Latest / M365.FM – Microsoft 365, Copilot & KI Podcast auf Deutsch / Microsoft Purview Records Management erklärt: Aufbewahrungslabels, Datensätze, Dispositionsprüfung und Audit (KI-Synchronfassung)

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Microsoft Purview Records Management erklärt: Aufbewahrungslabels, Datensätze, Dispositionsprüfung und Audit (KI-Synchronfassung) · M365.FM – Microsoft 365, Copilot & KI Podcast auf Deutsch

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  Ein unterschriebener Vertrag verschwindet aus einem freigegebenen Ort.
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  Niemand weiß, wer ihn entfernt hat, ob er noch existieren sollte oder ob es eine Kopie an anderer Stelle gibt.
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  Bei Papierunterlagen war der Prozess deutlich einfacher.
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  Sie hatten einen Aktenschrank, eine abschließbare Schublade und einen Aufbewahrungsplan, der genau festlegte, wie lange jede Box aufzubewahren war.
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  Dann, an einem geplanten Datum, gab jemand die Vernichtung frei. So funktioniert die Arbeit heute nicht mehr.
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  Ein Vertrag liegt vielleicht in SharePoint, die Genehmigungs-E-Mail in Exchange Online und die Diskussion in Teams, während jemand noch eine Kopie in OneDrive hat.
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  Was genau hält also all das unter Kontrolle?
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  Microsoft Purview Records Management ist der Teil von Microsoft Purview, der Ihrer Organisation hilft, offizielle Datensätze für die erforderliche Zeit zu schützen und sie anschließend kontrolliert zu löschen.
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  Das klingt einfach, aber das Risiko, es falsch zu machen, ist groß.
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  Wenn jemand fragt, warum Sie ein Dokument behalten, geändert oder gelöscht haben, ist, wir dachten, dass es so passiert, keine gute Antwort.
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  Sie benötigen eine klare Regel, einen klaren Prozess und eine Historie darüber, was getan wurde.
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  Betrachten Sie Microsoft Renner 65 wie ein modernes Büro gebaut.
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  SharePoint, OneDrive, Exchange Online und Teams sind die Räume, in denen gearbeitet wird.
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  Purview Records Management arbeitet im Hintergrund.
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  Es ist keine weitere App, in der die meisten Mitarbeiter ihren Tag verbringen.
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  Es ist eher, wie das Archiv im Keller das Regeln festlegt, welche Unterlagen offiziell werden, wie lange sie bleiben und wann sie das Gebäude verlassen dürfen.
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  In diesem Wissensnugget unterscheiden wir zunächst zwischen einer normalen Datei und einem offiziellen Datensatz,
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  betrachten dann die damit verknüpfte Regel, die Schutzmechanismen, die Überprüfung vor der Löschung und die Prüfungshistorie, die Ihnen hilft, alles nachzuvollziehen.
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  Zuerst müssen wir die Frage hinter jeder Aufbewahrungsregel beantworten.
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  Was zählt eigentlich als ein Datensatz?
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  Ein Datensatz ist mehr als nur eine Datei.
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  Ein Datensatz ist ein offizieller Nachweis dafür, dass Ihre Organisation etwas getan, entschieden, genehmigt oder vereinbart hat.
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  Das kann ein unterzeichneter Vertrag, ein endgültiger Finanzbericht, eine Personalakte oder eine genehmigte Unternehmensrichtlinie sein.
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  Das Wort offiziell entscheiden.
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  Ihr Team erstellt vielleicht zehn Entwürfe für eine Richtlinie, bevor die Geschäftsführung die finale Version genehmigt.
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  Diese Entwürfe sind Teil der Arbeit, haben aber nicht dasselbe Gewicht wie die genehmigte Richtlinie, die vorgibt, was zu tun ist.
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  Denken Sie an einen Vertrag?
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  Während der Verhandlungen haben Sie Word-Dokumente mit nachverfolgten Änderungen, Kommentaren und Namen wie Vertrag Final V3 oder Vertrag Final V3 wirklich final.
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  Das sind Arbeitsdateien, von denen man erwartet, dass sie sich ändern.
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  Dann wird die Vereinbarung unterzeichnet und diese unterschriebene Kopie wird zum Nachweis dessen, worauf Sie beide Seiten geeinigt haben.
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  Auch die E-Mail, die die endgültige Genehmigung bestätigt, kann wichtig sein.
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  Diese Elemente erfordern mehr Sorgfalt, da Sie Jahre später eine Frage beantworten könnten.
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  Was haben wir vereinbart?
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  Wer hat es genehmigt?
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  An Ende der Vereinbarung.
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  Deshalb sollte nicht jede Datei gleich behandelt werden.
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  Wenn Sie jeden Entwurf, Chat, jede Notiz und jeden Download wie einen formellen Datensatz behandeln, entsteht ein riesiger Berg an Inhalten, der schwer zu verwalten ist.
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  Außerdem speichern Sie mehr Informationen als nötig.
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  Wenn Sie jedoch die offiziellen Elemente nicht schützen, können Sie die Nachweise verlieren, auf die sich Ihre Organisation verlässt.
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  Die Datensatzverwaltung hilft Ihnen, die Grenze zu ziehen.
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  Für jede Art von Datensatz benötigt Ihre Organisation eine klare Regel mit Reitern.
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  Erstens, der Auslöse für die Aufbewahrung.
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  Was lässt die Uhr ticken?
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  Manchmal ist es einfach.
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  Sie bewahren einen Abschlussbericht, möglicherweise eine festgelegte Anzahl von Jahren nach der Erstellung auf.
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  Andere Datensätze orientieren sich stattdessen an einem beschäftigten Ereignis.
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  Ein Vertrag muss möglicherweise noch einige Jahre nach dessen Ende aufbewahrt werden.
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  Eine Personalakte muss möglicherweise noch eine gewisse Zeit nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters auf.
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  In beiden Fällen ist das Erstellungsdatum der Datei nicht das Wichtigste da.
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  Das geschäftliche Ereignis ist entscheidend.
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  Zweitens, die Aufbewahrungsfrist, also wie lange Sie sie aufbewahren.
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  Ihre Organisation entscheidet dies basierend auf ihren eigenen geschäftlichen, rechtlichen und regulatorischen Anforderungen.
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  Purview entscheidet nicht, ob ein Vertrag fünf oder sieben Jahre aufbewahrt werden muss.
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  Die Verantwortlichen für den Geschäftsprozess entscheiden dies gemeinsam mit den Rechts- oder Compliance-Teams.
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  Drittens, was passiert, wenn die Zeit abgelaufen ist?
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  Vielleicht kann der Datensatz gelöscht werden, vielleicht muss ihn erst jemand prüfen
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  oder vielleicht muss ein anderer Geschäftsprozess vor der Entsorgung erfolgen.
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  Der Schlüssel liegt darin, die Endaktion von Anfang an zu planen,
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  statt Jahre später zu raten, wenn die Ordner bereits voll sind.
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  Kommen wir auf den unterzeichneten Vertrag zurück.
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  Die Regel könnte so lauten, bewahren Sie die unterzeichnete Vereinbarung nach Vertragsablauf sieben Jahre lang auf
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  und senden Sie sie dann vor der Löschung zur Prüfung.
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  Dieser eine Satz liefert Ihnen den Auslöser, den Zeitraum und die Endaktion.
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  So wird aus einem Aufbewahrungsplan auf Papier etwas, das Microsoft 365 befolgen kann.
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  Das Business-Team weiß, was das Dokument bedeutet und wann der Vertrag endet.
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  Compliance-Teams helfen bei der Regelfindung.
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  Und Microsoft 365-Admins machen daraus eine Steuerung, die überall dort funktioniert, wo Inhalte gespeichert sind.
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  Sie beginnen also nicht mit der Technologie, sondern indem Sie entscheiden, welche Dateien als offizieller Nachweis gelten,
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  wann die Frist beginnt, wie lange sie bleiben müssen und was am Ende geschehen soll.
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  Sobald Sie diese Antwort haben, kann Purview die passende Regel direkt an das Element anheften.
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  Aufbewahrungsbezeichnungen sind das Regelwerk.
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  Sobald Sie also wissen, dass ein Element eine Regel benötigt,
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  verwendet Purview ein Aufbewahrungslabel, um diese Regel mit dem Element zu verknüpfen.
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  Betrachten Sie ein Aufbewahrungslabel wie eine digitale Regelkarte,
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  die an einem Dokument, einer E-Mail oder einem beliebigen Inhalt hängt.
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  Das Label teilt Microsoft 365 mit, wann die Zeitrechnung beginnt,
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  wie lange das Element aufbewahrt wird und was nach Ablauf dieser Zeit geschehen soll.
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  Und das ist wichtig, denn ein Vertrag bleibt nicht immer in einem ordentlichen Ordner.
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  Jemand könnte ihn verschieben, ein Team könnte eine SharePoint-Website umstrukturieren
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  oder das Unternehmen könnte über Teams mit der Datei arbeiten,
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  während sie eigentlich in SharePoint liegt.
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  Das Label bleibt am Element, sodass die Aufbewahrungsregel mit dem Inhalt verbunden bleibt,
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  der sie benötigt.
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  Für eine formelle Aufzeichnung bietet diese Steuerung auf Elementebene viel mehr Präzision
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  als eine pauschale Regel für einen ganzen Speicherort.
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  Nehmen wir ein einfaches Beispiel.
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  Sie erstellen ein Aufbewahrungslabel namens Vertrag sieben Jahre nach Ablauf,
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  dann Entsorgungsprüfung.
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  Selbst ohne den Atmenbildschirm zu sehen, können Sie die Absicht verstehen.
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  Die Uhr beginnt nicht zu laufen, wenn jemand den Vertrag zum ersten Mal speichert.
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  Sie beginnt, wenn der Vertrag abläuft und dann bewahrt Purview den Datensatz sieben Jahre lang auf.
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  Nach Ablauf dieser sieben Jahre behandelt Purview das Element nicht einfach wie einen alten Download in einem Ordner,
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  sondern leitet den Datensatz in den von Ihrer Organisation definierten Prüfungsprozess weiter.
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  Das ist das Regelwerk.
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  Ein Aufbewahrungslabel enthält drei integrierte Fragen.
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  Wann beginnt die Zeitrechnung?
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  Wie lange bleibt der Datensatz erhalten?
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  Was passiert am Ende?
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  Die erste Frage ist wichtiger als die Pint.
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  Beim einfachen Dokument beginnt die Frist möglicherweise mit der Erstellung der letzten Änderung,
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  der letzten Änderung oder der Anwendung der Bezeichnung.
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  Viele Geschäftsunterlagen hängen jedoch von Ereignissen außerhalb der Datei ab,
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  etwa dem Ende eines Vertrags, dem Ausscheiden eines Mitarbeiters oder dem Abschluss eines Projekts.
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  In diesen Fällen benötigt der Datensatz eine Regel, die sich am geschäftlichen Ereignis orientiert
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  und nicht nur an dem Tag, an dem jemand in PDF hochgeladen.
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  Hier verwechseln Anfänger häufig Aufbewahrungsbezeichnungen mit Aufbewahrungsrichtlinien.
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  Sie klingen ähnlich, da beide Microsoft 365 anweisen können,
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  Inhalte im Laufe der Zeit aufzubewahren oder zu löschen, doch sie arbeiten auf unterschiedlichen Ebenen.
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  Eine Aufbewahrungsrichtlinie entspricht der Anwendung einer einheitlichen Hausregel auf ein Gesamt.
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  Sie könnten beispielsweise eine allgemeine Richtlinie auf ein Exchange-Online-Postfach,
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  eine SharePoint-Website oder Teams-Nachrichten anwenden.
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  Dies ist sinnvoll für allgemeine Inhalte, bei denen eine einheitliche Regel für eine Vielzahl von Informationen gilt.
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  Vielleicht bewahrt Ihr Unternehmen allgemeine Teams-Nachrichten für eine festgelegte Zeit auf
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  oder alle Inhalte einer umfassenden Unternehmensseite benötigen eine grundlegende Aufbewahrungsfrist.
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  Eine Aufbewahrungsbezeichnung ist gezielter.
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  Sie sagt Purview.
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  Dieses spezielle Element gehört zu dieser Datensatzkategorie, also wenden Sie diese spezifische Regel an.
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  Damit eignen sich Bezeichnungen besser für offizielle Dokumente, die einen eigenen Aufbewahrungspfad erfordern,
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  insbesondere wenn die Frist durch ein Geschäftsereignis beginnt oder das Element am Ende eine Kontrollentscheidung benötigt.
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  Sie können beide Ansätze auf derselben vernetzten Plattform nutzen, aber sie lösen unterschiedliche Probleme.
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  Richtlinien decken ein breites Spektrum ab, während Bezeichnungen für Datensätze verwendet werden, die eine individuelle Behandlung erfordern.
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  Die nächste Frage ist, wer versieht das Element mit der Bezeichnung?
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  In einigen Fällen erfolgt dies manuell.
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  Was funktioniert, wenn jemand über das Fachwissen verfügt, einen offiziellen Datensatz im richtigen Moment zu erkennen,
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  etwa beim Eintreffen einer endgültigen Vereinbarung oder der Genehmigung einer Richtlinie?
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  Sich jedoch darauf zu verlassen, dass Mitarbeiter jedes Mal an jede Bezeichnung denken, kann schwierig sein.
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  Purview kann Bezeichnungen auch automatisch anwenden, wenn Ihr Unternehmen klare Bedingungen für den Abgleich der richtigen Inhalte festlegt,
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  unter Verwendung bekannter Signale, festgelegte Eigenschaften oder anderer Merkmale, festgelegte Eigenschaften oder anderer Merkmale, die den Elementtyp identifizieren.
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  Anstatt Benutzern hinterherzulaufen und Sie zu bitten, aus einer langen Liste zu wählen, erstellt das Unternehmen die Regel und Purview wendet sie im Hintergrund an.
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  Der intelligente Ansatz hängt vom Datensatztyp ab.
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  Wenn eine Person eine Ermessensentscheidung treffen muss, kann die manuelle Bezeichnung angewiesen.
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  Folgt ein Datensatz jedoch einem klaren Muster, sorgt die automatische Bezeichnung für mehr Konsistenz.
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  In jedem Fall verwandelt die Bezeichnung einen schriftlichen Aufbewahrungsplan in etwas, das Microsoft 165 umsetzen kann.
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  Für Sie ist der praktische Schritt einfach. Nehmen Sie eine schriftliche Regel und stellen Sie sicher, dass Sie diese drei Fragen klar beantworten.
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  Was startet die Uhr? Wie lange bleibt das Element gespeichert? Was passiert, wenn die Zeit abgenommen wird?
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  Ein Label kann Purview anweisen, ein Element aufzubewahren, doch der nächste Baustein fügt eine strengere Kontrolle hinzu und behandelt das Element als offiziellen Nachweis statt als gewöhnliche Arbeitszette.
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  Die Datensatzdeklaration sperrt den Nachweis.
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  Ein Aufbewahrungslabel teilt Purview mit, wie lange ein Element aufbewahrt werden muss und die Datensatzdeklaration geht einen Schritt weiter,
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  indem sie das Element als offiziellen Datensatz kennzeichnet und strengere Kontrollen anwendet.
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  Stellen Sie sich eine gewöhnliche Arbeitsdatei wie Unterlagen auf einem Schreibtisch vor, die bearbeitet, kommentiert und ersetzt werden können, solange die Arbeit noch läuft.
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  Ein deklarierter Datensatz entspricht den finalen unterschriebenen Unterlagen, die in einen abgeschlossenen Archivraum verbracht werden.
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  Die Arbeit drumherum mag weitergehen, eine neue Richtlinienversion mag geschrieben oder ein Vertrag erneuert werden,
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  aber der deklarierte Datensatz bewahrt die offizielle Fassung, wie zu diesem Zeitpunkt existierte.
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  Warum ist diese Sperre nicht?
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  Weil offizielle Datensätze zu Beweismitteln werden können.
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  Ein Wirtschaftsprüfer muss vielleicht den genehmigten Finanzbericht eines bestimmten Jahres sehen,
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  ein Rechtsteam muss möglicherweise die unterschriebene Vereinbarung zu einem Streitfall finden
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  oder eine interne Untersuchung muss bestätigen, welche Richtlinie bei einer Entscheidung galt.
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  In jedem Fall geht es nicht nur darum, ob wir eine Datei finden können,
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  sondern auch darum, ob wir darauf vertrauen können, dass dies die Datei ist, die zu diesem Zeitpunkt existierte.
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  Genau das soll die Datensatzdeklaration unterstützen.
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  Denken Sie an eine finale Unternehmensrichtlinie.
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  Während des Schreibprozesses können verschiedene Personen die Richtlinie bearbeiten,
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  Notizen hinzufügen oder Änderungen anfordern, doch sobald die Richtlinie genehmigt ist,
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  kann diese Version zum Datensatz werden.
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  Die Deklaration als Datensatz hilft dabei, diese Version für den erforderlichen Zeitraum zu schützen.
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  Dasselbe Prinzip gilt für eine unterschriebene Vereinbarung.
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  Sie möchten nicht, dass die offizielle, unterzeichnete Kopie wie ein gewöhnlicher Entwurf behandelt wird,
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  den jemand stillschweigend ersetzen, bearbeiten oder löschen kann, weil er einen Ordner aufräumt.
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  Ein abgeschlossener Mitarbeiterdatensatz kann auf die gleiche Weise funktionieren.
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  Sobald er zum offiziellen, geschäftlichen Nachweis wird, kann die Organisation ein Datensatzlabel anwenden,
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  um ihn über den Aufbewahrungszeitraum hinweg zu schützen.
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  Hier gibt es einen wichtigen Punkt für Einsteiger.
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  Die Datensatzverwaltung steuert die Aufbewahrung über die Zeit und stellt sicher,
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  dass ein offizielles Element so lange verfügbar bleibt, wie es die Regel vorschreibt,
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  wie es die Regel vorschreibt, selbst wenn jemand versucht, es vor Ablauf des Zeitraums zu löschen.
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  Zudem fügt sie Datensatzkontrollen hinzu, die dabei helfen, das Element als Beweismittel zu.
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  Die Datensatzverwaltung übernimmt jedoch nicht jede Form des Schutzes im Microsoft-Pirc.
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  Sie verschlüsselt kein Dokument, entscheidet nicht, wer ein Dokument öffnen darf
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  Ein Vertraulichkeitslabel schützt den Zugriff und die Freigabe.
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  Sie können es verwenden, um eine Verschlüsselung anzuwenden, um eine Verschlüsselung anzuwenden.
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  Data Loss Prevention, kurz DLP, überwacht riskante Bewegungen vertraulicher Informationen
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  und hilft dabei, Aktionen zu erkennen oder zu blockieren,
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  wie etwa das Teilen geschützter Informationen auf eine Weise, die in Ihrem Unternehmen nicht zulässig ist.
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  Die Datensatzverwaltung beantwortet eine andere Form.
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  Wie lange muss dieser offizielle Nachweis aufbewahrt werden und welche Kontrollen sollten wir an dieser Zeit geben?
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  Stellen Sie sich einen unterzeichneten Vertrag mit vertraulichen Konditionen vor.
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  Ein Vertraulichkeitslabel kann steuern, wer Zugriff darauf hat.
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  DLP kann riskante Freigaben überwachen und ein Aufbewahrungslabel, das ihn als Datensatz deklariert,
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  steuert seine Lebensdauer als Nachweis und verhindert, dass der Vertrag vor Ablauf der erforderlichen Aufbewahrungsfrist verschwindet.
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  Diese Tools können zusammenarbeiten, sollten aber nicht verwechselt werden.
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  Das eine schützt das Dokument, während es genutzt wird.
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  Das andere schützt die geschäftliche Verpflichtung über die Zeit hinweg.
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  Dieser Unterschied hilft Ihnen, einen häufigen Fehler zu vermeiden,
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  ein Datensatzlabel wie eine allgemeine Sicherheitseinstellung zu behandeln.
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  Das ist es.
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  Ein Datensatzlabel ist die Regel, die Microsoft 365 mitteilt.
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  Dieses Element ist ein offizieller Nachweis.
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  Bewahren Sie es gemäß diesem Zeitplan auf
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  und wenden Sie die von uns gewählten strengeren Kontrollen für Datensätze.
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  Das bedeutet auch, dass Sie sorgfältig abwägen müssen, bevor Sie etwas als Datensatz deklarieren.
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  Wenn Sie jeden Entwurf, jedes Duplikat und jede informelle Notiz sperren,
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  erschweren Sie die normale Arbeit.
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  Denn das Ziel ist es, die endgültigen offiziellen Nachweise zu schützen,
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  nicht jedes Inhaltselement sofort einzufrieren.
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  Einen Datensatz aufzubewahren ist jedoch nur die halbe Minute.
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  Jede Aufbewahrungsregel führt irgendwann zu einer schwierigeren Frage.
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  Wenn die erforderliche Zeit abgelaufen ist,
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  wer entscheidet, dass der Datensatz endgültig wieder stören kann?
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  Die Dispositionüberprüfung ist die Schranke vor der Löschung.
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  Einen Datensatz für die richtige Zeit aufzubewahren ist nur die halbe Geschichte.
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  Die andere Hälfte ist, was passiert, wenn diese Zeit abläuft.
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  Diese Entscheidung wird als Disposition bezeichnet oder fordert Sorgfalt.
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  Löschen Sie einen Datensatz zu früh, könnt Ihr Unternehmen Beweise verlieren,
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  die es für einen Rechtsstreit, eine Prüfung oder eine geschäftliche Auseinandersetzung noch benötigt.
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  Behalten Sie jeden abgelaufenen Datensatz für immer.
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  Sammeln Sie einen wachsenden Berg alter Inhalte an mehr Informationen,
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  die geschützt werden müssen und mehr Material, das in einem Prozess angefordert werden könnte.
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  Purview Records Management bietet Ihnen eine Schranke zwischen diesen beiden Risiken.
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  Sie nennt sich Dispositionüberprüfung.
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  Denken Sie kurz an den alten papierbasierten Prozess.
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  Ein Karton erreicht sein geplantes Vernichtungsdatum,
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  aber niemand sollte ihn direkt in den Aktenvernichter geben, ohne ihn vorher zu prüfen, ohne ihn vorher zu prüfen.
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  Jemand, der für die Unterlagen verantwortlich ist, sieht sich den Karton an,
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  bestätigt, dass sich nichts geändert hat und genehmigt dann das weitere Vorgehen.
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  Die Dispositionüberprüfung bringt dieselbe Entscheidung in Microsoft 3 von uns.
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  Wenn ein Datensatz das Ende seiner Aufbewahrungsfrist erreicht,
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  kann Purview ihn an bestimmte Prüfer senden, anstatt ihn sofort zu löschen.
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  Der Prüfer öffnet das Element im Purview-Portal
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  und entscheidet, ob der Datensatz dauerhaft gelöscht werden kann.
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  Diese Überprüfung gibt Ihrem Unternehmen eine letzte Chance für eine praktische Frage.
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  Gibt es einen Grund, warum wir das noch benötigen?
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  Nehmen wir unser Vertragsbeispiel.
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  Ein Vertrag ist ausgelaufen und seine siebenjährige Aufbewahrungsfrist ist nun abgelaufen.
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  An diesem Punkt gelangt der Vertrag in die Warteschlange für die Prüfung der Vernichtung.
• 13:19
  Der Prüfer prüft, ob es einen laufenden Rechtsstreit, eine rechtliche Anfrage
• 13:21
  oder einen anderen geschäftlichen Grund gibt, ihn aufzubewahren.
• 13:23
  Wenn nichts dagegen spricht, kann der Prüfer die Vernichtung genehmigen.
• 13:26
  Wenn der Vertrag noch relevant ist, kann der Prüfer den Prozess pausieren,
• 13:30
  anstatt ihn einfach verschwinden zu lassen, nur weil ein Datum erreicht wurde.
• 13:33
  Das ist ein wesentlich sichereres Verfahren als eine Kalenderin, die jemand übersehen könnte.
• 13:36
  Ein einfacher Datensatztyp benötigt möglicherweise nur eine Prüfungsstufe.
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  Zum Beispiel könnte ein Records Team Routineverträge prüfen, die ihr Enddatum erreicht haben.
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  Eine Gruppe prüft die Warteschlange, trifft die Entscheidung und schließt den Prozess ab.
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  Andere Datensatztypen erfordern möglicherweise eine Stufe.
• 13:48
  Ein sensibler Finanzdatensatz muss eventuell vom Geschäftsinhaber als nicht mehr benötigt bestätigt werden,
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  gefolgt von einer Prüfung durch das Compliance- oder Records Team vor der endgültigen Maßnahme.
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  Purview kann diese Art der mehrstufigen Prüfung unterstützen,
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  bei der der Datensatz mehr als ein Genehmigungsschritt durchläuft.
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  Mehr Stufen bringen mehr Kontrolle, aber sie erzeugen auch mehr Arbeit.
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  Sie sollten den Prozess also auf das Risiko des Datensatzes abstimmen.
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  Bauen Sie keine lange Genehmigungskette für jedes gewöhnliche Element auf.
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  Geben Sie gleichzeitig nicht einer einzelnen Person, die endgültige Entscheidung bei Datensätzen,
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  die rechtlichen, finanziellen oder Compliance-Imput erfordert.
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  Es gibt eine praktische Einrichtungswahl, die später Ärger erspart.
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  Weisen Sie Prüfer nach Möglichkeit über eine verwaltete Gruppe zu, anstatt eine einzelne Person zu benennen.
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  Menschen wechseln den Job, gehen in den Urlaub oder verlassen das Unternehmen.
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  Eine Gruppe kann die Prüfungsarbeit bei Mitgliederwechseln weiterführen,
• 14:29
  sodass Datensätze nicht in einer Warteschlange auf jemanden warten, der dort nicht mehr arbeitet.
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  Sie müssen auch Berechtigungen planen.
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  Allgemeiner Microsoft 365-3 zu sein, bedeutet nicht automatisch,
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  dass jemand Datensätze prüfen kann, die auf ihre Vernichtung warten.
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  Die Personen, die diese Elemente sehen und bearbeiten müssen,
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  benötigen die richtigen Berechtigungen für die Datensatzverwaltung.
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  Das sollten Sie prüfen, bevor Sie eine Kennzeichnung aktivieren,
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  die große Mengen an Inhalten zur Prüfung senden.
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  Für Sie ist der Ausgangspunkt nicht der Purview-Bildschirm.
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  Schreiben Sie auf, wer die endgültige Entscheidung für jeden Datensatztyp trägt.
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  Fragen Sie, wer bestätigen kann, dass ein Datensatz nicht mehr benötigt wird,
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  wer die Löschung genehmigen muss und was geschehen soll,
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  falls ein Prüfer einen aktiven rechtlichen oder geschäftlichen Grund für die Aufbewahrung findet.
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  Sobald diese Fragen geklärt sind, kann Purview den Datensatz durch einen wiederholbaren Prozess leiten.
• 15:08
  Nachdem ein Datensatz aufbewahrt, geprüft und gelöscht wurde, bleibt eine letzte Frage offen.
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  Können Sie nachweisen, was geschehen?
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  Die Überwachungshistorie liefert den Beweis.
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  Beim Datensatzmanagement geht es nicht nur um das Aufstellen von Regeln,
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  sondern auch darum, nachweisen zu können, dass diese eingehalten wurden.
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  Genau hier kommt die Überwachungshistorie ins Spiel.
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  Microsoft Purview Audit speichert eine zentralisierte Historie der Aktivitäten in Microsoft 365.
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  Je nach Aktivität und Ihrer Audit-Konfiguration kann es Ihnen helfen zu untersuchen,
• 15:30
  wer gehandelt hat, was getan wurde und wann dies geschah.
• 15:33
  Für die Arbeit mit Datensätzen ist dies wichtig, wenn nachträglich Fragen gestellt werden.
• 15:36
  Stellen Sie sich vor, ein Prüfer fragt, warum ein unterzeichneter Vertrag nicht mehr existiert.
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  Sie benötigen mehr als nur einen leeren Orden und das Gedächtnis einer passt.
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  Ihr Unternehmen sollte in der Lage sein, die Zusammenhänge zu erkennen.
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  Der Vertrag hat ein Aufbewahrungsetikett.
• 15:46
  Der Aufbewahrungszeitraum ist abgelaufen.
• 15:48
  Der zuständige Prüfer hat die Löschentscheidung genehmigt und die Aktivität wurde protokolliert.
• 15:52
  Dies schafft eine Spur, die Sie überprüfen können.
• 15:54
  Vielleicht lautet die Frage anders.
• 15:55
  Wer hat das Etikett auf dieses Element angewendet?
• 15:57
  Hat jemand versucht, es vor Ablauf des Aufbewahrungszeitraums zu löschen?
• 15:59
  Wann hat der Prüfer die Löschung genehmigt?
• 16:01
  Die Überwachungshistorie kann helfen, diese Fragen zu beantworten,
• 16:04
  indem Sie aufgezeichnete Aktivitäten aus der gesamten Microsoft 365-Plattform bereitstellen.
• 16:08
  Es gibt einen Unterschied der Anfänger oft überrascht.
• 16:10
  Die Überwachungshistorie befindet sich nicht innerhalb des Dokuments selbst.
• 16:12
  Sie werden keine Word-Datei öffnen und darin einen vollständigen Überwachungspfad vorfinden.
• 16:17
  Purview speichert diese Aktivitäten im einheitlichen Überwachungsprotokoll,
• 16:20
  einem zentralen Ort für Audit-Datensätze über Dienste wie SharePoint,
• 16:22
  OnDrive, Exchange Online Teams und EntraID,
• 16:25
  hinweg.
• 16:26
  Betrachten Sie es wie ein Besucher- und Aktivitätenregister eines Gebäudes,
• 16:28
  nicht wie eine Notiz, die in Ihrem Blattpapier sticht.
• 16:30
  Das bedeutet, dass Sie die Aufbewahrung der Audit-Daten getrennt von der Aufbewahrung der Datensätze betrachten müssen.
• 16:34
  Ein Datensatz muss möglicherweise viele Jahre lang aufbewahrt werden.
• 16:37
  Die Ihnen zur Verfügung stehenden Audit-Informationen hängen davon ab,
• 16:39
  wie Ihr Unternehmen Purview Audit eingerichtet hat und welche Lizenzen vorhanden sind.
• 16:43
  Wenn Sie eine lange Historie auf zeichnungsbezogene Aktivitäten benötigen,
• 16:45
  stellen Sie sicher, dass Ihre Audit-Konfiguration diese Historie für den von Ihrem Unternehmen geforderten Zeitraum beibehält.
• 16:49
  Andernfalls könnten Sie zwar den Datensatz noch haben,
• 16:52
  aber den Zugriff auf ältere Aktivitätsdetails verlieren, die dessen Weg erklären würden.
• 16:55
  Deshalb können Entscheidungen über Datensätze nicht allein bei einem Team liegen.
• 16:59
  Geschäftsbereichsleiter verstehen die Datensätze, die Ihre Teams erstellen.
• 17:01
  Compliance und Rechtsteams definieren die Regeln und die erforderlichen Nachweise.
• 17:05
  Microsoft 365-Administratoren konfigurieren die Bezeichnungen,
• 17:08
  überprüfen Berechtigungen und Auditeinstellungen, die diese Regeln erst ermöglichen.
• 17:10
  Jede Gruppe hält einen Teil der Antwort bereit.
• 17:12
  Die Aufbewahrung bezeichnet die Regel.
• 17:14
  Die Datensatzdeklaration schützt den offiziellen Nachweis.
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  Die Überprüfung der Entsorgung kontrolliert die Entscheidung am Ende.
• 17:19
  Der Audit-Verlauf dokumentiert die Spur dieser Aktion.
• 17:22
  Für Sie ist die praktische Frage ganz einfach.
• 17:24
  Wenn jemand in einigen Jahren eine Löschung anfechten würde,
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  könnte Ihr Unternehmen die Regel, die Genehmigung und die aufgezeichnete Aktivität dazu vorlegen.
• 17:30
  Falls nicht, ist der Datensatz zwar geschützt,
• 17:33
  aber der Prozess weist dennoch Lücken im Lebenszyklus der digitalen Unterlagen auf.
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  Wenn Sie also alle Teile zusammenfügen,
• 17:38
  bietet die Purview-Datensatzverwaltung offiziellen Inhalten kontrollierten Weg während ihrer Nutzungsdauer.
• 17:42
  Zuerst identifiziert Ihr Unternehmen, was als Beweis gilt.
• 17:45
  Dann die richtige Aufbewahrungsbezeichnung.