Latest / M365.FM – Microsoft 365, Copilot & AI podcast in het Nederlands / Microsoft Places uitgelegd: werkplannen, bureau- en ruimteboeking, check-in en Copilot op het hybride kantoor (AI-nasynchronisatie)

Transcript

Microsoft Places uitgelegd: werkplannen, bureau- en ruimteboeking, check-in en Copilot op het hybride kantoor (AI-nasynchronisatie) · M365.FM – Microsoft 365, Copilot & AI podcast in het Nederlands

0:00
Speaker 2: Klaar voor 10 dagen vol Microsoft 365, Copilot, AI, Azure
0:05
Speaker 2: en de mensen die de toekomst van werk vormgeven? In
0:08
Speaker 2: januari is M365 komt terug en we pakken het groter aan.
0:12
Speaker 2: Doe mee aan live sessies, praktijkdemonstraties en praktische kennis van
0:16
Speaker 2: MVP's en experts uit de hele wereld. Geen generieke sliedes,
0:20
Speaker 2: geen eindeloze modewoorden. We pakken de echte uitdagingen aan Copilot Studio,
0:25
Speaker 2: AI Agents, Fabric, Beveiliging, Governance en Automatisering. Of je nu
0:30
Speaker 2: een IT-professional, ontwikkelaar of bedrijfsleider bent, er zijn sessies speciaal
0:34
Speaker 2: voor jou. Gedurende tien volle dagen kun je verschillende technologieën
0:38
Speaker 2: verkennen en in contact komen met een wereldwijde community. Kijk
0:41
Speaker 2: live mee en neem praktische inzichten mee terug naar je organisatie.
0:44
Speaker 2: 20 tot 27 januari, tien dagen, één Microsoft Community. Registratie
0:50
Speaker 2: is nu geopend. Ga naar m365com.net en verzeker je plek
0:55
Speaker 2: vandaag nog. Dat is m365com.net. Meld je nu aan op m365con.net
1:03
Speaker 2: en we zien je live in januari. Stel je voor,
1:05
Speaker 2: je rijdt eindelijk naar kantoor, vecht je door de files,
1:08
Speaker 2: vindt een parkeerplek, loopt naar je verdieping en dan zie
1:10
Speaker 2: je dat de helft van de bureaus leeg is. Je
1:12
Speaker 2: collega's werken vandaag allemaal thuis en niemand heeft je dat verteld.
1:15
Speaker 2: Die frustratie is precies wat Microsoft Places oplost. Het koppelt
1:19
Speaker 2: je agenda aan je kantoorgebouw, zodat je eindelijk weet wie
1:22
Speaker 2: er komt. Zonder places kost de coördinatie de tijd die
1:25
Speaker 2: je kwijt bent aan het uitzoeken wie er komt en
1:27
Speaker 2: waar je moet zitten, volgens onderzoek zo'n 30 minuten per dag.
1:30
Speaker 2: Dat is 2,5 uur per week aan gissen. Laten we
1:32
Speaker 2: er dus induiken. We bespreken de vier onderdelen van places
1:35
Speaker 2: en laten zien hoe ze samenwerken. Aan het einde weet
1:38
Speaker 2: je precies wat deze tool doet en of het de
1:39
Speaker 2: moeite waard is om hem in jouw bedrijf te activeren.
1:41
Speaker 2: Het hybride werkprobleem waarom je places nodig hebt. Laten we
1:44
Speaker 2: beginnen met het probleem, want hybride werken heeft een nieuwe
1:47
Speaker 2: hoofdpijn gecreëerd waar niemand echt op had gerekend. Denk eens
1:49
Speaker 2: na over hoe je je kantoordagen tegenwoordig coördineert. Misschien stuur
1:51
Speaker 2: je een Slack bericht. Start je een e-mail-enquête of kom
1:53
Speaker 2: je gewoon opdagen in de hoop dat er iemand anders is.
1:55
Speaker 2: Het is rommelig, inefficiënt en afhankelijk van iedereen die eraan
1:58
Speaker 2: denkt om zijn of haar status bij te werken. Microsofts
2:00
Speaker 2: eigen onderzoek bevestigt dit. 48% van de werknemers wil flexibelere werktijden,
2:05
Speaker 2: maar 43% voelt zich niet verbonden met het bedrijf. Die
2:08
Speaker 2: twee dingen staan lijnrecht tegenover elkaar. Mensen willen flexibiliteit, maar
2:11
Speaker 2: ze willen ook verbondenheid. De huidige manier van hybride werken,
2:14
Speaker 2: waarbij je hoopt dat je overlapt met je team, biedt
2:16
Speaker 2: geen van beide. Het probleem zit hem niet in het
2:18
Speaker 2: kantoor zelf. Het is niet dat kantoren slecht zijn, maar
2:20
Speaker 2: dat je geen informatie hebt over wie er wanneer komt.
2:23
Speaker 2: Je werkt in het duister en weet niet of je
2:24
Speaker 2: hele team dinsdag op kantoor verschijnt of dat het een
2:26
Speaker 2: spookstad is. Microsoft keek hiernaar en dacht, wat als we
2:29
Speaker 2: een oplossing ontwikkelen die geïntegreerd is in de tools die
2:32
Speaker 2: je al gebruikt. Geen aparte app die je moet openen,
2:34
Speaker 2: geen extra login, maar iets dat direct in Outlook en
2:37
Speaker 2: Teams zit, waar je je dag toch al doorbrengt. Aanhalingsteken,
2:40
Speaker 2: dat is Microsoft Places. Wat Places precies is, een duidelijke definitie.
2:44
Speaker 2: Wat is Microsoft Places nu precies? Laten we dat eens
2:46
Speaker 2: duidelijk maken. Ten eerste is het geen aparte app die
2:49
Speaker 2: je installeert. Je hoeft niet naar een website te gaan,
2:51
Speaker 2: een account aan te maken of een nieuwe interface te
2:52
Speaker 2: leren kennen. Places is geïntegreerd in Outlook en Teams en
2:55
Speaker 2: verschijnt in je agenda en chat. Het is verweven met
2:58
Speaker 2: de tools die je al dagelijks gebruikt. Zie het als
3:00
Speaker 2: een digitale receptie voor je kantoorgebouw. Je weet hoe een
3:03
Speaker 2: receptioniste weet wie er in het gebouw is, welke ruimtes
3:05
Speaker 2: gereserveerd zijn en waar mensen zitten. Places doet dat voor
3:07
Speaker 2: je hele organisatie en dat gebeurt automatisch. Dit zijn de
3:10
Speaker 2: belangrijkste onderdelen. Ten eerste de Places Directory. Dat is de
3:13
Speaker 2: database die je gebouwen, verdiepingen en bureaus scant. Het is
3:16
Speaker 2: de plattegrond van je fysieke kantoor. Dan zijn er de
3:18
Speaker 2: werkplanningen waarmee je mensen kunt laten weten op welke dagen
3:20
Speaker 2: je van plan bent te komen. Vervolgens kun je reserveren,
3:22
Speaker 2: een specifiek bureau of een specifieke ruimte boeken. En dan
3:24
Speaker 2: is er de incheck functie waarmee je bevestigt dat je
3:26
Speaker 2: daadwerkelijk bent aangekomen. En tot slot de analyses die je
3:28
Speaker 2: facilitaire team laten zien welke ruimtes daadwerkelijk worden gebruikt. Het
3:31
Speaker 2: belangrijkste inzicht is dit places koppelt je teams aangegevens wie
3:35
Speaker 2: er komt en welke vergaderingen ze hebben aan gegevens over
3:37
Speaker 2: je fysieke ruimte, zoals welke bureaus en kamers beschikbaar zijn.
3:40
Speaker 2: Het is de brug tussen je digitale agenda en je
3:42
Speaker 2: fysieke gebouw. Laten we beginnen met de eerste functie die
3:45
Speaker 2: je daadwerkelijk zult gebruiken, want daar begint de echte waarde.
3:48
Speaker 2: Je werkplanning instellen en mensen laten weten wanneer je er bent.
3:50
Speaker 2: Dit is de eerste functie die je echt zult gebruiken
3:52
Speaker 2: en het is verrassend eenvoudig. Het heet een werkplanning. Een
3:55
Speaker 2: werkplanning is gewoon een manier om je collega's te laten weten. Hé,
3:57
Speaker 2: ik ben van plan om op deze dagen op kantoor
3:58
Speaker 2: te zijn. Je stelt het één keer in en het
4:00
Speaker 2: wordt elke week herhaald. Eén klik en je bent klaar.
4:02
Speaker 2: Je zegt bijvoorbeeld ik ben op dinsdag en donderdag op
4:04
Speaker 2: kantoor in gebouw 3. Dat is alles. Zodra je het
4:07
Speaker 2: hebt ingesteld. verschijnen er kleine pictogrammen in je agenda en
4:10
Speaker 2: kunnen je teamgenoten ze zien. Wanneer ze hun week plannen,
4:12
Speaker 2: zien ze dat je op donderdag komt, dus misschien besluiten
4:14
Speaker 2: ze dan ook te komen. Ineens heb je een echte
4:16
Speaker 2: werkdag op kantoor zonder ook maar één Slack-bericht of e-mail-enquête.
4:19
Speaker 2: Nu wil ik iets belangrijks duidelijk maken. Dit is volledig optioneel.
4:23
Speaker 2: Microsoft verplicht je niet om je locatie te delen. Je
4:26
Speaker 2: kiest ervoor en je bepaalt zelf of je werkplan zichtbaar
4:28
Speaker 2: is voor je organisatie. Er is geen manier voor een
4:30
Speaker 2: beheerder om dit voor iedereen in te schakelen. Het is
4:32
Speaker 2: jouw keuze en dat is de bedoeling. Het hele punt
4:35
Speaker 2: is om je te helpen coördineren, niet om je te volgen. Dus,
4:37
Speaker 2: je hebt je werkplan opgesteld en mensen vertelt dat je
4:39
Speaker 2: donderdag komt. Nu heb je een plek nodig om te zitten,
4:42
Speaker 2: want aankomen en op zoek gaan naar een lege werkplek
4:43
Speaker 2: is bijna net zo erg als aankomen in een leeg kantoor.
4:46
Speaker 2: Bureau reserveren, je plek reserveren. Places blinkt echt uit als
4:49
Speaker 2: het gaat om het reserveren van een specifieke werkplek. Niet
4:51
Speaker 2: alleen om inchecken. In de meeste bedrijven werkbureau reserveren tegenwoordig
4:54
Speaker 2: op een van de volgende drie manieren. Wie het eerst komt,
4:55
Speaker 2: het eerst maalt. Flexwerken, waarbij je pakt wat er vrij
4:58
Speaker 2: is of je gaat gewoon elke keer op dezelfde plek
5:00
Speaker 2: zitten en hoopt dat niemand die inneemt. Geen van deze
5:02
Speaker 2: opties is ideaal. Places biedt je een kaartgebaseerde interface. Als
5:05
Speaker 2: je de app opent, zie je de plattegrond van je
5:07
Speaker 2: gebouw met alle bureaus gemarkeerd. Groen betekent beschikbaar, grijs betekent bezet.
5:11
Speaker 2: Je kunt zelf zien wie waar zit. Als je collega
5:13
Speaker 2: Sally aan bureau nummer 7 zit, verschijnen haar naam en
5:15
Speaker 2: foto op de kaart. Het is alsof je een visuele
5:17
Speaker 2: plattegrond van je hele kantoor hebt. Je kunt in- en uitzoomen,
5:19
Speaker 2: verschillende verdiepingen bekijken en zien welke voorzieningen er in de
5:22
Speaker 2: buurt zijn. En hier komt de AI in beeld. Places
5:24
Speaker 2: analyseert je Microsoft Graph-gegevens, met wie je het meest samenwerkt,
5:27
Speaker 2: met wie je e-mailt, met wie je vergadert... en beveelt
5:29
Speaker 2: bureaus aan in de buurt van die mensen. Het controleert
5:32
Speaker 2: zelfs je agenda om te zien met wie je die
5:33
Speaker 2: dag vergadert. Dus als je nou samenwerkt met Sally en
5:36
Speaker 2: ze komt donderdag, kan Places zeggen, hé, er is een
5:38
Speaker 2: bureau vrij vlak naast haar. Met één klik is je
5:40
Speaker 2: bureau gereserveerd. Places laat je niet alleen zien waar bureaus zijn.
5:44
Speaker 2: Het helpt je ook om in de buurt te zitten
5:45
Speaker 2: van de mensen met wie je het meest samenwerkt. Je
5:47
Speaker 2: kunt ook filteren op kenmerken. Heb je een toegankelijk bureau nodig,
5:50
Speaker 2: een stille zone, een bureau bij een raam? Filter daar
5:52
Speaker 2: dan gewoon op. En in plaats van het proces elke
5:54
Speaker 2: ochtend te herhalen, kunt u meerdere dagen tegelijk reserveren. Dit
5:57
Speaker 2: is een slimme functie. Als u een bureau reserveert maar
5:59
Speaker 2: niet komt opdagen, geeft Places het na een bepaalde tijd
6:01
Speaker 2: automatisch vrij. Zo kan iemand anders het innemen. Geen gereserveerde
6:05
Speaker 2: maar lege bureaus meer die ruimte verspillen. Maar bureaus zijn
6:07
Speaker 2: niet de enige ruimtes die u nodig hebt. Soms hebt
6:09
Speaker 2: u een ruimte nodig voor een vergadering en dat is
6:10
Speaker 2: waar het volgende onderdeel om de hoek komt kijken, het
6:12
Speaker 2: reserveren van een ruimte. Vind de juiste vergaderuimte. U denkt
6:15
Speaker 2: misschien dat het reserveren van een vergaderruimte eenvoudig is. Open Outlook,
6:18
Speaker 2: klik op het veld, ruimte, kies uit een lijst, maar
6:20
Speaker 2: die lijst bestaat alleen uit name. Vergaderzaal A, vergaderzaal 3.
6:23
Speaker 2: U hebt geen idee hoe die ruimte er in werkelijkheid uitziet.
6:26
Speaker 2: Is hij groot genoeg voor uw team? Is er een scherm?
6:28
Speaker 2: Is hij dicht bij uw bureau of aan de andere
6:30
Speaker 2: kant van het gebouw? De Places zoeker lost dat op.
6:32
Speaker 2: In plaats van een lijst met alleen tekst, krijgt u
6:34
Speaker 2: foto's van elke ruimte. U ziet de daadwerkelijke ruimte, de capaciteit,
6:38
Speaker 2: de apparatuur en de locatie op de plattegrond. De foto's
6:40
Speaker 2: zijn echt geen stokfoto's, dus je weet precies wat je krijgt.
6:43
Speaker 2: Je kunt zien of de ruimte een whiteboard, een groot
6:45
Speaker 2: scherm of zelfs een raam heeft. Je kunt filteren op verdieping,
6:48
Speaker 2: grote en aanwezige technologie. Dus als je een vergadering boekt,
6:52
Speaker 2: hoef je niet te gokken, je kiest. En met Copilot
6:55
Speaker 2: gaat het nog soepeler. Zeg gewoon, boek een ruimte voor
6:57
Speaker 2: mijn teamvergadering met vier personen en Copilot kiest de beste optie.
7:00
Speaker 2: Het kijkt naar het aantal deelnemers, controleert welke ruimtes beschikbaar
7:04
Speaker 2: zijn en houdt zelfs rekening met de locatie van de
7:05
Speaker 2: deelnemers in het gebouw. Als het grootste deel van je
7:07
Speaker 2: team op de derde verdieping zit, vindt het een ruimte
7:09
Speaker 2: in de buurt. Geen eindeloos scrollen door lijsten of het
7:11
Speaker 2: ontwarren van de planning meer. Copilot fungeert als een persoonlijke
7:14
Speaker 2: assistent die de plattegrond van het gebouw kent. Het kan
7:16
Speaker 2: zelfs een ruimte voorstellen op basis van het type vergadering,
7:18
Speaker 2: zoals een brainstormsessie of een klantpresentatie. Zo kun je zien
7:21
Speaker 2: welke ruimtes zich in de buurt van je bureau bevinden.
7:23
Speaker 2: Je kunt zien wie er nog meer in het gebouw is.
7:24
Speaker 2: Je boekt niet zomaar een kamer, je boekt de juiste
7:26
Speaker 2: kamer op de juiste plek voor de juiste mensen. Maar
7:28
Speaker 2: boeken is slechts de helft van het verhaal. De echte
7:30
Speaker 2: magie zit hem in het weten wie er daadwerkelijk aanwezig is.
7:33
Speaker 2: In de buurt zijn en inchecken, mensen in het gebouw vinden.
7:35
Speaker 2: Het punt met werkroosters en bureaureserveringen is dit. Ze vertellen
7:38
Speaker 2: je wat mensen van plan zijn te doen, maar intenties
7:40
Speaker 2: komen niet altijd overeen met de realiteit. Iemand zegt dat
7:42
Speaker 2: hij of zij donderdag komt, maar het kind wordt ziek.
7:44
Speaker 2: Of ze besluiten die ochtend thuis te werken. Volgens het
7:47
Speaker 2: werkrooster zijn ze er, maar dat zijn ze niet. Dat
7:49
Speaker 2: is waar inchecken van pas komt. Bedrijven kunnen automatisch detecteren
7:52
Speaker 2: wanneer je daadwerkelijk op kantoor aankomt. Wanneer je je laptop
7:54
Speaker 2: aansluit op een monitor op je bureau, weet het systeem
7:56
Speaker 2: dat je er bent. Wanneer je verbinding maakt met de
7:57
Speaker 2: wifi van het bedrijf, weet het systeem dat je in
7:59
Speaker 2: het gebouw bent. Geen QR-code scannen, geen badge scannen, het
8:02
Speaker 2: werkt gewoon. Zodra je bent ingecheckt, kunnen je collega's je zien.
8:05
Speaker 2: In Teams verschijnt er een groene stip op je profiel,
8:07
Speaker 2: zodat anderen weten dat je fysiek op kantoor bent en
8:09
Speaker 2: niet alleen online. En er is een functie genaamd, in
8:11
Speaker 2: de buurt, die dit nog handiger maakt. In elke Teams-chat
8:14
Speaker 2: kun je Ash in de buurt typen en dan zie
8:16
Speaker 2: je wie er nog meer in die chat in hetzelfde
8:18
Speaker 2: gebouw is. Het is een snelle manier om te zien, hé,
8:20
Speaker 2: Sarah is er ook. Laten we even koffie drinken. Aanhalingsteken.
8:23
Speaker 2: Je kunt ook iemand zoeken op de plattegrond. Stel dat
8:25
Speaker 2: je naast je collega Matteo wilt zitten. Je typt zijn
8:27
Speaker 2: naam en plaatsen laat je precies zien waar hij is.
8:29
Speaker 2: Met één klik kun je een bureau direct naast hem reserveren.
8:32
Speaker 2: En ook hier is privacy ingebouwd. Je bepaalt zelf of
8:34
Speaker 2: je aanwezigheid zichtbaar is, zodat niemand kan zien waar je bent,
8:36
Speaker 2: tenzij je daar toestemming voor geeft. Het is jouw keuze.
8:38
Speaker 2: Al deze gegevens, wie er binnenkomt, wie er heeft ingecheckt,
8:41
Speaker 2: welke ruimtes er gebruikt worden, zijn nuttig voor meer dan
8:43
Speaker 2: alleen het vinden van mensen. Het helpt bij het nemen
8:45
Speaker 2: van slimmere beslissingen over het kantoor zelf. Analyses en beheer,
8:49
Speaker 2: slimmere beslissingen voor het kantoor. Alles wat we tot nu
8:51
Speaker 2: toe hebben besproken, helpt jou als werknemer, maar Places geeft
8:55
Speaker 2: je facilitaire team ook iets wat ze nog nooit eerder
8:57
Speaker 2: hebben gehad, concrete gegevens over hoe het kantoor wordt gebruikt.
9:00
Speaker 2: Het probleem is dat de meeste bedrijven geen idee hebben
9:02
Speaker 2: hoeveel van hun kantoorruimte daadwerkelijk wordt gebruikt. Ze weten hoeveel
9:05
Speaker 2: bureaus ze hebben, ze weten hoeveel mensen er werken, maar
9:07
Speaker 2: ze weten niet of die bureaus de helft van de
9:09
Speaker 2: week leegstaan. Dat is duur. Vastgoed is een van de
9:11
Speaker 2: grootste kostenposten van een bedrijf en zonder data is het gissen.
9:15
Speaker 2: Blazers geeft facilitaire teams rapporten over het gebruik van bureaus
9:17
Speaker 2: en ruimtes. Ze kunnen zien welke verdiepingen druk bezet zijn
9:20
Speaker 2: en welke leeg. Ze kunnen zien welke ruimtes worden geboekt
9:22
Speaker 2: maar nooit worden gebruikt. En dit is de belangrijkste indicator,
9:24
Speaker 2: het verschil tussen geboekt en daadwerkelijk gebruikt. Een bureau kan
9:27
Speaker 2: gereserveerd zijn, maar de hele dag leeg blijven. Dat is
9:29
Speaker 2: een verspilde reservering. Places laat je dat verschil zien. Dat
9:32
Speaker 2: is waar automatische vrijgavebeleidsregels van pas komen. Als iemand een
9:34
Speaker 2: bureau boekt, maar zich niet binnen een bepaalde tijd aanmeldt,
9:36
Speaker 2: bijvoorbeeld 30 minuten, dan geeft Places het bureau automatisch vrij.
9:39
Speaker 2: Iemand anders kan het inpikken. Je hoeft niet meer langs
9:41
Speaker 2: rijen lege bureaus te lopen die allemaal gereserveerd zijn. Het
9:43
Speaker 2: systeem maakt ongebruikte ruimte vrij zonder dat iemand erover hoeft
9:46
Speaker 2: na te denken. Aan de beheerderskant heeft Microsoft ook een
9:48
Speaker 2: volwaardig beheerportaal ontwikkeld. Voorheen moest je PowerShell scripts gebruiken om
9:52
Speaker 2: een gebouw toe te voegen of een plattegrond te wijzigen.
9:54
Speaker 2: Dat was technisch, traag en vereist de specifieke IT-vaardigheden. Nu
9:57
Speaker 2: is er een webportaal waar je gebouwen, verdiepingen en bureaus
10:00
Speaker 2: direct kunt beheren. Je kunt een bureau offline halen voor onderhoud.
10:03
Speaker 2: Je kunt permanente werkplekken toewijzen. Je kunt reserveringen instellen. Alles
10:06
Speaker 2: is op één plek en het is ontworpen voor facilitaire teams,
10:09
Speaker 2: niet alleen voor IT-beheerders. En dat is waar het krachtigste
10:11
Speaker 2: aspect zit, want wanneer je al deze gegevens, werkplannen, check-ins
10:14
Speaker 2: en reserveringsgebruik koppelt, krijg je iets veel groters dan een reserveringsstool.
10:18
Speaker 2: De manier waarop alles met elkaar verbonden is, de AI
10:20
Speaker 2: gestuurde werkplek. Als je het grotere plaatje bekijkt, is Places
10:23
Speaker 2: niet zomaar een verzameling functies. Het is een datalaag die
10:26
Speaker 2: direct gegevens doorgeeft aan Copilot en de Microsoft Graph. Denk
10:29
Speaker 2: even na over wat dat betekent. Copilot kent al je agenda,
10:32
Speaker 2: je vergaderingen en met wie je samenwerkt. Nu, met Places,
10:35
Speaker 2: weet het ook waar je fysiek werkt, in welk gebouw
10:37
Speaker 2: je bent, aan welke tafel je zit en welke ruimtes
10:39
Speaker 2: beschikbaar zijn. En het kan al die informatie gebruiken om
10:42
Speaker 2: je te helpen betere beslissingen te nemen. Je kunt Copilot vragen,
10:45
Speaker 2: op welke dagen kan ik deze week het beste komen
10:47
Speaker 2: om optimaal samen te werken? Het bekijkt de werkplanning van
10:50
Speaker 2: je team, controleert wie er ingecheckt is en geeft je
10:52
Speaker 2: een antwoord. Dinsdag lijkt het meest geschikt. Vier van je
10:55
Speaker 2: vijf teamgenoten zijn op kantoor. Aanhalingsteken.