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Onboarding-Checkliste: Wer im Haus was erledigt · IT ohne Drama – der kjello-Podcast

0:04
Lena: Wir haben eine Onboarding-Checkliste, sogar eine ziemlich lange.
0:08
Lena: Trotzdem fehlt bei jedem Neuen irgendetwas, zuletzt war es der Schlüssel fürs Büro.
0:13
Jonas: Das liegt selten an den Aufgaben auf der Liste.
0:15
Jonas: Meist steht daneben kein Name, und jede Abteilung glaubt, die andere kümmert sich.
0:20
Lena: Klingt nach Kleinkram.
0:21
Lena: Was riskiere ich dabei wirklich?
0:23
Jonas: Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik führt genau das als Gefährdung.
0:27
Jonas: Ein Schaden soll sich nicht mit dem Satz entschuldigen lassen, man habe nicht gewusst, dass man zuständig ist.
0:33
Lena: Wer ist denn nach diesem Amt zuständig, Personal oder IT?
0:37
Jonas: Für die Einarbeitung die Personalabteilung zusammen mit den Vorgesetzten, so steht es im IT-Grundschutz, dem Regelwerk des Amtes.
0:44
Jonas: Eine Checkliste und ein fester Ansprechpartner, ein Pate, sollten dafür eingeführt sein.
0:49
Lena: Muss ich mich an diesen Grundschutz überhaupt halten?
0:52
Jonas: Für die meisten Firmen ist er eine Empfehlung, keine Pflicht.
0:55
Jonas: Auf jede Onboarding-Checkliste gehören aber auch gesetzliche Fristen, und die sind keine Empfehlung.
1:01
Lena: Was habe ich nach dieser Folge in der Hand?
1:03
Jonas: Drei typische Fehler: Zeilen ohne Namen, vergessene Aufgaben jenseits von Laptop und Mail, und eine Liste, die nach dem ersten Tag verschwindet.
1:11
Jonas: Am Ende stehen drei Regeln für eine Liste, die auf eine Seite passt.
1:15
Lena: Fangen wir mit den Namen an.
1:17
Lena: Wie sieht der Fehler konkret aus?
1:20
Jonas: Ein typischer Fall: Ein Betrieb mit fünfunddreißig Leuten führt eine Tabelle mit vierzig Zeilen.
1:26
Jonas: In der Spalte für die Zuständigkeit steht mal Personal, mal IT, oft gar nichts.
1:30
Lena: Das kenne ich.
1:31
Lena: Wo ist das Problem, solange die Aufgaben draufstehen?
1:35
Jonas: Eine Abteilung hakt nichts ab, das tut nur ein Mensch.
1:38
Jonas: Steht dort bloß IT, wartet die IT auf einen Auftrag, und das Personal hält die Sache für erledigt.
1:44
Lena: Also schreibe ich in jede Zeile einen Namen statt einer Abteilung?
1:49
Jonas: Einen Namen, eine Vertretung und eine Frist.
1:51
Jonas: Ohne Vertretung bleibt eine Zeile im Urlaub einfach liegen, und der IT-Grundschutz sieht Vertretungen ohnehin für alle wesentlichen Aufgaben vor.
1:59
Lena: Wie lege ich die Fristen fest?
2:02
Lena: Jeder Neue fängt an einem anderen Tag an.
2:05
Jonas: Alle Fristen hängen am Starttag, nicht am Kalender.
2:08
Jonas: Also zwei Wochen vorher, am Vortag, am ersten Tag und nach der ersten Woche.
2:13
Lena: Zwei Wochen vorher?
2:14
Lena: Bei uns unterschreiben manche erst zehn Tage vor dem Start.
2:18
Jonas: Dann rücken alle Zeilen zusammen, aber keine fällt weg.
2:21
Jonas: Weil jede Frist am Starttag hängt, zeigt die Liste sofort, was heute fällig ist.
2:26
Lena: Wer hält die ganze Liste zusammen?
2:28
Lena: Ich hätte gesagt, die Führungskraft.
2:30
Jonas: Die Führungskraft trägt ein, was die Person braucht.
2:33
Jonas: Halten sollte die Liste das Personal, weil es als Erstes vom unterschriebenen Vertrag erfährt.
2:38
Jonas: Auch der IT-Grundschutz sieht das Personal hier grundsätzlich in der Verantwortung.
2:43
Jonas: Führungskraft und IT-Betrieb kommen als weitere Zuständige dazu.
2:46
Lena: Welche Fristen auf der Liste sind wirklich Pflicht?
2:49
Lena: Ich will wegen einer Tabelle kein Bußgeld riskieren.
2:52
Jonas: Zuerst das Nachweisgesetz: Die wesentlichen Vertragsbedingungen müssen schriftlich festgehalten, unterschrieben und ausgehändigt werden.
3:00
Jonas: Name und Anschrift, Gehalt und Arbeitszeit spätestens am ersten Arbeitstag.
3:04
Lena: Der Rest hat Zeit?
3:05
Jonas: Beginn, Arbeitsort, Tätigkeit und Probezeit bis zum siebten Kalendertag nach Beginn, alles Übrige bis einen Monat nach Beginn.
3:14
Jonas: Wer zu spät oder unvollständig nachweist, riskiert ein Bußgeld bis zweitausend Euro.
3:19
Lena: Moment, das steht bei uns doch alles im Arbeitsvertrag.
3:22
Jonas: Dann entfällt der gesonderte Nachweis, soweit der ausgehändigte Vertrag alle Angaben enthält.
3:28
Jonas: Auf die Liste gehört also: Vertrag vollständig, ausgehändigt, und wer das prüft.
3:33
Lena: Muss das auf Papier sein?
3:34
Lena: Wir verschicken Verträge inzwischen per Mail.
3:37
Jonas: Seit dem ersten Januar zweitausendfünfundzwanzig darf der Nachweis auch in Textform kommen, etwa als Datei per Mail.
3:42
Jonas: Die Person muss ihn speichern und ausdrucken können, und Sie fordern mit dem Versand eine Empfangsbestätigung an.
3:48
Lena: Gilt das für jede Branche?
3:50
Jonas: Nein.
3:50
Jonas: Im Bau, in der Gastronomie, in der Gebäudereinigung und einigen weiteren Branchen bleibt es bei Papier mit Unterschrift.
3:57
Lena: Was kommt neben dem Vertrag noch aufs Personal zu?
4:00
Jonas: Die Anmeldung zur Sozialversicherung.
4:02
Jonas: Sie geht mit der ersten Lohnabrechnung raus, spätestens sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung.
4:08
Lena: Das erledigt bei uns das Steuerbüro.
4:10
Lena: Gehört das trotzdem auf unsere Liste?
4:13
Jonas: Gerade dann.
4:13
Jonas: Die Zeile lautet: Steuerbüro hat alle Daten, und dahinter steht der Name der Person im Haus, die sie schickt.
4:19
Jonas: In denselben Branchen wie eben kommt die Sofortmeldung dazu.
4:22
Jonas: Sie muss spätestens bei Arbeitsbeginn bei der Rentenversicherung sein, also spätestens, wenn die Person am ersten Tag loslegt.
4:29
Lena: Das sind schon viele Zeilen nur fürs Personal.
4:32
Lena: Wie viel Aufwand ist es, so eine Liste einmal aufzusetzen?
4:36
Jonas: Rechnen Sie mit einem Nachmittag für die Vorlage, mit Personal, einer Führungskraft und der IT am Tisch.
4:42
Jonas: Danach wird sie je Neueinstellung kopiert, und es kommen nur noch Namen und Starttag hinein.
4:48
Lena: Zweiter Fall.
4:48
Lena: Laptop und Mail laufen bei uns inzwischen am ersten Tag, was wird trotzdem vergessen?
4:53
Jonas: Ein typischer Fall: Eine neue Kollegin im Innendienst hat am ersten Tag Rechner und Postfach.
4:58
Jonas: Aber sie hat keine Durchwahl, keinen Schlüssel und keinen Zugang zur Warenwirtschaft.
5:03
Jonas: Außerdem fehlt sie im Verteiler für Anfragen, also bei den Kundenmails an die gemeinsame Adresse.
5:08
Jonas: Jede dieser Aufgaben gehört einer anderen Person.
5:11
Lena: Wem denn?
5:12
Lena: Bei uns landet so etwas am Ende immer bei der IT.
5:16
Jonas: Durchwahl, Schlüssel und Zutrittskarte liegen je nach Haus beim Empfang oder bei der Haustechnik.
5:22
Jonas: Den Zugang zur Warenwirtschaft beantragt die Führungskraft, eingerichtet wird er von der IT oder vom Hersteller.
5:28
Lena: Ist ein Schlüssel nicht eher Sache des Hausmeisters als eine Sicherheitsfrage?
5:33
Jonas: Für den IT-Grundschutz ist es eine Sicherheitsfrage.
5:35
Jonas: Ausgabe und Entzug von Zutrittsmitteln wie Chipkarten werden dokumentiert, und beim Austritt werden auch Schlüssel eingezogen.
5:41
Lena: Das heißt, auf die Liste gehört die Nummer der Karte?
5:44
Jonas: Ja, und die Seriennummer von Laptop und Handy gleich mit.
5:47
Jonas: Warum sich das beim Austritt auszahlt, kommt im dritten Fall.
5:51
Lena: Was ist mit Pflichten, die gar nichts mit Technik zu tun haben?
5:54
Lena: Arbeitsschutz zum Beispiel.
5:56
Jonas: Die gehören genauso drauf.
5:57
Jonas: Das Arbeitsschutzgesetz verlangt eine Unterweisung bei der Einstellung, und zwar bevor die Person ihre Tätigkeit aufnimmt.
6:04
Lena: Wer macht das?
6:05
Lena: Ich als Geschäftsführerin?
6:06
Jonas: Verantwortlich ist der Arbeitgeber.
6:08
Jonas: Er kann die Aufgabe aber schriftlich an zuverlässige und fachkundige Personen übertragen, etwa an die Führungskraft.
6:14
Jonas: Die Unterweisung findet während der Arbeitszeit statt.
6:17
Jonas: Sie ist eigens auf den Arbeitsplatz oder die Aufgaben der Person ausgerichtet.
6:21
Lena: Gilt das auch für die Regeln am Rechner?
6:23
Lena: Also was man mit Mails und Kennwörtern darf.
6:26
Jonas: Ja.
6:26
Jonas: Der IT-Grundschutz sieht vor, dass alle Beschäftigten in den sicheren Umgang mit der IT eingewiesen werden, auf Grundlage verbindlicher und verständlicher Regeln.
6:35
Jonas: Zuständig sind dort Führungskraft, Personal und IT gemeinsam.
6:38
Jonas: Auf die Liste gehört deshalb eine Person, die den Termin wirklich ansetzt.
6:43
Lena: Die Verpflichtung auf den Datenschutz hatten wir doch schon beim Vertrag, oder?
6:47
Jonas: Die ist eine eigene Zeile.
6:48
Jonas: Laut Datenschutzaufsicht von Bund und Ländern erfolgt sie bei Aufnahme der Tätigkeit, möglichst spätestens am ersten Arbeitstag, durch die Leitung oder einen Beauftragten.
6:57
Lena: Bei uns fangen auch Praktikanten und Externe an.
7:00
Lena: Brauchen die eine eigene Liste?
7:01
Jonas: Dieselbe Liste, mit anderen Fristen.
7:03
Jonas: Für Praktikanten verlangt das Nachweisgesetz die schriftlichen Bedingungen schon vor dem ersten Tag, ausgenommen etwa Pflichtpraktika aus Schule oder Studium.
7:12
Jonas: Externe unterschreiben laut IT-Grundschutz eine Vertraulichkeitsvereinbarung, bevor sie an vertrauliche Daten kommen.
7:18
Jonas: Wer länger bleibt, wird eingewiesen wie die eigenen Leute.
7:21
Lena: Das wird eine lange Liste.
7:22
Lena: Liest die am Ende noch jemand?
7:24
Jonas: Deshalb gibt es eine Grundliste für alle und kurze Zusätze je Rolle, etwa für Vertrieb oder Lager.
7:30
Jonas: So bleibt jede einzelne Liste auf einer Seite.
7:33
Lena: Dritter Fall: Angenommen, am ersten Abend ist alles abgehakt.
7:39
Lena: Sind wir dann fertig?
7:41
Jonas: Genau da beginnt der dritte Fehler.
7:43
Jonas: Ein typischer Fall: Die Liste wandert am ersten Abend in einen Ordner, und niemand fragt, was in der ersten Woche noch gefehlt hat.
7:50
Jonas: Zur Einarbeitung bekommt die Neue außerdem Zugriff auf das Postfach einer Kollegin, damit sie mitlesen kann.
7:55
Jonas: Zwei Jahre später hat sie diesen Zugriff immer noch.
7:58
Lena: Wer soll das nach zwei Jahren noch wissen?
8:00
Jonas: Niemand, wenn es nirgends steht.
8:02
Jonas: Deshalb hat die Liste eine Spalte für Rechte auf Zeit, mit dem Tag, an dem sie wieder entfernt werden.
8:07
Lena: Ist das nicht übertrieben für ein bisschen Mitlesen?
8:10
Jonas: Der IT-Grundschutz sieht vor, dass Rechte nur nach tatsächlichem Bedarf für die Aufgabe vergeben werden.
8:16
Jonas: Endet der Bedarf mit der Einarbeitung, sollte auch das Recht enden.
8:20
Lena: Das klingt nach Kontrolle ohne Ende.
8:22
Lena: Wie oft soll das passieren?
8:23
Jonas: Zweimal reicht für den Anfang.
8:25
Jonas: Einmal nach der ersten Woche, da fragt der Pate: Was fehlt noch, und was ist zu viel?
8:30
Lena: Wer ist dieser Pate eigentlich?
8:32
Lena: Die Führungskraft?
8:33
Jonas: Besser jemand aus dem Team, der die Abläufe kennt und die neue Person nicht gleichzeitig beurteilt.
8:38
Jonas: Er ist die erste Adresse für Fragen und steht mit Namen auf der Liste.
8:42
Lena: Wann ist das zweite Mal?
8:43
Jonas: Vor dem Ende der Probezeit.
8:45
Jonas: Das Bürgerliche Gesetzbuch begrenzt die Probezeit mit verkürzter Kündigungsfrist auf höchstens sechs Monate, das ist also ein fester Termin im Kalender.
8:54
Lena: Was prüft die Führungskraft bei diesem Termin genau?
8:57
Jonas: Ob die Rechte noch zu den Aufgaben passen.
8:59
Jonas: Der IT-Grundschutz sieht vor, dass festgehalten wird, wer welche Rechte hat, und dass diese Übersicht regelmäßig geprüft wird.
9:06
Lena: Was ist, wenn jemand nach einem Jahr in eine andere Abteilung wechselt?
9:09
Lena: Fängt das dann von vorn an?
9:11
Jonas: Zum Teil.
9:11
Jonas: Die Liste kommt wieder auf den Tisch, mit neuen Zeilen für die neue Rolle, und was nur die alte Rolle brauchte, wird gestrichen.
9:18
Jonas: Auch das Arbeitsschutzgesetz verlangt bei Veränderungen im Aufgabenbereich wieder eine Unterweisung.
9:23
Jonas: Ein Wechsel ist also ein kleiner Eintritt.
9:25
Lena: Mal ehrlich, wer hat dafür Zeit?
9:27
Lena: Meine Führungskräfte stöhnen jetzt schon.
9:30
Jonas: Mit einer ordentlich geführten Liste sind das Minuten, keine Stunden.
9:34
Jonas: Teuer wird es ohne Liste, und zwar beim Austritt.
9:38
Lena: Wieso gerade beim Austritt?
9:39
Jonas: Der IT-Grundschutz sieht vor, dass beim Ausscheiden alle Unterlagen, Schlüssel, Geräte, Ausweise und Zutrittsrechte eingezogen werden.
9:47
Jonas: Das klappt nur, wenn jemand weiß, was ausgegeben wurde.
9:50
Jonas: Die abgehakte Onboarding-Checkliste ist also gleichzeitig Ihre Rückgabeliste.
9:54
Jonas: Jede Karte und jedes Gerät von damals kommt beim Austritt Zeile für Zeile zurück, jeder Zugang wird entzogen.
10:00
Lena: Dann muss die Liste aber die ganze Beschäftigung über irgendwo liegen.
10:04
Jonas: Ja, an einem Ort, den Personal und IT beide finden.
10:07
Jonas: Kommt später ein Gerät oder eine Karte dazu, wird die Liste ergänzt.
10:12
Lena: Die Vorlage selbst veraltet doch auch.
10:14
Lena: Wer kümmert sich darum?
10:15
Jonas: Das Personal, das sie ohnehin hält.
10:17
Jonas: Nach jedem Eintritt fragt es Pate und Neue, was gefehlt hat, und ergänzt die Vorlage.
10:23
Lena: Dann bitte die drei Regeln zum Schluss.
10:25
Lena: Was setze ich nächste Woche um?
10:27
Jonas: Erstens: Jede Zeile bekommt einen Namen, eine Vertretung und eine Frist ab dem Starttag.
10:33
Jonas: Das Personal hält die Liste, ab dem Tag der Vertragsunterschrift.
10:38
Jonas: Zweitens: Die Liste reicht über Laptop und Mail hinaus.
10:41
Jonas: Vertragsnachweis, Sozialversicherung, Unterweisungen, Schlüssel und Programme stehen drauf, jedes ausgegebene Stück mit Nummer.
10:49
Jonas: Drittens: Die Liste endet nicht am ersten Tag.
10:51
Jonas: Rückfrage nach einer Woche, Rechte prüfen vor Ende der Probezeit, und beim Austritt wird sie zur Rückgabeliste.
10:58
Lena: Bleibt der IT-Teil.
10:59
Lena: Muss ich den selbst nachhalten?
11:02
Jonas: Nicht Zeile für Zeile.
11:03
Jonas: Wer mit kjello arbeitet, meldet die neue Person im Portal an, und Konto, Lizenz und Programmzugänge werden angelegt und beim Austritt wieder entzogen.