Latest / M365.FM – Microsoft 365, Copilot & AI podcast in het Nederlands / Dynamics 365 Finance eenvoudig uitgelegd: van inkoop tot grootboek, budget, cashflow en rapportage (AI-nasynchronisatie)

Transcript

Dynamics 365 Finance eenvoudig uitgelegd: van inkoop tot grootboek, budget, cashflow en rapportage (AI-nasynchronisatie) · M365.FM – Microsoft 365, Copilot & AI podcast in het Nederlands

0:00
Speaker 2: Klaar voor 10 dagen vol Microsoft 365, Copilot, AI, Azure
0:05
Speaker 2: en de mensen die de toekomst van werk vormgeven? In
0:08
Speaker 2: januari is M365 komt terug en we pakken het groter aan.
0:12
Speaker 2: Doe mee aan live sessies, praktijkdemonstraties en praktische kennis van
0:16
Speaker 2: MVP's en experts uit de hele wereld. Geen generieke sliedes,
0:20
Speaker 2: geen eindeloze modewoorden. We pakken de echte uitdagingen aan Copilot Studio,
0:25
Speaker 2: AI Agents, Fabric, Beveiliging, Governance en Automatisering. Of je nu
0:30
Speaker 2: een IT-professional, ontwikkelaar of bedrijfsleider bent, er zijn sessies speciaal
0:34
Speaker 2: voor jou. Gedurende tien volle dagen kun je verschillende technologieën
0:38
Speaker 2: verkennen en in contact komen met een wereldwijde community. Kijk
0:41
Speaker 2: live mee en neem praktische inzichten mee terug naar je organisatie.
0:44
Speaker 2: Januari 2027, tien dagen, één Microsoft Community. Registratie is nu geopend.
0:54
Speaker 2: Ga vandaag nog naar m365con.net. Meld je nu aan op m365con.net
1:03
Speaker 2: en we zien je live in januari. Stel je een
1:05
Speaker 2: financieel team voor dat één simpele vraag probeert te beantwoorden.
1:08
Speaker 2: Hoeveel geld kunnen we deze maand uitgeven? Eén persoon opent
1:11
Speaker 2: een spreadsheet. Iemand anders controleert de bank. Een manager houdt
1:14
Speaker 2: een lijst bij van goedgekeurde aankopen in een ander systeem.
1:17
Speaker 2: Werkoopcijfers komen twee dagen te laat binnen vanuit een andere afdeling.
1:19
Speaker 2: Tegen de tijd dat het team alles op een rijtje heeft,
1:22
Speaker 2: kan de beslissing niet langer wachten. Die oude manier van
1:24
Speaker 2: werken zorgt voor vertragingen omdat elk cijfer op een andere
1:26
Speaker 2: plek staat. Dynamics 365 Finance brengt de financiële kant van
1:30
Speaker 2: een bedrijf samen in één verbonden financieel centrum. U automatiseert
1:33
Speaker 2: Merco Peters via M365.fm en in dit kennisdocument ziet uw
1:38
Speaker 2: team wat het doet, wie het gebruikt en hoe de
1:39
Speaker 2: verschillende onderdelen in eenvoudige taal in elkaar passen. Wat is
1:42
Speaker 2: Dynamics 365 Finance nu eigenlijk? Wat is Dynamics 365 Finance precies?
1:48
Speaker 2: Het is een systeem van Microsoft voor het registreren, volgen
1:51
Speaker 2: en rapporteren van de geldstromen binnen een bedrijf. Stel je
1:54
Speaker 2: een groot kantoorgebouw voor. De verkoopafdeling werkt in de ene ruimte,
1:57
Speaker 2: de inkoopafdeling in een andere. Magazijnen, winkels, producten en salarisadministratie
2:01
Speaker 2: hebben allemaal hun eigen dagelijkse werkzaamheden. Financiën bevindt zich in
2:03
Speaker 2: het centrum, omdat elk van deze afdelingen financiële gegevens genereert
2:06
Speaker 2: die het bedrijf moet begrijpen. Dynamics 365 Finance verbindt deze gegevens.
2:11
Speaker 2: Wanneer een bedrijf iets verkoopt, geld uitgeeft, een factuur ontvangt,
2:14
Speaker 2: een leverancier betaalt of kosten registreert, zet de financiële afdeling
2:17
Speaker 2: die activiteit om in een officieel financieel document. Iedereen werkt
2:20
Speaker 2: vanuit dezelfde bron in plaats van kopieën van spreadsheets via
2:23
Speaker 2: e-mail te versturen. Dat klinkt eenvoudig, maar het verandert de
2:26
Speaker 2: dagelijkse routine. Zonder een gedeeld financieel systeem zou een inkoopteam
2:29
Speaker 2: een leveranciersfactuur in de ene tool kunnen invoeren, terwijl de
2:32
Speaker 2: financiële afdeling diezelfde factuur later in een andere tool typt.
2:35
Speaker 2: Een manager zou een budget in Excel kunnen bijhouden en
2:37
Speaker 2: er achteraf achterkomen dat een team meer heeft uitgegeven dan gepland.
2:40
Speaker 2: Elke overdracht creëert een nieuwe kans op een typfout, een
2:43
Speaker 2: ontbrekend cijfer of een verouderde versie van een bestand. De
2:45
Speaker 2: financiële afdeling bewaart het officiële document op één centrale plek.
2:48
Speaker 2: Excel heeft natuurlijk nog steeds een functie. Je kunt Excel
2:50
Speaker 2: gebruiken om cijfers te analyseren, snel een model te bouwen
2:52
Speaker 2: of een eenmalige vraag te beantwoorden, maar Excel bevat meestal
2:54
Speaker 2: slechts een kopie van de cijfers. Dynamics 365 Finance bewaart
2:57
Speaker 2: de transactie die meetelt voor de bedrijfsadministratie. Dat verschil is belangrijk.
3:01
Speaker 2: Als iemand een leverancier betaalt, heeft de financiële afdeling meer
3:03
Speaker 2: nodig dan een rij in een spreadsheet. Het bedrijf moet
3:05
Speaker 2: weten wie de leverancier is, wat de betaling dekt, welk
3:07
Speaker 2: onderdeel van het bedrijf ervoor betaald heeft, wanneer het is
3:09
Speaker 2: gebeurd en waar dat bedrag in de boekhouding thuis hoort.
3:11
Speaker 2: De financiële afdeling legt die context vast met het bijbehorende cijfer.
3:14
Speaker 2: Het kan ook bedrijven ondersteunen die actief zijn in meerdere
3:17
Speaker 2: landen of valuta. Een bedrijf kan bijvoorbeeld in euro's verkopen,
3:20
Speaker 2: een leverancier in dollars betalen en de resultaten voor het
3:22
Speaker 2: hoofdkantoor in een andere valuta rapporteren. Het kan ook zijn
3:24
Speaker 2: dat het bedrijf zich aan verschillende belastingregels of lokale boekhoudregels
3:27
Speaker 2: moet houden, afhankelijk van de locatie. Een gedeeld systeem biedt
3:30
Speaker 2: financiële teams een gecontroleerde manier om dit te beheren zonder
3:33
Speaker 2: voor elk land een aparte stapel bestanden aan te leggen.
3:35
Speaker 2: En dit is niet alleen voor accountants die aan het
3:37
Speaker 2: einde van de maand de totale controleren. Medewerkers in het
3:39
Speaker 2: hele bedrijf genereren dagelijks financiële activiteiten. Een inkoper bestelt apparatuur.
3:43
Speaker 2: Een projectleider houdt de kosten bij. Een manager keurt uitgaven goed.
3:46
Speaker 2: Een medewerker van de financiële afdeling controleert een factuur. Dynamics
3:50
Speaker 2: 365 Finance koppelt deze acties achter de schermen aan de
3:53
Speaker 2: TMS boekhouding van het bedrijf, zodat het financiële team niet
3:56
Speaker 2: elk detail handmatig hoeft te controleren. De meeste mensen denken
3:58
Speaker 2: dat financiële software alleen rapporten genereert nadat het werk is gedaan.
4:01
Speaker 2: Het registreert echter ook de werkzaamheden terwijl ze plaatsvinden. Dat
4:04
Speaker 2: betekent dat leiders betere vragen kunnen stellen terwijl er nog
4:06
Speaker 2: tijd is om actie te ondernemen. Is er nog tijd
4:07
Speaker 2: om actie te ondernemen? Stijgen de kosten in een bepaalde afdeling?
4:10
Speaker 2: Heeft het bedrijf het verwachte geld ontvangen? Kan een team
4:13
Speaker 2: zich nog een aankoop veroorloven dit kwartaal? De antwoorden beginnen
4:15
Speaker 2: met een duidelijke registratie van de dagelijkse werkzaamheden, niet met
4:18
Speaker 2: een hectische periode aan het einde van de maand. Om
4:19
Speaker 2: te zien hoe dat in de praktijk werkt, laten we
4:21
Speaker 2: onze teams een eenvoudige bedrijfsaankoop volgen, vanaf het moment dat
4:24
Speaker 2: iemand iets nodig heeft tot het moment dat het geld
4:26
Speaker 2: het bedrijf verlaat. De dagelijkse geldstroom van aankoop tot financiële administratie.
4:32
Speaker 2: Stel je voor dat je bedrijf net een aantal nieuwe
4:34
Speaker 2: mensen heeft aangenomen. Ze hebben allemaal laptops nodig voor hun
4:37
Speaker 2: eerste werkdag. Iemand binnen het bedrijf begint met een aankoopaanvraag.
4:40
Speaker 2: Diegene geeft aan wat er nodig is, hoeveel laptops, de
4:42
Speaker 2: verwachte kosten en waarom het bedrijf ze nodig heeft. Die
4:44
Speaker 2: aanvraag gaat niet direct naar een leverancier. Een manager bekijkt
4:47
Speaker 2: het eerst. Het uitgeven van bedrijfsgeld moet duidelijk zijn. Als
4:51
Speaker 2: de aanvraag past binnen het plan van het team en
4:53
Speaker 2: de reden logisch is, keurt de manager deze goed. Als
4:55
Speaker 2: er iets niet klopt, kan de manager de aanvraag terugsturen
4:57
Speaker 2: met een vraag voordat iemand een bestelling plaatst. Zodra de
5:00
Speaker 2: goedkeuring binnen is, maakt het inkoopteam een inkooporder aan. Een
5:03
Speaker 2: inkooporder is het officiële verzoek van ons bedrijf aan de leverancier.
5:06
Speaker 2: Hierin staan de laptops, de overeengekomen prijs, leveringsgegevens, betalingsvoorwaarden en
5:10
Speaker 2: de contactpersoon van het bedrijf vermeld. Het biedt beide partijen
5:12
Speaker 2: ook een duidelijke controle achteraf. Oh, we dachten dat u
5:15
Speaker 2: er nu tien had besteld, kan een dure discussie worden.
5:17
Speaker 2: De leverancier ontvangt de bestelling en verzendt de laptops. Wanneer
5:20
Speaker 2: de dozen aankomen, controleert iemand wat er is aangekomen. Hebben
5:23
Speaker 2: we het juiste model ontvangen? Zijn alle laptops aangekomen? Is
5:26
Speaker 2: er iets beschadigd of ontbreekt er iets? Die ontvangsbevestiging is belangrijk.
5:29
Speaker 2: Een leverancier kan een factuur sturen voor 10 laptops, terwijl
5:31
Speaker 2: er maar 8 zijn geleverd. Zonder een registratie van wat
5:34
Speaker 2: het bedrijf daadwerkelijk heeft ontvangen, kan de financiële afdeling betalen
5:36
Speaker 2: voor apparatuur die nooit is aangekomen. Dynamics 365 Finance koppelt
5:39
Speaker 2: de inkooporder, de ontvangstbevestiging en de factuur van de leverancier
5:42
Speaker 2: aan elkaar. Medewerkers van de financiële afdeling kunnen deze gegevens
5:44
Speaker 2: vergelijken voor de betaling. Dit wordt vaak matching genoemd. Zie
5:47
Speaker 2: het als een eenvoudige controle. Hebben we het besteld? Hebben
5:50
Speaker 2: we het ontvangen? En heeft de leverancier ons hetzelfde gefactureerd?
5:53
Speaker 2: Als de gegevens overeenkomen, kan de factuur worden verwerkt. Als
5:55
Speaker 2: ze niet weten waar ze het over eens moeten worden,
5:57
Speaker 2: geeft het systeem het team iets specifieks om te onderzoeken.
5:59
Speaker 2: Misschien heeft de leverancier een andere prijs gerekend. Misschien zat
6:02
Speaker 2: er een extra artikel bij de levering. Of misschien heeft
6:04
Speaker 2: de persoon die de bestelling heeft ontvangen de ontvangstbevestiging nog
6:07
Speaker 2: niet ingevoerd. Dat is voor onze teams een veel beter
6:09
Speaker 2: uitgangspunt dan proberen het op te lossen via een lange e-mailwisseling.
6:12
Speaker 2: Nadat de factuur is gecontroleerd, neemt de afdeling krediteurenadministratie het over.
6:15
Speaker 2: De crediteurenadministratie is het financiële team dat het geld beheert
6:17
Speaker 2: dat het bedrijf aan leveranciers verschuldigd is. Zij controleren de betalingsdatum.
6:21
Speaker 2: Een factuur hoeft mogelijk niet direct betaald te worden. De
6:23
Speaker 2: leverancier kan bijvoorbeeld 30 dagen de tijd geven. Het bedrijf
6:25
Speaker 2: moet plannen wanneer het geld van de bankrekening wordt afgeschreven.
6:28
Speaker 2: De financiële afdeling kan de betaling dan inplannen. Wanneer het
6:30
Speaker 2: betalingsmoment aanbreekt, maakt het bedrijf het geld over via de bank.
6:33
Speaker 2: De factuur wordt geregistreerd als betaald. De leverancier verschijnt niet
6:36
Speaker 2: langer als iemand aan wie het bedrijf nog geld verschuldigd
6:38
Speaker 2: is voor die aankoop. Achter de schermen registreert Dynamics 365
6:40
Speaker 2: Finance ook de financiële kant van elke stap. Het bedrijf
6:43
Speaker 2: heeft apparatuur ontvangen. Dat heeft kosten. Het is een leverancier
6:46
Speaker 2: geld verschuldigd. Later betaalt het contant vanuit de bank. Dit
6:49
Speaker 2: zijn nu slechts notities voor het inkoopteam. Ze worden als
6:51
Speaker 2: officiële boekingen in het bedrijf geregistreerd. Niemand hoeft de aankoopgegevens
6:55
Speaker 2: opnieuw in een apart financieel bestand in te voeren. Dat
6:57
Speaker 2: betekent niet dat elke stap zonder mensen plaatsvindt. Mensen vragen
7:00
Speaker 2: nog steeds aan, keuren goed, ontvangen, controleren en betalen. Het
7:03
Speaker 2: systeem verbindt hun werk. Iedereen begint met de informatie die
7:06
Speaker 2: al door de vorige persoon is ingevoerd. Stel je voor
7:08
Speaker 2: wat er gebeurt zonder die verbinding. De inkoper bewaart de
7:10
Speaker 2: bestelling in één tool. Het magazijn bevestigt de levering in
7:13
Speaker 2: een andere. Een factuur komt binnen in een e-mailinbox. De
7:15
Speaker 2: financiële afdeling voert het bedrag handmatig in. Vervolgens sturen ze
7:18
Speaker 2: een bericht naar de inkoper om te vragen of de
7:19
Speaker 2: bestelling wel is aangekomen. Tijd vliegt voorbij. Kleine fouten kunnen
7:22
Speaker 2: leiden tot betalingsproblemen. Met Dynamics 365 Finance blijft het verhaal
7:26
Speaker 2: van die aankoop aan de aankoop gekoppeld. Je kunt zien
7:28
Speaker 2: wie de laptops heeft aangevraagd. wie de uitgave heeft goedgekeurd,
7:31
Speaker 2: wanneer de leverancier de bestelling heeft ontvangen, wie de levering
7:33
Speaker 2: heeft bevestigd, wanneer de factuur is aangekomen en wanneer de
7:36
Speaker 2: betaling het bedrijf heeft verlaten. Als iemand een record wijzigt,
7:38
Speaker 2: kan die wijziging ook worden bijgehouden. Die geschiedenis is handig
7:41
Speaker 2: wanneer een leverancier belt over een ontbrekende betaling. Het helpt
7:44
Speaker 2: wanneer een auditor een transactie controleert. En het geeft antwoord
7:46
Speaker 2: wanneer een manager vraagt waarom de uiteindelijke kosten zijn gewijzigd.
7:49
Speaker 2: Het zorgt er ook voor dat teams duidelijkere taken krijgen.
7:51
Speaker 2: Inkoop richt zich op de aankoop. Het ontvangsteam bevestigt de levering.
7:54
Speaker 2: Financiën controleert facturen en betaalt leveranciers. Elke groep werkt aan
7:57
Speaker 2: zijn eigen onderdeel. Dezelfde aankoop doorloopt het hele proces zonder
8:00
Speaker 2: dat het spoor verloren gaat. En elke geldtransactie heeft een
8:03
Speaker 2: vaste plek nodig in de bedrijfsadministratie, het grootboek. Het grootboek
8:07
Speaker 2: is de belangrijkste archiefkast van het bedrijf. Elke financiële transactie
8:12
Speaker 2: heeft een vaste plek nodig. In Dynamics 365 Finance is
8:16
Speaker 2: dat het grootboek. Zie het als de officiële archiefkast van
8:19
Speaker 2: het bedrijf. Elke geldtransactie komt in de juiste lade terecht
8:22
Speaker 2: met een duidelijk label en een link naar de oorspronkelijke registratie.
8:25
Speaker 2: Een betaling aan een leverancier hoort ergens thuis. Dat geldt
8:27
Speaker 2: ook voor een betaling aan een klant, kantoorhuur, reiskosten van werknemers, belastingen,
8:30
Speaker 2: voorraadkosten en bankkosten. Het grootboek houdt al deze gegevens bij elkaar.
8:33
Speaker 2: Het maakt gebruik van regels waarmee de financiële afdeling de
8:35
Speaker 2: volledige financiële positie van het bedrijf kan zien, in plaats
8:37
Speaker 2: van afzonderlijke totalen te moeten controleren. De laden in deze
8:39
Speaker 2: archiefkast zijn afkomstig uit het rekeningsschema. Een rekeningsschema is simpelweg
8:43
Speaker 2: een lijst met categorieën die het bedrijf gebruikt voor geldzaken.
8:45
Speaker 2: Je ziet bijvoorbeeld rekeningen voor verkoopopbrengsten, huur, softwarekosten, reiskosten, lonen, belastingen... Bankzaldi,
8:51
Speaker 2: openstaande vorderingen op klanten en openstaande vorderingen op leveranciers. Elke
8:54
Speaker 2: rekening beantwoordt een fundamentele vraag. Wat voor geldbeweging was dit?
8:57
Speaker 2: Wanneer het bedrijf uur betaalt, boekt de financiële afdeling dat
9:00
Speaker 2: bedrag op de huurrekening. Wanneer het een product verkoopt, boekt
9:02
Speaker 2: de financiële afdeling de opbrengst op een verkooprekening. Wanneer een
9:05
Speaker 2: klant nog een factuur moet betalen, staat dat bedrag op
9:07
Speaker 2: een rekening voor geld dat het bedrijf verwacht te innen.
9:09
Speaker 2: Deze structuur zorgt ervoor dat de boekhouding overzichtelijk blijft. Zonder
9:12
Speaker 2: een rekeningsschema zou de financiële afdeling wel zien dat er
9:14
Speaker 2: geld is verplaatst, maar niet waar het geld voor bedoeld was.
9:16
Speaker 2: Een bankzaldo laat zien hoeveel geld er vandaag op de
9:18
Speaker 2: rekening staat. Het vertelt je niet of de kosten zijn
9:20
Speaker 2: gestegen door nieuw personeel, een hoge factuur van een leverancier
9:23
Speaker 2: of een onverwachte belastingbetaling. Het rekeningsschema geeft elk bedrag een
9:26
Speaker 2: passende benaming. Bedrijven hebben ook meer details nodig dan een
9:29
Speaker 2: enkele benaming kan bieden. Huur is huur, maar een bedrijf
9:31
Speaker 2: wil misschien weten welke afdeling de kosten heeft gemaakt. Een
9:33
Speaker 2: softwarefactuur moet mogelijk gekoppeld worden aan een afdeling. Reiskosten kunnen
9:36
Speaker 2: bijvoorbeeld aan een klantproject zijn gekoppeld. Hier komen financiële dimensies
9:39
Speaker 2: van pas. Een financiële dimensie werkt als een extra label
9:42
Speaker 2: dat aan een boekingspost is gekoppeld. De hoofdboekhouding laat zien
9:44
Speaker 2: dat het bedrijf geld heeft uitgegeven aan reizen. De extra
9:46
Speaker 2: labels geven aan dat de verkoopafdeling dit geld heeft uitgegeven
9:49
Speaker 2: in het kantoor in Londen voor een specifiek project. Je
9:51
Speaker 2: kunt dimensies gebruiken voor afdelingen, kostenplaatsen, locaties, businessunits, projecten of
9:55
Speaker 2: welke onderdelen van het bedrijf de leidinggevende dan ook willen volgen.
9:57
Speaker 2: Dit leidt tot betere vragen voor de financiële afdeling, niet
9:59
Speaker 2: alleen tot grote rapporten. In plaats van te vragen, au,
10:01
Speaker 2: hoeveel hebben we uitgegeven aan reizen... kan een manager vragen, au,
10:04
Speaker 2: hoeveel heeft onze afdeling dit kwartaal uitgegeven aan reizen. Welk
10:08
Speaker 2: project heeft deze kosten veroorzaakt? Het financiële overzicht bevat het antwoord.
10:12
Speaker 2: Soms dekken de dagelijkse bedrijfsprocessen niet alle boekhoudkundige taken. De
10:16
Speaker 2: financiële afdeling moet mogelijk een correctie boeken aan het einde
10:19
Speaker 2: van de maand. Een factuur kan meerdere maanden beslaan, maar
10:21
Speaker 2: het bedrijf wil de kosten boeken in de maanden waarin
10:23
Speaker 2: mensen daadwerkelijk van de dienst gebruik maken. Een accountant moet
10:25
Speaker 2: mogelijk ook een boeking corrigeren die op de verkeerde rekening
10:27
Speaker 2: of in de verkeerde afdeling terecht is gekomen. Daarvoor gebruikt
10:29
Speaker 2: de financiële afdeling journaalposten. Een journaalpost is een gecontroleerde manier
10:33
Speaker 2: voor de financiële afdeling om bedragen in de bedrijfsadministratie toe
10:35
Speaker 2: te voegen, te corrigeren of te verplaatsen. Het is geen
10:37
Speaker 2: vrije notitie waar iedereen zomaar een De journaalpost volgt vaste rekeningen, labels,
10:42
Speaker 2: datums en goedkeuringsregels. Een andere medewerker van de financiële afdeling
10:45
Speaker 2: kan zien wat er is veranderd en waarom. Die controle
10:47
Speaker 2: is belangrijk omdat het grootboek de officiële registratie is. Wanneer
10:50
Speaker 2: transacties tijdens de dagelijkse werkzaamheden worden geboekt, worden de saldie
10:53
Speaker 2: bijgewerkt zodra die gegevens in de boekhouding worden opgenomen. De
10:55
Speaker 2: financiële afdeling hoeft niet te wachten tot iemand een stapel
10:57
Speaker 2: dossiers samenvoegt om het huidige totaalbedrag voor huur, omzet, leverancierschuld
11:00
Speaker 2: of contanten te weten. De maandafsluiting vereist nog steeds aandacht.
11:03
Speaker 2: Financiële teams controleren de periode. Ze controleren of de verwachte
11:06
Speaker 2: transacties zijn binnengekomen. Ze voeren goedgekeurde correcties in. Ze onderzoeken
11:09
Speaker 2: bedragen die er niet goed uitzien. Ze kunnen ook bankafschriften
11:12
Speaker 2: vergelijken met de kastadministratie van het bedrijf. Het saldo bij
11:14
Speaker 2: de financiële afdeling komt overeen met het saldo dat door
11:16
Speaker 2: de bank is gerapporteerd. Zodra het team deze controles heeft afgerond,
11:19
Speaker 2: wordt de boekhoudperiode afgesloten. Het afsluiten van een periode helpt
11:22
Speaker 2: bij het beschermen van voltooide gegevens. Je wilt niet dat
11:24
Speaker 2: iemand zomaar een nieuwe transactie in de vorige maand boekt
11:26
Speaker 2: nadat de financiële afdeling de resultaten al heeft gedeeld. Dat
11:28
Speaker 2: zou de cijfers veranderen die mensen gebruiken voor hun beslissingen.
11:31
Speaker 2: Als er later een correctie nodig is, handelt de financiële
11:33
Speaker 2: afdeling dit af via een gecontroleerd proces. Ze veranderen de
11:35
Speaker 2: geschiedenis niet stiekem. Dat ondermijnt het doel van het grootboek.
11:38
Speaker 2: Het geeft elke geldtransactie een categorie, extra context en een
11:41
Speaker 2: plaats in de officiële boekhouding. Wanneer de financiële afdeling een
11:44
Speaker 2: antwoord nodig heeft, kan ze beginnen met het totaalbedrag en
11:45
Speaker 2: vervolgens teruggaan naar de labels en records die dit totaalbedrag
11:47
Speaker 2: hebben gegenereerd. Het vastleggen van wat er al is gebeurd,
11:50
Speaker 2: is echter slechts een deel van het werk van de
11:51
Speaker 2: financiële afdeling. Een bedrijf moet ook beslissen wat het van
11:54
Speaker 2: plan is uit te geven voordat het geld wordt uitgegeven.
11:56
Speaker 2: Vooruit plannen, budgetten, Prognoses en cashflow. Wat gebeurt er als
12:01
Speaker 2: een bedrijf elke aankoop perfect registreert, maar toch in de
12:04
Speaker 2: problemen komt? Het geeft uit zonder plan. Een budget lost
12:07
Speaker 2: dat op. Het geeft elk onderdeel van het bedrijf een
12:09
Speaker 2: bestedingsplan voordat er bedrijfsgeld wordt uitgegeven. En het geeft managers
12:12
Speaker 2: een duidelijke limiet waarmee ze gedurende het jaar kunnen werken.
12:15
Speaker 2: Zie een afdelingsbudget als het opzij zetten van geld voor
12:17
Speaker 2: een groot huisproject. Je wilt misschien nieuwe meubels, een beter
12:20
Speaker 2: bureau en een nieuwe verflaag, maar je moet weten hoeveel
12:22
Speaker 2: je veilig kunt uitgeven voordat je bestellingen plaatst. In Dynamics
12:25
Speaker 2: 365 Finance kan een budget de geplande uitgaven bijhouden per
12:29
Speaker 2: rekening en per afdeling die verantwoordelijk is voor de kosten.
12:32
Speaker 2: Een verkoopafdeling heeft bijvoorbeeld een reisbudget. Een IT-afdeling reserveert mogelijk
12:36
Speaker 2: geld voor laptops, software en supportcontracten. Een projectteam houdt bij
12:40
Speaker 2: hoeveel er is goedgekeurd voor een specifiek klantproject. Deze plannen
12:43
Speaker 2: weten niet wat Timothy nodig heeft en blijven onopgemerkt in
12:45
Speaker 2: een spreadsheet staan. Wanneer iemand een inkoopaanvraag indient, kan de
12:48
Speaker 2: financiële afdeling het geplande budget vergelijken met het reeds uitgegeven
12:50
Speaker 2: bedrag en het bedrag dat het bedrijf heeft toegezegd uit
12:52
Speaker 2: te geven via goedgekeurde orders. Een manager kan een probleem
12:55
Speaker 2: signaleren voordat de leverancier een order ontvangt, in plaats van
12:58
Speaker 2: het pas te ontdekken nadat de factuur is binnengekomen. Dat
13:00
Speaker 2: verandert het gesprek. In plaats van te zeggen, oh jee,
13:03
Speaker 2: ik ben weer over het budget heen gegaan. Vraagt een
13:05
Speaker 2: manager nu, willen we deze extra uitgaven goedkeuren? Geld ergens
13:08
Speaker 2: anders vandaan halen of wachten tot de volgende periode? Ons
13:10
Speaker 2: budget is het plan, maar plannen veranderen. Misschien groeit de
13:13
Speaker 2: omzet sneller dan verwacht, waardoor het bedrijf meer personeel nodig heeft.
13:16
Speaker 2: Misschien begint een project later dan gepland. Misschien verhoogt een
13:19
Speaker 2: leverancier halverwege het jaar de prijzen. De financiële afdeling heeft
13:21
Speaker 2: een manier nodig om een actueel beeld te krijgen van
13:23
Speaker 2: wat het bedrijf verwacht, zonder te doen alsof de oorspronkelijke
13:25
Speaker 2: begroting nog steeds overeenkomt met de situatie. Dat actuele beeld
13:27
Speaker 2: is een prognose. Een prognose gebruikt de meest recente informatie
13:30
Speaker 2: om te schatten waar inkomsten, kosten en kaststromen terechtkomen. Het
13:33
Speaker 2: vervangt de begroting niet. De begroting registreert wat het bedrijf
13:36
Speaker 2: van plan was te doen. De prognose laat zien wat
13:38
Speaker 2: het bedrijf nu verwacht dat er zou gebeuren. Dat zijn
13:40
Speaker 2: twee verschillende vragen. De begroting vraagt, oh, wat hebben we goedgekeurd? Oeps.
13:45
Speaker 2: De prognose vraagt, oh, waar gaan we nu naartoe? Oeps,
13:48
Speaker 2: kaststromen verdienen aparte aandacht, want zelfs een winstgevend bedrijf kan
13:51
Speaker 2: in de problemen komen als geld te laat binnenkomt. Stel
13:54
Speaker 2: je voor dat het bedrijf deze maand een grote factuur
13:56
Speaker 2: naar een klant stuurt, maar de klant betaalt pas volgende maand.
13:59
Speaker 2: De verkoop ziet er op papier misschien goed uit, maar
14:01
Speaker 2: het bedrijf heeft vandaag nog steeds voldoende geld nodig voor leveranciersbetalingen, lonen,
14:04
Speaker 2: huur en andere rekeningen. De financiële afdeling helpt om die
14:07
Speaker 2: data inzichtelijk te maken. Ze kan kijken naar verwachte klantbetalingen,
14:10
Speaker 2: uitgaande leveranciersfacturen en geplande betalingen die binnenkort op de bankrekening
14:14
Speaker 2: zullen verschijnen. Dat geeft het financiële team een duidelijker beeld
14:16
Speaker 2: van de vraag of de kaspositie de komende weken krap
14:18
Speaker 2: zal aanvoelen. Een vertraagde klantbetaling kan dat beeld snel veranderen.
14:22
Speaker 2: Als het bedrijf volgende week een betaling van 100.000 euro
14:24
Speaker 2: van een klant verwachtte en die betaling 30 dagen eerder plaatsvindt,
14:26
Speaker 2: kan de financiële afdeling het verschil zien en beslissen wat
14:28
Speaker 2: er moet veranderen. Misschien wordt er niet urgente aankoop uitgesteld.
14:31
Speaker 2: Misschien wordt er contact opgenomen met de klant. Misschien wordt
14:34
Speaker 2: er een plan gemaakt om het tekort op te vangen.
14:35
Speaker 2: Dat najaar draait om planning met actuele informatie, niet om giswerk.
14:38
Speaker 2: Zodra de financiële afdeling het plan, de prognose en het
14:41
Speaker 2: kastroomoverzicht heeft, hebben leidinggevenden een eenvoudige manier nodig om dit
14:44
Speaker 2: alles om te zetten in antwoorden. Rapporten en beslissingen, gegevens
14:47
Speaker 2: omzetten in antwoorden. Financiële teams verzamelen veel details, maar leidinggevenden
14:51
Speaker 2: beginnen hun dag zelden met het doornemen van duizenden transacties.
14:54
Speaker 2: Ze stellen eenvoudige vragen. Hebben we deze maand winst gemaakt?
14:57
Speaker 2: Welk team heeft meer uitgegeven dan gepland? Hoeveel zijn klanten
15:00
Speaker 2: ons nog verschuldig? Hoeveel geld kan het bedrijf op dit
15:02
Speaker 2: moment gebruiken? Rapporten zetten de gegevens in Dynamics 365 Finance
15:06
Speaker 2: om in antwoorden. De winst- en verliesrekening, ook wel resultaatrekening genoemd,
15:09
Speaker 2: laat zien of een bedrijf in een bepaalde periode meer
15:11
Speaker 2: heeft verdiend dan uitgegeven. Het combineert inkomsten uit verkopen met
15:14
Speaker 2: kosten zoals lonen, huur, reiskosten en diensten van leveranciers. Zie
15:17
Speaker 2: het als de financiële score van het bedrijf voor een
15:18
Speaker 2: bepaalde periode. Een balans beantwoordt een andere vraag. Deze laat
15:22
Speaker 2: zien wat het bedrijf bezit, wat het verschuldigd is en
15:23
Speaker 2: wat er overblijft voor de eigenaren na aftrek van deze verplichtingen.
15:26
Speaker 2: Contant geld op de bank, apparatuur, debiteuren, krediteuren, leningen en
15:30
Speaker 2: belastingen maken allemaal deel uit van dit beeld. Daarnaast is
15:32
Speaker 2: er de kastroomoverzicht. Dit richt zich op het geld dat
15:35
Speaker 2: het bedrijf binnenkomt en verlaat. Het helpt mensen te begrijpen
15:37
Speaker 2: waarom het banksaldo is veranderd, zelfs als de winst- en
15:40
Speaker 2: verliesrekening er gezond uitziet. Dat verschil is voor veel beginners
15:43
Speaker 2: een struikelblok. Een bedrijf kan winst maken, maar nog steeds
15:46
Speaker 2: wachten op betalingen van klanten. Tegelijkertijd hebben leveranciers en werknemers
15:49
Speaker 2: mogelijk direct betaling nodig. Winst vertelt slechts een deel van
15:51
Speaker 2: het verhaal. Castroom laat zien of het bedrijf aan zijn
15:53
Speaker 2: toekomstige verplichtingen kan voldoen. Financiële rapporten kunnen ook breed beginnen
15:57
Speaker 2: en vervolgens in detail treden. Een manager kan bijvoorbeeld zien
15:59
Speaker 2: dat de reiskosten voor de maand hoger uitvielen dan gepland.
16:01
Speaker 2: In plaats van de financiële afdeling te vragen een nieuwe
16:03
Speaker 2: spreadsheet te maken, kunnen ze achter het totaalbedrag kijken en
16:05
Speaker 2: de transacties vinden die eraan ten grondslag liggen. Misschien heeft
16:08
Speaker 2: een afdeling meer gereisd dan verwacht. Of misschien vereiste een
16:11
Speaker 2: klant project extra locatie bezoeken. Een leveranciersfactuur bevat de kosten
16:14
Speaker 2: die bij een andere afdeling hoorden en die gecontroleerd moeten worden.
16:17
Speaker 2: Het totaalbedrag verbergt het verhaal niet. Het leidt je er
16:20
Speaker 2: juist naartoe. Verschillende mensen hebben verschillende uitgangspunten nodig, daarom biedt
16:23
Speaker 2: Dynamics 365 Finance financiële medewerkers, managers en leiders werkruimtes die
16:28
Speaker 2: zijn afgestemd op hun dagelijkse werkzaamheden. Een financiële medewerker kan
16:31
Speaker 2: zich richten op facturen die nog beoordeeld moeten worden of
16:33
Speaker 2: op betalingen die binnenkort verschuldigd zijn. Een afdelingsmanager kan zich
16:36
Speaker 2: richten op budgetgebruik en lopende kosten. Een senior leider heeft
16:39
Speaker 2: meestal een breder overzicht nodig. Die wil misschien inkomsten, uitgaven,
16:42
Speaker 2: kaststromen en belangrijke veranderingen binnen het bedrijf zien zonder elk
16:45
Speaker 2: afzonderlijk record te hoeven openen. De details blijven beschikbaar wanneer
16:48
Speaker 2: er vragen ontstaan, maar het eerste scherm moet hen helpen
16:51
Speaker 2: te zien waar hun aandacht op gericht moet zijn. Powerbee
16:53
Speaker 2: kan hier ook op aansluiten. Powerbee zet financiële gegevens om
16:56
Speaker 2: in grafieken, dashboards en visuele trends die teams kunnen delen.
16:59
Speaker 2: In plaats van rijden met cijfers te scannen, kan een
17:01
Speaker 2: manager de uitgaven per maand bekijken, afdelingen vergelijken of de
17:04
Speaker 2: ontwikkeling van de klantenschuld in de loop van de tijd volgen.
17:06
Speaker 2: Het overzicht is nuttig. Maar het is geen wondermiddel. Een
17:08
Speaker 2: grafiek helpt alleen als de gegevens erachter duidelijk zijn. Als
17:11
Speaker 2: een bedrag er niet goed uitziet, moeten mensen het terugleiden
17:13
Speaker 2: naar de afdeling, leverancier, rekening en de oorspronkelijke transactie die
17:16
Speaker 2: het heeft gegenereerd. Stel je voor dat het einde van
17:18
Speaker 2: de maand nadert en de manager merkt dat zijn afdeling
17:20
Speaker 2: meer heeft uitgegeven dan gepland. Hij opent het totaalbedrag en
17:23
Speaker 2: ontdekt dat het grootste deel van het verschil afkomstig is
17:25
Speaker 2: van één leverancier. Van daaruit kan hij de factuurgegevens bekijken
17:28
Speaker 2: en vaststellen of de kosten verwacht waren, aan de verkeerde
17:31
Speaker 2: afdeling zijn toegewezen of een vervolgensprek vereisen. Dat is een
17:34
Speaker 2: snellere route van vraag naar actie. In plaats van dat
17:36
Speaker 2: de financiële afdeling een team wordt dat pas na afloop
17:38
Speaker 2: van de maand rapporten verstuurt, kan het de organisatie helpen
17:41
Speaker 2: inzicht te krijgen in wat er speelt, terwijl mensen nog
17:43
Speaker 2: steeds een beslissing kunnen aanpassen. Controle, beveiliging en het gekoppelde
17:47
Speaker 2: Microsoft Platform. Noukeurige financiële gegevens vereisen duidelijke controlemechanismen. Dat is
17:52
Speaker 2: waar Dynamics 365 Finance van pas komt. Het stelt regels
17:55
Speaker 2: in voor wie gegevens kan inzien, wie een record invoert,
17:57
Speaker 2: wie uitgaven goedkeurt en wie een betaling vrijgeeft. Je wilt
18:00
Speaker 2: niet dat één persoon dat allemaal doet. Oei, dat is
18:02
Speaker 2: vragen om problemen. Zo werkt het in de praktijk. Een
18:04
Speaker 2: teamlid dient een aanvraag in, de manager keurt deze goed,
18:06
Speaker 2: waarna de financiële afdeling de factuur controleert. Een andere persoon
18:09
Speaker 2: handelt de betaling af. Deze vierdelige taakverdeling zorgt ervoor dat
18:13
Speaker 2: fouten worden opgespoord en voorkomt dat iemand zijn eigen uitgaven
18:15
Speaker 2: goedkeurt zonder ze te controleren. Het systeem houdt ook een
18:17
Speaker 2: volledig audit spoor bij. Wanneer iemand een factuur wijzigt, een
18:20
Speaker 2: aanvraag goedkeurt of een boeking maakt, kan de financiële afdeling
18:23
Speaker 2: precies zien wie het heeft gedaan en wanneer. Geen vage
18:25
Speaker 2: herinneringen of het doorzoeken van oude e-mails meer. De financiële
18:28
Speaker 2: afdeling werkt niet geïsoleerd. Een team kan bijvoorbeeld een...