Latest / M365.FM – Microsoft 365, Copilot & AI podcast in het Nederlands / Dynamics 365 Copilot voor Field Service: werkorders automatisch uit spraaknotities van monteurs (AI-nasynchronisatie)

Transcript

Dynamics 365 Copilot voor Field Service: werkorders automatisch uit spraaknotities van monteurs (AI-nasynchronisatie) · M365.FM – Microsoft 365, Copilot & AI podcast in het Nederlands

0:00
Speaker 2: Klaar voor 10 dagen vol Microsoft 365, Copilot, AI, Azure
0:05
Speaker 2: en de mensen die de toekomst van werk vormgeven. In
0:08
Speaker 2: januari is M365 komt terug en we pakken het groter aan.
0:12
Speaker 2: Doe mee aan live sessies, praktijkdemonstraties en praktische kennis van
0:16
Speaker 2: MVP's en experts uit de hele wereld. Geen generieke sliedes,
0:20
Speaker 2: geen eindeloze modewoorden. We pakken de echte uitdagingen aan. Copilot Studio,
0:25
Speaker 2: AI Agents, Fabric, Beveiliging, Governance en Automatisering. Of je nu
0:30
Speaker 2: een IT-professional, ontwikkelaar of bedrijfsleider bent, er zijn sessies speciaal
0:34
Speaker 2: voor jou. Gedurende tien volle dagen kun je verschillende technologieën
0:38
Speaker 2: verkennen en in contact komen met een wereldwijde community. Kijk
0:41
Speaker 2: live mee en neem praktische inzichten mee terug naar je organisatie.
0:44
Speaker 2: Januari 2027, tien dagen, één Microsoft Community. Registratie is nu geopend.
0:51
Speaker 2: Ga naar m365com.net en verzeker je plek vandaag nog. Dat
0:56
Speaker 2: is m365com.net. Meld je nu aan op m365com.net en we
1:03
Speaker 2: zien je live in januari. Als uw buitendienstmedewerkers na elke
1:06
Speaker 2: klus nog steeds 20 minuten besteden aan het type van aantekeningen,
1:09
Speaker 2: verliest u meer dan alleen tijd. U verliest aan nauwkeurigheid
1:12
Speaker 2: van de gegevens, wat als die werkorders zichzelf zouden genereren
1:15
Speaker 2: op basis van uw gesproken updates. Vandaag bespreken we hoe
1:18
Speaker 2: Dynamics 365 Copilot de workflows van buitendienstmedewerkers verandert en waarom
1:22
Speaker 2: het niet alleen om tijdsbesparing gaat. Het gaat om het
1:25
Speaker 2: creëren van een systeem dat technici, managers en klanten in
1:28
Speaker 2: real-time met elkaar verbindt. Aan het einde zult u zien
1:31
Speaker 2: hoe de kloof tussen een voltooide klus en een gedocumenteerde
1:34
Speaker 2: klus volledig verdwijnt. Het knelpunt van papierwerk ziet u niet.
1:38
Speaker 2: In de meeste service teams is het langzaamste deel van
1:41
Speaker 2: de dag niet de reparatie zelf. Het is alles wat
1:43
Speaker 2: er gebeurt nadat de gereedschapstas weer in de bus is.
1:46
Speaker 2: Een technicus kan 40 minuten besteden aan het diagnostiseren en
1:49
Speaker 2: oplossen van een probleem en vervolgens nog eens 20 of
1:51
Speaker 2: 30 minuten aan het documenteren ervan. Dat is meer tijd
1:53
Speaker 2: dan een koffiepauze per klus, besteed aan formulieren, keuzemenu's en
1:57
Speaker 2: dubbele systemen. Managers zien dit zelden in real-time. Ze merken
2:02
Speaker 2: pas aan het einde van de dag dat klussen een
2:04
Speaker 2: uur of twee achterlopen op schema. De oorzaak lijkt verkeer
2:07
Speaker 2: of overboeking, maar vaak is het de administratieve rompslomp die
2:10
Speaker 2: na elke voltooide klus komt kijken. Het huidige proces voelt
2:13
Speaker 2: nog steeds aan als iets uit de jaren 90. Een
2:15
Speaker 2: monteur rondt de taak af, noteert wat hij heeft gedaan
2:18
Speaker 2: in een notitieboekje of op de achterkant van de servicebom
2:20
Speaker 2: en maakt misschien snel een paar foto's als bewijs. Als
2:23
Speaker 2: ze georganiseerd zijn, Proberen ze de aantekeningen in hun tablet
2:26
Speaker 2: te typen voordat ze wegrijden. Vaker bewaren ze het voor
2:29
Speaker 2: het einde van de dienst, wanneer ze in de bus
2:30
Speaker 2: zitten of thuis proberen te herinneren wat er zes of
2:33
Speaker 2: zeven klussen geleden is gebeurd. Elk systeem heeft zijn eigen
2:36
Speaker 2: formulier nodig. Onderdelenverbruik gaat in de ene app. servicegegevens in
2:40
Speaker 2: een andere, klantcommentaar in een derde. Niets gaat snel en
2:43
Speaker 2: niets gebeurt terwijl de details nog vers in het geheugen liggen.
2:45
Speaker 2: Die vertraging brengt verborgen kosten met zich mee. Als je
2:48
Speaker 2: moe bent aan het eind van de dag, vul je
2:49
Speaker 2: de basisgegevens in en sla je alles over wat niet
2:52
Speaker 2: verplicht is. Kleine details verdwijnen, zoals welke onderdelen je hebt vervangen,
2:56
Speaker 2: welke bouten je moest vastdraaien, dat vreemde geluid dat de
2:58
Speaker 2: klant hoorde voordat er iets kapot ging. Gehaasde invoer leidt
3:01
Speaker 2: tot onvolledige gegevens en onvolledige gegevens zijn funest voor de planning,
3:05
Speaker 2: facturering- en garantieclaims. Het gaat niet alleen om snelheid, maar
3:09
Speaker 2: ook om nauwkeurigheid. Cognitief onderzoek wijst uit dat de gemiddelde
3:12
Speaker 2: menselijke foutenmarge bij handmatige gegevensinvoer enkele procenten bedraagt en bij
3:17
Speaker 2: elke herinvoer- of kopieer- en plakactie tussen systemen stapelen die
3:20
Speaker 2: fouten zich op. Dat betekent dat één verkeerd serienummer van
3:23
Speaker 2: de notitie van de technicus in het CRM-systeem op de
3:26
Speaker 2: factuur van de klant en in de inventaris kan terechtkomen
3:29
Speaker 2: voordat iemand het opmerkt. Stel je voor een reparatie aan
3:31
Speaker 2: een verwarming is om tien over half elf ochtends afgerond.
3:33
Speaker 2: De technicus zou om kwart voor elf ochtends naar de
3:35
Speaker 2: volgende locatie moeten rijden. In plaats daarvan zit hij tot
3:38
Speaker 2: tien over elf ochtends in de bus een servicegeschiedenis in
3:40
Speaker 2: te vullen aan de hand van Krabbels, terwijl hij probeert
3:42
Speaker 2: te onthouden of hij 1,5 meter of 2 meter leiding
3:44
Speaker 2: heeft gebruikt. Elke klus loopt de rest van de dag
3:46
Speaker 2: uit en de druk neemt toe. Tegen het midden van
3:48
Speaker 2: de middag loopt het team achterop schema. De backoffice wacht
3:51
Speaker 2: op complete werkorders om taken af te ronden, vervangende voorraad
3:55
Speaker 2: te bestellen en facturen te versturen. Als ze de informatie
3:58
Speaker 2: pas avonds krijgen, loopt alles een dag vertraging op. Het
4:01
Speaker 2: knelpunt zit niet alleen in het veld. Administratieve teams komen
4:05
Speaker 2: in een impasse terecht. achter details aan via e-mail of telefoon,
4:08
Speaker 2: soms dagen later. Rapporten die de routeplanning of voorraadbestellingen voor
4:11
Speaker 2: de volgende week zouden moeten bepalen, zijn gebaseerd op giswerk
4:14
Speaker 2: omdat de onderliggende gegevens onvolledig zijn. Vermenigvuldig dat met een
4:18
Speaker 2: dozijn technici die elk zeven of acht taken per dag
4:21
Speaker 2: uitvoeren en je ziet hoe de achterstand oploopt tot iets
4:24
Speaker 2: dat de voorraadnauwkeurigheid, de cashflow en zelfs de klanttevredenheid beïnvloedt.
4:29
Speaker 2: Het is niet zo dat een technicus traag is, maar
4:31
Speaker 2: de manier waarop het systeem de administratie dwingt om losgekoppeld
4:34
Speaker 2: te worden van de daadwerkelijke taak. Het belangrijkste is dat
4:36
Speaker 2: het een systemisch probleem is. Je kunt snellere mensen aannemen
4:39
Speaker 2: of discipline afdwingen, maar als de workflow zelf gebaseerd is
4:42
Speaker 2: op handmatige invoer achteraf, zijn vertragingen en fouten inherent. Je
4:46
Speaker 2: kunt geen accurate, tijdige rapporten produceren als de brongegevens uren
4:50
Speaker 2: later worden ingevoerd op basis van gefragmenteerde notities. En hoewel
4:53
Speaker 2: buitenteams zich graag op hun werk willen concentreren, is het
4:57
Speaker 2: onvermijdelijk dat dit papierwerk onderdeel van het werk is totdat
5:00
Speaker 2: je een andere manier vindt om het vast te leggen.
5:03
Speaker 2: En dat brengt ons bij de echte kans. Stel je
5:05
Speaker 2: voor dat je dat handmatige type kunt elimineren zonder de
5:07
Speaker 2: taken van de technicus aan het einde van een klus
5:09
Speaker 2: te veranderen. De overstap van langzaam, repetitief invullen van formulieren
5:13
Speaker 2: naar accurate, real-time documentatie is dichterbij dan de meeste teams
5:16
Speaker 2: denken en het hoeft niet te betekenen dat je je
5:18
Speaker 2: hele personeel opnieuw moet trainen. Stel je voor dat je
5:20
Speaker 2: notities zichzelf schrijven. Stel je voor dat je de oprit
5:23
Speaker 2: van de klant afstapt terugloopt naar je auto en tegen
5:26
Speaker 2: de tijd dat je de deur sluit, staat je werkorderoverzicht
5:29
Speaker 2: al in het systeem. Geen formulieren, geen typen, geen zoeken
5:32
Speaker 2: naar keuzemenu's. Dat is wat er gebeurt als je de
5:34
Speaker 2: handmatige gegevens invoer aan het einde van de dag vervangt
5:36
Speaker 2: door iets dat aansluit op de manier waarop de klus
5:38
Speaker 2: daadwerkelijk eindigt. Copilot luistert naar wat de technicus zegt direct
5:42
Speaker 2: na de reparatie, terwijl alles nog vers in het geheugen ligt,
5:45
Speaker 2: en zet dit om in een verslag dat je backoffice
5:46
Speaker 2: daadwerkelijk kan gebruiken. Het vastleggen is zo simpel als opnemen
5:50
Speaker 2: en praten. Circulatiepomp vervangen op unit 2, 1 pakkingset gebruikt,
5:54
Speaker 2: leidingen doorgespoeld, druk getest, geen lekkages. Dat is alles wat
5:58
Speaker 2: de technicus hoeft te doen. Het systeem transcribeert niet alleen.
6:01
Speaker 2: Het weet wie er spreekt, aan welke klus ze werken.
6:04
Speaker 2: wie de klant is en welk onderdeel is onderhouden. Dankzij
6:06
Speaker 2: die context wordt er geen blok tekst in een notitieveld gedumpt,
6:10
Speaker 2: maar worden alle details gekoppeld aan de juiste velden, zonder
6:13
Speaker 2: dat de technicus het hoeft te ordenen. Maar als je
6:15
Speaker 2: ooit spraak naar tekst hebt gebruikt, weet je dat het
6:17
Speaker 2: kwetsbaar is. Een woord missen, achtergrondgeluid, en je moet uiteindelijk
6:21
Speaker 2: toch de helft bewerken. Copilot vermijdt die valkuil omdat het
6:24
Speaker 2: niet helemaal vanaf nul begint. Het systeem beschikt al over
6:26
Speaker 2: de servicegeschiedenis uit het CRM-systeem, de lijst met onderdelen die
6:30
Speaker 2: aan die klus zijn toegewezen, de aantekeningen van de vorige monteur,
6:33
Speaker 2: de garantievoorwaarden en de installatiegegevens. Wanneer het systeem de melding
6:36
Speaker 2: pomp vervangen hoort, kan het het model voor die locatie controleren,
6:39
Speaker 2: dit vergelijken met de beschikbare onderdelen en de vervanging registreren
6:42
Speaker 2: onder dat specifieke onderdeelnummer in plaats van alleen de algemene term.
6:45
Speaker 2: Neem bijvoorbeeld een pompreparatie. De monteur besteedt 90 seconden aan
6:49
Speaker 2: het beschrijven van wat er is gedaan en wat er
6:50
Speaker 2: is waargenomen. Tegen de tijd dat de audio is afgelopen,
6:53
Speaker 2: heeft Co-Pilot de update opgesplitst in twee zaken die het
6:55
Speaker 2: bedrijf nodig heeft, gestructureerde velden, onderdeelnummers, gebruikte hoeveelheden, arbeidstijd en
7:00
Speaker 2: een leesbare beschrijving voor de servicegeschiedenis. In die beschrijving kan
7:03
Speaker 2: bijvoorbeeld staan dat de storing vergelijkbaar was met een geval
7:06
Speaker 2: van vorig jaar, maar deze keer bij het eerste bezoek
7:08
Speaker 2: is opgelost. Deze extra informatie blijft gekoppeld aan het SZ-record,
7:12
Speaker 2: Wat waardevol is wanneer de unit opnieuw onderhoud nodig heeft.
7:15
Speaker 2: Omdat de AI de details direct in de juiste structuur plaatst,
7:18
Speaker 2: wordt dubbelwerk dat anders door planners of administratief personeel zou
7:22
Speaker 2: worden gedaan, zoals het kopiëren van ruwe tekst naar rapporten,
7:25
Speaker 2: het opnieuw invoeren van voorraadgegevens en het controleren van de garantie, geëlimineerd.
7:30
Speaker 2: De tijd die voorheen werd besteed aan het opruimen van
7:31
Speaker 2: aantekeningen van technici of het opsporen van ontbrekende velden is
7:34
Speaker 2: nu volledig verdwenen. En in tegenstelling tot vrije tekstnotities passen
7:38
Speaker 2: deze gestructureerde gegevens naadloos in rapportage, analyse en facturatieprocessen zonder
7:43
Speaker 2: dat er later nog correcties nodig zijn. Er is nog
7:45
Speaker 2: een subtiel voordeel. Door gegevens in een consistent formaat te
7:48
Speaker 2: standaardiseren maakt co-pilot trend analyses veel betrouwbaarder. Afkortingen, spelfouten of
7:56
Speaker 2: verschillende technici die hetzelfde onderdeel op verschillende manieren benoemen, worden geëlimineerd.
8:02
Speaker 2: Wanneer de operationeel manager zoekt naar alle opdrachten met dat pompmodel,
8:06
Speaker 2: krijgt hij of zij de volledige lijst te zien, in
8:08
Speaker 2: plaats van slechts 80% en een lange rij onjuiste records.
8:11
Speaker 2: Voor de technicus is dit nauwelijks merkbaar. Ze besteden geen
8:14
Speaker 2: 20 minuten meer per opdracht aan administratie en winnen die
8:17
Speaker 2: tijd terug in hun werkdacht. Over meerdere opdrachten kan dit
8:19
Speaker 2: betekenen dat ze een extra afspraak kunnen inplannen zonder hun
8:22
Speaker 2: dienst te verlengen. Voor de back-office betekent dit dat ze
8:24
Speaker 2: direct beschikken over rijkere, schonere gegevens, zonder knelpunten die samenhangen
8:28
Speaker 2: met het moment waarop het buitenteam de gegevens invoert. Voor
8:31
Speaker 2: de klant betekent dit dat rapporten, facturen en follow-ups sneller
8:34
Speaker 2: en met minder fouten verlopen. En hoewel het besparen van
8:37
Speaker 2: minuten per klus een duidelijke winst is, is de verbetering
8:40
Speaker 2: van de nauwkeurigheid verderop in het proces net zo belangrijk.
8:43
Speaker 2: Slechte gegevensregistratie leidt tot slechte planning, verkeerde bestellingen en gemiste garantieclaims.
8:48
Speaker 2: Een systeem dat de kloof in de gegevensregistratie dicht, ligt
8:51
Speaker 2: ook de foutkloof, die moeilijker te zien is maar net
8:53
Speaker 2: zo kostbaar. Dit alles is nog steeds gericht op wat
8:55
Speaker 2: er is gebeurd, het werk dat zojuist is afgerond. Maar
8:58
Speaker 2: zodra het systeem die context in real-time begrijpt, kan het
9:01
Speaker 2: meer doen dan alleen documenteren. Het kan de volgende stap
9:04
Speaker 2: suggereren voordat de technicus er zelfs maar om vraagt. Denk
9:07
Speaker 2: aan real-time probleemoplossing, wat als een technicus vastloopt tijdens een
9:11
Speaker 2: reparatie en de exacte stappen voor de oplossing, het bedradingsschema
9:15
Speaker 2: en de onderdelencontrole op zijn scherm verschijnen nog voordat hij
9:18
Speaker 2: zijn gereedschapskist heeft neergelegd. Niet een half uur later na
9:21
Speaker 2: het doorzoeken van pdf's, niet na heen en weer met
9:24
Speaker 2: het hoofdkantoor, maar direct op het moment dat hij nog
9:26
Speaker 2: naast de apparatuur staat. Dat is het moment waarop begeleiding
9:30
Speaker 2: niet langer iets is waar je naar moet zoeken, maar
9:32
Speaker 2: onderdeel wordt van de workflow zelf. Tegenwoordig, als er een
9:35
Speaker 2: storing optreedt die niet in de standaard checklist staat, beginnen
9:38
Speaker 2: de meeste monteurs in het veld met wat ze bij
9:40
Speaker 2: zich hebben, meestal pdf's op een tablet, misschien de handleiding
9:43
Speaker 2: van vorig jaar, of een paar opgeslagen foto's van eerdere reparaties.
9:47
Speaker 2: Als dat het probleem niet dekt, is de volgende stap
9:49
Speaker 2: iemand bellen, meestal de service manager of een andere ervaren
9:52
Speaker 2: monteur die misschien midden in zijn eigen klus zit. Je
9:54
Speaker 2: komt dan in de wacht te staan, stuurt onvolledige foutcodes
9:57
Speaker 2: via SMS, wachtend tot iemand op kantoor de database controleert.
10:00
Speaker 2: Elke minuut die zo verloren gaat, is een minuut vertraging
10:02
Speaker 2: en een klus die opnieuw wordt uitgesteld. Het wordt nog
10:05
Speaker 2: erger onder tijdsdruk. Klanten willen dat het systeem zo snel
10:07
Speaker 2: mogelijk weer werkt, dus is de verleiding groot om te
10:09
Speaker 2: gokken op basis van de meest voor de hand liggende
10:11
Speaker 2: oorzaak in plaats van de exacte oorzaak te bevestigen. Dat
10:14
Speaker 2: kan ertoe leiden dat een onderdeel wordt vervangen dat niet
10:16
Speaker 2: de oorzaak is, waardoor het probleem een dag of twee
10:18
Speaker 2: wordt gemaskeerd totdat het zich opnieuw voordoet. Wanneer dat gebeurt,
10:21
Speaker 2: heb je een nieuw bezoek. extra reistijd en het ongemakkelijke
10:24
Speaker 2: gesprek over waarom de gerepareerde apparatuur opnieuw defect is geraakt.
10:28
Speaker 2: Het is geen luiheid, het is de realiteit van onvolledige
10:31
Speaker 2: middelen in het veld. Dit probleem pakt Copilot aan door
10:33
Speaker 2: de locatie van de kennis te veranderen. In plaats van
10:36
Speaker 2: dat de technicus gegevens uit statische documenten haalt, stuurt Copilot
10:39
Speaker 2: de juiste informatie in de juiste context. Het koppelt aan
10:41
Speaker 2: de reparatielogboeken van de organisatie, servicehandleidingen, eerdere casusnotices, IOT-sensorgegevens en
10:48
Speaker 2: zelfs onderhoudsgegevens van partners. Op basis van de huidige werkorder...
10:52
Speaker 2: De assetgeschiedenis en het zojuist door de technicus geregistreerde probleem
10:56
Speaker 2: toont het direct relevante instructies. Stel, een technicus werkt aan
11:00
Speaker 2: een coolunit met een intermitterende temperatuursensorstoring. Hij beschrijft het gedrag
11:05
Speaker 2: in co-pilot, sensor geeft korte tijd een hoge waarde aan,
11:09
Speaker 2: normaliseert dan, gebeurt twee keer per dag. Binnen enkele seconden
11:12
Speaker 2: toont het scherm drie eerdere serviceverslagen met vrijwel identieke symptomen.
11:16
Speaker 2: Casus 1, defecte kabelboom, verholpen, geen herhaling. Casus 2, sensor vervangen, verholpen.
11:21
Speaker 2: Casus 3, controllerkaart vervangen, geen verdere problemen. Het toont de
11:24
Speaker 2: exacte onderdeelnummers van de vervangende onderdelen die bij die reparaties
11:27
Speaker 2: zijn gebruikt, de tijd die elke reparatie in beslag nam
11:29
Speaker 2: en bijbehorende notities van de technici die de reparaties hebben uitgevoerd.
11:31
Speaker 2: De onderhoudshistorie van het huidige apparaat laat zien dat de
11:34
Speaker 2: kabelboom al zes maanden geleden is vervangen, waardoor de waarschijnlijke
11:37
Speaker 2: oorzaak direct kan worden vastgesteld. Omdat dit advies niet van
11:40
Speaker 2: het internet is gehaald, is het al afgestemd op de apparatuurmodellen,
11:43
Speaker 2: de onderdelenvoorraad en de procedures die het bedrijf daadwerkelijk gebruikt.
11:47
Speaker 2: Dit betekent dat er geen verwarring ontstaat over incompatibele onderdelen
11:50
Speaker 2: of stappen die niet overeen komen met de configuratie van
11:53
Speaker 2: de klant. En het gaat er niet alleen om het
11:54
Speaker 2: goed te doen, maar om het in één keer goed
11:56
Speaker 2: te doen. Uit statistieken van de buitendienst blijkt dat elke
11:59
Speaker 2: procentpuntstijging van het percentage reparaties dat in één keer goed
12:02
Speaker 2: wordt gedaan, een zichtbare impact heeft op zowel de kosten
12:04
Speaker 2: per klus als de klanttevredenheid. Doordat Co-Pilot de diagnose tijdens
12:07
Speaker 2: het proces begeleidt, verminderen technici het aantal proef- en foutreparaties,
12:11
Speaker 2: wat resulteert in minder herhaalbezoeken. De klant ervaart slechts één
12:14
Speaker 2: reparatiebezoek in plaats van twee of drie. De technicus leert
12:18
Speaker 2: direct van de reparatiehistorie van de organisatie en bouwt ervaring
12:22
Speaker 2: op zonder formele extra trainingen. En omdat de ondersteuning ter
12:26
Speaker 2: plekke wordt geregeld, blijft de technicus op de werklocatie in
12:29
Speaker 2: plaats van tijd te verliezen met terugrijden naar de werkplaats
12:32
Speaker 2: of te wachten op een telefoontje van het hoofdkantoor. De
12:34
Speaker 2: echte verandering zit hem in het ritme. Problemen die voorheen
12:37
Speaker 2: de dag stilechten, worden nu tijdens dezelfde servicebeurt opgelost. Dat
12:40
Speaker 2: betekent meer klussen per shift, minder vertragingen die doorcijpelen naar
12:44
Speaker 2: de planning van morgen en minder belasting voor de backoffice
12:46
Speaker 2: met onopgeloste tickets. De kennis die voorheen in een aparte
12:49
Speaker 2: silo zat, maakt nu deel uit van de gereedschapskist van
12:52
Speaker 2: de buitendienst. En zodra het systeem niet alleen de huidige
12:54
Speaker 2: storing begrijpt, maar ook het patroon van wat er vervolgens
12:57
Speaker 2: waarschijnlijk zal misgaan, kan het eerder ingrijpen en waarschijnlijke behoeften
13:00
Speaker 2: signaleren voordat de technicus de behuizing zelfs maar opent. Daar
13:04
Speaker 2: komen de echte efficiëntiewinsten vandaan. Dus onderdelen en planning voor
13:08
Speaker 2: de vraag. De kortste reparatie is die waarbij het juiste
13:11
Speaker 2: onderdeel al in de bus ligt. Geen extra telefoontjes, geen vervolgbezoek,
13:15
Speaker 2: geen uitleg aan de klant waarom je terug moet komen
13:17
Speaker 2: als het onderdeel binnen is. Maar de meeste buitendienstmedewerkers werken
13:20
Speaker 2: vandaag de dag nog steeds volgens een reactief model. Een
13:23
Speaker 2: technicus stelt de diagnose, bevestigt wat er nodig is en
13:26
Speaker 2: dient pas daarna de bestelling in. In het beste geval
13:28
Speaker 2: rijdt een chauffeur het onderdeel dezelfde dag nog op vanuit
13:30
Speaker 2: het magazijn. In het slechtste geval is het een wachttijd
13:33
Speaker 2: van meerdere dagen en een gefrustreerde klant die naar apparatuur
13:35
Speaker 2: start die nog steeds niet werkt. We hebben allemaal wel
13:37
Speaker 2: eens gezien hoe snel een ontbrekend onderdeel een planning in
13:40
Speaker 2: de war kan gooien. Een klus die 40 minuten zou
13:42
Speaker 2: moeten duren, loopt uit op twee bezoeken. Dat betekent meer reistijd,
13:46
Speaker 2: meer herplanningen, meer administratie voor de planning en het domino-effect
13:49
Speaker 2: van latere klussen die worden uitgesteld. De klant ondervindt de
13:52
Speaker 2: vertraging dubbel. Ten eerste doordat de apparatuur langer offline blijft
13:56
Speaker 2: en ten tweede doordat er tijd vrijgemaakt moet worden voor
13:58
Speaker 2: een nieuwe afspraak. Deze vertragingen hebben niet alleen een negatieve
14:00
Speaker 2: invloed op de klanttevredenheid, ze drijven de kosten per klus
14:03
Speaker 2: ook op een manier die moeilijk terug te verdienen is.
14:05
Speaker 2: Dit is waar Co-Pilot het anders aanpakt. In plaats van
14:08
Speaker 2: te wachten tot de diagnose is afgerond en dan pas
14:10
Speaker 2: te bestellen, luistert het naar wat de technicus rapporteert en
14:12
Speaker 2: begint het op de achtergrond met het zoeken naar onderdelen.
14:14
Speaker 2: Het systeem geeft niet alleen de woorden door, maar koppelt
14:17
Speaker 2: ze ook aan het werkrecord, het specifieke model dat wordt onderhouden,
14:20
Speaker 2: de volledige onderhoudshistorie en de onderdelenlijst die het bedrijf gebruikt.
14:23
Speaker 2: Als de monteur tijdens de spraak-update zegt motoras gebroken, kan
14:26
Speaker 2: Co-Pilot controleren welke motor dat model gebruikt, of deze op
14:30
Speaker 2: voorraad is en waar de dichtstbijzijnde voorraad zich bevindt. Stel
14:32
Speaker 2: je een klus vooraan een transportband in een magazijn. Tijdens
14:35
Speaker 2: het aanspannen van een band ziet de monteur een vastgelopen motor.
14:38
Speaker 2: Hij meldt dit in zijn workflow-update, motor op baan 4
14:41
Speaker 2: is vastgelopen, lagers kapot. Voordat de monteur zelfs maar opkijkt,
14:45
Speaker 2: heeft Co-Pilot het exacte onderdeelnummer van de vervangende motor opgezocht,
14:48
Speaker 2: bevestigt dat er twee in het dichtstbijzijnde depot op 19
14:51
Speaker 2: kilometer afstand liggen en aangegeven dat er één kan worden
14:53
Speaker 2: geleverd voor het einde van de huidige klus. In plaats
14:56
Speaker 2: van naar het depot te rijden of morgen een nieuwe
14:57
Speaker 2: afspraak te maken, kan de monteur de motor vandaag nog vervangen.
15:00
Speaker 2: Zo'n voorspelling tijdens de klus voorkomt veel onnodige kilometers. Je
15:04
Speaker 2: hoeft geen tweede vrachtwagen te sturen om één onderdeel te leveren.
15:07
Speaker 2: Het is sneller voor de klant en goedkoper voor het bedrijf.
15:09
Speaker 2: De impact is merkbaar in het hele wagenpark. Als vijf
15:12
Speaker 2: monteurs elk één onnodige rit per week vermijden, scheelt dat
15:15
Speaker 2: tientallen uren en leidt het tot lagere brandstof en arbeidskosten
15:18
Speaker 2: die direct in de begroting terug te vinden zijn. Het
15:20
Speaker 2: verandert ook de manier waarop de voorraad zich gedraagt. Voorspellende
15:23
Speaker 2: suggesties zorgen ervoor dat onderdelen constant in beweging blijven in
15:25
Speaker 2: plaats van maandenlang te blijven liggen totdat iemand ze nodig heeft.
15:27
Speaker 2: Voorraad die regelmatig wordt aangevuld, is voorraad die aansluit op
15:30
Speaker 2: de werkelijke vraag. Na verloop van tijd stelt het systeem
15:33
Speaker 2: je in staat om, dankzij de kennis van welke klussen
15:35
Speaker 2: welke onderdelen vereisen, de voorraad in elke bestelwagen of de
15:37
Speaker 2: opslag in elke regio nauwkeurig af te stemmen. Dat vermindert
15:40
Speaker 2: het probleem van ongebruikte voorraad en maakt voorraad tekorten minder waarschijnlijk.
15:43
Speaker 2: En dit is niet alleen gebruiksgemak, het is operationele intelligentie.
15:47
Speaker 2: Wanneer Co-Pilot ziet dat hetzelfde onderdeel wordt aangevraagd voor tientallen
15:51
Speaker 2: klussen in verschillende regio's, krijgt de inkoopafdeling een vroege waarschuwing.
15:55
Speaker 2: Dat kan inkoopbeslissingen beïnvloeden voordat er tekorten ontstaan, helpen bij
15:58
Speaker 2: het onderhandelen over betere prijzen voor bulkbestellingen of zelfs een
16:01
Speaker 2: controle op een groter product defect ingang zetten. Bij een
16:04
Speaker 2: individuele klus is het resultaat duidelijk. Het juiste onderdeel op
16:07
Speaker 2: de juiste plaats op het juiste moment. Binnen de serviceafdeling
16:10
Speaker 2: vindt er een verschuiving plaats van reageren op bestellingen na
16:13
Speaker 2: diagnose naar proactief plannen op basis van patronen. Reparatiecycli worden verkort,
16:19
Speaker 2: niet door medewerkers sneller te laten werken, maar door de
16:22
Speaker 2: verloren tijd tussen het vinden van de storing en het
16:24
Speaker 2: verkrijgen van het benodigde onderdeel te elimineren. De monteur heeft
16:28
Speaker 2: minder te maken met vastgelopen klussen. De klant krijgt vaker
16:31
Speaker 2: in één bezoek een oplossing. De backoffice hoeft minder vervolgafspraken
16:35
Speaker 2: in te plannen en bespaart op overuren of spoedleveringen. En
16:38
Speaker 2: het management krijgt nauwkeurigere voorraadgegevens die het werkelijke gebruik weer
16:42
Speaker 2: spiegelen in plaats van giswerk. Met snellere registratie in het
16:46
Speaker 2: veld en intelligente besluitvorming tijdens de klus bespaar je niet
16:49
Speaker 2: alleen tijd, maar bouw je ook een serviceafdeling op die
16:51
Speaker 2: continu betere informatie levert voor de volgende beslissing. En die
16:55
Speaker 2: beslissingen stoppen niet bij de servicebus. Ze bepalen hoe de
16:58
Speaker 2: gehele backoffice in real-time plant, toewijst en reageert. Van aantekeningen
17:02
Speaker 2: in de servicebus tot dashboards voor het management, de aantekeningen
17:05
Speaker 2: van de monteur stonden vroeger op een klembord of werden
17:07
Speaker 2: in een serviceapp gegooid die pas aan het einde van
17:09
Speaker 2: de dienst werd aangeraakt. Nu kunnen ze al in je
17:11
Speaker 2: analyse dashboard verschijnen voordat de bestelwagen zelfs maar de oprit
17:15
Speaker 2: van de klant verlaat. Deze verandering heeft invloed op wie
17:17
Speaker 2: er op de data kan reageren en hoe snel, want
17:19
Speaker 2: het gaat niet alleen om snellere data-acquisitie, maar om verbonden data-acquisitie.
17:22
Speaker 2: Zodra CoPilot de details van de klus structureert en bevestigt,
17:25
Speaker 2: blijven ze niet in een geïsoleerde omgeving. Ze worden direct
17:27
Speaker 2: geïntegreerd in de rest van de Dynamics 365 omgeving, waar facturering,
17:31
Speaker 2: servicebeheer en resourceplanning plaatsvinden. Dit betekent dat zodra een werkorder
17:34
Speaker 2: in het veld is afgesloten, de facturering automatisch kan worden geactiveerd.
17:38
Speaker 2: Service rapporten worden gegenereerd zonder dat iemand handgeschreven notities hoeft
17:41
Speaker 2: te controleren aan de hand van het CRM-systeem. Voorraadgegevens worden
17:44
Speaker 2: in real-time aangepast op basis van de onderdelen die tijdens
17:47
Speaker 2: de klus zijn geregistreerd, zodat de inkoopafdeling verschuivingen in voorraadniveaus
17:50
Speaker 2: kan zien voordat er tekorten ontstaan. Voor resource-allocatie worden updates
17:53
Speaker 2: over de voltooiing van de klus direct in het planningsysteem weergegeven,
17:56
Speaker 2: waardoor de volgende beschikbare tijd voor de monteur vrijkomt zonder
17:59
Speaker 2: dat er gebeld hoeft te worden om te bevestigen dat hij,
18:01
Speaker 2: zij klaar is. Je ziet het verschil met de oude vertraging.
18:04
Speaker 2: Als een technicus om half zeven s'avonds gegevens invoert, ziet
18:07
Speaker 2: de backoffice deze pas de volgende ochtend. Die vertraging is
18:09
Speaker 2: niet alleen een probleem, maar beïnvloedt ook de kwaliteit van
18:12
Speaker 2: de besluitvorming. Als een supervisor de gegevens van het einde
18:14
Speaker 2: van de dag bekijkt om werk voor de volgende dag
18:16
Speaker 2: toe te wijzen, werkt hij of zij met verouderde cijfers.
18:19
Speaker 2: De voorraad ziet er op papier misschien goed uit, maar
18:21
Speaker 2: kan in werkelijkheid al ontoerijkend zijn. Vervolgwerkzaamheden die ingepland hadden
18:25
Speaker 2: kunnen worden terwijl de technicus nog in het veld was,
18:27
Speaker 2: worden twee dagen uitgesteld. Stel je nu voor dat je
18:29
Speaker 2: PowerBee halverwege de dag opent en een nauwkeurige livekaart ziet
18:33
Speaker 2: van wat er is voltooid, wat er in uitvoering is
18:35
Speaker 2: en welke onderdelen zijn verplaatst. Je hoeft geen meerdere rapporten
18:38
Speaker 2: te genereren of spreadsheets samen te voegen. Alles wordt gevoed
18:41
Speaker 2: door dezelfde verbonden datastroom. Als er voor de lunch vijf
18:44
Speaker 2: compressoren op drie locaties zijn vervangen, is die trend direct zichtbaar,
18:49
Speaker 2: niet pas wanneer iemand de klussen van vorige week bekijkt.
18:52
Speaker 2: Dankzij die transparantie kun je klussen tussen teams verschuiven, onderhoudsplannen
18:56
Speaker 2: bijwerken of leveringen coördineren zonder te wachten op handmatige consolidatie.
19:01
Speaker 2: Backoffice workflows worden efficiënter omdat ze parallel kunnen lopen met
19:04
Speaker 2: het werk in het veld in plaats van erna. Contractupdates
19:07
Speaker 2: kunnen al worden gestart zodra een bepaalde service drempel is bereikt.
19:10
Speaker 2: Als er een garantieclaim wordt ingediend naar aanleiding van een
19:12
Speaker 2: reparatie van vandaag, kan het bijbehorende papierwerk worden verwerkt terwijl
19:14
Speaker 2: de klus nog vers in het geheugen ligt. Als een
19:16
Speaker 2: veiligheidsinspectie een probleem aan het licht brengt dat een compliance
19:18
Speaker 2: controle vereist, kunnen de juiste personen diezelfde middag nog op
19:21
Speaker 2: de hoogte worden gesteld. Er is geen wachttijd totdat het
19:23
Speaker 2: papierwerk binnenkomt. De standaardisatie die in Co-Pilot-samenvattingen is ingebouwd, maakt
19:27
Speaker 2: dit schaalbaar. De gegevens van elke technicus komen in dezelfde structuur,
19:31
Speaker 2: dezelfde velden en dezelfde formaten terecht, waardoor analyses geen last
19:34
Speaker 2: hebben van inconsistente invoer. Als u de gemiddelde reparatietijd voor
19:37
Speaker 2: een specifiek model bijhoudt, hoeft u geen spellingsvarianten te corrigeren
19:40
Speaker 2: of onderdelenbeschrijvingen te standaardiseren. Die consistentie werpt zijn vruchten af
19:44
Speaker 2: wanneer u trendanalyses of prognoses uitvoert. Een servicebedrijf dat gestructureerde
19:49
Speaker 2: real-time jobdata gebruikte, zag een zodanige efficiëntiewinst in de planning
19:52
Speaker 2: dat er een extra afspraak per technicus per week kon
19:55
Speaker 2: worden ingepland. Niet door sneller te werken, maar omdat planners
19:58
Speaker 2: met zekerheid konden zien wie er daadwerkelijk beschikbaar was en
20:01
Speaker 2: welke klussen waren afgerond. Wanneer de data live en nauwkeurig is,
20:04
Speaker 2: hoeft u geen extra tijd in te plannen voor het
20:06
Speaker 2: geval dat en kunt u gaten opvullen zodra ze zich voordoen.
20:09
Speaker 2: Dat is waar real-time nauwkeurigheid een capaciteitsboost oplevert en niet
20:12
Speaker 2: alleen de planning profiteert daarvan. De financiële afdeling hoeft niet
20:15
Speaker 2: meer te zoeken naar ontbrekende artikelnummers voor de facturering. De
20:18
Speaker 2: operationele afdeling kan de routes voor de middag aanpassen op
20:21
Speaker 2: basis van het onderdelenverbruik in de ochtend. Service managers kunnen
20:24
Speaker 2: dezelfde dag nog een escalatierapport opvragen. Dit alles komt voort
20:28
Speaker 2: uit het werken met één betrouwbare bron van gegevens, zonder
20:31
Speaker 2: aparte versies voor het veld en het kantoor. Wanneer veldgegevens
20:34
Speaker 2: op deze manier direct in de operationele infrastructuur worden geïntegreerd,
20:38
Speaker 2: hoef je administratie niet langer als een apart, vertraagd proces
20:40
Speaker 2: te beschouwen. De reparatie is voltooid en de bedrijfsprocessen die
20:44
Speaker 2: daarop volgen, beginnen.