Latest / Claris/FileMaker Wissen in 5 Minuten / Text aus PDF holen – Was ist neu in FileMaker 2026? (Teil 1)

Transcript

Text aus PDF holen – Was ist neu in FileMaker 2026? (Teil 1) · Claris/FileMaker Wissen in 5 Minuten

• 0:00
  Speaker 0: Hallo und herzlich willkommen bei Clarice FileMaker in fünf Minuten!
• 0:06
  Speaker 0: Heute geht es um eine praktische Frage.
• 0:09
  Speaker 0: Wie bekommen wir Text aus einer PDF-Datei in unsere FileMakerdatenbank?
• 0:16
  Speaker 0: Und was ist dabei in FileMAKER-sweißtausendsechsundzwanzig neu dazugekommen, das ist der erste Teil unserer kleinen Serie.
• 0:24
  Speaker 0: Heute schauen wir uns die Funktion HoldText aus pdf an.
• 0:30
  Speaker 0: In den nächsten Folgen geht es um Live-Text, Positionsdaten und die Frage wie aus einem ausgelesenen Dokument sinnvoll gefüllte Datenbankfelder werden.
• 0:41
  Speaker 0: Starten wir mit der Neuerung!
• 0:43
  Speaker 0: In FileMaker-swei-tausendsechsundzwanzig kann Whole Text aus PDF auf dem Mac auch Text aus gescannten bzw.
• 0:53
  Speaker 0: bildbasierten pdf erkennen – also aus Dokumenten in denen die Schrift zunächst nur als Bild vorliegt.
• 1:03
  Speaker 0: Die Funktion selbst gibt es bereits seit FileMaker twenty-fünfundzwanzig.
• 1:09
  Speaker 0: Schon damals konnte sie Text aus PDFs mit einer vorhandenen Textebene auslesen, auch unter Windows.
• 1:16
  Speaker 0: Diese Unterscheidung ist mir besonders wichtig!
• 1:19
  Speaker 0: Ich entwickle FileMakers Lösungen möglichst so dass Sie auf verschiedenen Plattformen funktionieren – auch wenn ein Kunde heute sagt Bei uns arbeiten alle am Mac.
• 1:31
  Speaker 0: Denn morgen kommt vielleicht doch ein Windows-Rechner dazu, dann möchte ich möglichst vermeiden dass eine wichtige Funktion dort plötzlich ausfällt.
• 1:41
  Speaker 0: Natürlich ist das kein starres Prinzip gegen den Kundenwunsch.
• 1:45
  Speaker 0: Aufwand nutzen und die konkrete Umgebung müssen zusammenpassen Aber wenn nicht die Plattform Unabhängigkeit mit vertretbarem Aufwand erhalten kann mache Ich Das.
• 1:58
  Speaker 0: Bevor wir uns die Funktion anschauen, müssen wir zwei Arten von PDFs unterscheiden.
• 2:03
  Speaker 0: Die erste ist eine pdf-Datei mit einer Textebene – beispielsweise eine Rechnung, die direkt aus einer Bürosoftware oder einem wahren Wirtschaftssystem exportiert wurde.
• 2:16
  Speaker 0: Die Buchstaben sind darin tatsächlich als Text gespeichert.
• 2:20
  Speaker 0: Häufig merkt man das daran, dass sich einzelne Wörter im PDF markieren und kopieren lassen.
• 2:27
  Speaker 0: Die zweite Variante ist ein Scan.
• 2:29
  Speaker 0: Hier wurde ein Papierdokument fotografiert oder eingescannt und als PDF gespeichert.
• 2:36
  Speaker 0: Für uns sieht das ebenfalls wie eine Rechnung aus.
• 2:39
  Speaker 0: Technisch kann die Seite aber einfach nur ein Bild sein.
• 2:43
  Speaker 0: Damit daraus Text wird, braucht es Texterkennung auch OCR genannt Wobei ein Scan durchaus bereits eine Textebene enthalten kann.
• 2:53
  Speaker 0: Manche Scanner-Programme führen die Texterkennung schon beim Speichern durch.
• 2:58
  Speaker 0: Entscheidend ist deshalb nicht allein, wie das Dokument entstanden ist sondern was tatsächlich in der PDF-Datei steckt.
• 3:06
  Speaker 0: Schauen wir uns das jetzt im FileMaker an.
• 3:09
  Speaker 0: Ich habe hier eine pdf Datei in einem Containerfeld abgelegt.
• 3:14
  Speaker 0: Daneben befindet sich ein Textfeld für das Ergebnis.
• 3:18
  Speaker 0: Über einen Button starte ich ein kleines Skript.
• 3:21
  Speaker 0: Der entscheidende Ausdruck ist sehr übersichtlich.
• 3:24
  Speaker 0: Hol Text aus PDF, gefolgt von unserem Containerfeld in Klammern.
• 3:30
  Speaker 0: Das Skript schreibt das Ergebnis in das Textfeld.
• 3:33
  Speaker 0: Ein Klick und wir sehen den ausgelesenen Inhalt.
• 3:37
  Speaker 0: Bei meiner Beispielrechnung fällt auf Beschriftungen und die dazugehörigen Werte stehen häufig gemeinsam in einer Zeile Also beispielsweise Datum bezahlt Unterneben das entsprechende Datum.
• 3:52
  Speaker 0: Das ist für die weitere Verarbeitung angenehm, es ist aber keine garantierte Ordnung auf die ich mich bei jedem Dokument verlassen würde.
• 4:02
  Speaker 0: Wie der Text zurückkommt hängt vom Aufbau der pdf-Datei ab.
• 4:08
  Speaker 0: Bei einer anderen Rechnung können die Reihenfolge und die Zeilenumbrüche anders aussehen.
• 4:14
  Speaker 0: Schriftarten, Farben und das genaue Seiten-Layout werden ebenfalls nicht übernommen.
• 4:20
  Speaker 0: Wir erhalten Text keine Kopie des gestalteten Dokuments – jetzt kommt der interessante Vergleich!
• 4:27
  Speaker 0: Was passiert mit einer PDF-Datei die nur einen Scan enthält und noch keine Textebene besitzt?
• 4:34
  Speaker 0: Auf dem Mac bietet FileMaker für die erwähnte Erweiterung.
• 4:41
  Speaker 0: Whole Text aus PDF kann jetzt auch aus solchen bildbasierten pdf-Text gewinnen.
• 4:47
  Speaker 0: Unter Windows dürfen wir diese Möglichkeit nicht einfach voraussetzen.
• 4:51
  Speaker 0: Dort unterstützt die Funktion weiterhin das Auslesen einer vorhandenen Textebene.
• 4:57
  Speaker 0: Ein reines ScanPDF ohne diese Ebene gehört nicht dazu.
• 5:03
  Speaker 0: Für eine plattformübergreifende Lösung bedeutet das Ich muss sowohl die Plattform als auch die Art meiner Dokumente berücksichtigen.
• 5:13
  Speaker 0: Ein erfolgreicher Test auf meinem Mac reicht nicht aus, um dieselbe Funktion unter Windows zu versprechen.
• 5:21
  Speaker 0: Noch eine Abgrenzung?
• 5:23
  Speaker 0: Hold Text aus PDF erwartet eine pdf-Datei.
• 5:28
  Speaker 0: Ein direkt eingefügtes PNG oder JPEG ist etwas anderes – für solche Bilder schauen wir uns in der nächsten Folge die Livetextfunktionen an!
• 5:38
  Speaker 0: Was bringt uns der gewonnene Text nun im Alltag?
• 5:41
  Speaker 0: Wir können beispielsweise ein Dokumentenarchiv durchsuchbar machen.
• 5:46
  Speaker 0: Wir können nach einer Rechnungsnummer oder einem Begriff suchen, ohne jedes PDF einzeln zu öffnen und wir schaffen eine Grundlage für weitere Verarbeitungsschritte.
• 5:59
  Speaker 0: aber nur weil wir den Text einer Rehnung ausgelesen haben sind Rechnungsnummer, Zahlungsdatum und Gesamtbetrag noch nicht automatisch den richtigen FileMaker-Feldern zugeordnet.
• 6:11
  Speaker 0: Dafür brauchen wir zusätzliche Logik – genau dort setzen unsere nächsten Folgen an!
• 6:18
  Speaker 0: Zunächst betrachten wir LiveText und die Ausgabe als JSON.
• 6:22
  Speaker 0: Dabei geht es auch um Positionsdaten.
• 6:25
  Speaker 0: Sie können bei der weiteren Verarbeitung helfen, ersetzen aber keine zuverlässige Prüfung der Zuordnung.
• 6:32
  Speaker 0: Im dritten Teil schauen wir uns an, wie künstliche Intelligenz beim Auslesen von Belegen unterstützen kann.
• 6:39
  Speaker 0: Für heute nehme ich vor allem drei Punkte mit!
• 6:43
  Speaker 0: Erstens müssen wir zwischen einer vorhandenen Textebene und einem reinen Scan unterscheiden.
• 6:51
  Speaker 0: Zweitens müssen die Funktionen auf den tatsächlich eingesetzten Plattformen testen.
• 6:57
  Speaker 0: Und drittens ist ausgelesener Text erst der Anfang.
• 7:02
  Speaker 0: Bevor daraus automatisch ausgefüllte Felder werden, brauchen wir passende Regeln und Kontrollen.
• 7:08
  Speaker 0: Damit haben wir die Grundlage für unsere nächsten beiden Folgen!
• 7:13
  Speaker 0: Vielen Dank fürs Zuhören – bis zum nächsten Mal bei Claris FileMaker in fünf Minuten von THINK-Sieben.