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#11 | Wissenstransfer – bevor wertvolles Know-how verloren geht · Amtsallerlei

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  SPEAKER_00: Herzlich willkommen zu Amts allerlei, ein Podcast für Führungskräfte der Verwaltung mit Laila Achemy.
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  SPEAKER_01: Heute geht es um ein ganz aktuelles Thema, nämlich Wissenstransfer und Wissensvermittlung.
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  SPEAKER_01: Das bespreche ich mit meiner Kollegin Iris Kümmerle von der Clip GmbH.
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  SPEAKER_01: Da ist so die Frage: Was machen wir when unsere Mensch gewordenen Wikipedias the Verwaltungssystem verlassen and your wissel, das implizite and explizite wissen?
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  SPEAKER_01: There is an interview and not fest, where the stelle beset and und.
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  SPEAKER_01: All the frame will he erläutern and without tips and tricks given.
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  SPEAKER_01: Bleibt dran, liked us, teilt uns, damit most viele Menschen davon auch profitieren können.
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  SPEAKER_01: Last inspirieren and schreibt uns auch eure Kommentare dazu.
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  SPEAKER_01: Wir freuen uns darüber.
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  SPEAKER_01: Eure Laila.
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  SPEAKER_01: Ja, wie bereits angekündigt, ist heute die liebe Iris kümmerler aus Döppingen wieder mein Gast und ich freue mich ganz arg, dass du wieder dabei bist.
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  SPEAKER_01: Hallo liebe Iris.
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  SPEAKER_02: Hallo, grüß dich.
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  SPEAKER_02: Toll, dass wir wieder eine neue Folge zusammen aufnehmen können.
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  SPEAKER_01: Ja, Iris.
• 1:20
  SPEAKER_01: Heute geht es um das große Thema der Wissenssicherung.
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  SPEAKER_01: Ist ja nicht nur ein Thema für Verwaltungen, sondern eben auch ein Thema für die freie Wirtschaft.
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  SPEAKER_01: Die sogenannten Babyboomer gehen jetzt so nach und nach in Rente.
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  SPEAKER_01: Gerade in der Verwaltung haben wir häufig auch dieses vorzufinden, dass da Leute zwischen 20, 30, 40 Jahren Mehrwegern ein und die im selben Arbeitsplatz waren.
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  SPEAKER_01: Und wenn die gehen, dann sage ich immer, dann geht so ein ganzes Wikipedia einer Verwaltung in Rente.
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  SPEAKER_01: Oder wie erlebst du das?
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  SPEAKER_02: Ja, also vor allem, weil jetzt ja die Zahl derer, die gehen, relativ groß ist.
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  SPEAKER_02: Also es gibt ja Verwaltungen, da gehen in den nächsten zehn Jahren irgendwie ein Drittel der Leute in Ruhestand.
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  SPEAKER_02: Und das ist natürlich schon ein Riesending.
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  SPEAKER_02: Vor allem dann auch gekoppelt mit der höheren Wechselbereitschaft der jüngeren Generation.
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  SPEAKER_02: Da muss man ganz schön was tun, um dieses Wissen, was egal mal, ob jung oder alt in der Organisation vorhanden ist, auch entsprechend zu sichern, weil es ja letztlich zu den zentralen Ressourcen gehört, ob von Verwaltung oder einem Unternehmen, ist da ganz egal.
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  SPEAKER_01: Ja, genau so ist es.
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  SPEAKER_01: Und wenn ich dann in die Systeme hineingehe, dann heißt es, oh, die Frau so und so, die geht schon in drei Wochen.
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  SPEAKER_01: Oh! Aber die hat doch immer das und das gemacht und keiner kennt.
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  SPEAKER_01: Das ist ja nicht nur die Abläufe im Rathaus so gut unter Umständen oder eben in der Gesamtverwaltung, sondern die kennt auch, das sagen die dann so umgangssprachlich, auch unsere Pappenheimer.
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  SPEAKER_01: Also wie man mit dem einen oder anderen Bürger, der ein bisschen schwieriger vielleicht ist, auch umgehen kann und und und, ruft die direkt an und sagt, hey, Carle, wo ist.
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  SPEAKER_02: Ja, was sagst du denen dann, so drei Wochen vor Renteneintritt?
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  SPEAKER_02: Das ist ja schon eine Zeitspanne, wo man, ja, ich sag mal, nicht mehr ganz so viel Spielraum hat.
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  SPEAKER_01: Also am liebsten würde ich natürlich sagen, oh Gott, schon spät.
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  SPEAKER_01: Aber ich bin Optimistin und ich sage dann immer, jetzt versuchen wir das Beste daraus zu machen.
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  SPEAKER_01: Und ich glaube auch so zu den Tipps, wenn auch hoffentlich nicht so kurzfristig, denn die meisten Bürgermeisterinnen und Bürgermeister erlebe ich dann doch auch etwas planender und vorausschauender als jetzt zwei, drei Wochen.
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  SPEAKER_01: Das ist wirklich ein Einzelfall und wenige Fälle, die das betrifft.
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  SPEAKER_01: Also insofern, was ich vorfinde, ist, dass ein großer Unterschied ist zwischen implizitem und explizitem Wissen.
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  SPEAKER_01: Und gerade die älteren Hasinnen und Hasen, die jetzt so das Amt verlassen, haben ganz viel an diesem impliziten Wissen.
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  SPEAKER_01: Und das ist dann auch so sehr herausfordernd, wenn man sich noch nie so sehr mit Bewusstsein beschäftigt hat, also sich Dinge wirklich bewusst zu machen und alles so unbewusst abläuft, dann ist es ganz schwer, dann nachher auch zu sagen, pass mal auf, dann machst du das und dann rufst du den an, dann machst du jenes, dann machst du jene Ablage und, und, und.
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  SPEAKER_01: Weil die das oft gar nicht wissen.
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  SPEAKER_01: Denn dieses implizite Wissen, das wird abgerufen, situationsbedingt.
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  SPEAKER_01: Da kommt ein Reiz, da kommt ein Trigger und zack, holen die das von irgendeinem hinteren Teil des Gehirns so nach vorne.
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  SPEAKER_01: Deshalb, wenn man mit den Leuten dann so spricht und sagt, ja, jetzt erzähl doch mal es auf die Highways auch nicht.
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  SPEAKER_01: Irgendwie halt.
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  SPEAKER_02: Aber das spricht ja schon dafür, dass man auch überlegt, wie mache ich das in einer sauberen Struktur.
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  SPEAKER_02: Das wird natürlich ungleich schwieriger, wenn es ein paar Wochen vor Renteneintritt ist.
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  SPEAKER_02: Aber diese aktive Steuerung auch von Wissensmanagement halte ich schon für einen ganz wichtigen Punkt.
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  SPEAKER_02: Bei Austritten, aber auch bei Wechsel innerhalb der Organisation.
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  SPEAKER_02: Und da gibt es ja mehrere Ebenen.
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  SPEAKER_02: Du hast angesprochen, es gibt ja dieses Wissen über laufende Projekte, Prozesse, fachliches Wissen.
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  SPEAKER_02: Und das nehme ich so wahr, dass da schon meistens ein bisschen ein größeres Augenmerk drauf gerichtet wird.
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  SPEAKER_02: Aber wenn man dann nochmal weiterschaut und sagt, wie sieht es denn aus mit beispielsweise Kundenbeziehungen oder Bürger, Bürgerinnen jetzt in der Verwaltung, welche Netzwerkpartner und Partnerinnen gibt es, wer sind so die ganz wichtigen Player in dem Arbeitsfeld, in dem ich mich bewege, dann wird es schon schwieriger.
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  SPEAKER_02: Und so wie du gesagt hast, war es auch nicht.
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  SPEAKER_02: Und hier eine Struktur zu haben.
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  SPEAKER_02: Und wenn es nur, genau, ich mache wenn es nur eine kleine Matrix ist oder eine Mindmap, zu sagen, komm, jetzt schreib mal auf, wer sind die internen, wer sind die wichtigsten externen, mit wem muss ich mich auf jeden Fall im ersten halben Jahr zusammensetzen, wenn ich an dem Themenbereich weiterarbeiten möchte.
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  SPEAKER_02: Das ist schon ganz wichtig im Hinblick auf Wissenstransfer an nachfolgende Personen, ob die von außen oder von innen kommen, ist dann egal, finde ich.
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  SPEAKER_01: So wie es fürs Offboarding auch ein gewisses Management braucht, einen bestimmten Ablauf, so empfehle ich das dann natürlich auch.
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  SPEAKER_01: Also so wie es fürs Onboarding einen bestimmten Ablauf braucht, empfehlen wir das, denke ich, auch fürs Offboarding.
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  SPEAKER_01: Dass das nicht irgendwie, ja, die geht halt dann und dann und dann muss man halt irgendwie gucken.
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  SPEAKER_01: Und das hat schon auch eine Struktur, die man durchaus planen kann.
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  SPEAKER_01: Und dann ist es nicht ganz so ein emotionales Gemengelager.
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  SPEAKER_01: Im Übrigen nicht nur von der Person, die da geht, sondern auch in Bezug auf das ganze System.
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  SPEAKER_01: Und das kann man strukturieren.
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  SPEAKER_02: Auf jeden Fall kann man strukturieren.
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  SPEAKER_02: Und also wenn wir über ein Businessmanagement reden, dann geht es ja auch tatsächlich nicht nur um die Frage, geht jemand raus, sondern auch, wie hole ich jemanden rein?
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  SPEAKER_02: Also wie transferiere ich Wissen auf eine Person.
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  SPEAKER_02: Und das kriege ich jetzt gerade ganz viel mit bei unseren Kunden.
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  SPEAKER_02: In bestimmten Bereichen haben die halt eine enorm hohe Fluktuation und eine sehr spezielle Expertise.
• 7:01
  SPEAKER_02: Und die erfahrenen Mitarbeitenden, die werden ja schier wahnsinnig, wenn die sagen, ich muss permanent irgendwie neue Leute einladen, das sind so komplexe Prozesse und ich kann mich doch nicht immer neben hinsetzen und das zum 15.
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  SPEAKER_02: Mal erklären oder die kommen dann x-mal und fragen nach.
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  SPEAKER_02: Und was wir jetzt mittlerweile ganz gut im Einsatz haben, wohl wissend, dass es manchmal mit dem Personalrat dann gar nicht so einfach ist, so umzusetzen ist, dass wenn die beispielsweise Prozesse am Rechner machen, also ein bestimmtes Formular, einen bestimmten Vorgang am Rechner in einzelne Schritte untergliedern, dass wir da einfach Kamera und Mikrofon mitlaufen lassen in dem Programm.
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  SPEAKER_02: Und der Mensch, der dann das neu erlernen muss, dann eben nicht immer zu Max Müller oder Frieda Fischer gehen muss und sagt, ey, wie geht's denn nochmal, sondern dann kann er sich 15 oder auch 20 Mal dieses Ding anschauen und sagen, okay, hier Schritt eins, ich sehe, was schreibt ihr da rein in das Feld, was gibt es an Auswahlmöglichkeiten, welche, vor allem wenn es auf der Tonspur noch ein bisschen erläutert wird, aber welche Möglichkeiten habe ich da, das finde ich mittlerweile wirklich eine sehr, sehr effektive Form, was nicht für alles taugt, das ist auch klar, aber um so standardisierte Prozesse, wo es auch eine klare Vorlage gibt oder ein Programm dazu gut unterstützend übergeben zu können.
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  SPEAKER_01: Da bin ich ganz bei dir, das sehe ich auch als eine ganz wichtige Ressource an, dass man die Medien mit einbezieht.
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  SPEAKER_01: Denn dieses dokumentiert es mal, ja, da finden ja die Arbeitsprozesse statt und im Nachhinein soll man dokumentieren, was ja dann doch irgendwie nicht reicht.
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  SPEAKER_01: Und das geschriebene Wort ist ja doch nochmal was anderes, als wenn man beispielsweise eine Tonaufnahme hat und das dann auch im Sinne dessen archivieren und auch abrufen kann.
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  SPEAKER_01: Und ja, da ist noch ein bisschen Luft nach oben.
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  SPEAKER_01: Und die Schwierigkeit ist ja auch häufig die, dass die Menschen, die da gehen, gar nicht gleich die nächst so einzuarbeitende Person vor sich haben, sondern dass da oftmals so ein Gap ist und man da nicht gleich eben diese 1-1-Witzensvermittlung stattfinden lassen kann.
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  SPEAKER_01: Und die Leute, die dann nachher einlernen sollen, sind dann auch nicht so ganz im Thema drin.
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  SPEAKER_01: Also diese Herumschwimmerei ist schon auch eine ganz schöne Herausforderung.
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  SPEAKER_01: Im Übrigen auch für Leute, die hoch motiviert sind.
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  SPEAKER_01: Ja, eine große Hürde, wie ich das wahrnehme, auch auf so einer emotionalen Ebene.
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  SPEAKER_01: Oh Gott, wie soll ich denn das schaffen?
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  SPEAKER_01: Ich soll da was machen, aber ich weiß eigentlich gar nicht so richtig, was und schon gar nicht wie.
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  SPEAKER_01: Und das fängt meiner Meinung nach auch schon mit einer groben Struktur an, die ich in sämtlichen Rathäusern immer wieder vermisse.
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  SPEAKER_01: Nämlich so etwas ganz Einfaches wie ein Organigramm.
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  SPEAKER_01: Dass man wirklich auch weiß, auf den ersten Blick, wer ist denn überhaupt für was zuständig?
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  SPEAKER_01: Und dass dann die Person sich an die Leute wenden kann, die dann entsprechend auch das Wissen haben?
• 9:49
  SPEAKER_02: Oder welche Themen liegen wo?
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  SPEAKER_02: Das ist ja also auf der einen Seite mit Person gekoppelt, auf der anderen Seite natürlich auch, welche Themen sind da.
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  SPEAKER_02: Aber hast du nicht das Gefühl, dass da viel zu wenig momentan auch, ich formuliere es anders, ich denke immer, das müsste doch klar sein, jetzt, wenn man sehenden Auge sieht, dass einfach ein großer Wechsel stattfindet, aus welchen Gründen auch immer innerhalb von so einer Organisation, dass dann immer noch keine Chance besteht, das so ein bisschen mehr zu verankern, das Thema Wissensmanagement.
• 10:19
  SPEAKER_02: Das ist dann doch immer wieder.
• 10:20
  SPEAKER_02: Aber ihre Staffel sind doch wir jetzt da.
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  SPEAKER_01: Und die Menschen daran zu erinnern.
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  SPEAKER_01: Da gab es halt einfach, ich möchte da auch so ein bisschen die Leute aus den Verwaltungen in Schutz nehmen.
• 10:33
  SPEAKER_01: Da hat sich etwas verändert.
• 10:34
  SPEAKER_01: Und das, was jetzt dann neu ist, das hat man so auf irgendeiner rationalen Ebene vielleicht erfasst, aber das hat noch nicht wirklich den Alltag durchdrungen und erzeugt eine unfassbare Stresswelle.
• 10:46
  SPEAKER_01: Und ich glaube, die gilt jetzt wirklich anzugehen, um dem nicht ganz so ausgeliefert zu sein.
• 10:52
  SPEAKER_01: Weil es wird kommen, da braucht man gar keine Zauberkugel, sondern einfach nur Leute, die sich da auskennen und vor allen Dingen rechnen können.
• 11:00
  SPEAKER_02: Ja, auf jeden Fall.
• 11:02
  SPEAKER_02: Und letztlich, also muss man ja fairerweise auch sagen, es geht ja auch nicht nur um Vermeidung von Wissensverlust.
• 11:08
  SPEAKER_02: Darüber haben wir jetzt ja gerade geredet die letzten Minuten, sondern ich finde, das Thema Wissensmanagement hat ja noch ein paar andere Aspekte.
• 11:14
  SPEAKER_02: Also so Dinge wie bessere Entscheidungen treffen zu können, wenn ich weiß, wo ich Informationen finde, die für meine Situation, für mein Thema, für meine Fragestellung wichtig sind.
• 11:24
  SPEAKER_02: Oder auch so Dinge wie Innovationsförderung, wo man auch überlegt, wie entstehen denn neue Ideen, die entstehen dann auch häufig dann, wenn man so Wissen zusammenbringt, ob jetzt in Schriftform, in Tonform oder in Personen, ist mal ganz egal.
• 11:37
  SPEAKER_02: Also ich glaube, auch da lohnt es sich immer nochmal hinzugucken, was haben wir denn unter Wissensmanagement denn noch für Aspekte, die man mit im Blick nehmen kann, um insgesamt die Qualität dessen, was man tut, auch besser machen zu können.
• 11:52
  SPEAKER_01: Da bin ich so hundertprozentig bei dir.
• 11:54
  SPEAKER_01: Und ich finde es auch generell wichtig, jetzt nicht nur im Hinblick darauf, dass jetzt da einige in Rente gehen werden, sondern im Hinblick darauf zu sagen, welche Kultur wollen wir da im Haus haben?
• 12:06
  SPEAKER_01: Also auch welches Wissensmanagement wir inkluieren wollen in so eine Kultur.
• 12:11
  SPEAKER_01: Und das heißt ja auch, die Frage zu haben, ist dieses Wissen jetzt nur personenabhängig?
• 12:18
  SPEAKER_01: Oder kann das Wissen auch in der Organisation quasi sein, politisch gesprochen?
• 12:23
  SPEAKER_01: Gehört dieses Wissen nur der einen Person?
• 12:25
  SPEAKER_01: Denn Wissen ist Macht.
• 12:28
  SPEAKER_01: Und wie häufig haben wir auch erlebt, dass es da so kleine Machtspielchen gibt?
• 12:33
  SPEAKER_01: Dann so, ich sage jetzt mal, alt gegen Jungen.
• 12:36
  SPEAKER_01: Da kommen die Jungen, die sind hoch ambitioniert, die kommen dann auch mit Digitalisierung und die Alten sagen, Moment, und lassen da nichts raus und lassen die Jungen zappeln.
• 12:45
  SPEAKER_01: Also das hört sich jetzt alles so ein bisschen weit hergeholt an, aber mit Verlaub, das ist meine tägliche Praxis, auf die ich immer wieder treffe.
• 12:52
  SPEAKER_01: Genau auf diese Machtspiele, die natürlich auch unterschiedliche Ursachen haben können.
• 12:56
  SPEAKER_01: Also auch, welche Wissenskultur haben wir im Haus?
• 12:59
  SPEAKER_01: Und ja, dann stönen manche und sagen, oh, nicht schon wieder ein Meeting, nicht schon wieder dieses Gequassel, sondern eben auch da zu schauen, wie du gerade eben gesagt hast, neue Medien mit einzubeziehen, Tonaufnahmen, Textaufnahmen, nicht nur die Sachen zu verschriftlichen, zu digitalisieren.
• 13:14
  SPEAKER_01: Da gibt es doch heutzutage ganz wunderbare Programme zur Unterstützung, um insgesamt eine Art Wissenskultur als Gesamtkultur für eine Organisation zu entwickeln.
• 13:25
  SPEAKER_02: Also vielleicht auch Lernkultur.
• 13:27
  SPEAKER_02: Das, was du sagst, geht ja auch in Richtung Lernkultur.
• 13:29
  SPEAKER_02: Wie fördere ich organisationales Lernen?
• 13:31
  SPEAKER_02: Und das eine ist das zwischen den Generationen oder in der Nutzung verschiedener Medien.
• 13:36
  SPEAKER_02: Und was ich immer nochmal spannend finde, weil das mittlerweile ja doch öfter vorkommt, dass in die Verwaltung Quereinsteiger und Steigerinnen reinkommen, da auch nochmal zu schauen, was bringen denn die mit an Wissen und an Erfahrungen oder was kann man denn dabei lernen?
• 13:53
  SPEAKER_02: Und also da bin ich eben bei dem Stichwort Lernkultur, da nicht zu sagen, naja, also die kommt, keine Ahnung, aus dem Handel oder der kommt aus einer ganz anderen Branche, was will der uns erzählen zu dem Thema, an denke ich, nee, es gibt Bereiche, jede Menge, aber einmal einen rausgegriffen, wenn es ums Bürgeramt beispielsweise geht, da brauche ich vielleicht nicht nur Menschen, die wissen, wie lauten die Paragrafen oder was sind unsere fachlichen Prozesse, sondern ich brauche vielleicht auch Menschen, die das Thema Serviceorientierung, Bürgerorientierung in ihrer DNA haben oder mitbringen von ihrem vorigen Arbeitskontext.
• 14:24
  SPEAKER_02: Und da gibt es ja ganz, ganz viele Beispiele.
• 14:26
  SPEAKER_02: Und da nochmal mit kleinen Methoden zu überlegen, wie hole ich mir denn von denen ihr Know-how ab, ihre Erfahrungen ab und wie gelingt, da sind wir beim Thema Kultur, dass die anderen das auch annehmen können und nicht sagen, die ist nicht vom Fach oder derjenige ist nicht vom Fach, sondern sagen, hey, stimmt, das ist ein Aspekt, das passt vielleicht nicht eins zu eins zu uns, aber wenn wir da eine kleine Geschichte verändern, dann können wir es nutzbar machen beispielsweise.
• 14:52
  SPEAKER_01: Die Ressourcen aus anderen Perspektiven zu nutzen, das macht eine Verwaltung agiler, das macht eine Verwaltung beweglicher und jegliche Form von Beweglichkeit hilft, gerade in Stressmomenten besser durch dieses Nadelöhr der Herausforderung hindurch zu kommen.
• 15:08
  SPEAKER_01: Also ich sehe das auch so, dass man die Überschrift im Kundig genommen auch schreiben kann als lernende Organisation.
• 15:16
  SPEAKER_01: Also welches Lernen haben wir da?
• 15:18
  SPEAKER_01: Und zum Lernen bzw.
• 15:21
  SPEAKER_01: die Wissenskultur insgesamt zu fördern, heißt für mich aber auch in der Dokumentation nicht nur aufzuschreiben, wie es geht und wie es richtig geht, sondern vielleicht auch über die Fehler zu sprechen.
• 15:34
  SPEAKER_01: Das Rad muss nicht immer zweimal erfunden werden, dass da auch etwas festgehalten wird.
• 15:38
  SPEAKER_01: Und da ist ja auch das Thema Fehlerkultur ein wichtiges Thema.
• 15:42
  SPEAKER_01: Ich glaube, dazu werden wir uns auch nochmal austauschen zu einem Podcast.
• 15:46
  SPEAKER_01: Das ist für jedes Unternehmen, aber auch für jede Verwaltung was ganz, ganz Wichtiges, immer wenn Menschen zusammenkommen, welche Fehlerkultur haben wir da?
• 15:56
  SPEAKER_02: Und die Frage ist doch.
• 15:59
  SPEAKER_02: Wobei wir da, wenn ich da kurz rein darf, ich gehe jetzt natürlich stark auf Verwaltungen, aber so mittlerweile habe ich auch den Eindruck, dass wir da auch als Gesellschaft ein bisschen großzügiger werden müssen im Umgang mit Fehlern, weil das ist ja auch das, was ich gerade mitkriege, so in den Verwaltungen, dass die schon in Teilen massiv angegangen werden.
• 16:18
  SPEAKER_02: Und gerade wenn man nicht alles weiß, dann auch relativ schnell den Vorwurf bekommt oder wenn mal einen Fehler gemacht wird, was da durchaus vorkommen kann, dass das auch was ist, was durch die Medien getrieben wird oder wo wirklich auf den Schultern der Mitarbeitenden abgeladen wird.
• 16:33
  SPEAKER_02: Und also da glaube ich, sind wir alle in der Verantwortung als Bürgerinnen und Bürgerinnen und als Mitarbeitende zur Verwaltung diese Fehlerkultur anders zu gestalten.
• 16:43
  SPEAKER_01: Da bin ich zu hundert Prozent bei dir und mein Eindruck sehr häufig ist, dass daneben Kriegsschauplätze aufgemacht werden, um irgendeine Emotionalität, die eben gerade zum Bewusstsein der Bevölkerung vorhanden ist, ausagieren zu können, im Sinne von, oh, wir haben einen Schuldigen gefunden.
• 16:59
  SPEAKER_01: Aber das heißt ja auch im Umkehrschluss, wir haben einen Verantwortlichen.
• 17:02
  SPEAKER_01: Und da ist eben auch nochmal eine große Sache damit verbunden, da vielleicht auch als Verwaltung besser damit umgehen zu können, mit dieser scheinbaren Großverantwortung für Leib und Leben im Übertrag mit Sinne.
• 17:19
  SPEAKER_01: Ja, nochmal zurückzukommt auf das Thema Wissensvermittlung.
• 17:23
  SPEAKER_01: Ich erlebe in vielen Organisationen, Verwaltungsorganisationen, dass es nicht mal wirklich explizit jemanden gibt, außer dem Hauptamtsleiter, der für das Thema Personal zuständig ist.
• 17:35
  SPEAKER_01: Und ich empfehle jedem, und wenn es nur eine Prozentstelle ist, wirklich das einzurichten, jeder Hauptamtsleiter wird es Ihnen danken.
• 17:45
  SPEAKER_01: Dann das Thema Personal, so ein bisschen, ein bisschen und Caring, was da alles so dazugehört, Interviews zu führen, vom Tisch zu haben.
• 17:54
  SPEAKER_01: Also wenn Sie einen Hauptamtsleiter daran verlieren, weil er zu viel inhaltlich sich um das Personal kümmern muss, dann ist auch die Qualifikation leider auch nicht ganz ausgeschöpft.
• 18:07
  SPEAKER_02: Ja.
• 18:09
  SPEAKER_02: Ja, und ich glaube, das ist einfach auch eine wichtige Aufgabe von Führungskräften, das Thema Wissensmanagement, in jedem eigenen Bereich nochmal zu gucken, wie kann ich die Leistungsfähigkeit meines Verantwortungsbereichs sicherstellen.
• 18:21
  SPEAKER_02: Und dazu gehört eben auch Wissensmanagement, Wissenstransfer.
• 18:25
  SPEAKER_02: Wichtig finde ich dabei, dass es eine Verständigung gibt innerhalb der Organisation auf gemeinsam genutzte Tools.
• 18:33
  SPEAKER_02: Weil das ist schon auch was, was ich immer wieder sehe, dass die einen eine Wissensdatenbank über Teams aufbauen, die anderen haben ein Wiki, die dritten haben ein Prozesshandbuch, das im Regal steht.
• 18:42
  SPEAKER_02: Also da mag es viele verschiedene Möglichkeiten geben, aber innerhalb einer Organisation sollte man sich dann schon auf zwei oder drei, ich nenne es jetzt einfach mal, Tools verständigen, mit denen man arbeitet und auch da überlegen, wie transportieren wir das an alle.
• 18:58
  SPEAKER_02: Und das mag ich schon in unserem eigenen kleinen Laden bei Clip, dass wir manchmal dann andere mentale Modelle haben.
• 19:05
  SPEAKER_02: Ich denke, das Ding ist abgelegt hier und die Kollegin sagt, ah nee, das steht doch in Teams drin.
• 19:10
  SPEAKER_02: Also das ist nicht einfach, das ist mir völlig klar.
• 19:14
  SPEAKER_02: Trotzdem ist es notwendig, um die Wirksamkeit auch entsprechend zu erhöhen.
• 19:21
  SPEAKER_01: Und apropos Handbuch, da erlebe ich sehr häufig, dass da neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter starten und dann nicht mal wissen, wie die Telefonanlage funktioniert.
• 19:32
  SPEAKER_01: And then gucken sie nach irgendeinem Handbuch.
• 19:34
  SPEAKER_01: Manchmal wird ihnen lieblos auch so etwas in die Hand gedrückt, here is it, yeah, and then get the other person wieder raus.
• 19:41
  SPEAKER_01: Instatt, ich sag jetzt mal, einmal kurz town, wie es geht.
• 19:48
  SPEAKER_01: An expert verzeichnis or a handbuch must actually.
• 19:55
  SPEAKER_01: And that are being next thing, that viele organizations are veraltete systems have, or that parallel unterstand and many beschäftigt is aligned, and then is in a fachbereich wieder an other programming, what genutes were.
• 20:15
  SPEAKER_01: Also that is auch for the IT or for alle EDV eine große Herausforderung, das in irgendeiner Form auch gleich zu machen.
• 20:23
  SPEAKER_01: And this liegt aber nicht nur daran, sondern auch an der Bereitschaft, dass dann die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die alten Programme loswerden wollen.
• 20:32
  SPEAKER_01: Also um ein Beispiel zu nennen, das ist jetzt zwar nicht ein Programm, sondern sehr analog.
• 20:36
  SPEAKER_01: Ich habe erlebt in einem Bürgerbüro, dass ein Mitarbeiter unbedingt darauf Bestand hat, dass er eine Schreibmaschine noch stehen bleibt.
• 20:42
  SPEAKER_01: Und dann hat der Bürgermeister gesagt, das geht aber nicht.
• 20:45
  SPEAKER_01: Also wenn die Bürger reinkommen und wir reden hier von Zukunft, Neuorientierung und hier steht die Schreibmaschine auf dem Tisch.
• 20:50
  SPEAKER_01: Er muss sie immer verstecken.
• 20:52
  SPEAKER_01: Und er durfte sie nur herausholen, wenn die Sprechzeiten im Bürgerbüro zu Ende waren.
• 20:58
  SPEAKER_01: Ja, also da braucht es eben auch unterschiedliche Seiten.
• 21:02
  SPEAKER_02: Ja, und vielleicht auch eine gewisse Konsequenz.
• 21:05
  SPEAKER_02: Also ich denke, wenn wir im privaten Kontext, ich versuche immer auch so ein bisschen so Analogien herzustellen.
• 21:11
  SPEAKER_02: Und wenn im privaten Kontext ein Handworker zu uns käme mit Werkzeug, das irgendwie 40 Jahre alt ist und heute wirklich nicht mal zeitgemäß, dann würden wir doch auch einen Kopf schütteln und sagen, ja, sag mal, was bringt denn der mit?
• 21:23
  SPEAKER_02: Und ich finde, da ist es schon wichtig, auch klar zu haben, es gibt einen Job zu erledigen und dazu braucht es bestimmte Kompetenzen und auch bestimmtes Handwerkszeug, das genutzt wird.
• 21:33
  SPEAKER_02: Und ja, vielleicht braucht es an der einen oder anderen Stelle noch eine Schreibmaschine, das will ich gar nicht ausschließen, dass es noch Formulare gibt, die nur mit einer Schreibmaschine auszufüllen sind ja ein oder anderen.
• 21:44
  SPEAKER_02: Trotzdem glaube ich, so viele Lücken aufzulassen, die ich manchmal sehe, wenn ich in eine Verwaltung komme, denke ich mir, nee, auch hier Führungsaufgabe, Wissensmanagement begleitet, unterstützt eure Leute, so anstrengend, das vielleicht ist das ein oder andere Mal, aber der Weg ins digitale Zeitalter kann man ja gar nicht mehr sagen.
• 22:04
  SPEAKER_02: Das ist ja gar kein Weg mehr, wir sind ja mittendrin und da ist es eben auch wichtig, dass man sich mit einer gewissen Kompetenz drin bewegt, weil sonst wird die Verwaltung den Ruf oder also vielleicht sogar den Vorwurf, gerechtfertigten Vorwurf, auch nicht los zu sagen, naja, ihr seid da schon ganz schön altmodisch und ganz schön hinterher mit eurer Arbeitsweise und euren Arbeitsmitteln.
• 22:26
  SPEAKER_02: Und das erleichtert ja auch.
• 22:27
  SPEAKER_02: Also wenn ich nochmal nach vorne blicke und denke, wie sich momentan so die Zahlen der Erwerbstätigen verändern werden in aktuellen Prognosen und gleichzeitig das, was wir eingangs gesagt haben, sehen, wer alles rausgeht, dann wird es so sein, dass man die gleiche Arbeit, wahrscheinlich sogar mehr Arbeit mit weniger Menschen machen muss.
• 22:45
  SPEAKER_02: Und dann können wir uns alle ausmalen, weil wer Aufgaben übernimmt in welcher Form und der braucht natürlich auch nochmal andere Kompetenzen.
• 22:54
  SPEAKER_01: Ein anderes Thema.
• 22:55
  SPEAKER_01: Wobei wir merken ja immer im Gespräch, das eine Thema fließt ins andere hinein.
• 23:00
  SPEAKER_01: Das ist natürlich auch ein ganz organischer Prozess.
• 23:07
  SPEAKER_01: An alle Führungskräfte, my tip: nicht nur beim Onboarding, sondern auch beim Offboarding, eben nicht nur das finale Gespräch zu führen.
• 23:16
  SPEAKER_01: Sondern when it's clear that the person gears, gibt es schon mal ein Gespräch.
• 23:20
  SPEAKER_01: And that would be anfangen mit einem Interview.
• 23:23
  SPEAKER_01: And hab ruhig auch den Mut zu fragen, was hat dir hier besonders gut gefallen oder was lief deiner Meinung nach nicht so gut?
• 23:30
  SPEAKER_01: Und das gibt es am Anfang, aber auch nochmal gegen Ende before the Person then das Rathaus oder eben die Gesamtverwaltung verlässt.
• 23:39
  SPEAKER_01: Und da wird es mit Sicherheit auch ganz wichtige Infos geben.
• 23:43
  SPEAKER_01: Mit Sicherheit gibt es auch Abrechnungen.
• 23:46
  SPEAKER_01: Das kann man dann vielleicht an der Stelle nicht vermeiden, so what, aber es wird auch Infos geben, die da mitgegeben werden für die Zukunft.
• 23:54
  SPEAKER_01: Und ich glaube, dass das was Sinnvolles ist.
• 23:56
  SPEAKER_01: In diesem Sinne bedanke ich mich, liebe Iris, sehr gerne.
• 23:59
  SPEAKER_01: Noch einen schönen Tag.
• 24:01
  SPEAKER_01: Euch auch.
• 24:01
  SPEAKER_01: Ebenso.
• 24:02
  SPEAKER_01: Bis bald.
• 24:03
  SPEAKER_01: Ciao.
• 24:04
  SPEAKER_00: Tschüss.
• 24:07
  SPEAKER_00: Vielen Dank fürs Zuhören.
• 24:09
  SPEAKER_00: Weitere Informationen finden Sie unter amtsalerlei.de.
• 24:13
  SPEAKER_00: Wenn Ihnen der Podcast gefällt, abonnieren Sie Amtsallerlei und empfehlen Sie uns gerne weiter.
• 24:18
  SPEAKER_00: Und denken Sie daran.
• 24:19
  SPEAKER_00: Bleiben Sie wirksam für die Menschen, für die Verwaltung, für die Zukunft.
• 24:24
  SPEAKER_00: Denn gute Führung in der Verwaltung bewegt mehr, als man oft auf den ersten Blick sieht.