Latest / Innovation for Hospitals / S/4HANA Transformation im Krankenhaus – Erfahrungen aus einem Greenfield-Projekt der Uniklinik Münster
Transcript
- 0:10Hi und herzlich Willkommen zu einer neuen Folge Clicks and
- 0:13stitches Innovation für das Krankenhaus von Morgen.
- 0:17Heute wieder zu zweit an Bord Natalie und Christian Hi
- 0:20Christian, Schön, dass du wieder dabei bist.
- 0:23Heute wollen wir über ein erfolgreiches S 4 Hana Projekt
- 0:27sprechen und haben dazu einen Gast dabei.
- 0:31Herr Uppus von dem UK Münster. Hallo Andre, herzlich
- 0:34willkommen. Hallo Natalie, Hallo Christian,
- 0:38Hallo schön, dass ich mit dabei sein darf.
- 0:40Wir freuen uns sehr, bevor wir in das Thema einsteigen.
- 0:43Magst du dich kurz vorstellen, dass die Zuhörerinnen und
- 0:46Zuhörer auch einordnen können, wer du bist und welche Rolle du
- 0:50am OKM hast? Ja, andré Opus mein Name.
- 0:53Ich bin Abteilungsleiter für die betriebswirtschaftlichen und
- 0:56administrativen Systeme hier im Universitätsklinikum.
- 1:00Das gliedert sich hier im Kontext der IT im Rahmen der IT
- 1:05und wir beschäftigen uns halt schon seit längerer Zeit mit der
- 1:08Transformation und freuen uns, dass wir jetzt einen
- 1:10erfolgreichen Go Life. Darüber freuen wir uns auch.
- 1:13Herzlichen Glückwunsch noch mal dazu, das ist ja auch noch noch
- 1:15ganz frisch. Ja, vielen Dank.
- 1:18Also war n Kraftaufwand, aber. Wir sind jetzt richtig froh,
- 1:21dass wir das dementsprechend gemeinsam hier im UKM geschafft
- 1:24haben. Sehr schön.
- 1:25Dann steigen wir doch direkt mal ins Thema ein.
- 1:28Ihr habt den Greenfield Migrationsansatz gewählt, erklär
- 1:31uns doch mal. Warum habt ihr euch dafür
- 1:34entschieden und welche grundlegenden Prozesse habt ihr
- 1:37im Rahmen dieser Transformation neu gedacht?
- 1:40Es war damals, es ist, ich glaub jetzt knapp 4 Jahre her, wo wir
- 1:43die ersten Gedankengänge hätten hatten.
- 1:46Diesbezüglich, um zu überlegen, OK welche Richtung wollen wir
- 1:49gehen und es war schon das Bestreben auch in dem oberen
- 1:51Management zu sagen, so OK, wir wollen die Altlasten loswerden,
- 1:55also die historisch gewachsenen Prozesse, aber auch IT
- 1:59Architekturen, die zahlreichen Custom Codes, die wir so diese
- 2:02individuellen, die wir hatten, dass wir die auch
- 2:05dementsprechend bereinigen, und dann ging der Weg schon in diese
- 2:08Richtung rein und. Dann haben wir uns auch die
- 2:10Frage gestellt, OK, was hätten wir noch von einem Greenfield,
- 2:13also versus denn quasi brownfield oder so n bluefield.
- 2:16Wir haben erst der Vergangenheit her natürlich diverse
- 2:19individuelle Workarounds Workarounds gehabt, ich sag mal
- 2:22nur ein Stichwort, was viele sicherlich auch kennen, die
- 2:25Clickviews und einfach noch sonderabsprünge, die wir aus dem
- 2:29SRP System hatten und das wollten wir halt ganz gerne,
- 2:31halt dementsprechend bereinigen, dann nehmen wir natürlich das
- 2:34Thema so dieser berechtigungs Thematiken auch historisch
- 2:38gewachsen. Das System, was wir bislang im
- 2:40Betrieb hatten, das ist 2001 aufgesetzt worden.
- 2:44Also man kann sich dann dementsprechend denken, was da
- 2:46so historisch auch alles im Kontext der Berichtigungen
- 2:49entstanden sind, das wollten wir ganz gerne dementsprechend mal
- 2:53aktualisieren und natürlich halt auch die Stammdatenlogiken, das
- 2:57mussten wir ja auch im Kontext des S 4 Systems, und das war für
- 3:01uns halt auch ein ein ein sehr guter Punkt, um zu sagen, wir
- 3:04räumen halt auf und bereiten die IT Architektur somit auch für
- 3:07die Zukunft vor. Damit wir halt dann unkomplexer
- 3:11und schneller halt auch dementsprechend Services
- 3:14aufbauen können in der Zukunft. Ja und?
- 3:17Vielleicht noch einen Satz dort, dass das eben oder auch im
- 3:19Vorgespräch erwähnen, dass das ja auch sozusagen eine Premiere
- 3:23innerhalb Deutschlands ist. Der Greenfield Ansatz im Kontext
- 3:27S 4 Hana für ne Universitätsklinik.
- 3:30Genau das heißt, es gibt sag ich mal natürlich, wir sind
- 3:35untereinander unter in dem in dem Sektor der
- 3:37Universitätsklinik. Sehr, sehr gut vernetzt und auch
- 3:40Kollegen aus dem Norden, die haben auch, sag ich mal, einen
- 3:42Greenfield Ansatz gemacht, was bei uns noch mal ein Thema war,
- 3:46dass wir uns auch noch mal intensiver mit dem Bereich der
- 3:48Cloud auseinandergesetzt haben. Das heißt für uns, über das
- 3:53Thema auch die Zukunftsfähigkeit zu setzen, auf die Business
- 3:56Technology Plattform, um dann da dementsprechend das auch so
- 4:00vorzubereiten, dass wir halt die Services halt perspektivisch
- 4:04noch einfacher an einbinden und anbinden können.
- 4:07Du sagtest ja vorher noch mal, du wolltest doch mal n bisschen
- 4:09was wissen, auch oder ihr wolltet gerne was wissen über
- 4:11das Thema. Mit welchen Prozessen haben wir
- 4:13uns auseinandergesetzt? Sicherlich natürlich mit den
- 4:17Standardprozess Einkauf zur bis zur Zahlung, also wir haben das
- 4:21hier, wir halten das bei uns meistenteils immer auf der
- 4:23deutschen Variante, also nicht purchase to Pay, sondern Einkauf
- 4:26bis zur Bezahlung, dementsprechend auch ein
- 4:28Teilprojekt aufgebaut. Dann hatten wir das Thema
- 4:30natürlich von Datenerfassung und Reporting.
- 4:34Das war für uns wichtig, das einfach als Prozess
- 4:36beziehungsweise aber auch als Teilprojekt zu sehen und für uns
- 4:41ein ein Prozessthema, weil das ne gewisse Bedeutung hat, halt
- 4:44auch bei der Größe des Universitätsklinikum das Thema
- 4:47der Instandhaltung, da kommen auch solche Themen der der der
- 4:50Medizintechnik natürlich auch maßgeblich mit dabei.
- 4:54Das war uns auch schon wirklich ein Fokus wert, sich einfach mal
- 4:57mit dem Thema auseinanderzusetzen und
- 4:59natürlich das Kerngeschäft Patientenaufnahme bis zur
- 5:02Abrechnung, das waren halt auch immer wichtige Punkte, die uns
- 5:06beschäftigt haben und wo wir uns auch mit auseinandergesetzt
- 5:09haben, Mhm. Jetzt habt ihr ja schon sehr
- 5:12konkrete Vorstellung gehabt, die du auch eben gerade uns
- 5:14erläutert hast. Dennoch ist natürlich auch
- 5:16wichtig, das richtige Projekt, Setup und.
- 5:19Der Implementierungspartner spielt ne wichtige Rolle.
- 5:21Nach welchen Kriterien habt ihr denn den Implementierungspartner
- 5:24ausgewählt, der euch begleitet hat auf dem Vorhaben?
- 5:27Also wir haben dadurch, dass ich auch an der anderen Stelle
- 5:31verschiedene Veranstaltungen besucht hab, natürlich gewisse
- 5:33Berührungspunkte und n gewissen Austausch auch schon gehabt mit
- 5:36Implementierungspartnern. Es gab verschiedene Ansätze und
- 5:40ein Punkt war für uns natürlich in der in der Wichtigkeit das
- 5:44Thema. Welche Erfahrung gibt es von
- 5:46diesen Implementierungspartner hat der auch schon.
- 5:49Ein Projekt umgesetzt bei dem einen oder anderen haben wir
- 5:52gemerkt, ja, es sind Projekte umgesetzt worden, aber dann eher
- 5:55weniger im öffentlichen Sektor und wir haben bei uns halt die
- 5:58Herausforderung, dass wir einerseits, sag ich mal einen,
- 6:01einen einen Klinikbetrieb haben, andererseits aber noch das Thema
- 6:04der des öffentlichen Sektors mit dazu kommt, ich sag mal so n
- 6:07Stichwort auch wie Haushaltsmanagement, und das ist
- 6:09gut, wenn man da jemanden kennt, der sich mit beiden so schon mal
- 6:13ganz gut auskennt mit beiden Themenbereichen.
- 6:17Dann waren natürlich solche solche solche Themen dabei.
- 6:20Welche Methodik gibt es da und wie sieht das aus und welches
- 6:23Verständnis ist da vom Governance eigentlich auch für
- 6:26uns, sag ich mal im Kliniksektor ein ein wichtiges Thema, aber
- 6:30dann auch so n Aspekt der der Menschlichkeit, die haben das
- 6:34Halt unter dem Thema Teamqualität, weil wir auch uns
- 6:39gemeinsam als Team sehen, so dementsprechend dann mal
- 6:43zusammengefasst und das ist halt auch ein wichtiger Part gewesen.
- 6:47Und es kam halt mit der Zeit. Wir haben uns mit verschiedenen
- 6:50Partnern unterhalten, wir haben verschiedene Referenzen
- 6:52reingeholt und dann haben wir für uns entschieden, mit dem
- 6:55einen Partner ne große Umsetzung zu machen.
- 6:58Mhm, ja, klingt schlüssig. Du hattest eben ja schon mal
- 7:01erwähnt, dass ihr euch entlang der Standardprozesse auch in ich
- 7:04sag jetzt mal projektstreams organisiert habt.
- 7:07Hab ich jetzt verstanden, vielleicht erklär noch mal kurz,
- 7:09wie denn dann die Rollenverteilung war zwischen
- 7:12den Implementierungspartnern und eben den einzelnen Projektteams.
- 7:18Wir haben für uns auch da drüber nachgedacht, gerade wo wir das
- 7:21Projekt aufgesetzt haben. Das ist ja jetzt ja auch schon
- 7:24wirklich eine gewisse Zeit her. Wie machen wir das Beste und wir
- 7:28haben für uns festgestellt damals in den Überlegungen, dass
- 7:31es wir merken, dass nicht einer alles kann, sondern wir haben
- 7:35auch, das ist das Projekt so aufgesetzt, dass wir uns
- 7:38überlegt haben, OK, es braucht halt auch, sag ich mal, eine
- 7:42Rollenverteilung. Die klaren, klaren Aufgaben und
- 7:46die klaren Erwartungen. Also es gibt nicht mehr Tandem,
- 7:49es ist nicht, wir haben immer zu dritt quasi Teilprojekte
- 7:52aufgebaut, also einer der externen Firma, eine vom
- 7:55Fachbereich und quasi einer von der IT, sodass wir diese
- 7:58verschiedenen Blickwinkel da mit dabei hatten bei der Umsetzung,
- 8:02und damit sind wir soweit dementsprechend ganz gut
- 8:05gefahren und bezüglich des Implementierungspartners war.
- 8:11Natürlich schon die Erwartung, dass die gewisse Erfahrung
- 8:13mitbringen und gewisse Dinge uns auch zeigen können, wie es im
- 8:17System MS 4 System abgebildet wird.
- 8:20Wir wussten aber auch, dass die nicht alles können, weil wir
- 8:24wenig spezifische Prozesse haben und sag ich mal Module haben
- 8:30denke an das Verpflegungsmanagement, aber das
- 8:33Apothekenmanagement genauso. Und das war wichtig, uns von
- 8:37vornherein sag ich mal, uns diesen Kontext zu positionieren,
- 8:40zu sagen, so OK, das erwarten wir nicht unbedingt von euch,
- 8:43aber es gibt so Punkte wie der Workshop, Methodik,
- 8:46Prozessmethodik einfach mal so Standards vorzustellen, aber
- 8:50auch Dinge, sag ich mal in Richtung mockup, mal mit mit zu
- 8:57begleiten, dass wir das sozusagen von der
- 8:59Mentierungspartner auch erwartet haben, Mhm.
- 9:02Wenn du jetzt nach den Ausführungen die Erfolgsfaktoren
- 9:05noch mal auf den Punkt gebracht zusammenfassen würdest für
- 9:08unsere Zuhörer, welche wären das?
- 9:09Die top 23 in der Zusammenarbeit, gerade also auch
- 9:12zwischen Projektteam und Implementierungspartner.
- 9:15Das Wichtigste war für uns die sag ich mal, das gemeinsame
- 9:19Zielbild und im Prinzip darauf zu achten, dass wir da womöglich
- 9:27in den Zielbild auch in Richtung diese Standards zu gehen.
- 9:31Ich sag mal. Dieses methodische Vorgehen, das
- 9:34Projektvorgehen, das ist auch nicht jedem hier in der
- 9:36Organisation her, sag ich mal so alltäglich bekannt.
- 9:39Also wir mussten die Leute halt auch, sag ich mal, begleiten,
- 9:41wir mussten die Arbeitsform, wie wir uns committen auf das sag
- 9:45ich mal c Bild, das mussten wir für uns dementsprechend auch
- 9:48schärfen und dann auch begleiten, dementsprechend dann
- 9:52als Erfolgsfaktor, war sicherlich dann dadurch bedingt,
- 9:56dass wir wussten, dass wir die Menschen und die Kollegen und
- 9:59Kolleginnen mitnehmen müssen. Transparent und Ehrlichkeit es
- 10:04gab auch, sag ich mal, an der einer Stelle mal so Fallstricke,
- 10:07wo alles nicht reibungsfrei gelaufen ist.
- 10:10Trotzdem war es wichtig, in der sauberen Kommunikation ist auch
- 10:13sauber darzustellen, damit die Glaubwürdigkeit auch hinter dem
- 10:16Zielbild weiter bleibt. Dann hatten wir natürlich ein
- 10:20ein, ein voll einen Erfolgsfaktor, der muss ich
- 10:25ehrlich gesagt sagen, so n bisschen holprig anfing, aber
- 10:28nachher super war. Das Thema der Ressourcen, das
- 10:32heißt, wir haben alle, sag ich mal, ein Tagesgeschäft für uns,
- 10:36egal. Es Fachbereich ist IT und wir
- 10:38mussten uns auch dementsprechend auch fokussieren, dass wir auch
- 10:41Freiräume schaffen, zur gleichen Zeit zu einem Schwerpunktthema,
- 10:46uns intensiv Zeit zu gönnen. Und das kam eher so
- 10:49dementsprechend auch sag ich mal, mit der Zeit, damit wir
- 10:53das, dass wir das Commitment auch von allen bekommen haben
- 10:56und das hat super funktioniert und ich bin super stolz drauf,
- 10:58dass es auch. So erfolgreich zu einem Ergebnis
- 11:00geführt hat. Mhm.
- 11:02Spannend zur zu dem ersten Punkt Vision.
- 11:04Ich erinnere mich aus unseren Gesprächen, ihr hattet doch auch
- 11:07wieso n Motto oder euer Projekt hatte doch auch n speziellen
- 11:10Namen, kannst du dazu noch mal was sagen?
- 11:13Das ist n guter Punkt. Das Projekt hieß BOOF IT und wir
- 11:20haben sag ich mal ein ein Auswahlverfahren des Namens
- 11:23gemacht und haben überlegt, OK. Was drückt denn sozusagen dieser
- 11:27Colai für uns dementsprechend aus?
- 11:30Und das m steht für Menschen, das O steht für Organisation,
- 11:35das V für Veränderung, weil Changemanagement war
- 11:39dementsprechend halt auch für uns ein ein von vornherein ein
- 11:41wichtiger Fokus und das EG für END TO end Prozesse, sodass wir
- 11:48halt dementsprechend den Namen dieses Kunstworts.
- 11:51Sag ich mal für uns erzeugt haben und das dann als
- 11:55Projektnamen auch dementsprechend hier mit
- 11:58etabliert haben. Sind jetzt aber auch dabei, dass
- 12:01wir jetzt das natürlich nach dem Projekt langsam wieder
- 12:03ausphasen. Mhm, klar macht Sinn.
- 12:07Jetzt hast du eben so n bisschen im im Nebensatz auch gesagt, man
- 12:11hat ja auch n Tagesgeschäft vor sich und das ist auch n
- 12:14ressourcenthema und ich glaub der der der zweite Erfolgsfaktor
- 12:17war ja Transparenz und Ehrlichkeit oder auch
- 12:20Kommunikation, wenn Dinge mal nicht so laufen kannst du uns
- 12:23einen Einblick geben was jetzt vielleicht auch herausfordernd
- 12:26war während der Umsetzung vielleicht so ganz konkret auch
- 12:30anhand von ein paar Beispielen und gerne auch wie ihr damit
- 12:32umgegangen seid. Gerne.
- 12:35Also ich sag mal Herausforderung war, klingt banal im Anfang das
- 12:40Thema Räumlichkeit, das heißt welche Räumlichkeiten haben wir
- 12:45jetzt eigentlich gemeinsam? Um, sag ich mal, längere Zeit in
- 12:50einen Raum zusammenzuarbeiten, in Workshops zusammenarbeiten,
- 12:54das würde ich halt immer mitgeben, um zu sagen, so OK ist
- 12:56ein ein ein Punkt, wo man auf jeden Fall drauf achten sollte.
- 13:00Daneben war das Thema für uns testen ein ein sehr, sehr
- 13:03wichtiger, wichtiger Part. Also wir haben die Dinge
- 13:07natürlich im System erst in der Entwicklungsumgebung und nachher
- 13:10bei uns heißt es dann Quality Umgebung damit umgesetzt, aber
- 13:15für uns war das Thema zu überlegen, OK wie können wir
- 13:18dementsprechend die Teststrukturen hier so aufbauen,
- 13:23das heißt ein Funktionstest, eine Rollenberechtigungstest.
- 13:26Was Phasen wir zusammen? Was machen wir getrennt, wie
- 13:29legen wir die Meilensteine, dass es halt sinnvoll ist, aber auch
- 13:33dann mit dem Blick auf Ressourcen auch machbar ist.
- 13:35Das Ganze, das Testmanagement würde ich auf jeden Fall immer
- 13:40jedem mitgeben, das vernünftig durchzudenken und auch
- 13:44vernünftig zu zu planen, weil das ist nachher das wertvolle
- 13:47Ergebnis nachher in Richtung des des Go Lives.
- 13:50Also es war halt auch für uns die große Herausforderung.
- 13:55Und dann gab es natürlich an der einen oder anderen Stelle auch
- 13:59Themenbereiche, wo wir nicht nur mit unserem
- 14:01Implementierungspartner, sondern halt auch mit n paar anderen
- 14:04Partnern auch sprechen mussten. Uns überlegen, OK, wie können
- 14:08denn die Ihre Zeit einplanen? Es gibt halt den Kliniksektor
- 14:11für apothekenmanagement Pflege und Pflegemanagement sag ich mal
- 14:15auch Partnerfirmen, die bestimmte Projekte auch
- 14:19gleichzeitig aktuell haben. Und das mussten wir halt auf
- 14:22unserem Meilenstein auch dementsprechend matchen
- 14:24beziehungsweise dementsprechende Kooperationspartner auch oder
- 14:28die Kooperationspartner, die es auf unsere Pläne dann matchen.
- 14:33Und dass wir das dann dementsprechend über alles
- 14:35gelegt haben. Mhm.
- 14:37Jetzt hast du uns ja schon ne sehr schöne Übersicht gegeben
- 14:39über die Rahmenbedingungen, die ein solches Projekt in einer
- 14:42Krankenhauslandschaft mit sich bringt.
- 14:45Gibt es denn aus deiner Sicht? Punkte, die du anderen Häusern
- 14:49gerne mitgeben würdest, die vor einer ähnlichen Situation
- 14:52stehen, die gerade vielleicht noch vor der Transformation
- 14:54sind. Genau, was ich tag eben anderen
- 14:58Kliniken mitgeben würde. Es ist wäre für mich das das
- 15:01Thema als Empfehlung auf jeden Fall nicht zum IT Projekt zu
- 15:05machen, sondern das ganze Thema, die ganze Umsetzung der
- 15:09Transformation, gerade im Kontext Greenfield zum
- 15:12Organisationsprojekt zu machen. Sinnvoll ist es da sag ich mal,
- 15:16Changemanagement aufzubauen. Es ändern sich einige Dinge.
- 15:20Zudem wäre für mich das Thema da womöglich achtet drauf
- 15:24sozusagen, dass ihr Standards einsetzt, Komplexität vermeiden,
- 15:28dementsprechend Custom Course runter und nahe der
- 15:31Herstellerstrategie bleiben und was nicht zu unterschätzen war,
- 15:36investiert frühzeitig in das Thema Datenbereinigung und
- 15:39Letztendgültig, aber auch Einhaltung der Governance.
- 15:42Das dementsprechend, da auch n Fokus drauf liegt.
- 15:46Sehr schön. Ja ganz lieben Dank für die
- 15:48vielen Einblicke. Ich hätte jetzt noch ne
- 15:50abschlussfrage, wir haben jetzt sehr sehr viel über das S 4
- 15:53Projekt gesprochen, das war ja auch Hauptthema unserer heutigen
- 15:56Folge, aber ich weiß natürlich auch aus den Vorgesprächen mit
- 15:58euch, dass auch noch weitere Projekte bei euch im Raum stehen
- 16:02oder in der Planung sind. Kannst du uns dazu noch ein 2
- 16:04Sachen sagen? Gerne.
- 16:06Doch das heißt, mit dem Projekt ist es ja nicht so, dass wir die
- 16:10ganzen Anforderungen, dass das jetzt alles gelöst ist, was wir,
- 16:12sag ich mal, dementsprechend hier weiter bei uns am
- 16:15Universitätsklinikum hier erledigen wollen.
- 16:20Wir haben Themenbereiche, dass wir sicherlich als als nächstes
- 16:23uns das SRM angucken, dieses hatten wir noch aus.
- 16:29Komplexitätsgründen noch in der Bestands Infrastruktur belassen,
- 16:32da beschäftigen wir uns damit, was wir perspektivisch hier
- 16:35einsetzen wollen. Wir haben so themenstellungen
- 16:39Zentrallager, da werden wir sicherlich gucken, auf welche
- 16:41Lösung wir da auf Markt finden und welche wir dann
- 16:44dementsprechend einsetzen und last but not least, neben den
- 16:48kleinen Themen natürlich auch das Thema RPA, Robert Process
- 16:52Automation und künstliche Intelligenz.
- 16:54Weil auch wie bei vielen Firmen das so bei uns sein wird, dass
- 16:58wir bis 2035 hier auch zahlreiche Kollegen, Kolleginnen
- 17:03den wohlverdienten Ruhestand verlieren werden.
- 17:06Und wir müssen uns was einfallen lassen an der einer Stelle, dass
- 17:08wir da auch, sag ich mal, Effizienzen weiter heben können,
- 17:12damit wir auch die notwendige Stellenbesetzung machen können.
- 17:16Ja, klingt gut. Ganz lieben dank Andre für deine
- 17:20Zeit, Christian, hast du noch ne Frage?
- 17:23Frag ich dich immer am Ende. Abschlussfeier das.
- 17:25Ist meine Abschlussfeier. Andre Top, danke, dass du auch
- 17:28dabei warst, war eine Freude. Spannende Folge hoffe ich auch
- 17:32für unsere Zuhörer bin ich überzeugt von und wir hören uns
- 17:36beim nächsten Mal wieder. Und wir sehen uns bestimmt auch
- 17:39auf der Dimera zumindest viele, viele Zuhörerinnen und Zuhörer
- 17:42sind da. Und Andre, vielleicht seid ihr
- 17:44ja auch dort vertreten. Ich werd sicherlich auch da
- 17:47sein. Freu mich schon auf den
- 17:48Austausch. Sehr schön.
- 17:50Dann ganz herzlichen Dank noch mal und bis zum nächsten Mal.
- 17:54Tschüss, Tschüss, Tschüss.