Latest / M365.FM – Microsoft 365, Copilot & AI podcast in het Nederlands / Dynamics 365 Project Operations uitgelegd: klantprojecten van offerte tot factuur (AI-nasynchronisatie)

Transcript

Dynamics 365 Project Operations uitgelegd: klantprojecten van offerte tot factuur (AI-nasynchronisatie) · M365.FM – Microsoft 365, Copilot & AI podcast in het Nederlands

0:00
Speaker 2: Klaar voor 10 dagen vol Microsoft 365, Copilot, AI, Azure
0:05
Speaker 2: en de mensen die de toekomst van werk vormgeven? In
0:08
Speaker 2: januari is M365 komt terug en we pakken het groter aan.
0:12
Speaker 2: Doe mee aan live sessies, praktijkdemonstraties en praktische kennis van
0:16
Speaker 2: MVP's en experts uit de hele wereld. Geen generieke sliedes,
0:20
Speaker 2: geen eindeloze modewoorden. We pakken de echte uitdagingen aan Copilot Studio,
0:25
Speaker 2: AI Agents, Fabric, Beveiliging, Governance en Automatisering. Of je nu
0:30
Speaker 2: een IT-professional, ontwikkelaar of bedrijfsleider bent, er zijn sessies speciaal
0:34
Speaker 2: voor jou. Gedurende tien volle dagen kun je verschillende technologieën
0:38
Speaker 2: verkennen en in contact komen met een wereldwijde community. Kijk
0:41
Speaker 2: live mee en neem praktische inzichten mee terug naar je organisatie.
0:44
Speaker 2: Januari 2027, tien dagen, één Microsoft Community. Registratie is nu geopend.
0:51
Speaker 2: Ga naar m365com.net en verzeker je plek vandaag nog. Dat
0:56
Speaker 2: is m365com.net. Meld je nu aan op m365con.net en we
1:03
Speaker 2: zien je live in januari. Stel je voor een klant
1:05
Speaker 2: sluit een projectovereenkomst met jouw bedrijf. De verkoopafdeling heeft de
1:08
Speaker 2: deal in één systeem. De projectmanager heeft het plan in
1:11
Speaker 2: een spreadsheet. Medewerkers voeren ergens anders hun uren in. De
1:13
Speaker 2: financiële afdeling vraagt zich nog steeds af wat er gefactureerd
1:16
Speaker 2: kan worden. Klinkt bekend? Dynamics 365 Project Operations verbindt deze onderdelen.
1:20
Speaker 2: Het biedt projectgerichte bedrijven één centrale plek om te verkopen,
1:23
Speaker 2: te plannen, personeel in te zetten, uren en kosten bij
1:25
Speaker 2: te houden en vervolgens de klant te factureren. Welkom bij
1:27
Speaker 2: een nieuwe aflevering van Microsoft Knowledge Nuggets over M365FMEO, Tim
1:31
Speaker 2: en Mirko Peters. Zie het als een kantoorgebouw. We volgen
1:34
Speaker 2: één project van het eerste klantgesprek tot de uiteindelijke factuur.
1:37
Speaker 2: Pak een kop koffie en laten we beginnen. Waarom projectgerichte
1:41
Speaker 2: bedrijven 500 woorden nodig hadden? Stel je voor dat een
1:43
Speaker 2: consultancybedrijf een nieuw project binnenhaalt. Dit kan een designbureau, een
1:47
Speaker 2: advocatenkantoor of een softwareontwikkelingsbedrijf zijn. De verkoper belooft een team
1:50
Speaker 2: van specialisten voor een aantal weken. Een projectmanager heeft een
1:53
Speaker 2: planning nodig. Teamleden moeten ergens hun uren kunnen invoeren. De
1:56
Speaker 2: financiële afdeling moet weten welke uren factureerbaar zijn, welke kosten
2:00
Speaker 2: bij het project horen en wanneer de factuur moet worden verzonden.
2:03
Speaker 2: Iedereen stelde een terechte vraag. Wie is er volgende maand beschikbaar?
2:06
Speaker 2: Wat heeft de klant precies afgesproken? Liggen we nog binnen budget?
2:09
Speaker 2: Heeft de klant al een factuur voor dit werk ontvangen? Aanhalingsteken,
2:12
Speaker 2: zonder een geïntegreerd systeem moeten mensen die antwoorden opzoeken via e-mail, spreadsheets,
2:15
Speaker 2: vergaderingen en verschillende apps. De verkoopafdeling heeft een versie van
2:18
Speaker 2: de deal, de leveringsafdeling maakt een andere versie van het plan,
2:20
Speaker 2: de financiële afdeling krijgt aan het einde van de maand
2:22
Speaker 2: een lijst met goedgekeurde uren en probeert daar een correcte
2:24
Speaker 2: factuur van te maken. Dat zorgt voor hiatus. Een verkoper
2:27
Speaker 2: belooft een senior consultant die al volgeboekt is. Een projectmanager
2:30
Speaker 2: plant 80 uur in, terwijl de offerte er maar 60 toestaat.
2:33
Speaker 2: Iemand vergeet de reiskosten. De klant ontvangt vervolgens een factuur
2:36
Speaker 2: die niet overeenkomt met wat hij verwachtte. Niemand wil de
2:38
Speaker 2: verwarring zaaien. De informatie staat gewoon op te veel verschillende plekken.
2:41
Speaker 2: Deze bedrijven verkopen projectwerk. Ze verkopen tijd en vaardigheden, consultancy, ontwerp,
2:45
Speaker 2: juridische zaken, software, installatie, engineering. Ze kunnen een vast bedrag
2:48
Speaker 2: in rekening brengen voor een afgesproken resultaat of per uur
2:50
Speaker 2: en onkosten factureren. Hoe dan ook, het bedrijf moet de
2:53
Speaker 2: belofte koppelen aan het werk. Project management is de manier
2:55
Speaker 2: waarop ze dat doen. Dat is wat Dynamics 365 Project
2:58
Speaker 2: Operations doet. Simpel gezegd is het een Microsoft-app voor het
3:00
Speaker 2: beheren van de zakelijke kant van klantprojecten. Het verbindt projectverkoop, levering, personeelsplanning, tijdregistratie, kosten,
3:06
Speaker 2: facturering en financiën. Het belangrijkste om te onthouden is dat
3:08
Speaker 2: Project Operations niet zomaar een app is. Het is het
3:10
Speaker 2: centrale zenuwstelsel voor projectgebaseerde bedrijven. Elk team krijgt dezelfde informatie
3:14
Speaker 2: op hetzelfde moment. Net zoals een gebouw verschillende verdiepingen heeft,
3:17
Speaker 2: werkt elke afdeling op een andere verdieping. Verkoop werkt op
3:20
Speaker 2: de begane grond. Daar begint de klantrelatie. Projectmanagement zit op
3:23
Speaker 2: de eerste verdieping en zet beloftes om in plannen. Financiën
3:26
Speaker 2: zit op de bovenste verdieping en houdt de kosten en
3:28
Speaker 2: facturen bij. Ze delen allemaal dezelfde basis, de projectgegevens. Project
3:32
Speaker 2: Operations is die gedeelde basis. Het verbindt iedereen via één
3:35
Speaker 2: centraal record. Zie het als de lift tussen de verdiepingen.
3:38
Speaker 2: Elke afdeling gebruikt dezelfde lift. zodat er onderweg niets verloren gaat.
3:42
Speaker 2: Let op, ik noem project operations geen taak-app. Je kunt
3:45
Speaker 2: taken plannen met veel tools. Een kleinteam kan een checklist,
3:49
Speaker 2: planner of een gedeeld document gebruiken en dat werkt prima
3:51
Speaker 2: voor intern werk. Projectbeheer komt in beeld wanneer een project
3:54
Speaker 2: tegelijkertijd betrekking heeft op klanten, personeelsplanning, kosten, contracten en facturen.
3:59
Speaker 2: Denk bijvoorbeeld aan een bedrijf dat klanten helpt bij het
4:00
Speaker 2: migreren van systemen naar de cloud. Voordat het werk begint,
4:03
Speaker 2: moet het de benodigde inspanning en kosten inschatten. Tijdens het
4:05
Speaker 2: werk heeft het de juiste technische mensen op het juiste
4:07
Speaker 2: moment nodig. Naarmate het project vordert, is een duidelijk overzicht
4:10
Speaker 2: van uren, kosten, voortgang en klantfacturering essentieel. Eén project raakt
4:14
Speaker 2: meerdere teams. Projectbeheer biedt hen een gedeeld overzicht in plaats
4:17
Speaker 2: van dat ze steeds dezelfde informatie opnieuw moeten invoeren. De
4:19
Speaker 2: verkoopafdeling ziet de deal. De leveringsafdeling ziet het overeengekomen werk.
4:23
Speaker 2: Resource managers controleren wie over de juiste vaardigheden en beschikbaarheid beschikt.
4:26
Speaker 2: De financiële afdeling werkt met goedgekeurde projectactiviteiten in plaats van
4:29
Speaker 2: mensen achterna te zitten voor ontbrekende details. Het punt is
4:31
Speaker 2: niet dat iedereen de hele dag hetzelfde scherm gebruikt. Verkoopmedewerkers
4:34
Speaker 2: werken anders dan projectmanagers en financiële teams werken ook anders.
4:37
Speaker 2: Wat hen verbindt is de projectinformatie achter de schermen. Wanneer
4:40
Speaker 2: details veranderen, werkt iedereen met hetzelfde overzicht in plaats van
4:43
Speaker 2: na afloop van het werk voor verrassingen te komen staan.
4:45
Speaker 2: Dit voorkomt een veel voorkomend probleem. Een project oogt druk
4:48
Speaker 2: en succesvol van buitenaf... terwijl het bedrijf stiekem geld verliest
4:52
Speaker 2: door meer tijd, duurder personeel of meer reizen dan de
4:55
Speaker 2: klantprijs toelaat. Project Operations brengt het plan, de mensen en
4:58
Speaker 2: het geld samen. Laten we dus eens kijken naar de
5:01
Speaker 2: plek waar elk klantproject echt begint, voordat een projectmanager een
5:04
Speaker 2: plan opent of een consultant ook maar één uur registreert.
5:08
Speaker 2: De voordeur, verkoop, offertes en projectcontracten. Een klantproject begint lang
5:14
Speaker 2: voordat het leveringsteam ook maar één taak ziet. Het begint
5:17
Speaker 2: wanneer iemand vraagt, kunnen jullie ons helpen? Misschien hebben ze
5:20
Speaker 2: een nieuw financieel systeem nodig, advies over de cloud, training,
5:23
Speaker 2: ontwerpwerk of een team om iets specifieks te bouwen. De
5:25
Speaker 2: verkoopafdeling moet dat gesprek omzetten in een duidelijke offerte. Maar
5:28
Speaker 2: hier komt het. Het inschatten van het werk voordat het
5:31
Speaker 2: werk bestaat, vereist echt goed nadenken. Iemand moet de benodigde rollen,
5:35
Speaker 2: de uren, de kosten voor de klant, de interne kosten,
5:38
Speaker 2: de geplande data en de momenten waarop de klant resultaat verwacht.
5:41
Speaker 2: in kaart brengen. Die momenten worden mijlpalen genoemd. Een mijlpaal
5:45
Speaker 2: kan het einde van een verkenningsfase markeren, de oplevering van
5:47
Speaker 2: een ontwerp of het moment waarop de klant een afgerond
5:49
Speaker 2: product goedkeurt. Het biedt beide partijen een moment om even
5:52
Speaker 2: stil te staan, de voortgang te controleren, de volgende stap
5:54
Speaker 2: goed te keuren of een betaling te initiëren. Project Operations
5:57
Speaker 2: helpt sales deze details vast te leggen terwijl de deal
5:59
Speaker 2: nog vorm krijgt. Zo blijft het klantcontact niet beperkt tot e-mailconversaties,
6:04
Speaker 2: notulen van vergaderingen of iemandsgeheugen. Stel je voor dat een
6:07
Speaker 2: klant hulp nodig heeft bij het migreren van een deel
6:08
Speaker 2: van zijn bedrijf naar de cloud. De verkoper schat een
6:11
Speaker 2: project van tien weken in. Hiervoor zijn één projectmanager, twee
6:13
Speaker 2: technische consultants en een specialist nodig voor een korte beveiligingscontrole
6:16
Speaker 2: aan het einde van het project. De klant gaat akkoord
6:18
Speaker 2: met een vast aantal uren, een prijs voor het werk
6:21
Speaker 2: en een factureringsplan. Deze informatie is meer dan alleen een verkoopnota.
6:24
Speaker 2: Een offerte legt het voorgestelde werk schriftelijk vast, alle werkzaamheden
6:27
Speaker 2: die het bedrijf van plan is uit te voeren, de
6:29
Speaker 2: geschatte inspanning, de prijs, de geplande start- en einddatum en
6:31
Speaker 2: de factureringsregels voor de klant. Wanneer de klant een projectcontract accepteert,
6:34
Speaker 2: wordt de overeenkomst vastgelegd. Zie het contract als een schriftelijke
6:37
Speaker 2: afbakening van het project. Het beantwoordt fundamentele vragen die later
6:40
Speaker 2: erg ongemakkelijk worden als niemand ze kan beantwoorden. Wat heeft
6:43
Speaker 2: de klant gekocht? Hoeveel betalen ze? Betalen ze voor gewerkte uren,
6:46
Speaker 2: een vast bedrag of voor werk dat in bepaalde fasen
6:48
Speaker 2: is voltooid? Kunnen reiskosten worden doorberekend? Duidelijke antwoorden voorkomen veel
6:52
Speaker 2: lastige gesprekken achteraf. Hier is een eenvoudig onderscheid. Een offerte
6:55
Speaker 2: beschrijft wat het bedrijf hoopt te verkopen. Een contract legt
6:58
Speaker 2: vast wat de klant heeft afgesproken te kopen. Dat verschil
7:00
Speaker 2: is belangrijk omdat projectteams moeten werken vanuit de geaccepteerde belofte,
7:04
Speaker 2: niet vanuit een idee dat tijdens de onderhandelingen is veranderd.
7:06
Speaker 2: Projectbeheer houdt die details dicht bij de projectdocumentatie. In plaats
7:10
Speaker 2: van dat een projectmanager een doorgestuurde e-mail ontvangt met de
7:12
Speaker 2: tekst ik denk dat we tien weken consultancy hebben verkocht,
7:15
Speaker 2: kan de manager de goedgekeurde scope, geplande rollen, geschatte uren,
7:18
Speaker 2: prijs- en factureringsvoorwaarden allemaal gekoppeld aan het klantproject inzien. Dat
7:21
Speaker 2: geeft de projectuitvoering een veel steviger uitgangspunt. Het helpt de
7:24
Speaker 2: verkoopafdeling ook om realistisch te blijven voordat de klant tekent.
7:27
Speaker 2: Als een offerte een senior expert voor drie volle weken vereist,
7:29
Speaker 2: kan het bedrijf controleren of die persoon de geplande data
7:32
Speaker 2: kan ondersteunen. Een klant wil misschien dat het werk op
7:34
Speaker 2: maandag begint, maar een beloofde specialist is mogelijk al elders ingezet.
7:37
Speaker 2: Het is beter om dat tijdens de offertefase te signaleren
7:39
Speaker 2: dan nadat het contract is getekend. Voor bedrijven die al
7:42
Speaker 2: Dynamics 365 Sales gebruiken, kan Project Operations verbinding maken met
7:45
Speaker 2: de klantgegevens en verkoopactiviteiten die daar al aanwezig zijn. Sales
7:49
Speaker 2: hoeft een projectdeal niet als een volledig apart gesprek te behandelen.
7:52
Speaker 2: De klant, De kans, de offerte en het contract kunnen
7:55
Speaker 2: allemaal hetzelfde traject volgen. Dat betekent echter niet dat elke
7:58
Speaker 2: verkoopnieuw een project wordt. Een eenvoudige productverkoop vereist mogelijk helemaal
8:02
Speaker 2: geen projectplanning. Project Operations komt in beeld wanneer de dealgeplande
8:05
Speaker 2: klantwerkzaamheden met zich meebrengt waarvoor mensen, tijd, kosten en factureringsregels
8:09
Speaker 2: nodig zijn. Zodra de klant tekent, moet de belofte een
8:12
Speaker 2: concreet plan worden. De projectruimte, plannen, taken en de dagelijkse
8:17
Speaker 2: uitvoering Met de overeenkomst op zak moet de projectmanager die
8:21
Speaker 2: belofte omzetten in werk dat mensen daadwerkelijk kunnen uitvoeren. Dit
8:24
Speaker 2: is de projectruimte. Project Operations gebruikt de Microsoft projectwerkruimte voor
8:28
Speaker 2: de planning. Daar brengt het team de werkzaamheden in kaart,
8:31
Speaker 2: ziet de datums en volgt de voortgang naarmate het project vordert.
8:34
Speaker 2: Een projectplan kan overweldigend lijken als er alleen maar staat,
8:37
Speaker 2: migreer de klant naar de cloud. Daarom verdeelt de manager
8:39
Speaker 2: het in kleinere onderdelen. Die structuur noemen we een werkstructuur
8:42
Speaker 2: of wel WBS, Work Breakdown Structure. De naam klinkt technisch,
8:45
Speaker 2: maar het betekent simpelweg dat een groot project wordt opgesplitst
8:47
Speaker 2: in taken die een persoon kan begrijpen, zich verantwoordelijk kan
8:50
Speaker 2: voelen en kan voltooien. Voor ons cloud migratie project zou
8:52
Speaker 2: de eerste taak bijvoorbeeld de inventarisatiefase kunnen zijn. Het team
8:55
Speaker 2: moet in kaart brengen welke systemen de klant gebruikt, welke
8:57
Speaker 2: gegevens ze bewaren, wie ervan afhankelijk is en wat er
8:59
Speaker 2: mis zou kunnen gaan tijdens de migratie. Daarna volgt het ontwerp.
9:02
Speaker 2: Je kunt geen goede oplossing bouwen voordat je weet wat
9:05
Speaker 2: je moet bouwen. Na het ontwerp komt de bouw, vervolgens
9:08
Speaker 2: het testen en tot slot de klantbeoordeling. Ten slotte neemt
9:10
Speaker 2: het team de oplossing in gebruik en sluit het project af.
9:13
Speaker 2: Elke taak kan details bevatten zoals een geplande startdatum, einddatum,
9:16
Speaker 2: verwachte inspanning, de verantwoordelijke persoon en de plaats in de
9:19
Speaker 2: bredere planning. Sommige taken zijn ook afhankelijk van anderen. Het
9:22
Speaker 2: ontwerp kan pas echt beginnen als de inventarisatiefase het team
9:24
Speaker 2: voldoende informatie heeft gegeven. De klantbeoordeling kan pas plaatsvinden als
9:27
Speaker 2: de bouwfase een punt heeft bereikt waarop de klant de
9:29
Speaker 2: oplossing kan beoordelen. Die verbanden zijn belangrijk omdat een vertraging
9:32
Speaker 2: aan het begin van het project latere werkzaamheden kan beïnvloeden.
9:34
Speaker 2: Wanneer een taak verschuift, kan het plan laten zien waar
9:36
Speaker 2: de druk zich vervolgens kan opstapelen. Het voorspelt de toekomst
9:39
Speaker 2: niet perfect. Projecten omvatten mensen, klanten, veranderende behoeften en af
9:43
Speaker 2: en toe een verrassing. Maar een samenhangend schema helpt de
9:45
Speaker 2: projectmanager de gevolgen van een wijziging te zien, in plaats
9:48
Speaker 2: van er te laat achter te komen dat drie latere
9:50
Speaker 2: taken ook stilletjes zijn verschoven. Meilpalen staan ook in het plan.
9:53
Speaker 2: Zie ze als controlepunten zonder eigen werkuren. Een meilpaal kan
9:56
Speaker 2: bijvoorbeeld aangeven dat het ontwerp is goedgekeurd, de eerste test
9:59
Speaker 2: is voltooid of de klant een levering heeft geaccepteerd. Ze
10:01
Speaker 2: geven het projectteam en de klant duidelijke momenten om te stoppen,
10:04
Speaker 2: het werk te controleren en te bepalen wat de volgende
10:05
Speaker 2: stap is. Het plan is niet bedoeld om na de
10:07
Speaker 2: eerste vergadering ongewijzigd te blijven. De projectmanager werkt het bij
10:10
Speaker 2: naarmate er werk wordt verricht. Teamleden voltooien taken, data veranderen,
10:14
Speaker 2: een klant kan om een andere aanpak vragen, iemand kan
10:16
Speaker 2: meer tijd nodig hebben dan verwacht. Projectbeheer biedt de manager
10:19
Speaker 2: een plek om het oorspronkelijke plan te vergelijken met het
10:21
Speaker 2: tot nu toe voltooide werk. Die vergelijking beantwoordt een simpele vraag,
10:25
Speaker 2: zijn we waar we verwacht werden te zijn? Als het
10:26
Speaker 2: team 40 uur had ingepland voor de verkenningsfase, maar 60
10:29
Speaker 2: uur registreert voordat deze fase is afgerond, kan de manager
10:32
Speaker 2: zien dat er meer tijd aan het project is besteed
10:33
Speaker 2: dan gepland. Dat betekent niet automatisch dat het project is mislukt,
10:37
Speaker 2: misschien bleek de klantomgeving wel complexer dan verwacht. Hoe dan ook,
10:40
Speaker 2: het team heeft nu een feit om te bespreken. Ook
10:42
Speaker 2: de dagelijkse werkzaamheden moeten worden vastgelegd. Een consultant kan de
10:45
Speaker 2: gewerkte tijd registreren bij de taken waaraan hij of zij
10:47
Speaker 2: heeft gewerkt, in plaats van projectwerk als een vage regel
10:49
Speaker 2: aan het einde van de week te noteren. De registratie
10:51
Speaker 2: laat zien waaraan is gewerkt en hoe lang het heeft geduurd,
10:53
Speaker 2: waardoor de projectmanager een duidelijker beeld krijgt van de besteden
10:55
Speaker 2: tijd gedurende het hele plan. Tijdregistratie doet meer dan alleen
10:58
Speaker 2: een urenstaat invullen. Het koppelt het daadwerkelijke werk aan het plan.
11:01
Speaker 2: Het helpt de manager de voortgang te zien. Het genereert
11:03
Speaker 2: informatie die het bedrijf later kan gebruiken voor projectkosten en klantfacturering,
11:06
Speaker 2: afhankelijk van de contractvoorwaarden. Ook onkosten horen in de projectadministratie thuis.
11:10
Speaker 2: Een consultant kan bijvoorbeeld naar een klantlocatie reizen, betalen voor
11:13
Speaker 2: een goedgekeurde dienst of iets kopen dat nodig is voor
11:15
Speaker 2: het werk. Projectbeheer kan die kosten aan het project koppelen,
11:18
Speaker 2: zodat ze niet verdwijnen in een aparte papierenadministratie zonder duidelijke
11:21
Speaker 2: link naar het werk voor de klant. Sommige organisaties zien
11:24
Speaker 2: Copilot ook als een hulpmiddel voor projectbeheer, indien beschikbaar. Copilot
11:28
Speaker 2: kan helpen bij taken zoals het opstellen van een projectstatusrapport,
11:30
Speaker 2: het identificeren van mogelijke risico's op basis van projectinformatie of
11:34
Speaker 2: het invoeren van uren. Het vermindert het werk op een
11:36
Speaker 2: blanco pagina, maar het vervangt niet een projectmanager die het
11:39
Speaker 2: team en de redenen voor een vertraging begrijpt. Die persoon
11:41
Speaker 2: controleert nog steeds het resultaat. Projectbeheer is geschikt voor klantprojecten
11:45
Speaker 2: met plannen. contracten, mensen, uren en budgetten. Als uw team
11:48
Speaker 2: alleen een eenvoudig bord nodig heeft voor interne taken, is
11:51
Speaker 2: Planner wellicht een betere keuze. Het houdt het werk licht
11:53
Speaker 2: en gefocust. Een planning wordt pas echt concreet als de
11:56
Speaker 2: juiste mensen er tijd voor hebben. De personeelsbezetting, vaardigheden, beschikbaarheid,
12:00
Speaker 2: tijd en kosten. Hallo allemaal en welkom terug bij een
12:02
Speaker 2: nieuwe kennistip hier op M365 bij VEM. Ik ben uw gastheer,
12:06
Speaker 2: Mirko Peters, en vandaag hebben we het over wat er
12:08
Speaker 2: gebeurt wanneer een plan de realiteit ontmoet. Een plan kan
12:11
Speaker 2: er op het scherm perfect uitzien, maar het valt in
12:12
Speaker 2: duigen als de mensen die erin genoemd worden niet beschikbaar zijn.
12:15
Speaker 2: Zie Resource Management als de personeelsafdeling in ons kantoorgebouw. Daar
12:19
Speaker 2: controleert het bedrijf wie het werk kan doen, wanneer ze
12:21
Speaker 2: het kunnen doen, welke vaardigheden ze meebrengen en wat hun
12:24
Speaker 2: tijd het project kost. Een resource kan een werknemer of
12:26
Speaker 2: een freelancer zijn. Het kan ook een rol betekenen zoals projectmanager,
12:29
Speaker 2: business analyst, ontwikkelaar of security specialist. En dat is in
12:33
Speaker 2: een vroeg stadium belangrijk, want een projectmanager weet misschien wel
12:35
Speaker 2: dat hij twee weken lang een security expert nodig heeft,
12:38
Speaker 2: maar weet niet wie die rol zal vervullen. Vaardigheden zijn belangrijk,
12:40
Speaker 2: maar beschikbaarheid is net zo belangrijk. Stel je voor dat
12:43
Speaker 2: je cloud project in week 8 iemand nodig heeft die
12:45
Speaker 2: verstand heeft van security reviews. Je personeelsteam vindt misschien drie
12:48
Speaker 2: mensen met die vaardigheid, maar één is met verlof, één
12:50
Speaker 2: is toegewezen aan een andere klant en één heeft tijd beschikbaar.
12:53
Speaker 2: Project Operations helpt je team de persoon te vinden die
12:56
Speaker 2: aan beide kanten van de behoefte voldoet. De vaardigheid alleen
12:58
Speaker 2: is niet genoeg. Zonder die transparantie kan een bedrijf per
13:01
Speaker 2: ongeluk dezelfde persoon aan twee fulltime projecten in dezelfde week beloven.
13:04
Speaker 2: Op papier lijken beide projecten bemand. In werkelijkheid heeft die
13:07
Speaker 2: persoon twee agenda's, twee deadlines en geen mogelijkheid om twee
13:10
Speaker 2: keer zoveel uren te werken. Dat probleem begint al voor
13:12
Speaker 2: de oplevering. Resource managers kunnen mensen inplannen voor projecten en
13:15
Speaker 2: die geplande boekingen vergelijken met hun werkelijke beschikbaarheid. Een boeking
13:18
Speaker 2: betekent dat het bedrijf een deel van iemands werktijd heeft
13:20
Speaker 2: gereserveerd voor een project. Het maakt van een hoopvol plan
13:23
Speaker 2: een concretere afspraak. Misschien heeft het project een consultant nodig
13:26
Speaker 2: voor drie dagen per week in plaats van fulltime. Ook
13:28
Speaker 2: dat kan worden ingepland, zodat het bedrijf kan zien hoeveel
13:30
Speaker 2: tijd er overblijft voor ander klantwerk, interne taken, trainingen of verlof.
13:33
Speaker 2: Het geeft je een betere kans om conflicten te signaleren
13:35
Speaker 2: voordat een klant vraagt waarom niemand bij de vergadering aanwezig was.
13:38
Speaker 2: Kosten horen ook in dit gesprek thuis. Een senior consultant
13:41
Speaker 2: heeft misschien veel ervaring, maar zijn interne kosten kunnen verschillen
13:44
Speaker 2: van die van een junior consultant. Het projectteam heeft de
13:46
Speaker 2: juiste persoon nodig voor de klus, terwijl het bedrijf ook
13:49
Speaker 2: moet begrijpen wat die personeelskeuze betekent voor het projectbudget. Mensen
13:52
Speaker 2: zijn niet zomaar namen op een rooster. Hun tijd wordt
13:54
Speaker 2: daadwerkelijke projectactiviteit wanneer ze uren registreren voor het werk dat
13:57
Speaker 2: ze hebben voltooid. Deze registraties laten zien of de geplande
13:59
Speaker 2: inspanning overeenkomt met de daadwerkelijke inspanning en ondersteunende facturering aan
14:02
Speaker 2: de klant wanneer het contract de gewerkte tijd in rekening brengt.
14:04
Speaker 2: Maar wat als een urenstaat te laat wordt ingediend? Een
14:06
Speaker 2: te late of onduidelijke urenstaat zorgt voor problemen, niet alleen
14:08
Speaker 2: voor de persoon die deze moet goedkeuren. De projectmanager verliest
14:10
Speaker 2: het overzicht over de gewerkte uren. De financiële afdeling mist
14:13
Speaker 2: mogelijk de benodigde gegevens voor een factuur en de klant
14:15
Speaker 2: ontvangt de factuur mogelijk later dan verwacht. Ook hier geldt
14:17
Speaker 2: dat ontbrekende gegevens het hele project kunnen beïnvloeden. Kosten volgen
14:20
Speaker 2: een vergelijkbaar pad. Als iemand naar de klantlocatie reist of
14:23
Speaker 2: een goedgekeurde projectkost betaalt... kan diegene die kosten aan het
14:26
Speaker 2: project koppelen. Het bedrijf kan de kosten in dezelfde gekoppelde
14:28
Speaker 2: omgeving beoordelen en goedkeuren, in plaats van te moeten zoeken
14:31
Speaker 2: in e-mailbijlagen en bonnen zonder duidelijke projectkoppeling. Microsoft introduceert ook
14:35
Speaker 2: agents voor een deel van dit administratieve werk. De urenregistratieagent
14:37
Speaker 2: kan helpen bij het opstellen van concepten voor urenregistraties en herinneringen.
14:40
Speaker 2: De kostenagent kan helpen bij het rapporteren van kosten. De
14:42
Speaker 2: goedkeuringen voor activiteiten kunnen mensen helpen zich te concentreren op
14:45
Speaker 2: goedkeuringen die aandacht vereisen. Deze functies worden als preview-mogelijkheden vermeld,
14:49
Speaker 2: dus ga er niet vanuit dat elke klant van projectbeheer
14:51
Speaker 2: zal dagelijks gebruiken. De persoon die verantwoordelijk is voor het
14:54
Speaker 2: controleren van de details blijft de juiste persoon. Zodra de
14:56
Speaker 2: juiste mensen hun werk en kosten hebben vastgelegd, komt het
14:59
Speaker 2: project terecht bij de afdeling waar de oplevering en de
15:01
Speaker 2: betaling samenkomen, de financiële afdeling. Kosten, facturering, omzet en wereldwijde werkzaamheden.
15:06
Speaker 2: Een klantproject kan op tijd worden afgerond en toch verliesgevend zijn.
15:09
Speaker 2: Dat klinkt in eerste instantie vreemd, maar kijk eens wat
15:12
Speaker 2: er achter de klantprijs schuil gaat. Het bedrijf betaalt de
15:14
Speaker 2: mensen die het werk uitvoeren, plus aannemers, prijskosten, softwarekosten of materiaalkosten,
15:19
Speaker 2: en moet die kosten vervolgens vergelijken met wat de klant
15:21
Speaker 2: heeft afgesproken te betalen. Dat is waar projectfinanciën om de
15:24
Speaker 2: hoek komen kijken. Projectbeheer helpt het bedrijf de financiële gegevens
15:27
Speaker 2: van een project te volgen, van de offerte tot de
15:29
Speaker 2: voltooide werkzaamheden en de facturering aan de klant. Het geeft
15:31
Speaker 2: financiële en projectteams een duidelijkere manier om één vraag te beantwoorden.
15:34
Speaker 2: Heeft dit project, na betaling van het werk, Voldoende opgebracht.
15:37
Speaker 2: De klantprijs en de interne kosten zijn niet hetzelfde. Stel
15:40
Speaker 2: je voor dat een consultant de klant factureert tegen een uurtarief,
15:43
Speaker 2: terwijl het bedrijf zelf kosten heeft voor de tijd van
15:46
Speaker 2: die consultant, gebaseerd op salaris en andere bedrijfskosten. Als het
15:49
Speaker 2: project veel meer tijd van die consultant vergt dan gepland,
15:52
Speaker 2: kan de factuur van de klant er nog steeds correct uitzien,
15:54
Speaker 2: terwijl het project minder oplevert dan verwacht. Daarom zijn geplande
15:57
Speaker 2: kosten belangrijk voor aanvang van het werk en zijn de
16:00
Speaker 2: werkelijke kosten van belang tijdens de uitvoering ervan. Projectmanagement kan
16:03
Speaker 2: de prijs en kosten per rol bijhouden, zodat een bedrijf
16:05
Speaker 2: inzicht krijgt in de financiële kant van personeelskeuzes. Een senior
16:09
Speaker 2: consultant kan een probleem sneller oplossen, maar is ook duurder
16:12
Speaker 2: en soms is dat de juiste keuze. Het punt is
16:14
Speaker 2: dat de projectmanager en het financiële team het effect kunnen
16:16
Speaker 2: zien in plaats van te moeten gissen na afloop van
16:18
Speaker 2: het project. Klanten betalen ook op verschillende manieren. Bij facturering
16:22
Speaker 2: op basis van tijd en materiaal betaalt de klant voor
16:24
Speaker 2: de gewerkte uren en goedgekeurde onkosten. Dus als het team
16:26
Speaker 2: meer uren werkt, kan de factuur stijgen volgens de afgesproken regels.
16:29
Speaker 2: Bij een project met een vaste prijs spreekt de klant
16:31
Speaker 2: af een vast bedrag te betalen voor een gedefinieerde taak
16:34
Speaker 2: en stijgt de factuur niet zomaar omdat het team meer
16:36
Speaker 2: tijd heeft besteed dan gepland. Dat legt meer druk op
16:38
Speaker 2: het bedrijf om de eigen kosten te beheersen. Facturering op
16:40
Speaker 2: basis van mijlpalen volgt overeengekomen controlepunten. Een klant kan bijvoorbeeld
16:44
Speaker 2: een deel van de projectprijs betalen na goedkeuring van het ontwerp,
16:47
Speaker 2: een ander deel na testen en het resterende bedrag wanneer
16:49
Speaker 2: het werk live gaat, waarbij het factureringsschema gebaseerd is op
16:52
Speaker 2: de werkzaamheden die beide partijen hebben afgesproken. Deze regels horen
16:55
Speaker 2: thuis in het projectcontract en vormen de leidraad voor het facturatieproces.
16:58
Speaker 2: Goedgekeurde urenregistraties, goedgekeurde onkosten, contractvoorwaarden en factureringsregels geven de financiële
17:03
Speaker 2: afdeling de informatie die nodig is om een zogenaamde pro
17:05
Speaker 2: forma factuur op te stellen. Zie dit als een conceptfactuur
17:07
Speaker 2: voor de klant ter controle voordat het de definitieve factuur wordt.
17:10
Speaker 2: Die controle is belangrijk. Een financieel team kan controleren of
17:13
Speaker 2: de kosten overeen komen met de overeenkomst, of de juiste
17:15
Speaker 2: uren en onkosten zijn geregistreerd en of er iets moet
17:17
Speaker 2: worden gecorrigeerd voordat de klant de factuur te zien krijgt.
17:20
Speaker 2: Een correcte factuur beschermt de klantrelatie en zorgt ervoor dat
17:22
Speaker 2: het bedrijf de volgende maand niet hoeft te besteden aan
17:24
Speaker 2: het ontwarren van een factuur die nooit had mogen worden verstuurd.
17:27
Speaker 2: Projectboekhouding gaat nog een stap verder. Het houdt bij wat
17:30
Speaker 2: het project kost, wat de klant verschuldigd is en wanneer
17:32
Speaker 2: het bedrijf de inkomsten in de financiële administratie moet boeken.
17:35
Speaker 2: Het factureren van een klant en het registreren van inkomsten
17:37
Speaker 2: zijn niet altijd dezelfde gebeurtenissen, omdat de juiste timing afhangt
17:40
Speaker 2: van het contract, de voltooide werkzaamheden en de boekhoudregels die
17:43
Speaker 2: het bedrijf hanteert. Dat is een financiële beslissing, geen gok
17:46
Speaker 2: van de projectmanager. Voor bedrijven die internationaal actief zijn, kan
17:49
Speaker 2: het financiële plaatje complexer worden. Een klant kan een factuur
17:52
Speaker 2: in de ene valuta ontvangen, terwijl het projectteam ergens anders werkt.
17:56
Speaker 2: Belastingregels kunnen verschillen en financiële rapporten moeten mogelijk aan lokale
18:00
Speaker 2: vereisten voldoen. Project Operations ondersteunt zaken als facturering in meerdere valuta,
18:04
Speaker 2: belastingafhandeling en gelokaliseerde financiële rapportage voor wereldwijde projecten. Bedrijven hebben
18:08
Speaker 2: nog steeds hun financiële medewerkers en adviseurs nodig om de
18:10
Speaker 2: juiste regels op te stellen, maar de projectgegevens kunnen hetzelfde
18:12
Speaker 2: financiële proces voeden in plaats van handmatig te worden herbouwd.
18:15
Speaker 2: Sommige organisaties hebben complexere financiële processen nodig dan project operations
18:19
Speaker 2: zelf kan afhandelen. Dat is waar Dynamics 365 Finance kan
18:22
Speaker 2: worden gekoppeld aan project operations. Financiële teams kunnen het gebruiken
18:25
Speaker 2: voor bredere financiële taken, terwijl project operations de klant projectdetails
18:29
Speaker 2: dicht bij verkoop, levering, personeelsplanning en facturering houdt. Voordat een
18:32
Speaker 2: bedrijf voor de software kiest, moet het eerlijk naar zijn
18:35
Speaker 2: eigen werk kijken. Projectbeheer vereist een zorgvuldige configuratie, vooral wanneer contracten, factureringsregels,
18:40
Speaker 2: valuta en financiële processen binnen het bedrijf verschillen. Grote planningen
18:44
Speaker 2: met veel taken moeten ook worden getest met echte projectgegevens,
18:47
Speaker 2: niet alleen met een keurig demoplan. Microsoft biedt verschillende configuratiepaden
18:50
Speaker 2: voor verschillende soorten projectwerk. Een pad is geschikt voor lichtere dienstverlening,
18:54
Speaker 2: waarbij een bedrijf de tijd en het projectwerk van medewerkers verkoopt.
18:56
Speaker 2: Een ander pad sluit nauwer aan op financiële processen. En
18:59
Speaker 2: een derde pad ondersteunt projecten met voorraad materialen of productiewerk.
19:03
Speaker 2: Deze paden schakelen niet simpelweg dezelfde functies in een ander
19:06
Speaker 2: menu in. Ze beïnvloeden waar mensen werken en welke functies
19:08
Speaker 2: ze gebruiken. Het bedrijf moet kiezen op basis van hoe
19:11
Speaker 2: het zijn projecten verkoopt, levert, factureert en verantwoord, in plaats
19:14
Speaker 2: van te kiezen voor de optie met de meest indrukwekkende naam.
19:16
Speaker 2: Wanneer die keuzes bij het bedrijf passen, wordt de volledige
19:19
Speaker 2: workflow overzichtelijker. Elk onderdeel van het project kan de juiste
19:22
Speaker 2: informatie doorgeven aan het volgende onderdeel. Bedankt voor het luisteren
19:25
Speaker 2: naar deze interessante tip en tot de volgende aflevering. Hoe
19:28
Speaker 2: het verbonden platform samenwerkt. Stel je een cloud migratie project voor.
19:33
Speaker 2: Van de eerste klantvraag tot de uiteindelijke evaluatie stroomt informatie
19:36
Speaker 2: tussen teams zonder dat iemand alles opnieuw hoeft in te typen.
19:38
Speaker 2: De verkoopafdeling registreert de kans en stelt een offerte op.
19:41
Speaker 2: Na goedkeuring zet de projectmanager de overeengekomen werkzaamheden om in
19:44
Speaker 2: een plan. Medewerkers boeken de juiste mensen in. Specialisten registreren
19:47
Speaker 2: hun uren en onkosten. De financiële afdeling stelt de facturen op.
19:50
Speaker 2: op voor de projectactiviteiten. De sleutel is dat elk stukje
19:52
Speaker 2: data alleen wordt doorgegeven en niet in elke afdeling opnieuw
19:54
Speaker 2: wordt ingevoerd. Verschillende teams blijven hun eigen tools gebruiken. Teams
19:57
Speaker 2: verzorgt de gesprekken en vergaderingen. Projectbeheer houdt de zakelijke projectadministratie bij.
20:01
Speaker 2: SharePoint slaat gecontroleerde documenten op met versiegeschiedenis. PowerBee zet projectgegevens
20:05
Speaker 2: om in rapporten over personeelsbezetting, budgetten, facturering en projectstatus. Klantfeedback
20:09
Speaker 2: verzamelt feedback.