Latest / M365.FM – Podcast su Microsoft 365, Copilot e IA in italiano / Microsoft Purview Records Management spiegato: etichette di conservazione, record, revisione dell’eliminazione e audit (Doppiaggio IA)

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Microsoft Purview Records Management spiegato: etichette di conservazione, record, revisione dell’eliminazione e audit (Doppiaggio IA) · M365.FM – Podcast su Microsoft 365, Copilot e IA in italiano

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Speaker 2: Pronto per 10 giorni di Microsoft 365, Copilot, EA, Azure
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Speaker 2: e le persone che stanno plasmando il futuro del lavoro?
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Speaker 2: Questo gennaio, M365 contorna e sarà ancora più grande. Ande,
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Speaker 2: unisciti a noi per sessioni dal vivo, demo reali e
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Speaker 2: conoscenze pratiche da MVP ed esperti del settore da tutto
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Speaker 2: il mondo. Niente slide generic, niente gergo infinito. Affronteremo le
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Speaker 2: sfide reali. Copilot Studio, agenti IA, Fabric, Sicurezza, Governance e Automazione.
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Speaker 2: Che tu sia un professionista IT, uno sviluppatore o un
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Speaker 2: leader aziendale, ci sono sessioni pensate per te. Con 10
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Speaker 2: giorni interi potrai esplorare molteplici tecnologie e connetterti con una
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Speaker 2: community globale. Guarda dal vivo e porta intuizioni pratiche nella
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Speaker 2: tua organizzazione. Gennaio 2027, 10 giorni, unica community Microsoft. Le
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Speaker 2: iscrizioni sono aperte. Prenota il tuo posto oggi. Il sito m365con. net...
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Speaker 2: iscriviti ora su m365con. net e ci vediamo dal vivo a
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Speaker 2: gennaio contratto firmato scompare da una cartella condivisa nessuno sa
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Speaker 2: chi l'abbia rimosso se dovrebbe ancora esistere o se ne
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Speaker 2: esista una copia altrove con i documenti cartacei il processo
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Speaker 2: era più lineare aveva in uno schedario un cassetto chiuso
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Speaker 2: a chiave e un piano di conservazione che indicava esattamente
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Speaker 2: quanto tenere ogni scatola poi in una data programmata qualcuno
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Speaker 2: ne approvava la distruzione il lavoro non avviene più così
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Speaker 2: Un contratto potrebbe trovarsi in SharePoint, l'email di approvazione in
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Speaker 2: Exchange Online e la discussione in Teams, mentre qualcuno ne
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Speaker 2: ha una copia in OneDrive. Quindi, cosa tiene tutto questo
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Speaker 2: sotto controllo? Microsoft Purview Records Management è la parte di
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Speaker 2: Microsoft Purview che aiuta la tua organizzazione a mantenere i
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Speaker 2: record ufficiali protetti per il tempo richiesto, per poi eliminarli
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Speaker 2: in modo controllato. Sembra semplice, ma il rischio di sbagliare
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Speaker 2: è serio. Se qualcuno ti chiede perché hai conservato un documento,
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Speaker 2: lo hai modificato o eliminato, pensare che sia andata così
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Speaker 2: non è una buona risposta. Hai bisogno di una regola chiara,
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Speaker 2: un processo definito e una cronologia di ciò che le
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Speaker 2: persone hanno fatto. Pensa a Microsoft 365 come un moderno
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Speaker 2: edificio per uffici. SharePoint, OneDrive, Exchange Online e Teams sono
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Speaker 2: le stanze in cui si svolge il lavoro. La gestione
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Speaker 2: dei record e preview lavora dietro le quinte. Non è
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Speaker 2: un'altra app in cui i dipendenti passano la giornata? È
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Speaker 2: più simile all'ufficio archivi nel seminterrato che stabilisce le regole
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Speaker 2: su quale documentazione diventa ufficiale e quanto tempo rimane quando
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Speaker 2: puoi lasciare l'edificio. In questa pillola di conoscenza separeremo prima
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Speaker 2: un file comune da un record ufficiale, poi esamineremo la
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Speaker 2: regola associata, i controlli che lo proteggono, la revisione prima
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Speaker 2: dell'eliminazione e la cronologia di audit che aiuta a mostrare
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Speaker 2: cosa è successo. Innanzitutto dobbiamo rispondere alla domanda alla base
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Speaker 2: di ogni regola sui record. Cosa conta effettivamente come record?
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Speaker 2: Un record è più di un semplice file. Un record
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Speaker 2: è una prova ufficiale che la tua organizzazione ha fatto, deciso, approvato,
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Speaker 2: concordato qualcosa. Può trattarsi di un contratto firmato, un rapporto
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Speaker 2: finanziario finale, un fascicolo del personale, una polisi aziendale approvata.
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Speaker 2: La parola ufficiale è fondamentale. Il tuo team potrebbe creare
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Speaker 2: 10 bozze di una policy prima che la dirigenza approvi
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Speaker 2: la versione finale. Quelle bozze fanno parte del lavoro, ma
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Speaker 2: non hanno lo stesso peso della policy approvata che indica
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Speaker 2: alle persone cosa devono fare. Pensa un contratto. Durante le
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Speaker 2: negoziazioni avrai documenti Word con modifiche tracciate e commenti e
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Speaker 2: nomi come contratto finale V3 o contratto finale V3 definitivo.
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Speaker 2: Questi sono file di lavoro che le persone si aspettano cambiano.
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Speaker 2: Poi l'accordo viene firmato e quella copia firmata diventa la
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Speaker 2: prova di ciò che entrambe le parti hanno concordato. Anche
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Speaker 2: l'ime che conferma l'approvazione finale potrebbe essere importante. Questi elementi
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Speaker 2: richiedono maggiore cura perché potrebbero rispondere alla domanda anni dopo.
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Speaker 2: Cosa abbiamo concordato? Chi l'ha provato? Quando è terminato l'accordo?
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Speaker 2: Ecco perché non tutti i file dovrebbero ricevere lo stesso trattamento.
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Speaker 2: Se tratti ogni bozza, chat, nota e download come un
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Speaker 2: record formale, crei un'enorme pila di contenuti difficili da gestire.
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Speaker 2: Conservi più informazioni di quelle di cui hai bisogno. Ma
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Speaker 2: se non proteggi gli eventi ufficiali, potresti perdere le prove
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Speaker 2: su cui la tua organizzazione fa affidamento. La gestione di
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Speaker 2: record ti aiuta a tracciare quel conflitto. Per ogni tipo
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Speaker 2: di record, la tua organizzazione ha bisogno di una regola
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Speaker 2: semplice in tre parti. Primo, l'attivatore di conservazione. Cosa fa
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Speaker 2: partire il cronometro? A volte è semplice. Potresti conservare un
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Speaker 2: rapporto finale per un numero stabilito di anni dopo la
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Speaker 2: creazione del file. Altri record seguono invece un evento aziendale.
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Speaker 2: Un contratto potrebbe dover essere conservato per un certo numero
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Speaker 2: di anni dopo la sua scadenza. Un fascicolo di indipendente
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Speaker 2: potrebbe dover essere conservato per un periodo dopo che il
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Speaker 2: dipendente se ne andrà. In entrambi i casi, la data
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Speaker 2: di creazione del file non è la data principale che conta.
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Speaker 2: È l'evento aziendale. Secondo il periodo di conservazione, ovvero per
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Speaker 2: quanto tempo lo tieni. La tua organizzazione lo decide in
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Speaker 2: base alle proprie esigenze aziendali, legali e di conformità. Superview
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Speaker 2: non decide se un contratto deve essere conservato per 5
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Speaker 2: o 7 anni. Sono le persone responsabili del processo aziendale
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Speaker 2: insieme ai team legali o di conformità a decidere tale regola. Terzo,
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Speaker 2: cosa succede quando il tempo scade? Forse il record può
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Speaker 2: essere eliminato, forse qualcuno deve prima revisionarlo o forse deve
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Speaker 2: avvenire un altro processo aziendale prima dello smaltimento. Il segreto
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Speaker 2: è pianificare l'azione finale fin dall'inizio invece di indovinarla anni
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Speaker 2: dopo quando le cartelle sono già piene. Torniamo a quel
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Speaker 2: contratto firmato. La regola potrebbe essere conserva l'accordo firmato per
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Speaker 2: 7 anni dopo la scadenza del contratto, poi invialo per
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Speaker 2: una revisione prima dell'eliminazione. Quella singola frase ti fornisce l'attivatore,
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Speaker 2: il periodo d'azione finale. È così che un piano di
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Speaker 2: conservazione cartaceo diventa qualcosa che Microsoft 365 può seguire. Il
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Speaker 2: team aziendale sa cosa rappresenta il record e quando scade
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Speaker 2: il contratto i team di conformità aiutano a trovare la
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Speaker 2: regola richiesta e gli amministratori di Microsoft 365 trasformano tale
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Speaker 2: regola approvata in un controllo applicabile ovunque risiedano i contenuti.
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Speaker 2: Quindi non si inizia dalla tecnologia ma decidendo quali file
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Speaker 2: costituiscono prove ufficiali, quando deve partire il conteggio, per quanto
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Speaker 2: tempo devono essere conservati e cosa deve accadere alla fine...
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Speaker 2: Una volta ottenuta la risposta, Purview può applicare la regola
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Speaker 2: corretta direttamente all'elemento. Le etichette di conservazione sono il regolamento.
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Speaker 2: Quindi una volta stabilito che un elemento necessita di una regola,
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Speaker 2: Purview utilizza un'etichetta di conservazione per applicare tale regola all'elemento.
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Speaker 2: Pensa a un'etichetta di conservazione come a una scheda digitale
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Speaker 2: collegata a un documento, un email o qualsiasi tipo di contenuto.
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Speaker 2: L'etichetta indica Microsoft 365 quando inizierà a contare per quanto
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Speaker 2: tempo conservare l'elemento e cosa deve accadere allo scadere del tempo.
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Speaker 2: E questo è importante perché un contratto non rimane sempre
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Speaker 2: in una cartella ordinaria. Qualcuno potrebbe spostarlo, un team potrebbe
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Speaker 2: riorganizzare un sito SharePoint, o l'azienda potrebbe lavorare al file
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Speaker 2: tramite Teams, mentre il file originale risiede ancora in SharePoint.
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Speaker 2: L'etichetta rimane focalizzata sull'elemento, così la regola di conservazione resta
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Speaker 2: collegata al contenuto che ne ha bisogno. Per un record formale,
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Speaker 2: quel controllo a livello di elemento offre molta più precisione
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Speaker 2: rispetto a una regola generica applicata a un'intera posizione. Facciamo
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Speaker 2: un esempio semplice. Crei un'etichetta di conservazione chiamata contratto sette
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Speaker 2: anni dopo la scadenza, poi revisione di disposizione, anche senza
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Speaker 2: vedere la schermata di amministrazione e poi comprendere l'intero. Il
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Speaker 2: conteggio non inizia quando qualcuno salva il contratto per un lavoro.
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Speaker 2: Inizia la scadenza del contratto e Purview conserva il record
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Speaker 2: per 7 anni. Al termine dei 7 anni Purview non
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Speaker 2: tratta l'elemento come un vecchio file in una cartella ma
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Speaker 2: invia il record nel processo di revisione definito dalla tua organizzazione.
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Speaker 2: Questo è il regolamento. Un'etichetta di conservazione ha tre domande integrate.
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Speaker 2: Quando parte il conteggio? Per quanto tempo rimane il record?
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Speaker 2: Cosa succede alla fine? La prima domanda è più importante
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Speaker 2: di quanto sembra. Per un documento semplice il timer potrebbe
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Speaker 2: avviarsi alla creazione, all'ultima modifica o all'applicazione dell'etichetta. Ma molti
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Speaker 2: documenti aziendali dipendono da eventi esterni al file, come la
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Speaker 2: scadenza di un contratto, la partenza di un dipendente o
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Speaker 2: la chiusura di un progetto. In questi casi il documento
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Speaker 2: richiede una regola basata sull'evento aziendale, non solo sul giorno
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Speaker 2: in cui qualcuno ha caricato un PDF. È qui che
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Speaker 2: i principianti spesso confondono le etichette di conservazione con le
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Speaker 2: policy rules. Sembrano simili perché entrambe possono indicare a Microsoft
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Speaker 2: 365 di conservare e eliminare contenuti nel tempo, ma operano
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Speaker 2: a livelli diversi. Una policy di conservazione è come applicare
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Speaker 2: una regola domestica a un interac. Ad esempio potresti applicare
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Speaker 2: una policy generale a una tassetta postale Exchange Online, a
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Speaker 2: un sito SharePoint o ai messaggi di Teams. Ha senso
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Speaker 2: per i contenuti generici dove una regola coerente copre una
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Speaker 2: grande quantità di informazioni. Forse la tua organizzazione conserva i
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Speaker 2: messaggi Teams generici per un periodo prestabilito o forse tutti
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Speaker 2: i contenuti di un sito aziendale richiedono un periodo di
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Speaker 2: conservazione di base. Un'etichetta di conservazione più mirata. Dice AppReview,
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Speaker 2: questo specifico elemento appartiene a questa categoria di record, quindi
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Speaker 2: applica questa regola specifica. Ciò rende le etichette più adatte
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Speaker 2: ai documenti ufficiali che necessitano di un proprio percorso di
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Speaker 2: conservazione specialmente quando il timer parte da un evento aziendale
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Speaker 2: o l'elemento ha decisione finale o l'elemento richiede una decisione finale.
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Speaker 2: Puoi usare entrambi i approcci nella stessa piattaforma connessa ma
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Speaker 2: risolvono problemi diversi. Le policy gestiscono una copertura ampia mentre
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Speaker 2: le etichette gestiscono i record che richiedono un trattamento individuale.
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Speaker 2: La domanda successiva è chi applica l'etichetta all'elemento. In alcuni
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Speaker 2: casi è una persona ad applicarla manualmente il che funziona
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Speaker 2: quando qualcuno ha le competenze per riconoscere un record ufficiale
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Speaker 2: al momento giusto come all'arrivo di un accordo finale o
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Speaker 2: all'approvazione di una policy Tuttavia, fare affidamento sulle persone affinché
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Speaker 2: ricordino l'etichetta ogni volta può essere difficile. Purview può anche
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Speaker 2: applicare l'etichetta automaticamente quando la tua organizzazione definisce condizioni chiare
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Speaker 2: per trovare il contenuto giusto usando segnali noti, proprietà impostate
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Speaker 2: o altre condizioni che identificano il tipo di elemento. Invece
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Speaker 2: di seguire gli utenti chiedendo loro di scegliere da un
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Speaker 2: lungo elenco, l'organizzazione crea la regola e Purview la applica
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Speaker 2: in background. L'approccio intelligente dipende dal tipo di record. Se
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Speaker 2: una persona deve fare una valutazione, l'etichettatura manuale può essere adatta.
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Speaker 2: Ma se un record segue uno schema chiaro, l'etichettatura automatica
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Speaker 2: garantisce maggiore coerenza. In ogni caso, l'etichetta trasforma un piano
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Speaker 2: di conservazione scritto in qualcosa su cui Microsoft 365 può agire.
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Speaker 2: Per te il passaggio pratico è semplice. Prendi una regola
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Speaker 2: scritta e assicurati che risponda chiaramente a queste tre domande.
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Speaker 2: Cosa fa a partire il time? Per quanto tempo rimane l'elemento?
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Speaker 2: Cosa succede quando il tempo scade? Un'etichetta può dire a
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Speaker 2: AppView di conservare un elemento, ma il componente successivo aggiunge
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Speaker 2: un controllo più rigoroso, trattando l'elemento come prova ufficiale anziché
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Speaker 2: come prova ufficiale, anziché come normale contenuto di lavoro. La
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Speaker 2: dichiarazione di record blocca la prova. Un'etichetta di conservazione indica
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Speaker 2: pur view per quanto tempo un elemento deve rimanere e
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Speaker 2: la dichiarazione di record compie il passo successivo contrassegnandolo come
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Speaker 2: record ufficiale applicando controlli più severi. Pensa a un normale
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Speaker 2: file di lavoro come a documenti sulla scrivania di qualcuno
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Speaker 2: che possono essere aggiornati, commentati o sostituiti mentre il lavoro
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Speaker 2: è in corso. Un record dichiarato è la documentazione finale
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Speaker 2: firmata e spostata in una stanza d'archivio chiusa chiave. Il
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Speaker 2: lavoro può continuare intorno ad esso, si può scrivere una
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Speaker 2: nuova versione della policy o rinnovare un contratto ma il
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Speaker 2: record dichiarato preserva la versione ufficiale esistente in quel momento.
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Speaker 2: Perché quel blocco è importante? Perché i record ufficiali possono
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Speaker 2: diventare prove. Un revisore potrebbe aver bisogno di vedere il
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Speaker 2: rapporto finanziario approvato di un certo anno, un team legale
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Speaker 2: potrebbe dover trovare l'accordo firmato relativo a una controversia, un'indagine
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Speaker 2: interna potrebbe dover confermare quale policy fosse applicata al momento
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Speaker 2: di una decisione. In ogni caso, la domanda non è
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Speaker 2: solo se riusciamo a trovare un file, ma anche se
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Speaker 2: possiamo fidarci che sia il file esistente all'epoca. È ciò
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Speaker 2: che le dichiarazioni di record progettate per supportare. Considera una
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Speaker 2: policy aziendale definitiva. Durante il processo di scrittura, persone diverse
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Speaker 2: potrebbero modificare la policy, aggiungere note o chiedere cambiamenti, ma
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Speaker 2: una volta approvata, quella versione può diventare il record e
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Speaker 2: dichiararla come record a protezione. quella versione per il tempo richiesto.
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Speaker 2: Lo stesso concetto si applica a un accordo firmato. Non
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Speaker 2: vuoi che la copia ufficiale firmata sia trattata come una
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Speaker 2: bozza comune che qualcuno può silenziosamente sostituire, modificare o eliminare
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Speaker 2: mentre pulisce una cartella. Un record del dipendente completato può
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Speaker 2: funzionare allo stesso modo. Una volta diventato prova aziendale ufficiale,
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Speaker 2: l'organizzazione può applicare un'etichetta di record per mantenerlo protetto durante
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Speaker 2: il suo periodo di conservazione. C'è un punto importante per
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Speaker 2: i principianti. La gestione dei record controlla la conservazione nel tempo,
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Speaker 2: assicurando che un elemento ufficiale rimanga disponibile per quanto richiesto
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Speaker 2: dalle regole, anche se qualcuno tenta di eliminarlo prima della scadenza.
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Speaker 2: E aggiunge anche controlli di record che aiutano a preservare
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Speaker 2: l'elemento come proprio. Ma la gestione dei record non copre
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Speaker 2: ogni forma di protezione Microsoft Review. Non crittografa un documento,
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Speaker 2: non decide chi può aprirlo e non impedisce a qualcuno
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Speaker 2: di inviare informazioni sensibili nel posto sbagliato. Questi sono compiti veri.
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Speaker 2: Un'etichetta di sensibilità a proteggere l'accesso e la condivisione può
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Speaker 2: essere utilizzata per applicare la criptografia o limitare chi può
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Speaker 2: aprire un file. La prevenzione della perdita dei dati o
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Speaker 2: DLP monitora i movimenti rischiosi di informazioni sensibili e può
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Speaker 2: aiutare a rilevare o bloccare azioni come la condivisione di
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Speaker 2: informazioni protette in modi non consentiti dall'organizzazione. La gestione di
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Speaker 2: record risponde a una domanda diversa. Quanto tempo deve essere
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Speaker 2: conservata questa prova ufficiale e quali controlli dovrebbero essere applicati
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Speaker 2: durante tale periodo? Immagina un contratto firmato che contiene termini riservati.
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Speaker 2: Un'etichetta di sensibilità può controllare chi ha accesso al documento,
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Speaker 2: la DLP può monitorare la condivisione rischiosa e un'etichetta di
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Speaker 2: conservazione che lo dichiara come record ne controlla il ciclo
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Speaker 2: di vita come prova, evitando che il contratto scompaia prima
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Speaker 2: del termine, del termine, del termine, del termine, del periodo
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Speaker 2: di conservazione richiesto. Questi strumenti possono lavorare insieme ma non
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Speaker 2: devono essere confusi. Uno protegge il documento mentre viene utilizzato,
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Speaker 2: l'altro protegge l'obbligo aziendale nel tempo. Questa differenza ti aiuta
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Speaker 2: a evitare un errore comune e trattare un'etichetta di record
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Speaker 2: come una normale impostazione di sicurezza. Un'etichetta di record è
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Speaker 2: la regola che comunica Microsoft 365 e questo elemento è
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Speaker 2: una prova ufficiale. Conservalo secondo questa pianificazione e applica i
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Speaker 2: controlli più rigorosi sui record che abbiamo scelto. Ciò significa
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Speaker 2: anche che devi riflettere attentamente prima di dichiarare qualcosa come record.
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Speaker 2: Se blocchi ogni bozza, duplicato e nota informale, rendi il
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Speaker 2: lavoro normale molto più difficile perché l'obiettivo è proteggere la
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Speaker 2: prova ufficiale definitiva, non congelare ogni contenuto nel momento in
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Speaker 2: cui appare. Conservare un record tuttavia è solo metà della...
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Speaker 2: Ogni regola di conservazione giunge infine a una domanda più completa.
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Speaker 2: Al termine del tempo richiesto, chi decide che il record
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Speaker 2: può finalmente essere eliminato? La revisione della disposizione del passaggio
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Speaker 2: per eliminare le minazioni. Conservare un record per il tempo
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Speaker 2: corretto è solo metà dell'opera. L'altra metà è cosa succede
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Speaker 2: quando quel tempo scade. Questa decisione chiamata a disposizione richiede attenzione.
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Speaker 2: Se elimini un record troppo presto, la tua organizzazione potrebbe
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Speaker 2: perdere prove ancora necessarie per un caso regale, un audito
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Speaker 2: o una controversia aziendale. Se conservi ogni record scaduto per sempre,
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Speaker 2: finirai per avere una pila crescente di contenuti obsoleti, più
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Speaker 2: informazioni da proteggere e più materiale che potrebbe essere richiesto
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Speaker 2: in una causa. La gestione dei record di Purview ti
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Speaker 2: offre un filtro tra questi due rischi. Si chiama revisione
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Speaker 2: della disposizione. pensa per un secondo al vecchio processo cartaceo.
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Speaker 2: Una scatola raggiunge la sua data di distruzione pianificata, ma
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Speaker 2: nessuno dovrebbe inserirla direttamente nel treta documenti senza averla prima controllata.
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Speaker 2: Il responsabile dei record esamina una scatola, conferma che nulla
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Speaker 2: si è cambiato e approva quindi ciò che accadrà in seguito.
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Speaker 2: La revisione della disposizione porta alla stessa decisione all'interno di
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Speaker 2: Microsoft 365. Quando un record raggiunge la fine del suo
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Speaker 2: periodo di conservazione, Purview può inviarlo a revisori disegnati invece
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Speaker 2: di eliminarlo subito. Il revisore apre l'elemento nel portale Purview
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Speaker 2: e decide se il record può essere eliminato definitivamente. Tale
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Speaker 2: revisione offre alla tua organizzazione un'ultima possibilità di porsi una
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Speaker 2: domanda pratica. C'è qualche motivo per cui ci serve ancora?
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Speaker 2: Prendiamo il nostro esempio di conto. Un contratto è terminato
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Speaker 2: e il suo periodo di conservazione è di 7 anni.
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Speaker 2: A quel punto il contratto raggiunge la coda di revisione
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Speaker 2: della disposizione. Il revisore verifica se è in corso una
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Speaker 2: controversia o una richiesta legale per conservarlo. Se nulla richiede
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Speaker 2: la conservazione del contratto, il revisore può approvarne l'eliminazione. Se
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Speaker 2: il contratto è ancora rilevante, il revisore può sospendere il
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Speaker 2: processo invece di lasciarlo scomparire solo perché è arrivata una data.
13:33
Speaker 2: È un processo molto più sicuro di un promemoria sul
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Speaker 2: calendario che qualcuno potrebbe ignorare. Un tipo di record semplice
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Speaker 2: potrebbe richiedere una sola fase di revisione. Per esempio, un
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Speaker 2: team di gestione record potrebbe revisionare i contratti del routine
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Speaker 2: giunti alla data di scadenza. Un gruppo controlla la coda,
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Speaker 2: prende la decisione e completa il processo. Altri tipi di
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Speaker 2: record potrebbero richiedere più di una fase. Un record finanziario
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Speaker 2: sensibile potrebbe richiedere la conferma da parte di un responsabile aziendale,
13:53
Speaker 2: seguita da una revisione del team di conformità o record
13:55
Speaker 2: prima dell'azione finale. Purview può supportare questo tipo di revisione
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Speaker 2: a più fasi, in cui il record passa attraverso più
14:00
Speaker 2: passaggi di approvazione. Più fasi portano maggiore controllo ma creano
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Speaker 2: anche più lavoro. Pertanto dovreste adattare il processo al rischio
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Speaker 2: del record. Non creare una lunga catena di approvazione per
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Speaker 2: ogni elemento ordinario. Allo stesso tempo non dare a una
14:11
Speaker 2: sola persona la decisione finale su record che richiedono input legali,
14:14
Speaker 2: finanziari o di conformità. C'è una scelta di configurazione pratica
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Speaker 2: che risparmia problemi seguiti. Assegnare visori tramite un gruppo gestito
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Speaker 2: quando può invece di nominare una sola persona. Le persone
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Speaker 2: cambiano lavoro, prendono congedi, lasciano l'azienda. Un gruppo può continuare
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Speaker 2: a gestire il lavoro di revisione anche al variare dei membri,
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Speaker 2: evitando che i record restino in coda in attesa di
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Speaker 2: qualcuno che non lavora più lì. Devi anche pianificare le autorizzazioni.
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Speaker 2: Essere un amministratore generale di Microsoft 365 non significa automaticamente
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Speaker 2: poter revisionare i record in attesa di disposizione. Le persone
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Speaker 2: che devono vedere e agire su questi elementi richiedono le
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Speaker 2: giuste autorizzazioni di gestione dei record. Vale la pena verificare
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Speaker 2: un'etichetta che invia grandi quantità di contenuti in revisione? Per
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Speaker 2: te il punto di partenza non è la schermata di preview.
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Speaker 2: Chi è responsabile della decisione finale per ogni tipo di record?
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Speaker 2: Chiedi chi può confermare che il record non è più necessario,
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Speaker 2: chi deve approvare l'eliminazione e cosa dovrebbe accadere se un
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Speaker 2: revisore trova un valido motivo legale o commerciale per conservarlo.
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Speaker 2: Una volta che queste risposte sono chiare, Purview può instradare
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Speaker 2: il record attraverso un processo ripetibile. Dopo che un record
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Speaker 2: è stato conservato, revisionato ed eliminato, rimane un'ultima domanda. C'è
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Speaker 2: dimostrare cosa è successo? La cronologia di controllo fornisce la prova.
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Speaker 2: La gestione dei record non riguarda solo la definizione di
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Speaker 2: una regola, ma anche la capacità di dimostrare che le
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Speaker 2: persone l'hanno seguita. È qui che entra in gioco la
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Speaker 2: cronologia di controllo. Il controllo di Microsoft Preview mantiene una
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Speaker 2: cronologia centralizzata delle attività in tutto Microsoft 365. A seconda
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Speaker 2: dell'attività e della configurazione di controllo, può aiutarti a indagare
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Speaker 2: su chi ha agito, cosa ha fatto e quando l'ha fatto.
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Speaker 2: Per il lavoro sui record, questo è importante quando qualcuno
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Speaker 2: pone domande a posteriori. Immagina che un revisore chieda perché
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Speaker 2: un contratto firmato non esiste più. Hai bisogno di qualcosa
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Speaker 2: di più di una cartella vuota e della memoria di qualcuno.
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Speaker 2: La tua organizzazione dovrebbe essere in grado di unire punti.
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Speaker 2: Il contratto avrebbe un'etichetta di conservazione. Il periodo di conservazione
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Speaker 2: è giunto al termine. Il revisore è corretto, ha approvato
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Speaker 2: la decisione di disposizione e l'attività è stata registrata. Ciò
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Speaker 2: crea una traccia che puoi esaminare. Forse la domanda è diversa.
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Speaker 2: Chi ha applicato l'etichetta a questo elemento? Qualcuno ha provato
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Speaker 2: a eliminarlo prima della fine del periodo di conservazione. Quando
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Speaker 2: il revisore ha provato la sua eliminazione? La cronologia di
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Speaker 2: controllo può aiutare a rispondere a queste domande fornendo le
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Speaker 2: attività registrate dall'intera piattaforma Microsoft 365. C'è una distinzione che
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Speaker 2: spesso sorprende i principianti. La cronologia di controllo non risiede
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Speaker 2: all'interno del documento stesso. Non aprirai un file Word per
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Speaker 2: trovare la sua traccia di controllo completa e memorizzata nel file.
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Speaker 2: Purview archivia tale attività nel log di controllo unificato, che
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Speaker 2: è un luogo centrale per i record di controllo di
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Speaker 2: servizi come SharePoint, OneDrive, Exchange Online, Teams ed Entry ID.
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Speaker 2: Pensalo come al registro dei visitatori dell'attività dell'edificio, non come
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Speaker 2: a una nota legata a ogni foglia di carta. Ciò
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Speaker 2: significa che devi pensare alla conservazione del controllo, separatamente dalla
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Speaker 2: conservazione dei record. Un record potrebbe dover rimanere per molti anni.
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Speaker 2: Le informazioni di controllo a tua disposizione dipendono da come
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Speaker 2: la tua organizzazione ha configurato il controllo di Purview e
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Speaker 2: dalle licenze di cui dispone. Se hai bisogno di una
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Speaker 2: lunga cronologia delle attività relative ai record, conferma che la
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Speaker 2: tua configurazione di controllo mantenga tale cronologia per il periodo
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Speaker 2: richiesto da organizzazione. Altrimenti, potresti avere ancora il record ma
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Speaker 2: perdere l'accesso ai dettagli delle attività precedenti che aiuterebbero a
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Speaker 2: spiegarne il percorso. Ecco perché le decisioni sui record non
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Speaker 2: possono aspettare a un solo team. I proprietari aziendali comprendono
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Speaker 2: i record che il loro team crea. I team di
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Speaker 2: conformità illegali definiscono le regole e le prove di cui
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Speaker 2: hanno bisogno. Gli amministratori di Microsoft 365 configurano le etichette
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Speaker 2: e rivedono le autorizzazioni e le impostazioni di controllo che
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Speaker 2: rendono operative tali record. Ogni gruppo detiene una parte della risposta.
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Speaker 2: L'etichetta di conservazione definisce la regola. La dichiarazione di record
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Speaker 2: protegge la prova ufficiale. La revisione della disposizione controlla la
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Speaker 2: decisione finale. La cronologia di controllo documenta il percorso di tagliazione.
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Speaker 2: Per voi la questione pratica è semplice. Se qualcuno contestasse
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Speaker 2: una cancellazione tra anni, la vostra organizzazione saprebbe mostrare la regola,
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Speaker 2: l'approvazione e l'attività registrata che l'ha determinata. In caso contrario,
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Speaker 2: il record potrebbe essere protetto, ma il processo presenterebbe comunque
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Speaker 2: lacune nel ciclo di vita dei record digitali. Quindi, unendo
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Speaker 2: i pezzi, la gestione dei record di Purview offre ai
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Speaker 2: contenuti ufficiali un percorso controllato durante tutto il loro ciclo
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Speaker 2: di vita. Per prima cosa la vostra organizzazione identifica cosa
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Speaker 2: come prova. L'etichetta di conservazione è corretta.