Latest / No More Kuddelmuddel - Lean Management auf Deutsch / Kapazitätsplanung in Deinem Lean Management Projekt (#093)

Transcript

Kapazitätsplanung in Deinem Lean Management Projekt (#093) · No More Kuddelmuddel - Lean Management auf Deutsch

• 0:04
  Speaker 0: Hi und herzlich willkommen zu No More Kuddel-Muddellin Management auf Deutsch.
• 0:09
  Speaker 0: Mein Name ist Katrin Wortmann, gemeinsam mit meinem Geschäftspartner Lars Kinkeldei sind wir die Freiraumbande!
• 0:16
  Speaker 0: Aber wenn du diesen Podcast schon länger folgst, weißt du ja all das schon.
• 0:20
  Speaker 0: Also kommen wir doch mal direkt zur heutigen Folge!
• 0:24
  Speaker 0: Es geht um das Thema Kapazitätsplanung.
• 0:28
  Speaker 0: Ja, wenn du dein Lienprojekt startest kennst du das vielleicht auch?
• 0:31
  Speaker 0: Am Anfang ist alles fein und alle freuen sich Naja oder sind zumindest nicht demotiviert Und dann scheitert das Projekt aber vielleicht doch an Überlastung und irgendwie ist dann doch keiner verfügbar.
• 0:44
  Speaker 0: Tja Leider kein Einzelfall und um all das geht es in der heutigen Folge.
• 1:19
  Speaker 1: auch am Ende des Tages keiner daran arbeitet.
• 1:22
  Speaker 0: Also oftmals ist es ja so, Unternehmen wollen Projekte aber das Unternehmen als Organisation an sich hat überhaupt kein Umfeld dass Projekten vernünftig durchgeführt werden können.
• 1:32
  Speaker 0: also es gibt überhaupt keine Strukturen.
• 1:35
  Speaker 0: Es gibt vielleicht auch überhaupt keine Kennzahlen für Projekte, sodass jeder nur am Tagesgeschäft gemessen wird.
• 1:40
  Speaker 0: Und wenn ich dann beispielsweise ein Prototypen brauche, dann heißt es in der Produktion Ja ja, wenn wir Zeit haben!
• 1:45
  Speaker 0: Wir müssen erstmal sehen dass die Aufträge rauskommen und somit hat natürlich Projekt an ganz ganz vielen Stellen im Unternehmen auch einfach keine Chance weil das gar keine Projektstruktur kein Projektumfeld gibt.
• 1:56
  Speaker 1: Genau deswegen liegen ja Tagesgeschäfte und Projekt immer im Klinsch.
• 2:01
  Speaker 1: Wer gewinnt am Ende des Tages?
• 2:03
  Speaker 1: immer das Tagesgeschäft und man selbst schiebt dann so Projektaufgaben immer hinten an, weil man hat ja eine perfekte Ausrede.
• 2:12
  Speaker 0: So sieht es aus.
• 2:12
  Speaker 0: aber was kann man denn jetzt wirklich mal ganz praktisch also natürliches Kapazitätsplanung können wir zu Teil theoretisch angehen und sagen ja aber da haben wir doch durchgeplant usw.
• 2:22
  Speaker 0: und sofort.
• 2:22
  Speaker 0: aber wir wissen noch alle dass Tagesgeschäfte schießen dazwischen.
• 2:26
  Speaker 0: Also ganz praktisch, wie können wir denn im Vorfeld für ein Projekt die Kapazitätsplanung aufbauen?
• 2:33
  Speaker 0: Die oberste Regel ist ja erstmal ehrlich sein.
• 2:37
  Speaker 0: Ehrlich plan statt theoretisch!
• 2:40
  Speaker 0: Das eine ist immer so ein bisschen der Aufwand.
• 2:43
  Speaker 0: also wie lange brauchen wir jetzt für die Aufgabe?
• 2:44
  Speaker 0: Wir brauchen vielleicht in Summe elf Stunden aber die Dauer bis wir das ganze dann umgesetzt haben weil ihr das Tagesgeschäft auch noch läuft und und und Und das sind dann vielleicht acht Wochen
• 2:54
  Speaker 1: Ja, und ich merke das in der Praxis immer.
• 2:57
  Speaker 1: Dass man ja dann Leute nimmt die aufs Erabteilung nimmt, die immer eigentlich Projekte machen ist ein guter Das ist eine gute Und die hat bestimmt noch Zeit.
• 3:07
  Speaker 1: Die Pulver man auch zu.
• 3:09
  Speaker 1: wenn man Planen will muss man natürlich auch wissen wie viel Zeit hat denn dieses diese Person eigentlich?
• 3:16
  Speaker 1: Wir sind nicht immer acht Stunden am Tag für so ein Projekt sondern da muss man da muss Man auch ehrlich sein wie du gerade sagtest und sich die Frage stellen, wie viel Zeit hat die Person wirklich?
• 3:25
  Speaker 0: Genau.
• 3:26
  Speaker 0: Ich kann wenn ich jetzt dreißig Stunden Arbeitseinsatz Aufwand in einem Projekt habe, kann ich den zwei Stunden Entschuldigung in zwei Wochen erbringen oder auch in drei Monaten.
• 3:35
  Speaker 0: Je nachdem wie verplant ich halt als Person im Unternehmen bin.
• 3:38
  Speaker 0: und das ist dann einfach das muss man sich wirklich vor Projektstart vor Auge führen und wenn man die Kapazitäten plant dass dann auch wirklich nochmal ganz ehrlich auf den Tisch springt
• 3:49
  Speaker 1: Das ist das eine ehrlich sein und das andere ist auch offen sein.
• 3:52
  Speaker 1: also das geht jetzt nicht im stillen Kämmerlein So eine Kapazitätsplanung zu erstellen, die sinnvoll ist.
• 3:58
  Speaker 1: Sondern da muss man wirklich die Betroffenen ins Boot holen oder vielleicht sogar die Abteilungsleiter um das Ganze gemeinsam zu besprechen und uns das auch gemeinsam bewusst machen.
• 4:09
  Speaker 0: Gerade am Anfang ist es oftmals die Kombination, dass ich als Projektleiterin sage, hey komm wir machen das jetzt zum ersten Mal so richtig mit dieser Kapazitätsplanung.
• 4:17
  Speaker 0: Das war da hinterher auch mal ein bisschen tracken ob da denn irgendwie so halbwegs auf dem richtigen Pfad waren?
• 4:24
  Speaker 0: Und dann macht es in der Projektvorbereitung oftmals Sinn, dass man sagt hey Abteilungsleiter und Teammitglied lass uns einmal für eine halbe Stunde zusammen hocken Und wirklich einmal durchdenken, wie viel Aufwand und in welchem Zeitraum.
• 4:40
  Speaker 0: Also in welcher Dauer kann das dann auch umgesetzt und von dieser Person dem Teammitglied dann neben dem Tagesgeschäft auch erbracht werden?
• 4:48
  Speaker 0: Und gerade zum Anfang brauchst du ja nicht nur die faktische Planung sondern es braucht ja auch erstmal Verständnis und alles.
• 4:54
  Speaker 0: und darum finde ich's ganz gut wenn man sich da immer beide schnappt also Abteilungsleiterin und das Teammitglied für das Projekt Ja, dass man da einfach mal miteinander drauf rumdenkt.
• 5:05
  Speaker 0: Weil dann ist ja oftmals auch schon so dieses ganze Thema Verständnis füreinander und so weiter ein bisschen besser.
• 5:14
  Speaker 1: Und die Transparenz ist schon gegeben?
• 5:16
  Speaker 1: Also beide wissen worum geht es in dem Projekt was in die ungefähre Rolle und vielleicht auch schon der ungefähre Zeitaufwand.
• 5:25
  Speaker 1: also das ist ja schon wieder ganz cool und auch ein sehr guter Tipp.
• 5:30
  Speaker 0: Ich finde, man kann sagen wenn wenig Projektbewusstsein vorhanden ist dann hockt dich am Anfang mit Abteilungsleiter und Teammitglied zusammen an einen Tisch.
• 5:42
  Speaker 1: Guter Hinweis!
• 5:43
  Speaker 0: So noch ein Tipp zum Thema Kapazitätsplanung im Vorfeld.
• 5:51
  Speaker 0: das ist dieses Thema also wie eigentlich immer dass man versucht großes klein zu machen.
• 5:57
  Speaker 0: große Dinge sind für uns ja immer Total schwer greifbar und die machen uns ja auch ein Stück weit handlungsunfähig, weil wenn irgendwas total riesig ist dann denke ich mir oftmals
• 6:08
  Speaker 1: Das
• 6:09
  Speaker 0: schaffe ich nie im Leben.
• 6:10
  Speaker 0: Ich weiß überhaupt nicht wie ich anfangen soll Und dann schiebe vielleicht erst mal weg.
• 6:15
  Speaker 0: und Wenn Dinge kleiner werden es ist für uns Menschen hier einfacher Dann können wir das besser greifen wir können dass wir besser vorstellen Wir können besser in so einem kleineren Umfang denn ja auch denken und Lösungen erarbeiten und darum Dieses Thema na ja wie viel Zeit brauchst du für dieses Projekt?
• 6:32
  Speaker 0: ist vielleicht ein bisschen groß gefragt.
• 6:35
  Speaker 1: Ja,
• 6:36
  Speaker 0: genau und somit ist es ganz gut wenn man als Projektleiterin vielleicht schon für sich das Projekt so ein bisschen unterteilt hat also dass man sagt naja das ist die Phase das ist so die Vorbereitungsphase.
• 6:47
  Speaker 0: da müssen wir erstmal die ganzen Istzustände sammeln und ein paar Auswertungen machen zu diesen drei Themen.
• 6:55
  Speaker 0: danach gehen wir dann in die Umsetzung der einzelnen Verbesserungen.
• 7:01
  Speaker 0: Danach geben wir in das Tracking und die Nachbesserung so.
• 7:05
  Speaker 0: Und jetzt Liebes-Teammitglied, lieber Abteilungsleiter!
• 7:07
  Speaker 0: In diesem Bereich der Vorarbeit also der Istaufnahme erstmal der Datenanalyse wie lange brauchen wir denn im Moment für irgendwas?
• 7:17
  Speaker 0: Was glaubst du liebes Teammitglieder?
• 7:19
  Speaker 0: Wie lange brauchst Du dafür um die Punkte bei Dir an der Abteilung aufzunehmen?
• 7:23
  Speaker 0: Und plötzlich ist es nicht mehr dieses Thema wie lange brauchste Du für das Projekt sondern ich gehe ganz bewusst in die einzelnen Phasen quasi so unterfragen und dann kann ich die Zeiten besser greifen und schätzen.
• 7:35
  Speaker 1: Und wenn ich natürlich mir vorher einen Kopf gemacht habe, wie viel Zeit hab' ich eigentlich als Person?
• 7:42
  Speaker 1: Kriegst das mich doch mal viel viel besser einteilen!
• 7:46
  Speaker 1: Aber gib uns doch mal ein Praxiseinblick aus deinen ganzen Projekten... Es ist ja häufig so dass man Ja, nicht nur ein Projekt hat und dann ist das vorbei.
• 7:55
  Speaker 1: Und das nächste?
• 7:56
  Speaker 1: Sondern es sind ja ganz viele Projekte immer gleichzeitig.
• 7:59
  Speaker 1: Ja absolut!
• 7:59
  Speaker 1: Und nichts wird fertig.
• 8:00
  Speaker 1: Gehen wir auch alles.
• 8:02
  Speaker 0: Also was ich da immer mache, ist ganz zu Anfang dass ich wenn ich jetzt mit einer oder mit jedem einzelnen Person mit der ich arbeite, da stelle ich eigentlich erst mal so die Frage wie viel Kapazitäten hast du denn im Jahr, wieviel Stunden?
• 8:18
  Speaker 0: Und dann schon ganz auf solches Thema...
• 8:22
  Speaker 1: Schweigen im Wald
• 8:24
  Speaker 0: Man weiß es nicht.
• 8:24
  Speaker 0: Dann
• 8:25
  Speaker 1: macht man sich ja keine
• 8:25
  Speaker 0: Gedanken drum, ne?
• 8:26
  Speaker 0: Genau!
• 8:27
  Speaker 0: Und dann ist ja immer so dies das man sagt okay wie viel Arbeitstage habt ihr im Jahr?
• 8:32
  Speaker 0: im Durchschnitt sind das meist so zweihundertzwanzig Tage.
• 8:35
  Speaker 0: also wenn du jetzt als Zuhörer bei dir im Unternehmen sogar nichts vorgegeben hast rechnen erst mal mit zweihundertzwanzigtagen.
• 8:41
  Speaker 0: und dann nimmt man die Durchschnitzarbeitzeit vom Unternehmen.
• 8:45
  Speaker 0: wenn man die nicht hat nimmt man seine eigene Arbeitszeit.
• 8:48
  Speaker 0: man kennt ja seine Wochenarbeitsstunden die bricht man dann einmal runter auf fünf tage die man arbeitet, so.
• 8:53
  Speaker 0: und dann kenne ich meine Arbeitzeit pro Tag.
• 8:55
  Speaker 0: Jetzt nehme ich diese Zornarzwanzig Tage mal die Stunden pro Tag und dann weiß ich überhaupt erst einmal wie viele Stunden habe ich denn pro Jahr zur Verfügung?
• 9:05
  Speaker 0: So!
• 9:05
  Speaker 0: Und dann kende ich ja auch meinen Job und weiß dass ich ja vielleicht ein paar Kerntätigkeiten hab.
• 9:12
  Speaker 0: also ich bin beispielsweise gerade in einem Projekt da ist Ein Mitarbeiter, der ist zum Beispiel im Betriebsrat.
• 9:18
  Speaker 0: Und er weiß genau ja dann haben wir regelmäßig Besprechungen und das sind was weiß ich zwei Stunden in der Woche und naja so im Schnitt muss sich pro Woche noch irgendwie auch nochmal zwei Stunden dafür aufbringen.
• 9:28
  Speaker 0: Na na na na.
• 9:29
  Speaker 0: Und so können wir da schon mal alles abziehen von seinen jährlichen Arbeitsstunden, von seiner Gesamtkapazität.
• 9:35
  Speaker 0: und dann ist da vielleicht noch jemand der macht neben dem eigentlichen Job macht er noch, sagen wir mal die ganzen Schulungen im Unternehmen.
• 9:44
  Speaker 0: Das läuft ja manchmal auch so nebenher und dann weiß der vielleicht da gehen so im Jahr bauchgefühlmäßig im Schnitt gehen da nochmal hundert Stunden runter.
• 9:53
  Speaker 0: Und so reduzieren sich diese Gesamtstunden schonmal über die Kerntätigkeiten, die man überhaupt hatte und wo dann natürlich auch noch über den Tagesjob für dem man eingestellt wurde.
• 10:02
  Speaker 0: Wenn man da immer überlegt was sind eigentlich meine drei bis fünf Riesenbrocken im Rahmen meines Jobs?
• 10:07
  Speaker 0: Dass man die schon mal abzieht und dann sieht man das bleibt noch Und somit weiß ich ja überhaupt erst mal oder anders.
• 10:15
  Speaker 0: Ich muss immer versuchen, bei mir anzufangen und ein Gefühl dafür zu kriegen wenn ich anderen etwas lehren möchte oder von denen Antworten brauche.
• 10:24
  Speaker 1: Ich finde das eine spannende Zahl die am Ende daraus kommt.
• 10:26
  Speaker 1: Ich glaube die ist erschreckend.
• 10:28
  Speaker 1: Man glaubt ja immer man hat was für sich?
• 10:30
  Speaker 1: thirty-f vierzehn Stundenwoche Ja und da bin ich dann auch durch und ich habe genug Zeit für Projekte.
• 10:38
  Speaker 1: aber wenn man diese Rechnung macht die du hast ich glaube Das ist erschreckender, als man so denkt.
• 10:44
  Speaker 0: Ja total oder was man vielleicht auch machen kann ist wenn du irgendwie im Monat denkst das du mal einmal hochrechnest jetzt nächsten monat wie viele stunden habe ich denn da?
• 10:53
  Speaker 0: und wenn man dann schon weiß brauche ich mit zwei wochen im urlaub dann sieht mehr schon an.
• 10:56
  Speaker 0: nächstem monat hab ich dann aber auch nur irgendwie x Stunden zur verfügung und dass muss sich dann noch fertig kriegen.
• 11:02
  Speaker 0: dann kann man das schon abziehen weil es geht ja nicht nur darum Wer arbeitet in diesem Projekt mit und muss Kapazitäten einbringen, sondern dass man dann auch noch mal sagt okay ja das sind die dreißig Stunden die du in dem Projekt jetzt einbringen möchtest.
• 11:15
  Speaker 0: Aber wann kannst Du die denn einbringen?
• 11:18
  Speaker 0: Und wenn ich dann weiß August da habe ich jetzt irgendwie Familienurlaub und der ist natürlich schon gebucht.
• 11:25
  Speaker 0: Ja also im August kann ich nichts machen.
• 11:27
  Speaker 0: Das muss natürlich dann mit eingeplant werden, dass man im Projekt planen kann, bis wann dauert denn dieses Projekt?
• 11:35
  Speaker 0: auch ganz grob?
• 11:36
  Speaker 0: Das wird nie hundertprozentig werden oder im Regelfall nicht unbedingt hundert prozentig.
• 11:42
  Speaker 0: Aber es ist ja schon mal wie ich finde total Gold wert wenn ich sagen kann naja also ich brauche da jetzt die Person aus der Abteilung wir haben ausgerechnet die brauchen wir dreißig Stunden und die müssen wir hauptsächlich im Oktober einsetzen für diese Tätigkeit weil in den anderen Monaten wird das nichts.
• 11:59
  Speaker 0: aus denen und den Gründen da kann die einfach nicht.
• 12:02
  Speaker 0: Und ab November ist wieder Saisongeschäft oder wie auch immer, aber wenn man sich da einmal Gedanken drüber macht, dann kann ich ja mit Kapazitäten auch ganz anders
• 12:09
  Speaker 0: umgehen.".
• 12:11
  Speaker 1: Ist doch ein schöner Hinweis für die Zuhörer und Zuhöhrerin jetzt?
• 12:14
  Speaker 1: Einfach mal drüber nachzudenken, wie viel Zeit geht da eigentlich drauf also diese Rechnung aufzumachen?
• 12:20
  Speaker 1: Wie viele Stunden am Tag arbeite ich, mal zweihundertzwanzig und dann so abzuziehen was ich an Tagesgeschäft und vielleicht auch... Wo ich schon im Projekten bin oder wie du gerade sagst, Betriebsrat bin.
• 12:30
  Speaker 1: Es ist vielleicht mal ganz spannend darüber nachzudenken.
• 12:33
  Speaker 0: Richtig und so zu diesem Thema Wie viele Projekte gleichzeitig im selben Monat?
• 12:37
  Speaker 0: Oder wie auch immer?
• 12:39
  Speaker 0: da kann man dann auch plötzlich eine Antwort geben und sagen Leute Ganz ehrlich ihr möchtet mich in dem Projekt aber für die nächsten drei Monate Ich bin schon in weiß ich nicht drei anderen Projekts nicht als Projektleiter Aber als Teammitglied Und da sind die Kapazitäten schon verplant.
• 12:52
  Speaker 0: Ich kann, wenn ich euch unterstützen soll... ...ich habe doch Bock drauf aber das kann ich beispielsweise erst ab November machen.
• 12:58
  Speaker 1: Ja
• 13:00
  Speaker 0: und ich meine dass ist ja schon mal eine Erkenntnis, die hilft weil die meisten könnten dir das gar nicht sagen.
• 13:05
  Speaker 0: Die würden jetzt sagen, ja ich kann euch dein Projekt unterstützen Punkt!
• 13:10
  Speaker 0: Und dann ist Schluss.
• 13:11
  Speaker 1: Häufig ist es so, wenn man als Projektleiter sagt, ich brauche ein paar Leute aus der Abteilung, aus der Apteilung, dann nimmt man immer die von denen man weiß sie sind gut.
• 13:20
  Speaker 1: Also, die macht ja immer.
• 13:21
  Speaker 1: Ich möchte die Franzi haben aus der und der Abteilung.
• 13:25
  Speaker 1: Dann wird aber auch nicht gefragt in wieviel Projekten sie schon ist?
• 13:28
  Speaker 1: Das kommt dann noch
• 13:31
  Speaker 0: zu.
• 13:31
  Speaker 0: Ja, ich finde halt immer, warum nimmt man immer die gleichen?
• 13:34
  Speaker 0: Weil die besonders gut sind ... Ja okay!
• 13:39
  Speaker 0: Aber warum sind die besonders good?
• 13:41
  Speaker 0: vielleicht?
• 13:42
  Speaker 0: Weil sie intuitiv ein Gespür- und Kernfähigkeiten für Projekte haben.
• 13:50
  Speaker 0: Wenn man jetzt ein bisschen Umfeld dafür schafft, dass der Projektleiter sagen kann hier passt mal auf wie viele Kapazitäten und so machen wir die Projektvorbereitung.
• 14:01
  Speaker 0: Dann überlegen wir uns gemeinsam Risiken.
• 14:03
  Speaker 0: also wenn man diese Basics der Projektmethoden kennt dann werden plötzlich viel mehr Menschen oder dann wird es viel mehr möglich auch gut im Projekten zu performen.
• 14:17
  Speaker 0: Dann ist das nichts, was als Eigenschaften Gott gegeben sein muss sondern plötzlich ist ein kleines Umfeld da so etwas wie einen Leitfaden oder Roter Faden und plötzlich konnte ich schon wieder mehr Menschen mitmachen und dann kriegste vielleicht doch mal ein zwei Leute mehr in die Projekte, die jetzt auch gut performen können die da vorher gar nichts hätten bewirken können.
• 14:39
  Speaker 0: Weil sie nicht wissen hinten und vorne, wie mache ich das denn mit Kapazitäten?
• 14:43
  Speaker 0: Was muss ich mir denn jetzt mit überlegen?
• 14:45
  Speaker 0: Aber so kann man die ja auch schon mal ein Stück weit besser an die Hand nehmen.
• 14:49
  Speaker 0: Genau!
• 14:50
  Speaker 0: Ja und wenn man halt dieses Thema mit den Kapaziten... Wenn man das für sich selber gar nicht kennt dann ist natürlich auch dies Thema dann Überlastest du ja alle Und nichts wird fertig, weil in der Regel kommt ja auch nur was oben drauf.
• 15:04
  Speaker 0: Weil keiner kann auch so richtig Nein sagen, weil ich jetzt gar nicht wirklich sagen kann ab wann ich denn wieder frische Kapazitäten habe.
• 15:13
  Speaker 0: Also ich kann jetzt ja gar nicht sagen naja ich bin im Moment noch in dem Projekt das ist aber voraussichtlich im Oktober abgeschlossen und lasst uns zwei drei Wochen Puffer nehmen kommen wir fangen Anfang Dezember an Ab.
• 15:23
  Speaker 0: da kann ich mit ein neuer Projekt.
• 15:26
  Speaker 1: Ja
• 15:27
  Speaker 0: Das sind halt alles so Mini-Sachen.
• 15:30
  Speaker 0: Vielleicht hat man das auch intuitiv in sich, aber wenn man da vernünftig drüber nachdenkt auf einmal für sich die Rechnung aufstellt und dann der Projektleiter wirklich sagt, in welchen Monaten man die Teammitglieder braucht?
• 15:43
  Speaker 0: Ist das realistisch oder nicht?
• 15:45
  Speaker 0: Es geht nicht.
• 15:46
  Speaker 0: Da hab ich Urlaub.
• 15:47
  Speaker 0: Okay!
• 15:47
  Speaker 0: Dann müssen wir dich ja schon für den Folgemonat erst
• 15:49
  Speaker 0: einplanen.".
• 15:50
  Speaker 0: Ja... So ist ja schon mal ein bisschen Stress rausgenommen.
• 15:54
  Speaker 1: Das stimmt.
• 15:57
  Speaker 0: Also diese Frage, die man sich dann auch ein Stück weit stellen muss.
• 16:03
  Speaker 0: Ich nenn es mal so Mini-Tools für dich als Zuhörerin.
• 16:06
  Speaker 0: Ja wer hat denn jetzt wirklich Zeit für mein Projekt?
• 16:09
  Speaker 0: Weil das hilft nicht wenn ich jetzt dich lasst da reinnehme du hast aber schon achtzehn Projekte oder für dich ist noch irgendwie keine Ahnung eine Reha geplant den nächsten Monat.
• 16:19
  Speaker 0: Dann brauche ich dich gerade nicht irgendwie einplanen um irgendwo Feuer zu löschen.
• 16:23
  Speaker 0: also diese Dinge halt Und dann auch noch mal zu überlegen, wenn ich jetzt so ein Projekt mache und ich bin halt gerade dabei meine Kapazitätsplanung aufzustellen.
• 16:36
  Speaker 0: Dass ich mir auch nochmal überlege.
• 16:37
  Speaker 0: okay wer von den Personen in meinem Projekteam ist denn jetzt wirklich einen Engpass?
• 16:42
  Speaker 0: Wer ist ein Engpass
• 16:45
  Speaker 1: und
• 16:45
  Speaker 0: wann?
• 16:46
  Speaker 0: Weil dann schließt sich ja die nächste Frage an eine Lösung dafür zu entwickeln.
• 16:51
  Speaker 0: Wenn ich jetzt weiß, lasst den bräuchte ich eigentlich aber der ist da ein Monat in Reha oder weiß ich nicht geplante Abwesenheit an der Stelle Da würde ich mir das ja als Projektleiterin jetzt auch nicht alleine überlegen, wie ich das mache.
• 17:05
  Speaker 0: Sondern ich würde mich jetzt vielleicht mit deinem Abteilungsleiter und dir einmal hinsetzen und vielleicht noch mit ein zwei anderen Leuten die in dem Projekteam hinterher sowieso mit drin sein sollen und wo ich sage, hey passt mal auf Leute!
• 17:15
  Speaker 0: Ich plan gerade so ein bisschen dieses Projekt durch.
• 17:17
  Speaker 0: aber Projektplanung wie ihr wisst kann man ja immer schlecht allein im stillen Kämmerlein machen sondern ich kann ja auch nicht über eure Kapazitäten entscheiden.
• 17:25
  Speaker 0: also Lars wird da und dann nicht da sein.
• 17:27
  Speaker 0: Lars ist doch richtig?
• 17:28
  Speaker 0: Dann sagst du ja, der Katrin ist richtig Und dann kann man sich ja gemeinsam überlegen, hey wie können wir das denn jetzt vielleicht überbrücken?
• 17:36
  Speaker 0: Können wir Arbeitspakete die Lars hat vorziehen, können wir die da nachschieben?
• 17:40
  Speaker 0: oder haben wir jemanden wer in der Zeit Lars vertreten kann und wenn ja wie müssen wir diese Person vielleicht jetzt schon einarbeiten damit sie dann vertreteen kann so dass dieses Projekt dann nicht umgeplant ruht.
• 17:52
  Speaker 0: Dass man nicht plötzlich sagt hoch Ja und das werden so die Minitools wie man überhaupt dann anhand dieser ganzen Kapazitäten, wie man da auch mehr Planungssicherheit oder vor allen Dingen wie man dann wirklich ein Flow in dieses Projekt bekommt.
• 18:08
  Speaker 0: Dass das nicht aus Versehen ständig hakt und stehen bleibt.
• 18:13
  Speaker 1: Spannendes Thema!
• 18:14
  Speaker 1: Wirklich cool.
• 18:15
  Speaker 1: wenn ich das für mich jetzt mal so ein bisschen zusammenfasse bedeutet dass ganz klar Projekte brauchen Zeit
• 18:23
  Speaker 0: Ja, nicht nur gute Absichten.
• 18:24
  Speaker 1: Genau!
• 18:25
  Speaker 1: Also dann muss man uns wirklich auch im Vorfeld Zeit nehmen um die Zeit, die wir dafür brauchen vernünftig zu planen und ja auch einzuteilen bzw.
• 18:34
  Speaker 1: zu haben.
• 18:35
  Speaker 1: dann auch Und es gibt einen Projekt Killer Das ist Überlastung
• 18:43
  Speaker 0: Ja klar
• 18:45
  Speaker 1: Dann ist so ein Projekt meistens entweder verschwindet das irgendwo im Nierenquo Oder es wird auch einmal ganz heiß und alle müssen machen.
• 18:54
  Speaker 1: Und alles ist Firefighting, weil wir uns im Vorfeld einfach nicht die Gedanken gemacht haben.
• 18:59
  Speaker 1: Welche Leute habe ich?
• 19:00
  Speaker 1: Wie viel Zeit haben sie
• 19:01
  Speaker 1: eigentlich?".
• 19:01
  Speaker 0: Ja du machst die Leute ja auch Kirin mit völliger Überlastung und dann kann ihr auch noch mal anders... Also wenn du jetzt selber da irgendwie fünfzehn Projekte parallel hast, kann man doch keiner erzählen dass er oder sie an der Stelle den vollen Überblick hat und nicht völlig angenerft ist von einem.
• 19:19
  Speaker 0: Also, darum.
• 19:20
  Speaker 0: Das ist dann halt auch weniger als mehr.
• 19:23
  Speaker 0: Wenn einfach was zu Ende gebracht werden soll irgendwann mal ... Dann muss man ganz bewusst sagen ja okay das Projekt ist gut es ist wichtig und wir können es starten im Monat X. nur wenn nicht über die ganzen Kapazitäten nichts weiß kann ich diese Aussage auch nicht treffen?
• 19:39
  Speaker 0: Und dann wird reingekippt, reingecippt... Aber wenn du gute Argumente hast und sagst ne wir haben jetzt gerade mal durchgeplant Es geht so nicht!
• 19:46
  Speaker 0: Wir können in den Monaten nicht starten weil wir brauchen Der ist dann nicht da, der ist dann auch nicht da.
• 19:51
  Speaker 0: Und wenn wir jetzt starten und dann links liegt es zwei Monate?
• 19:53
  Speaker 0: Da müssen wir uns im dritten Monat wieder komplett neu einarbeiten weil wir eigentlich dann erst starten können.
• 19:58
  Speaker 0: Dann lasst uns direkt erst in drei Monaten starten weil ab dann kann man durchziehen.
• 20:02
  Speaker 0: Dann sind alle wieder da.
• 20:03
  Speaker 0: oder wie rummer.
• 20:03
  Speaker 1: Also am Ende weniger parallele Projekte heißt mehr Ergebnisse.
• 20:08
  Speaker 0: Ja genau Es geht halt einfach durch.
• 20:10
  Speaker 0: diese ganze Kapperplanung geht zum bisschen mehr um Sinnhaftigkeit Wann man denn nun ein Projekt startet und wann man woran arbeitet.
• 20:18
  Speaker 1: Genau, ich finde wenn man so einzelne Projektschritte auch umgesetzt hat sollte man das auch mal als Erfolg feiern.
• 20:24
  Speaker 1: Und wenn das aber erst solche Schritte erst in drei vier fünf sechs Monaten ist dann ist die Motivation in so einem Projekt ja auch dahin.
• 20:32
  Speaker 1: Das heißt je kleiner ich die Schritte mache desto schneller komme ich in die Umsetzung und um mehr Erfolg habe ich.
• 20:37
  Speaker 0: Ja, und ich finde auch gerade zu Anfang wenn man mit sowas jetzt ganz bewusst überhaupt auch erst mal anfängt also wenn man vorher das alles nur so nach Gefühl gemacht hat und sagt naja so ein bisschen Projektmanagement machen wir schon einfach weil wir gesunden Menschenverstand haben ja okay aber wenn man jetzt so ein bißchen mehr Tools da rein bringt und auch mal bewusst darauf achten will dann hilft es für... Also finde ich dann hilft ist zu Anfang dass man sagt na ja wir haben jetzt dieses Projekt irgendwie neues Produkt zu entwickeln Aber lasst uns das irgendwie in Teilprojekte unterteilen.
• 21:07
  Speaker 0: und jetzt machen wir erstmal so diese Anfangsphase als Projekt, dieses ganze Thema Analyse.
• 21:12
  Speaker 0: Als Beispiel ist dann nicht so hundertprozentig richtig... aber jetzt sagen wir unser Projekt ist dieses Thema Analyse!
• 21:19
  Speaker 0: So jetzt wird dies Ganze schon mal wesentlich kleiner.
• 21:22
  Speaker 0: Das kann ich jetzt gut unterteil'n Kann dann ganz konkret sagen, ah ja wie merkt ihr gerade ja?
• 21:26
  Speaker 0: Diese Analyselfase dauert dann irgendwie vier Wochen.
• 21:29
  Speaker 0: Damit ist schon mal allen geholfen, weil man einfacher darüber nachdenken kann.
• 21:33
  Speaker 0: und dann geht man in das nächste Teilprojekt zu diesem ganzen Thema Produktentwicklung.
• 21:37
  Speaker 0: Und so kriegt man es gerade am Anfang viel einfacher hin mit den Kapazitäten wenn man das ganze in kleine Scheiben teilt ja gönne also Schnellere Umsetzung, mehr Erfolge und das kriegst du halt immer durch dieses Thema unterteilen.
• 21:51
  Speaker 0: Die Kapazitäten einmal verplanen und dann wirklich ganz bewusst sagen ja okay wann bist Du denn überhaupt da wenn wir jetzt die dreißig Stunden von Dir brauchen?
• 21:59
  Speaker 0: Und so wird das ganze Thema einfach realistischer unten stückweit sinnvoller dass er auch nicht zum falschen Zeitpunkt mit irgendwas startet.
• 22:07
  Speaker 1: Also wenn ich jetzt mal ein Fazit ziehen darf Dann wäre das ja... Dass eine Kapazitätsplanung definitiv realistisch sein muss weil wir dadurch eine deutlich bessere Umsetzung bekommen und das heißt auch weniger Stress.
• 22:22
  Speaker 0: Ja, und das Kapatschätzung dass das weiterhin schwierig bleibt ja auf jeden Fall.
• 22:27
  Speaker 0: aber irgendwann muss man sich auch mal trauen wenn man das jetzt zum ersten Mal richtig und offiziell macht.
• 22:32
  Speaker 0: Man muss sich beim ersten Mal irgendwann trauen einmal so richtig daneben zu liegen!
• 22:38
  Speaker 0: Und ab da kann man dann auch ableiten.
• 22:40
  Speaker 0: Man kann dann tracken und man kann dann auch sagen, ja wir hatten das jetzt geplant aber es ist total nach hinten losgegangen.
• 22:46
  Speaker 0: Wir haben das Dreifache gebraucht.
• 22:47
  Speaker 0: Aber jetzt wissen wir was passiert uns nicht nochmal!
• 22:49
  Speaker 0: Und wenn man dann richtig gut ist, dann weiß man auch warum man das dreifache Gebraucht hat?
• 22:54
  Speaker 0: Dann kann man nämlich sagen und genau an der Stelle ist das passiert weil das und das Thema mir absolut unterschätzt und da haben wir Kappa verballert ohne Ende Weil das und dass war zum Beispiel im Vorfeld nicht geklärt oder oder und dadurch dass ich auch sowas dann jetzt achten kann.
• 23:10
  Speaker 0: Kann ich natürlich wieder Muster erkennen und ich kann ableiten, was ich beim nächsten Mal besser machen
• 23:14
  Speaker 1: muss?
• 23:14
  Speaker 1: Genau das ist ja dann auch so ein bisschen so ein Review, so ein Projektreview, was ist gut gelaufen, was schlecht gelaufen... Was hat uns Rückenwind gegeben und und und Das ist eben wieder, dass jeden Tag besser werden.
• 23:26
  Speaker 0: So sieht es aus.
• 23:27
  Speaker 0: Also Fazit, großes Klein machen die Kapazitäten durchdenken und dadurch sieht man dann auch schon stückweit mehr wann ein Projekt startet in welchen Monaten wer daran arbeiten kann Und so kann man das Ganze dann stückweit realistischer einschätzen.
• 23:43
  Speaker 0: und als Abschlusspunkt muss ich irgendwann auch einfach mal trauen vielleicht komplett daneben zu liegen weil irgendwann muss man beginnen Und das war's schon wieder mit einer Folge von No More Kuddelmodellin Management auf Deutsch.
• 24:00
  Speaker 0: Ich hoffe, dass du viele Tipps und Hinweise für dich rausziehen konntest und neue Ideen hast was du jetzt bei dir in der Produktion ausprobieren kannst.
• 24:11
  Speaker 0: Und wenn du sagst Mensch da war schon wieder so viel Mehrwert drin in einer so kurzen Folge!
• 24:16
  Speaker 0: Was dann wohl die Kurse bringen?
• 24:18
  Speaker 0: Ja natürlich nochmal jede Menge mehr.
• 24:21
  Speaker 0: das ist quasi unser Podcast hoch.
• 24:26
  Speaker 0: Also wenn du Lust auf noch mehr Lean Management hast und so richtig durchstarten möchtest, dann schau in die Show Notes.
• 24:33
  Speaker 0: Dort haben wir dir unsere Kurse verlinkt.
• 24:36
  Speaker 0: Oder du meldest dich bei uns und dann sprechen wir über ein In-Haus-Kurs oder ein individuelles Projekt bei dir im Unternehmen.
• 24:44
  Speaker 0: Auch unsere Kontaktdaten findest Du in den Shownotes!
• 24:47
  Speaker 0: So, das war's für heute – ich sage tschüss und ciao bis zum nächsten Mal und wünsche dir wie immer No More Kuddelmuddel, deine Kathrin Wortmann von der Freiraumbande.