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Warum Lean Management Projekte ausufern und wie du das verhinderst (#090) · No More Kuddelmuddel - Lean Management auf Deutsch

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  Speaker 1: Hi und herzlich willkommen zu.
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  Speaker 1: No More Kuddel-Muddl Lean Management auf Deutsch.
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  Speaker 1: Mein Name ist Katrin Wortmann, gemeinsam mit meinem Geschäftspartner Lars Kinkeldai sind wir die Freiraumbande!
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  Speaker 1: In der heutigen Folge geht es um das ganze Thema scope creep aus uferung von projekten.
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  Speaker 1: ja du kennst es vielleicht auch du willst dein neemprojekt starten.
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  Speaker 1: du möchtest fünf s einführen oder mit einem smart workshop starten um die hoheszeiten runterzukriegen oder oder oder.
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  Speaker 1: ihr legt los ihr fangt an und
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  Speaker 0: irgendwie
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  Speaker 1: wird diese ganze nummer immer größer.
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  Speaker 1: immer grösser Projekte überrollen euch und man kann gar nicht mehr sagen, wo ist hier eigentlich der Anfang?
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  Speaker 1: Und wo ist das Ende?
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  Speaker 1: Um das besser in den Griff zu kriegen darum geht es in der heutigen Folge.
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  Speaker 1: Viel Spaß damit!
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  Speaker 1: Lieber Lars jeder kennt es.
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  Speaker 1: Eigentlich wollten wir nur eine Linie optimieren und am Ende haben wir das halbe Werk umgebaut.
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  Speaker 1: Nicht ganz so schlimm aber das trifft ein bisschen das Kernproblem auf dem Kopf oder?
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  Speaker 1: Jetzt
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  Speaker 0: müsst ihr alles entgleist.
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  Speaker 0: Es ist immer so, kennt man ja von zu Hause auch.
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  Speaker 0: Ich wollte eigentlich nur ein Bild aufhängen und hab irgendwann den ganzen Wohnzimmer umgeräumt.
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  Speaker 0: war auch nicht das Ziel aber ja das was du gerade sagst kommt häufig vor.
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  Speaker 1: Typische Problem ist wirklich dieses Thema dass das Projekt ausruf hat.
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  Speaker 1: ständig kommen neue Ideen hinzu.
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  Speaker 1: jede Abteilung hat noch einen Wunsch.
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  Speaker 1: keiner sagt bewusst stopp Woher kommt es?
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  Speaker 1: Niemand hat zu Anfang definiert, was tatsächlich nicht zum Projekt gehört.
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  Speaker 1: Also wo genau Schluss ist, wo dieses Projekt aufhört.
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  Speaker 0: Hat man ja in einem der Vorherregungen folgen.
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  Speaker 0: ich finde das sehr sehr spannend darüber mal nachzudenken Was gehört nicht in ein Projekt oder nicht zum projekt?
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  Speaker 0: macht man sich kein Kopf drum.
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  Speaker 1: Nee meist nicht
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  Speaker 0: und deswegen ufern viele Sachen eben auch aus.
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  Speaker 1: Ja also so Selbst wenn man jetzt keinen Bock hat, die Folge weiter zu hören ist der Punkt für heute.
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  Speaker 1: Definiere was du im Projekt machst und definiere ganz bewusst was du nicht in diesem Projekt machst.
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  Speaker 1: Und damit ist schon jede Menge Klarheit für alle Seiten gewonnen.
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  Speaker 0: Richtig also zu Beginn sage ich jetzt mal Ziel definieren?
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  Speaker 1: Ja da hatten wir.
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  Speaker 1: ich glaube die letzte folge war eine spezialfolge.
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  Speaker 1: daher zu wie ich denn nun dahin komme dass sich meine ziele irgendwie greifbar machen kann.
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  Speaker 1: aber so ein ziel.
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  Speaker 1: bleiben wir mal beim fünf s. klassiker könnte jetzt sein ende juli sind die ersten fünf arbeitsplätze mit fünf s optimiert und wir sparen an jedem dieser arbeitsplatze.
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  Speaker 1: Eine stunde am tag für suchen und umständliches handling.
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  Speaker 0: gut formuliertes ziel
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  Speaker 1: Ja, eigentlich erst mal so alles drin.
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  Speaker 1: Wo man was mit anfangen kann.
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  Speaker 1: und jetzt kann ich mir nämlich überlegen okay um das zu erreichen bis Ende Juli?
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  Speaker 1: Was muss ich denn jetzt alles in dieses Projekt reinpacken an Leistung zum Beispiel?
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  Speaker 1: ja Welche Arbeitsplätze, da wurde ja gesagt das fünf Arbeitsplätzen mit Fünf S optimiert werden sollen.
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  Speaker 1: Jetzt kann ich ja sagen okay also ich packe mal Leistung rein wir optimieren die Arbeitsplötze eins bis fünf in der Montage.
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  Speaker 1: Okay so das ist der erste dass es mit drin im Leistungspaket.
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  Speaker 1: dann was machen wir da?
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  Speaker 1: Was wir schaffen ist?
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  Speaker 1: Wir sortieren schon alles aus was nicht benötigt wird.
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  Speaker 1: Dann was auch mit drin ist, wir platzieren die Werkzeuger neben Arbeitsplatz.
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  Speaker 1: Wir entwickeln ein Müllsystem für jeden Arbeitsplatz weil das vielleicht so ein sehr abfallreiches Unternehmen ist durch die Arbeitsgänge.
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  Speaker 1: Was könnte man noch machen?
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  Speaker 1: Wir entwickelen ein zentrales Werkzeugboard dass von allen genutzt werden kann für die Werkzeuge die nicht täglich benötigt werden.
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  Speaker 1: also das ist vielleicht auch noch mit drin.
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  Speaker 1: Das
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  Speaker 0: ist ein schönes Leistungspaket.
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  Speaker 0: damit kann man jetzt hochdaufen
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  Speaker 1: So sollte man meinen Ja, jetzt ist aber vielleicht noch auch so ein Stück weit aus dem Thema die Erfahrungen, die man in der Vergangenheit im Unternehmen gemacht hat.
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  Speaker 1: Die Frage müssen wir an dieser Stelle abgrenzen und oftmals bietet sich das an dass man jetzt vielleicht in diesem speziellen Fall noch sagen würde hey Leute was ganz bewusst nicht in diesen Projekt drin ist, ist die Kennzeichnung auf den Fußböden hier mit Laufwegen usw.
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  Speaker 1: Ja cool
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  Speaker 0: oder auch so.
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  Speaker 0: Parkplätze Kann auch sein, dass wir sagen Parkplätze für Hufwagen sind auch nicht mit drin.
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  Speaker 0: Weil wir es erst mal testen wollen in diesen fünf Monaten.
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  Speaker 1: Genau das.
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  Speaker 1: oder vielleicht auch, dass die Version der Schattenwende, dass das keine finale Version ist?
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  Speaker 0: Ja und wenn man das nicht bestimmt... Und jetzt verstehe ich auch das Thema Ausruf an.
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  Speaker 0: Wenn mich das nicht bestimme Dann kommt das irgendwann im lauflösprojektes dazu.
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  Speaker 0: Ach, guck mal!
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  Speaker 0: Da können wir doch auch gleich hier die Bodenmarkierung machen oder Hubwagenplätze markieren oder oder oder.
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  Speaker 0: und das was wir jetzt hier aufgebaut haben Das geben bei dem Einkaufssonsel gleich zwanzigmal bestellen
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  Speaker 1: Genau.
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  Speaker 1: Und so kannst du ganz bewusst sagen ne Leute dass es jetzt gerade nicht in einem Leistungsumfang in diesen Projekt drin.
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  Speaker 1: ja aus denen und den Gründen und manchmal muss man auch ganz klar sagen ihr habt uns nur drei Monate Zeit gegeben das schaffen wir in diesem projekt nicht punkt.
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  Speaker 0: Ja
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  Speaker 1: So Womit wir beim nächsten Punkt wären, damit was nicht ausruf hat müssen wir auch mal eine Nein-Kultur entwickeln.
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  Speaker 1: Also man muss sich dann wirklich trauen, nein zu sagen und das fällt einem halt dann manchmal auch leichter als Projektteam, als wenn es nur einer machen
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  Speaker 0: muss.
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  Speaker 0: Stimmt!
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  Speaker 1: Und darum ist ja immer ganz schön, wenn man sich gegenseitig hat ne?
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  Speaker 1: Das stimmt,
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  Speaker 0: da stimmt.
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  Speaker 0: Aber wenn ich so eine Nein Kultur habe, dann brauche ich ja auch irgendwie sowas wie so ein Themenparkplatz weil im Laufe des Projektes hier kommen ja ein paar Ideen hoch Und die sind vielleicht ja auch gut, nur werden nicht oder gehören jetzt ja nicht in das Projekt.
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  Speaker 0: Somit kann ich nicht sagen, nee, Dove-Idee machen wir nicht.
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  Speaker 0: Ja
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  Speaker 1: genau, die Idee ist ja richtig.
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  Speaker 1: Wollte ich gerade sagen?
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  Speaker 1: Die Idee ist doch gar nicht doof.
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  Speaker 1: also ich glaube dass es einfach wichtig, dass die Menschen die Ideen reingeben wissen.
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  Speaker 1: Okay, diese Idee ist jetzt nicht weg die landet jetzt nicht irgendwo im Off sondern wir haben hier bei uns im Unternehmen wir haben Medienspeicher und wir gucken dann hinterher wann wir diese Sachen vielleicht noch irgendwie die Ideen miteinander bündeln können oder oder?
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  Speaker 1: Und da machen wir vielleicht wirklich in regelmäßigen Abständen gucken wir auf diese Listen und machen Plan immer zwei Monate pro Jahr für so Nachbesserungsprojekte ein weil oftmals sind es Kleinigkeiten Ja und dann kann man das sammeln und an wie so ein release.
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  Speaker 0: Aber könnte man auch sagen die idee ist gut Ist jetzt nicht in riesen aufwand kommt pack mal doch noch mit rein.
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  Speaker 1: ja Ja, auf jeden Fall.
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  Speaker 1: Also man sollte sich immer so ein bisschen Puffer einräumen, dass man so Kleinigkeiten... ...dass man die noch mit umsetzen kann.
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  Speaker 1: also ich sage mal solange das dann irgendwie wie so Blumenflücken ist am Wegesrand was schnell geht ne?
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  Speaker 1: Wo man sagen kann ah die Idee ist gut es ist eine halbe Stunde lasst uns die grad mitmachen und dafür sollte man sich schon so einen kleinen prozentualen Anteil am Anfang als Puffa noch mit eingerechnet haben.
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  Speaker 1: im Sinne für das Blumen flücken haben wir noch keine Ahnung.
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  Speaker 1: in Summe fünf Stunden eingebaut geplant über die Strecke, was wir da noch irgendwie mit reinnehmen können.
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  Speaker 1: Okay, jetzt
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  Speaker 0: sagtest du gerade eine Nein-Kultur etablieren?
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  Speaker 0: Bedeutet jetzt etwas, dass man sagt ich darf als Projektleiter online sagen oder...
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  Speaker 1: Ja genau also ganz häufig ist ja so dieses Thema dann kommt wieder irgendwas von außen und dadurch das dieses Projekt gar nicht vorbereitet und durchgeplant oder durchdacht war in dem Sinne Dann kann man ja eigentlich nur sagen, okay machen wir auch noch.
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  Speaker 1: Aber wenn man im Vorfeld sagt ne pass auf!
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  Speaker 1: Wir haben hier unsere Mini-Projekt Skitze das muss ja nichts wildes sein es kann ein One Pager sein und ihr siehst du tatsächlich was in diesem Projekt mit drin ist und wo dann einfach cutt ist.
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  Speaker 1: so und dadurch dass man das geplant hat und sich das vielleicht auch vom Auftraggeber also das kann der Chef oder die Chefin sein hat unterschreiben lassen kann man in dem Moment dann auch sagen Ja deine Idee is cool aber nein mache mir nicht in diesen Projekt
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  Speaker 0: Okay, wäre dann Folgeprojekt.
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  Speaker 0: oder
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  Speaker 1: wie gesagt?
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  Speaker 1: Oder diese Sammelwand, wenn man sagt so einmal pro Jahr machen wir zwei Monate Nachbesserung und damit kriegt man eigentlich schon häufig viel abgefrühstückt.
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  Speaker 1: Dass man da nochmal auf die ganze Ideenwand nenn ich es mal guckt und dass man da noch mal schaut was können wir jetzt eigentlich bündeln Und nochmals nach Besserungsprojekt irgendwie.
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  Speaker 1: Aber häufig
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  Speaker 0: ist ja in der Praxis auch so, dass so ein Projektleiter sich nicht traut, mal zu sagen?
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  Speaker 1: Ja genau und darum sage ich ja, darum ist es ja gut wenn man sich als Team hat... ...und wenn man das im Vorfeld einmal durchgedacht hat und es sich auch vielleicht hat unterschreiben lassen.
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  Speaker 1: Also das klingt für viele jetzt wieder so riesig aber das muss nichts Wildes sein.
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  Speaker 1: also wie gesagt so einen One Pager da steht drauf, dass das Ziel meines Projektes Das sind die Inhalte, das ist Nicht enthalten Und das ist die Zeit, die wir dafür benötigen.
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  Speaker 1: Oftmals kann man das gar nicht selber sagen sondern die kriegt man aufdiktiert von oben.
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  Speaker 1: aber dass das schon mal klar ist.
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  Speaker 0: Ja das ja cool weil.
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  Speaker 0: dann wäre ein Ergebnis bei so einer neuen Kultur schnelle Verbesserung.
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  Speaker 0: Du
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  Speaker 1: bleibst halt im Fokus du nimmst Geschwindigkeit auf und du hast natürlich auch mit dem was man da tut mit Leistung und Nichtleistungen, du hast natürlich auch immer wieder eine gute Grundlage um zu verhandeln.
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  Speaker 1: Wenn dann jetzt von außen gesagt wird ja ist mir aber egal macht das trotzdem.
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  Speaker 1: und wir merken jetzt verdammt es ein Stakeholder der hat hier richtig richtig etwas zu melden vielleicht kommt der Geschäftsführer.
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  Speaker 1: Dann muss man auch sagen Ja ist total fein.
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  Speaker 1: Aber Wir haben uns das ja nicht ausgedacht sondern wir haben das einmal zeitlich auch überschlagen, dann schaffen wir es nicht in drei Monaten.
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  Speaker 1: Wir brauchen zwei Monate mehr Zeit wenn das damit rein soll und so bist du dann automatisch in einer besseren Position weil du einfach die Hintergründe für dich ganz bewusst kennst definiert hast und dann wirklich gegen oder verhandeln kannst und sagen kannst okay wenn das hier jetzt noch mit rein soll, wenn ihr das unbedingt möchtet.
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  Speaker 1: Dann ist es eine grundlegende Veränderung des Projektes und die benötigt zwei Monate mehr und dann hat man dafür entweder einen großen Unternehmen hätte dann so ein Änderungsantrag für das Projekt dass man da einen großen Brocken mehr reingibt Und dass das dann natürlich auch was am Zeitverlauf macht.
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  Speaker 1: Aber das kann man ja auch im Kleinen sagen, wenn ihr das mit drin haben wollt, ergänzen wir das hier auf unserer Liste?
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  Speaker 1: Dann ergänzten wir aber auch direkt die Zeit, die wir dafür bekommen und dann bitte noch mal unten rechts unterschreiben und dann ist es fein und dann is er ruhig.
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  Speaker 0: Ja bringt weniger Stress Auch im Team.
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  Speaker 0: dann weil alle sind sich einig wo die Reise hingehen kann oder was wir in Vorfeld abgesteckt haben.
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  Speaker 0: Ja schnelles Ergebnis weniger Stress würde ich sagen
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  Speaker 1: Genau.
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  Speaker 1: Mal wieder eine kleine Unterbrechung, weil ich etwas Neues für dich habe!
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  Speaker 1: Im Oktober dieses Jahres – also im Oktober zum nächsten Runde starten wir in die nächste Runde unseres Kurses Lean Manager.
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  Speaker 1: Ja und wenn Ausschuss Suchzeiten- und Abstimmungsprobleme auch bei dir im Unternehmen Geld und Nerven kosten, dann ist der Kurs Lean Manager genau das Richtige für dich.
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  Speaker 1: In zwölf Tagen lernst du wie Du Lean Management Schritt-für-Schritt selbst in deinem Unternehmen einführen kannst – ganz praxisnah verständlich und so dass es wirklich zu dir und deinem Unternehmend passt!
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  Speaker 1: Lass und ich zeigen dir in diesem Kurs die Methoden, die wir selbst täglich in Industrieunternehmen einsetzen.
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  Speaker 1: Du bekommst direkt anwendbares Wissen, arbeitest mit Simulationen, du besuchst ein Unternehmen mit uns das bereits erfolgreich Lean eingeführt hat – und du setzt ein eigenes Praxisprojekt bei dir im Unternehmen um!
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  Speaker 1: Das heißt alles was du in der Theorie erlernst.
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  Speaker 1: Wendest du gleich praktisch an….
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  Speaker 1: Dabei lassen wir dich logischerweise nicht alleine, nein lass und ich begleiten dich intensiv dabei dein Projekt vorzubereiten durchzuziehen.
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  Speaker 1: Und auch in schwierigen Situationen sauber zu lösen!
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  Speaker 1: Nach dem Kurs begleiten wir dich weitere zwölf Monate durch unsere wöchentlichen Online-Live Sessions.
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  Speaker 1: Hier kannst du Fragen stellen, Herausforderungen mit uns besprechen und dir neue und weitere Tipps und Hinweise holen so dass dein Projekt in der Umsetzung auf Spur bleibt!
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  Speaker 1: Damit du die Lieneinführung bei dir im Unternehmen nicht alleine stemmen musst sind zusätzlich drei Zugänge zu unserem Onlinekurs den Lean-Methodenkoffer in dem gesamten Kurspaket enthalten.
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  Speaker 1: So kannst du dir direkt bei dir im Unternehmen drei Linkkumpel aufbauen, die dich bei der Umsetzung aktiv unterstützen!
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  Speaker 1: Das Erlernte aus dem Kurs kannst du einsetzen, um beispielsweise Maschinenstillstände zu reduzieren, Durchlaufzeiten zu verkürzen, Arbeitsplätze und Abläufe zu optimieren.
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  Speaker 1: Kurz – Du kannst die Wirtschaftlichkeit in der Produktion oder in deinem Bereich wirklich messbar verbessern!
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  Speaker 1: Alle Infos findest du auf unserer Homepage und den Link dazu packe ich dir in die Shownotes.
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  Speaker 1: Und jetzt geht's weiter mit der Folge Ja und somit kann man aus meiner Erfahrung heraus wirklich sagen, dass undefinierte und unabgegrenzte Projekte die überrollen dich und deinen Unternehmen.
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  Speaker 1: Also der Projektleiter wird total verheizt.
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  Speaker 1: das Team weiß auch nicht mehr wo hinten und vorne ist und dem Unternehmen an sich tut es auch nicht gut weil mehr und mehr Baustellen geöffnet werden und nichts wird abgeschlossen.
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  Speaker 0: Dann habe ich als Mitarbeiter irgendwann keinen Bock mehr in den Projekten teilzunehmen oder mitzuarbeiten.
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  Speaker 0: Ja, du
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  Speaker 1: richtig.
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  Speaker 1: Du hast ja auch nie Erfolge ne?
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  Speaker 1: Das ist ja wie so die Möhre bei diesen Eseln.
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  Speaker 1: Da ist immer diese Möhren noch eins, noch eins und du läufst und läufest und läuft und kriegst nie diese olle Möhne!
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  Speaker 0: Ja, ich mache nicht mehr mit den Projekten.
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  Speaker 1: Genau.
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  Speaker 1: Und somit eine klare Abgrenzung, die sorgt echt für schnellere Ergebnisse.
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  Speaker 1: Und das war's schon wieder mit einer Folge von No More Kuddelmodellin Management auf Deutsch.
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  Speaker 1: Ich hoffe, dass du viele Tipps und Hinweise für dich rausziehen konntest und neue Ideen hast was du jetzt bei dir in der Produktion ausprobieren kannst.
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  Speaker 1: Und wenn du sagst Mensch da war schon wieder so viel Mehrwert drin in einer so kurzen Folge!
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  Speaker 1: Was dann wohl die Kurse bringen?
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  Speaker 1: Ja natürlich nochmal jede Menge mehr.
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  Speaker 1: das ist quasi unser Podcast hoch.
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  Speaker 1: Also wenn du Lust auf noch mehr Lean-Management hast und so richtig durchstarten möchtest, dann schau in die Shownotes.
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  Speaker 1: Dort haben wir dir unsere Kurse verlinkt oder du meldest dich bei uns und dann sprechen wir über ein Inhauskurs oder ein individuelles Projekt im Unternehmen.
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  Speaker 1: Auch unsere Kontaktdaten findest du in den Shownotes.
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  Speaker 1: So, das war's für heute!
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  Speaker 1: Ich sage tschüss und ciao bis zum nächsten Mal und wünsche dir wie immer No More Kuddelmuddel – deine Kathrin Wortmann von der Freiraumbande.