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Summer Dailean Club 6/45 : L’art du message d’absence efficace · Oser l'efficacité - Les stratégies de ceux qui font l’industrie

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  Un bon message d'absence,
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  c'est pas juste une pancarte,
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  fermeture pour congés.
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  Actuellement je bronte sur la plage et rien ne saurait être plus urgent que ça.
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  Les gens sont beaucoup plus compréhensifs que ce qu'on croit,
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  tant qu'ils ne découvrent pas la vérité après coup.
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  La crème solaire est dans le sac à dos.
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  Ce n'est pas de la négligence,
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  c'est de la clarté.
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  Oser l'efficacité passe en mode summer day lean.
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  Tout l'été,
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  45 épisodes pour aborder le lean avec légèreté et en tongs.
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  Le but,
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  aiguiser ton esprit process pour attaquer la rentrée avec plein de bonnes idées.
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  Allez,
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  c'est parti !
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  On l'a tous vu passer ce message d'absence de Jacqueline,
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  un brin désespérant.
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  « Je suis en congé,
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  merci de contacter Thierry. »
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  « Et Thierry ? »
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  « Je suis en vacances,
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  merci de contacter Jacqueline. »
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  Que ce tranchant,
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  non ?
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  Et encore,
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  là y'a que deux personnes.
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  Mais je suis déjà tombée dans une boucle à cinq.
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  La moutarde a le temps de bien te monter au nez.
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  Un bon message d'absence,
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  c'est pas juste une pancarte « fermeture pour congé » .
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  C'est un vrai mini-process.
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  Un plan d'action clair pour savoir quoi faire quand toi,
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  tu sirotes un mojito loin de ta boîte mail.
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  Pourquoi c'est pénible ?
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  Parce que ton interlocuteur,
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  il veut avancer.
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  Pas jouer au ping-pong pour trouver la bonne personne.
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  Ce type d'aller-retour,
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  c'est typiquement ce qu'on appelle un gaspillage dans le Lean.
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  Et si sur le moment,
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  tu t'en fiches royalement,
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  ce qui est ton droit,
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  t'es en vacances après tout.
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  L'impact,
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  lui,
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  est bien réel pour ton entreprise.
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  Perte de temps,
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  insatisfaction client,
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  réputation écorchée.
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  Dans le Lean,
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  l'un des principes clés,
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  c'est le flux continu.
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  On veut que les choses avancent sans rupture,
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  sans goulot.
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  Un message d'absence mal fichu,
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  c'est une micropane dans la chaîne.
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  Mais attention !
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  On reste pragmatique.
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  En période estivale,
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  on tourne souvent en effectif réduit.
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  L'objectif,
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  ce n'est pas de maintenir tout à flot,
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  mais de garder le cap sur l'essentiel.
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  Identifier les processus critiques.
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  Tu peux écouter l'épisode 5 pour te rafraîchir la mémoire si besoin.
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  Et s'assurer qu'il continue.
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  Dans ta boîte,
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  si on reste ouvert l'été,
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  on va sans doute devoir maintenir les ventes.
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  Si un client peut commander,
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  il doit pouvoir être livré.
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  Mais la R&D,
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  elle peut attendre septembre.
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  Pareil pour la stratégie ou les audits internes.
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  Priorité à ce qui fait tourner la boutique.
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  Un bon message d'absence doit refléter ses priorités.
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  Tu peux renvoyer vers différents contacts selon les sujets,
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  ou préciser ce qui attendra ton retour.
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  Ce n'est pas de la négligence,
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  c'est de la clarté.
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  J'ai déjà reçu un message d'absence qui disait en toute simplicité « actuellement je bronze sur la plage »
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  et rien ne saurait être plus urgent que ça.
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  C'était drôle,
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  c'était clair.
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  Et même si j'avais une question importante,
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  j'ai juste su que je devrais attendre.
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  C'est la magie d'une info donnée au bon moment.
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  Et si,
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  à l'échelle d'une entreprise,
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  tu ne peux pas assurer la continuité ?
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  Bah juste préviens.
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  Les gens sont beaucoup plus compréhensifs que ce qu'on croit,
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  tant qu'ils ne découvrent pas la vérité après coup.
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  Aujourd'hui,
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  tu peux d'ores et déjà faire le point sur les dates de congé de ton équipe.
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  Qui est là quand toi tu pars ?
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  Qui peut répondre et à quoi ?
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  Ton message d'absence peut rediriger vers une personne sur un sujet et dire clairement que pour le reste,
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  ce sera pour plus tard.
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  Et tu peux même anticiper les absences croisées,
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  en donnant plusieurs points de relève selon les dates.
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  On veut que ton interlocuteur sache exactement quoi faire après avoir lu ton mail.
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  Même s'il grandit un peu.
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  Tu es au cœur de Summer Day Lean.
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  Demain,
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  on parlera délégation et de ce que j'appelle le test du stagiaire de 3e.
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  Et si tu veux aller plus loin,
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  abonne-toi au Summer Day Lean Club.
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  Chaque vendredi,
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  tu reçois par mail le plan d'action de la semaine,
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  plus un bonus surprise.
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  Le lien est dans la description.
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  Cher client,
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  merci pour votre message.
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  Je suis actuellement en vacances avec les enfants.
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  Si vous souhaitez prendre le relais,
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  la crème solaire est dans le sac à dos.
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  Bisous !
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  C'est un peu trop le bisou,