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[PODCASTHON] Espaces inutilisés, vies sauvées : accueillir un invité, les étapes clés · Oser l'efficacité - Les stratégies de ceux qui font l’industrie

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  Le monde des petites entreprises est fascinant.
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  C'est un mélange unique de débrouillardise et d'adaptabilité.
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  Mais parfois,
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  on manque de compétences clés pour aller plus loin.
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  Tu le ressens aussi ?
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  Alors ce podcast est fait pour toi.
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  Je suis Perrine Thiebaud,
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  consultante en transformation numérique et je déniche pour toi les meilleurs outils,
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  méthodes et technologies pour gagner en efficacité.
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  Seule ou avec mes invités,
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  je te partage des conseils actionnables pour avancer en toute sérénité.
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  Alors,
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  prêt à oser l'efficacité ?
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  Oser l'efficacité fait son podcasthon.
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  Dans l'épisode précédent,
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  on a eu un beau témoignage d'une entreprise accueillante pour l'association Bureaux du Coeur.
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  Aujourd'hui,
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  c'est le retour de Marine pour aborder les détails pratiques.
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  Marine,
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  quelles sont les premières démarches à réaliser pour une entreprise qui est intéressée pour accueillir quelqu'un dans ses locaux ?
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  La première démarche à réaliser,
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  c'est tout simplement de s'informer.
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  Pour s'informer,
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  il y a la possibilité de participer à un webinaire national chaque semaine en s'inscrivant sur le site des Bureaux du Coeur.
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  de façon à avoir déjà les informations globales et complémentaires.
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  Ensuite,
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  l'entreprise peut rencontrer un délégué de sa région,
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  voire être mise en contact avec d'autres entreprises hautes pour pouvoir répondre aux premières questions qui se posent.
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  Dans un deuxième temps,
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  il faut vérifier que l'accueil est envisageable dans les bureaux ou bien faire les aménagements nécessaires.
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  Alors,
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  il n'est pas demandé un aménagement de type hôtelier,
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  un coin nuit avec un lit,
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  par exemple.
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  canapé convertible,
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  un lit escamotable,
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  et puis le fait de fournir du linge de lit adapté est vraiment le minimum requis.
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  Généralement,
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  il faut absolument quand même que l'invité puisse se nourrir,
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  donc mettre à disposition la petite kitchenette,
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  c'est-à-dire un four à micro-ondes,
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  un frigidaire,
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  éventuellement un peu de vaisselle,
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  et puis avoir un accès obligatoire à des sanitaires,
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  donc des toilettes,
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  idéalement une douche,
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  sachant qu'on peut se passer de douche à partir du moment où une structure associative ou publique
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  propose une douche à moins d'un kilomètre.
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  Enfin,
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  parce que l'invité a également quelques affaires et doit pouvoir bénéficier de son intimité et de sa sécurité,
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  il convient de mettre à disposition un placard,
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  une armoire,
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  afin que l'invité puisse ranger sous clé ses affaires.
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  Ok,
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  très clair.
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  Je me posais la question sur le linge de lit.
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  Du coup,
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  c'est à la charge de l'entreprise de s'assurer du lavage,
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  par exemple,
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  ce genre de choses ?
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  Alors,
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  au niveau de la fourniture,
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  c'est l'entreprise effectivement qui va fournir le linge de lit.
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  Au niveau de la blanchisserie,
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  ça va être convenu lors de la signature de la convention.
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  Donc la plupart du temps,
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  c'est à la charge de l'invité.
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  Après,
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  dans certaines entreprises,
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  ils ont également une blanchisserie sur place puisque les conditions professionnelles nécessitent de laver du linge sur place par exemple et peuvent mettre à disposition dans ces cas-là la machine à laver.
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  Mais ça,
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  c'est vraiment des détails qui sont réglés localement au moment de l'entrée de l'invité dans l'entreprise.
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  On s'adapte quand même au contexte de l'entreprise.
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  Ok,
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  ça marche très clair.
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  Est-ce qu'il y a des aspects administratifs ou juridiques à prévoir ?
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  Oui,
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  bien évidemment.
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  Déjà au niveau des locaux,
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  il y a une légère différence si l'entreprise est propriétaire de ses locaux ou si elle est locataire.
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  Si elle est propriétaire,
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  finalement,
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  le chef d'entreprise va simplement s'assurer de l'adhésion des salariés à la démarche en les informant,
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  en proposant une réunion d'information,
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  une rencontre avec un délégué des bureaux du coeur.
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  Par contre,
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  si l'entreprise est locataire,
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  il s'agira d'informer et d'obtenir l'accord du bailleur.
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  Donc ça,
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  c'est quand même quelque chose d'important.
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  Enfin,
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  il va falloir effectuer des démarches auprès de l'assurance.
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  Effectivement,
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  la mise en place des bureaux du cœur exige que les hôtes aient contacté et étendu leur couverture auprès de leur assurance.
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  Donc,
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  ça va être une clause à rajouter au niveau de l'assurance multirisque et de la responsabilité civile.
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  Et puis,
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  une clause spécifique.
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  dans laquelle l'assurance va garantir qu'elle ne se retournera pas contre l'invité en cas de dommage.
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  La bonne nouvelle,
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  c'est qu'au niveau des bureaux du cœur,
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  nous avons des liens qui sont importants avec un bon nombre d'assureurs et certains,
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  on a trois assureurs qui ont créé vraiment une close bureaux du cœur qui permet d'être assuré sans sub-coût dans le cadre de l'accueil d'un invité.
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  Chouette,
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  on est encore sur une belle collaboration comme tu en parlais dans le premier épisode.
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  Est-ce qu'il y a des outils,
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  des partenaires qui peuvent aider,
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  en plus des bureaux du cœur,
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  une entreprise à se lancer dans la démarche,
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  à ne pas se sentir seule et à mieux vivre finalement l'implantation ?
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  Oui,
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  bien sûr.
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  Alors déjà,
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  dans un premier temps,
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  la plupart des entreprises,
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  autant se font un plaisir vraiment de partager leur expérience.
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  Et on peut mettre en relation les entreprises qui souhaitent accueillir avec des entreprises qui accueillent déjà.
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  Soit dans la phase de réflexion,
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  pour vraiment répondre aux premières questions,
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  et autres.
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  voir un petit peu quels sont les doutes et quelles sont les réponses aux inquiétudes qui sont parfois présentes.
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  Soit dans la phase opérationnelle,
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  pour échanger tout simplement sur la réalisation concrète de l'accueil,
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  de l'aménagement et puis de ce qui a pu être mis en place,
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  mais également,
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  pourquoi pas,
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  d'échanger sur les difficultés,
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  parfois un petit peu matérielles,
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  très techniques.
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  Parfois,
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  il s'agit d'alarmes,
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  de badges,
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  d'accès sécuritaires qui sont à résoudre et qui se résolvent assez rapidement.
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  Ensuite,
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  les bureaux du coeur mettent à disposition vraiment tout un pack qui permet d'accompagner les démarches de façon très très facile.
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  Donc notamment un mail pré-rédigé pour contacter son assureur,
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  la clause également qui est à rajouter sur le contrat d'assurance.
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  Donc il y a vraiment toutes les démarches sont entre guillemets pré-machées de façon à faciliter au maximum l'engagement de l'entreprise.
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  Et puis enfin,
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  lorsque c'est un petit peu plus compliqué,
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  notamment au niveau des assurances qui n'ont pas entendu parler du dispositif et qui,
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  du coup,
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  ont plus de questions ou bien des démarches un petit peu plus lourdes en termes de remonter vers le national de ces assurances,
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  il y a la possibilité de faire intervenir un consultant en assurance qui travaille avec les bureaux du cœur et qui va apporter un appui,
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  soit pour...
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  débloquer un petit peu les situations les plus complexes,
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  soit pour lever les réticences de certaines assurances qui ne connaissent pas encore l'association.
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  C'est hyper rassurant pour les entreprises qui voudraient se lancer,
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  ils sont quand même bien accompagnés de bout en bout et l'administratif finalement a été bien préparé en amont pour que ça se fasse le plus naturellement possible quand on décide de se lancer,
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  c'est chouette.
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  Est-ce que tu as des bonnes pratiques à conseiller pour que l'accueil soit réussi ?
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  Oui alors
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  Immédiatement,
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  il y a deux points qui me viennent à l'esprit.
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  Le premier,
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  c'est vraiment de s'assurer de l'information et de l'adhésion des salariés.
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  C'est vraiment un projet d'entreprise avec le souci de créer du lien social.
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  Il faut imaginer qu'un salarié va peut-être prêter son bureau la nuit,
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  donc il va se poser des questions,
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  dans quel état est-ce que je vais le retrouver le lendemain matin,
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  etc.
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  Donc c'est important que tous soient investis dans l'accueil.
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  Et puis les premiers accueils,
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  et puis depuis ces quelques années,
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  montrent qu'il y a de réels liens humains qui se mettent en place.
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  Donc ça,
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  c'est vraiment important,
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  l'adhésion des salariés.
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  Et puis le deuxième point,
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  c'est vraiment dialoguer.
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  Forcément,
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  il y a des petits ajustements en début d'accueil.
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  Par exemple,
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  un détecteur de mouvement qui va allumer la lumière la nuit,
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  mais qui va déranger l'invité dans son sommeil.
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  Ou bien,
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  au niveau de l'invité,
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  le rangement du matin qui va être optimisé.
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  Il faut absolument,
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  effectivement,
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  que le dialogue soit mis en place dès le début.
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  Et là,
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  les bénévoles des bureaux du cœur sont là pour...
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  mettre en place ce dialogue,
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  la médiation et s'assurer que l'accueil se passe au mieux pour l'invité comme pour l'entreprise,
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  notamment par le biais de réunions mensuelles de suivi qui ont pour objectif au début d'optimiser les conditions d'accueil pour chacun.
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  Et puis comme ces réunions mensuelles sont des moments qui sont partagés également avec l'organisme partenaire,
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  l'organisme social,
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  ça permet aussi de s'assurer que l'accompagnement de l'invité vers la sortie,
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  l'accompagnement de la sortie du dispositif et vers un hébergement plus pérenne se fait dans les meilleures conditions.
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  Trop chouette,
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  merci beaucoup pour ces partages,
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  en tout cas c'est super clair,
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  on a fait tomber pas mal de barrières techniques je pense aujourd'hui pour se lancer dans l'accompagnement,
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  merci beaucoup Marine,
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  dans l'épisode suivant on accueillera Kinda,
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  directrice générale de l'association qui nous donnera sa vision de l'accompagnement et de l'association pour le futur.