Latest / Neuro-Performance / Was tun, wenn du Aufgaben übernimmst, die gar nicht zu deiner Rolle gehören?
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- Nina: Was kannst du tun, wenn du Aufgaben übernimmst, die gar nicht zu deiner Rolle gehören? Als Führungskraft kennst du das Problem. Du sitzt abends halb acht an einer Auswertung, die eigentlich gar nicht deine ist. Oder du sitzt in einem Meeting, in dem du fachlich nichts verloren hast. Aber ohne dich geht es nun mal einfach nicht weiter. Und deine eigenen Themen, die schiebst du seit Wochen vor dir her. Hi, ich bin Nina und wir schauen uns heute an, warum genau das passiert und was du konkret tun kannst, es zu ändern. Stärken wir direkt in das Problem ein. das was ich gerade beschrieben habe ist niemals eine Entscheidung, die du proaktiv triffst. Hey, ich übernehme mal die Aufgaben, weil nur ich kann das. Meistens fängt genau dieses Verhalten mit einem einzigen Satz an, nämlich, Achtung, jetzt gut zuhören, ob du den Satz schon mal gesagt hast. Ich mach das schnell selbst. Hui. Ich weiß nicht, wie oft ich den Satz damals ausgesprochen habe. Ich mach das schnell selbst. Einmal. Ist ja eilig. Muss schnell gemacht werden. Bevor ich das jetzt der Person erkläre, in eine E-Mail reinpacke oder, oder, oder. Wir haben alle unsere Erklärung, warum es Sinn ergibt, dass ich das jetzt schnell als Führungskraft mache. Und dann, Spoiler. machst du das nochmal, weil es nochmal kommt. Hat ja beim letzten Mal auch gut geklaut, hat ja nur zwei, drei, maximum fünf Minuten gedauert. Und beim dritten Mal frag dich schon niemand mehr. Es liegt einfach bei dir. Und das ist die Kompetenzfalle, über die wir sprechen müssen, die ich sehr oft da draußen sehe. dass Menschen etwas gut können und deshalb landet etwas bei ihnen. Und weil es bei ihnen landet, bleibt es dann auch bei ihnen. Und das passiert vor allem aber bei Führungskraften, die beispielsweise erst fachlich gearbeitet haben, fachlich geführt haben und dann wirklich disziplinarisch auch Führungskraft werden. Die machen dann irgendwann zwei Jobs. Ihren eigenen Job, für den sie da sind und dann noch die halben Jobs, die sie irgendwie von anderen Leuten noch mitmachen, indem sie noch eben schnell was machen. Von außen sieht es nach Hilfsbereitschaft aus und wir wollen alle hilfsbereit sein. Wenn wir Menschen helfen können, fühlt sich das gut an. Für die meisten. Aber wenn wir das regelmäßig machen, dann bleibt dabei etwas liegen. Regelmäßig etwas liegen. Die Fachaufgabe, die du übernimmst, hätte jemand anders auch gemacht. Vielleicht wäre die Person langsamer gewesen. Vielleicht hätte sie das anders gemacht. Sehr wahrscheinlich hätte sie das anders gemacht. Vielleicht wäre die Qualität nicht so gut gewesen. Eine mehrung Gründe, aber sie hätte es gemacht. Wer macht deine Führungsarbeit, wenn sie liegen bleibt? Das Gespräch mit dem Mitarbeiter, der seit Monaten abrutscht. Oder die Entscheidung, die seit sechs Wochen offen ist. Die Frage, wie ihr das vierte Quartal angehen wollt, wo ihr ja schon jetzt überhaupt gar keine Kapazitäten mehr habt für irgendwas Neues. Das sind alles wichtige Führungsaufgaben, die wirklich liegen bleiben. Das sind die Aufgaben, die du nicht machen kannst als Führungskraft, wenn du stattdessen eben schnell was machst, was im Team gemacht werden sollte. Und nicht nur das. ist nicht nur, dass das liegen bleibt, sondern dein Team lernt eine ganz wichtige Sache. Das Team lernt nämlich, jedes Mal wenn du als Führungskraft etwas übernimmst, das nicht deins ist, dann lernt das Team, das ist nicht unsere Zuständigkeit. Das ist nicht meine Zuständigkeit. Heißt, jetzt tut es ein bisschen weh, du löst ein Problem jetzt mal eben schnell, aber du baust dir das nächste Problem auf. Vielleicht siehst du das jetzt gerade besonders, weil du gerade aus dem Urlaub zurückgekommen bist und es hat wieder so ein massiver Stapel auf dich gewartet. Deine Mailbox war voll eine Million Aufgaben. Wenn du da mal ehrlich hinschaust, wie viel davon war wirklich deins? Viele Führungskräfte, mit denen ich zusammen arbeite, Wenn Sie diese Übung machen, sehen dann, dass mindestens die Hälfte davon gar nicht Ihnen gehört. Und sie wissen das. Sie wissen, dass das nicht ihre Aufgaben sind. Sie wissen, was sie eigentlich davon abhält zu führen. Aber sie machen es trotzdem. Warum ist das so? Da dürfen wir einmal kurz neurobiologisch reinschauen. Also, in den Momenten, wo du Dinge mal eben schnell machst... Dann reagiert das Gehirn. Warum tut es das? Drei einfache Gründe. Erstens, nein sagen tut weh. Zweitens, offene Zuständigkeiten hält dein Arbeitsgedächtnis besetzt. Und drittens, unklare Zuständigkeiten sind wie ein Alarmsignal für unser Gehirn. Wir steigen da bisschen tiefer ein, das besser zu verstehen. Also, nein sagen tut weh. Kennen wir bestimmt alle. Deswegen sagen wir auch so oft nein. Manche können es besser, andere nicht so gut. Ich musste es auch erst lernen. Also neurobiologisch gesehen bedeutet nein sagen so etwas wie soziale Zurückweisung. Und soziale Zurückweisung tut in den selben Regionen deines Gehirns Schmerz auslösen, wie es zum Beispiel körperlicher Schmerz tut, wenn du dich physisch irgendwo stößt. dir weh tust, dann ist dieser Schmerz, dieses Empfinden ähnlich im Gehirn wie beispielsweise wenn jemand ein Nein ausspricht. Das fühlt sich nicht gut an, diese soziale Zurückweisung. Wenn du also jemanden abweist, entsteht für diesen Moment kurz dieses Signal. Wenn du Ja sagst, verschwindet das. Das tut dann nicht weh, kann man so platt übersetzen. Also ist Ja sagen so etwas wie eine Sofortbelohnung für das Gehirn, tut nicht weh. Und gleichzeitig aber für dein System, für dein Nervensystem ist es ein Wiederherstellen von Sicherheit. Weil du machst es ja schnell. Und gleichzeitig aber, wenn du mal wirklich kognitiv realistisch draufschaust, ist das für dich eine Verlagerung des Problems. Denn Dinge, die du jetzt machst, wirst du auch noch im Dezember diesen Jahres machen. Optimierst auf jetzt! Zweitens, offene Zuständigkeit hält dein Arbeitsgedächtnis besetzt. Was meine ich damit? Eine Aufgabe, die du übernimmst und die noch nicht abgeschlossen ist, weil da noch was dahinter hängt, die bleibt offen. Heißt, präfrontaler Cortex, also dein Denkhirn, der Teil, mit dem du priorisierst, entscheidest, vorausdenkst, trägt diese offenen Schleifen mit sich weiter. Jetzt nicht bewusst, das ist die ganze Zeit in deinem Kopf regelmäßig. aufploppt und die ganze Zeit dran denkst, aber es ist nach wie vor da. Und wenn du zum Beispiel 5, 10, 15 fremde Aufgaben mit dir rumträgst, dann hast du auch genauso viele offene Schleifen in deinem Kopf. Und wunders dich dann am Abend, warum du keine klaren Entscheidungen treffen kannst. Nicht weil du müde bist, sondern weil dein Kopf einfach voll ist, weil du halt diese ganzen offenen Tabs noch in deinem Kopf mit dir rumträgst. Und Nochmal zur 3 und klare Zuständigkeit ist ein Alarmsignal. Unser Gehirn ist eine Vorhersagemaschine. Wir funktionieren danach. Wir haben unsere Routine einstudiert. Morgens gehst du vielleicht zuerst ins Bad und putzt die Zähne und stellst deine Kaffeemaschine an. Vielleicht hast du auch einen anderen Rhythmus, den du morgens durchlebst. Aber das ist Sicherheit für dich, für dein Gehirn, weil du das gelernt hast. Das ist... die Vorhersage wie den Tag startet. Genauso ist es auch mit Aufgaben, die unklar in der Zuständigkeit sind. Das Gehirn will wissen, wer macht die Aufgabe? Worauf kann ich mich jetzt verlassen? Und wenn das unklar bleibt, wenn die Zuständigkeit nicht geklärt ist, dann meldet die Amygdala, also das Alarmzentrum, Gehirn Unsicherheit. Und wenn sich etwas unsicher anfühlt, das ein Zustand, dem wir neurobiologisch schnell wieder raus wollen. Und je höher dieser Alarm wird, weil diese Unsicherheit ja da ist und nicht geklärt ist, wer macht denn jetzt die Aufgabe und wer kümmert sich, desto weniger ruft dein Denkjinn, also der präfrontale Cortex, hey, Achtung, du bist Führungskraft, du musst das delegieren. Diese Optionen sind dann im Kopf nicht so schnell abrufbar, sondern stattdessen greifst du dir die Aufgabe, weil es ja einfach machbar ist, weil gerade dein Alarmzentrum so on ist und dein Neokortex so off ist, hier eine kluge Entscheidung treffen zu können. Heißt dann aber auch, je voller du bist, je mehr Aufgaben du hast, desto schlechter sortierst du. Was ist deins? Was gehört den Mitarbeitenden? Was gehört vielleicht wo ganz anders hin? Und je schlechter du sortierst, desto voller wirst du, weil das meiste dann wieder bei dir landet. Und das ist halt so ein Kreislauf. Was machen wir jetzt damit? Wie können wir diesen Kreislauf unterbrechen? Ich habe dir eine Übung mitgebracht mit einer ganz einfachen Frage und einem ganz einfachen Satz dazu. Die Frage stellst du, wenn du etwas Neues auf deinem Tisch bekommst. Sei es jetzt in deinem Mailpostfach, sei es irgendwie, dass du über den Flur läufst und dir ruft jemand was zu. Oder du sitzt im Meeting und es geht Aufgaben. Die Frage lautet, wer würde das machen, wenn es mich nicht gäbe? Wer würde das machen, wenn es mich nicht gäbe? Wenn absolut kein Name kommt, ist es sehr wahrscheinlich deins. Und dann ist es gerechtfertigt, dass du dir diese Aufgabe greifst. Wenn ein Name kommt, ist es nicht deins. Und dann kommt folgender Satz, den ich dir mitgebracht habe, mit drei Teilen. Wem es gehört, das erste Teil, zweiter Teil, was du beisteuerst, Führungskraft, und dritter Teil, was und bis wann du von dem Mitarbeiter, von der Mitarbeiterin brauchst. Ich lese es nochmal vor. Wem es gehört, was du beisteuerst. was du bis wann von dem Mitarbeiter, von der Mitarbeiterin brauchst. Beispiel, damit es einfacher zu verstehen wird. Also sowas wie... Du entscheidest das, das ist deine Aufgabe, lieber Mitarbeiter. Du bekommst von mir heute aber noch eine Einschätzung. Ich möchte aber, dass du bis Freitag mir zurückmeldest, wie du dich entschieden hast. Wäre ein Beispiel. Oder... Liebe Mitarbeiterin, das Gespräch mit dem Einkauf fürst du. Ich mach dir super gerne die Tür auf zum Einkauf und connecte dich. Melde dich bei mir, wenn du da nicht weiter kommst. Simple. Oder sowas wie Lieber Mitarbeiter, die Auswertung machst du, ich schaue Donnerstag drüber. That's it. Mehr nicht. Einfach nur das. Kostet dich keine zwei Minuten. Wirst du wahrscheinlich an einem normalen Tag mindestens zwei, drei, viermal aussprechen dürfen, viermal die Gelegenheit dazu haben, diesen Satz zu transportieren. Wichtig. Eine Sache noch. die mir ganz ganz wichtig ist, damit es auch nicht schief geht. Der Satz gerade, wem es gehört, was du beisteuerst, was du bis wann von der Person brauchst, ist nicht ein Nein an die Person. Du sprichst kein Nein aus. Du sagst einfach nur sehr klar, wer sich jetzt darum zu kümmern hat und wie du dazu beiträgst, dass diese Aufgabe abgeschlossen werden kann. Das ist der Unterschied. Das ist das, was die Person hören muss. Nämlich der ganz klare Rahmen. Warum wirkt das jetzt? Ich habe es ja gerade schon so bisschen erklärt, aber gehen wir da mal tiefer rein. Also erstens nimmt die Komplexität aus alles liegt bei mir wird eine einzige Frage. Nämlich die Frage. Wer würde das machen, wenn es mich nicht gäbe? Diese Frage kann dein Gehirn unter Druck beantworten. Auch wenn du gerade wieder cuckoo bist, weil so viel passiert, diese Frage kann dein Gehirn beantworten. Wenn du eine Liste vor dir liegen hast, wahrscheinlich nicht. Wo du dann priorisieren und abwägen, etc. musst. Deswegen einfach diese offene Frage stellen. Zweitens, der präfrontale Cortex geht an. Das war mein Hund, aber ich nehme jetzt trotzdem diese Frage auf, muss ich sie zum 5-mal einsprechen. Also der präfrontale Cortex geht an. Zuordnen ist eine Bewertung. Und Bewerten passiert genau in dem Bereich, der unter Druck als erstes runterfährt. Du kommst also aus dem Reflex der Reaktion raus und kommst in die Entscheidung. Das ist der Unterschied zwischen reagieren und fühlen. Der Raum zwischen Reiz und Reaktion wird größer. Du kannst in diesem größeren Raum wieder abwägen, was die richtige Entscheidung ist. Und drittens, Die Amygdala fährt runter, dein Alarmzentrum, bei dir als auch bei deinem Team. Dieser ausgesprochene Satz, ich lese ihn nochmal vor. Wem es gehört, was du beisteuerst, was du bis wann von ihm brauchst, also diesen Rahmen, den du mitgibst. Schließt die offenen Schleifen, die Tabs in deinem Kopf, aber auch im Kopf deiner Leute. Zuständigkeit, geklärt heißt für das Gehirn Vorhersagbarkeit. Vorhersagbarkeit heißt Kontrolle. Kontrolle heißt, der Alarm sinkt. Achtung, mit Kontrolle meine ich jetzt nicht Micromanagement. Das ist nochmal eine ganz andere Geschichte, sondern es geht hier wirklich die Vorhersagbarkeit für dein Gehirn. Und dein Gegenüber bekommt etwas zurück, das deinem Gegenüber gehört. Der wichtigste Satz, den du heute mitnehmen darfst. Menschen sind nicht entlastet, wenn wir ihnen Dinge abnehmen. Unser Team wird nicht dadurch entlastet, wenn wir ihnen Dinge abnehmen. Manchmal schon, aber in der Regel nicht. Sie sind entlastet, wenn sie wissen, wofür sie zuständig sind. Die klare Orientierung, der klare Rahmen, der klare Verantwortungstraum schafft Entlastung. Und du, liebe Volkskraft, bist nicht überlastet, weil du zu langsam bist mit deinen ganzen Aufgaben und du eigentlich noch mehr schaffen musstest. Du bist überlastet, weil du Dinge übernimmst, die gar nicht dir gehören. Und jede Aufgabe, die du zurückgibst, hilft dir dabei, wieder mehr ins Führen zu kommen. Weil diese Aufgabe dahin geht, wo sie hingehört. Wenn dich das Thema heute angesprochen hat und du mehr dazu erfahren möchtest, dann Jetzt einmal gut zuhören. Am 1. September morgens von 8 bis 9 Uhr mache ich genau zu diesen Themen einen kostenfreien Workshop. Zurück aus dem Urlaub und alles wartet auf dich. Eine Stunde für Führungskräfte, die noch eine knackige Agenda bis Dezember haben, die sie abliefern wollen und die einfach nicht mehr bottleneck sein wollen. Sei dabei, wenn du keine Führungskraft bist. Aber mit Führungskräften zusammenarbeitest, bist du natürlich genauso herzlichst eingeladen, die Führungskräfte in deiner Organisation befähigen zu können. Der Link dazu steht in den Show Notes. Und wenn du an dem Morgen nicht dabei sein kannst, melde dich trotzdem an, du bekommst dann die Aufzeichnung. Wir sehen uns am 1. September. Ich freue mich auf dich.