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Combattre le statu-quo avec la matrice RACI - Comment retrouver de l'efficacité dans ses projets · Oser l'efficacité - Les stratégies de ceux qui font l’industrie

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  Salut à tous et bienvenue dans Oser l'Efficacité.
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  Moi,
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  c'est Perrine Thiebaud,
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  passionnée d'optimisation et de performance depuis plus de 10 ans et fondatrice de Digetic.
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  J'en ai marre de voir des processus qui patinent,
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  des pertes de temps récurrentes,
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  des empilements d'outils irréfléchis.
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  On met des pansements partout,
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  alors qu'un check-up général serait plus que nécessaire.
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  Dans ce podcast,
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  je partage avec vous mes outils,
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  méthodes et analyses pour simplifier,
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  améliorer et booster vos performances.
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  Seule ou avec mes invités ?
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  On explore comment rendre vos processus plus efficaces et adaptés à vos besoins.
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  Et quand la base est bien saine,
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  on parle aussi d'outils numériques.
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  Alors,
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  et à oser l'efficacité et à vraiment faire la différence,
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  c'est parti !
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  Pour ce quatrième épisode de Oser l'efficacité,
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  on va parler d'un outil essentiel pour aller faire bouger le statu quo des projets.
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  Je vais te parler de la matrice RACI.
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  Comment ça encore un acronyme ?
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  On avait dit pas de jargon.
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  Bon d'accord.
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  La matrice racie,
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  elle a l'avantage de porter le nom de exactement ce dont elle parle.
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  On le verra dans la définition.
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  C'est un outil qui va servir à établir les responsabilités de chacun au sein d'un projet.
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  Concrètement,
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  ce que je veux mettre en avant,
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  c'est que ce n'est pas simplement un outil de gestion de projet,
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  mais qu'on va vraiment pouvoir faire bouger les choses en mettant noir sur blanc qui fait quoi.
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  Dans cet épisode,
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  je vais vous parler tout d'abord de la définition de la matrice raciste,
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  ce qu'on met dedans,
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  comment on l'utilise,
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  et bien sûr...
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  On disséminera des petits exemples concrets pour bien comprendre ce qui se passe dans la matrice RACI.
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  Alors,
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  RACI,
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  qu'est-ce que ça veut dire ?
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  C'est un acronyme en anglais,
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  mais on va voir que ça se rapproche quand même beaucoup de ce qu'on pourrait dire en français.
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  RACI,
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  c'est pour Responsible,
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  Accountable,
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  Consulted et Informed.
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  Responsible,
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  responsable,
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  celui qui va faire l'action,
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  ou ceux qui vont faire l'action.
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  C'est possible d'en avoir plusieurs,
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  on y reviendra.
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  Accountable,
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  l'approbateur,
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  celui qui valide l'action.
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  Il ne peut y en avoir qu'un seul.
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  Si tu veux éviter les blocages de ton projet,
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  tu évites qu'on se renvoie la balle sur l'approbation de chacune des tâches.
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  Consulted,
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  consulter.
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  Les personnes qui vont donner leur avis sur la tâche.
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  Celles desquelles le responsable va pouvoir se rapprocher pour l'aider dans l'avancée de la tâche.
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  Même s'il reste responsable,
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  c'est auprès d'eux qu'il pourra trouver des informations.
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  ou des avis complémentaires.
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  Informe,
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  informer les gens qui auront besoin des comptes rendus,
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  des décisions prises sur cette tâche ou ce projet en particulier.
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  Ils n'ont pas à être impliqués dans les prises de décisions,
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  ils ont juste besoin de savoir la décision qui a été prise.
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  La matrice RACI,
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  c'est pour clarifier les rôles de chacun.
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  Elle va te permettre de structurer l'organisation de ton projet pour que tu saches
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  en permanence ce que chacun fait et ne plus avoir de doute sur qui est en charge d'une tâche,
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  vers qui tu peux te tourner pour t'aider à la faire avancer,
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  vers qui tu dois te tourner pour avoir une validation et passer à l'étape supérieure et à qui tu dois envoyer tes mails de compte rendu pour indiquer les décisions qui ont été prises.
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  Au niveau de la représentation,
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  on peut avoir deux formes principales.
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  La première structure,
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  ça va être d'avoir toutes tes tâches en ligne sur ton tableau.
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  et d'avoir toutes les personnes impliquées dans ce projet-là dans les colonnes.
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  Et après,
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  à l'intersection de chaque lignée colonne,
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  tu vas pouvoir mettre une lettre R,
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  A,
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  C ou I pour les différents rôles.
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  Ça a le mérite d'être hyper simple à remplir quand tu as une nouvelle personne qui intègre une équipe.
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  Ça a aussi le mérite d'être très facilement modifiable quand une personne quitte l'équipe.
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  Tu as juste une colonne à ajouter.
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  ou à enlever.
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  En revanche,
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  ce n'est pas forcément très lisible quand tu vas vouloir savoir qui inviter à ta réunion de travail sur le sujet ou à qui envoyer les informations de compte rendu du sujet sur lequel tu as travaillé.
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  Dans ce cas-là,
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  on préférera une présentation avec toujours les tâches en ligne,
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  mais en colonne les différents rôles.
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  Et dans chaque intersection,
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  tu auras les personnes impliquées en tant que responsables,
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  approbateurs,
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  consultés ou informés.
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  L'idéal,
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  c'est de pouvoir avoir les deux présentations,
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  donc de trouver un outil qui te permet de basculer de l'un à l'autre en fonction de ton besoin.
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  C'est vraiment un outil qui va te permettre,
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  comme je le disais,
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  de clarifier tes rôles et que chacun sache qui fait quoi et ne puisse plus se cacher derrière les autres.
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  Ce qui,
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  justement,
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  nous invite à nous poser la question de c'est quoi le statu quo sur un projet.
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  Le statu quo,
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  c'est quand plus rien n'avance.
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  Il peut y avoir plein de raisons à ça,
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  des conflits latents,
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  de personnes qui...
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  ne sont pas d'accord,
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  mais sont responsables à priori tous deux d'une même tâche,
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  sans que ce soit forcément dit,
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  on ne sait pas trop qui a la charge du projet.
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  Du coup...
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  On préfère avoir une guerre interne plutôt que de prendre les décisions et de faire avancer le projet.
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  On peut avoir aussi une multiplicité des approbateurs.
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  Les gens se renvoient la balle pour valider ou ne pas valider une action.
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  Et derrière,
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  on ne passe pas à l'étape suivante.
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  Tout cela,
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  le manque de visibilité sur qui fait quoi,
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  le manque de clarté,
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  entraîne très régulièrement une stagnation d'un projet.
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  On ne sait pas à qui demander,
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  alors on ne demande pas.
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  Afin de débloquer tout cela,
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  on va pouvoir utiliser cet outil,
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  la matrice RACI.
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  Cela va nous permettre de clarifier les rôles de chacun,
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  d'une part,
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  de responsabiliser les gens à partir du moment où un document référence de manière...
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  unique,
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  les gens en charge d'un projet,
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  les approbateurs d'un projet,
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  on ne peut plus se cacher,
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  on ne peut plus se dire
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  « Ah, je ne savais pas que c'était moi qui étais en charge,
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  je pensais que c'était machin » .
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  Oui,
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  mais non.
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  Là,
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  c'est bon,
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  on a acté,
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  c'est ton rôle,
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  si ça n'avance pas,
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  c'est ta responsabilité.
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  C'est le meilleur moyen de faire avancer un projet,
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  globalement,
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  et de montrer que l'on accorde la confiance aux gens.
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  De la même manière que sur le rôle de responsable d'une tâche où on va
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  On va confier à une personne la charge de faire avancer la tâche.
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  On peut aussi s'interroger sur l'approbateur.
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  Est-ce que l'approbateur doit forcément être la personne la plus haut placée de l'entreprise qui doit approuver tous les sujets,
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  mais qui peut du coup être un goulot d'étranglement car il n'aura pas le temps de se pencher sur tout ?
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  Ou peut-il accorder sa confiance ?
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  aux membres de son équipe pour aller leur confier le rôle d'approbateur sur différents sujets et donc de motiver les équipes puisqu'ils ont vraiment à leur charge un projet de bout en bout.
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  Ils sont soit responsables,
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  soit approbateurs d'une tâche,
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  soit considérés comme des experts qui pourront être consultés et aussi...
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  D'une manière rassurante,
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  ceux qui seront informés sauront que,
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  sur tel sujet,
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  oui,
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  ils n'auront pas leur avis à dire,
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  souvent parce que leur avis n'est pas pertinent sur ce sujet-là,
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  ils seront peut-être pertinents sur d'autres tâches,
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  mais pas sur celle-là.
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  Par contre,
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  ils sauront que,
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  à l'issue des différentes tractations,
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  ils seront informés des sujets,
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  et cela permet aussi de gagner en confiance dans les processus,
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  parce qu'ils sont plus clairs et mieux définis.
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  Tout cela n'est possible que si cette matrice est correctement communiquée.
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  Elle doit être visible partout afin que chacun sache s'y référer quand il en a besoin.
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  Un exemple que je vois très souvent dans mon métier,
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  c'est la validation de cahiers des charges,
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  de documentation fonctionnelle,
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  toutes ces choses-là qui vont permettre de passer à l'étape suivante d'un projet.
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  On a tendance à mettre tout un tas d'approbateurs parce que chacun doit être...
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  consulter sur le process à mettre en place.
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  Très bien,
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  on peut consulter beaucoup de monde,
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  on peut faire un atelier de travail avec tout le monde et effectivement demander les différents avis,
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  mettre ça dans un document.
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  Mais à la fin,
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  il ne peut en rester qu'un.
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  Non,
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  pardon,
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  on n'est pas dans Koh-Lanta.
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  À la fin,
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  il ne peut y avoir qu'un seul approbateur pour éviter les différents ping-pong.
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  Valider un cahier des charges ou des spécifications fonctionnelles,
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  c'est quand même essentiel pour passer à l'étape suivante d'un projet,
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  savoir ce qu'on veut faire.
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  Et il y a trop de projets actuellement.
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  où on se retrouve avec de la documentation non validée qui permet très facilement,
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  en cours de projet,
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  de dire « Ah mais non,
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  je ne voulais pas faire comme ça. »
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  Mais en même temps,
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  pourquoi vous avez commencé ?
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  La documentation n'était pas validée.
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  Et ça,
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  c'est vraiment problématique parce qu'on va se retrouver entre un conflit entre les gens qui ont voulu faire avancer le projet et finalement passer outre les blocages liés au ping-pong des validations et ceux qui se cachent un petit peu derrière l'absence de validation qu'ils ont provoqué pour aller remettre en cause le projet.
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  Merci.
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  ce qui n'est jamais bon et ce qui va souvent résulter vers encore plus de latence et un projet qui n'avancera pas.
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  Pour mettre en place la matrice,
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  la première chose à faire,
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  c'est de bien identifier toutes les activités de ton projet ou du département sur lequel tu veux la mettre en place.
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  On liste bien toutes les tâches pour être sûr d'avoir une revue la plus complète possible.
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  Il sera toujours possible d'en ajouter par la suite,
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  mais l'idée,
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  c'est d'avoir une bonne vision de ce qui est à faire sur le projet.
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  Derrière,
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  on va attribuer les rôles.
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  On va mettre des personnes,
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  responsables,
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  approbateurs,
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  consultés,
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  informés.
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  Et pour savoir qui doit avoir quel rôle,
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  je t'ai fait une petite fiche technique pour te poser les bonnes questions pour attribuer le bon rôle à chacun.
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  Tu peux la télécharger dans la description des ressources de cet épisode.
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  Une fois que tout ça a été fait,
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  tu dois faire valider la matrice par les différentes parties prenantes de ton projet.
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  Leur montrer,
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  leur expliquer les différentes responsabilités,
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  prendre leurs avis potentiellement.
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  De voir qu'une personne estime qu'elle pourrait être consultée sur telle tâche,
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  qu'elle peut avoir une valeur ajoutée,
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  des petits changements que ton équipe peut apporter à ça.
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  Et surtout,
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  une fois qu'elle est validée,
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  leur dire où est-ce qu'ils peuvent la consulter.
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  Dernière étape,
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  la maintenir à jour.
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  Je disais tout à l'heure,
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  il faut absolument que ce document vive.
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  Si le document n'est pas à jour,
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  qu'on se rend compte au moment où on a besoin de savoir qui est responsable de telle tâche,
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  que la personne dans la cellule responsable n'est plus dans l'entreprise,
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  ça va affecter la validité de ton document et on risque de se dire
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  « Ah, le document n'est pas à jour,
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  donc il ne sert à rien,
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  donc je ne le suis plus » .
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  Très important donc que ce document soit facilement modifiable,
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  facile à mettre à jour,
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  pour que chacun continue de s'y référer en permanence.
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  Dans les erreurs que l'on pourrait commettre quand on fait sa première matrice RACI,
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  il y a de la surcharger.
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  On évite de mettre trop de responsables par tâche.
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  Trop de responsables par tâche,
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  c'est le meilleur moyen de se renvoyer la balle sur une tâche qui n'avance pas.
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  On préférera plutôt couper une tâche en deux et séparer les responsabilités.
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  et potentiellement mettre le responsable de l'une en consulté sur l'autre et vice versa pour que les personnes continuent à travailler main dans la main mais qu'il y ait toujours une personne en charge de faire avancer la chose.
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  Autre erreur à ne pas faire,
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  c'est le manque de communication.
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  J'en parlais tout à l'heure,
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  la communication est extrêmement importante.
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  Si ce document tu l'as fait dans ton coin et que personne n'est au courant ou qu'il n'est pas à jour,
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  c'est le meilleur moyen pour qu'il passe à la poubelle et que tes efforts soient vains.
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  Dernière erreur qu'on a déjà un petit peu mentionnée aussi,
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  c'est d'éviter les approbations trop hautes pour un trop haut niveau dans l'entreprise.
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  Si toutes les approbations reviennent toujours vers le dirigeant de l'entreprise,
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  on risque d'avoir un goulot d'étranglement.
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  Mieux vaut déléguer les approbations par domaine à des subordonnés plutôt que de tout centraliser vers le responsable d'entreprise qui n'aura de toute façon pas le temps d'avoir une qualité d'approbation qui aurait été celle d'une personne dédiée à un sujet.
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  Donc,
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  en résumé,
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  la matrice RACI,
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  c'est un très bel outil pour aller faire bouger les lignes d'un projet qui s'enlise un peu et pour globalement donner un beau dynamisme à un projet qui démarre ou à poser les lignes d'un nouveau département qui se crée en mixant plusieurs équipes.
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  En fait,
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  à toute étape de la vie d'un département ou d'un projet,
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  la matrice RACI peut permettre de poser un petit peu les bases d'une bonne collaboration.
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  Dans les gros conseils que je vous ai donnés,
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  s'il y en a un en particulier à retenir,
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  c'est de limiter au maximum les responsables des tâches.
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  S'il peut y en avoir un seul la plupart du temps,
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  ce sera quand même beaucoup mieux pour se garantir la bonne avancée du projet.
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  Dans les approbateurs,
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  même chose,
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  un seul tout le temps pour éviter les ping-pong et d'avoir...
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  une personne qui peut trancher.
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  C'est peut-être ça le plus important.
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  C'est que même s'il y a des discussions sur la validité d'un document,
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  il faut qu'il y ait une personne qui soit en mesure de trancher à la fin.
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  A l'inverse,
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  pour ce qui est des personnes consultées,
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  on va pouvoir très bien en mettre plusieurs,
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  mais encore une fois,
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  on essaye de ne pas surcharger des réunions à 15,
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  on sait que ce n'est pas productif.
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  En revanche,
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  dans les personnes informées,
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  on peut avoir
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  beaucoup de monde qui sera intéressé par le résultat d'un nouveau process à mettre en place,
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  une nouvelle façon de faire.
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  Et ils recevront l'information par e-mail ou sur le canal de diffusion de l'entreprise.
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  Ils n'auront pas à être sollicités avant,
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  mais au moins,
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  ils auront le résultat des différentes tractations.
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  Mon petit conseil actionnable du jour,
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  c'est de commencer à l'appliquer directement.
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  Tu peux commencer par un petit projet au sein de ton département pour montrer combien elle peut être efficace au quotidien.
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  Et pour t'aider,
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  je t'ai mis dans les ressources de cet épisode une fiche technique qui va te permettre de te poser les bonnes questions pour mettre les bonnes responsabilités au bon endroit.
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  Tu peux donc retrouver le lien dans les ressources de l'épisode ou directement sur le site digetic.fr dans la rubrique ressources.
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  Je te laisse sur ces réflexions et je te dis à la semaine prochaine.
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  Et voilà,
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  c'est la fin de cet épisode d'Osez l'Efficacité.
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  Je serais curieuse de savoir ce que tu en as pensé.
• 13:57
  En tout cas,
• 13:58
  si cet épisode t'a plu,
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  n'hésite pas à laisser un commentaire et à donner un avis 5 étoiles.
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  Ça m'aide énormément.
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  Tu peux aussi me suivre et me contacter sur LinkedIn et Instagram pour continuer la discussion.
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  Je serais ravie d'échanger avec toi.
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  Rendez-vous la semaine prochaine pour un nouvel épisode plein de conseils et d'astuces pour oser l'efficacité.
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  À très vite !