu halten.
• 29:45
  Speaker 0: Und wenn diese Sachen die man eigentlich hätte durchdenken können einfach nicht durchdacht wurden dann macht man sich ja gegenseitig da den super Stress.
• 29:52
  Speaker 1: Also als Tipp für dich sagst du setz euch einmal zusammen, sprecht mal im Team über die Risiken, dreißig Minuten reicht!
• 30:00
  Speaker 0: Ja, auf jeden Fall.
• 30:01
  Speaker 0: Gerade so für den Anfang.
• 30:02
  Speaker 0: wahrscheinlich reichen da auch irgendwie fünfzehn Minuten weil so viel kriegt man am Anfang noch nicht zusammen.
• 30:08
  Speaker 0: also klar ein paar Sachen liegen auf der Hand vielleicht so zwei drei aber dadurch dass man nie ganz bewusst drauf geachtet hat man wird ja durch sowas jetzt auch sensibilisiert für die Zukunft.
• 30:18
  Speaker 0: das heißt wenn du was jetzt das erste mal machst kommen so die Klassiker auf den Tisch vertreten diese Geschichten.
• 30:25
  Speaker 0: aber dadurch das man dann in diesem Projekt wirklich darauf achtet Wird man beim nächsten Projekt, bei der nächsten Projektvorbereitung wird man andere Dinge sehen.
• 30:33
  Speaker 0: Also darum beim ersten Mal reichen garantiert fünfzehn Minuten.
• 30:36
  Speaker 1: Ich finde das hier sich selbst die Fragen zu stellen so wie du es gerade sagtest was passiert wenn deine wichtigste Person morgen drei Wochen weg ist oder so als Grundlage mal reinzunehmen finde ich gut.
• 30:46
  Speaker 0: Ja, und wie gesagt das nimmt echt jede Menge Stress aus.
• 30:49
  Speaker 0: Weil es ist wirklich so gute Projekte die starten halt nicht im Doing in der Umsetzung sondern wirklich im Denken in der Vorbereitung.
• 30:56
  Speaker 0: Und das sollte einem dann um Stress zu vermeiden da mal ein paar Minuten wert sein finde ich immer.
• 31:04
  Speaker 0: Genau
• 31:04
  Speaker 1: und wenn ich das jetzt mal für mich mit meinem Kopf zusammenschließe muss ja sagen dass sind ja nur so Kleinigkeiten über die wc-grad sprechen.
• 31:14
  Speaker 1: Das wollte ich sagen so kleine dinge, die am ende ein riesen Riesenhebel haben in alle richtungen
• 31:20
  Speaker 0: ja und wie gesagt das ist einfach so dass der projektleiter nicht zum oder die Projektleiterin nicht zur gejagten wird sondern dass sie sich wirklich um das projekt kümmern kann weil da wird es noch genug schieflage geben.
• 31:32
  Speaker 0: es gibt immer mal wieder was und dadurch sollte man sich ja nicht noch unnötig stress machen der halt einfach nichts sein muss.
• 31:43
  Speaker 0: Und das war's schon wieder mit einer Folge von No More Cuddle Model Lean Management auf Deutsch.
• 31:49
  Speaker 0: Ich hoffe, dass du viele Tipps und Hinweise für dich rausziehen konntest und neue Ideen hast was du jetzt bei dir in der Produktion ausprobieren kannst!
• 32:00
  Speaker 0: Und wenn du sagst Mensch da war schon wieder so viel Mehrwert drin in einer so kurzen Folge, was dann wohl die Kurse bringen?
• 32:07
  Speaker 0: Ja natürlich nochmal jede Menge mehr – das ist quasi unser Podcast hoch hunderttausend.
• 32:15
  Speaker 0: Also wenn du Lust auf noch mehr Lean-Management hast und so richtig durchstarten möchtest, dann schau in die Shownotes.
• 32:22
  Speaker 0: dort haben wir dir unsere Kurse verlinkt.
• 32:25
  Speaker 0: oder du meldest dich bei uns und dann sprechen wir über ein Inhauskurs oder ein individuelles Projekt bei dir im Unternehmen.
• 32:33
  Speaker 0: Auch unsere Kontaktdaten findest du in den Shownotes.
• 32:36
  Speaker 0: So, das war's für heute!
• 32:38
  Speaker 0: Ich sage tschüss und ciao bis zum nächsten Mal und wünsche dir wie immer Nomor Kudlmuddel – deine Kathrin Wortmann von der Freiraumbande.