Latest / M365.FM – Microsoft 365, Copilot & AI podcast in het Nederlands / Microsoft Purview Records Management uitgelegd: bewaarlabels, records, verwijderingsbeoordeling en audit (AI-nasynchronisatie)

Transcript

Microsoft Purview Records Management uitgelegd: bewaarlabels, records, verwijderingsbeoordeling en audit (AI-nasynchronisatie) · M365.FM – Microsoft 365, Copilot & AI podcast in het Nederlands

• 0:00
  Speaker 2: Klaar voor 10 dagen Microsoft 365, Copilot, AI, Azure en
• 0:05
  Speaker 2: de mensen die de toekomst van werk vormgeven? Deze januari
• 0:09
  Speaker 2: is M365 komt terug en we pakken groter uit. Doe
• 0:12
  Speaker 2: mee voor live sessies, praktijkdemo's en praktische kennis van MVP's
• 0:16
  Speaker 2: en experts van over de hele wereld. Geen algemene presentaties,
• 0:20
  Speaker 2: geen eindeloos jargon. We pakken de echte uitdagingen aan Copilot Studio,
• 0:25
  Speaker 2: AI Agents, Fabric, Beveiliging, Governance en Automatisering. Of je nu IT-professional,
• 0:31
  Speaker 2: ontwikkelaar of zakelijk leider bent, er zijn sessies speciaal voor jou.
• 0:35
  Speaker 2: Met tien volledige dagen kun je verschillende technologieën verkennen en
• 0:38
  Speaker 2: in contact komen met een wereldwijde community. Kijk live mee
• 0:41
  Speaker 2: en neem praktische inzichten mee terug naar je organisatie. Januari 2027,
• 0:47
  Speaker 2: tien dagen, één Microsoft Community. De registratie is nu geopend.
• 0:53
  Speaker 2: Claim vandaag nog je plek. Dat kan op m365con.net. Meld
• 1:00
  Speaker 2: je nu aan op m365con.net en we zien je live
• 1:04
  Speaker 2: in januari. Een ondertekend contract verdwijnt uit een gedeelde map.
• 1:07
  Speaker 2: Niemand weet wie het heeft verwijderd, of het nog zou
• 1:09
  Speaker 2: moeten bestaan of dat er ergens anders een kopie van is.
• 1:12
  Speaker 2: Bij papieren documenten was het proces eenvoudiger. Je had een archiefkast.
• 1:16
  Speaker 2: Een afgesloten lade en een bewaarschema dat precies aangaf hoe
• 1:19
  Speaker 2: lang je elke doos moest bewaren. Vervolgens werd op een
• 1:21
  Speaker 2: geplande datum toestemming gegeven voor vernietiging. Zo werkt het tegenwoordig
• 1:25
  Speaker 2: niet meer. Een contract staat misschien in SharePoint, de goedkeuringsmail
• 1:28
  Speaker 2: in Exchange Online en de discussie in Teams, terwijl iemand
• 1:31
  Speaker 2: ook een kopie in OneDrive heeft staan. Dus, wat houdt
• 1:33
  Speaker 2: dat allemaal precies onder controle? Microsoft Purview Records Management is
• 1:37
  Speaker 2: het onderdeel van Microsoft Purview dat je organisatie helpt officiële
• 1:41
  Speaker 2: records de vereiste tijd te beschermen en ze daarna op
• 1:44
  Speaker 2: een gecontroleerde manier te verwijderen. Dat klinkt simpel, maar het
• 1:47
  Speaker 2: risico als je het fout doet is groot. Als iemand
• 1:50
  Speaker 2: vraagt waarom je een document hebt bewaard, gewijzigd of verwijderd, is,
• 1:52
  Speaker 2: we denken dat dat is wat er gebeurde, geen goed antwoord.
• 1:55
  Speaker 2: Je hebt een duidelijke regel nodig, een helder proces en
• 1:57
  Speaker 2: een geschiedenis van wat mensen hebben gedaan. Zie Microsoft 365
• 2:00
  Speaker 2: als een modern kantoorpand. SharePoint, OneDrive, Exchange Online en Teams
• 2:04
  Speaker 2: zijn de ruimtes waar het werk plaatsvindt. Purview Records Management
• 2:07
  Speaker 2: werkt op de achtergrond. Het is geen app waar de
• 2:09
  Speaker 2: meeste medewerkers hun dag doorbrengen. Het is meer als het
• 2:11
  Speaker 2: archief in de kelder dat de regels bepaalt voor welk
• 2:13
  Speaker 2: papierwerk officieel wordt... Hoe lang het blijft en wanneer het
• 2:16
  Speaker 2: het pand mag verlaten. In dit kennisfragment onderscheiden we eerst
• 2:19
  Speaker 2: een gewoon bestand van een officieel record. Kijken we naar
• 2:21
  Speaker 2: de regel die aan dat record is gekoppeld. De controles
• 2:23
  Speaker 2: die het beschermen. De beoordeling voor verwijdering en de auditgeschiedenis
• 2:26
  Speaker 2: die helpt aan te tonen wat er is gebeurd. Eerst
• 2:28
  Speaker 2: moeten we de vraag achter elke regel voor records beantwoorden.
• 2:31
  Speaker 2: Wat telt eigenlijk als een record? Een record is meer
• 2:34
  Speaker 2: dan een bestand. Een record is officieel bewijs dat uw
• 2:36
  Speaker 2: organisatie iets heeft gedaan, besloten, goedgekeurd of afgesproken. Dat kan
• 2:40
  Speaker 2: een getekend contract zijn, een definitief financieel rapport, een personeelsdossier
• 2:44
  Speaker 2: of een goedgekeurd bedrijfsbeleid. Het woord officieel is hiervan belang.
• 2:48
  Speaker 2: Uw team maakt misschien wel tien concepten van een beleid
• 2:50
  Speaker 2: voordat het management de definitieve versie goedkeurt. Die concepten maken
• 2:53
  Speaker 2: deel uit van het werk, maar ze hebben niet hetzelfde
• 2:55
  Speaker 2: gewicht als het goedgekeurde beleid dat aangeeft wat mensen moeten doen.
• 2:58
  Speaker 2: Denk eens aan een contract. Tijdens onderhandelingen heeft uw woord
• 3:01
  Speaker 2: documenten met wijzigingen, opmerkingen en namen als contractdefinitief V3 of
• 3:05
  Speaker 2: contractdefinitief V3 echt definitief. Dat zijn werkbestanden waarvan wordt verwacht
• 3:09
  Speaker 2: dat ze veranderen. Vervolgens wordt de overeenkomst getekend en die
• 3:11
  Speaker 2: getekende kopie wordt het bewijs van wat beide partijen hebben afgesproken.
• 3:14
  Speaker 2: De e-mail die de definitieve goedkeuring bevestigt, kan ook van
• 3:17
  Speaker 2: belang zijn. En die items vereisen meer zorg omdat ze
• 3:19
  Speaker 2: jaren later een vraag kunnen beantwoorden. Wat hebben we afgesproken?
• 3:21
  Speaker 2: Wie heeft het goed gekeurd? Wanneer eindigde de overeenkomst? Daarom
• 3:24
  Speaker 2: hoeft niet elk bestand op dezelfde manier te worden behandeld.
• 3:26
  Speaker 2: Als u elk concept chat, notitie en download als een
• 3:29
  Speaker 2: formeel record behandeld, creëert u een enorme berginhoud die lastig
• 3:32
  Speaker 2: te beheren is. U bewaart ook meer informatie dan u
• 3:34
  Speaker 2: nodig heeft. Maar als u de officiële items niet beschermt,
• 3:36
  Speaker 2: kunt u bewijsmateriaal verliezen waar uw organisatie op vertrouwt. Recordsbeheer
• 3:40
  Speaker 2: helpt u om die grens te trekken. Voor elk type
• 3:42
  Speaker 2: record heeft uw organisatie een duidelijke regel met drie onderdelen nodig.
• 3:45
  Speaker 2: Ten eerste, de bewaartrigger. Wat doet de klok starten? Soms
• 3:48
  Speaker 2: is het simpel. U bewaart een definitief rapport wellicht een
• 3:51
  Speaker 2: vast aantal jaren nadat het bestand is aangemaakt. Andere records
• 3:54
  Speaker 2: volgen in plaats daarvan een zakelijke gebeurtenis. Een contract moet
• 3:56
  Speaker 2: mogelijk een aantal jaren na afloop van het contract bewaard blijven.
• 3:59
  Speaker 2: Een personeelsdossier moet mogelijk een periode bewaard blijven nadat de
• 4:01
  Speaker 2: medewerker uit dienst is gegaan. In beide gevallen is de
• 4:04
  Speaker 2: aanmaakdatum van het bestand niet de belangrijkste datum. De zakelijke
• 4:07
  Speaker 2: gebeurtenis is dat wel. Ten tweede, de bewaartermijn, hoe lang
• 4:10
  Speaker 2: u het bewaart. Uw organisatie beslist dit op basis van
• 4:13
  Speaker 2: haar eigen zakelijke, juridische en compliancebehoeften. Purview bepaalt niet of
• 4:16
  Speaker 2: een contract vijf of zeven jaar bewaard moet blijven. De
• 4:19
  Speaker 2: eigenaren van het bedrijfsproces beslissen dat... Samen met juridische of
• 4:23
  Speaker 2: compliance teams. Ten derde, wat gebeurt er als de tijd
• 4:26
  Speaker 2: om is? Misschien kan het record worden verwijderd, misschien moet
• 4:28
  Speaker 2: iemand het eerst beoordelen of misschien moet er eerst een
• 4:30
  Speaker 2: ander bedrijfsproces plaatsvinden voor verwijdering. De kern is dat de
• 4:33
  Speaker 2: eindactie vanaf het begin moet worden gepland en niet pas
• 4:36
  Speaker 2: jaren later moet worden bedacht wanneer mappen al volstaan. Laten
• 4:38
  Speaker 2: we teruggaan naar dat getekende contract. De regel zou als
• 4:41
  Speaker 2: volgt kunnen luiden, bewaar de getekende overeenkomst 7 jaar nadat
• 4:44
  Speaker 2: het contract afloopt en stuur het daarna ter beoordeling voor verwijdering.
• 4:47
  Speaker 2: Die ene zin geeft je de trigger, de periode en
• 4:49
  Speaker 2: de eindactie. Dit is hoe een papieren bewaarschema verandert in
• 4:52
  Speaker 2: iets wat Microsoft 365 kan volgen. Het zakelijke team weet
• 4:56
  Speaker 2: wat het record betekent en wanneer het contract afloopt. Compliance
• 4:58
  Speaker 2: teams helpen bij het vinden van de vereiste regel en
• 5:00
  Speaker 2: Microsoft 365 beheerders zetten die goedgekeurde regel om in een
• 5:04
  Speaker 2: controle die werkt op alle locaties waar content staat. Je
• 5:06
  Speaker 2: begint dus niet met technologie, maar door te beslissen welke
• 5:09
  Speaker 2: bestanden als officieel bewijs gelden, wanneer de klok moet gaan lopen,
• 5:12
  Speaker 2: hoe lang ze bewaard moeten blijven en wat er aan
• 5:14
  Speaker 2: het einde moet gebeuren. Zodra je dat antwoord hebt, kan
• 5:17
  Speaker 2: Purview de juiste regel direct aan het item koppelen. Retentielabels
• 5:20
  Speaker 2: zijn het regelboek. Dus, zodra je weet dat een item
• 5:23
  Speaker 2: een regel nodig heeft, gebruikt Purview een retentielabel om die
• 5:26
  Speaker 2: regel aan het item te koppelen. Zie een retentielabel als
• 5:28
  Speaker 2: een digitale regelkaart die aan een document, een e-mail of
• 5:30
  Speaker 2: elk ander stuk content is bevestigd. Het label vertelt Microsoft
• 5:34
  Speaker 2: 365 wanneer het tellen moet beginnen, hoe lang het item
• 5:36
  Speaker 2: bewaard moet blijven en wat er moet gebeuren als die
• 5:38
  Speaker 2: tijd om is. En dat is belangrijk, want een contract
• 5:40
  Speaker 2: blijft niet altijd in één nette map staan. Iemand kan
• 5:42
  Speaker 2: het verplaatsen, een team kan een SharePoint site reorganiseren, of
• 5:45
  Speaker 2: het bedrijf werkt met het bestand via Teams terwijl het
• 5:47
  Speaker 2: onderliggende bestand in SharePoint blijft staan. Het label blijft gericht
• 5:51
  Speaker 2: op het item, zodat de retentieregel verbonden blijft met de
• 5:53
  Speaker 2: content die het nodig heeft. Voor een formeel record biedt
• 5:56
  Speaker 2: die controle op itemniveau veel meer precisie dan een algemene
• 5:59
  Speaker 2: regel voor een gehele locatie. Laten we een simpel voorbeeld gebruiken.
• 6:02
  Speaker 2: Je maakt een retentielabel aangenaamd contract 7 jaar na afloop,
• 6:06
  Speaker 2: daarna beoordeling van verwijdering. Zelfs zonder het beheerscherm te zien
• 6:09
  Speaker 2: kun je de bedoeling begrijpen. De klok begint niet te
• 6:11
  Speaker 2: lopen wanneer iemand het contract voor het eerst opslaat. Het
• 6:13
  Speaker 2: begint wanneer het contract afloopt en dan bewaart Purview het
• 6:16
  Speaker 2: record gedurende zeven jaar. Wanneer die zeven jaar voorbij zijn,
• 6:18
  Speaker 2: behandelt Purview het item niet zomaar als een oude download
• 6:21
  Speaker 2: in een map, maar stuurt het record naar het beoordelingsproces
• 6:22
  Speaker 2: dat door jouw organisatie is gedefinieerd. Dat is het regelboek.
• 6:25
  Speaker 2: Een retentielabel heeft drie vragen ingebouwd. Wanneer begint de klok
• 6:29
  Speaker 2: te lopen? Hoe lang blijft het record bewaard? Wat gebeurt
• 6:31
  Speaker 2: er aan het einde? De eerste vraag is belangrijker dan
• 6:33
  Speaker 2: het klinkt. Bij een eenvoudig document kan de teller gaan
• 6:36
  Speaker 2: lopen wanneer het item wordt gemaakt, voor het laatst is
• 6:37
  Speaker 2: gewijzigd of wanneer het label is toegepast. Maar veel zakelijke
• 6:40
  Speaker 2: bestanden volgen een gebeurtenis buiten het bestand zelf, zoals het
• 6:42
  Speaker 2: aflopen van een contract, het vertrek van een medewerker of
• 6:45
  Speaker 2: de afronding van een project. In die gevallen heeft het
• 6:47
  Speaker 2: record een regel nodig die de zakelijke gebeurtenis volgt en
• 6:49
  Speaker 2: niet alleen de dag dat iemand een pdf uploadde. Dit
• 6:51
  Speaker 2: is waar beginners vaak retentielabels en retentiebeleid met elkaar verwarren.
• 6:54
  Speaker 2: Ze klinken hetzelfde omdat ze beide Microsoft 365 kunnen vertellen
• 6:57
  Speaker 2: om inhoud na verloop van tijd te bewaren of te verwijderen,
• 6:59
  Speaker 2: maar ze werken op verschillende niveaus. Een retentiebeleid is als
• 7:02
  Speaker 2: het toepassen van één huisregel op een heel gebied. Je
• 7:04
  Speaker 2: kunt bijvoorbeeld een breed beleid toepassen op een Exchange Online
• 7:07
  Speaker 2: mailbox en SharePoint site of Teams berichten. Dat is logisch
• 7:10
  Speaker 2: voor algemene inhoud waarvoor één consistente regel veel informatie beslaat.
• 7:14
  Speaker 2: Misschien bewaart je organisatie algemene teams berichten voor een bepaalde tijd,
• 7:17
  Speaker 2: of misschien heeft alle inhoud op een brede zakelijke site
• 7:19
  Speaker 2: een basisretentieperiode nodig. Een retentielabel is gerichter. Het vertelt Purview
• 7:23
  Speaker 2: dit specifieke item behoort tot deze recordcategorie, dus past deze
• 7:26
  Speaker 2: specifieke regel toe. Dat maakt labels geschikter voor officiële documenten
• 7:30
  Speaker 2: die hun eigen retentiepad nodig hebben, vooral wanneer de teller
• 7:32
  Speaker 2: begint bij een zakelijke gebeurtenis of wanneer het item aan
• 7:34
  Speaker 2: het einde een controlebesluit vereist. Je kunt beide benaderingen gebruiken
• 7:37
  Speaker 2: in hetzelfde verbonden platform, maar ze lossen verschillende problemen op.
• 7:40
  Speaker 2: Beleid zorgt voor een brede dekking, terwijl labels de records
• 7:43
  Speaker 2: afhandelen die een individuele behandeling vereisen. De volgende vraag is,
• 7:46
  Speaker 2: wie plaatst het label op het item? In sommige gevallen
• 7:48
  Speaker 2: past een persoon het handmatig toe. Dit werkt wanneer iemand
• 7:51
  Speaker 2: de bedrijfskennis heeft om een officieel record op het juiste
• 7:53
  Speaker 2: moment te herkennen, zoals wanneer een definitieve overeenkomst binnenkomt of
• 7:56
  Speaker 2: een beleid wordt goedgekeurd. Het is echter lastig om erop
• 7:59
  Speaker 2: te vertrouwen dat mensen elk label elke keer onthouden. Purview
• 8:01
  Speaker 2: kan labels ook automatisch toepassen wanneer je organisatie duidelijke voorwaarden
• 8:05
  Speaker 2: definieert om de juiste inhoud te matchen met behulp van
• 8:07
  Speaker 2: bekende signalen, ingestelde eigenschappen of andere voorwaarden die het type
• 8:10
  Speaker 2: item identificeren. In plaats van gebruikers te achtervolgen en hen
• 8:13
  Speaker 2: uit een lange lijst te laten kiezen, maakt de organisatie
• 8:15
  Speaker 2: de regel en past Purview deze op de achtergrond toe.
• 8:18
  Speaker 2: De slimme aanpak hangt af van het type record. Als
• 8:20
  Speaker 2: een persoon een inschatting moet maken, kan handmatige labeltowijzing passend zijn.
• 8:23
  Speaker 2: Maar als een record een duidelijk patroon volgt, zorgt automatische
• 8:26
  Speaker 2: labeltowijzing voor meer consistentie. Hoe dan ook, het label vertaalt
• 8:29
  Speaker 2: een geschreven retentieschema naar iets waar Microsoft 365 op kan reageren.
• 8:32
  Speaker 2: Voor jou is de praktische stap eenvoudig. Neem één geschreven
• 8:35
  Speaker 2: regel en zorg ervoor dat deze die drie vragen duidelijk beantwoordt.
• 8:38
  Speaker 2: Wat start de teller? Hoe lang blijft het item bewaard?
• 8:41
  Speaker 2: Wat gebeurt er als de tijd om is? Een label
• 8:42
  Speaker 2: kan Purview vertellen een item te bewaren, maar de volgende
• 8:45
  Speaker 2: bouwsteen voegt strengere controle toe, waarbij dat item als officieel
• 8:47
  Speaker 2: bewijsstuk wordt behandeld in plaats van als gewone werkdocumenten. Recordeclaratie
• 8:51
  Speaker 2: vergrendelt het bewijsmateriaal. Een bewaarlabel vertelt Purview hoe lang een
• 8:55
  Speaker 2: item moet blijven en recordeclaratie zet de volgende stap door
• 8:58
  Speaker 2: dat item als officieel record te markeren en er strengere
• 9:00
  Speaker 2: controles op toe te passen. Zie een gewoon werkbestand als
• 9:03
  Speaker 2: papierwerk dat op iemands bureau ligt waar mensen het kunnen bijwerken,
• 9:06
  Speaker 2: opmerkingen kunnen toevoegen en het kunnen vervangen terwijl het werk
• 9:08
  Speaker 2: nog gaande is. Een gedeclareerd record is het definitieve, ondertekende
• 9:12
  Speaker 2: papierwerk dat naar een afgesloten archiefkamer is verplaatst. Het werk
• 9:14
  Speaker 2: eromheen kan doorgaan, een nieuwe versie van een beleid kan
• 9:17
  Speaker 2: worden geschreven of een contract kan worden verlengd, maar het
• 9:19
  Speaker 2: gedeclareerde record behoudt de officiële versie die op dat moment bestond.
• 9:22
  Speaker 2: Dus waarom is die vergrendeling belangrijk? Omdat officiële records bewijsmateriaal
• 9:26
  Speaker 2: kunnen worden. Een auditor moet wellicht het goedgekeurde financiële rapport
• 9:29
  Speaker 2: van een bepaald jaar zien, een juridisch team moet mogelijk
• 9:31
  Speaker 2: de ondertekende overeenkomst vinden die een geschil betrof of een
• 9:34
  Speaker 2: intern onderzoek moet bevestigen welk beleid van toepassing was toen
• 9:37
  Speaker 2: een besluit werd genomen. In elk geval is de vraag
• 9:39
  Speaker 2: niet alleen of we een bestand kunnen vinden, maar ook
• 9:41
  Speaker 2: of we erop kunnen vertrouwen dat dit het bestand is
• 9:43
  Speaker 2: dat op dat moment bestond. Dat is waar recordeclaratie voor
• 9:46
  Speaker 2: is ontworpen. Denk aan een definitief bedrijfsbeleid. Tijdens het schrijfproces
• 9:50
  Speaker 2: kunnen verschillende mensen het beleid bewerken, notities toevoegen of omwijzigingen vragen,
• 9:54
  Speaker 2: maar zodra het beleid is goedgekeurd, kan die goedgekeurde versie
• 9:57
  Speaker 2: het record worden. En het declareren als record helpt divers
• 10:00
  Speaker 2: te beschermen gedurende de vereiste tijd. Hetzelfde idee is van
• 10:03
  Speaker 2: toepassing op een ondertekende overeenkomst. Je wilt niet dat het
• 10:05
  Speaker 2: officiële ondertekende exemplaar wordt behandeld als een gewoon concept dat
• 10:08
  Speaker 2: iemand stilletjes kan vervangen, bewerken of verwijderen omdat ze een
• 10:11
  Speaker 2: map aan het opruimen waren. Een voltooid personeelsdossier kan op
• 10:13
  Speaker 2: dezelfde manier werken. Zodra het officieel zakelijk bewijsmateriaal wordt, kan
• 10:17
  Speaker 2: de organisatie een recordlabel toepassen om het gedurende de bewaarperiode
• 10:20
  Speaker 2: beschermd te houden. Hier is een belangrijk punt voor beginners.
• 10:23
  Speaker 2: Recordsbeheer controleert bewaring over de tijd heen en zorgt ervoor
• 10:26
  Speaker 2: dat een officieel item beschikbaar blijft zolang de regel vereist,
• 10:28
  Speaker 2: zelfs als iemand probeert het te verwijderen voordat die periode eindigt.
• 10:31
  Speaker 2: En het voegt ook recordcontroles toe die helpen het item
• 10:33
  Speaker 2: als bewijsmateriaal te behouden. Maar recordsbeheer verzorgt niet elke vorm
• 10:36
  Speaker 2: van bescherming in Microsoft Purview. Het versleutelt geen document, bepaalt
• 10:39
  Speaker 2: niet wie een document kan openen en voorkomt niet dat
• 10:41
  Speaker 2: iemand gevoelige informatie naar de verkeerde plek verstuurt. Dat zijn
• 10:44
  Speaker 2: andere taken. Een vertrouwelijkheidslabel beschermt toegang en delen u kunt
• 10:47
  Speaker 2: het gebruiken om versleuteling toe te passen of te beperken
• 10:49
  Speaker 2: wie een bestand kan openen. Data Loss Prevention, of DLP,
• 10:52
  Speaker 2: houdt toezicht op riskante verplaatsingen van gevoelige informatie en kan
• 10:55
  Speaker 2: acties detecteren of blokkeren, zoals het delen van beschermde informatie
• 10:58
  Speaker 2: op manieren die uw organisatie niet toestaat. Records Management beantwoordt
• 11:02
  Speaker 2: een andere vraag. Hoe lang moet dit officiële bewijsstuk bewaard
• 11:04
  Speaker 2: blijven en welke controles moeten van toepassing zijn tijdens die periode?
• 11:07
  Speaker 2: Denk aan een ondertekend contract dat vertrouwelijke voorwaarden bevat. Een
• 11:10
  Speaker 2: vertrouwelijkheidslabel kan bepalen wie er toegang toe heeft, DLP kan
• 11:13
  Speaker 2: toezien op riskant delen en een bewaarlabel dat het als
• 11:15
  Speaker 2: record aanmerkt, beheert de levensduur als bewijsstuk. zodat het contract
• 11:19
  Speaker 2: niet verdwijnt voordat de vereiste bewaartermijn is verstreken. Deze tools
• 11:21
  Speaker 2: kunnen samenwerken, maar ze mogen niet met elkaar worden verward.
• 11:24
  Speaker 2: De een beschermt het document terwijl mensen het gebruiken, de
• 11:26
  Speaker 2: ander beschermt de zakelijke verplichting door de tijd heen. Dat
• 11:29
  Speaker 2: verschil helpt u een veelgemaakte fout te voorkomen, een recordlabel
• 11:31
  Speaker 2: behandelen als een algemene beveiligingsinstelling. Dat is het niet. Een
• 11:34
  Speaker 2: recordlabel is de regel die Microsoft 365 vertelt, dit item
• 11:37
  Speaker 2: is officieel bewijsmateriaal. Bewaar het volgens dit schema en pas
• 11:40
  Speaker 2: de strengere recordcontroles toe die we hebben gekozen. Aanhalingsteken, dat
• 11:43
  Speaker 2: betekent ook dat u goed moet nadenken voordat u iets
• 11:45
  Speaker 2: als record aanmerkt. Als u elke kladversie, duplicaat en informeel
• 11:49
  Speaker 2: notitie blokkeert, maakt u het normale werk veel lastiger, want
• 11:52
  Speaker 2: het doel is het beschermen van officieel bewijsmateriaal, niet het
• 11:55
  Speaker 2: bevriezen van elk stukje inhoud zodra het verschijnt. Het bewaren
• 11:58
  Speaker 2: van een record is echter slechts het halve werk. Elke
• 12:00
  Speaker 2: bewaarregel stuit uiteindelijk op een lastigere vraag. Wanneer de vereiste
• 12:03
  Speaker 2: tijd verstrijkt, wie beslist dan dat het record eindelijk weg mag?
• 12:06
  Speaker 2: Beoordeling van verwijdering is de poortwachter voor de verwijdering. Een
• 12:09
  Speaker 2: record voor de juiste tijd bewaren is slechts het halve verhaal.
• 12:12
  Speaker 2: De andere helft is wat er gebeurt als die tijd
• 12:14
  Speaker 2: voorbij is. Die beslissing heet verwijdering en vereist zorgvuldigheid. Verwijdert
• 12:17
  Speaker 2: u een record te vroeg, dan kan uw organisatie bewijsmateriaal
• 12:20
  Speaker 2: verliezen dat nog nodig is voor een rechtszaak. een audit
• 12:22
  Speaker 2: of een zakelijk geschil. Bewaar elk voorlopig record voor altijd
• 12:25
  Speaker 2: en u eindigt met een groeiende stapel oude inhoud, meer
• 12:28
  Speaker 2: informatie om te beschermen en meer materiaal dat opgevraagd kan
• 12:30
  Speaker 2: worden in een rechtszaak. Purview Records Management biedt een poort
• 12:33
  Speaker 2: tussen die twee risico's. Dit heet beoordeling van verwijdering. Denk
• 12:37
  Speaker 2: eens even aan het oude papieren proces. Een doos bereikt
• 12:40
  Speaker 2: de geplande vernietigingsdatum, maar niemand moet die direct in de
• 12:42
  Speaker 2: versnipperaar stoppen zonder eerst te controleren. Iemand die verantwoordelijk is
• 12:46
  Speaker 2: voor de records kijkt naar de doos, bevestigt dat er
• 12:48
  Speaker 2: niets is veranderd en keurt dan goed wat er daarna
• 12:49
  Speaker 2: moet gebeuren. Beoordeling van verwijdering brengt diezelfde beslissing naar Microsoft 365.
• 12:53
  Speaker 2: Wanneer een record het einde van de bewaartermijn bereikt, kan
• 12:57
  Speaker 2: Purview het naar aangewezen reviewers sturen in plaats van het
• 12:59
  Speaker 2: direct te verwijderen. De reviewer opent het item in de
• 13:01
  Speaker 2: Purview portal en beslist of het record definitief kan worden verwijderd.
• 13:05
  Speaker 2: Die beoordeling geeft uw organisatie nog één laatste kans om
• 13:07
  Speaker 2: een praktische vraag te stellen. Is er een reden waarom
• 13:10
  Speaker 2: we dit nog nodig hebben? Neem ons contractvoorbeeld. Een contract
• 13:12
  Speaker 2: is beëindigd en de bewaartermijn van 7 jaar is inmiddels verstreken.
• 13:15
  Speaker 2: Op dat moment bereikt het contract de wachtrij voor verwijderingsbeoordeling.
• 13:19
  Speaker 2: De reviewer controleert of er een lopend geschil, een juridisch
• 13:21
  Speaker 2: verzoek of een andere zakelijke reden is om het te bewaren.
• 13:23
  Speaker 2: Als er geen reden is om het contract te bewaren,
• 13:25
  Speaker 2: kan de reviewer de verwijdering goedkeuren. Als het contract nog
• 13:28
  Speaker 2: relevant is, kan de reviewer het proces pauzeren in plaats
• 13:30
  Speaker 2: van het te laten verdwijnen enkel omdat een datum is bereikt.
• 13:33
  Speaker 2: Dat is een veel veiliger proces dan een agenda reminder
• 13:35
  Speaker 2: die iemand kan missen. Een eenvoudig recordtype heeft misschien maar
• 13:38
  Speaker 2: één beoordelingsfase nodig. Een records team kan bijvoorbeeld routinematige contracten
• 13:41
  Speaker 2: beoordelen die de einddatum hebben bereikt. Eén groep controleert de wachtrij,
• 13:45
  Speaker 2: neemt het besluit en voltooit het proces. Andere recordtype hebben
• 13:48
  Speaker 2: mogelijk meer dan één fase nodig. Een gevoelig financieel record
• 13:51
  Speaker 2: vereist wellicht bevestiging van een eigenaar dat het niet meer
• 13:53
  Speaker 2: nodig is, gevolgd door een beoordeling door compliance of een
• 13:55
  Speaker 2: records team voor de uiteindelijke actie. Purview ondersteunt dergelijke beoordelingen
• 13:59
  Speaker 2: in meerdere fasen waarbij het record meer dan één goedkeuringstap doorloopt.
• 14:02
  Speaker 2: Meer fases zorgen voor meer controle, maar ook voor meer werk.
• 14:05
  Speaker 2: Stem het proces dus af op het risico van het record.
• 14:07
  Speaker 2: Bouw geen lange goedkeuringsketen voor elk alledaags item. Laat aan
• 14:10
  Speaker 2: de andere kant niet één persoon de definitieve beslissing nemen
• 14:13
  Speaker 2: over records waarvoor input van juridische, financiële of compliance afdelingen
• 14:15
  Speaker 2: nodig is. Er is één praktische instellingskeuze die later problemen bespaart.
• 14:19
  Speaker 2: Wijzen reviewers toe via een beheerdegroep waar mogelijk in plaats
• 14:22
  Speaker 2: van één persoon te benoemen. Mensen wisselen van baan, gaan
• 14:24
  Speaker 2: met verlof of verlaten het bedrijf. Een groep kan de
• 14:27
  Speaker 2: beoordeling blijven uitvoeren terwijl de samenstelling wijzigt, waardoor records niet
• 14:30
  Speaker 2: in een wachtrij blijven staan voor iemand die er niet
• 14:32
  Speaker 2: meer werkt. U moet ook de machtigingen plannen. Een algemene
• 14:35
  Speaker 2: Microsoft 365 beheerder kan niet automatisch records beoordelen die wachten
• 14:40
  Speaker 2: op verwijdering. De personen die deze items moeten inzien en verwerken,
• 14:43
  Speaker 2: hebben de juiste beheermachtigingen voor records nodig. Het is de
• 14:46
  Speaker 2: moeite waard om dit te controleren voordat u een label
• 14:48
  Speaker 2: inschakelt dat grote hoeveelheden inhoud naar de beoordeling stuurt. Voor
• 14:50
  Speaker 2: u ligt het startpunt niet bij het Purview-scherm. Schrijf op
• 14:53
  Speaker 2: wie de definitieve beslissing neemt voor elk type record. Vraag
• 14:56
  Speaker 2: wie kan bevestigen dat het record niet langer nodig is,
• 14:58
  Speaker 2: wie de verwijdering moet goedkeuren en wat er moet gebeuren
• 15:00
  Speaker 2: als een beoordelaar een geldige juridische of zakelijke reden vindt
• 15:03
  Speaker 2: om het te bewaren. Zodra die antwoorden duidelijk zijn, kan
• 15:05
  Speaker 2: Purview het record via een herhaalbaar proces afhandelen. Nadat een
• 15:08
  Speaker 2: record is bewaard, beoordeeld en verwijderd, blijft er nog één
• 15:11
  Speaker 2: vraag over. Kunt u laten zien wat er is gebeurd?
• 15:13
  Speaker 2: De auditgeschiedenis levert het bewijs. Recordsmanagement gaat niet alleen over
• 15:16
  Speaker 2: het opstellen van een regel, het gaat er ook om
• 15:18
  Speaker 2: dat u kunt aantonen dat men deze heeft nageleefd. Dat
• 15:20
  Speaker 2: is waar de auditgeschiedenis om de hoek komt kijken. Microsoft
• 15:23
  Speaker 2: Purview Audit houdt een gecentraliseerde geschiedenis van activiteiten in Microsoft
• 15:26
  Speaker 2: 365 bij. Afhankelijk van de activiteit en uw auditconfiguratie helpt
• 15:30
  Speaker 2: het u te onderzoeken wie handelde, wat ze deden en
• 15:32
  Speaker 2: wanneer ze het deden. Voor records management is dat belangrijk
• 15:35
  Speaker 2: als iemand achteraf vragen stelt. Stel u voor dat een
• 15:37
  Speaker 2: auditor vraagt waarom een ondertekend contract niet meer bestaat. U
• 15:40
  Speaker 2: heeft meer nodig dan een lege map en iemands geheugen.
• 15:42
  Speaker 2: Uw organisatie moet de verbanden kunnen leggen. Het contract had
• 15:45
  Speaker 2: een bewaarlabel. De bewaartermijn was verstreken. De juiste beoordelaar keurde
• 15:49
  Speaker 2: de verwijderingsbeslissing goed en de activiteit werd geregistreerd. Dat creëert
• 15:52
  Speaker 2: een spoor dat u kunt onderzoeken. Misschien is de vraag anders.
• 15:55
  Speaker 2: Wie heeft het label op dit item toegepast? Probeerde iemand
• 15:58
  Speaker 2: het te verwijderen voordat de bewaartermijn was verstreken? Wanneer keurde
• 16:00
  Speaker 2: de beoordelaar de verwijdering goed? Audit Geschiedenis kan helpen die
• 16:03
  Speaker 2: vragen te beantwoorden door geregistreerde activiteiten van het hele Microsoft
• 16:07
  Speaker 2: 365 platform te bieden. Er is één onderscheid dat beginners
• 16:09
  Speaker 2: vaak verrast. De Audit Geschiedenis staat niet in het document zelf.
• 16:13
  Speaker 2: U zult geen woordbestand openen en daarin het volledige audit
• 16:16
  Speaker 2: trail vinden. Purview slaat die activiteit op in het gecombineerde
• 16:19
  Speaker 2: audit logboek. De centrale plek voor Audit Records in diensten
• 16:22
  Speaker 2: zoals SharePoint, OneDrive, Exchange Online, Teams en EntraID, zie het
• 16:26
  Speaker 2: als het bezoekers- en activiteitsregister van het gebouw, niet als
• 16:28
  Speaker 2: een notitie die aan elk velletje papier is vastgemaakt. Dat
• 16:31
  Speaker 2: betekent dat uw Audit-bewaring los moet zien van recordbewaring. Een
• 16:34
  Speaker 2: record moet mogelijk vele jaren worden bewaard. De beschikbare Audit-informatie
• 16:38
  Speaker 2: hangt af van hoe uw organisatie per view Audit heeft
• 16:41
  Speaker 2: ingesteld en welke licenties u heeft. Als u een lange
• 16:43
  Speaker 2: geschiedenis van record gerelateerde activiteiten nodig heeft, controleer dan of
• 16:46
  Speaker 2: uw auditconfiguratie die geschiedenis bewaart voor de periode die uw
• 16:48
  Speaker 2: organisatie vereist. Anders heeft u het record mogelijk nog wel,
• 16:51
  Speaker 2: maar verliest u de toegang tot oudere activiteitsdetails die de
• 16:54
  Speaker 2: reis ervan zouden verklaren. Daarom kunnen beslissingen over records niet
• 16:57
  Speaker 2: bij één team alleen liggen. Business owners begrijpen de records
• 17:00
  Speaker 2: die hun teams aanmaken. Compliance en juridische teams bepalen de
• 17:03
  Speaker 2: regels en het bewijs dat ze nodig hebben. Microsoft 365
• 17:05
  Speaker 2: beheerders configureren de labels, controleren machtigingen en auditeerinstellingen die deze
• 17:09
  Speaker 2: regels laten werken. Elke groep heeft een deel van het antwoord.
• 17:12
  Speaker 2: Het retentielabel definieert de regel. De registratieverklaring beschermt het officiële bewijs.
• 17:17
  Speaker 2: De verwijderingsbeoordeling controleert de uiteindelijke beslissing. De auditgeschiedenis documenteert het
• 17:21
  Speaker 2: spoor van deze acties. Voor u is de praktische vraag eenvoudig.
• 17:24
  Speaker 2: Als iemand over jaren een verwijdering zou aanvechten, kan uw
• 17:26
  Speaker 2: organisatie dan de regel, de goedkeuring en de geregistreerde activiteit
• 17:29
  Speaker 2: aantonen die daartoe hebben geleid. Zo niet, dan is het
• 17:31
  Speaker 2: record wellicht beschermd, maar vertoont het proces nog steeds hiëten
• 17:34
  Speaker 2: in de levenscyclus van digitale records. Dus, breng de stukjes
• 17:37
  Speaker 2: samen en Purview Records Management geeft officiële inhoud een gecontroleerd
• 17:40
  Speaker 2: pad gedurende de werkzame levensduur. Eerst bepaalt uw organisatie wat
• 17:44
  Speaker 2: als bewijslast geldt. Vervolgens het juiste retentielabel.