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Capitaliser le savoir-faire : Dynamiser et enrichir le savoir collectif · Oser l'efficacité - Les stratégies de ceux qui font l’industrie

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  Le monde des petites entreprises est fascinant.
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  C'est un mélange unique de débrouillardise et d'adaptabilité.
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  Mais parfois,
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  on manque de compétences clés pour aller plus loin.
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  Tu le ressens aussi ?
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  Alors ce podcast est fait pour toi.
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  Je suis Perrine Thiebaud,
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  consultante en transformation numérique et je déniche pour toi les meilleurs outils,
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  méthodes et technologies pour gagner en efficacité.
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  Seul ou avec mes invités,
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  je te partage des conseils actionnables pour avancer en toute sérénité.
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  Alors,
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  prêt à oser l'efficacité ?
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  Ok Mathieu,
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  on a créé notre base de connaissances,
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  elle est prête à être utilisée.
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  Maintenant,
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  comment on encourage les employés à y contribuer activement au quotidien ?
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  Tu touches du doigt un enjeu stratégique sur la gestion des connaissances.
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  Parce que comme je disais,
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  une base de connaissances,
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  elle doit être dynamique,
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  elle doit être enrichie continuellement et ne pas rester statique.
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  Il n'y a rien de pire que de se reposer sur ses lauriers.
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  Et du coup,
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  il y a plusieurs façons de pousser les collaborateurs à contribuer.
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  Donc on va avoir par exemple un programme d'incentive,
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  faire en sorte que les top contributeurs soient récompensés.
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  Ça peut être en matériel,
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  ça peut être en numéraire,
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  ça dépend,
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  mais il faut vraiment qu'il y ait en fait cette logique dans l'entreprise et qu'on se donne les moyens de ses ambitions.
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  Une autre façon de faire,
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  c'est d'intégrer un peu le jeu en caractère ludique à ce projet,
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  avec un petit peu de gamification.
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  Comme on dit,
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  il y a par exemple des outils qui vont permettre d'obtenir des points et de se positionner par rapport à ses collègues.
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  Voilà,
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  je suis un top contributeur,
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  voilà,
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  j'ai créé toutes ces fiches de connaissances.
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  Donc voilà,
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  je me positionne vraiment comme un sachant d'entreprise et mon expertise est reconnue.
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  À côté de ça,
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  tout peut être un petit peu lié,
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  on peut faire un petit mix de tout ça.
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  Et on va dire que le plus important,
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  ça reste vraiment de la pédagogie.
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  Il faut expliquer...
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  et concrètement,
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  pourquoi en fait c'est une question stratégique,
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  la gestion des connaissances,
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  et pourquoi ils ont quelque chose à y gagner.
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  Donc là,
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  ça demande un petit peu de travail,
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  ça demande un petit peu de projection,
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  mais il faut vraiment qu'on arrive à expliquer le pourquoi du comment,
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  on se lance là-dedans,
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  pourquoi on modifie cette culture d'entreprise,
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  et qu'est-ce qu'ils ont à y gagner dans le temps.
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  Il y a plusieurs choses qui semblent assez naturelles,
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  déjà la pérennité de l'entreprise,
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  c'est quelque chose qui va intéresser les salariés,
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  parce que du coup ça donne de la visibilité,
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  on ne se dit pas,
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  bon...
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  Peut-être que l'entreprise va couler et qu'est-ce que je vais devoir faire demain.
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  Donc voilà,
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  il y a pas mal de choses à creuser et d'informations à pousser pour faciliter cette contribution.
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  Et dernièrement,
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  je dirais,
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  on va dire que la chose la plus primordiale quand on veut se lancer sur des connaissances,
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  c'est vraiment se doter des bons outils.
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  Ça va aider à tous les niveaux,
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  dans la création des connaissances,
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  dans l'accès à l'information.
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  Si on a les bons outils,
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  c'est beaucoup plus simple de jouer le jeu.
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  Si on essaie par exemple d'enfloncer un clou avec une disqueuse...
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  Je suis prêt à parier qu'en fin de journée,
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  on n'aura pas cloué beaucoup de planches.
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  Ça marche.
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  Je reviens sur ce que tu disais sur inviter les gens à collaborer par le jeu ou par des récompenses.
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  Tu n'as pas peur de diluer le savoir en augmentant la quantité ?
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  Est-ce que les gens sont quand même conscients qu'il faut faire des fiches de qualité avant d'en faire beaucoup ?
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  Oui,
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  effectivement.
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  Souvent,
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  la qualité sera plus importante que la quantité.
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  Et c'est là qu'on va retrouver l'importance d'avoir différents rôles avec des personnes qui vont vraiment venir valider ou non une fiche de connaissances.
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  Et concrètement,
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  si on inonde ces valideurs,
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  ces experts,
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  il faut qu'ils puissent faire savoir aussi aux éditeurs qu'ils vont un petit peu trop loin,
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  qu'ils en font un petit peu trop.
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  Et en fait,
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  c'est du management.
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  Après,
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  aussi simplement que ça,
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  il faut faire passer l'information et déplacer le curseur.
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  Mais ça,
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  encore une fois,
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  ça se fait dans le temps.
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  Ça marche.
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  Tu as commencé à nous parler d'outils.
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  Alors à l'heure où l'intelligence artificielle explose de partout,
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  comment on intègre la techno justement à la gestion de connaissances ?
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  Oui,
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  alors il y a pas mal de choses qui ont évolué,
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  notamment avec l'arrivée des LLM.
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  Alors LLM pour nos auditeurs,
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  c'est les modules d'IA comme ChatGPT qui ont fait de la génération de contenu.
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  Exactement,
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  LLM c'est
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  Large Language Model.
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  Donc en gros,
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  c'est les grands modèles de langage qui sont en fait capables de générer des réponses à des questions,
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  mais aussi des images et ainsi de suite.
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  Du coup,
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  en 2024-2025,
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  on trouve principalement de l'IA dans la recherche d'informations.
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  On appelle ça de différentes manières,
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  ça va être de l'enterprise
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  AI, de l'IA d'entreprise ou de la recherche par IA.
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  Et en gros,
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  si tu connais ChatGPT,
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  j'imagine que oui,
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  et si les auditeurs aussi les connaissent,
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  c'est un peu le même fonctionnement.
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  Au lieu d'aller chercher un document ou des informations un petit peu partout sur le net,
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  elles vont en fait,
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  ces technologies de recherche par IA,
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  se concentrer sur votre documentation uniquement,
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  sur une documentation interne.
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  Donc en fait,
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  une base de connaissances qui est validée et éprouvée.
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  c'est en quelque sorte en fait un moteur de recherche 2.0 plus humain,
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  plus naturel que ce qu'on peut avoir avec Google.
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  En fait plutôt que de refaire une requête basée sur des mots clés,
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  on va poser une question très naturelle et bien plus précise.
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  En fait plus la question est précise,
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  plus l'information retournée sera très précise elle aussi et spécifique.
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  Donc là on est vraiment sur un usage qui se démocratise,
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  qui est très présent,
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  il y a une myriade de solutions sur le marché mais
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  elle ne s'intéresse qu'à la recherche d'informations.
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  C'est-à-dire que ces technos n'aident pas aujourd'hui à créer ou à expliciter des connaissances.
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  Et comme on l'a dit,
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  ce qui est important dans une base de connaissances,
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  c'est de l'enrichir continuellement et de la rendre dynamique.
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  Et on voit quand même avec l'IA,
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  et c'est ce qu'on a fait avec Chirou,
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  il est possible d'utiliser l'IA pour générer des connaissances de manière automatique.
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  Ou en tout cas,
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  de faciliter la génération de ces connaissances.
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  Donc on a eu plusieurs IA,
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  l'une qui va...
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  ce qu'on lui raconte ou ce qu'on filme.
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  On va lui expliquer concrètement un processus,
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  une bonne pratique.
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  Et il y a une autre intelligence artificielle qui,
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  après avoir eu la transcription,
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  va générer,
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  synthétiser une fiche de connaissances en nettoyant toutes les informations non importantes,
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  non pertinentes qu'on a pu donner.
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  Et générer cette fiche de connaissances synthétisée qu'on va pouvoir ensuite éditer,
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  valider et ajouter à la base de connaissances pour l'enrichir.
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  En fait,
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  on a l'IA aujourd'hui qui se positionne vraiment de bout en bout sur la valeur apportée quand on parle de gestion des connaissances.
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  On peut utiliser l'IA pour générer et faciliter la génération des connaissances et utiliser l'IA pour aller trouver la bonne connaissance au bon moment.
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  Et est-ce que tu as un cas concret pour nous où tu as implémenté votre solution et les bénéfices que ça génère pour les utilisateurs ?
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  C'est vraiment que tu me poses cette question,
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  parce qu'on a eu un retour dernièrement.
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  L'application Chirou fonctionne très bien chez Anjos Ventilation,
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  comme son nom l'indique,
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  qui travaille dans la ventilation.
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  Après,
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  il faut aussi dire que nos utilisateurs pilotes sont assez visionnaires sur la question,
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  ils avaient ciblé cette problématique très tôt.
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  Aujourd'hui,
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  ils utilisent Chirou assez massivement pour formaliser des procédures.
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  Et avant cela,
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  avant d'utiliser Chirou,
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  C'est une tâche qui leur prenait par procédure 30 à 45 minutes.
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  Et en utilisant Chirou,
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  ça ne leur prend plus que 7 à 8 minutes en moyenne.
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  Donc on voit bien ici qu'on a un gain de temps qui est plus que substantiel.
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  Et en fait,
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  tout le monde est satisfait,
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  puisque la direction voit qu'on capitalise sur l'expertise de la société,
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  et les techniciens gagnent un temps fou lorsqu'ils doivent formaliser ces procédures-là.
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  Encore une fois,
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  c'est une tâche qu'ils n'aimaient pas beaucoup faire.
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  et aujourd'hui,
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  en fait,
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  ça leur enlève un peu une épine du pied dans leur quotidien.
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  Donc,
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  on voit là que c'était quelque chose qu'ils faisaient déjà,
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  ils n'avaient pas forcément les bons outils,
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  c'était vraiment en fait un caillou dans la chaussure.
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  Et aujourd'hui,
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  en se dotant d'un bon outil,
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  ça fluidifie en fait toutes ces tâches-là.
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  Super.
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  Eh bien,
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  on va s'arrêter là pour aujourd'hui,
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  parce que j'ai l'impression qu'on sait maintenant comment bien vivre avec sa base de connaissances.
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  Donc,
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  on plongera demain dans les bénéfices tangibles qu'apporte la base de connaissances au quotidien.