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Offboarding: Was am letzten Arbeitstag passieren muss · IT ohne Drama – der kjello-Podcast

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  Lena: Abschiede laufen in vielen Firmen gleich: Blumen, Kuchen, eine Karte.
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  Lena: Und erst eine Woche später fragt jemand, ob die Kollegin eigentlich noch an ihre Mails kommt.
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  Jonas: Genau da beginnt das Thema Offboarding, also der geregelte Austritt.
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  Jonas: Der Mensch geht, aber sein Konto, sein Laptop und seine Zugänge bleiben oft einfach stehen.
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  Jonas: Kurz vorweg: Alles, was wir heute sagen, hat die Redaktion von kjello recherchiert und geprüft.
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  Lena: Dann bitte gleich konkret.
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  Lena: Was riskiere ich als Geschäftsführung, wenn das liegen bleibt?
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  Jonas: Vier Dinge.
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  Jonas: Erstens können Daten abfließen, weil ein altes Konto noch funktioniert.
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  Jonas: Zweitens zahlen Sie weiter Lizenzen für jemanden, der nicht mehr da ist.
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  Jonas: Drittens gehen Kundenmails ins Leere oder landen bei niemandem.
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  Jonas: Viertens haben Sie Pflichten zum Aufbewahren und zum Löschen.
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  Jonas: Und für die steht am Ende die Geschäftsführung gerade, nicht die IT.
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  Lena: Und was nehme ich aus dieser Folge mit?
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  Jonas: Drei typische Fälle, an denen es im Alltag hakt.
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  Jonas: Und am Ende eine Abfolge mit klarer Zuständigkeit für Personal, Führungskraft und IT, die Sie so übernehmen können.
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  Lena: Fangen wir beim Konto an.
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  Lena: Wie sieht der typische Fehler aus?
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  Jonas: Ein typischer Fall: Ein Vertriebsmitarbeiter kündigt, sein letzter Tag ist ein Freitag.
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  Jonas: Das Personal weiß es seit Wochen, die IT erfährt es am Montag danach, eher zufällig.
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  Jonas: Übers Wochenende konnte er sich weiter anmelden.
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  Jonas: Vom Handy, vom Laptop zu Hause, aus jedem beliebigen Browser.
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  Lena: Jetzt mal ehrlich: Die meisten gehen doch im Guten.
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  Lena: Ist das nicht sehr theoretisch?
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  Jonas: Meistens gehen sie im Guten, ja.
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  Jonas: Aber für den Schaden braucht es keine böse Absicht.
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  Jonas: Es reicht, dass die Kundenliste weiter auf den privaten Rechner synchronisiert.
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  Jonas: Oder dass ein Fremder das alte Kennwort kennt und ein Konto benutzt, auf das niemand mehr achtet.
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  Lena: Gut.
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  Lena: Was genau muss also am letzten Tag passieren, und wann?
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  Jonas: Am letzten Arbeitstag, nach Dienstschluss, wird das Kennwort zurückgesetzt.
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  Jonas: Danach wird die Person aus allen laufenden Sitzungen abgemeldet.
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  Jonas: Microsoft beschreibt genau das als ersten Schritt, wenn jemand das Unternehmen verlässt.
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  Jonas: Wichtig für Ihre Planung sind dabei zwei Zeiten.
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  Jonas: Nach dem Abmelden kann es bis zu einer Stunde dauern, bis wirklich jede Sitzung zu ist.
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  Jonas: Eine reine Sperre des Kontos kann sogar bis zu vierundzwanzig Stunden brauchen.
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  Lena: Also nicht am Montag mal eben sperren und denken, damit ist es erledigt.
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  Jonas: Richtig.
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  Jonas: Die Sperre allein wirkt zu spät, deshalb kommt zuerst das neue Kennwort.
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  Lena: Und wenn es nicht im Guten endet?
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  Lena: Bei einer fristlosen Kündigung habe ich keinen geplanten letzten Tag.
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  Jonas: Dann dreht sich die Reihenfolge um.
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  Jonas: Die IT setzt das Kennwort zurück und beendet die Sitzungen, während das Gespräch läuft, nicht danach.
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  Jonas: Dafür muss die IT vorher Bescheid wissen, mit Uhrzeit.
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  Jonas: Das ist der eine Fall, in dem die Geschäftsführung selbst anruft.
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  Lena: Und damit ist der Mensch draußen?
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  Jonas: Aus Microsoft 365, ja.
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  Jonas: Aber fast jede Firma hat Zugänge daneben: das Lieferantenportal, das Konto beim Onlineshop, die Seite in den sozialen Medien, manchmal das Onlinebanking.
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  Jonas: Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik nennt genau das als Schwachstelle.
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  Jonas: Liegen Zugänge verstreut, lassen sie sich beim Ausscheiden nicht in einem Arbeitsschritt sperren.
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  Lena: Wer soll diese Liste denn kennen?
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  Lena: Ich weiß selbst nicht, wo mein Einkauf überall angemeldet ist.
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  Jonas: Das weiß die Führungskraft am besten, nicht die IT.
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  Jonas: Deshalb gehört die Frage, wo die Person überall angemeldet ist, in das erste Gespräch nach der Kündigung.
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  Jonas: Und wo mehrere sich ein Kennwort teilen, etwa beim Konto im Onlineshop, wird dieses Kennwort am letzten Tag geändert.
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  Jonas: Sonst hat die Person den Zugang einfach im Kopf mitgenommen.
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  Jonas: Dasselbe gilt für alles Körperliche: Schlüssel, Zutrittskarte, der Code der Alarmanlage.
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  Jonas: Wer den Code kennt, kann die Anlage sonst auch nach dem Austritt ausschalten.
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  Lena: Und wer ist wofür zuständig?
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  Jonas: Das Personal meldet das Austrittsdatum an Führungskraft und IT, sobald es feststeht.
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  Jonas: Die Führungskraft liefert die Liste der Zugänge, die IT setzt am letzten Tag alles um.
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  Jonas: Der IT-Grundschutz des Bundesamts sieht ausdrücklich vor, dass alle betroffenen Stellen vom Ausscheiden erfahren, auch die IT.
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  Jonas: Und er empfiehlt eine feste Ansprechperson im Personal, die den Austritt begleitet.
• 4:00
  Lena: Zweiter Punkt, und da wird es für mich heikel: das Postfach.
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  Lena: Die Kunden schreiben ja weiter an die alte Adresse.
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  Jonas: Ein typischer Fall: Eine Projektleiterin geht, ihr Konto wird am nächsten Tag gelöscht.
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  Jonas: Drei Wochen später fragt ein Kunde nach, warum auf seine Anfrage niemand reagiert hat.
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  Jonas: Seine Mail ist nie angekommen.
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  Jonas: Microsoft schreibt dazu klar: Ist das Konto gelöscht, werden Mails an diese Adresse nicht mehr empfangen.
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  Lena: Also nicht löschen.
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  Lena: Sondern was?
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  Jonas: Es gibt zwei Wege.
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  Jonas: Der erste ist eine Weiterleitung, dann gehen neue Mails an die alte Adresse direkt an die Nachfolge.
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  Jonas: Das gilt aber nur für neue Mails, nicht für die alten.
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  Jonas: Der zweite Weg ist ein gemeinsames Postfach, dann sehen mehrere Personen auch die alten Mails und Termine.
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  Lena: Und was kostet mich das?
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  Jonas: Ein gemeinsames Postfach braucht bei Microsoft keine eigene Lizenz, solange es kleiner als fünfzig Gigabyte ist.
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  Jonas: Ist es größer, braucht es wieder eine.
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  Jonas: Für beide Wege gilt: Das Konto selbst muss bestehen bleiben.
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  Jonas: Erst das Konto hält die Weiterleitung oder das gemeinsame Postfach zusammen.
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  Lena: Moment, darf ich als Arbeitgeber überhaupt in das Postfach einer Ausgeschiedenen schauen?
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  Lena: Da liegen doch auch private Mails.
• 5:10
  Jonas: Die Datenschutzaufsicht von Bund und Ländern hat dazu zweitausendsechzehn eine Orientierungshilfe veröffentlicht.
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  Jonas: Danach dürfen Sie auf betriebliche Mails zugreifen, soweit es für betriebliche Zwecke erforderlich ist.
• 5:21
  Jonas: Sobald eine Mail erkennbar privat ist, dürfen Sie sie nicht weiter lesen.
• 5:25
  Jonas: Und bei Abwesenheit gilt dort eine Abwesenheitsnotiz als das mildere Mittel gegenüber einer Weiterleitung.
• 5:31
  Lena: Das klingt nach Juristerei.
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  Lena: Wie löse ich das praktisch?
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  Jonas: Indem die Person vor ihrem letzten Tag die privaten Mails selbst entfernt.
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  Jonas: So sieht es das Muster der Aufsicht vor, mit angemessener Zeit dafür.
• 5:42
  Lena: Und was steht in so einer Abwesenheitsnotiz?
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  Jonas: Drei Dinge: dass die Person nicht mehr im Haus ist, wer jetzt zuständig ist, und wie man diese Person erreicht.
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  Jonas: Mehr braucht es nicht.
• 5:52
  Jonas: Rechtlich offen ist ein Punkt: der Fall, dass private Nutzung erlaubt war.
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  Jonas: Einige Aufsichtsbehörden sehen den Arbeitgeber dann nicht mehr ans Fernmeldegeheimnis gebunden, ein höchstes Gericht hat das aber nicht geklärt.
• 6:04
  Lena: Fernmeldegeheimnis, das ist das Briefgeheimnis für Telefon und Mail?
• 6:08
  Jonas: Genau.
• 6:08
  Jonas: Die Datenschutzregeln gelten aber in jedem Fall, ein Blick ins Postfach braucht also immer einen betrieblichen Grund.
• 6:15
  Jonas: Deshalb gehört die Privatnutzung in eine schriftliche Regelung oder Betriebsvereinbarung.
• 6:20
  Jonas: Fehlt die, holen Sie Ihre Datenschutzberatung dazu, bevor jemand das Postfach öffnet.
• 6:25
  Lena: Dann die andere Richtung: Kann ich das Postfach nicht einfach ganz löschen?
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  Lena: Datenschutz heißt doch Daten weg.
• 6:32
  Jonas: Nicht ganz.
• 6:32
  Jonas: Die DSGVO verlangt Löschen, wenn der Zweck entfallen ist, macht aber eine Ausnahme für gesetzliche Pflichten zum Aufbewahren.
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  Jonas: Und die gibt es.
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  Jonas: Nach Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung heben Sie empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe sechs Jahre auf, und eine Mail, die ein Geschäft betrifft, zählt dazu.
• 6:48
  Jonas: Buchungsbelege haben seit zweitausendfünfundzwanzig acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn.
• 6:53
  Jonas: Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Brief kam oder rausging.
• 6:58
  Lena: Das heißt, wer das Postfach vorschnell löscht, vernichtet womöglich Unterlagen, die er aufheben muss.
• 7:05
  Jonas: Richtig, und das geht schneller, als man denkt.
• 7:08
  Jonas: Nimmt man nur die Lizenz weg, hält Microsoft Mails, Kontakte und Kalender dreißig Tage vor, danach sind sie endgültig weg.
• 7:15
  Lena: Und die Dateien der Person, also das, was in OneDrive liegt?
• 7:18
  Jonas: Die gehören ebenfalls vorher übergeben.
• 7:20
  Jonas: Microsoft rät, der Nachfolge den Zugriff zu geben, bevor das Konto gelöscht wird, denn danach bleiben nur dreißig Tage.
• 7:27
  Jonas: Ein kleiner Punkt, der oft vergessen wird: offene Termine absagen.
• 7:31
  Jonas: Hat die Person Besprechungsräume gebucht, bleiben die sonst blockiert.
• 7:36
  Lena: Dritter Fall: Laptop und Handy.
• 7:38
  Lena: Da höre ich oft den Satz, den Laptop bringe ich nächste Woche vorbei.
• 7:43
  Jonas: Ein typischer Fall: Der Laptop kommt drei Wochen später, das Diensthandy gar nicht.
• 7:48
  Jonas: Auf beiden liegen Firmenmails, Kundendaten und gespeicherte Kennwörter.
• 7:52
  Jonas: Der IT-Grundschutz des Bundesamts sieht vor, dass beim Ausscheiden alle Unterlagen, Schlüssel, Geräte, Ausweise und Zutrittsrechte eingezogen werden.
• 8:00
  Jonas: Und rechtlich kann der Eigentümer die Herausgabe seiner Sache verlangen.
• 8:04
  Lena: Und wenn das Handy privat ist?
• 8:06
  Lena: Viele lesen ihre Firmenmails auf dem eigenen Telefon.
• 8:10
  Jonas: Dann wird nur das Firmenkonto vom Gerät entfernt, nicht das ganze Telefon gelöscht.
• 8:15
  Jonas: Microsoft hat dafür eine eigene Variante, die nur die Daten des Kontos löscht.
• 8:19
  Jonas: Beim Firmenhandy werden die Firmendaten gelöscht und das Gerät gesperrt.
• 8:23
  Jonas: Danach kann es sich nicht mehr mit Microsoft 365 verbinden.
• 8:27
  Lena: Wer sorgt dafür, dass die Geräte wirklich zurückkommen?
• 8:30
  Jonas: Die Führungskraft, am letzten Tag, gegen Unterschrift.
• 8:33
  Jonas: Das Personal führt dafür eine Liste, was ausgegeben wurde und was zurückkam.
• 8:37
  Jonas: Fehlt ein Gerät, erfährt es die IT noch am selben Tag.
• 8:40
  Jonas: Dann wird es aus der Ferne gesperrt und gelöscht, statt drei Wochen zu warten.
• 8:44
  Lena: Und der Laptop, der zurückkommt, geht der direkt an die nächste Person?
• 8:49
  Jonas: Erst nachdem geprüft ist, ob darauf noch Dateien liegen, die nirgends sonst gespeichert sind.
• 8:54
  Jonas: Danach wird er vollständig zurückgesetzt und neu eingerichtet.
• 8:57
  Lena: Jetzt das Thema, bei dem ich als Kaufmännische hellhörig werde: Lizenzen.
• 9:01
  Jonas: Ein typischer Fall: Die IT nimmt der ausgeschiedenen Person die Lizenz weg, und alle denken, die Kostenfrage ist erledigt.
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  Jonas: Das ist sie nicht.
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  Jonas: Die Lizenz ist dann nur frei, aber weiter gebucht.
• 9:12
  Jonas: Bezahlt wird, bis jemand die Anzahl im Abo verringert oder die Lizenz einer neuen Person gibt.
• 9:17
  Lena: Also muss jemand aktiv entscheiden: neu besetzen oder abbestellen.
• 9:20
  Jonas: Genau, und das ist eine Entscheidung der Führung, nicht der IT.
• 9:24
  Jonas: Kommt eine Nachfolge, geht die Lizenz an sie, kommt keine, wird sie abbestellt.
• 9:29
  Jonas: Das gilt nicht nur für Microsoft.
• 9:31
  Jonas: Jedes Programm, das je Nutzer abgerechnet wird, gehört auf dieselbe Liste wie die Zugänge.
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  Lena: Und das Wissen im Kopf der Person?
• 9:38
  Lena: Das nimmt sie ja auch mit.
• 9:40
  Jonas: Dafür wird die Nachfolge rechtzeitig eingewiesen, am besten von der Person selbst.
• 9:44
  Jonas: Geht das nicht, schreibt sie eine ausführliche Übergabe, so sieht es der IT-Grundschutz vor.
• 9:49
  Jonas: Und vor der Verabschiedung erinnert jemand noch einmal an die Verschwiegenheit.
• 9:53
  Jonas: Das ist ein Satz im Abschlussgespräch, aber er gehört dazu.
• 9:56
  Lena: Dann bitte zum Schluss die Abfolge.
• 9:59
  Lena: Was lege ich morgen im Haus fest?
• 10:03
  Jonas: Erstens: Sobald eine Kündigung feststeht, meldet das Personal das Datum an Führungskraft und IT.
• 10:08
  Jonas: Die Führungskraft liefert die Liste mit Zugängen, Geräten, Programmen und geteilten Kennwörtern.
• 10:14
  Jonas: Zweitens: Am letzten Tag nach Dienstschluss wird das Kennwort zurückgesetzt, jede Sitzung beendet und jedes geteilte Kennwort geändert.
• 10:22
  Jonas: Die Geräte kommen gegen Unterschrift zurück.
• 10:25
  Jonas: Drittens: Das Konto wird erst gelöscht, wenn Postfach und Dateien übergeben sind.
• 10:29
  Jonas: Und die Führung entscheidet, ob die Lizenz weitergegeben oder abbestellt wird.
• 10:34
  Lena: Das ist machbar.
• 10:34
  Lena: Und wenn ich das nicht selbst nachhalten will?
• 10:37
  Jonas: Wer mit kjello arbeitet, meldet den Austritt per Klick im Portal.
• 10:41
  Jonas: Dann werden sämtliche Zugänge samt Microsoft-Konto und Lizenz entzogen, und das Gerät wird zurückgeholt.