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Effizient, sicher, digital: DUBA bringt Behördenpost ins 21. Jahrhundert · Innovation for Hospitals

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Hallo und herzlich Willkommen zu einer neuen Folge Innovation for
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hospitals, Clicks and stitches Innovation für das Krankenhaus
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von morgen. Wir haben heute wieder einen
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Gast bei uns. Hallo Andre, Herzlich willkommen
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schönen. Guten Morgen, Andre.
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Hi Natalie, Hallo Christian. Ja, vielen Dank, dass wir heute
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dabei sein dürfen. Ja, wir freuen uns auch.
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Andre, du bist heute von Berthama hier bei uns und bevor
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wir in das Thema starten, stell dich doch mal kurz vor, was
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machst du, was macht Berthama und vielleicht auch wofür steht
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eigentlich verthama? Ja, viele Fragen auf einmal.
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Ja, was mache ich, was macht die Wattama, die Wattama ist.
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Gegründet worden im Oktober 2020 damals im Hinblick auf den Use
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Case, die Krankenhäuser zu unterstützen, bei den
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Infektionsmeldungen an Robert Koch Instituten.
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Die Gesundheitsämter, das war der sag ich mal, der Kick off
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eigentlich für die Firma und wir sind im Nachhinein dann da
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gelandet, dass wir eine ganze Reihe von Meldepflichten
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digitalisieren, also nicht nur die Infektionsmeldungen, sondern
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eben auch. Sag ich mal weitere Dienste für
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die Intensivstation nach psych KG die Unterbringungsanweisung
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Geburt, Tod also alle diese Meldung, dass die digital eben
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sag ich mal erfolgen können. Wir sind damit ja auch schon
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seit einer geraumen Zeit seit jetzt circa 3 Jahren auf der
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Business Technology Plattform der SVP und ja, von daher sag
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ich mal, war es klar, dass wir. Natürlich sozusagen alle
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erweiterten Dienste auch auf der SAP unterbringen werden.
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Na ja, und der Tamer als Name steht eigentlich also als ich
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als wir das Unternehmen gegründet haben, war immer
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sozusagen die Frage, wie nennt man den die Unternehmung, hat
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der Name Sinn, soll er keinen Sinn haben, da gibt es ja ganz
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viele, die sich dann ganz ganz tolle Sachen einfallen lassen.
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Und da wir immer schon Plattformen Entwicklung gemacht
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haben, war es halt so, dass ein befreundetes Unternehmen, mit
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dem wir viel kooperiert haben, aus den USA.
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Wir haben in Bezug auf unsere Dienste, die wir, sag ich mal,
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da auch schon im Vorfeld entwickelt haben, immer von
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Lösungen für vertikale Märkte gesprochen, und das war der
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Aufhänger zu sagen, OK, vertikale Märkte ist ein
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bisschen verballhornt, aber eben.
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Aus Vertam zu machen und das war halt eben der, sag ich mal, der
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Ansatz der Namensfindung o. K spannend, ja danke, da lass
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uns einsteigen. Also du hast es eben schon
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angesprochen, ihr habt elim Belim, die elektronische
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Infektionsmeldung, die elektronische
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Bettenbelegsmeldung entwickelt in den letzten Jahren sind auch
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im Store verfügbar und heute wollen wir aber über Duba
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sprechen, du wirst uns gleich verraten, was sich dahinter
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verbirgt. Ich bin gespannt, für mich ist
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es n relativ neues Thema, freu mich drauf.
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Ja Duba ne Duba steht kurz und knapp für digitale
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Unterbringungsanweisung. Das ist sozusagen notwendig im
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Rahmen oder im Falle einer sag ich mal sogenannten
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freiheitsentziehenden Maßnahme, die das Krankenhaus durchführt
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bei Patienten, wenn sie fixiert werden.
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Alle diese Maßnahmen müssen bei dem zuständigen Amtsgericht
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beantragt werden, dem muss zugestimmt werden.
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Das ist n Riesenproblem, weil diese ganzen Anträge derzeit im
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Grunde genommen per Hand ausgeführt werden.
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Das heißt also, da werden, sag ich mal, es gibt Vorlagen, die
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in den einzelnen Bundesländern unterwegs sind, das
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unterscheidet sich immer so n bisschen zwischen 6 und 10 sag
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ich mal. Unterschiedliche Meldevorlagen
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gibt es und Krankenhäuser haben sich die immer selber
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zusammengebastelt als Word vorlagen oder was auch immer auf
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jeden Fall n Riesenthema und das ist das was wir.
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Uns sozusagen vorgenommen haben, das zu digitalisieren.
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Und das eben dann auch, sag ich mal, digital an die sag ich mal
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an die Amtsgerichte zu übermitteln.
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Also wenn ich hier kurz einhaken darf, ich hab jetzt für mich das
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Thema auch relativ neu, das heißt ich hab verstanden, es
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gibt Anträge nach dem psych KG wie du gesagt hast und die sind
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heute in vielen Bundesländern sehr aufwendig, der Prozess ist
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manuell, man muss es ans Amtsgericht melden oder
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beziehungsweise den Antrag stellen und diesen Prozess habt
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ihr jetzt sozusagen durch eure. Lösung digitalisiert durch die
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Duba Lösung. Richtig.
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Ja, ja, wir haben, wir sind schon, sage ich mal,
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lustigerweise durch durch Kunden darauf aufmerksam gemacht
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worden, und hier, sage ich mal, war es eben ein Kunde, sage ich
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mal aus München, ein großes Krankenhaus, die halt eben
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gesagt haben, wir wollen, dass dieses Antragsverfahren eben
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digital abläuft, und dann haben wir uns das angeguckt und haben
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festgestellt, dass das. Sozusagen ein ein Zeitfresser.
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Per SE ist das heißt, Daten, die 1 zu 1 im Kiss stehen müssen
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manuell copy und Paste auf eine Vorlage übertragen werden und
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dann das war sag ich mal damals der Ausgangspunkt, dann sag ich
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mal gibt es auch die Vorschrift, dass diese Meldung dann eben
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nicht, sag ich mal, nicht mehr länger als als Fax oder als e
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Mail durch die Gegend geschickt wird ans Amtsgericht, sondern
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über die sogenannte besondere Behördenpost.
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Und die besondere Behördenpost ist sozusagen ein spezielles
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Kommunikationstool, was eben Amtsgerichte und was Behörden
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untereinander nutzen, was aber überhaupt nichts mit klassischen
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Abläufen, Kommunikation und Schnittstellen für Krankenhäuser
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zu tun hat. Also das heißt also?
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Das bedeutet aber, sorry, kurz, dass die Kliniken heute schon
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digital melden müssten oder müssen, ja.
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Richtig, das greift heute schon, OK.
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Das greift heute schon und das heißt also, natürlich machen es
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die meisten immer noch, sag ich mal, per Fax oder per e Mail.
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Es greift aber insofern, als dass die Regelung eigentlich,
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sag ich mal, heißt, dass, sag ich mal so zum 1.1. 22
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eigentlich Krankenhäuser sozusagen digital melden sollen
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oder diese Meldung digital zu erfolgen haben.
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Es hat bloß nie einer wahrgenommen oder zur Kenntnis
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genommen. Mittlerweile ist es so, dass
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selbst Amtsrichter, darauf sage ich mal, drängen und dann
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einfach Fristen setzen. Also es gibt ein Krankenhaus,
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haben wir als Kunden in Niedersachsen, da hat der
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Amtsrichter gesagt, so ab heute nehmen wir nur noch die Anträge
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an, wenn sie digital kommen, und da das Krankenhaus keine Lösung
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hat, wir bauen da die Lösung und müssen die als Zwischenlösung
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einen Anwalt einsetzen. Und für den Anwalt, weil der
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Anwalt kann das nämlich. Ich kann den Antrag nehmen und
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kann ihn über die elektronische Anwaltspost, kann er die
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sozusagen an das an das Gericht absetzen, aber eben das
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Krankenhaus kann es noch nicht, das heißt, das Thema ist die
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gesamte sogenannte besondere Behördenpost ist ein ein
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Riesenbockelneck, der, sag ich mal, für Krankenhäuser besteht,
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es ist zwingend erforderlich, dass sie es machen, das Problem
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ist halt nur, dass nur die wenigsten.
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Das Begriffen haben von von Seiten der Prüfstellen die für
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sag ich mal die Zulassung zu dem besonderen Behördenpostfächern
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zuständig sind, hat den Hintergrund, dass die
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Formulierung des Verwaltungsgerichts in Potsdam
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zu dem Entscheid darauf sich darauf beruft, dass
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Krankenhäuser, wenn sie freiheitsentziehende Maßnahmen
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durchführen, sogenannte Beliehene sind als Beliehener.
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Das ist die der Begriff als Beliehener.
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Bist du sozusagen eine quasi Behörde, die hoheitliche
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Maßnahmen durchführt? Ein Krankenhaus, wenn es halt
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freiheitsentziehende Maßnahmen macht und wenn es diese dann so
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durchführt, und das machen alle Psychiatrien und alle
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somatischen Krankenhäuser, wenn sie das dann machen, sind sie
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halt sozusagen dazu verpflichtet und haben auch ein Anrecht, wie
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es so schön heißt, eben die Anträge eben über die besondere
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Behördenpost abzusetzen. Das Problem bei der besonderen
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Behördenpost ist ne, wenn das Amtsgericht weiß, dass das
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Krankenhaus über die besonderen Behördenpost erreichbar ist,
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dann läuft die gesamte Post des Amtsgerichts über diesen Kanal.
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Und das betrifft dann auch andere Themen.
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Andre oder wie du anfänglich gesagt hast, nicht nur jetzt die
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Unterbringungsanweisung, sondern auch noch andere, die über
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diesen etablierten Kanal dann digital gemeldet werden,
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richtig? Also dafür was, was dich bis
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dato hervorragend splittet, weil die Post sag ich mal kommt per
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Post. Also richtig haptischer Post.
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Ne, also man schickt Briefe. Oder eben die Post kommt per Fax
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oder per e Mail. Das wird jetzt alles gebündelt,
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dann läuft alles gesammelt in diesem besonderen Behördenpost
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Vorauf, als da wäre die Lohnpfändung eines Mitarbeiters,
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das muss dann die Verwaltung oder der HR Bereich eben
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bearbeiten, als da wäre die übliche gerichtspost Einladung
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Ladung zu Termin. Et cetera et cetera, das sag ich
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mal, kann auch die Verwaltung bearbeiten, aber dummerweise
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laufen da auf die Antworten auf die Anträge ein und die
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Antworten auf diese Anträge sind halt ein hochbrisantes Thema.
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Das darf eben nur ein kleiner Kreis an Befugten einsehen, also
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eben nur die Ärzte oder derjenige, der den Antrag
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gestellt hat, aber eben nicht die Verwaltungsmitarbeiterin.
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Ja, verstehe ich, wenn. Wir jetzt noch mal kurz wirklich
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den Fokus auch auf Duber legen. Vielleicht, dass es n bisschen
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greifbarer wird. Zeig uns doch mal so n vorher
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nachher vergleich im Prozess, also wie wie, wie machen das
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Häuser heute ganz konkret und was für Vorteile und vor allen
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Dingen wie und wohin kommuniziert denn dann Duba eure
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Lösung? OK, klassischer Vorhang ist sag
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ich mal, die Antragstellung auf Unterbringung, der Erstantrag,
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den füllt der Arzt aus und dann muss er halt eben auch sozusagen
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diagnostische Informationen angeben.
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Muss die kompletten Patientendaten angeben.
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Muss auch zu sag ich mal, sozusagen die Angaben zu den
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Antragsteller, sag ich mal angeben und dafür gibt es halt
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eben in den jeweiligen Krankenhäuser in den Häusern
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einzelne Word vorlagen meist, das heißt also dann haben sich
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die Krankenhäuser eben selbst zusammengestellt, es gab halt
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mal bei Thieme mal solche Vorlagen, teilweise nutzt man
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auch die. Da hat man dann so
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Freitextfelder, die trägt man halt was ein, entweder im
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günstigsten günstigsten Fall schreibt man das rein, dann ist
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das Formular dynamisch, im ungünstigsten Fall ist es das
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nicht und dann hat man halt extra Seiten, die man dann
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beschreiben darf, das ist das, das nimmt man dann und in den
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meisten Fällen da wo die Amtsgerichte dann, sag ich mal
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eben erreichbar sind über die Kanäle, faxt man das an den
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Richter. Der Richter liest sich das durch
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und Faxt was zurück. Und da den den Absender sag ich
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mal ja sieht, kann er davon ausgehen, dass das auch der
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Adressat ist und kann auf die Art und Weise sozusagen in den
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in die Kommunikation einsteigen. Aber du?
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Hast hier natürlich sehr große Fehleranfälligkeit.
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Ne, bei der manuellen Übernahme dann vom Primärsystem hinzu,
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Deinem eigenen Formular. Nichts davon ist dokumentiert im
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Kiss, also sag ich mal, es läuft komplett parallel und es muss
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auch komplett parallel vorgehalten werden.
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Das heißt also, es ist quasi sozusagen ein eine wirklich
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zweite Strecke, die man aufgebaut hat, und das ist der
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Use Case, oder das ist der Ablauf, wie es in den letzten
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Jahren und Jahrzehnten funktioniert hat, jetzt in dem
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neuen Ablauf mit unserer Lösung ist es halt so, dass der Arzt im
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Kiss. In der Patientenakte die
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Unterbringungsanweisung sieht als im klinischen Arbeitsplatz
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sieht er das, als sag ich mal als Menüpunkt und kann dadurch
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sozusagen, dass er diesen Menüpunkt öffnet, dann kann er
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quasi sozusagen alle Daten, die zu dem Patienten im Kiss
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vorliegen, in die jeweilige Meldemaske übernehmen.
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Das heißt, die Daten werden vorgelegt, in die Meldemaske
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übertragen. Der Arzt muss dann nur noch
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letztendlich die Ergänzung machen.
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Die sag ich mal, wo die Information nicht im Kiss
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vorhanden sind, das trägt er in diese Meldemaske ein, alle
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anderen Daten sind schon vorausgefüllt an sag ich mal
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angezeigt, er kann das sag ich mal prüfen, korrigieren am Ende
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wenn er damit sozusagen sag ich mal zufrieden ist oder wenn das,
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dann sag ich mal den der Intention entspricht des Antrags
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und wenn das alles inhaltlich stimmt.
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Klickt er nur noch auf senden und dann wird diese Meldung als
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sogenannte x Justiz Meldung über die besondere Behördenpost ans
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Amtsgericht verschickt. Also also ist es, wenn ihr, wenn
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du das jetzt so beschreibst, dann ist das für die Ärztin oder
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den Arzt eine große Zeitersparnis auch.
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Also du hattest gesagt, es ist auch vorgeschrieben, also
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gesetzlich, dass dieser Vorgang digital ist, aber er bringt auch
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mehr Werte mit sich, also eine Zeitersparnis.
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Ist vielleicht auch sicherer, es ist schneller, man hat weniger,
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ist weniger Fehler anfällig oder wie würdest du die Mehrwerte,
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Mehrwerte beschreiben, ja. Der Mehrwert ist Nummer 1.
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Also erstmal sag ich mir eine Zeitersparnis, also die ist
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enorm, also kann man locker sagen von sag ich mal ein
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Prozess der vielleicht mal eine Stunde gedauert hat anderthalb,
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dann kann man das Runterbrechen auf 10 Minuten.
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Das ist Nummer 1, Nummer 2. Es ist alles dokumentiert, das
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heißt also, alles, was gemacht wird, wird auf die Art und Weise
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sozusagen immer im Kiss dokumentiert, es wird
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zurückgespielt, es ist immer verfügbar, es ist nicht, nicht
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irgendwo auf einem, soll ich mal irgendein Aktenordner, sondern
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es ist immer sozusagen dokumentiert und verfügbar, ja
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Nummer 3 auch für die Amtsgerichte ist es wichtig.
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Die können nicht die Daten oder die, die sag ich mal, die
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Meldedaten auch dann direkt bearbeiten.
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Das heißt also, die müssen dann nicht diese Daten sozusagen
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abschreiben, also Copy und Paste oder eben im Zweifelsfall, wenn
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es per Fax wie wie bis dato sozusagen noch üblich, wenn das
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einläuft, dann schreibt man das alles ab, Fehleranfälligkeiten
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und Aktenzeichen et cetera PP das alles ist dann vom Tisch.
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Also. Rechtliche Sicherheit ist
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gegeben, Dokumentationspflichten werden erfüllt.
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Hab ich jetzt noch mal sehr umfassend verstanden.
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Jetzt sind wir schon fast wieder am Ende angelangt und ich würd
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aber gern noch mal kurz n Blick in die Praxis werfen.
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Bei der Einführung. Wie bindet ihr denn also, wie
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läuft in so einem Prozess ab, wie bindet ihr denn hier
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Kliniken, Behörden und auch IT Abteilung dann innerhalb der
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Kliniken zusammen, also wie führt ihr den Prozess wirklich
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aus, dann also wer ist alles involviert in so einer
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Einführung? Ich hab verstanden, das ist ja
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auch Kiss agnostisch, das heißt ihr müsst ja auch und habt
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vielleicht schon standardschnittstellen hier in
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Richtung unterschiedlichste Kiss Systeme, vielleicht kannst du
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dazu noch mal ein 2 Sätze sagen. Ja, also also wir verfolgen die
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sogenannte any Kiss Strategie und auch soll ich mal.
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Damit eben sind wir offen für alle anderen Systeme, für alle
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Primärsysteme. Das ist, sag ich mal, ein
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zentraler Punkt, und das heißt, wir sind nicht fokussiert auf
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nur ein Kiss oder so Nummer 2. Zu den Ansprechpartnern in den
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Häusern, gerade im Hinblick auf die Unterbringungsanweisungen,
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weil das Halt eben sozusagen so ein übergreifendes Thema ist.
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Das ist eben nicht nur für die Psychiatrien wichtig, für die
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ist es natürlich auch wichtig. Aber eben, was ich eben schon
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sagte, alle sag ich mal sinatisch und alle
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psychiatrischen Kliniken sind verpflichtet, das zu machen, ja
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das anzuzeigen, das zu beantragen, wenn sie
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freiheitsentziehende Maßnahmen durchführen, und das geht dann
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so querbeet. Ja, das heißt also, wenn man
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dann mit dem mit, mit, mit Ärzten spricht, das sind
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eigentlich diejenigen, die sozusagen immer der Aufhänger
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sind, wenn man dann einfach mal vorstellt, was man da macht und
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was, was da, sag ich mal, zur Verfügung steht, da sag ich mal,
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ist es schon interessant zu sehen, was da für Antworten
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zurückkommen ne, also sprich was das für n für n Aufwand ist und
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welche sozusagen ja welche, welche internen Prozesse eben
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damit beschleunigt werden können.
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Und es gibt noch n lustigen Nebeneffekt.
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Den man natürlich auch abdecken muss und den wir abdecken
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können, weil wir halt eben aus der Infektionsmeldungsgeschichte
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eben das auch machen mussten damals bei den
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Infektionsmeldungen ist nach wie vor so, es ist halt so, dass wir
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Meldungen an das RKI absetzen, an das Robert Koch Institut,
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aber auch an die Gesundheitsämter und die
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Gesundheitsämter werden nach wie vor per Fax bedingt, das heißt
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also, wenn die Meldungen ans Gesundheitsamt gehen, geht das
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im per Fax raus. Jetzt ist es so, dass bei
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Amtsgerichten es Amtsgerichte gibt, also in Großstädten sind
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die immer auch am Wochenende besetzt.
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Jetzt gibt es aber eben Amtsgerichte in ländlichen
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Bezirken, da ist es dann so, dass von Freitagabend 18:00 Uhr
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bis Montagmorgen 08:00 Uhr das Amtsgericht eben nicht besetzt
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ist. Dann ist der Amtsrichter eben zu
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Hause und. Hat halt Bereitschaft also, aber
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er kann sag ich mal nicht im Amtsgericht erreicht werden und
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die besondere Behördenpost allerdings kann nur im
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Amtsgericht genutzt werden, das heißt also, und jetzt passiert
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folgendes, dass der Amtsrichter, und das ist aus verschiedenen,
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sag ich mal, aus verschiedenen Fällen schon sozusagen als
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jeweils Problemfall an uns da angetragen worden, dass wir dann
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eine Lösung Sätze aufsetzen sollten.
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Dass wir nämlich parallel zum Verschicken der Anträge über die
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besondere Behördenpost von Freitagabend 18:00 Uhr bis
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Montagmorgen 08:00 Uhr die Anträge parallel auch noch per
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Fax oder per e Mail dem Amtsrichter hinterherschicken
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müssen. So und für ein Krankenhaus ist
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das ganz, ganz wichtig bei einer sozusagen bei einer Einweisung
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muss innerhalb von 24 Stunden muss diese Meldung rausgehen,
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wenn die Anweisung, sag ich mal, freitags abends um um 23:00 Uhr
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ist. Dann hat man halt eben bis zum
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Samstagabend 23:00 Uhr de facto Zeit das spannend immer n
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bisschen, wenn das nicht erfolgt ist.
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Sozusagen muss der Patient wieder entlassen werden.
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Ja, und das sag ich mal, ist dann zwingend notwendig, dass es
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dafür eben auch ne Lösung gibt und das haben wir ja eben auch
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mit implementiert. Ja und in den Krankenhäusern
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selbst. Natürlich spricht man
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zuallererst eben mit den Kollegen aus der IT.
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Also mit dem sozusagen mit den Kiss Admins und mit dem wir halt
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in dem Dienst implementieren und ganz klar, dann fängt sag ich
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mal, da geht es dann los, dass halt Modifizierungen gemacht
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werden, sag ich mal kundenspezifische Lösungen wer
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wie wo drauf zugreift. Entscheidend ist, wir
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unterstützen den Kunden. Von der Antragstellung für die
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sogenannte für das sogenannte besondere Behördenpostfach das
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ist die Antragstellung, dass das Krankenhaus dieses besondere
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Behördenpostfach überhaupt kriegt.
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Wir unterscheiden den Kunden von dem Moment bis zum Abschluss des
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Dienstes Integration, weil gerade auch im Hinblick auf die
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besondere Postfach Situation, das heißt, in jedem Bundesland
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gibt es unterschiedliche Prüfstellen.
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Die dafür zuständig sind, eben sozusagen die Beantragung zu
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bewilligen. Das ist für sag ich mal ganz
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offen gesprochen, das versteht kein Mensch bei uns, so
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kompliziert ist. Wir beschäftigen uns damit und
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können halt eben die Kunden unterstützen, klar.
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Ja, klingt super, also ich, ich fasse zusammen, ein digitaler
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Dienst, der die Antragstellung wesentlich du hattest, glaube
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ich gesagt von anderthalb Stunden auf wenige Minuten
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verkürzt, der auch schnell implementiert ist, der sicher
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ist, ja, klingt sehr gut, vielen dank Andre für die Einblicke.
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Dann würde ich sagen, sind wir schon am Ende angekommen und
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vielen Dank, dann freuen wir uns auf die nächste Folge.
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Danke an. Bis dann, ganz bald.