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Microsoft Loop Workspaces einfach erklärt: Seiten, Live-Komponenten und Aufgaben-Sync mit Planner und To Do (KI-Synchronfassung) · M365.FM – Microsoft 365, Copilot & KI Podcast auf Deutsch

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  Wir sehen uns im Januar live.
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  Schauen Sie sich das mal.
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  Sie sitzen an Ihrem Schreibtisch und müssen ein Projekt leiten.
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  Vielleicht bringen Sie ein Produkt auf den Markt, planen ein Event oder wollen Ihr Team für ein Quartalsziel auf einen Stand bringen.
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  Sie öffnen Teams für den Chat, wechseln zu Outlook für diesen einen E-Mail-Verlauf zu den Deadlines.
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  Danach suchen Sie in OneNote nach Notizen vom Meeting letzte Woche und irgendwo in Planner oder To-Do wartet eine Aufgabenliste auf ein Update.
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  Kommt Ihnen das bekannt?
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  Das ist der Arbeitsalltag in Microsoft 365.
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  Es ist eine leistungsstarke Plattform, keine Frage.
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  Aber die Informationen, die Sie brauchen, sind über ein Dutzend Apps verteilt.
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  Ihre Notizen liegen in OneNote, Ihre Dateien in SharePoint, Ihre Aufgaben in Planner und die Chats in Teams.
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  Jedes Mal, wenn Sie wechseln, verlieren Sie den Fokus, Zeit und den roten Faden bei Ihrer Arbeit.
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  Und die alte Arbeitsweise macht es nur noch schlimmer.
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  Sie erstellen eine Datei, hängen sie an eine Mail, jemand bearbeitet sie, speichert eine neue Version und schickt sie zurück.
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  Schon bald haben Sie fünf verschiedene Versionen und niemand weiß mehr, welche die aktuelle ist.
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  Erschöpfen.
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  Aber was wäre, wenn Sie alles an einem einzigen Ort hätten, wo Notizen, Aufgaben, Dateien und Chats zusammenfließen,
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  in Echtzeit aktualisiert werden und Sie appübergreifend begleiten und Sie appübergleiten?
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  Genau dieses Problem lösen die Microsoft-Loop-Arbeitsbereiche.
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  Was genau ist ein Loop-Arbeitsbereich?
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  Fangen wir mit einer einfachen Definition an.
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  Ein Loop-Arbeitsbereich ist ein digitaler Projektraum.
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  Das ist die einfachste Art, darüber nachzudenken.
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  Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten an einem echten Projekt in einem physischen Büro.
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  Sie hätten einen eigenen Besprechungsraum für diese Arbeit.
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  Whiteboards an der Wand mit überall hingekritzelten Ideen, ausgedruckte Schlüsseldokumente an der Pinnwand und eine To-Do-Liste an der Tür.
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  Jeder in diesem Projekt weiß genau, wo er den aktuellen Status findet.
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  Ein Loop-Arbeitsbereich ist genau dieser Raum, nur digital.
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  Es ist ein dedizierter Bereich für ein Team, ein Projekt oder sogar einen wiederkehrenden Arbeitsablauf.
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  Alles, was mit dieser Arbeit zu tun hat, befindet sich darin.
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  Die Notizen, die Aufgaben, die Dateien, die Entscheidungen.
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  Sie öffnen den Arbeitsbereich und sehen alles auf einen Blick.
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  Kein Wühlen durch Tabs, kein Suchen in E-Mails nach dieser einen Nachricht von vor drei Wochen.
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  Hier ist nun der wichtige Unterschied.
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  Ein Teams-Kanal ist auf Chats ausgerichtet.
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  Eine Sharepoint-Webseite ist auf Dokumente ausgerichtet.
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  Ein Loop-Arbeitsbereich ist anders.
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  Es ist eine flexible Arbeitsfläche.
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  Sie können Notizen schreiben, Tabellen hinzufügen, Aufgaben verfolgen, Inhalte einbetten und direkt dort Unterhaltungen führen.
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  Es ist kein Ersatz für Teams oder Sharepoint.
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  Betrachten Sie es eher als einen Hub, der diese verbindet.
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  Jeder Arbeitsbereich erhält einen eigenen Namen, ein Titelbild und eine Gruppe von Mitgliedern.
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  Sie wissen genau, an welchem Projekt Sie arbeiten und wer sonst noch mit Ihnen im Raum.
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  Simple Dinge, aber Sie machen einen großen Unterschied, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig jonglieren.
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  Die drei Bausteine.
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  Werfen Sie also einen Blick unter die Haube, wie Loop tatsächlich aufgebaut ist.
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  Es funktioniert auf drei Ebenen und sobald Sie diese verstanden haben, macht alles Sinn.
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  Zuerst sind da die Arbeitsbereiche.
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  Stellen Sie sich das wie den übergeordneten Raum vor, über den wir gerade gesprochen haben.
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  Sie erhalten einen Arbeitsbereich pro Projekt, Team oder Initiative.
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  Es ist der Container, der alles zusammenhält.
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  Nichts befindet sich außerhalb, es sei denn, Sie möchten es so.
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  Innerhalb dieses Arbeitsbereichs haben Sie Seiten.
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  Dies sind die Flächen, auf denen Sie Ihre Inhalte tatsächlich schreiben und organisieren.
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  Stellen Sie sich die einzelnen Whiteboards in Ihrem Projektraum vor.
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  Vielleicht haben Sie eine Seite für Besprechungsnotizen, eine weitere für Ihren Projektplan, eine dritte für Brainstorming-Ideen.
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  Jede Seite vollständig bearbeitbar.
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  Sie können Text, Tabellen, Aufgabenlisten, Bilder hinzufügen, was immer Sie brauchen.
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  Und alles bleibt innerhalb dieses Arbeitsbereichs.
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  Sie können auch Unterseiten erstellen.
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  Mit diesen können Sie ein bestimmtes Thema vertiefen, ohne die Hauptseite zu überladen.
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  Wenn Ihre Projektplanseite also zu detailliert wird, erstellen Sie einfach eine Unterseite für das Budget, eine weitere für den Zeitplan und alles bleibt organisiert.
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  Und hier verändert Loop die Dinge grundlegend, Komponenten.
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  Dies sind portable Inhaltsblöcke, die vollständig außerhalb des Arbeitsbereichs existieren können.
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  Nehmen Sie eine Aufgabenliste von Ihrer Loop-Seite.
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  Verwandeln Sie sie in eine Komponente und fügen Sie sie in ein Teams-Chat oder eine Outlook-E-Mail ein.
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  Diese Komponente behält eine Live-Verbindung zum Original.
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  Ändern Sie sie im Chat, wird sie auf der Seite aktualisiert.
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  Ändern Sie sie auf der Seite, wird sie in der E-Mail aktualisiert.
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  Jeder sieht immer die gleichen Informationen.
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  Diese Hierarchie hält Loop flexibel, ohne unübersichtlich zu wirken.
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  Arbeitsbereiche ändern alles.
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  Seiten bieten Ihnen Raum zum Arbeiten.
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  Und Komponenten lassen diese Arbeit überall hin mitwandern.
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  Erstellen eines Arbeitsbereichs in Teams.
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  Wie fangen Sie also am besten an?
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  Am einfachsten ist es, einen Arbeitsbereich direkt in einem Teams-Kanal zu erstellen.
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  Gehen Sie zu einem beliebigen Kanal in Teams, klicken Sie auf das Plus-Symbol, um Adressekarte hinzuzufügen.
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  Geben Sie Ihrem Arbeitsbereich ein Name.
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  Etwas Wiedererkennbares für Projekt Alpha oder Marketing-Start.
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  Fügen Sie ein Titelbild aus der Bibliothek hinzu.
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  Wählen Sie ein Emoji für mehr Persönlichkeit und klicken Sie auf Erstellen.
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  Sie haben gerade Ihren ersten mit Teams verbundenen Arbeitsbereich erstellt.
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  Das ist das Besondere daran.
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  Jeder in diesem Kanal erhält automatisch Zugriff.
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  Sie müssen keine Einladungen senden oder Berechtigungen separat verwalten.
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  Die Mitgliedschaft vom Kanal.
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  Jemand tritt dem Kanal bei und schlönen Sie da den Arbeitsbereich.
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  Verlässt er Ihnen, wird der Zugriff entzogen.
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  Sauber und einfach.
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  Sobald der Arbeitsbereich erstellt ist, können Sie ihn direkt in der Registerkarte öffnen.
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  Für den vollen Funktionsumfang öffnen Sie ihn jedoch in der Loop-App oder im Webbrowser.
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  Dort haben Sie Zugriff auf die vollständige Seitenliste, den versionsverlaufenden Bereich für Besprechungsnotiz.
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  Die Arbeitsbereich-Registerkarte wird zum lebendigen Zentrum für diesen Kanal.
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  Anstatt Unterhaltungen im Chat, Dokumente in SharePoint und Aufgaben im Planner zu haben,
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  hat das Team einen zentralen Ort.
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  Jeder weiß, wo der aktuelle Plan, der Status und die getroffenen Entscheidungen zu finden sind.
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  Das ist die wahre Stärke.
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  Kein Suchen mehr in sechs verschiedenen Apps.
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  Zusammenarbeit und Erwähnung.
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  Sobald Ihr Arbeitsbereich eingerichtet ist, wird die Zusammenarbeit viel natürlicher.
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  Und einer der einfachsten Anfänge sind Erwähnungen.
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  Markieren Sie einen Teammitglied mit dem Ad-Symbol, genau wie in Teams oder Outlook.
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  Geben Sie ihr da ein oder beginnen Sie, den Namen zu tippen und wählen Sie die Person aus.
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  Diese Person erhält eine Benachrichtigung im Loop,
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  sowie eine E-Mail mit der Seite als eingebettete Live-Komponente.
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  So sieht sie den Kontext, liest, was geschrieben wurde
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  und antwortet, ohne woanders hin navigieren zu müssen.
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  Wenn Sie noch keinen Zugriff hat, erscheint ein Plus-Symbol neben Ihrem Namen.
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  Ein Klick gewährt Zugriff, ohne separate Berechtigung anfordern zu müssen.
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  Kommentare funktionieren auf dieselbe Weise.
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  Wählen Sie einen beliebigen Textblock aus, fügen Sie einen Kommentar hinzu
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  und führen Sie ein Gespräch direkt neben dem Inhalt, nicht in einem separaten Chat oder einer E-Mail.
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  Sie sehen in Echtzeit, wer sonst noch gerade bearbeitet.
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  Der Cursor erscheint mit dem jeweiligen Namen.
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  Beobachten Sie die Aufgaben hinzugefügt,
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  Status aktualisiert oder Tippfehler sofort korrigiert werden.
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  Dies ist der entscheidende Unterschied zu älteren Tools.
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  Konversationen bleiben mit der Arbeit verbunden, anstatt über Apps verstreut zu sein.
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  Sie müssen nicht zwischen Apps wechseln, wenn man was gesagt hat.
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  Alles findet am selben Ort statt.
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  Aufgaben, die mit Planner und To-Do synchronisiert werden.
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  Hier ist eines der leistungsstärksten Features von Loop-Aufgaben, die Ihr Team überall hinbegleiten.
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  Fügen Sie auf jeder Seite eine Aufgabenliste-Komponente hinzu,
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  indem Sie einen Schrägstrich tippen und nach Aufgabenliste suchen.
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  Es erscheint eine Tabelle mit Spalten für Aufgabennahme,
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  zugewiesene Person, Fälligkeitsdatum und Kategorien.
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  Jede Kategorie ist einfach eine Einordnung zu erledigen in Bearbeitung oder diese Woche.
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  Und jetzt kommt das Beste.
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  Weisen Sie jemandem eine Aufgabe zu und sie erscheint automatisch in dessen Microsoft-To-Do
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  direkt in der persönlichen Aufgabenliste, neben Einkaufslisten und Erinnerungen.
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  Man muss Loop nicht öffnen, um zu sehen, was zugewiesen ist.
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  Es erscheint dort, wo Aufgaben bereits verwaltet werden, aber das ist noch nicht alles.
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  Dieselbe Aufgabe wird mit Microsoft-Planner synchronisiert,
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  sodass Ihr Projektmanager-Planner öffnen und die vollständige Board-Kalender- oder Diagrammansicht aller Teamaktivitäten sehen kann.
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  Markieren Sie eine Aufgabe in Loop als erledigt und sie wird in To-Do und Planner sofort aktualisiert.
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  Markieren Sie sie in To-Do als fertig, wird sie auch in Loop abgehakt.
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  Kein Kopieren von Aufgaben zwischen Apps oder Nachfragen mehr wie
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  Hast du meine E-Mail zur Frist gesehen?
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  Die Aufgabe ist da, zugewiesen, datiert und nachverfolgt.
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  Dies macht Loop zu einem schlanken Projektmanagement-Tool,
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  ohne dass jemand ein komplexes neues System erlernen muss.
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  Besprechungsnotizen und Agenten.
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  Sprechen wir über Meetings.
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  Genauer gesagt darüber, was vor, während und nach Ihnen passiert.
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  Wenn Sie ein Teams-Meeting erstellen, sehen Sie die Option zum Hinzufügen einer Agenten.
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  Klicken Sie darauf und eine Loop-Komponente wird direkt in die Meeting-Einladung eingefügt.
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  Vor dem Meeting können Sie und Ihr Team-Themen hinzufügen,
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  Moderatoren per Ad-Erwähnung zuweisen und Zeitschätzungen festlegen.
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  Jeder sieht dieselbe Agenda und jeder kann sie bearbeiten.
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  Hier wird es richtig nützlich.
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  Während des Meetings machen Sie Notizen direkt in dieser Komponente.
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  Sie müssen keine separate App öffnen oder jemand bitten, seinen Bildschirmsteil.
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  Die Agenda ist direkt dort und während Sie jeden Punkt durchgehen,
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  fügen Sie Notizen, Entscheidungen und Aktionspunkte hinzu.
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  Jeder im Meeting kann gleichzeitig bearbeiten.
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  Nach dem Meeting befinden sich diese Aktionspunkte bereits in der Aufgabenliste,
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  zugewiesen an die richtigen Personen mit Fälligkeitsdaten.
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  Niemand muss Notizen abtippen und später verschicken,
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  da sie bereits geteilt sind und Aufgaben direkt zugewiesen wurden.
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  Sie synchronisieren sich mit Planner-to-do, genau wie wir es vorhin besprochen haben.
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  Es gibt auch einen speziellen Bereich für Besprechungsnotizen in der Loop-App,
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  in dem alle Ihre Notizen automatisch erscheinen.
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  Bei regelmäßigen Meetings bleibt die Struktur Woche für Woche dieselbe.
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  Kein jedes Mal wieder bei Null anfangen.
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  War man Loop im Vergleich zu anderen Tools verwendet?
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  Nun, Loop ist nicht fahres geeignet.
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  Lassen Sie uns darüber sprechen, wann es sinnvoll ist und wann Sie bei etwas anderem bleiben.
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  Loop eignet sich am besten für informelle Zusammenarbeit,
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  Brainstorming und leichtgewichtiges Projektmanagement.
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  Es ist ideal für dynamische Arbeit, bei der sich Dinge täglich ändern,
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  wie Projekt-Kick-Offs, Kampagnenplanung oder wöchentliche Stand-Up-Tracker.
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  Da glänzt Loop besonders.
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  OneNote eignet sich besser für dauerhafte persönliche Notizbücher.