Latest / M365.FM – Microsoft 365, Copilot & AI podcast in het Nederlands / Grootboek in Dynamics 365 Finance eenvoudig uitgelegd: rekeningschema, financiële dimensies en boekstukken (AI-nasynchronisatie)

Transcript

Grootboek in Dynamics 365 Finance eenvoudig uitgelegd: rekeningschema, financiële dimensies en boekstukken (AI-nasynchronisatie) · M365.FM – Microsoft 365, Copilot & AI podcast in het Nederlands

0:00
Speaker 2: Klaar voor 10 dagen vol Microsoft 365, Copilot, AI, Azure
0:05
Speaker 2: en de mensen die de toekomst van werk vormgeven? In
0:08
Speaker 2: januari is M365 komt terug en we pakken het groter aan.
0:12
Speaker 2: Doe mee aan live sessies, praktijkdemonstraties en praktische kennis van
0:16
Speaker 2: MVP's en experts uit de hele wereld. Geen generieke sliedes,
0:20
Speaker 2: geen eindeloze modewoorden. We pakken de echte uitdagingen aan Copilot Studio,
0:25
Speaker 2: AI Agents, Fabric, Beveiliging, Governance en Automatisering. Of je nu
0:30
Speaker 2: een IT-professional, ontwikkelaar of bedrijfsleider bent, er zijn sessies speciaal
0:34
Speaker 2: voor jou. Gedurende tien volle dagen kun je verschillende technologieën
0:38
Speaker 2: verkennen en in contact komen met een wereldwijde community. Kijk
0:41
Speaker 2: live mee en neem praktische inzichten mee terug naar je organisatie.
0:44
Speaker 2: Januari 2027, tien dagen, één Microsoft Community. Registratie is nu geopend.
0:51
Speaker 2: Ga naar m365com.net en verzeker je plek vandaag nog. Dat
0:56
Speaker 2: is m365com.net. Meld je nu aan op m365con.net en we
1:03
Speaker 2: zien je live in januari. Welkom bij een nieuwe aflevering
1:06
Speaker 2: van Microsoft Knowledge Nuggets hier op M365FM. Ik ben Mikko Peters,
1:10
Speaker 2: uw gastheer. Het onderwerp van vandaag is iets waar bijna
1:12
Speaker 2: iedereen wel eens van gehoord heeft, maar wat maar weinigen
1:14
Speaker 2: in begrijpelijke taal kunnen uitleggen, het grootboek. Geld stroomt de
1:17
Speaker 2: hele dag door een bedrijf heen, klanten betalen facturen, leveranciers
1:20
Speaker 2: worden goedgekeurd, salarissen worden uitbetaald, voorraad komt binnen en geld
1:23
Speaker 2: wordt gestort of opgenomen op een bankrekening. Elk van deze
1:26
Speaker 2: gebeurtenissen verandert het financiële plaatje van het bedrijf. Dus, wat
1:29
Speaker 2: is het grootboek precies? Is het gewoon weer een scherm
1:31
Speaker 2: in Dynamics 365 Finance vol met boekhoudkundige termen die alleen
1:34
Speaker 2: financiële mensen begrijpen? Nee, dat is het niet. Zie het
1:37
Speaker 2: als het centrale grootboek in een kantoorgebouw. Elke financiële transactie
1:41
Speaker 2: moet in dat boek onder de juiste rubriek worden vastgelegd,
1:43
Speaker 2: zodat het bedrijf later kan zien waar het geld vandaan kwam,
1:45
Speaker 2: waar het naartoe ging en wat er nog over is.
1:47
Speaker 2: Aan het einde van deze aflevering begrijpt u wat het
1:49
Speaker 2: precies is en hoe de verschillende onderdelen in elkaar passen.
1:52
Speaker 2: We beginnen met het probleem dat het grootboek oplost. Het grootboek,
1:56
Speaker 2: de centrale financiële administratie van het bedrijf. 560 woorden. Stel
2:00
Speaker 2: je voor dat je een bedrijf runt met een spreadsheet
2:02
Speaker 2: voor de verkoop, een andere voor de facturen van leveranciers,
2:04
Speaker 2: een aparte tool voor de salarisadministratie en iemands persoonlijke bestand
2:07
Speaker 2: voor bankbetalingen. Dat kan een tijdje werken. Maar al snel
2:10
Speaker 2: stelt de financiële afdeling een simpele vraag. Hoeveel contant geld
2:13
Speaker 2: hebben we op dit moment? De ene spreadsheet toont een
2:15
Speaker 2: bepaald bedrag, het bankbestand een ander en het verkoopteam heeft
2:18
Speaker 2: een derde bedrag omdat een betaling nog niet is verwerkt.
2:20
Speaker 2: Niemand weet dus welk bedrag in het rapport thuis hoort.
2:23
Speaker 2: En dat is precies het probleem dat het grootboek oplost.
2:25
Speaker 2: Het biedt het bedrijf één financieel overzicht waarin alle boekhoudkundige
2:28
Speaker 2: transacties op een consistente manier samenkomen, in plaats van dat
2:31
Speaker 2: de financiële afdeling cijfers uit verschillende bestanden moet samenvoegen. Simpel
2:35
Speaker 2: gezegd is het grootboek een register van de debat en
2:37
Speaker 2: creditbookingen van het bedrijf. Deze boekingen staan onder rekeningen zoals
2:41
Speaker 2: contant geld, verkoopopbrengsten, uurkosten, voorraad of crediteuren. Je hoeft je
2:45
Speaker 2: nog geen zorgen te maken over debet en credit. Zie
2:47
Speaker 2: ze in plaats daarvan als de twee kanten van elke
2:49
Speaker 2: financiële gebeurtenis. Wanneer waarde ergens binnenkomt, registreert het systeem waar
2:53
Speaker 2: die waarde vandaan komt of wat het bedrijf nu verschuldigd
2:55
Speaker 2: is en de twee kanten komen altijd overeen. Deze regel
2:57
Speaker 2: zorgt ervoor dat de boekhouding in evenwicht blijft. Laten we
3:00
Speaker 2: het nu hebben over hoe Dynamics 365 Finance dit organiseert.
3:03
Speaker 2: Het houdt een grootboek bij voor elke rechtspersoon, dat wil
3:05
Speaker 2: zeggen het bedrijf dat zijn eigen financiële administratie bijhoudt, zijn
3:08
Speaker 2: eigen rapporten indient en mogelijk zijn eigen fiscale en bankverplichtingen heeft.
3:12
Speaker 2: Een groep kan bijvoorbeeld bestaan uit een bedrijf in het
3:14
Speaker 2: Verenigd Koninkrijk en een in Duitsland. Hoewel ze kunnen samenwerken,
3:17
Speaker 2: heeft elk bedrijf zijn eigen financiële administratie nodig, omdat elk
3:19
Speaker 2: bedrijf zijn eigen geld, verplichtingen en rapportagebehoeften heeft. Elke rechtspersoon
3:23
Speaker 2: krijgt dus een eigen grootboek. Het grootboek heeft een aantal
3:25
Speaker 2: bouwstenen nodig voordat er financiële transacties kunnen worden geboekt. De
3:28
Speaker 2: eerste bouwsteen is een rekeningsschema, de lijst met rekeningnamen en
3:31
Speaker 2: nummers die het geld van het bedrijf ordenen. Het heeft
3:33
Speaker 2: ook een fiscale kalender nodig die Dynamics 365 Finance vertelt
3:36
Speaker 2: hoe het financiële jaar is opgedeeld in perioden, zoals maanden.
3:39
Speaker 2: Zonder deze kalender kan het systeem een transactie niet in
3:41
Speaker 2: de juiste boekhoudperiode plaatsen of de financiële afdeling helpen bij
3:44
Speaker 2: het opstellen van een maandafsluitingsapport. Dan is er nog de boekhoudvaluta,
3:47
Speaker 2: ook wel de thuisvaluta genoemd. die het grootboek een gemeenschappelijke
3:49
Speaker 2: geldtaal geeft voor de financiële gegevens, zelfs wanneer het bedrijf
3:53
Speaker 2: in andere valuta koopt of verkoopt. Stel je een bedrijf
3:55
Speaker 2: voor dat aandelen in euro's koopt, maar de boekhouding in
3:58
Speaker 2: Britse ponden opstelt. De aankoop moet nog steeds in één
4:00
Speaker 2: centrale financiële administratie worden verwerkt, waarbij de boekhoudvaluta van het
4:03
Speaker 2: bedrijf wordt gebruikt voor de eigen rapportages. Deze instellingen lijken
4:06
Speaker 2: misschien details, maar ze bepalen elke boek in die volg.
4:09
Speaker 2: Waarom hecht de financiële afdeling dan zoveel waarde aan één
4:11
Speaker 2: gedeelde administratie? Omdat rapporten een cijfer nodig hebben dat mensen
4:14
Speaker 2: kunnen vertrouwen, en wanneer een manager een balansrapport opent, moet
4:16
Speaker 2: hij of zij weten dat het afkomstig is van dezelfde
4:18
Speaker 2: financiële administratie die de winst- en verliesrekening en de balans
4:20
Speaker 2: van het bedrijf ondersteunt, zonder te hoeven vragen of iemand
4:22
Speaker 2: vergeten is een spreadsheet bij te werken na het invoeren
4:24
Speaker 2: van een factuur. Het grootboek biedt de financiële afdeling die
4:27
Speaker 2: gemeenschappelijke bron. Het vervangt niet het werk dat binnen het
4:29
Speaker 2: hele bedrijf plaatsvindt. Mensen kopen nog steeds producten, versturen facturen,
4:33
Speaker 2: betalen leveranciers, ontvangen voorraad en voeren de salarisadministratie uit, maar
4:36
Speaker 2: de financiële impact van deze gebeurtenissen komt in een gecontroleerde
4:38
Speaker 2: vorm in het grootboek terecht, waardoor de financiële afdeling een
4:40
Speaker 2: duidelijk antwoord heeft wanneer iemand vraagt, waarom staat dit saldo hier?
4:42
Speaker 2: Dubbele boekhouding zorgt ervoor dat het antwoord eerlijk is, omdat
4:45
Speaker 2: elk geboekt bedrag een gelijke boeking aan de andere kant heeft.
4:48
Speaker 2: Dus als het bedrijf een debet van 100 boekt, boekt
4:50
Speaker 2: het ook een credit van 100. Geen verborgen rekensom. De
4:53
Speaker 2: rekeningen veranderen afhankelijk van wat er is gebeurd, maar het
4:55
Speaker 2: totaal van de debit en het totaal van de credit
4:57
Speaker 2: moeten in evenwicht zijn. Dynamics 365 Finance volgt die regel
5:01
Speaker 2: wanneer boekingen in het grootboek terechtkomen, waardoor een eenzijdig financieel
5:04
Speaker 2: overzicht wordt voorkomen. Het grootboek is de scheenplek waar cijfers verdwijnen.
5:08
Speaker 2: Het is de belangrijkste financiële administratie van het bedrijf, gebouwd
5:11
Speaker 2: op gedeelde regels en evenwichtige boekingen. Maar zo'n omvangrijke administratie
5:14
Speaker 2: heeft een duidelijk archivering systeem nodig en dat begint met
5:17
Speaker 2: het rekeningsschema. Rekensschema en financiële dimensies, de archiefkast. Welkom terug
5:22
Speaker 2: bij Knowledge Nuggets. Ik ben Mirko Peters en vandaag openen
5:25
Speaker 2: we de financiële archiefkast vanuit het rekeningsschema en de financiële dimensies.
5:29
Speaker 2: Waar gaat een transactie naartoe zodra deze in het grootboek
5:31
Speaker 2: is beland? Naar een rekening. Het rekeningsschema is de gestructureerde
5:34
Speaker 2: lijst die een rechtspersoon gebruikt om zijn financiën te ordenen.
5:37
Speaker 2: Stel je het voor als een archiefkast met gelabelde laden.
5:40
Speaker 2: Elke lade heeft een doel en elke transactie moet zijn
5:42
Speaker 2: eigen plek vinden. Zonder die labels zou een bedrijf misschien
5:45
Speaker 2: wel weten dat er geld is verplaatst, maar niet kunnen
5:47
Speaker 2: uitleggen wat dat geld betekende. Het rekeningsschema bevat de belangrijkste rekeningen,
5:50
Speaker 2: oftewel de algemene financiële labels voor transacties. Contant geld is
5:53
Speaker 2: een belangrijke rekening, net als omzet, huurkosten... crediteuren en voorraad.
5:57
Speaker 2: Wanneer een bedrijf kantoorhuur betaalt, gaat het geld van de
6:00
Speaker 2: kasrekening naar de huurkosten. De aankoop van producten voor latere
6:03
Speaker 2: verkoop geeft waarde aan de voorraad. Het ontvangen van een
6:05
Speaker 2: onbetaalde leveranciersfactuur plaatst de verplichting in de crediteurenrekening. Elke belangrijke
6:09
Speaker 2: rekening geeft elke post een duidelijke plek. Het is een
6:11
Speaker 2: eenvoudig concept, maar het vormt de basis van elk financieel rapport.
6:14
Speaker 2: Rekeningen vallen uit één in grotere groepen die de financiële
6:16
Speaker 2: afdeling gebruikt om de balans en de winst- en verliesrekening
6:18
Speaker 2: op te stellen. Activa, passiva en eigen vermogen horen op
6:21
Speaker 2: de balans, waar beschreven staat wat het bedrijf bezit, verschuldigd
6:23
Speaker 2: is en wat het resterende eigendom is. Omzet en kosten
6:26
Speaker 2: staan op de winst- en verliesrekening, die een andere vraag beantwoordt.
6:28
Speaker 2: Heeft het bedrijf in deze periode meer verdiend dan uitgegeven?
6:31
Speaker 2: Contant geld en voorraad zijn activa. Crediteuren zijn passiva, het
6:34
Speaker 2: geld dat we aan leveranciers verschuldigd zijn. Verkoopopbrengsten registreren de
6:37
Speaker 2: inkomsten uit goederen of diensten. Huurkosten registreren de operationele kosten.
6:41
Speaker 2: Wanneer rekeningen de juiste categorieën hebben, kan Dynamics 365 Finance
6:44
Speaker 2: bedragen in het juiste deel van een financieel rapport plaatsen.
6:47
Speaker 2: Maar een rekeningnaam alleen vertelt je vaak niet genoeg. Stel,
6:50
Speaker 2: je hebt een rekening genaamd reiskosten. Die geeft aan dat
6:52
Speaker 2: er geld is uitgegeven aan reizen, maar niet wie het
6:54
Speaker 2: heeft uitgegeven of welk onderdeel van het bedrijf heeft betaald.
6:55
Speaker 2: Dat is waar financiële dimensies van pas komen. Dit zijn
6:58
Speaker 2: extra labels die aan elke invoer worden gekoppeld, zoals afdeling, kostenplaats,
7:01
Speaker 2: bedrijfseenheid of locatie. Zie de hoofdrekening als de onderwerpregel op
7:04
Speaker 2: een formulier. Dimensies vullen de details eronder in. Reiskosten vertelt
7:08
Speaker 2: je wat er is gedaan. Afdeling kan aangeven dat het
7:11
Speaker 2: bij de verkoop hoort. Kostenplaats kan het teambudget identificeren. Bedrijfseenheid
7:15
Speaker 2: scheidt bedrijfsonderdelen. Locatie geeft aan of de kosten bij Londen,
7:18
Speaker 2: Berlijn of een ander kantoor horen. Stel je nu voor
7:21
Speaker 2: dat drie medewerkers vluchten boeken voor klantafspraken. Alle drie de
7:24
Speaker 2: kosten worden geboekt op dezelfde hoofdrekening voor reiskosten, maar één
7:27
Speaker 2: boeking heeft verkoop als afdeling, een andere ondersteuning en een derde, financiën.
7:31
Speaker 2: De financiële afdeling kan vervolgens de totale reisuitgaven van het
7:34
Speaker 2: bedrijf bekijken. Of ze kan een scherpere vraag stellen, hoeveel
7:36
Speaker 2: heeft de verkoopafdeling deze maand aan reizen uitgegeven? Hoeveel heeft
7:38
Speaker 2: de ondersteuning uitgegeven? Is de financiële afdeling binnen het budget gebleven?
7:42
Speaker 2: De uitgave hoefde niet per team een aparte hoofdrekening te hebben.
7:45
Speaker 2: De dimensies bieden die aparte weergave. Een bedrijf wil niet
7:47
Speaker 2: dat mensen willekeurige labels kiezen en onoverzichtelijke gegevens creëren. Een
7:51
Speaker 2: reiskostenpost kan bijvoorbeeld een afdeling en kostenplaats vereisen, terwijl een
7:54
Speaker 2: bankboeking minder details nodig heeft. Dynamics 365 Finance regelt dit
7:57
Speaker 2: via rekeningstructuren en regels. Een rekeningstructuur bepaalt de toegestane combinatie
8:01
Speaker 2: van hoofdrekening en dimensies. Simpel gezegd, het vertelt het systeem
8:05
Speaker 2: welke labels bij welke rekening horen en welke waarde gebruikers
8:08
Speaker 2: kunnen kiezen. Een boeking voor reiskosten kan bijvoorbeeld een afdeling
8:11
Speaker 2: en kostenplaats vereisen. Een kasboeking staat mogelijk alleen een bedrijfseenheid toe.
8:15
Speaker 2: Als iemand probeert een huurkostenpost te boeken met een locatie
8:17
Speaker 2: die er niet bij hoort of een vereiste afdeling weglaat,
8:19
Speaker 2: blokkeert het systeem de boeking voordat deze de gegevens bereikt.
8:22
Speaker 2: Dat zorgt ervoor dat rapporten overzichtelijk blijven, omdat de regels
8:25
Speaker 2: mensen direct begeleiden op het moment dat ze de transactie invoeren.
8:27
Speaker 2: Grotere organisaties kunnen ook één rekeningsschema delen voor meerdere rechtspersonen.
8:31
Speaker 2: Ze gebruiken allemaal dezelfde lijst met rekeningen voor contanten, omzet
8:34
Speaker 2: en voorraad, waardoor groepsrapportages gemakkelijker te vergelijken zijn. Maar gedeelde
8:38
Speaker 2: rekeningnamen voegen de bedrijven niet samen tot één record. Elke
8:40
Speaker 2: rechtspersoon houdt zijn eigen grootboek bij. Stel je voor dat
8:43
Speaker 2: twee bedrijven hetzelfde archiefkastontwerp gebruiken in aparte kantoren. De labels
8:47
Speaker 2: op de laden komen overeen, maar de papieren erin behoren
8:49
Speaker 2: tot verschillende bedrijven. Het kasaldo van het ene bedrijf wordt
8:51
Speaker 2: niet gemengd met dat van de andere. Het rekeningsschema vertelt
8:54
Speaker 2: je dus wat elke boeking betekent. Financiële dimensies voegen bedrijfsdetails toe.
8:57
Speaker 2: Rekeningstructuren zorgen voor de juiste combinaties. Maar deze labels leggen
9:01
Speaker 2: alleen uit waar een boeking thuis hoort. De volgende vraag
9:03
Speaker 2: is waar die boeking begon en dat brengt ons bij subgrootboeken.
9:06
Speaker 2: Grootboek en subgrootboeken waar transacties beginnen Laten we het nu
9:10
Speaker 2: hebben over waar al die transacties daadwerkelijk beginnen. Het algemene
9:13
Speaker 2: grootboek bevat de financiële gegevens van de hele rechtspersoon, maar
9:17
Speaker 2: niet alle dagelijkse details. Dat onderscheid voorkomt veel verwarring. Wanneer
9:21
Speaker 2: een koper een factuur van een leverancier ontvangt, moet het
9:23
Speaker 2: bedrijf de naam van de leverancier, het factuurnummer... de vervaldatum,
9:26
Speaker 2: het inkoopordernummer, de betalingsstatus... de belastinggegevens en soms de afzonderlijke
9:30
Speaker 2: post te weten. De financiële afdeling heeft het boekhoudkundige resultaat nodig...
9:33
Speaker 2: maar een financieel rapport hoeft niet elke regel van elk
9:35
Speaker 2: leveranciersdocument weer te geven. Dat gedetailleerde werk wordt bijgehouden in subgrootboeken.
9:39
Speaker 2: Een subgrootboek is het onderdeel van Dynamics 365 Finance... dat
9:41
Speaker 2: de details voor een specifiek type activiteit bijhoudt. Crediteurenadministratie houdt leveranciersfacturen,
9:46
Speaker 2: verschuldigde bedragen en betalingen bij... De debiteurenadministratie houdt klantfacturen, inkomende
9:50
Speaker 2: betalingen en openstaande bedragen bij. Voorraadadministratie houdt voorraadbewegingen en waarden bij.
9:55
Speaker 2: Vaste actieve houtapparatuur, voertuigen of gebouwen bij die het bedrijf
9:58
Speaker 2: voor de lange termijn bezit. De belastingmodule houdt belastingcodes en
10:01
Speaker 2: bedragen bij. Productie houdt de financiële kant van de productie
10:04
Speaker 2: van materialen... arbeid en andere kosten bij die van invloed
10:07
Speaker 2: zijn op de uiteindelijke productprijs. Elke module bewaart de details
10:09
Speaker 2: die de gebruikers nodig hebben... maar dat betekent niet dat
10:11
Speaker 2: deze modules los van elkaar werken. Ze voeren boekhoudkundige gegevens
10:14
Speaker 2: in het grootboek in... waardoor operationele activiteiten en financiële gegevens
10:17
Speaker 2: met elkaar verbonden blijven... Neem bijvoorbeeld een leveranciersfactuur. Iemand op
10:20
Speaker 2: de afdeling krediteurenadministratie voert een factuur van een leverancier in.
10:22
Speaker 2: Ze zien wie de factuur heeft verzonden, wat de factuur dekt,
10:24
Speaker 2: wanneer de betaling verschuldigd is en of deze overeenkomt met
10:26
Speaker 2: de aankoopgegevens. Dat is de weergave op documentniveau. Achter die
10:28
Speaker 2: factuur creëert Dynamics 365 Finance het boekhoudkundige effect. Misschien heeft
10:32
Speaker 2: de leverancier kantoorhuur in rekening gebracht. Het systeem boekt de
10:35
Speaker 2: kosten in de juiste rekening en registreert het verschuldigde bedrag
10:37
Speaker 2: in de krediteurenadministratie. De factuur blijft zichtbaar in de krediteurenadministratie,
10:41
Speaker 2: terwijl de debit- en creditbookingen worden verwerkt in het grootboek.
10:43
Speaker 2: Een zakelijke gebeurtenis genereert twee nuttige weergave. De operationele weergave vraagt,
10:48
Speaker 2: welke leverancier moeten we betalen en wanneer? De boekhoudkundige weergave vraagt,
10:51
Speaker 2: welke rekeningen zijn gewijzigd door deze factuur? Je vraagt je
10:54
Speaker 2: misschien af hoe het systeem weet welke rekeningen het moet gebruiken.
10:56
Speaker 2: Niemand wil dat medewerkers bij het invoeren van een gewone
10:58
Speaker 2: factuur elke debet- en creditrekening moeten raden. Dynamics 365 Finance
11:02
Speaker 2: gebruikt hiervoor boekingsprofielen. Een boekingsprofiel bevat regels op de achtergrond
11:06
Speaker 2: die het systeem naar de juiste hoofdrekeningen voor een transactietype verwijzen.
11:09
Speaker 2: In de crediteurenadministratie kan een leveranciersboekingsprofiel het verschuldigde bedrag naar
11:12
Speaker 2: de crediteurenrekening sturen. Andere regels, gebaseerd op de factuurgegevens, sturen
11:16
Speaker 2: de andere kant van de boeking aan. Zie het plaatsen
11:18
Speaker 2: van profielen als boekhoudkundige instructies die in het proces zijn ingebouwd.
11:21
Speaker 2: Mensen voeren nog steeds het daadwerkelijke bedrijfsdocument in. Het systeem
11:25
Speaker 2: past de financiële regels van het bedrijf toe met behulp
11:27
Speaker 2: van de rekeningen en dimensies die voor die activiteit zijn toegestaan.
11:29
Speaker 2: Dit zorgt voor een consistenter resultaat dan wanneer elke gebruiker
11:32
Speaker 2: de boekhouding helemaal opnieuw moet bepalen. Er is ook een
11:34
Speaker 2: gedeelde referentie die helpt om het spoor te volgen. Oh,
11:37
Speaker 2: dat heet een voucher. Een voucher koppelt het brondocument, de
11:40
Speaker 2: subgrootboekboekingen en de boekingen die in het grootboek terechtkomen. Als
11:43
Speaker 2: een financieel medewerker een bedrag in het grootboek ziet en
11:45
Speaker 2: wil weten waar het vandaan komt, helpt de voucher om
11:47
Speaker 2: het terug te traceren naar de bron. Dat is belangrijk
11:50
Speaker 2: wanneer iemand een heel normale vraag stelt, wat is dit bedrag?
11:53
Speaker 2: In plaats van te zoeken in rapporten, e-mails en mappen,
11:56
Speaker 2: kan het team de voucher volgen van een grootboekboeking naar
11:59
Speaker 2: de leveranciersfactuur, productontvangst, klantfactuur of ander brondocument. De voucher vervangt
12:04
Speaker 2: het originele document niet. Het verbindt de financiële gegevens met
12:08
Speaker 2: dat document. Dus wanneer u een leveranciersfactuur opent in de krediteurenadministratie,
12:11
Speaker 2: kijkt u naar het bedrijfsdocument en de betalingsgegevens. Wanneer u
12:14
Speaker 2: de voucher of grootboektransactie opent, bekijkt u de financiële boeking
12:17
Speaker 2: achter dat document. Dezelfde gebeurtenis, ander doel. Deze scheiding stelt
12:21
Speaker 2: operationele teams in staat om te werken met de details
12:23
Speaker 2: die ze nodig hebben, terwijl de financiële afdeling de rekeningssaldie
12:26
Speaker 2: kan controleren, ordenen en rapporten kan opstellen zonder dat elk
12:29
Speaker 2: rapport een lange lijst met factuurregels wordt. Het grootboek blijft
12:31
Speaker 2: gericht op de boekhoudkundige gegevens. Subgrootboeken houden de bedrijfsdetails dicht
12:36
Speaker 2: bij de mensen die ze nodig hebben. Vouchers en boekingsprofielen
12:38
Speaker 2: verbinden beide kanten, zodat een getal in een rapport nog
12:40
Speaker 2: steeds kan worden teruggeleid naar de gebeurtenis die het heeft gegenereerd.
12:42
Speaker 2: Laten we nu een eenvoudige aankoop volgen van het bestellen
12:45
Speaker 2: van goederen tot de boekhoudkundige boekingen die daaruit voortvloeien. Een
12:48
Speaker 2: voorbeeld van een aankoop. Hoe geld door Dynamics 365 stroomt. Stel,
12:53
Speaker 2: uw bedrijf bestelt 100 bureaustoelen bij een leverancier. Het proces
12:56
Speaker 2: begint met een inkooporder. Dat document beschrijft wat het bedrijf
12:59
Speaker 2: van plan is te kopen, van wie, tegen welke prijs
13:01
Speaker 2: en hoeveel stoelen. Op dit punt is het slechts een toezegging. Oh,
13:04
Speaker 2: een plan, geen transactie. De stoelen zijn nog niet aangekomen
13:07
Speaker 2: en er is nog geen factuur verzonden. Wanneer de levering arriveert,
13:10
Speaker 2: registreert iemand een productontvangst in Dynamics 365. Deze stap bevestigt
13:14
Speaker 2: dat het bedrijf de stoelen daadwerkelijk heeft ontvangen. De voorraad
13:17
Speaker 2: neemt toe omdat u nu fysiek 100 stoelen meer beheert.
13:19
Speaker 2: En op dat moment kan Dynamics 365 een boekingspost voor
13:23
Speaker 2: de ontvangst aanmaken. Laten we dat vereenvoudigen. Stel dat de
13:26
Speaker 2: stoelen 10.000 euro kosten in de boekhoudvaluta van het bedrijf.
13:28
Speaker 2: De voorraad krijgt een debitbooking van 10.000 euro. De inkoop
13:31
Speaker 2: voor uitbetaling krijgt een creditbooking van 10.000 euro. Laat u
13:33
Speaker 2: niet in de war brengen door deze termen. Een debitbooking
13:35
Speaker 2: registreert simpelweg de waarde die in de voorraad is ingevoerd.
13:37
Speaker 2: Het bedrijf bezit nu artikelen ter waarde van 10.000 euro.
13:39
Speaker 2: De creditbooking registreert de andere kant het bedrag dat gekoppeld
13:41
Speaker 2: is aan ontvangengoederen die nog niet gefactureerd zijn. Beide kanten
13:43
Speaker 2: zijn gelijk aan 10.000 euro. Het bedrijf heeft dus de stoelen,
13:46
Speaker 2: maar nog geen factuur. De inkoop voor uitbetaling fungeert als
13:48
Speaker 2: een tijdelijke reservering, een tussenpositie tussen het ontvangen van de
13:51
Speaker 2: goederen en het ontvangen van de factuur. Het geeft aan
13:53
Speaker 2: dat we waarde hebben ontvangen en dat we een overeenkomstige
13:55
Speaker 2: factuur van de leverancier verwachten. Beide kanten zijn gelijk en
13:58
Speaker 2: dat is precies wat het systeem nodig heeft. Die balans
14:00
Speaker 2: is belangrijk omdat Dynamics 365 controleert of de totale debet-
14:03
Speaker 2: en creditbedragen overeen komen bij het aanmaken van de boekingspost.
14:06
Speaker 2: Als alleen de voorraadkant zou bestaan, zouden de records extra
14:09
Speaker 2: waarde tonen zonder aan te geven waar die vandaan komt.
14:11
Speaker 2: Zo werkt boekhouding niet. Elk bedrag heeft twee kanten, ofwel
14:14
Speaker 2: een bron en een bestemming. Een paar dagen later komt
14:17
Speaker 2: de factuur binnen. Het team krediteurenadministratie voert deze in en
14:20
Speaker 2: boekt hem. Het systeem kan de factuur koppelen aan de
14:22
Speaker 2: inkooporder en de productontvangst, zodat het bedrijf kan vergelijken wat
14:25
Speaker 2: het heeft besteld, wat het heeft ontvangen en wat de
14:26
Speaker 2: leverancier in rekening heeft gebracht. Wanneer de factuur wordt geboekt,
14:29
Speaker 2: wordt het tijdelijke inkoopvoorschotbedrag weggewerkt. Het systeem debiteert het inkoopvoorschot
14:33
Speaker 2: voor 10.000 astronomische eenheden, waardoor het daar gereserveerde bedrag wordt verlaagd.
14:37
Speaker 2: En crediteert de crediteurenrekening voor 10.000, waarmee wordt vastgelegd wat
14:40
Speaker 2: het bedrijf nu aan de leverancier verschuldigd is. Let op
14:42
Speaker 2: wat hier is veranderd. De voorraadboeking registreerde al dat de
14:45
Speaker 2: stoelen waren aangekomen. De leveranciersfactuur voegt de stoelen niet een
14:48
Speaker 2: tweede keer toe. Het verandert de verplichting van het bedrijf
14:50
Speaker 2: van een tijdelijke placeholder naar een specifiek bedrag dat verschuldigd
14:52
Speaker 2: is aan een specifieke leverancier. Dat geeft verschillende teams precies
14:55
Speaker 2: de informatie die ze nodig hebben. Het magazijnteam bevestigt dat
14:58
Speaker 2: de stoelen zijn aangekomen. De inkoper controleert de inkooporder. De
15:01
Speaker 2: crediteurenadministratie ziet de factuur en de vervaldatum van de betaling.
15:04
Speaker 2: En de financiële afdeling ziet de boekingen die via de
15:06
Speaker 2: voorraadinkoop en de crediteurenadministratie zijn verwerkt. Het is één aankoop,
15:09
Speaker 2: maar elk onderdeel van Dynamics 365 registreert alleen het onderdeel
15:12
Speaker 2: dat erbij hoort. Elke boeking krijgt ook een voucher-referentie. Stel
15:16
Speaker 2: dat een financieel manager een mutatie van 10.000 dollar in
15:18
Speaker 2: de voorraadrekening op een rapport ziet en wil weten waarom.
15:20
Speaker 2: Ze kunnen de voucher gebruiken om dat bedrag terug te
15:22
Speaker 2: traceren via de productontvangst, de inkooporder en uiteindelijk de leveranciersfactuur.
15:26
Speaker 2: Dat maakt van, waar komt dit bedrag vandaan? Een track-eerbare vraag.
15:29
Speaker 2: Het spoor loopt in beide richtingen. Iemand die de factuur controleert,
15:32
Speaker 2: kan de bijbehorende financiële boeking openen. Iemand die het grootboek controleert,
15:35
Speaker 2: kan terugtraceren naar het document dat de boeking heeft gestart.
15:37
Speaker 2: Handmatige spreadsheets verbreken deze koppeling vaak. Eén persoon werkt een
15:40
Speaker 2: voorraadbestand bij. Iemand anders voert een leveranciersfactuur in een boekhoudbestand in.
15:44
Speaker 2: De financiële afdeling kopieert de totalen aan het einde van
15:46
Speaker 2: de maand naar een ander werkblad. Een ontbrekende rij, een
15:48
Speaker 2: gewijzigd bedrag of een late update zorgt ervoor dat de
15:50
Speaker 2: gegevens niet meer kloppen. Dynamics 365 houdt de inkoopactiviteiten en
15:54
Speaker 2: de boekhoudkundige boekingen gekoppeld terwijl het werk plaatsvindt. Mensen moeten
15:57
Speaker 2: nog steeds accurate informatie invoeren en de goedkeuringsprocedure van het
16:00
Speaker 2: bedrijf volgen, anders zal het systeem een foute factuur niet
16:02
Speaker 2: omzetten in een geldige. Maar het vermindert herhaalde invoer en
16:04
Speaker 2: houdt de originele documenten dicht bij de financiële boekingen die
16:07
Speaker 2: ze genereren. Die ene aankoop genereert slechts een paar boekingen.
16:10
Speaker 2: Gedurende een normale dag boekt een bedrijf er veel meer.
16:13
Speaker 2: Deze boekingen vormen de financiële administratie en de financiële afdeling
16:16
Speaker 2: gebruikt ze voor terugkerende werkzaamheden gedurende de boekhoudperiode. Wat de
16:19
Speaker 2: financiële afdeling met het grootboek doet, dagelijkse werkzaamheden, afsluiting van
16:23
Speaker 2: de periode en belastingaangifte. Niet elke boekhoudkundige gebeurtenis begint met
16:26
Speaker 2: een inkooporder, factuur of voorraadbeweging. Soms moet de financiële afdeling
16:30
Speaker 2: direct een journaalpost boeken. Een journaalpost registreert een correctie of
16:33
Speaker 2: een financiële gebeurtenis die rechtstreeks van het financiële team komt,
16:35
Speaker 2: bijvoorbeeld het corrigeren van een boeking, het boeken van een
16:37
Speaker 2: accrual of het overboeken van een bedrag tussen rekeningen aan
16:39
Speaker 2: het einde van de periode. Het biedt de financiële afdeling
16:41
Speaker 2: een gecontroleerde manier om werkzaamheden vast te leggen die niet
16:44
Speaker 2: in een ander onderdeel van Dynamics 365 beginnen. Stel je
16:46
Speaker 2: voor dat een elektriciteitsrekening de laatste dagen van maart dekt,
16:49
Speaker 2: maar de factuur pas in april binnenkomt. De financiële afdeling
16:52
Speaker 2: kan in maart een accrual boeken, zodat de maartrekeningen de
16:54
Speaker 2: bijbehorende kosten bevatten. Wanneer de factuur later binnenkomt, verwerkt het
16:57
Speaker 2: team het document zelf. Hierdoor blijft de financiële periode gericht
17:00
Speaker 2: op wat er in die periode is gebeurd, en niet
17:01
Speaker 2: alleen op wanneer de documenten binnenkwamen. De financiële afdeling maakt
17:04
Speaker 2: ook gebruik van allocaties. Een allocatie verdeelt een bedrag over
17:07
Speaker 2: andere rekeningen, afdelingen of kostenplaatsen volgens regels die het bedrijf definieert.
17:11
Speaker 2: Een vaste allocatie volgt vaste percentages. Als de huur van
17:14
Speaker 2: het hoofdkantoor bijvoorbeeld voor 50% naar de verkoopafdeling, 30% naar
17:17
Speaker 2: de ondersteuning en 20% naar de financiële afdeling moet gaan,
17:19
Speaker 2: past het systeem die percentages toe. Een variabele allocatie verandert
17:23
Speaker 2: op basis van een bepaalde maatstaf. Zo kunnen gedeelde magazijnkosten
17:25
Speaker 2: bijvoorbeeld over verschillende bedrijfsonderdelen worden verdeeld op basis van het
17:28
Speaker 2: aantal artikelen dat elk onderdeel verwerkt. Eén team gebruikt het
17:30
Speaker 2: magazijn meer, dus krijgt het een groter deel van de
17:32
Speaker 2: kosten toegewezen. De oorspronkelijke kosten blijven traceerbaar, terwijl rapporten laten
17:36
Speaker 2: zien waar het bedrijf ervoor heeft gekozen om die kosten
17:37
Speaker 2: te dragen. Belastingen vereisen dezelfde soort controle. Dynamics 365 Finance
17:42
Speaker 2: gebruikt BTW-codes om de informatie op te slaan die nodig
17:45
Speaker 2: is voor het boeken van belastingen. Een BTW-code kan het
17:47
Speaker 2: tarief of het bedrag definiëren dat moet worden geïnt of betaald,
17:49
Speaker 2: samen met de methode die wordt gebruikt om het op
17:51
Speaker 2: een transactie toe te passen. Belasting vereist de verschillen per land, regio, staat,
17:55
Speaker 2: provincie en stad. De code geeft het systeem dus regels
17:57
Speaker 2: voor het belastinggedeelte van een verkoop of aankoop, in plaats
18:00
Speaker 2: van dat gebruikers elke keer een andere berekening moeten invoeren.
18:03
Speaker 2: Wanneer regels veranderen, werkt het bedrijf de belastinginstellingen bij. Geen
18:06
Speaker 2: handgeschreven notities of het onthouden van uitzonderingen meer nodig. Dan
18:09
Speaker 2: komt het ritme van het financiële jaar. Een fiscale kalender
18:12
Speaker 2: verdeelt het jaar in perioden, vaak maanden. Aan het einde
18:15
Speaker 2: van elke periode controleert de financiële afdeling de boekingen, boekt
18:18
Speaker 2: de nodige correcties en stelt rapporten op voor die periode.
18:20
Speaker 2: Aan het einde van het jaar bereiden de afsluitingstransacties de
18:22
Speaker 2: winst- en verliesrekening voor het volgende fiscale jaar voor. Omzet-
18:25
Speaker 2: en kostenrekeningen volgen de activiteiten gedurende één jaar. Na de
18:28
Speaker 2: afsluiting van het jaar beginnen deze rekeningen het nieuwe jaar,
18:30
Speaker 2: klaar om nieuwe inkomsten en nieuwe kosten te registreren. Het
18:32
Speaker 2: voltooide resultaat wordt via het afsluitingsproces overgeboekt naar het eigen
18:35
Speaker 2: vermogen van het bedrijf. Balansrekeningen werken anders. Contanten, voorraden, crediteuren
18:40
Speaker 2: en andere balansrekeningen behouden hun saldie omdat het bedrijf de
18:42
Speaker 2: contanten of aandelen nog steeds bezit en eventuele openstaande rekeningen
18:46
Speaker 2: nog steeds verschuldigd is aan het begin van het nieuwe jaar.
18:48
Speaker 2: Grote groeperingen staan voor nog een extra uitdaging. Een moederorganisatie
18:51
Speaker 2: heeft mogelijk één overzicht nodig van de resultaten van verschillende dochterondernemingen.
18:55
Speaker 2: Consolidatie combineert de financiële resultaten van deze bedrijven in één
18:58
Speaker 2: overzicht van de organisatie, zelfs als de dochterondernemingen in dezelfde
19:01
Speaker 2: of aparte database zijn opgeslagen. De individuele bedrijven blijven hun
19:04
Speaker 2: eigen administratie bijhouden.