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Teams-Kanäle richtig wählen: Standard, privat oder geteilt – Oversharing vermeiden mit Governance und B2B (KI-Synchronfassung) · M365.FM – Microsoft 365, Copilot & KI Podcast auf Deutsch

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  Bereit für 10 Tage voller Microsoft-Reinfirme weist sich Co-Pilot, KI, Azure und den Vordenkern der Arbeitswelt von morgen, Time.
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  Diesen Januar ist die M365-Con zurück und wir legen noch eine Schippe drauf.
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  Keine generischen Folien, kein endloses Buzzword-Bingo.
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  Wir gehen echte Herausforderungen an.
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  Schauen Sie live zu und nehmen Sie wertvolle Erkenntnisse mit in Ihr Unternehmen.
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  Januar 2027, 10 Tage, eine Microsoft-Community.
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  Wir sehen uns live im Januar.
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  Hand aufs Herz.
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  Teams-Kanäle sind wie drei verschiedene Arten von Mitbewohnern.
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  Standard-Kanäle sind das Wohnzimmer mit offener Tür, private Kanäle, das abgeschlossene Schlafzimmer und geteilte Kanäle.
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  Das ist, wenn der Cousin des Mitbewohners ein paar Wochen bleibt und plötzlich der Kühlschrank aussieht wie ein Tatort.
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  Ist der Mehrwert.
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  Am Ende wissen Sie genau, welchen Kanal Sie für Marketing, Entwicklung und externe Partner wählen, ohne versehentlich Geheimnisse preiszugeben.
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  Wir gehen später auf die tatsächliche Funktionsweise ein, nicht nur auf die oberflächlichen Bezeichnung.
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  Kurze Brechung.
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  Abonnieren Sie den m366show-Newsletter unter m366show.
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  Bewahren Sie sich vor dem nächsten Teams-Chaos, denn das entsteht genau dann, wenn man jeden Kanal gleich behandelt und genau darum geht es als nächstes.
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  Warum die falsche Kanalwahl Ihr Projekt ruinieren kann.
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  Haben Sie schon mal erlebt, wie ein Projekt scheitert, weil der falsche Teams-Kanal genutzt wurde?
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  Vertrauliche Dateien landen bei den falschen Leuten, Praktikanten durchstöbern Daten, die Sie nie sehen sollten, gefolgt von dieser peinlichen Bitte-Datei-Löschen-E-Mail, die niemand löscht.
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  Das passiert, weil zu viele Leute die drei Kanaltypen als identisch behandeln.
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  Das sind sie nicht und eine Fehlentscheidung kann ein Projekt versenken, bevor es aus der Planungsphase raus ist.
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  Kurze Geschichte.
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  Ein Unternehmen wickelt einen Produktstart-up-Marketing und Entwicklung im selben Standardkanal.
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  Das Marketing lud die schicken, kundenfertigen Dateien hoch.
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  Die Entwicklung lud rohe Testbilds und Fehlerberichte hoch.
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  Das Ergebnis, Marketing-Praktikanten hatten plötzlich Zugriff auf unfertigen Code und Entwickler stöberten beiläufig in unter Embargo stehenden Pressemappen.
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  Niemand wollte das durchstechen.
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  Microsoft hatte keinen Fehler.
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  Das Leck passierte, weil die Struktur es garantierte.
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  Hier ist was unter der Haube passiert.
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  Ein Standardkanal ist an das übergeordnete Teamgeburt.
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  In der Praxis bedeutet das, dass sich die Dateien dort wie ein gemeinsamer Speicher für alle Mitglieder des Teams verhalten.
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  Keine Warnhinweise, keine Rückfragen.
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  Jeder im Team kann es sehen.
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  Diese weitreichende Vererbung ist großartig für offene Zusammenarbeit, aber gefährlich, wenn bestimmte Inhalte nur für einen Teil der Gruppe bestimmt sind.
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  Stellen Sie sich diese Offenheit so vor, als ließen Sie Ihre Garage weit offen stehen.
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  Nichts scheint verkehrt, bis die Nachbarn anfangen, Werkzeuge auszuleihen, die eigentlich bei Ihnen bleiben sollten.
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  Bei Teams funktioniert das genauso.
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  Was in einem Standardkanal landet, wird breit geteilt, ob man will oder nicht.
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  Deshalb fühlen sich versehentliche Datenlecks weniger nach Pech an, sondern eher wie eine logische Folge.
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  Und hier liegt das eigentliche Problem.
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  Sobald die falschen Dateien im falschen Kanal landen, sitzen Sie mit der Aufräumarbeit fest.
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  Das bedeutet Fragen zur Governance, Kopfzerbrechen bei der Compliance und mühsames Wiederherstellen des Vertrauens.
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  Flimmer noch, Auditoren lieben es, Fehler zu finden, die bei der Wahl des richtigen Kanals vermeidbar gewesen wären.
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  Eine falsche Wahl schafft nicht nur ein Zugriffsproblem.
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  Sie setzt den falschen Rahmen für jede Berechtigung, jedes Auditlog und jede nachgelagerte Richtlinie.
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  Das Fazit der Kanaltyp ist nicht nur eine Bezeichnung der Benutzeroberfläche.
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  Es ist das Sicherheitstor Ihres Projekts.
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  Wählen Sie Standard und gehen Sie davon aus, dass jeder im Team alles sehen kann.
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  Wählen Sie privat um eine kleinere Gruppe beiseite.
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  Wählen Sie freigegeben, wenn Sie externe Partner einbinden, denen Sie nicht direkt den Haustürschlüssel geben wollen.
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  Sie treffen die Entscheidung einmal und tragen die Konsequenzen für den gesamten Lebenszyklus.
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  Hier ist eine schnelle Lösung, falls Sie Projekte leiten.
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  Legen Sie den Kanaltyp bereits beim Kick-Off fest.
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  Überlassen Sie es nicht dem Prinzip, das erstellen wir später einfach.
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  Beschränken Sie, wer Kanäle erstellen darf, damit Sie nach sechs Monaten nicht mit einem Wildwuchs an Standardkanälen aufwachen, die überall Dateien liegen, diken.
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  Dieser eine Governance-Schritt erspart Ihnen jede Menge feuerliche Aktionen.
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  Also ja, falscher Kanal bedeutet falsche Zielgruppe, bedeutet Risiko und falsches Risiko.
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  Abgesehen von der schicken Oberfläche verhält sich Teams genauso.
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  Was die nächste große Frage aufwirft, was unterscheidet diese drei Kanalvarianten wirklich, jenseits des blumigen Collaboration-Space-Jargons, den man ständig hört?
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  Genau da machen wir jetzt weiter.
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  Standard, Privat und Freigegeben-Schluss mit dem Marketing-Geschwafel.
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  Das Microsoft-Marketing-Team liebt es, jedem Kanaltyp das Etikett Collaboration-Space aufzudrücken.
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  Technisch gesehen war aber ungefähr so hilfreich wie Garage, Schlafzimmer und Einfahrt als Wohnbereiche zu bezeichnen.
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  Sicher, man kann sich überall treffen, aber irgendwann wundert man sich, warum der Nachbar auf dem Rasen Wäsche faltet.
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  Die Realität ist, Standard, private und freigegebene Kanäle verhalten sich sehr unterschiedlich.
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  Sie als identisch zu betrachten führt zu Daten-Legs, gescheiterten Audits und schlaflosen Nächten bei Administratoren.
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  Lassen Sie unsere Aussetzung kann in der Sache.
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  Betrachten Sie Kanäle weniger als Räume, sondern als drei verschiedene Sicherheitsmodelle, die nur dieselbe Benutzeroberfläche tragen.
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  Sie zeigen alle ein Chat-Fenster, ein Reiter für Dateien und einige App-Tabs.
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  Doch wie die Daten im Hintergrund gespeichert werden und wer die Änderungen sieht,
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  wenn Sie diese Unterschiede falsch einschätzen, managen Sie kein Projekt, sondern Schadensbegrenzung.
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  Hier ist die klare Aufschlüsselung.
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  Standard-Kanäle, was Sie sind, der Standard-Kanal-Typ in jedem Team, Team.
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  Wo Dateien liegen, innerhalb der SharePoint-Website des übergeordneten Teams wird ein Ordner hinzugefügt,
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  keine komplett neue Sammlung.
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  Basiert Ihnen.
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  Jeder, der Mitglied des übergeordneten Teams ist ohne Ausnahme.
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  Wann sollte man ihn nutzen?
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  Für allgemeine Unterhaltungen, Projektgeplänkel und Updates, die alle Mitglieder sehen dürfen.
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  Stellen Sie es sich wie ein Wohnzimmer vor.
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  Gemeinschaftlich und offen, aber nichts für Ihren Reisepass.
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  Private Kanäle.
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  Was Sie sind.
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  Ein Kanal, der für eine kleinere Gruppe von Personen innerhalb des übergeordneten Teams gesperrt.
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  Wo Dateien liegen, in vielen Tenants wird für einen privaten Kanal eine separate SharePoint-Website erstellt.
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  Wer sieht ihn?
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  Nur die Teilmenge, die Sie explizit hinzufügen.
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  Alle anderen im Team sehen nicht einmal, dass er existiert.
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  Wann sollte man ihn nutzen?
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  Für Inhalte, die für einen inneren Kreis bestimmt sind.
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  Finanzkennzahlen, Personalpläne, Diskussionen der Führungsebene.
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  Private Kanäle sind wie das abgeschlossene Schlafzimmer.
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  Sie bestimmen, wer den Schlüssel hat und niemand anderes läuft versehentlich hinein.
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  Geteilte Kanäle.
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  Was Sie sind.
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  Ein Kanal, den Sie Team- oder sogar organisationsübergreifend teilen können, ohne Zugriff auf das gesamte übergeordnete Team zu gewähren.
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  Wo Dateien liegen, die meisten Dokumentationen bestätigen, dass geteilte Kanäle einen eigenen Speicherplatz schaffen.
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  Wer sieht ihn?
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  Sowohl von Ihnen ausgewählte interne Mitglieder als auch eingeladene externe Teile.
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  Der Clou ist, dass Sie nur diesen Kanal sehen, nicht das Team drumherum.
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  Und sollte man nutzen.
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  Für die Zusammenarbeit mit Anbietern, Kunden oder überall dort, wo Sie externe Stimmen in einer Unterhaltung haben möchten, ohne Ihnen den Hausschlüssel zu geben.
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  Geteilte Kanäle sind wie eine Airbnb-Suite.
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  Gäste können den Raum nutzen, aber Sie durchsuchen nicht Ihre Schränke.
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  Das ist der Teil, den das Marketing einfach überspringt.
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  Dies sind nicht drei Varianten desselben Tools, sondern drei völlig verschiedene Sicherheitskonzepte.
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  Standard öffnet alles für alle Teammitglieder.
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  Privat trennt einen eigenen kleineren Raum ab.
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  Geteilt schlägt eine Brücke nach außen, ohne Ihr Verzeichnis mit Gästen zu überfluten.
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  Achten Sie auf das Muster.
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  Was ist es, wo landen die Dateien, wer sieht es, wann wird es genutzt?
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  Wenn Sie sich zwingen, diese vier Punkte zu prüfen, wird die Entscheidung viel einfacher.
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  Sie müssen nicht mehr bei wagen Begriffen wie Kollaborationsraum raten.
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  Sie ordnen den richtigen Container dem richtigen Problem zu.
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  Natürlich ist die Beschreibung eine Sache.
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  Den richtigen Kanal in realen Projekten zu wählen, ist der Punkt, an dem die Kopfschmerzen beginnen.
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  Nutzen Sie zu oft Standard, lesen Praktikanten die Finanzdaten der Firma.
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  Setzen Sie zu stark auf Privat.
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  Schaffen Sie Silos, in denen niemand das Gesamtbild sieht.
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  Setzen Sie voll aufgeteilt, riskieren Sie Garnungsprobleme, wenn niemand prüft, wer eingeladen ist.
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  Okay, nun zu den Auswahlregeln und Szenarien aus der Praxis.
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  Den richtigen Kanal wählen, ohne sich die Finger zu verbrennen.
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  Die Wahl des richtigen Kanals beginnt mit einer grundlegenden Wahrheit.
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  Hören Sie auf, wahllos auf neuer Kanal zu klicken, als würden Sie am Automaten bestellen.
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  Teams ist kein Snackautomat.
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  Die Standardwahl ist nicht immer die richtige und ein unvorsichtiger Klick kann dazu führen,
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  dass der Praktikant Finanzprognosen einsehen kann oder ein Anbieter über ihre Vorstandspräsentation stolpert.
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  Kanalauswahl ist Governance kein Rätselraten.
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  Hier ist das Kanalregelwerk zusammengefasst in drei Sätzen.
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  Standard bedeutet umfassende Transparenz.
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  Nutzen Sie ihn, wenn das gesamte Team denselben Inhalt sehen muss.
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  Beispiel, ein abteilungsübergreifender Kick-Off bei dem Marketing, Vertrieb und HR den Gesamtplan sehen müssen.
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  Privat bedeutet exklusiver Kreis mit begrenztem Zugriff.
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  Nur die von Ihnen ausgewählten Personen halten Zugang.
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  Nutzen Sie ihn für Themen wie Feature-Design oder Finanzen.
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  Inhalte, die das restliche Team nur verwirren oder einem Risiko aussetzen würden.
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  Beispiel, Entwickler besprechen rohe Bildnotizen, die der VP nicht unbedingt beim Morgenkaffee sehen muss.
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  Geteilt steht für externe Zusammenarbeit ohne teamweite Mitgliedschaft.
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  Es schafft einen Zugang für Anbieter oder Kunden, ohne ihnen Zugriff auf den gesamten Mandanten zu gewähren.
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  Beispiel, ein Auftragnehmer, der nur einen Projektbereich benötigt, aber nicht in ihrem Organigramm stöbern soll.
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  Das ist Ihre schnelle Entscheidungshilfe.
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  Kein Münzwurf, kein Überdenken.
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  Standard, wenn Sie Transparenz wünschen.
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  Privat, wenn Sie mauern binden.
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  Geteilt, wenn Sie zusätzliche Gäste haben.
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  Nun zu dem Teil, den zu viele Organisationen auslassen.
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  Einen Prozess etablieren, damit diese Wahl jedes Mal gleich abläuft.
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  Überlassen Sie es nicht zufälligen Projektleitern.
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  So endet man mit einem Bunker aus privaten Kanälen, die niemand mehr kennt,
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  oder einer Flut verwaister, geteilter Links, bei denen niemand weiß, wer eingeladen ist bei die Lösung Playbook.
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  Vier Schritte.
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  Erstens, Zielgruppe eingreifen.
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  Fragen Sie, wer muss das tatsächlich sehen?
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  Schreiben Sie keinen Roman.
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  Listen Sie einfach die tatsächlichen Teilnehmer auf.
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  Zweitens, ordnen Sie den passenden Kanaltyp zu.
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  Standard, wenn jeder im Team Zugriff braucht.
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  Privat, wenn es nur eine Teilgruppe.
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  Beteilt, wenn Externe dazugehören.
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  Drittens, testen Sie es mit einer kleinen Gruppe und legen Sie eine Testdatei ab.
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  Können die richtigen Personen sie öffnen?
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  Wichtiger noch, können die falschen Personen sie nicht öffnen?
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  Wenn der Test fehlschlägt, ist es besser, es jetzt herauszufinden.
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  Viertens, Kontrolle durchsetzen.
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  Beschränken Sie das Recht zur Kanalerstellung auf Administratoren oder vertrauenswürdige Power-User.
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  Wenn jedes Teammitglied nach Belieben neue Kanäle erstellen kann,
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  ist Ihr Governance-Plan schon gescheitert, bevor er die Präsentation verlässt.
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  Und ja, planen Sie regelmäßige Zugriffsüberprüfungen ein.
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  Was heute sicher verschlossen ist, steht sechs Monate später oft versehentlich weit offen.
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  Allein diese Disziplin beseitigt den Großteil des Chaos.
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  Eine zentrale Gruppe verwaltet die Erstellung.
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  Projekte folgen derselben Checkliste und Sie entdecken keine Marketing-Bendoren-Final-Finalkanäle mehr,
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  drei Jahre nach Projektende.
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  Glauben Sie mir, das zu prüfen macht genauso viel Spaß wie Ihrer Katze,
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  die Zwei-Faktor-Authentifizierung beizubringen.
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  Fazit, die Wahl des Kanals ist keine bloße Dekoration.
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  Sie steuert Zugriff, Umfang und Haftung.
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  Machen Sie den schnellen Regelabgleich, nutzen Sie das Vier-Schritte-Playbook
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  und hören Sie auf, Kanäle als beliebiger Ablageordner zu behandeln.
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  Ihre Projekte und Ihr Compliance-Team werden es Ihnen danken.
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  Wenn Sie die detaillierte Checkliste schriftlich möchten,
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  finden Sie diese Newsletter unter m3.565.show.
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  Holen Sie sie sich.
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  Ihr zukünftiges Ich in einem Audit-Call wird es Ihnen danken.
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  Und hier kommt die Wende.
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  Alles, was wir gerade intern abgesichert haben,
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  sieht völlig anders aus, sobald Externe ins Spiel kommen.
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  Denn während interne Kanäle schon schwierig genug sind,
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  war die alte Art und Weise, wie Teams mit externen Gästen umgingen,
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  ein völlig neues Level an Chaos, verwirrte Konten, Passwort-Resets und Daten,
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  die in die falsche Richtung flossen.
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  Sprechen wir darüber, wie Microsoft dieses Durcheinander durch etwas Neues ersetzt hat.
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  Von Gästen zu B2B.
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  Microsofts Neugestaltung der externen Zusammenarbeit.
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  Erinnern Sie sich an die alten Tage,
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  als das Einladen eines Gastes über Teams bedeutete,
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  ihn in einem halb funktionierenden Klon Ihres Tenants festzusetzen?
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  Sie lockten sich ein.
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  Alles sah falsch aus.
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  Ihre Apps verschwanden.
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  Ihr Posteingang füllte sich mit
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  Ich-kann-nicht-sehen-E-Mails.
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  E-Mails.
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  Gute Nachrichten.
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  Microsoft hat dieses Modell endlich über Bordwurf.
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  Sie behaupten, es durch etwas Besseres ersetzt zu haben.
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  B2B-Zusammenarbeit.
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  Egal, ob Sie das Rebranding mögen oder nicht,
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  die echte Veränderung ist die Abkehr von halbherzigen Gastkonten
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  hin zu einer sauberen Einrichtung.
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  Hin zu einer sauberen Einrichtung.
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  Das Leben der Administratoren war im klassischen Gastsystem chaotisch.
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  Jede Einladung erstellte ein weiteres Benutzerobjekt in Ihrem Tenant.
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  Stellen Sie es sich wie einen Stapel digitaler Junk-Mails vor,
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  die sich in Ihrem Verzeichnis ansahm.
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  Jedes dieser Konten musste gepflegt, geprüft und schließlich bereinigt werden.
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  Vorausgesetzt, jemand hat daran gedacht.
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  Wenn Auftragnehmer ausschieden,
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  blieben diese Zombie-Gastkonten oft jahrelang bestehen.
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  Sicherheitsteams hassten es, Administratoren hassten es
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  und niemand in der Governance wollte darauf wetten,
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  dass all diese Geister rechtzeitig entfernt wurden.
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  Und dabei sind die Horrorgeschichten der Benutzer noch gar nicht mitgezählt.
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  Wenn ein Anbieter mit drei oder vier verschiedenen Kunden arbeitete,
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  sprang er ständig zwischen Tenants hin und her,
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  nur um auf dem Laufenden zu bleiben.
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  Ein Klick auf das Avata-Menü,
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  das Mandanten-Glücksrad drehen, den Überblick verlieren,
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  ein Passwort zurücksetzen und hoffen,
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  dass man im richtigen Bereich gelandet ist.
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  Für Berater mit mehreren Kunden wurde dies zu einem täglichen Identitätswirrwarr.
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  B2B-Direct-Connect ist Microsofts Versuch,
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  dieses Chaos zu beseitigen.
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  Anstatt Konten ihren Mandanten zu klonen,
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  richten sie Regeln in den mandantenübergreifenden Zugriffseinstellungen von N3D ein.
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  Dadurch kann ein externer Benutzer in seinem eigenen Mandanten
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  mit seiner eigenen Identität bleiben
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  und dennoch nur auf die von ihnen erlaubten Kanäle zugreifen.
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  Bah.
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  Einfach ausgedrückt,
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  sie erstellen keine Duplikate,
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  die Benutzer jonglieren nicht mit Anmeldedaten
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  und sie vermeiden einen Friedhof verwaister Konten.
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  Der eigentliche Unterschied in der Transparenz.
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  Als Administrator können sie genau festlegen,
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  welche externen Identitäten Zugriff haben,
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  welche Dienste sie nutzen dürfen und unter welchen Bedingungen.
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  Die Ingenieure von jemandem benötigen Zugriff auf einen freigeben Kanäle.
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  Finanzdienstleister müssen eine strengere MFA füllen,
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  bevor sie auf ihre Dateien zugreifen.
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  Sie legen diese Regel im bedingten Zugriff fest.
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  Das Beste daran,
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  diese Identitäten gehören ihnen,
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  werden von den Sicherheitsrichtlinien ihres eigenen Mandanten verwaltet
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  und sind nicht ihr Problem.
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  Wenn deren Umgebung MFA verlangt
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  oder Anmeldung bei riskanten Sitzungen blockiert,
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  geht dies auf, wenn sie in ihrem Teams auftauchen.
• 12:30
  Die Benutzer bemerken die Verbesserung sofort.
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  Aus ihrer Sicht müssen sie ihren Heimatmandanten nicht verlassen,
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  um mit ihnen zu interagieren.
• 12:35
  Sie bleiben in ihrer gewohnten Umgebung
• 12:40
  und erscheinen dennoch in ihrem freigegebenen Kanal.
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  Auf ihrer Seite blähen sie ihr Verzeichnis
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  nicht mit temporären Konten auf.
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  Weniger Ballast,
• 12:46
  weniger Kopfschmerzen beim Lebenszyklus
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  und ein einfacherer Prüffahrt.
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  Stellen sie es sich wie den Wechsel
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  von unvorsichtigen Airbnb-Ersatzschlüsseln
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  zu einem Gästepasssystem vor.
• 12:53
  Beim alten Modell haben sie Auftragnehmer
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  eine Kopie ihres Hausschlüssels geschickt,
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  die Daumen gedrückt und gehofft,
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  dass sie ihn wieder zurückgeben.
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  Mit B2B erscheinen sie an der Sicherheitskontrolle,
• 13:01
  erhalten einen Ausweis
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  und gehen direkt in den Einraum,
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  den sie erlaubt haben.
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  Sie sehen nie ihre Schränke,
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  irren nicht in ihre Garage
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  und sie müssen nach ihrem Weggang
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  nicht die Schlösser austauschen.
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  Für Administratoren, die dies einführen,
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  ist es klug,
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  es wie jede andere Entscheidung
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  zur Perimetersicherheit zu behandeln.
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  Kurze Checkliste,
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  überprüfen sie ihre mandantenübergreifenden
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  Zugriffseinstellungen in EntraID,
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  damit sie bewusst entscheiden,
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  welche Türen auf dem Schiff.
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  Verknüpfen sie bedingten Zugriff- und DLP-Regeln,
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  sodass externe Benutzer
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  die gleichen oder strengere Kontrollen erben,
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  die sie intern erwarten.
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  Und begrenzen sie,
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  wenn sie tatsächlich in freigegebene Kanäle aufnommen.
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  Das notwendige Minimum
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  nicht das maximal bequemen.
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  Diese Disziplin hält das Setup sauber
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  und vermeidet das.
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  Jeder ist Mitglied Chaos,
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  das den Gastkonten ursprünglich
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  zum Verhängnis wurde.
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  Fazit, es ist ein Fortschritt.
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  Microsoft hat uns etwas gegeben,
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  das sich eher wie ein bewachtes Tor anfühlt,
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  als wie ein Parkplatz
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  voller weggeworfener Hotelschlüssel,
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  aber verwechseln sie.
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  Reibungslosere Logins
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  nicht mit Sicherheit.
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  Selbst mit B2B
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  entscheidet die
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  Daten-Governance darüber,
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  ob die Zusammenarbeit funktioniert
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  oder ob ihre Kronjuwelen
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  heimlich abfließen.
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  Und genau hier beginnt nun
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  die eigentliche Arbeit.
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  Daten-Governance-Kanäle absichern,
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  ohne die Zusammenarbeit zu ersticken.
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  Den externen Zugriff einzuschränken,
• 13:59
  ist nur die halbe Miete.
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  Innerhalb ihrer eigenen Mauern
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  zeigt sich bei der Governance
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  die wahre Disziplin.
• 14:04
  Bei der Daten-Governance
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  in Teams geht es darum,
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  Leitplanken zu errichten,
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  die stark genug sind,
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  um sensible Dateien zu schützen,
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  aber flexibel genug,
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  damit Nutzer nicht frustriert
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  zu Dropbox oder Gmail abwandern.
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  Ist die Realität.
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  Berechtigungen in Teams
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  verbreiten sich schnell.
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  Wenn sie keine Regeln aufstellen,
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  sickern sie wie Wasser
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  unter einer Tür
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  in jeden Winkel ihres Tenants.
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  So kommt es,
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  dass ein Auftragnehmer,
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  dessen Arbeit letztes Jahr endete,
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  heute noch direkten Zugriff
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  auf Akquise-Dateien hat.
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  Das Ergebnis ist nicht nur
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  ein technisches Chaos,
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  sondern ein rechtliches Risiko
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  und ein Vertrauensproblem
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  bei der Geschäftsführung.
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  Governance ist ein Balanceakt.
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  Zu locker und es konnte Daten-Lex.
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  Zu streng und die Mitarbeiter
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  umgehen sie mit Schatten-IT.
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  Sie wollen nicht der Admin sein,
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  der alles so starr gemacht hat,
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  dass Leute Verträge
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  über private Gmail-Konten schicken,
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  nur um ihre Arbeit zu erledigen.
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  Gute Governance bedeutet,
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  Risiken zu managen,
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  ohne die Zusammenarbeit zu behindern.
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  Was sind also die tatsächlichen
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  Leitplanken, die funktionieren?
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  Konzentrieren Sie sich
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  auf drei Best Practices,
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  Vertraulichkeitsbezeichnungen
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  bedingter Zugriff
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  und Zugriffsüberprüfungen.
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  Mit Vertraulichkeitsbezeichnungen
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  können Sie Dokumente
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  und Websites taggen,
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  sodass der Schutz der Datei folgt
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  und nicht nur dem Speicherort.
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  Stellen Sie es sich so vor,
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  als würden Sie Unterlagen
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  als vertraulich.
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  Stempeln, damit Sie geschützt bleiben,
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  egal ob Nutzer Sie in Teams,
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  SharePoint
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  oder als E-Mail-Einhang speichern.
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  Beispiel.
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  Versehen Sie HR-Gehaltslisten
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  mit einem Label,
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  damit Sie nicht außerhalb des Tenants
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  weitergeleitet werden können,
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  egal wo Sie lang.
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  Der bedingte Zugriff
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  ist Ihr Türsteher.
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  Er prüft, wer jemand ist,
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  von wo er sich anmeldet
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  und welches Gerät er verwendet,
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  bevor er den Zugriff gewählt.
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  Beispiel.
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  Ein Auftragnehmer kann sich
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  von seinem Firmenrechner
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  problemlos bei Teams anmelden,
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  wird aber blockiert,
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  wenn er versucht,
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  Gehaltsdateien über öffentliches WLAN
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  bei Starbucks zu öffnen.
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  Zugriffsüberprüfungen
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  sind die Plausibilitätsbuch.
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  Sie zwingen Besitzer dazu,
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  zu bestätigen,
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  wer noch Zugriff benötigt,
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  löschen inaktive Konten
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  und sperren alte Auftragnehmer,
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  bevor diese zu Langzeitgeistern
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  in ihrem Tenant werden.
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  Führen Sie zum Beispiel
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  vierteljährliche Überprüfungen
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  durch bei dem Projektbesitzer
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  eine Aufforderung ein.
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  Gehört dieser Benutzer noch hierher?
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  Wenn nicht, weg damit.
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  Es ist einfach, effektiv
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  und erspart Ihnen
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  die schmerzhafte Erfahrung
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  während eines Audits.
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  Und hier ändert der Kanaltyp
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  die Spielregel.
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  Ein Standardkanal erbt die Mitgliedschaft
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  vom übergeordneten Team.
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  Wenn 200 Personen Zugriff haben,
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  können auch 200 Personen
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  die Dateien sehen.
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  Deshalb sollten Vertraulichkeitsbezeichnungen
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  konsequent auf Team-Ebene
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  angewendet werden,
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  damit sie der tatsächlichen
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  Zielgruppe entsprechen.
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  Private Kanäle werden
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  von einer kleineren Gruppe genutzt,
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  meist bestehende Mitglieder,
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  die in ihren eigenen Bereich
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  ausgelagert werden.
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  Da Sie einen separaten Speicher erstellen,
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  können Sie diese wie Mini-Websites
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  mit eigener Richtlinie behandeln.
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  Hier ist die Anwendung
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  kanalspezifischer
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  Vertraulichkeitsbezeichnungen sinnvoll,
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  sofern Sie das aktuelle Verhalten
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  Ihres Tenants prüfen.
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  Prüfen.
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  Zum Beispiel,
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  die Finanzabteilung gliedert
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  einen Bereich vom Gesamtteam aus,
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  in dem Steuerentwürfe
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  strenger kontrolliert werden.
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  Freigegebene Kanäle
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  werfen besondere Probleme auf,
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  da nun auch externe Benutzer
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  beteiligt sind.
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  Hier sind bedingter Zugriff
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  und Regeln zur Verhinderung
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  von Datenverlust DLP
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  besonders wichtig.
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  Bevor Sie extern Zutritt gewähren,
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  testen Sie die Richtlinien
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  in Ihrem Tenant,
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  um sicherzustellen,
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  dass Sie auch für freigegebene
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  Kanäle gelten.
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  Beispiel.
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  Erlauben Sie einem Anbieter,
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  Projektspezifikationen zu lesen,
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  blockieren Sie aber Dateidownloads
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  von nicht verwalteten Geräten.
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  Ein kurzes,
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  warndes Beispiel.
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  Ein Finanzteam legte Prognosen
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  in einen offenen Standardkanal ab
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  und ein halbes Dutzend
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  Praktikanten stieß darauf,
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  es kam erst ans Licht,
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  als eine Datei im Chat
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  verlinkt wurde.
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  Die Lösung ist einfach.
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  Wählen Sie den richtigen
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  Kanaltyp für die Vertraulichkeit
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  des Inhalts,
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  wenden Sie die passende Bezeichnung an
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  und planen Sie Zugriffsüberprüfungen,
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  damit Unbefugte nicht weiter mitlesen.
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  Und falls doch einmal etwas schief geht,
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  halten Sie einen Rollback bereit.
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  Wenn Sie eine unkontrollierte
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  Ausbreitung von Zugriffen
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  an einem freigegebenen Kanal bemerken,
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  geraten Sie nicht in Panik.
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  Entfernen Sie externe Mitglieder,
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  führen Sie eine Zugriffsüberprüfung durch
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  und ändern Sie gemeinsam
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  genutzte Geheimnisse
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  wie Anbieteranmeldetaten,
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  die möglicherweise kompromittiert wurden.
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  Dieser eine Notfallschritt
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  erspart Ihnen später
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  wochenlang auf am Arbeiten.
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  Der Unterschied zwischen dem
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  IT-Spielverderber
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  und dem Sicherheitsnetz
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  liegt in den Leitplanken nahe.
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  Benutzer können weiterhin schnell arbeiten,
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  bleiben auf sicheren Wegen.
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  Richtig umgesetzte Governance
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  ist ein Aufbreitschutz, keine Fessel.
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  Sie können vertrauensvoll arbeiten,
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  weil Sie den Zugriff so strukturiert haben,
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  dass Zusammenarbeit und Compliance
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  gleichermaßen gewahrt bleiben.