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Stiller Verfall in Microsoft 365: SharePoint, Power Apps, Power Automate und KI mit Governance absichern (KI-Synchronfassung) · M365.FM – Microsoft 365, Copilot & KI Podcast auf Deutsch

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  Melden Sie sich jetzt unter m3565.net an Wir sehen uns live.
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  Im Januar Wir sehen uns live.
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  Es ist 0347 UTC.
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  Der Großteil des IT-Teams schläft.
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  Doch irgendwo in den Cloud-Logs bildet sich ein Muster.
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  Es beginnt klein.
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  Drei neue Sharepoint-Listen namens Test-Test-Day erstellt innerhalb von vier Minuten.
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  Dann ein plötzlicher Anstieg bei Berechtigungsänderungen ohne Ticket.
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  Schließlich schlägt eine Reihe von Power-Automate-Flows gleichzeitig fehl.
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  Und das Telefon klingelt nicht.
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  Das ist der gruselige Teil.
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  Der CIO bekommt keinen Anruf, weil das System technisch gesehen nicht ausgefallen ist.
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  Die Serverlichter leuchten weiterhin grün.
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  Aber wenn man das Muster genau betrachtet, sieht man keinen Ausfall, sondern Entropie.
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  Entropie?
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  Dieser schleichende Verfall in die Unordnung.
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  Es fühlt sich an, als würden wir uns so sehr auf die lauten Ausfälle konzentrieren.
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  Ransomware.
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  Die DOS-Attacken.
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  Dass wir diesen stillen Zerfall ignorieren.
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  Wir sprechen heute über den schleichenden Tod im Microsoft 365-Ökosystem, oder?
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  Exakt.
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  Wir sprechen darüber, wie Plattformsysteme leise scheitern, lange bevor sie laut ausfallen.
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  Und wie man diesen Abwärtstrend mit Disziplin statt mit Heldenaktionen stoppt.
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  Denn aktuell basieren die meisten Organisationen auf Heldenaktionen.
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  Sie haben diesen einen Power-Plattform-Typen, der den Flow repariert, wenn er mitten in der Nacht abstürzt.
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  Das ist keine Strategie, das ist ein Risiko.
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  Lassen Sie uns diese Entropie also aufschlüsseln.
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  Das Quellenmaterial, das wir heute betrachten, beschreibt es als eine sich verstärkende Instabilität.
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  Es beginnt beim Substrat selbst.
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  SharePoint.
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  SharePoint, das Schweizer Taschenmesser, das jeder gleichzeitig als Hammer, Säge und relationale Datenbank benutzt.
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  Das Kernproblem ist, SharePoint ist ein Kollaborationssubstrat.
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  Es wurde für Dokumente und Datenlisten entwickelt, die von Menschen gelesen werden.
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  Aber die Leute versuchen es wie eine SQL-Server zu behandeln.
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  Ich habe das schon hundertmal gesehen.
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  Sie erhalten eine Anfrage für ein einfaches Tracking-Tool.
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  Und plötzlich haben sie eine Liste mit 50 Spalten, 5 verschiedenen Nachschlageketten
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  und einer Berechtigungsstruktur, für die man einen Doktortitel braucht, für die man ein Doktortitel braucht.
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  Und genau da beginnt der Verfassung.
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  Im Dokument wird das als Schimmadisziplin bezeichnet.
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  Es klingt langweilig, ist aber entscheidend.
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  Zum Beispiel bei der Benennung von Listen.
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  Man sieht Listen mit Namen wie ins Test-Tracker oder Projekt X temporär.
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  Für eine Sandbox ist das in Ordnung, aber für die Produktion nicht.
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  Benennen Sie die Liste nach dem geschäftlichen Subsetting.
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  Es ist ein Vorfall, nicht Jens Tracker.
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  Und technische Schulden sammeln sich auch bei den Spaltennamen an, oder?
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  Sie nennen eine Spalte heute Status.
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  Ändern den Anzeigenamen auf aktueller Zustand.
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  Aber die API sieht immer noch Status.
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  Dann löschen Sie sie und erstellen Status 2.
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  Status 2, Status endgültig, Status echt.
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  Das ist ein Albtraum für jeden, der eine App darauf aufbauen will.
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  Die Regel ist einfach, interne Namen ändern sich nie.
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  Bezeichnungen sind für die Benutzeroberfläche, nicht für die API.
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  Wenn Sie das nicht durchsetzen, bauen Sie einen Wolkenkratzer auf einem Sumpf.
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  Und dann gibt es noch das Problem der Beziehungen.
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  Oh, die gefürchtete Nachschlagespeite.
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  Nachschlagefelder sind verfügbar.
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  Sie fühlen sich wie ein relationaler Join an.
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  Aber SharePoint ist keine relationale Datenbank.
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  Die Richtlinie hier ist streng.
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  Ein Nachschlagefeld pro kritischer Ansicht.
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  Vielleicht zwei, wenn man Glück hat.
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  Wenn Sie versuchen, mehrstufige Beziehungen abzubilden,
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  wie das Filtern einer Liste basierend auf einem Nachschlagefeld,
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  das in einer anderen Liste nachschlägt, müssen Sie damit aufhören.
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  Wo gehen Sie also hin?
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  Wenn SharePoint diese Komplexität nicht bewältigen kann,
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  geben Sie dann einfach auf.
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  Sie verschieben die Daten.
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  Das ist ein Gespräch über Dataverse oder SQL.
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  Wenn Sie transaktionale Integrität und komplexe Joints benötigen,
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  missbrauchen Sie SharePoint und das System.
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  Wird Sie dafür bestrafen?
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  Nicht heute, vielleicht nicht morgen,
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  aber irgendwann wird eine Abfrage den Schwellenwert erreichen,
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  die Delegation wird fehlschlagen
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  und Ihre App wird leere Bildschirme anzeigen.
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  Wenn wir schon vom Kaputtmachen sprechen,
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  reden wir über Berechtigungen.
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  Dies ist ein riesiger Schwachpunkt,
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  die Falle der Berechtigungen auf Elementebene.
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  Es ist die klassische Anfrage.
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  Ich möchte, dass nur der Ersteller seine eigenen Elemente sehen kann.
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  Es klingt vernünftig, aber technisch gesehen ist es ein Fass ohne Boden.
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  Wenn Sie die Vererbung für jedes einzelne Element
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  in einer Liste mit 50.000 Einträgen aufheben,
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  muss der Server bei jeder Abfrage eines Benutzers
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  die Zugriffssteuerungsliste für jede einzelne Zeile prüfen.
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  Das zerstört die Performance.
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  Die Lösung ist also,
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  die Vererbung auf Website-Ebene aufzuheben,
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  nicht auf Elementebene.
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  Immer.
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  Wenn Sie Zeilen unterschiedlich absichern müssen,
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  benötigen Sie verschiedene Listen oder eine andere Datenquelle.
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  Und verwenden Sie bitte Gruppen.
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  Weisen Sie niemals Berechtigungen an einzelne Personen zu.
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  Menschen gehen, Gruppen bleiben.
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  Es scheint, als sei das Thema hier mit dem Improvisieren aufzuhören.
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  Was uns perfekt zur zweiten Säule führt, Power-Apps.
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  Power-Apps.
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  Der Text beschreibt Power-Apps entweder als deterministisch
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  oder als Chaos mit einem Speichern-Button.
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  Das sind ziemlich krasse Dichotomie.
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  Ist es aber, sie ist zutreffend.
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  Eine Canvas-App fühlt sich wie eine leere Leinwand an.
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  Man kann malen, was immer man will.
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  Das ist die Gefahr.
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  Eine deterministische App bedeutet,
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  dass Sie als Entwickler den Status kontrollieren.
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  Sie wissen genau, welche Daten geladen werden,
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  wann sie übermittelt werden und was passiert,
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  falls es fehlschlägt.
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  Im Gegensatz zum Chaos-Ansatz,
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  bei dem man einfach Steuerelemente auf einen Bildschirm wirft
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  und hofft, dass die Formular-Übermittlungsfunktion-Funktion funktioniert.
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  Genau.
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  Chaos bedeutet sich auch implizite Verhaltensweisen zu wollen.
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  Es ist komplexe Logik,
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  in die On-Select-Eigenschaft eines Buttons zu packen,
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  die drei Datenquellen patscht, eine E-Mail sendet
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  und zu einem neuen Bildschirm navigiert.
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  Alles ohne Fehlerbehandlung.
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  Wenn das Internet zwischendurch kurz ausfällt,
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  sind Ihre Daten korrupt.
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  Wie machen wir es also deterministisch?
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  Sie zentralisieren Ihre Lese- und Schreibvorgänge.
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  Ihre Steuerelemente sollten die Datenbank nicht direkt abfragen.
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  Sie sollten, wo immer es angebracht ist,
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  auf lokale Sammlungen oder Variablen zugreifen.
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  Und Sie müssen das Übermitteln des Formulars
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  als atomaren Vorgang behandeln.
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  Wenn Sie Patch verwenden,
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  müssen Sie Nebenläufigkeit verwalten.
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  Nebenläufigkeit ist ein großes Thema.
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  Zwei Personen bearbeiten gleichzeitig denselben Datensatz.
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  Wenn man das nicht explizit steuert,
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  gewinnt die letzte Person die Speichert
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  und die Arbeit der anderen Person wird überschrieben,
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  ohne dass sie es merkt.
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  Da haben wir wieder diesen stillen Fehler.
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  Das System ist nicht abgestürzt,
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  aber die Daten sind falsch.
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  Der Text erwähnt auch operative Disziplin
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  bei Apps-Protokollierung.
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  Dessen, was die App tatsächlich getan hat,
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  nicht nur, was sie tun sollte.
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  Das ist der Unterschied zwischen dem Spielzeug und dem Werkzeug.
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  Eine professionelle App generiert Telemetriedaten.
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  Benutzer X navigierte zu Bildschirm Y.
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  Benutzer Z versuchte, ein Formular zu übermitteln,
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  scheiterte mit Fehlercode 133.
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  Wenn Sie diese Protokolle nicht haben,
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  debuggen Sie mit Vermutungen.
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  Schalten wir einen Gang höher zum Maschinenraum.
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  Power Automate.
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  Die Beschreibung hier ist anschaulich.
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  Zeitbomben entschärft durch Protokolle.
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  Flows sind beängstigend,
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  weil sie im Hintergrund laufen.
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  Man sieht das Scheitern nicht,
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  es sei denn, man sucht danach.
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  Und sie scheitern genau wie brennende Gebäude.
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  Erst leise, dann auf einmal alles.
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  Was ist die Hauptursache für dieses Feuer?
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  Ein Mangel an defensiven Design,
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  insbesondere bei Triggern.
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  Wenn Sie einen Flow haben,
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  der bei einer Änderung eines Elements ausgelöst wird
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  und keine Triggerbedingungen festlegen,
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  läuft dieser Flow jedes Mal,
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  wenn jemand das Element anfasst,
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  selbst wenn nur ein Tippfehler korrigiert wird.
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  So haben Sie tausende unnötige Ausführungen,
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  die Ihre API-Limits verstopfen.
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  Genau.
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  Die Braunkbereichs.
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  Führen Sie diesen Flow nur aus,
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  wenn sich der Status auf genehmigt ändert.
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  Diese eine Änderung kann Ihre Auslastung um 90% senken.
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  Und dann ist da noch die Nebenläufigkeit.
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  Stimmt.
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  Standardmäßig versucht,
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  Power Automate alles parallel auszuführen,
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  um hilfreich zu sein.
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  Was ein Desaster ist,
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  wenn Sie versuchen,
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  das selber Listen-Element zu aktualisieren
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  oder einen Zähler zu erhöhen,
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  Sie erhalten Race Conditions.
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  Sie müssen Parallelitätslimits festlegen.
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  Manchmal müssen Sie die sequentielle Ausführung erzwingen,
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  eins nach dem anderen,
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  um die Datenintegrität zu gewährleisten.
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  Und wie steht es mit der Fehlerbehandlung?
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  Das Try-Catch-Muster ist im visuellen Designer
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  nicht so nativ integriert wie im Code, oder?
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  Sie müssen es selbst aufbauen.
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  Sie erstellen einen Scope-Block für Ihre Hauptaktion,
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  das ist Ihr Try,
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  und dann einen Parallelen-Block,
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  der nur bei einem Fehler des Ersten ausgeführt wird,
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  das ist Ihr Catch.
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  Wenn Sie keinen Catch-Block haben,
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  der Sie alarmiert,
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  kann ein Flow wochenlang fehlschlagen,
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  ohne dass Sie es merken,
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  bis ein Benutzer fragt,
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  hey, wo bleibt meine Genehmigung?
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  Dieses Schweigen ist der Feind.
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  Es scheint, als wäre das Ziel all dieser Protokolle,
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  stille Fehler in laute, eingegrenzte Fehler zu verwandeln.
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  Ja, ich möchte, dass das System mich anschreit,
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  wenn etwas kaputt geht,
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  damit ich es sofort beheben kann.
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  Ich möchte nicht, dass es flüstert,
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  während es über sechs Monate die Datenbank korrumpiert.
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  Nun, wir können nicht über die Zukunft dieser Plattform sprechen,
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  ohne über KI zu sprechen.
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  Co-Pilots, KI-Bilder.
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  Jeder möchte sie einschalten.
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  Aber der Text warnt.
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  Der Anstieg begann nicht mit Code.
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  Er begann mit einem PDF.
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  KI ist der ultimative Beschleuniger.
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  Wenn Ihre Governance schlecht ist,
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  wird die KI sie schneller schlechter machen.
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  Die Gefahr bei KI,
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  insbesondere bei großen Sprachmodellen oder Co-Piloten,
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  sind Halluzinationen und Überzugriffe.
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  Sack.
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  Bibliothekar, kein Orakel.
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  Diese Zeile hat mir gefallen.
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  Es ist die perfekte Analogie.
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  Ein Orakel erfindet die Wahrheit.
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  Ein Bibliothekar findet die Wahrheit,
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  die bereits existiert.
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  Wir möchten, dass unsere Unternehmens-KI
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  ein Bibliothekar ist.
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  Sie sollte nur auf Basis von zugelassenen
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  Wissensquellen antworten.
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  Wenn sie das Dokument nicht finden kann,
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  sollte sie Ich-Weiß-Es-Nicht-Sagen
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  anstatt eine Richtlinie zu erfinden.
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  Und wie setzen wir das technisch durch?
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  Wir brauchen Grenzen.
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  Für die Dokumentverarbeitung durch den KI-Bilder
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  benötigen sie bei niedrigen Konfidenzwerten
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  den Menschen im Prozess.
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  Wenn die KI sich nicht zu 90% sicher ist,
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  dass die Rechnung über 500 Dollar outet,
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  muss ein Mensch sie überprüfen.
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  Sie lassen sie nicht einfach an das ERP-System schreiben.
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  Und bei den Chatbots, den Co-Piloten?
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  Zitate sind zwingend erforderlich.
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  Wenn der Bot eine Antwort gibt,
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  muss er auf das Quelldokument verlinken.
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  Kein Zitat, keine Ausgabe.
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  Und ganz wichtig, keine direkte Datenänderung.
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  Man lässt ein Chatbot nicht direkt
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  die SQL-Datenbank bearbeiten.
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  Der Chatbot sollte einen streng kontrollierten
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  Power-Automate-Flow auslösen,
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  um die Änderung vorzunehmen.
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  Der Flow ist der Türsteher.
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  Die KI ist also nur die Schnittstelle.
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  Die Governance-Logik bleibt in den starren,
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  deterministischen Ebenen,
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  die wir vorhin besprochen haben.
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  Genau.
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  Die KI ist das weiche und scharfe Frontend.
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  Das Backend muss kalt, hart und logisch bleiben.
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  Wir haben die Säulen behandelt.
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  SharePoint-Apps, Automate, KI.
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  Aber nichts davon funktioniert ohne das,
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  was der Text das Governance-Rückgrat nennt.
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  Die Kontrollen, die nicht blinzeln.
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  Das ist der unsexy Teil, der ihren Job redet.
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  DLP richten Ihnen zur Vermeidung
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  von Datenverlust-Umgebungsstrategien.
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  Man kann nicht zulassen,
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  dass Leute Produktions-Apps
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  in der Standardumgebung erstellen.
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  Die Standardumgebung ist der wilde Westen.
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  Dort stirbt die Governance.
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  Sie brauchen eine Trennung von Dev, Test und Bracken.
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  Sie benötigen verwaltete Lösungen.
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  Wenn Sie rohe ZIP-Dateien nicht verwalteter Lösungen
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  in die Produktion verschieben,
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  suchen Sie nach Ärger.
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  Und Dienstprinzipale.
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  Hören Sie auf,
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  Unternehmensflows unter Steves Konto auszuführen.
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  Denn wenn Steve im Lotto gewinnt und kündigt,
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  kommt die gesamte Kreditorenbuchhaltung zum Stillstand.
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  Verwenden Sie ein Dienstprinzipal,
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  eine nichtmenschliche Identität,
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  damit das System auf der Architektur basiert
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  und nicht auf der Mitarbeiterliste.
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  Läuft alles auf eine Wahl hinaus, nicht wahr?
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  Das Fazit bringt es auf den Punkt.
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  Ausrichtung oder Entropie?
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  Das ist die Binäre, Angel.
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  Es gibt keinen Mittelweg.
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  Entweder man erzwingt frühzeitig Strukturen,
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  was sich restriktiv anfühlt und einen anfangs ausbremst,
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  oder man zahlt später für den Umbau.
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  Und ein Umbau ist immer zehnmal so teuer.
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  Es ist interessant.
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  Wir haben mit technischen Einstellungen
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  indizierten Spalten und Nebenläufigkeitslimits begonnen.
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  Aber das ist wirklich eine philosophische Haltung
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  zum Management von Technologie.
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  Das ist es.
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  Es geht darum, das Werk zu respektieren.
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  SharePoint, Powerplattformen, KI,
• 11:19
  da sind unglaublich mächtige Werkzeuge.
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  Aber
• 11:20
  und da sind unglaublich mächtige Werkzeuge.
• 11:21
  Wir haben mit der