Latest / M365.FM – Microsoft 365, Copilot & AI podcast in het Nederlands / Microsoft Copilot in Teams: configuratiestappen, best practices en echte vergaderscenario’s (AI-nasynchronisatie)

Transcript

Microsoft Copilot in Teams: configuratiestappen, best practices en echte vergaderscenario’s (AI-nasynchronisatie) · M365.FM – Microsoft 365, Copilot & AI podcast in het Nederlands

0:00
Speaker 2: Klaar voor 10 dagen vol Microsoft 365, Copilot, AI, Azure
0:05
Speaker 2: en de mensen die de toekomst van werk vormgeven. In
0:08
Speaker 2: januari is M365 komt terug en we pakken het groter aan.
0:12
Speaker 2: Doe mee aan live sessies, praktijkdemonstraties en praktische kennis van
0:16
Speaker 2: MVP's en experts uit de hele wereld. Geen generieke sliedes,
0:20
Speaker 2: geen eindeloze modewoorden. We pakken de echte uitdagingen aan. Copilot Studio,
0:25
Speaker 2: AI Agents, Fabric, Beveiliging, Governance en Automatisering. Of je nu
0:30
Speaker 2: een IT-professional, ontwikkelaar of bedrijfsleider bent, er zijn sessies speciaal
0:34
Speaker 2: voor jou. Gedurende tien volle dagen kun je verschillende technologieën
0:38
Speaker 2: verkennen en in contact komen met een wereldwijde community. Kijk
0:41
Speaker 2: live mee en neem praktische inzichten mee terug naar je organisatie.
0:44
Speaker 2: Januari 2027, tien dagen. Een Microsoft Community. Registratie is nu geopend.
0:51
Speaker 2: Ga naar m365com.net en verzeker je plek vandaag nog. Dat
0:56
Speaker 2: is m365com.net. Meld je nu aan op m365com.net en we
1:03
Speaker 2: zien je live in januari. De meeste professionals verspillen wekelijks
1:06
Speaker 2: uren aan het doorzoeken van vergaderings, notities en halfbegraven teamschats
1:09
Speaker 2: op zoek naar belangrijke beslissingen. De schokkende waarheid is dat
1:12
Speaker 2: Microsoft Copilot deze taken in realtime kan uitvoeren, maar alleen
1:16
Speaker 2: als je weet hoe je het correct instelt. Sla je
1:17
Speaker 2: een stap over, dan denk je dat Copilot niet veel doet.
1:20
Speaker 2: In deze video laat ik je het exacte configuratieproces zien
1:23
Speaker 2: en hoe je Copilot in Teams kunt gebruiken om verspilde
1:25
Speaker 2: tijd te elimineren, zodat je vergaderingen daadwerkelijk tot vooruitgang leiden
1:28
Speaker 2: in plaats van tot chaos achteraf. waarom Copilot in Teams
1:30
Speaker 2: er echt toe doet. De meeste AI-tools doen grote beloftes
1:33
Speaker 2: over productiviteit, maar Copilot in Teams positioneert zich anders. Dit
1:37
Speaker 2: wordt niet gepresenteerd als een handige functie die je af
1:39
Speaker 2: en toe gebruikt. Het is direct gekoppeld aan de manier
1:41
Speaker 2: waarop mensen dagelijks werken in dezelfde app waar gesprekken, bestanden
1:44
Speaker 2: en vergaderingen al te vinden zijn. Daardoor voelt het minder
1:47
Speaker 2: als een experiment en meer als iets dat je moet omarmen,
1:49
Speaker 2: anders loop je het risico achter te blijven. Het cruciale
1:51
Speaker 2: punt is niet of AI-tekst kan samenvatten. Dat heb je
1:54
Speaker 2: al eerder gezien. De hamvraag is of het structuur kan
1:56
Speaker 2: brengen in diezelfde chaotische werkstromen die je week vertragen. Denk
2:00
Speaker 2: eens aan het werktempo in Microsoft Teams vandaag de dag.
2:02
Speaker 2: Je beheert twee of drie projecten, probeert verschillende kanalen in
2:05
Speaker 2: de gaten te houden en coördineert met mensen in verschillende tijdzones.
2:08
Speaker 2: Teams brengt dat allemaal samen op één plek, maar centralisatie
2:11
Speaker 2: staat niet automatisch gelijk aan duidelijkheid. Sterker nog, soms creëert
2:14
Speaker 2: het juist het tegenovergestelde. Een gigantische stroom gesprekken die altijd
2:17
Speaker 2: doorgespit moet worden. De ironie is dat je technisch gezien
2:20
Speaker 2: al je informatie kunt hebben, maar nog steeds geen idee
2:22
Speaker 2: hebt wat de uiteindelijke beslissing van de vergadering van dinsdag
2:25
Speaker 2: was of wie er daadwerkelijk heeft toegezegd de klant op
2:27
Speaker 2: de hoogte te houden. Teams als zenuwcentrum gebruiken is waardevol.
2:31
Speaker 2: Het gebruiken als archief van ongeorganiseerd geklets is dat niet.
2:34
Speaker 2: En daar zit hem de pijn. Zelfs als je gedisciplineerd
2:36
Speaker 2: bent met notities en consequente gesprekken volgt, ben je talloze
2:39
Speaker 2: uren kwijt aan het terughalen van stappen. Je duikt in chatgeschiedenissen.
2:42
Speaker 2: Je opent opnames. Je leest vergaderverslagen door. Dat proces herhaalt
2:46
Speaker 2: zich meerdere keren per week. Voor de meeste professionals komt
2:49
Speaker 2: die verspilde tijd neer op anderhalve dag werkverlies per week.
2:52
Speaker 2: Tijd die niet wordt besteed aan het produceren van resultaten,
2:54
Speaker 2: maar simpelweg aan het terugvinden van informatie die al besproken is.
2:57
Speaker 2: Niemand begroot dit soort tijdverlies, maar het knaagt stilletjes aan
3:00
Speaker 2: deadlines en de werkdruk van hele teams. Stel je een
3:03
Speaker 2: projectmanager voor die de week afsluit. In plaats van haar
3:05
Speaker 2: laptop op vrijdag om vier uur smiddags dicht te klappen,
3:07
Speaker 2: is ze nog steeds bezig met het doorspitten van chats
3:09
Speaker 2: en e-mails om te achterhalen welke actiepunten uit de stuurgroepvergadering
3:12
Speaker 2: zijn voortgekomen. Ze exporteert fragmenten uit een transcript. Zet ze
3:16
Speaker 2: in een document en labelt wie waarvoor verantwoordelijk is. Dit
3:19
Speaker 2: gebeurt project na project, kwartaal na kwartaal. Het is niet
3:22
Speaker 2: haar slechte planning. Het is het systeem dat de mist
3:25
Speaker 2: creëert rond de besluitvorming. Vermenigvuldig dat met de hele afdeling
3:28
Speaker 2: en je begint de omvang van de inefficiëntie te zien.
3:31
Speaker 2: Onderzoeken naar werkgedrag wijzen op dezelfde conclusie. Gemiddeld besteden mensen
3:35
Speaker 2: bijna een derde van hun werkweek aan het zoeken naar informatie.
3:38
Speaker 2: Dat is geen overdrijving. Het is een realiteit die in
3:40
Speaker 2: enquêtes in verschillende sectoren naar voren komt. De inspanning is
3:43
Speaker 2: onzichtbaar omdat het niet op tijdverspilling lijkt. Je bent niet
3:45
Speaker 2: aan het hondneusen op sociale media. Je bent technisch gezien
3:47
Speaker 2: aan het werk, maar de output is van lage waarde.
3:49
Speaker 2: Je bent aan het jagen, niet aan het bouwen. Dat
3:51
Speaker 2: is de kloof die Copilot probeert te dichten. Het belooft
3:54
Speaker 2: geen futuristische AI die essays schrijft of kunst genereert. Het
3:57
Speaker 2: is gericht op het terugdringen van de zeer reële tijdverspilling
4:00
Speaker 2: die de meeste mensen als een normaal onderdeel van hun
4:01
Speaker 2: werk beschouwen. Sommigen hebben geprobeerd om het probleem op te
4:04
Speaker 2: lossen met bots van derden of externe chatassistenten. Het probleem
4:07
Speaker 2: daarmee is dat ze vaak buiten de workflow vallen. Je
4:10
Speaker 2: kopieert vergatheringsnotices naar een andere tool of exporteert transcripten zodat
4:14
Speaker 2: een AI ze kan verwerken. Die extra stap is gewoon
4:16
Speaker 2: weer een extra obstakel en uiteindelijk stoppen mensen ermee. Copilot
4:19
Speaker 2: vermijdt die valkuil omdat het je niet vraagt om ergens
4:21
Speaker 2: anders heen te gaan. De intelligentie is ingebed in de
4:24
Speaker 2: omgeving waar je al gesprekken voert. Dat betekent dat dezelfde
4:27
Speaker 2: berichten en bestanden waarmee je in Teams werkt de basis
4:29
Speaker 2: vormen voor de inzichten die Copilot levert. Als je het
4:31
Speaker 2: goed instelt, transformeert Copilot wat anders op een chaotische vergadering
4:35
Speaker 2: lijkt in een overzichtelijke structuur waarop je kunt voortbouwen. Het
4:38
Speaker 2: rommelige transcript wordt een doorlopende lijst met duidelijke resultaten. De
4:41
Speaker 2: vage opmerking, hier moeten we later over nadenken, uit een
4:43
Speaker 2: chatgesprek verschijnt als een gemarkeerd item dat niet vergeten wordt.
4:46
Speaker 2: In plaats van verspreide post dit briefjes op iemands bureau
4:49
Speaker 2: of vergeten afspraken in een kanaal dat ondergesneeuwd is, worden
4:52
Speaker 2: de beslissingen binnen de groep op één lijn gebracht en
4:54
Speaker 2: uitvoerbaar op een schaal die doorwerkt in de volgende sprint
4:56
Speaker 2: of planningscyclus. Dat onderscheid is de reden waarom Microsoft Copilot
5:00
Speaker 2: als meer beschouwt dan een mooie demofunctie. Binnen Teams pakt
5:03
Speaker 2: het de kern van de frictie aan die professionals ervan
5:05
Speaker 2: weerhoudt om vooruit te komen. Te veel gesprekken, te weinig duidelijkheid.
5:08
Speaker 2: Hoe meer je hierover nadenkt, hoe duidelijker het wordt. Productiviteit
5:11
Speaker 2: faalt niet omdat mensen niet snel genoeg kunnen typen. Het
5:14
Speaker 2: faalt omdat beslissingen verloren gaan in de ruis. De rol
5:16
Speaker 2: van Copilot is om die beslissingen boven water te houden,
5:19
Speaker 2: zodat ze niet verloren kunnen gaan. Nu duidelijk is waarom
5:21
Speaker 2: de strijd om productiviteit zich binnen Teams afspeelt, is het
5:24
Speaker 2: tijd om te bekijken wat Copilot precies is en hoe
5:26
Speaker 2: het werkt. Wat is Copilot in Teams nu eigenlijk? Je
5:29
Speaker 2: hebt vast wel eens mensen horen zeggen dat Copilot in
5:31
Speaker 2: Teams gewoon weer een chatbot is die in je vergadervenster staat.
5:34
Speaker 2: Dat is een veel voorkomende aanname, maar het gaat voorbij
5:36
Speaker 2: aan de kern van de zaak. Dit is geen plug-in
5:38
Speaker 2: of een nieuwigheidje. Het is ontworpen als een structurele laag
5:40
Speaker 2: die in het platform zelf is ingebouwd. In plaats van
5:42
Speaker 2: los te staan van je workflow, bevindt het zich bovenop
5:45
Speaker 2: de tools en data die je organisatie al dagelijks gebruikt.
5:48
Speaker 2: Dat onderscheid is belangrijk, want Copilot behandelen als een chatbot
5:51
Speaker 2: leidt tot teleurstelling. Je kunt het niet vergelijken met eenvoudige
5:53
Speaker 2: assistentie die trivia vragen beantwoord of gedichten schrijft. Het is
5:56
Speaker 2: bedoeld als een operationele laag, niet als een speeltje. Het
5:58
Speaker 2: ontwerp begint met hoe Copilot verbinding maakt met het Microsoft-ecosysteem.
6:02
Speaker 2: Het staat niet op een eilandje. Het is gekoppeld aan
6:04
Speaker 2: Microsoft Graph, de verbindende schakel binnen Microsoft 365. Dat betekent
6:09
Speaker 2: dat het niet slechts één gesprek ziet. Het ziet de
6:10
Speaker 2: context van wie er in de vergadering aanwezig is, welke
6:13
Speaker 2: bestanden er worden gedeeld, Welke chats naar hetzelfde project verwijzen
6:16
Speaker 2: en zelfs wat er die week in de agenda staat.
6:17
Speaker 2: Wanneer je Copilot een vraag stelt, gropt het niet. Het
6:20
Speaker 2: haalt het antwoord uit de concrete gegevens binnen jouw tenant.
6:23
Speaker 2: Die integratie maakt het zo waardevol. Een probleem waar we
6:25
Speaker 2: vaak tegenaan lopen is dat veel professionals verwachten dat Copilot
6:28
Speaker 2: net zo goed presteert als ChatGPT, omdat dat hun referentiekader
6:31
Speaker 2: is voor AI. Ze verwachten dat het op elke schaal
6:32
Speaker 2: en zonder beperking een antwoord kan geven op elke vraag.
6:35
Speaker 2: Maar die verwachting is misleidend. Ja. Copilot gebruikt vergelijkbare onderliggende taalmodellen,
6:39
Speaker 2: maar die modellen zijn gebaseerd op de specifieke omgeving van
6:42
Speaker 2: jouw bedrijf. Het is er niet om het universum te verklaren,
6:44
Speaker 2: het is er om jouw werkstromen te interpreteren. Die specifieke
6:48
Speaker 2: rol is precies de reden waarom het zo effectief is
6:50
Speaker 2: binnen Teams. Hoe dichter het bij jouw live samenwerkingscontext blijft,
6:54
Speaker 2: hoe betrouwbaarder en praktischer de output wordt. Stel je dit
6:57
Speaker 2: eens voor. Stel je voor dat je in een snel
6:58
Speaker 2: verlopend projectupdate gesprek zit. Mensen delen de ene update na
7:01
Speaker 2: de andere, tijdlijnen verschuiven, er duiken obstakels op en er
7:04
Speaker 2: worden nieuwe verantwoordelijken toegewezen. Normaal gesproken zou je iemand nodig
7:07
Speaker 2: hebben die aantekeningen maakt of je zou erop moeten vertrouwen
7:09
Speaker 2: dat iedereen zich herinnert waar ze zich voor hebben aangemeld.
7:11
Speaker 2: Met Copilot ingeschakeld kun je vragen welke actiepunten zijn er
7:14
Speaker 2: tot nu toe aangedragen. En het programma genereert een duidelijke,
7:17
Speaker 2: gestructureerde lijst voordat de vergadering is afgelopen. Dit gebeurt direct
7:20
Speaker 2: zonder te wachten tot het transcript na de vergadering is verwerkt.
7:23
Speaker 2: Die directheid is waar de waarde in zit. Je verlaat
7:25
Speaker 2: de vergadering met een duidelijk beeld van de gemaakte afspraken,
7:27
Speaker 2: zonder later een document te hoeven doorzoeken. Vergelijk dat eens
7:29
Speaker 2: met hoe andere samenvattingsprogramma's werken. Die geven je wel een
7:32
Speaker 2: samenvatting van de tekst, maar ze laten de details vaak weg.
7:35
Speaker 2: Ze vertellen je misschien dat het team de tijdlijnen heeft besproken,
7:37
Speaker 2: maar ze wijzen er niet op dat Alex daadwerkelijk heeft
7:39
Speaker 2: toegezegd de presentatie voor de klant te herzien, of dat
7:42
Speaker 2: de deadline voor marketing met twee weken is vervroegd. Copilot
7:44
Speaker 2: vat niet alleen samen, het structureert ook. Het gebruikt de
7:47
Speaker 2: context van teams om te achterhalen wat de besluitvorming drijft.
7:50
Speaker 2: Dat is het verschil tussen oppervlakkige AI-output en organisatorische duidelijkheid.
7:55
Speaker 2: Voor leiders is die duidelijkheid cruciaal voor strategie. Als u
7:58
Speaker 2: meerdere teams aanstuurt, weet u hoe gemakkelijk definitieve beslissingen verloren
8:01
Speaker 2: kunnen gaan in lange discussies. Tenzij iemand ze handmatig samenvoegt,
8:04
Speaker 2: blijven die discussies eindeloos doorscrollen. Copilot neutraliseert dat probleem. Het
8:07
Speaker 2: zorgt ervoor dat de kernafspraken niet verdwijnen. In plaats daarvan
8:10
Speaker 2: blijven ze zichtbaar in een formaat waarop leiders actie kunnen ondernemen.
8:13
Speaker 2: Of het nu gaat om het controleren van de status
8:14
Speaker 2: van verschillende projecten of het voorbereiden van een bestuursvergadering met
8:17
Speaker 2: het vertrouwen dat er niets over het hoofd is gezien.
8:19
Speaker 2: Er is ook het compliance aspect dat vaak over het
8:21
Speaker 2: hoofd wordt gezien. Externe AI-tools roepen vragen op omdat u
8:24
Speaker 2: gegevens buiten de bedrijfsgrenzen verplaatst. Copilot voorkomt dat door te
8:27
Speaker 2: werken binnen uw bestaande Microsoft 365 beveiligings- en compliancebeleid. Het
8:32
Speaker 2: verplaatst uw vergaderverslagen niet naar een onbeheerde cloud service. Het
8:35
Speaker 2: verwerkt de gegevens waar ze zich al bevinden onder dezelfde
8:38
Speaker 2: bewaarregels en toegangsrechten die u al had. Die afstemming maakt
8:41
Speaker 2: het werkbaar voor bedrijven die geen AI-apps voor consumenten konden
8:44
Speaker 2: gebruiken zonder juridische problemen te veroorzaken. Als je er even
8:47
Speaker 2: afstand van neemt, begrijp je waarom Microsoft Copilot niet zomaar
8:49
Speaker 2: als een assistent op de markt brengt. Het functioneert eerder
8:51
Speaker 2: als een ruggengraat. Het bouwt een bruikbare intelligentielaag bovenop de
8:55
Speaker 2: dagelijkse samenwerking. Dat maakt het uniek binnen Teams. Je krijgt
8:59
Speaker 2: geen nieuwigheidje zoals een chatbot, maar een upgrade van je productiviteitsinfrastructuur,
9:03
Speaker 2: een operationele laag binnen de communicatiehub waar je organisatie al
9:07
Speaker 2: op vertrouwt. En dat is de ware aard van Copilot
9:09
Speaker 2: binnen Teams. Het is er niet om indruk op je
9:11
Speaker 2: te maken met slimme antwoorden, maar om vergaderingen, chats en
9:14
Speaker 2: bestanden naadloos op elkaar af te stemmen, zodat je niet
9:16
Speaker 2: de hele dag dezelfde dingen opnieuw hoeft te doen. Maar
9:18
Speaker 2: er is een addertje onder het gras. Weten wat co-pilot
9:21
Speaker 2: is brengt je niet ver als het niet correct is ingesteld.
9:23
Speaker 2: En die instelling is waar de meeste mensen tegenaan lopen.
9:26
Speaker 2: Hoe stel je co-pilot in teams in zonder je workflows
9:28
Speaker 2: te verstoren? Dit is de stap waar de meeste teams struikelen.
9:31
Speaker 2: Ze denken dat co-pilot zomaar op een ochtend verschijnt en
9:33
Speaker 2: meteen aan de slag kan zonder dat ze er iets
9:34
Speaker 2: voor hoeven te doen. De werkelijkheid is heel anders. Copilot
9:37
Speaker 2: is geen verborgen schakelaar in Teams die je zomaar kunt ontdekken.
9:39
Speaker 2: Het vereist de juiste basis op het gebied van licenties,
9:42
Speaker 2: beheerdersconfiguratie en compliance-instellingen. Als een van deze onderdelen wordt overgeslagen,
9:45
Speaker 2: openen gebruikers Teams in de verwachting Copilot te zien en
9:48
Speaker 2: raken ze gefrustreerd omdat ze denken dat het niet werkt,
9:49
Speaker 2: nog voordat het de kans heeft gehad om zijn werk
9:51
Speaker 2: te doen. Het allerbelangrijkste is de licentie. Daar ontkom je
9:54
Speaker 2: niet aan. Om Copilot in Teams te gebruiken, moet je
9:57
Speaker 2: al Microsoft 365 E3 of E5 gebruiken. Daarnaast heb je
10:01
Speaker 2: de Copilot Add-on licentie nodig, die geen deel uitmaakt van
10:03
Speaker 2: het basispakket. Dit detail verrast veel mensen. Ze gaan ervan
10:06
Speaker 2: uit dat ze al voor Teams betalen, dus dat Copilot
10:08
Speaker 2: er ook bij inbegrepen is. Maar tenzij beheerders die add-on toewijzen,
10:12
Speaker 2: wordt Copilot nooit geactiveerd. Alles wat daarna komt, hangt af
10:14
Speaker 2: van deze licentie. Als je dit overslaat, zullen je gebruikers
10:17
Speaker 2: de komende weken vragen waarom Copilot niet verschijnt, terwijl de
10:19
Speaker 2: IT-afdeling zich het hoofd breekt over mogelijke verborgen instellingen. Ik
10:22
Speaker 2: heb dit in de praktijk bij verschillende organisaties zien gebeuren.
10:25
Speaker 2: Een middelgroot bedrijf lanceerde Teams Copilot met posters en interne communicatie,
10:29
Speaker 2: waarin medewerkers een soepelere vergaderervaring werd beloofd. Maar toen maandag aanbrak,
10:33
Speaker 2: kon niemand het vinden. Niets verscheen, geen meldingen, geen knoppen.
10:36
Speaker 2: Er werd al snel gegrapt dat het om vaporwaren ging.
10:38
Speaker 2: Wat er werkelijk aan de hand was, was simpel. Ze
10:40
Speaker 2: hadden de communicatie gelanceerd voordat de licenties waren bevestigd. De
10:43
Speaker 2: hele uithol werd ondermijnd doordat de basisprincipes werden overgeslagen. Het
10:46
Speaker 2: was geen technische fout, maar een administratieve blunder waardoor de
10:49
Speaker 2: verwachtingen veel te vroeg werden gewekt. Zodra de licenties in
10:51
Speaker 2: orde zijn, moeten beheerders de updates op tenantniveau nauwlettend in
10:54
Speaker 2: de gaten houden. Als uw tenant niet up-to-date is, zijn
10:56
Speaker 2: sommige co-pilot functies mogelijk niet eens beschikbaar in uw regio.
10:59
Speaker 2: Teams up-to-date houden betekent dat u de meest recente app
11:01
Speaker 2: builds gebruikt op zowel desktop als mobiel. Verouderde clients vormen
11:04
Speaker 2: een stille blokkade en komen verrassend vaak voor. Sommige gebruikers
11:07
Speaker 2: met oude appversies melden dat co-pilot ontbreekt, terwijl anderen met
11:10
Speaker 2: de meest recente builds het wel zien. Deze inconsistentie zorgt
11:12
Speaker 2: voor ruis die gemakkelijk kan worden voorkomen met regelmatige versiecontroles.
11:15
Speaker 2: Dan is er nog de naleving van de regelgeving. Copilot
11:18
Speaker 2: omzelt uw bestaande beveiligings- of governancebeleid niet, wat een voordeel is.
11:22
Speaker 2: Maar het betekent ook dat u het zo moet configureren
11:24
Speaker 2: dat beleid de functionaliteit niet belemmert. Beheerders moeten controleren of informatiebarrières,
11:29
Speaker 2: gegevensbewaring en vergaderbeleid ervoor zorgen dat Copilot werkt zoals de
11:32
Speaker 2: organisatie verwacht. Als de instellingen van uw team transcriptie blokkeren
11:35
Speaker 2: vanwege compliance redenen, kan Copilot geen consistente samenvattingen genereren. Dat
11:39
Speaker 2: is een van die instellingen die gemakkelijk over het hoofd
11:40
Speaker 2: gezien kunnen worden, maar cruciaal zijn voor de functionaliteit. In
11:43
Speaker 2: de Teams beheerconsol moeten de Copilot-machtigingen correct worden ingeschakeld. Met
11:47
Speaker 2: name vergadertranscriptie moet zijn ingeschakeld, omdat Copilot samenvattingen maakt op
11:50
Speaker 2: basis van die transcriptiegegevens. Als beheerders vergeten dit in te schakelen,
11:54
Speaker 2: zullen mensen na een vergadering een directe samenvatting verwachten, maar
11:57
Speaker 2: niets krijgen. Hetzelfde geldt voor toegang op groepsniveau. Grote organisaties
12:00
Speaker 2: introduceren functionaliteit soms gefaseerd, maar vergeten om hele afdelingen toegang
12:04
Speaker 2: te geven. Het ene team krijgt co-pilot, het andere niet,
12:06
Speaker 2: en de verwarring verspreidt zich snel. De oplossing is eenvoudig.
12:09
Speaker 2: Controleer het beleid voor de lancering. Naast de basisfunctionaliteiten zijn
12:12
Speaker 2: er subtiele valkuilen, zoals de geschiktheid voor het previewprogramma. Sommige
12:15
Speaker 2: co-pilot functionaliteiten worden eerder uitgerold via previewkanalen. Als uw tenant
12:19
Speaker 2: of app niet is aangemeld, kan het maanden duren voordat
12:21
Speaker 2: u iets krijgt dat uw leidinggevenden al in de presentaties
12:23
Speaker 2: van Microsoft hebben gezien. Deze discrepantie kan onnodige interne druk veroorzaken.
12:28
Speaker 2: Daarom is pilottesten zo belangrijk. Door een uithol naar een
12:30
Speaker 2: kleinere testgroep te starten, voorkomt u genante, bedrijfsprede lanceringen die mislukken.
12:34
Speaker 2: Het is veel gemakkelijker om hiaten in licenties, versies of
12:36
Speaker 2: instellingen te ontdekken via een kleine steekproef voordat u het
12:39
Speaker 2: in de hele organisatie uitrolt. Zie het als een stresstest.
12:42
Speaker 2: Stel een handvol vertrouwde gebruikers in met de juiste configuratie
12:44
Speaker 2: en laat ze een paar weken lang dagelijkse vergaderingen uitvoeren.
12:47
Speaker 2: U leert waar Copilot goed werkt en waar het beleid
12:49
Speaker 2: moet worden aangepast. Tegen de tijd dat u klaar bent
12:51
Speaker 2: om het naar iedereen uit te rollen, zijn de onverwachte
12:52
Speaker 2: problemen verdwenen. Gebruikers stappen in met een werkende Copilot-ervaring in
12:56
Speaker 2: plaats van een gebrekkige. Dit soort planning maakt het verschil
12:58
Speaker 2: tussen een uitrol die soepel verloopt en een die vastloopt
13:00
Speaker 2: met eindeloze helpdesk tickets. Wanneer al deze stappen op één
13:03
Speaker 2: lijn liggen, is Copilot niet langer onzichtbaar, maar begint het
13:06
Speaker 2: daadwerkelijk waarde toe te voegen. In plaats van dat gebruikers
13:09
Speaker 2: zich afvragen waarom het nooit eerder verscheen, zien ze het
13:11
Speaker 2: operationeel tijdens hun vergaderingen en chats, precies doen wat het
13:14
Speaker 2: moet doen. Op dat moment verdwijnt de frustratie en kan
13:16
Speaker 2: de acceptatie daadwerkelijk toenemen. Copilot gaat van afwezig naar volledig
13:19
Speaker 2: aanwezig als onderdeel van het dagelijkse werk. Nu het live is,
13:22
Speaker 2: begint de echte test. Hoe presteert het wanneer je het
13:25
Speaker 2: daadwerkelijk gebruikt tijdens de chaos van een vergadering of in
13:27
Speaker 2: je dagelijkse workflow? Hoe werkt Copilot nu eigenlijk nadat het
13:30
Speaker 2: is ingeschakeld? Zodra Copilot is ingeschakeld in Teams, komt de
13:34
Speaker 2: voor de hand liggende vraag op, wat doet het nu
13:36
Speaker 2: precies tijdens een vergadering? Het blijft niet onopvallend op de
13:39
Speaker 2: achtergrond draaien, maar het leidt de vergadering ook niet helemaal zelfstandig.
13:42
Speaker 2: Je kunt het het beste zien als een assistent die
13:44
Speaker 2: in real-time luistert en wacht tot je de informatie opvraagt
13:47
Speaker 2: die je nodig hebt. Als je weet hoe je ermee
13:49
Speaker 2: moet omgaan, wordt het een verlengstuk van de vergadering. Negeer
13:51
Speaker 2: het en het zal je werk niet veranderen. In de
13:53
Speaker 2: praktijk wordt Copilot geactiveerd tijdens elke lopende Teams vergadering of
13:57
Speaker 2: gesprek waar transcriptie actief is. Wanneer je het Copilot paneel opent,
14:00
Speaker 2: kun je direct een samenvatting vragen van wat er is besproken.
14:03
Speaker 2: Het geeft je niet zomaar willekeurige hoogtepunten te zien. Het
14:05
Speaker 2: haalt de belangrijkste thema's eruit, organiseert ze in samenhangende punten
14:09
Speaker 2: en presenteert ze in een bruikbaar formaat terwijl het gesprek
14:11
Speaker 2: nog gaande is. Dat is het deel dat de meeste
14:13
Speaker 2: mensen over het hoofd zien. Dit is geen nabewerking nadat
14:15
Speaker 2: de vergadering is afgelopen. Het gebeurt op het moment zelf,
14:18
Speaker 2: wat het echt nuttig maakt als je duidelijkheid nodig hebt
14:20
Speaker 2: voordat beslissingen worden genomen. Nu, hier gaat het vaak mis.
14:23
Speaker 2: Mensen gaan ervan uit dat Copilot de vergadering zal leiden,
14:26
Speaker 2: elk actiepunt zonder hun tussenkomst zal afhandelen en op magische
14:29
Speaker 2: wijze weet wat belangrijk is. Dat is niet realistisch. Je
14:31
Speaker 2: moet het nog steeds aansturen met aanwijzingen. Je kunt bijvoorbeeld
14:34
Speaker 2: vragen om een lijst met alle tot nu toegestelde onbeantwoorde vragen,
14:37
Speaker 2: en het zal die uit de discussie halen. Vraag het,
14:39
Speaker 2: laat me de voorgestelde deadlines zien... en het zal ordenen
14:41
Speaker 2: wat verschillende mensen over de timing hebben gezegd. Zonder die
14:44
Speaker 2: subtiele hint blijft het gewoon op de achtergrond aanwezig... omdat
14:46
Speaker 2: het de bedoeling is het gesprek te versterken, niet over
14:48
Speaker 2: te nemen. Een goed voorbeeld uit de dagelijkse praktijk... is
14:50
Speaker 2: iemand die tien minuten te laat in de vergadering komt.
14:52
Speaker 2: Normaal gesproken zou diegene dan stiekem iemand anders moeten taggen...
14:54
Speaker 2: of in stilte moeten wachten tot de context duidelijk is.
14:57
Speaker 2: Met co-pilot ingeschakeld kan de teamleider het openen en zeggen...
15:00
Speaker 2: geef me een samenvatting van het eerste deel van de vergadering.
15:02
Speaker 2: Binnen enkele seconden ziet hij of zij precies welke beslissingen
15:04
Speaker 2: er zijn genomen... voordat die persoon arriveerde. Deze kleine aanpassing
15:07
Speaker 2: voorkomt tijdverlies door het opnieuw vertellen van informatie en zorgt
15:10
Speaker 2: ervoor dat de vergadering soepel verloopt in plaats van te
15:12
Speaker 2: moeten pauzeren om bij te praten. Naast samenvattingen is een
15:14
Speaker 2: van de grootste voordelen van Copilot hoe het actiepunten koppelt
15:17
Speaker 2: aan Teams zelf. Stel dat er drie verschillende vervolgacties voortkomen
15:20
Speaker 2: uit een gesprek. Iemand moet een document bijwerken, een ander
15:23
Speaker 2: moet een klantgesprek bevestigen en een rapport moet uiterlijk maandag
15:26
Speaker 2: worden gedeeld. Copilot kan deze afspraken vastleggen en ze direct
15:29
Speaker 2: als takenlijst in het relevante Teams kanaal plaatsen. Je hoeft
15:32
Speaker 2: ze niet handmatig uit te schrijven of je zorgen te
15:34
Speaker 2: maken dat je ze kwijtraakt na afloop van het gesprek.
15:36
Speaker 2: De taken verschijnen op de plek waar het team al samenwerkt,
15:38
Speaker 2: waardoor de kans kleiner is dat ze vergeten worden. Daarnaast
15:41
Speaker 2: zijn er subtiele details die Copilot zo bijzonder maken. Copilot
15:44
Speaker 2: geeft niet zomaar een takenlijst in platte tekst weer. Als
15:47
Speaker 2: er in het gesprek naar een document is verwezen, kan
15:49
Speaker 2: de taak gekoppeld worden aan het originele bestand in SharePoint
15:52
Speaker 2: of OneDrive. In plaats van chatlogs door te spitten of
15:54
Speaker 2: te gissen welke versie van een bestand bedoeld was, heb
15:56
Speaker 2: je een link die direct gekoppeld is aan de context
15:58
Speaker 2: van de discussie. Het voorkomt dat je achteraf nog de
16:01
Speaker 2: juiste inhoud hoeft te zoeken. Voor iedereen die ooit uren
16:03
Speaker 2: heeft besteed aan het doorzoeken van chats naar de nieuwste versie,
16:06
Speaker 2: zorgt dit detail alleen al voor meetbare efficiëntie. Maar er
16:08
Speaker 2: is een valkuil die het vermelden waard is. Copilot is
16:10
Speaker 2: afhankelijk van transcriptiegegevens om deze samenvattingen en inzichten te genereren.
16:14
Speaker 2: Als transcriptie niet is ingeschakeld, krijg je inconsistente of onvolledige resultaten.
16:18
Speaker 2: Het is een van die technische afhankelijkheden die beheerders of
16:20
Speaker 2: vergaderorganisatoren gemakkelijk over het hoofd kunnen zien. Alles is misschien
16:24
Speaker 2: wel goed geconfigureerd, maar zonder transcriptie mis je de functionaliteit
16:27
Speaker 2: die Copilot gebruikt om gestructureerde resultaten te genereren. Gebruikers realiseren
16:30
Speaker 2: zich dit vaak pas als ze tegen een muur van
16:32
Speaker 2: ontbrekende samenvattingen aanlopen. Wanneer alles correct is ingeschakeld, is het
16:36
Speaker 2: verschil in workflow enorm. In plaats van na een vergadering
16:38
Speaker 2: terug te moeten gaan om opnames af te spelen of
16:40
Speaker 2: door ruwe transcripties te bladeren, krijg je een doorlopend verslag
16:43
Speaker 2: van wat belangrijk was, actiepunten die in realtime worden verspreid
16:46
Speaker 2: en directe links naar de ondersteunende documenten. Het verandert de
16:49
Speaker 2: rol van de vergadering van iets dat achteraf eindeloos opruimwerk
16:52
Speaker 2: oplevert naar een sessie die direct bruikbare vervolgstappen genereert terwijl
16:55
Speaker 2: iedereen nog in gesprek is. Dat verandert wat Copilot meer
16:58
Speaker 2: maakt dan een handige toevoeging. Je gaat van constant reageren, zoeken,
17:02
Speaker 2: achtervolgen en verifiëren naar proactief zijn. De informatie die je
17:05
Speaker 2: nodig hebt is al georganiseerd tijdens de vergadering. De gegevens
17:08
Speaker 2: die je voorheen vertraagde worden de brandstof voor snellere, duidelijkere
17:11
Speaker 2: beslissingen binnen teams. De logische volgende stap is uitzoeken hoe
17:14
Speaker 2: je dit verder kunt uitbouwen en de gewoonten of valkuilen
17:16
Speaker 2: kunt vermijden die het potentieel ervan beperken. En wat als
17:19
Speaker 2: je dieper in Copilot duikt? Door Copilot in Teams te
17:21
Speaker 2: gebruiken profiteer je direct van voordelen zoals samenvattingen van vergaderingen,
17:24
Speaker 2: actielijsten en de mogelijkheid om later in een gesprek in
17:26
Speaker 2: te stappen zonder de context te hoeven achterhalen. Maar wat
17:28
Speaker 2: gebeurt er als je het niet langer als een extra
17:30
Speaker 2: hulpmiddel beschouwt, maar het integreert in de kernprocessen van je bedrijfsvoering?
17:34
Speaker 2: Dan is het geen handigheidje meer, maar een structurele laag.
17:37
Speaker 2: Het verschil zit hem niet in de aan- of uitknop
17:39
Speaker 2: of de licentie, maar in de vraag of je organisatie
17:42
Speaker 2: bereid is om deze functionaliteit te koppelen aan de grotere
17:45
Speaker 2: systemen waarop je al werkt. Denk bijvoorbeeld aan het plannen
17:47
Speaker 2: van werk dat verder gaat dan de wekelijkse synchronisaties. Vergaderingen
17:50
Speaker 2: leiden tot een stortvloed aan beslissingen en vervolgacties die vaak
17:53
Speaker 2: in iemands notitieboekje of een concept in een Excel spreadsheet belanden.
17:56
Speaker 2: Met Copilot kunnen diezelfde resultaten direct worden gekoppeld aan projectplanningstools
18:00
Speaker 2: zoals Microsoft Planner. In plaats van handmatig te typen wie
18:03
Speaker 2: verantwoordelijk is voor welke deliverable, kan Copilot de taken uit
18:06
Speaker 2: het transcript halen en ze als gestructureerde taken naar Planner sturen.
18:09
Speaker 2: Dat is een volledig geïntegreerd punt. Je vergadering is dan
18:12
Speaker 2: niet zomaar een discussie, maar levert een kant-en-klaar plan op
18:14
Speaker 2: in dezelfde omgeving waar je team al de voortgang bij houdt.
18:16
Speaker 2: Hetzelfde idee is ook toepasbaar op rapportage. Leiders die aan
18:20
Speaker 2: het eind van elke maand uren besteden aan het samenvatten
18:22
Speaker 2: van updates uit tientallen teams kanalen, kunnen de output van
18:25
Speaker 2: Copilot gebruiken als input voor Power BI-dashboards. Samenvattingen van meerdere
18:29
Speaker 2: vergaderingen blijven niet langer als tekst in de chatgeschiedenis staan,
18:31
Speaker 2: maar worden gestructureerde datapunten die een real-time overzicht geven van
18:34
Speaker 2: de projectstatus. Het is een verschuiving van het lezen van
18:37
Speaker 2: eindeloze samenvattingen naar het bekijken van gevisualiseerde statistieken die risico's,
18:40
Speaker 2: afhankelijkheden en achterstallige taken in kaart brengen. Dat is een
18:42
Speaker 2: enorme verbetering ten opzichte van het knippen en plakken in
18:45
Speaker 2: een presentatie de avond voor een managementvergadering. Het is echter
18:47
Speaker 2: verleidelijk om te denken dat Copilot nu de beslissingen voor
18:50
Speaker 2: je neemt. Die verleiding is groot omdat de output er
18:52
Speaker 2: professioneel en betrouwbaar uitziet, maar het doel van Copilot is
18:55
Speaker 2: om de besluitvorming te ondersteunen, niet te vervangen. Als een
18:58
Speaker 2: samenvatting aangeeft dat er overeenstemming was over een deadline, betekent
19:01
Speaker 2: dat niet automatisch dat er ook verantwoording is afgelegd. Mensen
19:03
Speaker 2: moeten nog steeds controleren wie de verantwoordelijkheid heeft genomen en
19:06
Speaker 2: of de afspraak realistisch was. Te veel vertrouwen op Copilot
19:09
Speaker 2: om consensus te bereiken kan blinde vlekken creëren, met name
19:12
Speaker 2: in situaties waarin nuances of onderhandelingen niet in het verslag
19:14
Speaker 2: zijn opgenomen. Een geavanceerd aspect dat te weinig aandacht krijgt
19:18
Speaker 2: is compliance-conforme documentatie. In gereguleerde sectoren is de last van
19:22
Speaker 2: het bijhouden van audit trails, formele goedkeuringen of vergaderverslagen enorm.
19:26
Speaker 2: CoPilot kan daadwerkelijk aan deze behoefte voldoen door discussies samen
19:30
Speaker 2: te vatten in formaten die overeenkomen met compliance-schablonen of door
19:33
Speaker 2: documentatie voor audits te centraliseren zonder handmatige verzameling. Als u
19:37
Speaker 2: ooit een compliance-officer wekenlang vergaderverslagen hebt zien herstructureren tot iets
19:41
Speaker 2: dat een auditor zou accepteren, dan begrijpt u hoe transformerend
19:44
Speaker 2: dit kan zijn. Maar nogmaals, dit werkt alleen als de
19:46
Speaker 2: juiste waarborgen zijn ingesteld en de organisatie CoPilot als een ondersteuner.
19:50
Speaker 2: hulpmiddel beschouwt... en niet als een autonoom archivering systeem. Dat
19:53
Speaker 2: brengt ons direct bij de valkuilen. Wanneer medewerkers met weinig
19:56
Speaker 2: training kennis maken met Copilot... begrijpen ze soms niet goed
19:59
Speaker 2: waar de gegevens terechtkomen. Een veelgemaakte fout is het rechtstreeks
20:02
Speaker 2: plakken van zeer gevoelige informatie in Copilot prompt zonder zich
20:05
Speaker 2: af te vragen of dat wel gepast is. Omdat Copilot
20:07
Speaker 2: onder hetzelfde governancebeleid valt als Microsoft 365, lekken de gegevens
20:11
Speaker 2: niet naar buiten. Het aanmoedigen van dergelijke gewoonten kan echter
20:14
Speaker 2: leiden tot een gebrekkige omgang met informatie. Zonder training loop
20:17
Speaker 2: je het risico dat de grens vervaagt tussen gegevens waar
20:19
Speaker 2: Copilot bij kan helpen en gegevens die je nooit in
20:21
Speaker 2: prompt zou moeten invoeren. Dat is meer een cultureel dan
20:23
Speaker 2: een technisch probleem, maar het is net zo belangrijk. De
20:26
Speaker 2: juiste balans vind je door te onthouden dat Copilot de
20:28
Speaker 2: interne controles respecteert. Het kan geen privileges creëren waar die
20:31
Speaker 2: niet bestaan en het omzeilt geen bewaartermijnen of gevoeligheidslabels. Het
20:34
Speaker 2: is krachtig, maar niet buiten de bestaande systemen. Voor elk
20:37
Speaker 2: geavanceerd gebruikscenario blijft het de verantwoordelijkheid van het management om
20:40
Speaker 2: te bepalen hoe de resultaten van Copilot geïnterpreteerd en gebruikt
20:42
Speaker 2: moeten worden. Dat brengt de grotere strategische vraag naar voren.
20:45
Speaker 2: Hoe weeg je als manager de overzichtelijke samenvatting van Copilot
20:47
Speaker 2: af tegen het oordeel van je team? Als Copilot een
20:49
Speaker 2: vergadering als eensgezind presenteert, maar een manager weet dat er
20:52
Speaker 2: aarzeling heerste, Wiens mening bepaalt dan de volgende stap? Deze
20:55
Speaker 2: spanningen bepalen of organisaties succesvol zijn of falen met een
20:58
Speaker 2: diepere integratie van AI. De slimme zet is om de
21:01
Speaker 2: neiging te weerstaan Copilot als het absolute oordeel te beschouwen.
21:04
Speaker 2: De werkelijke kracht ervan ligt in het sneller leveren van gestructureerde,
21:07
Speaker 2: bruikbare informatie dan mensen dat kunnen.