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So erstellen Sie den perfekten Dienstplan für Ihre Zahnarztpraxis | Teil 1 · Der Praxiserfolg Podcast für Zahnärzte

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  Speaker 0: Hallo und herzlich willkommen zum Praxiserfolg Podcast.
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  Speaker 0: Ich habe mir heute ein relativ komplexes Thema ausgesucht, über das ich mit Ihnen reden will und ich weiß genau dass dieses Thema in den meisten... Nein!
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  Speaker 0: In nahezu allen Zahnarztpraxen komplett vernachlässigt wird.
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  Speaker 0: Wir reden über den Dienstplan Und wir haben bei uns einen Ja, Sie haben richtig gehört.
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  Speaker 0: Fünfundzwanzig Punkte haben wir uns erarbeitet wie der perfekte Dienstplan erstellt wird.
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  Speaker 0: So warum ist denn das eigentlich so wichtig den Dienstplan zu erstellen?
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  Speaker 0: Die Frage stellt sich eigentlich gar nicht weil die Antwort auf der Hand liegt.
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  Speaker 0: Mitarbeiter sind nicht nur die teuerste Ressource, die wir in der Praxis haben.
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  Speaker 0: Sie sind auch die knappste Rassource!
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  Speaker 0: Sie alle haben mit Sicherheit schon mal irgendwelche Social Media Funnel laufen gehabt oder über irgendwelcher anderen Kanäle versucht Mitarbeiter zu finden.
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  Speaker 0: Sie wissen das ist ein echtes Problem Und denken, der Markt ist leer.
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  Speaker 0: Es gibt keine Mitarbeiter – das stimmt natürlich nicht!
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  Speaker 0: Es gibt selbstverständlich Mitarbeiterinnen für die Zahnarztpraxis aber das ist jetzt ein anderes Thema.
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  Speaker 0: Wie teilen wir die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit mit bedarfsgerecht in unserer Praxis ein?
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  Speaker 0: Wir haben da einen Profi bei uns im Consulting, die das für unsere eigene Praxis in Perfektion macht.
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  Speaker 0: Die nimmt sich auch Zeit für unsere Kunden und geht mit denen gemeinsam sowohl in einem Gruppencall als auch in einem eins zu eins Call dieses Thema durch, weil es brutal wichtig ist dass wir immer die richtige Mitarbeiterin da haben.
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  Speaker 0: Für die richtigen Behandlungen und die Ressourcen einfach ordentlich nutzen.
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  Speaker 0: Wie wird es in den meisten Praxen gemacht?
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  Speaker 0: Alle kommen irgendwie zu den Karren-Arbeitszeiten und dann werden die irgendwie eingeteilt.
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  Speaker 0: Und wenn dann eine zu viel ist, dann geht sie mit in eine Behandlung.
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  Speaker 0: Dann sind auf einmal drei oder vier Leute in einem Behandlungszimmer.
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  Speaker 0: Meistens ist es dann aber so, dass in den meisten Praxen eher zu wenig Mitarbeiter sind.
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  Speaker 0: Wie gehen wir damit um und wie teilen wir's dann ein?
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  Speaker 0: Das ist ja mindestens genauso kompliziert wenn auch die unangenehmere Situation also.
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  Speaker 0: Fünfundzwanzig Punkte haben wir bei uns und ich gehe jetzt nicht alle durch.
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  Speaker 0: Ich geh mit Ihnen mal so die Grundprinzipien des Dienstplans durch.
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  Speaker 0: Der Dienstplan wird also primär erstmal abhängig von der Terminplanung erstellt, er orientiert sich grundsätzlich an den Arbeitszeiten der Behandler.
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  Speaker 0: und genau da fängt es schon an.
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  Speaker 0: viele gehen einfach hin Lassen mehr oder weniger die Mitarbeiter entscheiden, wann sie den Arbeiten kommen wollen und wann nicht.
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  Speaker 0: Das fängt schon damit an dass wir natürlich in der Situation in der Zahnarztpraxis sind das wir mit vielen Teilzeitmitarbeiterinnen arbeiten.
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  Speaker 0: viele Mütter die dann nur vormittags kommen wollen auf gar keinen Fall nachmittags.
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  Speaker 0: Dann haben wir ein Problem in der Prophylaxe oder in der Kiefer-Ottopädie.
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  Speaker 0: und dann stehen wir schon vor dem ersten Problem.
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  Speaker 0: Grundsätzlich sind die Arbeitszeiten der Behandler, der Fixpunkt und natürlich die Anzahl der geöffneten Behandlungszimmer und daraus entsteht dann der Personalbedarf.
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  Speaker 0: also Ziel ist es die vorhandenen personellen Ressourcen so einzusetzen dass alle geöffnete Behandlungszimmer optimal besetzt werden können.
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  Speaker 0: Die Behandler entsprechend ihrer Terminplanung ausreichend unterstützt werden, jeder Mitarbeiter sinnvoll eingesetzt wird dass keine unnötigen Überbesetzungen entstehen weil die kosten nachher richtig richtig Geld.
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  Speaker 0: und das dumme ist das kostet Geld das sehen sie erst mal gar nicht.
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  Speaker 0: Das sehen Sie nachher nur wenn sie die Personalkosten sehen und denken oh das ist aber ganz schön teuer Dass die sollstundende Mitarbeiter erreicht werden, dass die notwendigen Zusatzaufgaben berücksichtigt werden.
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  Speaker 0: Denn wir wissen alle von der reinen Assistenz das reicht nicht, denn es gibt jede Menge Zusatzaufgaben in der Praxis, die einfach erledigt werden müssen.
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  Speaker 0: Wir müssen die Pausen und Arbeitszeiten einhalten Und das passiert leider auch immer wieder keine unnötigen Terminabsagen aufgrund fehlender personeller Ressourcen entstehen.
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  Speaker 0: Wichtigste Regel Unseres Dienstplatz ist, jeder Mitarbeiter hat eine konkrete Aufgabe bzw.
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  Speaker 0: einen konkreten Einsatzbereich und das ist meistens nicht der Fall in anderen Praxen.
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  Speaker 0: Das heißt die kommen einfach rein und jeder macht alles.
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  Speaker 0: und wer dann irgendwie Zeit hat und dann haben sie aber keine Zeit jedenfalls sagen Sie dass sie keine Zeit haben und es ist ein Riesenproblem.
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  Speaker 0: alle Aufgaben müssen im Dienstplan abgebildet werden.
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  Speaker 0: Es soll möglichst vermieden werden, dass Mitarbeiter im Dienstplant zwar anwesend aber ohne konkrete Aufgabe eingeplant sind.
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  Speaker 0: Ja der Personalbedarf muss anhand der Behandlung festgelegt werden.
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  Speaker 0: Dienstplan immer nach dem nach der Terminbehandlung einbestellen.
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  Speaker 0: Der erste Blick bei der Dienstbeinastellung geht bei uns in Charlie.
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  Speaker 0: Wir arbeiten mit der Soluzion auf die Terminplanung, die Arbeitszeiten.
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  Speaker 0: Die Ärzte sind ebenfalls bei uns hinterlegt und müssen bei der Planung berücksichtigt werden.
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  Speaker 0: Dann wird geprüft!
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  Speaker 0: Welche Ärzte sind an welchem Tag anwesend?
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  Speaker 0: Welche Behandlungen finden statt, wie viele Zimmer werden benötigt.
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  Speaker 0: Welche Handlungen finden parallel statt, welche Qualifikationen wird für die jeweilige Behandlung benötigt.
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  Speaker 0: Wie viele Assistenzen denn tatsächlich benötigen?
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  Speaker 0: In der Chirurgie mal ein bisschen mehr bei den normalen Kons weniger können zusätzliche Zimmer geöffnet werden.
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  Speaker 0: Und gibt es die Möglichkeit, Prophylaxe oder andere Leistungen zusätzlich und parallel anzubieten?
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  Speaker 0: Es gibt einen Grundsatz.
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  Speaker 0: Der Personalbedarf wird aus dem tatsächlichen Behandlungsbedarf abgeleitet – nicht umgedreht!
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  Speaker 0: Es werden daher nicht grundlos mehrere Personen einem Arzt zugeteilt.
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  Speaker 0: Das waren jetzt mal zwei Punkte Und es gibt natürlich viele, viele Dinge zu berücksichtigen.
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  Speaker 0: Beispielsweise die maximale Zimmerauslastung als Ziel!
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  Speaker 0: Wir haben als erste superteure Variante die Personalkosten, als zweite die Zimmer und wenn wir so ein Zimmer ausstatten dann rechnen wir mit einem Invest von hunderttausend Euro und das ist natürlich eine Katastrophe, wenn wir Zimmer leer stehen haben.
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  Speaker 0: Wie viele Mitarbeiter maximal pro Zimmer?
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  Speaker 0: Dann Assistenzen nach der Qualifikation und der Verantwortung einteilen.
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  Speaker 0: Wer ist in der Influentologie, wer kann dort assistieren?
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  Speaker 0: Gibt es besondere Regeln für einzelne Behandler beispielsweise während der Spätdienstwoche bei uns?
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  Speaker 0: oder einzelne behandler machen Implantologie andere nicht?
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  Speaker 0: Wie werden die Zimmer geöffnet?
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  Speaker 0: Frühdienst und Spätdienst, wenn wir so wie bei uns im Schichtdienst arbeiten.
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  Speaker 0: Wer schließt die Zimmer und wer füllt auf?
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  Speaker 0: Wie ist das dann mit der Prophylaxe geregelt?
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  Speaker 0: Dann haben wir eine fünfzehn Minuten Regel.
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  Speaker 0: oder da gehe ich aber jetzt nicht drauf ein auf diese Fünfzehn-Minuten-Regel weil das ist ein bisschen komplexer... Ich geh ganz kurz drauf rein!
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  Speaker 0: Wir Machen beim Zimmer öffnen einen Versatz von fünfzehn Minuten.
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  Speaker 0: Das heißt eine Mitarbeiterin kommt fünfzehnt Minuten früher, macht die Zimmer auf.
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  Speaker 0: nicht alle Zimmer schafft sich in fünfzehm Minuten und die nächste kommt einfach ne Viertelstunde später damit die Einteilung zeitgerecht ist und diese nachdem die Zimmer geöffnet sind direkt anfangen kann zu arbeiten.
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  Speaker 0: Wie sieht es aus mit der Implantationsvorbereitung an einem Tag, an dem implantiert wird?
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  Speaker 0: Wir sind die wöchentlichen Sollstunden.
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  Speaker 0: Wie werden Auszubildende eingesetzt und wie funktioniert die Rotation der Auszubilde?
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  Speaker 0: Alle diese Fragen – das waren jetzt erst eine Handvoll-Fragen – müssen im Dienstplan berücksichtigt werden!
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  Speaker 0: Und ich weiß zum Dienstplan ist im ersten Augenblick kompliziert.
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  Speaker 0: Wir arbeiten auch gerade an technischen Lösungen, das etwas einfacher zu machen.
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  Speaker 0: aber der manuelle Weg ist in Step eins sowieso wichtig und der große Vorteil wenn wir uns Gedanken darüber machen auch Strukturen und Prozesse berücksichtigen, hinterfragen.
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  Speaker 0: Und denken sind wir hier auf dem richtigen Weg oder kann das ein anderer machen?
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  Speaker 0: Braucht er eine zusätzliche Ausbildung?
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  Speaker 0: wie können die einzelnen Mitarbeiter fördern um noch mehr Verantwortung in der Praxis zu übernehmen?
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  Speaker 0: also wir sehen dass ist überhaupt kein einfaches Thema.
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  Speaker 0: und wenn sie sagen ja ich möchte auch eine fünfstellige Summe im Jahr alleine durch eine ordentliche Mitarbeiter-Einteilung sparen und die am Ende des Jahres mehr auf dem Konto haben.
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  Speaker 0: Dann lade ich Sie herzlich ein, buchen sie sich ein!
• 10:29
  Speaker 0: kostenloses Erstgespräch und wir reden darüber, ob das für sie Sinn macht.
• 10:34
  Speaker 0: Und wenn ja wie es in ihrer Praxis aussehen könnte!
• 10:38
  Speaker 0: Wenn Sie darauf Lust haben dann gehen Sie einfach auf den Link unter diesem Podcast und buchen sich ein Erstgesprech.
• 10:47
  Speaker 0: würde mich sehr, sehr freuen wenn wir uns mal im eins zu eins oder im Gruppencall, in diesem Erstgespräch kennenlernen und darüber reden wie wir Ihre Praxis noch besser aufstellen, noch professioneller und natürlich noch gewinnbringender.
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  Speaker 0: Liebe Grüße bis dahin!
• 11:03
  Speaker 0: Ciao.