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07 #BestPractice: SAP-Altsysteme compliant stilllegen – Retention Box im Praxis-Deep-Dive · re:invented – Der Business Podcast für Prozesse, Cloud & Transformation

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0: Willkommen zu re:invented – dem Business Podcast von Scheer IDS
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0: Wir sprechen über Cloud, Prozesse und digitale Transformation
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0: – praxisnah verständlich und immer mit Blick auf das, was Ihrem Unternehmen echten Mehrwert bietet.
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0: Herzlich willkommen zu einer weiteren Folge. Ich bin Susan Zare, freue mich,
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0: wieder Fragen stellen zu dürfen. Und lasst uns mal in dieser Folge zu Beginn festhalten:
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0: Viele Unternehmen haben ihr ERP bereits in die Cloud überführt oder stecken mittendrin
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0: in der S/4HANA-Transformation. Oder anders gesagt, wenn Unternehmen ihr System umstellen,
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0: dann ist schnell die Frage da: Was passiert mit den alten SAP-Systemen,
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0: die weiterhin verfügbar bleiben müssen – aus ganz unterschiedlichen Gründen – aber eben
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0: auch Kosten mit sich bringen. Darüber muss man sich Gedanken machen, denn es ist klar:
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0: Der Dauerbetrieb dieser Altsysteme, der ist ganz schön teuer und der kann auch
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0: riskant sein. Genau darüber wollen wir sprechen, denn die Scheer IDS bietet dafür eine Lösung,
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0: die Retention Box, und wie man mit der umgeht, woher sie kommt und was sie bringen kann – darüber
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0: kann ich jetzt sprechen mit Martin Rosahl. Er ist
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0: Experte für Managed Services bei der Scheer IDS. Ich grüße dich, Martin.
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0: Hallo Susan. Grüß dich!
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0: Martin, viele Unternehmen haben, ich habe es gerade schon gesagt,
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0: diese ERP-Landschaft modernisiert, sind dabei. Aber die alten SAP-Systeme bleiben ja trotzdem
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0: hängen. Warum müssen wir darüber sprechen, wie wir mit diesen alten Systemen umgehen?
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0: Danke für die Frage, das ist ein guter Punkt. Natürlich wollen viele Leute oder
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0: viele Unternehmen in Richtung S/4HANA oder müssen Richtung S/4HANA gehen,
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0: tun das auch in den nächsten Jahren oder sind schon mittendrin bzw.
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0: haben es schon geschafft und müssen sich Gedanken machen dazu: Was ist denn mit
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0: meinen alten Systemen, wo ja auch wichtige, wirtschaftsrelevante Belegdaten drin sind,
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0: die jetzt möglicherweise nicht ins neue System überführt worden sind? Und dadurch, dass wir ja
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0: in regulierten Branchen arbeiten, aber auch so Aufbewahrungsfristen
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0: gegenüber dem Gesetzgeber haben, müssen halt Daten für x Jahre, Belegdaten,
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0: aufbewahrt werden. Und hier genau kommt unsere Retention Box mit ins Spiel,
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0: die genau diese Lücke schließt und so schließt, dass nicht am Ende des Tages ein
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0: Altsystem wie ein neues System betrieben werden muss, also mit denselben Kosten
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0: betrieben werden muss. Wir sind dort effizient unterwegs und können somit
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0: eine sichere und auch saubere Lösung darstellen, um das zu gewährleisten.
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0: Was sind denn so typische Risiken, die Unternehmen vielleicht auch unterschätzen,
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0: wenn sie Altsysteme weiterlaufen lassen?
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0: In allererster Linie sind das Kostenrisiken, in die sie reinsteuern.
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0: Weil der Betrieb von SAP-Systemen ist bekanntlich jetzt nicht das günstigste Mittel der Wahl. Es
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0: muss halt sauber betrieben werden. Es muss auch compliance- und audit-sicher betrieben werden.
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0: Und das stellt die Scheer sicher. Das stellt die Scheer insofern sicher, dass sie sozusagen für
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0: sehr viele Kunden dieses SAP-Hosting, wie man es so schön nennt, auch bereitstellt. Und wenn die
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0: Kunden jetzt im Zuge der S/4HANA-Transformation Richtung SAP ERP Cloud bzw. SAP On-Prem
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0: weitergehen, ihre Landschaft überdenken müssen und ein Altsystem entsteht,
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0: was so, wie es jetzt auch kostet, nicht weiter kosten soll und darf.
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0: Da haben wir eine Lösung mit der Retention Box geschaffen, die bis zu 80 Prozent der
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0: Kosten einspart, aber gleichzeitig auch dem Kunden die Möglichkeit gibt, immer wieder in
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0: sein altes System reinzuschauen. Sei es für die interne Belegschaft, für die Mitarbeiter,
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0: die halt noch mal alte Belegdaten einsehen müssen oder aber auch für Audits, die ja
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0: auch regelmäßig stattfinden, wenn Wirtschaftsprüfer über die Daten
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0: schauen müssen. Da muss man denen den Zugriff gewährleisten und das
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0: funktioniert genauso gut, aber mit deutlich weniger Kosten in einem solchen Retention-System.
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0: Also sie virtualisiert SAP-Systeme, um es vielleicht noch mal irgendwie
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0: für mich so verständlich zu machen. Kann man das sagen,
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0: das ist so eine Art digitales Schließfach dann von dem alten System oder vielleicht
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0: kannst du vielleicht noch mal mir erklären, dass ich es noch mal richtig verstehe.
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0: Ja.
4:23
0: Sehr gerne, sehr gerne. Also es gibt ja verschiedene Szenarien, ein SAP-System
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0: zu betreiben. Es gibt die Szenarien, dass das bei Kunden sozusagen im Keller steht,
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0: das altbewährte Mittel. Dann gibt es die Szenarien, dass man eine Private Cloud nutzt,
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0: wo sehr, sehr viele Dienstleister, unter anderem auch die Scheer, unterwegs sind.
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0: Und dann gibt es natürlich den goldenen Weg, dass man die Systeme sozusagen gleich in eine
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0: Public Cloud bei einem Hyperscaler, wie die Scheer das bei Microsoft Azure macht, überführt
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0: beziehungsweise die Systeme dort auch betreibt und auf genau dieser Plattform
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0: setzt halt auch die Retention Box auf, dass die Systeme in Microsoft Azure auf
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0: einer kostengünstigen Plattform liegen, als dass sie in einem Regelbetrieb liegen können,
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0: und dadurch spart man sozusagen Kosten für die Kunden ein.
5:21
0: Also, damit spart man eben ordentlich Kosten ein. Trotzdem stelle ich mir jetzt natürlich die Frage,
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0: wie groß wäre denn der Aufwand, wenn Unternehmen ihre Altsysteme vielleicht im Eigenbetrieb
5:32
0: halten würden im Vergleich? Also technisch, organisatorisch, wie kann ich mir das vorstellen?
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0: Genau. Also es ist ja so, dass zu einem SAP-Betrieb immer dazugehört,
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0: dass auch so ein System gepflegt wird. Es gibt die SAP-Basis-Seite, so nennt sich die,
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0: und die SAP-Applikationsseite, die beide von der Scheer auch unter anderem betreut werden
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0: können. Und wenn wir jetzt auf dieser Basisseite schauen,
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0: muss so ein System halt regelmäßig gepatcht werden, security-relevante Sachen müssen
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0: eingespielt werden. Es muss halt so überwacht sein und am Laufen und am Leben gehalten werden,
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0: dass es für den Kunden nutzbar ist. Ein System, so ein SAP-System, ist ja auch geschäftsrelevant.
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0: Da sind geschäftsrelevante Daten drin, Abläufe, Prozesse, die für Unternehmen dargestellt werden,
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0: und wenn man das weiterlaufen lässt, dann produziert das natürlich dieselben Kosten
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0: für den normalen Betrieb auch weiterhin. Und das möchte man nicht. Man muss Personal möglicherweise
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0: vorhalten oder auch das Personal des Dienstleisters weiterhin so bezahlen,
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0: als würde man das System aktiv nutzen. Was ja dann, wenn man in Richtung S/4HANA,
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0: gucken wir jetzt einfach mal in die SAP ERP Cloud, also das RISE-Modell wählt, dann
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0: nicht mehr notwendig wäre, nicht mehr in diesem Umfang notwendig wäre.
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0: Und dadurch kann man sozusagen die Retention Box nutzen, denn die bindet das Nötigste,
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0: was man braucht für den Betrieb, und realisiert dann sozusagen auf einer
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0: anderen Kostenebene für Kunden genau diesen Retention-Box-Modus, den man dann gehen würde.
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0: Also dieser Mehrwert, der erschließt sich mir eigentlich ganz gut. Trotzdem würde ich gerne
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0: noch mal fragen, wo kommt das eigentlich her? Wie eigentlich sind wir dazu gekommen, diese Retention
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0: Box zu nutzen? Weil das fängt ja wohl damit erst mal an, dass man sich die Frage stellen muss,
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0: glaube ich jetzt mal, aus regulatorischer Sicht beispielsweise, warum kann man nicht
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0: einfach diese Systeme abschalten? Also wo fängt das an und wie kam man dann zur Retention Box?
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0: Genau, es ist ja jedes Land unterschiedlich und wenn wir in Deutschland unterwegs sind und die
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0: Scheer ist ja in der Regel bei deutschen Kunden, die international agieren, unterwegs, obliegt
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0: jedem Unternehmen eine Mindestaufbewahrungspflicht ihrer Daten, ihrer Akten im alten, altmodischen
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0: Sinne, auch ihrer geschäftsrelevanten Daten. Und dahingehend, wenn man in eine neue Welt
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0: umzieht sozusagen, die SAP-RISE-Welt, wenn wir jetzt die mal als Beispiel nehmen, dann wird
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0: sehr viel Neues kreiert. Also das System bekommt neue Prozesse, man geht mit dem System auch in
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0: die Cloud, also das wird dann auf verschiedenen Hyperscalern, wird eine Möglichkeit gegeben,
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0: eben das zu hosten, das wird alles von der SAP realisiert und in dieser neuen Welt
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0: sind dann aber die alten Daten so nicht überführt und diese alten Daten müssen weiterhin aufbewahrt
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0: werden. Also aus verschiedensten Branchen gibt es dort Aufbewahrungsfristen von bis zu 25 Jahren,
8:40
0: weil man halt Daten hat, wie zum Beispiel im Public Sektor, Baudaten, baurelevante Daten,
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0: geschäftskritische Daten, die aufbewahrt werden müssen und die müssen vorgehalten
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0: werden. Die müssen nicht vorgehalten werden, dass man da jeden Tag, zu jeder Zeit immer
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0: rankommt. Dann wäre man nämlich im Weiterbetrieb des Altsystems. Die müssen so vorgehalten werden,
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0: dass man sozusagen uns als Dienstleister, wenn man diesen Service nutzen möchte,
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0: einen Service Request, ein Ticket einstellt und dann in
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0: diesem Ticket sozusagen mitteilt, man braucht den Zugriff auf die SAP-Umgebung,
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0: auf die alte Umgebung von Zeitpunkt X bis Y und in diesem Zeitpunkt gewähren
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0: wir sozusagen den Zugriff auf die Systeme und ansonsten ruhen die
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0: Systeme. Die sind dann sozusagen im Sleep Mode und verursachen in dem Sinne keine
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0: großen laufenden Kosten. Das ist ein geringfügiger Kostenblock,
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0: der entsteht für das Vorhalten der Daten. Die müssen ja irgendwo liegen. Die liegen
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0: ja nicht bei irgendjemandem im Keller, sondern in dem Sinne in Azure, genau,
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0: also Microsoft Azure. Und diese Daten sind dann auf Zuruf bzw. auf Bedarf verfügbar.
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0: müssen gelagert und gespeichert werden.
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0: und werden auch nur dem Kunden so verfügbar gemacht,
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0: dass er sie einsehen kann. Er kann sie nur lesen. Er kann die Daten nicht mehr verändern.
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0: Das ist tatsächlich auch wahrscheinlich der Punkt,
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0: der sich am meisten von der klassischen Archivierung unterscheidet, oder?
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0: Ja, in dem Sinne, beziehungsweise auch die Tatsache, dass eine klassische Archivierung,
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0: so wie es viele Unternehmen nutzen, die Daten ja ein Stück auslagert,
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0: aber verfügbarer macht, wenn man sie jetzt auch auf die Schnelle braucht.
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0: Wenn ich als End-User sozusagen auf meine alten Daten von vor fünf, sechs Jahren,
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0: die archiviert worden sind, zugreifen möchte, dann sind die ein paar Klicks entfernt und
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0: ich muss geringfügige Wartezeiten in Anspruch nehmen, also in Kauf nehmen.
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0: Bei diesem Retention-System ist es so, dass der Kunde nach einem abgeschlossenen Projekt,
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0: wo die Rechte und die Rollen einfach noch mal durch die Scheer quergecheckt
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0: werden und finalisiert werden, sodass quasi auch alle Daten
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0: eingeschränkt sind und geprüft sind, dass die nicht mehr für den Kunden im alltäglichen Bedarf
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0: zur Verfügung stehen. Nur noch auf Anfrage bei Bedarf. Solche Bedarfe sind dann halt
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0: die Wirtschaftsprüfer, die sich dann auch des Öfteren ankündigen und diese einsehen müssen.
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0: Dafür wird dann ein spezieller Raum eingerichtet, wo nur der Kunde beziehungsweise der Dritte
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0: nach Bedarf drauf kann und dann diese Daten einsehen kann. Das aber auch nur
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0: für einen bestimmten Zeitraum. Die sind jetzt nicht über Monate hinweg verfügbar,
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0: sondern wirklich auf einen angemeldeten Zeitraum,
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0: dass sie danach wieder in den Ruhemodus versetzt werden können, weil sonst würde man die Daten
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0: ja dauerhaft vorhalten und sie produzieren mehr Kosten, die man ja nicht haben möchte.
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0: Jetzt hast du gerade schon so ein Praxisbeispiel genannt, wann man eben auf so eine Retention Box
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0: zugreifen müsste beispielsweise. Kannst du uns vielleicht noch mal einen anderen typischen
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0: Kundenfall skizzieren, vielleicht auch so im Vergleich, welche Herausforderungen man ohne
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0: Retention Box zu mit der Retention Box hätte, einfach noch mal, um es besser greifen zu können.
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0: Also im Grunde genommen gibt es verschiedenste Szenarien. Also jedes Unternehmen ist da auch
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0: ein Stück weit anders. Die einen haben halt eine Auflage, dass sie die Daten X Jahre,
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0: Jahrzehnte aufbewahren müssen. Andere halten sich dann an die
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0: minimalen gesetzlichen Vorschriften und dann können die Daten sozusagen
12:25
0: also müssen nicht mehr verfügbar sein, aber in der Regel ist es so, dass wenn ein Unternehmen
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0: in Richtung S/4HANA geht, auch Prozesse neu gestaltet. Und da kommt es durchaus noch
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0: mal vor, dass ein Unternehmen, wenn es schon im Neugestalten der Prozesse ist, das S/4HANA-Projekt
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0: dann in den ersten Steps abgeschlossen ist, also die Migration erfolgreich ist, dann doch noch mal
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0: in alte Geschäftsdaten reinschauen muss. Wie war das denn früher? Wie haben wir das dann
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0: da gemacht? Dass da das Wissen meistens auch bei den Mitarbeitern liegt, wenn die in Rente gehen,
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0: wenn sie den Job wechseln, dann vielleicht nicht mehr da ist und dass dann der Need da ist,
13:05
0: auch in diese Daten noch mal reinschauen zu müssen. Und da ist natürlich auch
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0: die Gelegenheit da. In der Regel ist die Retention Box so aufgebaut, dass wir sagen,
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0: es gibt einmal pro Monat den Need aus dem Kundenbereich heraus, in diese Daten
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0: schauen zu müssen. Der ist aber nicht lang, der wird dann für 24 Stunden bereitgestellt,
13:26
0: wobei der Kunde dann seinen Arbeitstag zur Verfügung hat,
13:30
0: diese Daten dann einzusehen. Die restliche Zeit der 24 Stunden ist halt in Vorbereitung
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0: und in Nachbereitung. Wenn wir das System wieder hochfahren, dann schauen wir einmal
13:40
0: die Minimal-Security-Anforderungen, die so ein System haben muss, dass es auch soweit
13:47
0: auf einem aktuellen Stand ist, und bringen das dann sozusagen wieder nach
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0: Abschluss des Durchschauens der Daten wieder in den Sleep Mode rein. Und da
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0: liegt es dann so lange, bis wieder der Need da ist, dass der Kunde dort Daten
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0: einsehen muss oder jemand Externes wie ein Wirtschaftsprüfer sich anmeldet.
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0: Das als praktisches Praxisbeispiel und auch der Aspekt der Kosten ist
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0: für mich nachvollziehbar. Sicherheit haben wir auch schon angesprochen,
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0: aber vielleicht noch mal abschließend. Ja, Punkt Sicherheitsrisiken. Was müssen wir da
14:21
0: beachten bei der Retention Box? Vielleicht auch im Vergleich zu klassischen anderen Systemen.
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0: Also wir haben uns bewusst für die Variante in Microsoft Azure entschieden, da die Daten dort
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0: DSGVO-konform aufbewahrt werden können. Das ist halt auch mehr im EU-Datenraum eine regulatorische
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0: Anforderung für solche Aufbewahrungsthemen. Da ist man relativ gut unterwegs. Microsoft investiert
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0: sehr viel Geld jährlich in die Weiterentwicklung von Security-Mechanismen, sicheren Rechenzentren
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0: und kann das sozusagen alles in einem Produkt oder in solchen Produkten vereinen. Da kommen
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0: wir dann sozusagen auf diese Sicherheit drauf. Die Sachen sind alle geprüft, zertifiziert und
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0: in dem Sinne kann der Kunde sichergehen, dass die Daten dort compliant abliegen.
15:19
0: Wie schnell – wenn ich jetzt das Unternehmen umstellen möchte – wie
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0: schnell lässt sich denn ein Altsystem in die Retention Box überführen?
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0: Es kommt immer ein bisschen auf den Umfang an. Jedes SAP-System von Kunden ist unterschiedlich.
15:35
0: Das muss man ganz klar festhalten. Und die einen Kunden haben halt deutlich größere
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0: Systeme als andere. Und dann entscheidet auch der Umfang der zu überführenden Daten.
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0: Immer noch das Projekt, was dann geführt wird. Wir haben als Erfahrung gesagt,
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0: weil wir dann ja aus vielen Projekten auch kommen und da dieser Need entsteht,
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0: dass man zwischen fünf bis maximal zehn Personentage dort investieren muss,
16:02
0: einmal die Rollen und Berechtigungen quer zu checken, vorzubereiten für
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0: den Retention-Modus und das Überführen in diesen Retention-Modus, also der Daten in die
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0: Microsoft-Azure-Welt, ist relativ schnell gemacht.
16:17
0: Das kann, wenn man das stringent durchzieht und durchgeplant ist,
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0: gehört natürlich auch Vorbereitung des Kunden mit dazu, innerhalb weniger Wochen auch stattfinden.
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0: Was sind da so die wichtigsten Schritte,
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0: also wenn man es mal wirklich so in Schlagworten dann aufführen müsste.
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0: Also ganz, ganz wichtig ist – und das merken wir
16:36
0: halt auch aus unseren Projekten heraus –, dass der Need während des Projekts,
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0: während des Laufens schon entsteht, dass der Kunde sich natürlich im Vorfeld und
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0: sollten wir in solchen Beratungsprojekten mit aktiv sein, bringen wir genau solche
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0: Themen auch mit an, dass er sich rechtzeitig darüber bewusst ist, dass solch ein Budget,
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0: auch wenn es nicht riesengroß ist, aber ein Teil des großen Ganzen sein sollte oder sein muss am
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0: Ende des Tages und dass das auch mit geplant wird. Und dann natürlich auch im Zuge des Go-Lives ins
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0: neue System solch ein Übergang von einem Altsystem in ein Retention-System auch sichergestellt wird.
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0: Jeder Kunde handhabt das anders, solch einen Übergang. Die einen sagen, wir lassen unser
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0: Altsystem mindestens noch ein halbes bis ein Jahr laufen, weil wir davon ausgehen,
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0: dass wir öfter dort noch mal rein müssen, auch wenn wir es nicht mehr produktiv nutzen. Andere
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0: Kunden sagen, das kann nach wenigen Wochen schon in den Retention-Modus überführt werden,
17:35
0: weil wir uns sicher sind, das Projekt läuft so sauber durch, dass die Daten dort
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0: dann abgelegt werden können. Das ist wirklich sehr, sehr individuell. Es kann halt sehr, sehr
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0: schnell gehen, wenn ein Kunde das forciert, aber es kann halt auch in einem Projekt – und solche
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0: SAP-Projekte sind halt nicht in Monaten zu rechnen – passieren. Es gibt große Unternehmen, die machen
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0: das seit Jahren schon, dass dann halt so ein System mitgenommen wird und überführt werden kann.
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0: Also man kann jetzt nicht sagen,
18:05
0: das dauert mindestens ein paar Monate oder maximal ein paar Monate.
18:10
0: Also vielleicht vom Entstehen der Anforderungen beziehungsweise vom Platzieren der Anforderungen
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0: bis zur Überführung könnte man, wenn man das in einem Sprint durchzieht und alle Daten und Fakten
18:20
0: vorliegen, also die Größe des Systems, der Datenbank, die damit reinspielen,
18:27
0: und bis hin zum Deployment und Überführen der Daten in Azure, könnte man das im Idealfall in
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0: anderthalb bis zwei Monaten schon durchführen. Aber im Idealfall bewegen wir uns dann
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0: im luftleeren Raum sozusagen, das ist der goldene Weg und der trifft
18:46
0: meistens so nicht ein, muss man ehrlich sagen.
18:48
0: Martin, vielleicht auch noch mal zum Schluss. Du bist ja eben auch involviert mit der Scheer
18:53
0: IDS an solchen Transformationen von Unternehmen. Wie gehst du an
18:58
0: so eine Beratung ran? Was sind so die ersten Points, auf die man achten muss zu Beginn?
19:03
0: Wir sind da als Team unterwegs. Das ist ein Team von erfahrenen Projektleitern, die in solche
19:10
0: Akquisen mit reinkommen und natürlich auch von sehr vielen Consultants und Beratern, die dort
19:16
0: mit aktiv sind und aus ihren Erfahrungen schöpfen. In der Regel müssen wir erst mal verstehen: Wie
19:22
0: tickt das Unternehmen? Wie ist es unterwegs mit seiner SAP-Umgebung? Wie alt ist die SAP-Umgebung?
19:28
0: Welchen aktuellen Stand hat die SAP-Umgebung des Kunden? Das ist wirklich höchst individuell.
19:33
0: Da kann man wirklich nicht von dem Status reden, sondern das sind definitiv immer
19:39
0: individuell zu betrachtende Szenarien und je nach Szenario kann man den Kunden dann halt auch
19:46
0: beratend an die Hand nehmen. Es gibt Kunden, die möchten das gerne,
19:51
0: möchten dort mitgeführt werden. Es gibt aber auch andere Kunden, die sagen,
19:55
0: sie haben eine ganz klare Vorstellung, wie das laufen soll. Die haben sich das Projekt
20:00
0: gedanklich schon so zurechtgelegt, dass man da Hand in Hand zusammenarbeiten kann.
20:05
0: Und so kristallisiert sich immer relativ schnell ein vernünftiger, sauberer Weg raus,
20:11
0: den wir als Beratung sozusagen vorschlagen und mit dem Kunden gemeinsam beschließen.
20:16
0: Martin, vielleicht zum Schluss. Was ist denn ein Rat, den du Entscheidern mitgibst,
20:21
0: die vielleicht vor einer S/4HANA-Transformation stehen und vielleicht auch noch nicht wissen,
20:27
0: was sie mit den Altsystemen so machen sollen?
20:30
0: Genau. Also im Idealfall immer mit dem Dienstleister, mit dem IT-Dienstleister,
20:34
0: der Erfahrungen mit diversen Projekten aus diversen Branchen hat, reden und
20:40
0: sich den Übergang von solchen Altsystemen im Vorfeld auch schon rechtzeitig überlegen.
20:46
0: Dann beschleunigt das das Projekt, das Projektende nach hinten raus deutlich
20:51
0: und macht es auch für alle, die sich dann mit dem neuen System ja durchaus intensiv
20:56
0: beschäftigen müssen und vielleicht dann doch noch mal alte Daten einsehen müssen,
21:01
0: sehr, sehr einfach. Und dann ist natürlich auch die Transparenz in der Budgetierung
21:06
0: gewahrt. Das kann man so mitgeben, dass man da frühzeitig daran denken sollte,
21:10
0: auch wenn es ein kleiner Punkt ist in so einer Transformation nach S/4HANA, ist es ein nicht
21:16
0: unwesentlicher Punkt.
21:19
0: Das nehmen wir genauso mit an der Stelle und man kann natürlich auch jederzeit noch mal auf dich,
21:24
0: auf dein Team zugehen. Und an der Stelle sage ich erst mal vielen Dank,
21:27
0: Martin Rosahl, Experte für Managed Services bei Scheer IDS. Danke für das Gespräch.
21:32
0: Sehr gerne.