Latest / M365.FM – Microsoft 365, Copilot & AI podcast in het Nederlands / Microsoft Viva Learning uitgelegd: al je trainingen centraal in Microsoft Teams (AI-nasynchronisatie)

Transcript

Microsoft Viva Learning uitgelegd: al je trainingen centraal in Microsoft Teams (AI-nasynchronisatie) · M365.FM – Microsoft 365, Copilot & AI podcast in het Nederlands

0:00
Klaar voor 10 dagen Microsoft 365, Copilot, AI, Azure en de mensen die de toekomst van werk vormgeven?
0:07
Deze januari is de M365 Conference terug en we pakken groter uit.
0:12
Doe mee voor live sessies, praktijkdemos en praktische kennis van MVP's en experts van over de hele wereld.
0:18
Geen algemene presentaties, geen eindeloze modewoorden.
0:22
We pakken de echte uitdagingen aan Copilot Studio, AI Agents, Fabric, Beveiliging, Governance en Automatisering.
0:29
Of je nu IT-professional, ontwikkelaar of zakelijk leider bent, er zijn sessies speciaal voor jou.
0:34
Met 10 volle dagen kun je diverse technologieën verkennen en in contact komen met een wereldwijde community.
0:40
Kijk live en neem praktische inzichten mee terug naar je organisatie.
0:44
Januari 2027, 10 dagen, 1 Microsoft Community. De inschrijving is nu geopend.
0:51
Ga naar m365com.net en verzeker vandaag nog van je plek.
0:56
Dat is m365com.net.
0:59
Meld je nu aan op m365com.net en we zien je live in januari.
1:04
Welkom bij een nieuwe aflevering van Microsoft Knowledge Nuggets hier op M365FM.
1:08
Ik ben je host, Loic Peters.
1:10
Wanneer vroeg je bedrijf je voor het laatst om een trainingscursus te voltooien?
1:13
En waar ging je naartoe om dat te doen?
1:14
Was het een link in een e-mail, een SharePoint map die niemand bijwerkt?
1:17
Of een oud portaal met een login die je jaren geleden bent vergeten?
1:19
Die versnippering is de echte reden waarom de meeste leerprogramma's falen.
1:23
Niet de inhoud, maar de gavels eromheen.
1:24
De Knowledge Nugget van vandaag gaat over iets dat waarschijnlijk al in je Microsoft 365 licentie zit.
1:30
FIFA Learning, één plek binnen Teams waar al je leermateriaal staat, zonder extra installatie en voor de meeste zonder extra kosten.
1:37
We bespreken wat het is, waar de inhoud vandaan komt en hoe je er vandaag nog mee kunt beginnen.
1:41
Het leerprobleem. Dit is het probleem.
1:45
De meeste organisaties hebben trainingen overal verspreid.
1:48
SharePoint mappen met oude PDF's en LMS waar niemand meer van weet hoe je inlogt.
1:51
E-mail bijlagen met YouTube links en misschien een gedeelde schijf met een submap genaamd Training 2023 die sinds 2022 onaangehoord is.
1:59
Zie het als trainingsmateriaal dat verspreidt ligt over verschillende kamers in een gebouw.
2:02
Je weet nooit welke deur je moet openen. Het resultaat is een puinhoop.
2:05
Werknemers verspillen tijd met zoeken naar de juiste cursus.
2:07
Managers kunnen voltooiingen niet bijhouden en Auer heeft geen idee welke vaardigheden mensen werkelijk bezitten.
2:12
Het oude model ziet er ongeveer zo uit.
2:15
Ga naar deze link. Bekijk deze video. Stuur me een screenshot als je klaar bent.
2:19
Het is handmatig, rommelig en kapot.
2:21
En hier komt het punt.
2:22
De inhoud zelf is meestal prima.
2:24
Het probleem is niet dat de training slecht is, maar dat niemand hem kan vinden.
2:27
Als je een apart portaal moet openen, een ander wachtwoord moet onthouden en door een aparte interface moet navigeren voor een video van 10 minuten,
2:33
doen de meeste mensen simpelweg geen moeite.
2:34
Ze stellen het uit en vergeten het.
2:36
Uiteindelijk verloopt de deadline en zegt niemand er iets van.
2:39
Deze versnippering is de echte reden waarom leerprogramma's falen.
2:42
Niet de kwaliteit van de cursussen, niet de relevantie van de onderwerpen, maar de pure moeite om erbij te komen.
2:47
Dus, wat als leren plaatsvond waar je al werkt?
2:49
Wat als je je dagelijkse tools niet hoefde te verlaten om de training te vinden die je nodig hebt?
2:53
Dat is het gat dat Viva Learning opvult.
2:54
Het brengt alles samen op één plek, zodat je niet hoeft te zoeken wat Viva Learning daadwerkelijk is.
2:59
Dus, wat is Viva Learning precies?
3:01
Laten we concreet worden.
3:02
Viva Learning is een leerhap die direct is ingebouwd in Microsoft Teams.
3:06
Het is geen aparte website, een nieuwe login of een ander browser-tabblad dat je open moet houden.
3:10
Je opent Teams, klikt op de Viva Learning app en al je cursussen staan in één overzicht.
3:14
Dat is het.
3:14
Zie het als een digitale archiefkast voor trainingen.
3:17
Maar in plaats van lades gelabeld per afdeling of jaar, is alles doorzoekbaar en georganiseerd op wat voor jou relevant is.
3:22
Je hoeft niet in mappen te spitten of rond te vragen naar de juiste link.
3:25
Je opent gewoon de app en daar staat het.
3:27
Dit is het punt.
3:28
Viva Learning creëert geen eigen inhoud.
3:30
Het brengt cursussen samen vanuit meerdere bronnen.
3:33
Microsoft's eigen bibliotheek, LinkedIn Learning als je licenties hebt, de SharePoint mappen van je bedrijf en zelfs externe leermanagementsystemen.
3:39
Al deze bronnen verschijnen in één uniforme catalogus binnen Teams.
3:43
Je hoeft niets op te bouwen.
3:44
Als je organisatie Microsoft 365 heeft, is Viva Learning al beschikbaar in je tenant.
3:49
Het is alleen nog niet ingeschakeld.
3:50
De meeste mensen missen dat het daar al klaar staat, wachtend op een beheerder om de schakelaar om te zetten.
3:54
Caruana van Microsoft bevestigde dit tijdens een rondleiding.
3:57
Ze zei dat veel klanten zich realiseren dat Viva Learning bij hun licentie inbegrepen zit.
4:00
Het is iets dat veel teams over het hoofd zien.
4:02
Het echte verschil met oude trainingsportalen is dat Viva Learning in je dagelijkse workflow leeft.
4:06
Je verlaat teams niet om te leren.
4:08
Je opent geen aparte browser of logt niet in op een ander systeem.
4:11
Het leren bevindt zich direct naast je chats, vergaderingen en bestanden.
4:13
Het is alsof je een bibliotheek in je kantoor hebt in plaats van elke keer de stad door te rijden als je een boek nodig hebt.
4:18
De meeste mensen denken dat leren een aparte activiteit is.
4:20
Viva Learning maakt het onderdeel van je werkdag.
4:22
De beoordelingen bevestigen dit.
4:24
Op G2 scoort Viva Learning een 9,7 uit 10 voor gebruiksgemak.
4:27
Dat is merkbaar hoger dan de 9,2 van LinkedIn Learning.
4:30
Ook op het gebied van mobiele compatibiliteit leidt het met een 9,4 tegenover 8,8.
4:33
De reden is simpel.
4:34
Wanneer je niet van programma hoeft te wisselen, gebeurt het leren vanzelf.
4:37
Je hoeft het niet in te plannen of te onthouden om terug te gaan.
4:39
Het zit gewoon in de app die je toch al de hele dag open hebt staan.
4:42
Samengevat, Viva Learning is een hap in Teams die cursussen van Microsoft, LinkedIn Learning en je eigen bedrijfscontent samenbrengt.
4:49
Het zit al in je licentie en maakt leren net zo makkelijk als je chatberichten checken.
4:54
Contentbron 1, Microsoft's eigen bibliotheek.
4:56
De eerste Contentbron is ook de makkelijkste om in te schakelen.
4:59
Microsoft's eigen bibliotheek.
5:01
Viva Learning wordt geleverd met een ingebouwde catalogus van Microsoft.
5:04
We hebben het over duizenden cursussen, leertrajecten en academies die direct klaarstaan zodra je de functie inschakelt.
5:09
Dit ontvat Microsoft Learn Content, Microsoft 365 training en gespecialiseerde academies zoals de Copilot Academy.
5:15
Dit zijn geen hoorcolleges van een uur.
5:17
Het zijn korte, hapklare modules van 5 tot 15 minuten.
5:20
Dat is bewust gedaan.
5:21
Microsoft heeft ze ontworpen voor leren tijdens het werk, niet om een hele middag vrij te hoeven plannen.
5:25
Je bekijkt de module, past toe wat je hebt geleerd en gaat weer verder met je dag.
5:28
Het beste van alles, er is geen extra licentie nodig.
5:31
Als je organisatie en in aanmerking komende Microsoft 365 licentie heeft, zoals de meeste E3, E5 en Business Premium abonnementen, dan is deze bibliotheek inbegrepen.
5:39
Je betaalt niets extra's en hoeft je niet aan te melden voor een apart abonnement.
5:42
Het is er al.
5:43
Neem de Copilot Academy als voorbeeld.
5:45
Deze leidt je door het gebruik van Copilot in Word, Excel, Teams en andere Microsoft 365 apps.
5:50
Het is praktisch, niet theoretisch.
5:52
Je leert door te doen.
5:53
En omdat Microsoft deze content regelmatig bijwerkt, hoef je niet zelf trainingsmateriaal te maken om bij te blijven zodra ze een nieuwe Copilot functie uitbrengen.
6:00
De Academy werkt zichzelf bij.
6:01
De beheerder kan specifieke aanbieders inschakelen, maar de standaardbibliotheek is direct uit de doos klaar voor gebruik.
6:06
Geen configuratie vereist.
6:07
Geen contentcreatie nodig.
6:09
Zet simpelweg de schakelaar om en je werknemers hebben toegang tot duizenden cursussen.
6:13
Contentbron 2 LinkedIn Learning
6:15
Maar wat als je meer wilt dan alleen Microsoft's eigen content?
6:18
Dat is waar LinkedIn Learning om de hoek komt kijken.
6:20
LinkedIn Learning geeft je toegang tot meer dan 16.000 cursussen van experts op het gebied van zakelijke, technologische en creatieve vaardigheden.
6:26
Denk aan projectmanagement, Python of spreken in het openbaar.
6:29
Viva Learning haalt dit alles rechtstreeks naar Teams, dus je hebt geen aparte inloggegevens nodig.
6:33
Als je bedrijf al LinkedIn Learning licenties heeft, is het koppelen aan Viva Learning slechts een simpele schakelaar voor de beheerder.
6:38
Je hoeft niets opnieuw op te bouwen.
6:40
Je hoeft geen content te migreren.
6:41
Je koppelt de twee systemen en plotseling verschijnen al die LinkedIn Learning cursussen naast de content van Microsoft in één overzichtelijke catalogus.
6:48
Medewerkers zien alles op één plek, dus ze hoeven niet te onthouden welk platform welke cursus aanbiedt.
6:53
En dit is hoe consistentie eruit ziet.
6:55
Managers kunnen LinkedIn Learning cursussen toewijzen aan hun team en de voortgang bijhouden, allemaal vanuit Teams.
7:00
Dezelfde interface als voor Microsoft cursussen, dezelfde rapportages, dezelfde workflow.
7:05
LinkedIn Learning is niet langer een apart abonnement, maar een geïntegreerde trainingsbron.
7:08
Kijk naar de G2-beoordelingen.
7:10
Viva Learning scoort een 9,7 voor gebruiksgemak, vergeleken met een 9,2 van LinkedIn Learning.
7:15
Dat verschil ontstaat door het wegnemen van de moeite om tussen platforms te schakelen.
7:19
De kwaliteit van de inhoud is gelijk.
7:21
Beide platforms scoren een 8,9 voor de kwaliteit van de contentbibliotheek, maar de ervaring van het vinden en gebruiken van die content is veel soepeler binnen Viva Learning.
7:30
Dus, als je organisatie al betaalt voor LinkedIn Learning, laat je waarde liggen als je het niet koppelt.
7:35
De cursussen zijn er al, de licenties zijn al betaald.
7:37
Je hoeft alleen nog maar de puntjes op de i te zetten.
7:40
Contentbron 3, je eigen content, SharePoint.
7:42
Maar de krachtigste contentbron is misschien wel je eigen bron, de trainingen die je bedrijf al heeft gemaakt.
7:47
De meeste organisaties hebben intern trainingsmateriaal ergens rondslingeren, onboarding gidsen, beleidsdocumenten, instructievideo's, compliance trainingen waar iemand weken aan heeft gewerkt.
7:56
Het probleem is dat deze content meestal in een SharePoint map staat waar niemand het pad van weet, of begraven ligt in een e-mailketen van drie jaar oud.
8:03
Viva Learning integreert direct met SharePoint om dat op te lossen.
8:06
Je wijst naar een map en de content wordt beschikbaar als leerobject binnen Teams.
8:10
Geen migratie, geen heropmaak, alleen een SharePoint map en de juiste machtigingen.
8:14
Ik zal je de details geven.
8:15
Je kunt tot duizend bestanden toevoegen zonder extra licenties.
8:19
Het is één SharePoint map, een paar klikken in het beheercentrum en je volledige interne trainingsbibliotheek verschijnt in Viva Learning.
8:25
Metadata zoals beschrijving, duur- en vaardigheidslabels synchroniseren binnen 24 uur.
8:30
Dus als je een map hebt met je introductievideo voor nieuwe medewerkers, je IT-handleiding en je jaarlijkse compliance pdf, verschijnen ze allemaal in Teams, doorzoekbaar en geordend.
8:38
Dit betekent dat je hour onboarding document, je IT-instructievideo en je compliance training allemaal in Teams staan.
8:44
Geen links meer in e-mails, geen bestanden meer bijvoegen in Teams berichten, geen, het staat denk ik op de gedeelde schijf, meer.
8:50
Medewerkers vinden alles op één plek. De echte kracht ontstaat wanneer je alle drie de bronnen combineert.
8:55
De bibliotheek van Microsoft, LinkedIn Learning en je eigen SharePoint content.
8:59
Ze concurreren niet met elkaar, ze vormen één enkele katalogus.
9:02
Een nieuwe medewerker logt in bij Teams, opent Viva Learning en ziet de welkomstvideo van hour, het overzicht van arbeidsvoorwaarden van LinkedIn Learning en de verplichte compliance cursus van Microsoft, allemaal zonder de app te verlaten.
9:13
Dat is de ervaring die ervoor zorgt dat mensen de tool ook echt gebruiken.
9:16
Het perspectief van de manager, toewijzingen en tracking.
9:18
De content is dus beschikbaar en klaar voor gebruik.
9:21
Maar hoe gebruiken managers dit eigenlijk?
9:23
Viva Learning is niet zomaar een bibliotheek waar medewerkers rondwalen in de hoop iets nuttigs te vinden.
9:27
Managers kunnen cursussen toewijzen aan specifieke personen of hele Teams.
9:32
Vanuit Teams bladert een manager door de katalogus, kiest een cursus, stelt een deadline in en klaar.
9:37
Drie klikken.
9:37
Medewerkers zien de toegewezen leerstof in een tabblad, mijn leeractiviteiten, binnen Viva Learning, zonder aparte e-mail herinnering en zonder ongemakkelijk, hey, heb je die video al bekeken?
9:45
Chat bericht. De toewijzing verschijnt in dezelfde app die ze gebruiken voor vergaderingen en berichten, dus het is lastig te missen.
9:50
Managers kunnen de voortgang bijhouden, wie is klaar, wie is bezig en wie is nog niet begonnen.
9:55
Dit vervangt de oude aanpak van het sturen van een e-mail met een link in de hoop op het beste.
9:58
Nu weet je echt waar je team staat.
10:00
Laat me je een concreet voorbeeld geven.
10:02
Een wereldwijde beheerder van spaar- en investeringsfondsen met ongeveer 15.000 medewerkers heeft Viva Learning uitgerold.
10:07
Op de eerste dag van hun pilots steeg het aantal voltooide verplichte trainingen met 3000% vergeleken met het vorige kwartaal.
10:12
En dat is geen typfout, 3000%. Ze hebben de drempels weggenomen.
10:16
Leren was makkelijk te vinden en toe te wijzen, waardoor de voltooingspercentages enorm stegen.
10:20
Managers kunnen cursussen ook direct delen in teams, chats of kanalen.
10:23
Als iemand vraagt hoe een functie werkt, kan een manager daar direct een link naar de relevante cursus plaatsen.
10:28
Leren wordt een natuurlijk onderdeel van teamgesprekken, geen aparte taak die gepland en vervolgens vergeten wordt.
10:33
Het belangrijkste inzicht is simpel.
10:34
Wanneer leren makkelijk te vinden en toe te wijzen is, stijgen de voltooingspercentages.
10:38
Niet omdat de inhoud beter is, maar omdat het systeem niet langer in de weg zit.
10:42
Hoe het allemaal samenkomt als systeem.
10:44
Laten we dus een stap terug doen en naar het totaalplaatje kijken.
10:47
Viva Learning is geen enkelvoudig product dat je installeert.
10:49
Het is een laag die content, mensen en tools met elkaar verbindt.
10:52
De drie contentbronnen, de eigen bibliotheek van Microsoft, LinkedIn, Learning en je SharePoint mappen, worden één uniforme katalogus.
10:59
Medewerkers zien geen drie verschillende tabladen of zoekbalken, ze zien één lijst met cursussen, zoeken één keer en vinden wat ze nodig hebben.
11:05
De bron maakt voor hen niet uit.
11:06
Wat telt is dat de cursus er is en dat ze deze met één klik kunnen starten.
11:09
De teams integratie is wat dit mogelijk maakt.
11:12
Je hebt toegang tot alles vanuit één app, één interface, één login.
11:15
Geen contextwisselingen meer, niet meer onthouden welk platform de juiste cursus bevat.
11:19
Je leeromgeving staat op dezelfde plek als je vergaderingen, chats en bestanden.
11:22
Het is geen aparte activiteit die je moet inplannen, het hoort bij je werk.
11:25
En de managers functies maken van leren een actieve tool in plaats van een passieve bibliotheek.
11:29
In plaats van te hopen dat werknemers zelf de juiste cursussen vinden, kunnen managers deze toewijzen, volgen en aanbevelen.
11:34
Ze zien wie vordert en wie een zetje nodig heeft, dus leren wordt iets dat je beheert, niet alleen iets dat je aanbiedt.
11:39
Het resultaat is een systeem waarbij leren geen verplichting meer is, maar onderdeel van de dagelijkse workflow.
11:43
Je blokkeert geen middag meer voor training, maar bekijkt de module in de tien minuten tussen twee vergaderingen door.
11:48
Je deelt een cursus in een teamchat omdat iemand een vraag stelde.
11:50
Je voltooit een toegewezen cursus omdat deze in je tabblad, leren, verscheen, niet door een herinneringsmail die je toch negeerde.
11:56
Zie het als een streamingdienst voor training.
11:57
Het maakt niet uit welke studio de show maakte, je wilt hem gewoon kijken.
12:01
Viva Learning doet precies dat voor de trainingen binnen jouw bedrijf.
12:03
De bron is onzichtbaar, de inhoud is wat telt.
12:06
Het punt is, de meeste organisaties hebben de inhoud en de licenties al.
12:09
Ze moeten alleen de puntjes nog met elkaar verbinden.
12:11
De bibliotheek van Microsoft is inbegrepen, voor LinkedIn Learning is waarschijnlijk al betaald en je SharePoint mappen bestaan al.
12:17
Alle puzzelstukjes zijn er al.
12:18
Viva Learning is de lijm die alles bij elkaar houdt.
12:21
Wanneer je het als een systeem ziet, hoort de waarde direct duidelijk.
12:24
Minder zoeken, meer leren, betere opvolging en het geheel draait in de app die je medewerker zal de hele dag gebruiken.
12:29
Je volgende stappen.
12:30
Dus, wat moet je nu doen?
12:31
Ik geef je vijf stappen om aan de slag te gaan.
12:34
Stap 1.
12:34
Controleer of Viva Learning al beschikbaar is in je tenant.
12:37
Open Microsoft Teams.
12:38
Klik op de drie puntjes onderaan, de navigatiebalk aan de linkerkant en type Viva Learning in het zoekvak.
12:42
Als het verschijnt, zit je goed.
12:44
Zo niet, vraag je beheerder om het in te schakelen.
12:46
Dat kost ongeveer 30 seconden.
12:48
Stap 2.
12:49
Verbind je contentbronnen.
12:50
Schakel Microsoft Learning via het beheerderstabblad van Viva Learning.
12:53
Dat is gratis en gebeurt direct.
12:55
Als je organisatie LinkedIn Learning licenties heeft, schakel die dan ook in.
12:58
Verwijs vervolgens naar je SharePoint trainingsmap en het systeem verwerkt tot duizend bestanden zonder extra licentiekosten.
13:04
Metadata synchroniseert binnen 24 uur.
13:06
Stap 3.
13:07
Zet Viva Learning vast in Teams.
13:09
Klik met de rechter muisknop op het app-icoon en zet het vast in de linkerzijbalk.
13:12
Zo heb je met één klik toegang zodra je Teams opent.
13:14
Niet meer zoeken, het staat er altijd.
13:16
Stap 4.
13:17
Begin klein.
13:18
Probeer niet op de eerste dag een volledig trainingsprogramma op te bouwen.
13:21
Wijs deze week één cursus toe aan je team.
13:24
Iets simpels zoals Copilot Academy, dat praktisch en kort is, of een onboarding module voor nieuwe medewerkers als je die hebt.
13:30
Het doel is dat mensen de tool gaan gebruiken, niet om alles tegelijk te behandelen.
13:34
Stap 5.