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ENZIMAS #291 - Cultura de gestão de documentos sem burocratizar processos · Os Agilistas

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  Bom dia, boa tarde, boa noite. Este é mais um episódio de
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  enzimas Breves, reflexões que te ajudam a catalisar o agilismo em
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  sua organização. Fala pessoal, tudo bom?
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  Eu sou o André forte, sou o Project manager aqui do derma
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  Club, o clube de benefícios da L'Oréal, e estou muito feliz em
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  estar aqui e poder compartilhar alguns insights de um tema que
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  eu acho muito importante. Eu gosto muito de falar que está
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  presente no nosso dia a dia. Vamos falar um pouco sobre a
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  documentação e como podemos desburocratizá la e deixá LA 1
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  pouco mais ágil. Eu acho que o grande desafio, se
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  não o maior a forma de documentar.
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  Então quando a gente fala, temos que documentar algo.
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  Acho que é a primeira imagem que vem na nossa cara.
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  Esse é um texto lotado de informações com possíveis
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  anotações sobre o projeto, quais são os seus processos, quando
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  começou, quando finalizou, fica aparecendo um manual de
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  instruções e eu acho que essa forma de documentar está ficando
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  para trás e ela se torna de uma forma muito burocrática.
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  Ela não é prática, ela não se encaixa no nosso dia a dia,
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  porque os times nem sempre têm tempo de fazer uma documentação
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  tão extensa e tão detalhada. Então acho que antes da gente
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  sair anotando cada passo da jornada vale muito a.
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  Pena a gente dar um passo para trás e se perguntar o que
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  realmente precisa documentado, porque nem sempre a gente
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  precisa registrar todos os detalhes.
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  Acho que o que verdadeiramente importa para uma documentação
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  não são os registros principais das ideias, as motivações, as
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  estratégias que foram utilizadas no desenvolvimento e os
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  aprendizados que nós tivemos até o final.
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  E assim, gente, claro, essas informações precisam estar
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  sempre acessíveis para todos. Nesse caso aqui de documentação
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  over sharing é o nosso melhor amigo.
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  A gente não pode nem deve reter. Qualquer tipo de informação
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  sobre uma documentação. Então, assim, como é que a gente
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  consegue implementar uma cultura de documentação de uma forma
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  menos burocrática? Acho que o primeiro passo são as
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  pessoas. A gente precisa entender e levar
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  em consideração que todo todo ambiente é um ecossistema único.
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  Não tem como fazer uma fórmula de bolo para uma documentação
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  perfeita. Então, cada time, cada equipe
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  precisa de uma estratégia própria e para isso, nós
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  precisamos ouvir e entender como é feito ou como não é feito a
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  documentação. Nesse ambiente, só assim a gente
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  pode pensar numa metodologia ou numa forma de agilizar e
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  desburocratizar esse processo. Mas com certeza a principal, o
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  principal ativo desse momento é ter um time engajado com essa
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  forma de documentar. Porque não adianta você criar
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  uma metodologia, uma forma nova e documentar algum processo ou
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  um projeto. Se o time não engajar.
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  Então você vai ter algo que não vai ser utilizado.
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  E hoje acho que em um cenário e onde nós temos times
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  multidisciplinares. Em várias frentes de trabalho,
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  trocando informações simultaneamente que é necessário
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  e essencial ter uma estratégia onde todos podem contribuir com
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  essa documentação. Então assim não fica pesado
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  somente para uma pessoa passar todas as informações sobre um
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  projeto e ao mesmo tempo essas informações ficam mais
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  assertivas, porque quem vai estar documentando é o
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  responsável pela área e começou o processo.
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  E nós temos diversas formas e diversas ferramentas que podem
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  ajudar, então é uma forma bem flexível de você tentar
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  agilizar. Não no processo.
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  No nosso caso, aqui nós utilizamos o nos, que é uma
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  ferramenta de gerenciamento de demandas e projetos.
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  A gente usa nosso do dia a dia e é justamente a nossa rotina no
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  dia a dia, no gerenciamento de demandas, que a nossa
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  documentação ágil começa a acontecer.
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  Então nós começamos a implementar alguns templates,
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  Campos personalizados, tag pra donizadas e isso dá muito mais
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  agilidade nesse primeiro processo de criação de
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  documentação, que é justamente aquele momento de cara, não sei
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  o que eu estou fazendo, não sei o que eu estou documentando.
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  Então se você já tiver um tempo. Leite algo de onde você sair do
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  zero IA facilitar muito. E isso também ajuda muito, que
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  ao invés de ter uma pessoa só fazendo todo esse processo, o
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  time se divide. Então cada um vai contribuir em
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  cada etapa dessa jornada de uma forma simples, de uma forma mais
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  prática e ao final a gente vai ter um compilado de todas essas
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  informações desse processo, com mais detalhes e mais
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  objetividade. Porque cada pessoa que vai estar
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  documentando o seu processo, ela sabe o que ela está fazendo, ela
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  entende qual é o objetivo. Então essa estratégia deu tão
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  certo aqui pra gente que hoje nós unificamos e toda a nossa
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  documentação, dos nossos projetos e nossos processos
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  estão essa ferramenta e que facilita muito a nossa vida,
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  porque fica fácil de procurar. A gente sabe onde tem que
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  procurar, não tem que ficar entrando num SharePoint ou em
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  qualquer outro lugar buscando vários tipos de arquivo, tá tudo
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  numa mesma plataforma. E dessa forma a gente conseguiu
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  engajar todo o time e fazer com que eles entendam que a melhor
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  forma de termos as informações na nossa mão é conseguir.
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  Não fazer essa documentação ágil num lugar só.
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  Então a gente acaba criando uma documentação viva e coletiva.
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  Eu acho que se a gente tivesse que sintetizar isso em uma
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  frase, seria mais ou menos ter mais qualidade e menos volume de
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  informação. E assim, na prática, como isso
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  funciona? Pô, legal aprender a teoria, mas
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  como é que eu vou fazer isso na prática?
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  É a partir do momento que a gente define o que que nós
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  faremos em uma documentação, a gente começa a cascatear a
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  responsabilidade, que nada mais é de colocar etapas nessa
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  documentação. Então a pessoa.
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  Só que começa a criar essa documentação.
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  Ela vai registrar primeiro quais são os principais motivos e as
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  ideias que devem ser concretizadas nesse projeto.
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  E fazendo essa parte, ela passa para o próximo time, que vai ser
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  o time de desenvolvimento ou quem vai começar a gerir esse
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  desenvolvimento, onde vai ter uma documentação um pouco mais
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  textual, que é passar por todas as etapas do que nós estamos
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  construindo de estratégia. E no final nós reservamos um
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  momento para descrever quais são os aprendizados que nós
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  obtivemos durante toda essa jornada dessa documentação.
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  E é importante ressaltar aqui. E não vale só fazer a
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  documentação de coisas que deram certo, tá?
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  As coisas que deram errada são muito importantes porque são
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  elas que vão prevenir possíveis futuros erros.
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  E assim a gente acaba construindo um ambiente
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  colaborativo e acessível para todos.
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  Qualquer pessoa pode buscar por palavras, chaves, tipos de
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  projeto e em poucos cliques, elas encontram tudo o que
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  precisam saber sobre um processo, sobre um projeto,
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  sobre uma pessoa, sobre tudo o que ela precisa saber, sobre a
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  documentação de um time ou de um processo.
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  Gente, eu queria muito agradecer a sua.
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  Oportunidade pra poder falar desse tema que eu gosto tanto.
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  E quem quiser saber um pouco mais é só me adicionar no
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  LinkedIn que tem mais algumas informações por lá.
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  Valeu gente. Até a próxima.