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Mitarbeiter-Onboarding: Am ersten Tag startklar · IT ohne Drama – der kjello-Podcast

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  Lena: Bei uns fängt am Montag ein neuer Vertriebler an.
• 0:07
  Lena: Und ich wette, um neun fragt jemand, wo eigentlich sein Laptop ist.
• 0:11
  Jonas: Das ist der häufigste Fehlstart beim Mitarbeiter-Onboarding, also der Aufnahme neuer Leute.
• 0:15
  Jonas: Der Vertrag ist seit Wochen unterschrieben, aber die IT hat davon nichts erfahren.
• 0:20
  Lena: Was kostet mich das, außer einem verlorenen Vormittag?
• 0:23
  Jonas: Mehr als den Vormittag.
• 0:24
  Jonas: Wer ohne Zugang dasitzt, bekommt Kennwörter zugerufen oder arbeitet am fremden Rechner.
• 0:30
  Jonas: Genau so entstehen Lücken, die später niemand mehr findet.
• 0:33
  Jonas: Und der erste Eindruck vom neuen Arbeitgeber ist ein Mensch, der wartet.
• 0:37
  Lena: Ist das eine Pflicht oder eher eine Frage des Stils?
• 0:40
  Jonas: Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik sieht vor, dass Personal und Vorgesetzte neue Leute geregelt einarbeiten.
• 0:47
  Jonas: Dazu sollen eine Checkliste und eine feste Ansprechperson gehören, ein sogenannter Pate.
• 0:53
  Jonas: Pflicht ist dieser Grundschutz für die meisten Firmen nicht.
• 0:55
  Jonas: Aber er beschreibt ziemlich genau, was im Alltag schiefgeht.
• 0:58
  Lena: Und wer ist bei uns dafür zuständig?
• 1:01
  Lena: Personal, Führungskraft oder IT?
• 1:04
  Jonas: Alle drei, aber nacheinander.
• 1:05
  Jonas: Das Personal meldet, die Führungskraft sagt, was die Person braucht, und die IT richtet ein.
• 1:11
  Lena: Was nehme ich aus dieser Folge mit?
• 1:13
  Jonas: Drei typische Fälle: das Gerät, das nicht da ist, die Rechte, die einfach kopiert werden, und die erste Anmeldung.
• 1:20
  Jonas: Am Ende stehen drei Regeln, damit der erste Tag um neun Uhr läuft.
• 1:24
  Lena: Fangen wir mit dem Laptop an.
• 1:26
  Lena: Wie sieht der Fehler aus?
• 1:28
  Jonas: Ein typischer Fall: Eine Firma mit vierzig Leuten stellt eine Einkäuferin ein.
• 1:32
  Jonas: Der Vertrag ist Anfang des Monats unterschrieben, die IT erfährt es am Freitag vor dem Start.
• 1:37
  Jonas: Ein neues Gerät ist so schnell nicht da.
• 1:39
  Jonas: Also bekommt die Kollegin den alten Rechner aus dem Lager, angemeldet mit dem Konto ihres Vorgängers.
• 1:45
  Lena: Das klingt erst mal pragmatisch.
• 1:46
  Lena: Was ist daran so schlimm?
• 1:47
  Jonas: Sie arbeitet dann unter fremdem Namen, mit fremden Rechten und mit den Dateien eines anderen.
• 1:52
  Jonas: Jede Mail und jede Buchung steht unter dem falschen Namen.
• 1:55
  Jonas: Der IT-Grundschutz sagt dazu klar: Jede Kennung muss eindeutig einer Person zugeordnet sein.
• 2:01
  Jonas: Ein geliehenes Konto ist also kein Notbehelf, sondern genau der Fehler.
• 2:05
  Lena: Gut.
• 2:05
  Lena: Was ist der bessere Ablauf?
• 2:07
  Jonas: Die Meldung an die IT geht raus, sobald der Vertrag unterschrieben ist, nicht in der Woche vor dem Start.
• 2:13
  Jonas: Mit Name, Starttermin, Abteilung und dem Gerät, das die Person braucht.
• 2:18
  Lena: Bei uns weiß ich das manchmal selbst erst drei Wochen vorher.
• 2:21
  Lena: Reicht das?
• 2:22
  Jonas: Meist ja, wenn die Meldung dann auch sofort kommt.
• 2:25
  Jonas: Selten ist die Lieferzeit das Problem, meistens hat einfach niemand Bescheid gesagt.
• 2:30
  Lena: Und dann sitzt jemand von der IT einen ganzen Tag daran und richtet den Laptop ein?
• 2:34
  Jonas: Das muss heute nicht mehr sein.
• 2:35
  Jonas: Microsoft hat dafür ein Verfahren namens Autopilot, mit dem sich ein neuer Windows-Rechner beim ersten Einschalten selbst einrichtet.
• 2:42
  Jonas: Das Gerät kann sogar direkt zur neuen Person geschickt werden.
• 2:45
  Jonas: Sie packt aus, schaltet ein, verbindet sich mit dem Netz und meldet sich an.
• 2:49
  Lena: Und den Rest holt sich der Rechner selbst?
• 2:52
  Jonas: Genau.
• 2:52
  Jonas: Laut Microsoft muss die Person nur das Netz verbinden und sich anmelden, Programme und Einstellungen kommen danach von allein.
• 2:59
  Lena: Dafür muss aber vorher schon etwas vorbereitet sein.
• 3:02
  Jonas: Richtig.
• 3:02
  Jonas: Das Gerät muss in der Verwaltung der Firma eingetragen sein, und das Konto der Person muss existieren.
• 3:08
  Lena: Was braucht die IT für das Konto von mir?
• 3:11
  Jonas: Eine freie Lizenz, also das Nutzungsrecht für Microsoft 365.
• 3:15
  Jonas: Microsoft nennt das ausdrücklich als ersten Schritt: Lizenzen kaufen, bevor man jemanden anlegt.
• 3:21
  Jonas: Ist keine frei, kann die IT das Konto trotzdem anlegen und eine weitere dazukaufen.
• 3:26
  Jonas: Diese Kaufentscheidung gehört aber vor den Starttag, nicht in den Montagmorgen.
• 3:30
  Lena: Wer gibt das Geld für Gerät und Lizenz frei?
• 3:32
  Lena: Bei uns wartet so etwas gern auf meine Unterschrift.
• 3:35
  Jonas: Genau deshalb steht es in der ersten Meldung.
• 3:38
  Jonas: Die IT schlägt vor, die Geschäftsführung gibt einmal frei, und niemand wartet am Starttag auf eine Unterschrift.
• 3:44
  Lena: Und der Rechner aus dem Lager?
• 3:46
  Lena: Den haben wir ja schon bezahlt.
• 3:48
  Jonas: Den kann man nehmen, aber nur frisch zurückgesetzt.
• 3:50
  Jonas: Microsoft beschreibt dafür einen eigenen Weg, der ein vorhandenes Gerät schnell für eine neue Person vorbereitet.
• 3:57
  Jonas: Vorher prüft jemand, ob darauf noch Dateien des Vorgängers liegen, die nirgends sonst gespeichert sind.
• 4:02
  Jonas: Das Konto des Vorgängers ist in jedem Fall tabu.
• 4:06
  Lena: Zweiter Punkt, ich sage der IT meistens: Sie bekommt dieselben Rechte wie ihr Kollege.
• 4:10
  Lena: Ist das falsch?
• 4:11
  Jonas: Es klingt praktisch, aber es kopiert die Geschichte des Kollegen mit.
• 4:15
  Jonas: Der ist vielleicht seit zehn Jahren im Haus und hat Zugriff auf alte Projektordner und auf die Lohnliste, weil er mal ausgeholfen hat.
• 4:22
  Lena: Und die Neue hätte das dann alles am ersten Tag.
• 4:24
  Jonas: Genau.
• 4:24
  Jonas: Der IT-Grundschutz sieht das Gegenteil vor: Rechte nur nach dem tatsächlichen Bedarf für die Aufgabe, das Prinzip der geringsten Rechte.
• 4:32
  Jonas: Und wer mehr als den Standard will, bekommt es nur mit Begründung und nach einer Prüfung.
• 4:36
  Lena: Wer entscheidet denn, was der Bedarf ist?
• 4:39
  Lena: Die IT kennt die Aufgaben doch gar nicht.
• 4:42
  Jonas: Das entscheidet die Führungskraft: Sie sagt, welche Abteilung, welche Programme, welche Ordner, und die IT setzt es um.
• 4:48
  Jonas: Am einfachsten geht das mit festen Rollen: ein Paket für den Einkauf, eines für den Vertrieb, eines für die Buchhaltung.
• 4:55
  Jonas: Die neue Person bekommt ihr Paket, nicht die Geschichte ihres Vorgängers.
• 4:59
  Lena: Das klingt nach viel Vorarbeit.
• 5:02
  Jonas: Einmal, ja.
• 5:02
  Jonas: Danach geht jeder Eintritt schneller, weil niemand mehr einzeln überlegt.
• 5:07
  Jonas: Und der IT-Grundschutz sieht ohnehin vor, dass festgehalten wird, wer welche Rechte hat.
• 5:12
  Jonas: Diese Liste wird regelmäßig geprüft, ob sie noch zu den Aufgaben passt.
• 5:16
  Lena: Bei uns wollte neulich ein Neuer Administratorrechte, damit er selbst Programme installieren kann.
• 5:22
  Lena: Was spricht dagegen?
• 5:24
  Jonas: Ein Administrator darf alles am Rechner, je nach Rolle sogar in der ganzen Firmenumgebung.
• 5:29
  Jonas: Klickt er auf eine falsche Mail, darf das Schadprogramm ebenfalls alles.
• 5:33
  Jonas: Microsoft empfiehlt, die höchste Verwaltungsrolle an weniger als fünf Personen zu vergeben.
• 5:38
  Jonas: Ein neuer Mitarbeiter gehört nicht dazu, auch nicht für die erste Woche.
• 5:42
  Lena: Und wenn er ein Programm wirklich braucht?
• 5:44
  Jonas: Dann beantragt er es, die Führungskraft gibt frei, und die IT spielt es auf.
• 5:49
  Jonas: So bleibt nachvollziehbar, was auf welchem Rechner läuft.
• 5:52
  Lena: Und wenn die Neue nach einem Jahr in eine andere Abteilung wechselt?
• 5:56
  Jonas: Dann bekommt sie das Paket der neuen Abteilung, und das alte wird entfernt.
• 5:59
  Jonas: Der Grundschutz sieht vor, dass nicht mehr benötigte Rechte bei personellen Veränderungen verschwinden.
• 6:05
  Lena: Was ist mit Aushilfen und Praktikanten?
• 6:07
  Lena: Die sind ja nur drei Monate da.
• 6:09
  Jonas: Für sie gilt dasselbe, nur mit Enddatum.
• 6:11
  Jonas: Das steht schon in der ersten Meldung, dann vergisst es beim Austritt niemand.
• 6:14
  Jonas: Und auch sie bekommen ein eigenes Konto, kein geliehenes.
• 6:17
  Jonas: Für Leihkräfte und externe Hilfe sieht der Grundschutz vor, dass sie bei längerem Einsatz wie die eigenen Leute eingewiesen werden.
• 6:24
  Lena: Dritter Fall: Gerät da, Konto da, Rechte passen.
• 6:28
  Lena: Was kann jetzt noch schiefgehen?
• 6:30
  Jonas: Die erste Anmeldung.
• 6:31
  Jonas: Ein typischer Fall: Die IT schickt das Startkennwort per Mail an die private Adresse, oder es klebt auf einem Zettel am Bildschirm.
• 6:39
  Lena: Das ist doch nur für einen Tag.
• 6:42
  Lena: Man muss es beim ersten Anmelden ohnehin ändern.
• 6:46
  Jonas: Bei Microsoft ist das die Voreinstellung, ja.
• 6:48
  Jonas: Aber bis dahin kann sich jeder, der die Mail oder den Zettel sieht, als die neue Person anmelden.
• 6:54
  Jonas: Und der IT-Grundschutz ist da streng: Ein Kennwort darf nur der Person selbst bekannt sein.
• 6:58
  Lena: Wie macht man es besser?
• 7:00
  Jonas: Microsoft bietet dafür einen befristeten Zugangscode für die erste Anmeldung.
• 7:04
  Jonas: Er gilt in der Grundeinstellung eine Stunde und lässt sich so einstellen, dass er nur einmal funktioniert.
• 7:09
  Jonas: Den gibt die Führungskraft oder der Pate am ersten Morgen persönlich weiter.
• 7:13
  Jonas: Damit richtet die neue Person ihre eigene Anmeldung ein, danach ist der Code wertlos.
• 7:18
  Lena: Und wenn der Code abläuft, bevor sie fertig ist?
• 7:22
  Jonas: Dann stellt die IT einen neuen aus.
• 7:24
  Jonas: Microsoft beschreibt genau diesen Fall: Dauert die Einrichtung länger als zehn Minuten, braucht es bei einem Einmalcode einen zweiten.
• 7:32
  Lena: Und dann kommt der zweite Faktor.
• 7:35
  Lena: Das ist die Bestätigung übers Handy?
• 7:38
  Jonas: Genau, eine zweite Bestätigung neben dem Kennwort, meist über eine App auf dem Telefon.
• 7:42
  Jonas: Und hier verpassen viele eine Änderung.
• 7:45
  Jonas: Früher hatten neue Nutzer bei den Sicherheits-Grundeinstellungen von Microsoft vierzehn Tage Zeit dafür.
• 7:50
  Jonas: Seit dem neunundzwanzigsten Juli zweitausendvierundzwanzig gibt es diese Schonfrist nicht mehr.
• 7:55
  Lena: Das heißt, die Einrichtung muss am ersten Tag passieren.
• 7:59
  Jonas: Ja, gleich bei der ersten Anmeldung.
• 8:00
  Jonas: Wer dann kein Telefon dabeihat oder die App nicht installieren will, kommt nicht weiter.
• 8:05
  Lena: Da habe ich sofort die nächste Frage: Kann ich verlangen, dass jemand dafür sein privates Handy nimmt?
• 8:11
  Jonas: Das klären Sie mit Ihrer Personalabteilung, nicht mit der IT.
• 8:14
  Jonas: Wer kein Diensthandy hat und das private nicht nutzen will, bekommt einen Sicherheitsschlüssel, ein kleines Gerät für den USB-Anschluss.
• 8:21
  Jonas: Den Schlüssel muss die IT vorher freischalten, mit Microsofts einfachen Grundeinstellungen allein geht nur die App.
• 8:27
  Jonas: Microsoft empfiehlt solche Schlüssel ohnehin für Konten mit weitreichenden Rechten, sie gelten als besonders sicher gegen gefälschte Anmeldeseiten.
• 8:35
  Lena: Und was gehört außer der Technik noch in den ersten Tag?
• 8:39
  Jonas: Die Verpflichtung auf den Datenschutz.
• 8:41
  Jonas: Die Datenschutzaufsicht von Bund und Ländern schreibt, dass sie bei Aufnahme der Tätigkeit erfolgen muss, möglichst spätestens am ersten Arbeitstag.
• 8:48
  Jonas: Zuständig ist die Unternehmensleitung oder jemand, den sie damit beauftragt.
• 8:52
  Jonas: Empfohlen wird eine schriftliche oder elektronische Erklärung, die Sie aufbewahren.
• 8:57
  Lena: Und wohin wendet sich die Neue, wenn ihr eine Mail komisch vorkommt?
• 9:02
  Jonas: Das gehört in die erste Stunde: wo sie Probleme meldet, wer ihre Ansprechperson ist und welche Regeln im Haus gelten.
• 9:08
  Jonas: Der IT-Grundschutz sieht ausdrücklich vor, dass neue Leute über bestehende Regeln und Abläufe informiert werden.
• 9:14
  Lena: Was kostet mich das alles?
• 9:15
  Jonas: Kaum Geld, vor allem die richtige Reihenfolge.
• 9:17
  Jonas: Die Arbeit ist dieselbe, ob sie drei Wochen vorher passiert oder am Montag um neun.
• 9:22
  Jonas: Nur sitzt im zweiten Fall jemand daneben und wartet.
• 9:24
  Jonas: Und am Ende teilt er sich doch wieder ein Kennwort mit dem Kollegen.
• 9:28
  Lena: Dann bitte zum Schluss die drei Regeln.
• 9:30
  Lena: Was lege ich morgen im Haus fest?
• 9:33
  Jonas: Erstens: Sobald der Vertrag unterschrieben ist, meldet das Personal Name, Starttermin und Abteilung an Führungskraft und IT.
• 9:40
  Jonas: Die Führungskraft sagt, welches Gerät, welche Programme und welche Ordner die Person braucht.
• 9:46
  Jonas: Zweitens: Jede neue Person bekommt ein eigenes Konto, ein frisch eingerichtetes Gerät und Rechte nach ihrer Rolle, nicht nach dem Kollegen.
• 9:54
  Jonas: Administratorrechte gehören nicht dazu.
• 9:57
  Jonas: Drittens: Am ersten Morgen gibt der Pate den Zugangscode persönlich weiter.
• 10:01
  Jonas: Zweiter Faktor, Datenschutzverpflichtung und die Frage, wo man Probleme meldet, sind vor dem Mittag erledigt.
• 10:08
  Lena: Das ist machbar.
• 10:09
  Lena: Und wenn ich das nicht selbst nachhalten will?
• 10:12
  Jonas: Wer mit kjello arbeitet, meldet die neue Person im Portal an.
• 10:16
  Jonas: Dann werden Microsoft-Konto und Lizenz angelegt, und das Gerät wird beschafft und eingerichtet.