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Der Dokumentations-Stein im Schuh: So befreist du dich und deine Prozesse · Makler und Vermittler Podcast - Für Versicherungsmakler, -vertreter und Finanzdienstleister

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  Speaker 0: Moin und herzlich willkommen zum nächsten Vertriebsansatz-Power-Shot hier mit dem Deutschen Finanzhaus.
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  Speaker 0: Und jetzt wird es spannend, Jonas und Alex sind natürlich weiterhin wieder hier am Start und wir werden jetzt über das Thema Dokumentation sprechen.
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  Speaker 0: Also völlig unabhängig davon, ob du überlegst irgendwo dich neu anzubinden oder so wird das jetzt hier glaube ich eine kleine Highlight-Folge für jeden Dach draußen.
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  Speaker 0: Weil wir einfach mal das Thema Dokumentation hier anfassen was für viele glaube ich einfach so ein Stein im Schuh ist und ihr habt ne Lösung wie man den Steinen aus dem Schuh bekommt oder gar nicht erst rein.
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  Speaker 0: Und ja Jonas schießt mal los!
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  Speaker 2: Das ist es... als ich damals auf dem Strukturfeld raus bin hatte ich keine Lösung dafür mit blöderweise gleich die Beratungstexte kopiert und so weiter.
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  Speaker 2: Und wirklich bei jedem Kunden dann wirklich individuell was runterzuschreiben
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  Speaker 2: usw.,
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  Speaker 2: da bedeutet ja enorm viel Aufwand, und im Regelfall berate ich ja Standardprodukte.
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  Speaker 2: Klar, wenn was in der Welle ist dann muss ich nochmal mal nur etwas zuschreiben.
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  Speaker 2: Das kann man niemanden abnehmen aber wirklich den Standardfall das zu automatisieren oder zum großen Teil abzubilden.
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  Speaker 2: Das haben wir aufgebaut in mühseliger Kleinstarbeit.
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  Speaker 2: Da saßen da wirklich Tage zusammen und uns auch rechtlich prüfen lassen ob das entsprechend alles so passt sodass die ganzen Texte Beratungstexte zu jeder einzelnen Sparte Einmal einmal sauber sind und dass die jetzt in einem Programm sind mit dem Baukastensystem, wo man sie entsprechend einfügen kann oder auch den Imminentatsch drin hat.
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  Speaker 2: Weil ein Richter der sieht das ist ein Baustellskastenssystem wird aussagen okay was ist das?
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  Speaker 2: Das beide Möglichkeiten da sind auch da, wie auch schon in den anderen Powershots oder auch wenn wir rausgekommen haben mit dem Prozess so optimiert.
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  Speaker 2: Dass es schnell und digital dann direkt ins Unterschriften-Tool reingeht.
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  Speaker 2: So dass es nicht etliche manuelle Prozessschritte gibt wo man dann noch rein fummeln muss nachdem ich die Doku erstellt habe wirklich von A bis Z einmal gedacht sodass vollumfängliche Rechtssicherheit besteht Und bisher auch jeder Fehler der mal irgendwo vermeintlich von einem Kunden angemerkt wurde Dann vor Gericht kein Problem darstellt.
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  Speaker 2: Aber da kannst du, Alex, glaube ich noch mal ein bisschen aus dem Neckis
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  Speaker 0: entzaubern.
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  Speaker 0: Ja, aber erst uns nochmal kurz die Frage... Ihr hattet ja in einem längeren Gespräch auch gesagt, dass ihr diese Lösung auch gekapselt?
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  Speaker 0: verkauft als Dienstleistung anbietet.
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  Speaker 0: Hab ich das nicht verstanden?
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  Speaker 0: Das
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  Speaker 1: ist so, wir haben letztendlich viele Kollegen, die da im Markt gesagt haben, Mensch, das hätten wir auch gerne.
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  Speaker 1: Wir haben dann irgendwann gesagt okay zumindest es zu denen, die wir kannten ihr könnt das bei uns erwerben.
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  Speaker 1: Das ist jetzt nicht unser Geschäftsmodell aber wir haben es an bekannte Marklerunternehmen verkauft und wenn mal einer anruft den mögen werde machen wir das mal.
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  Speaker 0: Okay, gut dann Alex hau mal raus.
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  Speaker 0: warum ist aus deiner Sicht das Thema Dokumentationen so wichtig?
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  Speaker 0: also jeder weißes wir sind verpflichtet das zu tun.
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  Speaker 1: Naja, es gibt ja am Ende mehrere Gründe.
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  Speaker 1: Also ich mach das jetzt schon ein paar Jahre den Job über von zwanzig Jahren.
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  Speaker 1: Es ist natürlich so dass das wieder erwarten Ich auch mal eine Situation hatte wo's vielleicht auch wichtig war eine gewisse Dokumentation zu haben.
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  Speaker 1: und die Fälle passieren einfach mit der Zeit, mit der Menge der Kunden.
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  Speaker 1: Heute denkt natürlich jeder ich berate heute passiert schon nix aber es gibt immer mal Fälle und das ist auch immer dann so dass dann auch vielleicht einen Mandant der vielleicht mit dem man freundschaftliches Verhältnis hat wenn dem großer Schaden entstanden ist dann kennen die Leute letztendlich diese Freundschaft in der Regel nicht mehr.
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  Speaker 1: Und wenn ich dann letztendlich einen Haftungsfall habe, hab' ich natürlich meine Vermögensschadenhaftigversicherung, die greift.
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  Speaker 1: Aber die macht das natürlich...wenn sie sieht, ich hab nicht dokumentiert wird, die sicherlich nicht mich noch dreimal begleiten, schmeißt mich dann vielleicht raus, dann haben wir wieder Schwierigkeiten da in dem Bereich dann wieder neuen Anbieter zu finden und das ist ja am Ende ein Bereich der dann letztens mit meinem Berufs-Allaubnis einhergeht.
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  Speaker 1: Ich brauch's also unbedingt!
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  Speaker 1: Da sollt ihr schon versuchen auch schon für eine Vermögen schadenhaftigkeit zu.
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  Speaker 1: zur Arbeit nehmen, dem das ich sauber arbeiten sollte.
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  Speaker 1: Und der Kunde erinnert dich ja nicht mehr in fünf Jahren was du heute mit dem besprochen hast.
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  Speaker 1: Du kannst beispielsweise sagen bei einer Wohngebäudeversicherung du sollst aber elementar machen.
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  Speaker 1: Das mache ich in jedem Gespräch sage ich er soll elementar mit reinnehmen.
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  Speaker 1: Aber es sagt die Hälfte nötig wohn hoch genug oder?
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  Speaker 1: Bei mir ist kein Wasser in der Nähe, ich brauche das nicht.
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  Speaker 0: Regen kommt von oben?
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  Speaker 0: Genau
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  Speaker 1: und das ist so.
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  Speaker 1: Und am Ende muss ich ja als Magler dann nachweisen dass er keinen Elementar haben wollte weil ich als Magter in Erhaftung bin das dokumentiert zu haben und die meisten Kollegen machen das gar nicht.
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  Speaker 1: Deswegen ist es aus meiner Sicht extrem wichtig vernünftig und auch so detailliert zu dokumentieren wie gesagt das ist dann der Bereich elementar Bei der Berufs- und Fähigkeitsversicherung, der Bereich Arbeitsunfähigkeitzklausel sein.
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  Speaker 1: Das können diverse Dinge sein.
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  Speaker 1: Es kann die grobe Fahrlässigkeit bei der Hausratversicherung sein, wo ich sagen sollte es sollte vielleicht mit drin sein.
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  Speaker 1: Keine Ahnung Diensthaftpflicht?
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  Speaker 1: Habt man das abgefragt?
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  Speaker 1: oder schreibt man Kunde hat keine Gewünsch dass das ja alles Sachen die irgendwo dokumentiert werden müssen.
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  Speaker 1: wenn man das alles individuell mit dem Stift machte oder selber abtipp das erstmal denkt man da nicht dran und zweitens sitzt du ja an jedem protokoll dann eine stunde oder anderhalb stunden unsere beratungsdokumentation.
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  Speaker 1: es dauert je produkt zwischen dreißig sekunden und zwei minuten.
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  Speaker 1: das heißt dass ist ein sehr, sehr schneller sehr schneller prozess der danach eine sehr ausführliche dokumentation.
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  Speaker 1: okay
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  Speaker 0: das heißt wie muss ich gebe an was welches produkt habe ich beraten und entführt mich die software so ein bisschen durch
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  Speaker 1: Genau.
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  Speaker 1: Ist das denn das gewünscht?
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  Speaker 1: Da wird dann nur gefragt, da klick ich dann an Elemental ja nein zack zack und es geht dann letztendlich in Text mit rein so dass es wirklich einfach zu bedienen ist.
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  Speaker 1: Und vielleicht einmal mal auch noch mal zeigt oh!
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  Speaker 1: Ich habe da was vergessen.
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  Speaker 0: Ja genau nochmal schnell nachher hinterher alle konntet.
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  Speaker 0: Denk nochmal dran.
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  Speaker 0: Okay cool.
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  Speaker 0: Dann danke ich für diesen sehr kurzen aber intensiven Impuls und Thema Dokumentation.
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  Speaker 0: der eine oder andere wird jetzt vielleicht anfangen Protokolle für die letzte Woche zu schreiben Aber dann hat die Folge doch schon mal was gebracht.
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  Speaker 0: Und wenn du mehr wissen willst, wie das genau läuft bei den Deutschen Finanzhaus, dann sprich Alex oder Jonas an über die Webseite dfh-online.de Oder auf Instagram.
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  Speaker 0: mit Jonas ein bisschen chatten ist auch erlaubt.
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  Speaker 2: Immer sofort!
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  Speaker 0: Genau und in diesem Sinne gute Woche, danke fürs Zuhören, ciao.