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297 - Jeder Mitarbeiter wird zum Teamleiter · neudenker - Der Podcast für den Steuerberater von morgen

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In dieser Folge spreche ich mit dir darüber, warum und wie du heutzutage
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schon KI in deiner Kanzlei so kommunizieren kannst, dass deine
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Mitarbeiter es auch positiv wahrnehmen.
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In diesem Falle indem du ihnen erzählst, dass alle jetzt
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auf einmal Teamleiter werden.
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Hallo, hallo zu einer neuen Folge des Neudenker-Podcasts und in dieser Woche
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geht es mal wieder über dieses Thema, wie man KI in der Kanzlei-Welt integriert.
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Allerdings nicht technisch sondern in dieser Folge spreche ich einmal darüber,
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wie die Kommunikation so gelingen kann und wie du eine Analogie bzw.
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ein Bild in der Kanzlei kommunizieren kannst, dass deine Mitarbeitenden...
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Auch tatsächlich das Verstehen annehmen und auch für positiv behaftet empfinden.
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Denn in der jetzigen Zeit haben wir ja häufig, okay, die FIBU wird automatisiert
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und das Fachwissen kommt über die Chatbots und die Prompts und die Mandanten kommen
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schon mit irgendwelchen Verträgen, die sich zwar gut anhören aber inhaltlich
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total Grütze sind, weil JGBT irgendwas zusammenbringt Halluziniert hat.
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Das sind in der Regel alles Themen, die natürlich den Mitarbeitenden eher Ängste
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Sorgen Frust oder ähnliches machen.
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Und dann ist es auch nicht gerade so einfach zu sagen als Kanzlei, hey,
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wir werden uns auch zukünftig immer weiter ausstellen und innovativer
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und automatisierender arbeiten und wir nutzen halt die KI-Lösungen,
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die es heutzutage schon gibt und dann geht's euch allen besser, wenn
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sie erst mal sehr kritisch werden.
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Und deswegen ist so ein Satz den ich sehr schön finde, ich glaube der
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wird auch bei euch einiges verändern in den Köpfen das Thema, jeder
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Mitarbeiter wird zu einem Teamleiter.
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Und jeder Mitarbeiter bekommt mehrere Assistenten an die Seite
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gestellt, die halt das eigentliche Leben verändern und vereinfachen.
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Dass diese Teamleiterfunktion ehrlicherweise nicht darauf beruht dass
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wir jetzt ordentlich HR-mäßig was machen müssen und da halt tatsächlich weitere
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Menschen eingestellt werden, ist dann natürlich relativ schnell ersichtlich.
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Sondern jeder in der Kanzlerin, das ist egal, ob Sekretärin oder... Ab bis jetzt
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ein Jahresabschluss Vorbereiter ist um hat halt mittlerweile auch schon die
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Möglichkeit mit digitalen Assistenten KI Assistenten intelligenten Assistenten die
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so zu nutzen Damit sie halt schon einen Mehrwert in der Zusammenarbeit mitbringen
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und da haben wir als erstes und da würde ich auch technisch noch gar nicht so mega
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krass irgendwie mit einsteigen kriegt es ja immer mit dass dann auch nochmal
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gibt es da nicht eine Datenschnittstelle und kann man da nicht die Fachvorlage
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mit einbinden Ich würde da schon mal mit starten Wir zum Beispiel setzen da in
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der Regel bei Kanzleien Sidekick ein.
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Das ist eine Lösung, wo man sehr einfach Assistenten KI-Assistenten
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die kann man auch namentlich benennen.
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Ich sage jetzt mal Hanna Handbuch, welches Large-Language-Model, also ob da jetzt
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Gemini oder Perplexity oder ChatGPT 5 oder 4.1 darunter sein soll, Und man
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trainiert das mit ein paar Informationen an, man kann entweder dort Dokumente
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hinterlegen, die immer wieder durchsucht werden oder halt tatsächlich so einen
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Ablauf, ein Dokument, was man reinschreibt wie er reagieren soll, zum Beispiel aber
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auch, ob er lustig ist oder ob er immer sehr vorsichtig ist, ob er Internet
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recherchieren darf oder nicht, sondern nur auf die Informationen zugreifen kann.
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Und dann ist zum Beispiel Hannah Handbuch relativ einfach schon
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aufgebaut und kann allen in der Kanzlei schon zur Verfügung gestellt werden.
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Und das kann man sogar noch weiter auf die Spitze treiben, dass man mehrere
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Assistenten macht, auch selbst für das Thema internes Wissensmanagement,
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dass man zum Beispiel Jana Jahresabschluss macht oder Ferdi Fibu.
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Ihr seht das kann man halt auch alles witzig gestalten, wo dann halt tatsächlich
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die Inhalte wie in der Kanzlei gearbeitet wird, hinterlegt werden oder Nina Neu
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Mitarbeiter zum beispiel wo man sagte kann der ganze online online schon onboarding
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prozess als beispiel schon mal vorbereitet sein wo man dann halt auch sagen kann
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okay neue mitarbeiter kriegt den schon mal zwei drei wochen bevor anfängt oder
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bevor sie anfängt und kann da fragen stellen wie kleide ich mich am ersten
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tag wie mache ich das mit den überstunden wie mache ich das mit dem urlaub Wie
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geht es mit der Urlaubsvertretung all solche Sachen, die man dann auch gerne
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vielleicht auch erstmal, insbesondere wenn man so eine grüne oder eine blaue
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Persönlichkeit ist, Angst hat, das direkt in den ersten Tagen zu fragen, dass man so
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einen Chatassistenten oder KI-Assistenten dann zum Beispiel schon mal den neuen
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Mitarbeiter zur Verfügung stellt.
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Sowas haben wir alles soweit schon mal aufgebaut, können das dann halt auch
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entsprechend so zur Verfügung stellen und das dann halt auch so antrainieren dass
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es zu deiner Katze sein natürlich passt.
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Und das sind halt, das kann man jetzt auch noch anders, ich sage jetzt mal, der
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Dennis Drucker gibt es da noch, wo das komplette Druckerhandbuch hinterlegt ist,
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wann welcher Toner ausgetauscht wird, was ist, wenn irgendwo Papierstau ist, wo
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muss ich dann ans Fach rangehen, auch das, das ist jetzt alles kein Rocket Sign und
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verändert jetzt nicht die komplette Welt.
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Allerdings kannst du diese Dinge alle jetzt schon einsetzen und das
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ist der große Vorteil als wenn man jetzt komplexe Co-Pilot-Strategien
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mit E-Mails auslesen und beantworten und vollständig automatisieren.
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Ja, das geht auch und das machen auch schon einige Kanzleien.
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Und es gibt auch Kanzleien, die machen dann mit Machine Learning schon
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Bescheidprüfungen automatisch und mit automatisierten E-Mail-Versand etc.
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pp. Das ist aber häufig dann doch, wenn der Kanzleienhaber Alles
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automatisieren möchte, ein Fable für das ganze Technologiethema hat.
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In anderen, in klassischen Wald- und Wiesenkanzleien ist der Bereich
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erstmal zu sagen, okay, ich gebe jetzt mal meinen Mitarbeitern ein Team, An
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Assistenten zur Verfügung, die sie immer fragen können, nutzen können und damit
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ändert sich auch automatisch schon was.
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Und das sind so, ich nenne jetzt mal drei Dinge, die sich großartig verändern.
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Das eine ist, es ist immer aktuelles Wissen verfügbar, ohne dass sie jetzt
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großartig irgendwo Handbücher oder Word-Dokumente durchlesen müssen,
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sondern die können wirklich Anlassbezogen dort Informationen einsetzen.
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Dadurch resultiert, dass häufiges Nachfragen bei Mitarbeitenden,
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also bei Kolleginnen und Kollegen, halt minimiert wird.
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Und das dritte ist, dass sie das als positiv wahrnehmen und das sind erstmal
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schon mal Einstiege und die kann jede Kanzlei machen, dann könnt ihr halt auch
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sagen, hey, wir sind da schon innovativ, weil wir nutzen schon KI-Assistenten wir
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nutzen das, um halt intern Abläufe dort immer abfragen zu können, wir nutzen
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das für FIBU-Prozesse und da merkt ihr wieder und das ist das, was ich
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vor zwei Wochen in dem Podcast gesagt habe, Das heißt natürlich, dass ihr
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diese Sachen noch einmal aufbereitet habt, weil ein KI-Assistent kann nur
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natürlich das Wissen so nutzen, wenn es einmal festgeschrieben wurde.
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Das kann sich natürlich immer wieder ändern, also festschreiben heißt
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nicht für die Ewigkeit, aber auf einen aktuellen Stand gebracht werden.
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Und jetzt kommen wir wieder zu der Krux mit der Übersprunghandlung.
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Deswegen ist es so wichtig, dass du dich jetzt mit deiner
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Kanzlei beschäftigst, tatsächlich Kanzleihandbücher zu erstellen.
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Inhalte zu erstellen, Onboarding zu beschreiben, also das heißt, wenn ein
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Mitarbeiter anfängt zu beschreiben, was ist dem denn wichtig, was könnte er oder
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sie für Fragen stellen, das alles nur einmal aufzubereiten und dann halt als
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Assistenten zur Verfügung zu stellen.
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Und dann hast du wirklich, egal, ich sage jetzt mal die Sekretärin
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hat mehrere KI-Assistenten hat also somit ein eigenes Team.
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Die FIBU-Mitarbeiterin hat mehrere Assistenten und da ein eigenes
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Team, Jahresabschlussvorbereitung, Jahresabschlusserstellung, eigenes Team.
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Und ja, so beim Lohn genau das Gleiche Und das muss man halt auch
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nicht immer alles selber machen.
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Die Fachvorlage haben dort auch immer mehr Lösungen, die man nutzen kann.
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Und somit... Ist es schon, dass ihr quasi jedem Mitarbeiter ermöglicht,
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mit Assistenten zusammenzuarbeiten.
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Und wenn ihr das schön in der Bildsprache lasst und wenn ihr dann auch sagt,
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hey, welchen Assistenten würdest du dir denn noch wünschen, dann, das
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Spiel habe ich ja diese Woche bei unserem Zukunftsstrategienkurs gemacht,
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da haben wir nämlich auch einige pfiffige Mitarbeiterinnen dabei, Also
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nicht Steuer, also Kanzleienhaber Und ich habe mal die Frage gestellt,
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stell dir mal vor, du hättest jetzt zehn Assistenten die alle dich
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unterstützen könnten bei ihrer Arbeit.
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Was würdest du gerne haben wollen, damit du das so nicht mehr machen musst?
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Und was würdest du stattdessen machen?
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Und diese Frage habe ich mal gestellt und diese Frage solltest du deinen
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Pfiffing-Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mal stellen, also jetzt nicht die
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Beate, die jetzt 64 ist und irgendwie sagt, nee, für mich ist alles zu viel
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und ich beschäftige mich da nicht mehr mit, sondern wirklich den jüngeren
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Aufstrebenden in der Kanzlei und sagen, Was wäre, wenn du jetzt zehn Assistenten
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hättest oder fünf, je nachdem, was sollten die können und was sollten
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die machen und was würdest du wie viel Zeit würdest du dir durch einsparen
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und was würdest du stattdessen machen?
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Und dann werden die kreativ und dann fangen die an, darüber nachzudenken.
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Und damit möchte ich jetzt auch so diese Folge beenden, weil das sind
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nämlich genau diese Gedanken und diese Überlegungen, die du anstellen kannst.
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Ich schlussfolgere doch mal oder fasse zusammen.
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Jeder Mitarbeiter, kannst du jetzt schon sagen, ist Teamleiter.
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Er darf sich nämlich mehrere KI-Assistenten aussuchen, erstmal auf
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Wissensebene Im Team gearbeitet wird.
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Und dann, das sind ja KI-Assistenten auf Dauer gehen wir immer mehr hin.
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Ich glaube, ich habe es in einer Podcast-Folge schon mal beschrieben, das
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Thema KI-Mitarbeiter, wo halt wirkliche Prozessketten automatisch entweder
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komplett durchlaufen oder nur noch bestimmte Entscheidungen getroffen werden
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durch die fachlichen Mitarbeiter und es ansonsten automatisiert durchläuft.
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Aber das dauert glaube ich noch.
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Deswegen fangen wir den Assistenten an, Wenn dann nämlich eure Mitarbeiter
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da Spaß und Freude daran haben und den Mehrwert erkennen, dann kannst
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du die anderen Sachen nachziehen und du hast da keinen Widerstand mehr
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und werden schneller angenommen.
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In dem Sinne, schaust dir an, wenn du Fragen hast, zum Beispiel zu Sidekick,
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zu dem, was wir da gemacht haben und KI-Assistenten in der Kanzlei einzubinden,
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heute schon und auch wirklich cool heute schon, dann melde dich bei uns, dann
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sollten wir nämlich miteinander sprechen.
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In diesem Sinne, alles Gute bis zur nächsten Folge.