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Lean Projektziele richtig definieren: Schluss mit Missverständnissen und Dauer-Diskussionen (#086) · No More Kuddelmuddel - Lean Management auf Deutsch

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  Speaker 0: Hi und herzlich willkommen zu.
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  Speaker 0: No More Cuddle Model Lean Management auf Deutsch.
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  Speaker 0: Mein Name ist Kathrin Wortmann, gemeinsam mit meinem Geschäftspartner Lars Kinkeldai sind wir die Freiraumbande!
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  Speaker 0: Bei uns in der Bande dreht sich jede Menge um das Thema Lean Management und in der heutigen Podcastfolge gucken wir einmal vor den eigentlichen Projektsstaat, also bevor du mit Lean startest was denn da so alles gemacht werden muss.
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  Speaker 0: Und heute gehen wir mal ganz speziell und detailliert auf das Thema Projektziele ein.
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  Speaker 0: Was muss eigentlich miteinander definiert werden damit endlich Schluss mit Missverständnissen ist?
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  Speaker 0: In diesem Sinne viel Spaß mit der Folge!
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  Speaker 0: Lieber Lars, Heute geht es um das Thema.
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  Speaker 1: Jetzt wird's spannend.
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  Speaker 0: Genau, was muss am Anfang eigentlich klar sein?
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  Speaker 0: Damit ich und du... damit wir uns sicher sein können dass wir in die gleiche Richtung rennen und das Gleiche wollen.
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  Speaker 1: Ja so ein Projektziel ist einfach definiert.
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  Speaker 1: Wir wollen mehr schaffen.
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  Speaker 1: Das kriegen wir doch wohl hinten oder nicht?
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  Speaker 0: Und da geht es los.
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  Speaker 1: Meistens
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  Speaker 0: Hüpfen wir mal drei Monate später wieder rein.
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  Speaker 0: Geschäftsführung unzufrieden Team frustriert, Geschäftsführung sagt mehr schaffen.
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  Speaker 0: Das ist uns nicht genug.
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  Speaker 0: das Team kann aber schon gar nicht mehr weil die sagen Boah das ist doch schon jede Menge.
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  Speaker 0: wir merken schon so richtig einig ist man sich über dieses Zielmüll nicht da gab
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  Speaker 1: es wohl Missverständnis.
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  Speaker 0: ja also wir sehen schon unterschiedliche Erwartungen wenn Ziele schwammig sind für dass jeweilige Projekt für die jeweilige Aufgabe, die da umgesetzt werden.
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  Speaker 1: Ja das als Projekte hat er ja schon gleich verloren.
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  Speaker 1: Also dass wir noch nicht einen Federstrich gemacht haben dann kannst du eigentlich schon sagen okay ich bin raus
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  Speaker 0: und das geht ja schon los.
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  Speaker 0: bei solchen Themen wie Einführung von Fünf S
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  Speaker 1: Stimmt!
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  Speaker 0: Wenn ich jetzt ein Unternehmen habe mit fünfhundert Mitarbeitenden und ich sage ja was macht ihr da jetzt?
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  Speaker 0: Einführungen von Fünf S?
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  Speaker 0: Und jetzt denke ich so ein Geschäftsführer Ist ja cool.
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  Speaker 0: Die haben gesagt, die brauchen jetzt drei Monate und in drei Monaten haben wir alle fünfhundert Mitarbeitenden hier einen Arbeitsplatz nach Fünf-S.
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  Speaker 0: Und das Projektteam denkt sich aber, naja in den drei Monaten schaffen man die erste Testaufstellung so dass wir dann mal in zwei Monate Testphase gehen können.
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  Speaker 0: Also man sieht schon jeder hat natürlich was im Kopf.
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  Speaker 0: Aber das Problem ist Das da nicht vernünftig beziehungsweise ein Stück weit konkreter und messbarer drüber gesprochen wurde
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  Speaker 1: Ja und dann kann es auch sein Dass sich so ein Ziel während des Projektes verschiebt.
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  Speaker 0: Ja, genau.
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  Speaker 1: Richtig
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  Speaker 0: durch die Erwartungshaltung und so geht das dann immer hin und her wie ein Ping-Pong Ball und darum ist es besser aus so einem Ziel, wir wollen mehr schaffen lieber sowas zu machen wie.
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  Speaker 0: wir wollen die Rüstzeit an Linie drei von fünf vierzig auf dreißig Minuten senken.
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  Speaker 1: Das ist ja so ein bisschen dieses Smart-Geschichte.
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  Speaker 0: Ja genau, jetzt ist das richtig.
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  Speaker 0: Jetzt ist es speziell.
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  Speaker 0: also wo wollen wir das denn schaffen?
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  Speaker 0: in welchem Umfang?
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  Speaker 0: Also überall im Unternehmen.
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  Speaker 0: ne in diesem Fall an Linie drei was genau?
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  Speaker 0: Wir wollen da nicht mehr schaffen sondern in dem fall wir wollen von fünf vierzig auf dreißig Minuten die Rüstzeit senken.
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  Speaker 0: aha dass ist also schon mal viel konkreter Und man hat natürlich am Ende auch etwas, was man dann wirklich messen kann.
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  Speaker 0: Also am Ende kann ganz klar gesagt werden Ziel erreicht oder eben auch nicht.
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  Speaker 1: Projekt erfolgreich ja oder nein.
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  Speaker 0: So sieht das aus.
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  Speaker 0: also wenn wir da jetzt keine Zahl drin hätten in unserem ziel Dann sind die Diskussionen wirklich jedes mal vorprogrammiert.
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  Speaker 1: Ja klar weil wir dann auch diskutieren Wir wollten zwar besser werden aber was ist denn jetzt besser?
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  Speaker 0: Genau
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  Speaker 1: der eine sagt so super Der andere sagt ne so habe ich mir das nicht vorgestellt und der dritte sagt wir sind noch gar nicht angefangen.
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  Speaker 0: Genau, wir schaffen noch mehr richtig.
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  Speaker 0: Ja und mit einer Zahl ist die Diskussion dann tatsächlich auch sehr schnell erledigt.
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  Speaker 1: Also geht es am Ende des Tages ja auch darum so ein bisschen diese Konflikte sichtbar zu
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  Speaker 0: machen?
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  Speaker 0: Ja, absolut.
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  Speaker 0: Und wenn man dieses Thema hat... Wenn wir jetzt sagen mehr schaffen dann kannst du oder wenn du sowas nehmen würdest hättest du natürlich auch schnell Zielkonflikte weil da würdest du sagen naja mehr schaffen ist jetzt wir produzieren schneller Oder wir haben halt einfach weniger Ausschuss, sodass am Ende die zehn Teile das dann nicht drei von kaputt sind.
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  Speaker 1: Genau!
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  Speaker 0: So und so geht es vielleicht auch ein Stück weit hin und her.
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  Speaker 0: Und ohne Klärung hättest du jetzt irgendwie Dauerstress im Projekt?
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  Speaker 0: Man würde gegeneinander arbeiten und durch ein konkretes Ziel weiß man jetzt an welcher Stelle man als erstes angreift worum kümmern bei uns denn jetzt wollen wir in dem Sinne erstmal schneller werden.
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  Speaker 0: Also hauen wir da noch mehr durch, damit wir am Ende zehn haben.
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  Speaker 0: Auch wenn da weiterhin viele schlechte bei sind.
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  Speaker 0: oder gehen wir an der Stelle wirklich erst mal auf das Thema Ausschuss?
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  Speaker 1: Okay also verstanden wichtiger Punkt ja sollte man sich im Vorfeld stehen.
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  Speaker 1: also klar was wir brauchen sind klare Projektziele.
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  Speaker 1: Was können wir da jetzt für tun?
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  Speaker 0: Ich wollte gerade sagen, das klingt halt immer so einfach.
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  Speaker 0: Aber das ist ein Thema, das fällt Menschen ganz häufig super schwer, ein klares Ziel aufzubauen und darum haben wie er so ein paar Fragen heute für dich lieber Zuhörer oder Zuhöhrerin mitgebracht.
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  Speaker 0: also was man sich fragen kann ist woran erkenne ich denn jetzt konkret dass wir erfolgreich sind?
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  Speaker 0: Also was muss da sein woran ich hinterher den Erfolg messen kann?
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  Speaker 0: eine minuten angabe oder ist das vielleicht auch bei so ganz schwammigen themen?
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  Speaker 0: kann es auch.
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  Speaker 0: So bei zufriedenheit oder so kann dass ein schulnotensystem heim sein, dass ich einmal ne abfrage starte bei den mitarbeitenden wie zufriedenfist du mit lalala?
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  Speaker 0: und nach dem projekt mache die genau die gleiche fragestellung noch mal und dann sehe Ich wie ich mich verbessert oder verändert habe und ich kann im vorfeld Dann das ziel festlegen ich möchte durch dieses projekt dass die Zufriedenheit mit la-la-la sich um zwei Schulnoten verbessert hat.
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  Speaker 0: Das könnte man ja machen, ne?
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  Speaker 0: Dann kann man sich auch noch fragen okay mal so andersrum gedacht wenn man damit irgendwie gedanklich auch nicht weiter zu einem guten Ziel kommt.
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  Speaker 0: auch dieses Thema was darf ich denn auf keinen Fall verschlechtern?
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  Speaker 0: also ein bisschen Kopfstandmethode.
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  Speaker 0: dadurch kann man sie selber manchmal dann auch neue Ideen aus dem Kopf kitzeln.
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  Speaker 0: Ich will gar nicht lange stören Aber eine Sache muss ich dir dringend mitteilen.
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  Speaker 0: Am achtzehn, neunten, zwanzig, sechsundzwanzig startet zum dritten Mal unsere Murks und Mist.
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  Speaker 0: Das ist eine Netzwerkveranstaltung quasi die Jahressause der Freiraumbande Und dort erwartet dich in diesem Jahr eine Lesung fünf Speakerinnen und ihre Stories zu Dingen, die daneben gingen Austausch und Netzwerken mit Geschäftsführer, Innen- und Führungskräften.
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  Speaker 0: Eine kleine Messe mit richtig coolen Ausstellern und Ausstellerinnen – eine Linensimulation bei der du direkt ins Machen kommst, Table Captains und Abendpartnern so dass niemand alleine rumsteht!
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  Speaker 0: Eine Verlosung mit richtig guten Preisen der Ausstrahlerinnen ehrlicher Austausch, starke Kontakte und jede Menge gute Gespräche.
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  Speaker 0: Und natürlich was nicht fehlen darf – Speis-und Trank!
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  Speaker 0: Dafür ist selbstverständlich
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  Speaker 0: gesorgt.".
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  Speaker 0: Also wenn du sagst hey ich möchte mich zum Thema Lean Management und allem was dazu gehört mal mit anderen austauschen und mal offen und ehrlich sprechen und einen ganzen Nachmittag und Abend auch richtig Spaß dabei haben, Geschichten zum Lachen und Mitleiden hören.
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  Speaker 0: Ja dann bist du am achtzehnten neunten bei uns absolut richtig.
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  Speaker 0: um vierzehn Uhr geht's los!
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  Speaker 0: Und um ein zwanzig Uhr heißt es ab nach Hause und bis dahin bieten wir dir ein richtiges tolles buntes Programm.
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  Speaker 0: in diesem Sinne.
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  Speaker 0: vielleicht sehen wir uns und jetzt gehts weiter mit der Folge Und natürlich pack ich dir die Veranstaltung in die Show Notes, dann kannst du dir die ganzen Infos durchlesen und wenn du magst dich auch direkt anmelden.
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  Speaker 0: In diesem Sinne jetzt geht's wirklich weiter mit der Folge!
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  Speaker 0: Dann ist es auch noch wichtig für das Projekt Ziel dass man das miteinander so ein bisschen testet.
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  Speaker 0: also versteht mein Team das Ziel jetzt wirklich identisch?
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  Speaker 1: Oh ja oh ja das heißt ja noch lange nicht wenn ich zehn Leute im team habe dass auch jeder weiß welches ziel wir ansteuern.
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  Speaker 0: Genau, wenn ich dieses Ziel jetzt sage und ich schreibe das einmal sauber auf und checke das im Team gegen.
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  Speaker 0: Und da merke ich schon ja der eine sagt jetzt das, der andere sagt dass und dann merk' ich ja vielleicht schon okay ist es jetzt schon gut genug formuliert oder ist das noch nicht konkret genug so dass diese Vorstellung hinter dem Ziel noch in völlig unterschiedliche Richtungen laufen?
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  Speaker 0: Ja,
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  Speaker 1: es ist auch immer das Thema.
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  Speaker 1: Wenn mein Team das Ziel schon nicht versteht wie soll ich's denn jetzt im Unternehmen breit treten, dass andere das verstehen.
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  Speaker 1: Also wenn wir selber schon nicht eine Sprache sprechen über das Ziel dann wird es natürlich schwierig.
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  Speaker 0: Ja ja und vor allen Dingen wenn du dann das ganze weiter ins Unternehmen trägst und das dann vielleicht auch an die Abteilungsleiter in den Bereichsleiter an die Geschäftsführung Es wird dann immer wilder weil da immer mehr Vorstellungen im Köpfen entstehen was eigentlich hinter diesem Projekt so alles hintersteckt.
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  Speaker 0: Und dann hast Du halt schnell wieder dieses Thema dass das Projekt dadurch ausufert Weil die Erwartungen, die dann hinter so einem schwammigen Ziel sind natürlich dann auch erst mit der Zeit aufploppen und Dann sagt man plötzlich oh nein verdammt.
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  Speaker 0: Der Geschäftsführer versteht jetzt aber das und dass hey Leute wir müssen dieses und jenes auch noch alles im Projekt machen
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  Speaker 1: Ja ja
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  Speaker 0: ja ja und so wird es dann halt echt immer unentspannter.
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  Speaker 1: Wobei ich muss sagen Es gibt eine Frage die du stellst Die finde ich mal großartig nämlich was ist eigentlich nach dem projekt anders als Jetzt?
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  Speaker 0: Das hilft ja oft, weil wie gesagt manchmal muss man sich erst annähern um selber ein Ziel formulieren zu können.
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  Speaker 0: Weil Zielformulierung ist super schwierig und darum die Vorstellung.
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  Speaker 0: Und was mir selbst auch immer hilft ist so noch mal in das Projekt gedanklich reinzugehen und mich zu fragen also um das Ziel formulieren zu können, dass ich mich frage was ist eigentlich am Ende das Lieferobjekt des Projektes?
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  Speaker 0: Also mit Liefer-Objekt in einem Projekt ist gemeint.
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  Speaker 0: Was halte ich am Ende in der
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  Speaker 0: Hand?".
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  Speaker 0: Das kann ja sein, dass da eine Checkliste herauskommt.
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  Speaker 0: Das kann sein, das dabei rauskommt, dass fünf Arbeitsplätze mit Fünf S strukturiert wurden.
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  Speaker 0: Das können sein, was ich programmiert habe und eine Beta-Version in der Hand halte.
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  Speaker 0: Das ist so eine Startaufstellung, mit der ich in einer Testphase gehen kann.
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  Speaker 0: Das sind unterschiedlichste Dinge.
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  Speaker 0: Manchmal hilft es sich erst zu überlegen ... was habe ich in der Hand und davon abgeleitet.
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  Speaker 0: Das hilft auch manchmal, dass man dann das Ziel gut ableiten kann.
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  Speaker 1: Ja, spannend!
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  Speaker 1: Auch da macht man sich wenig Kopf
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  Speaker 0: drum.
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  Speaker 1: Wie ist es wirklich so eine klare Zielvorstellung?
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  Speaker 1: Und auf der anderen Seite wenn ich im Team eine klarer Zielvorstellungen habe heißt das auch noch nicht, dass andere im Unternehmen das Ziel auch verstehen.
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  Speaker 1: also das muss man ja dann auch ein bisschen austreten und so beschreiben, dass auch andere das verstehen.
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  Speaker 0: Ja genau und dadurch, dass das halt je konkreter und messbarer das dann ja wird, desto eher verstehen sie auch andere.
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  Speaker 1: Ist ein bisschen wie Marketing.
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  Speaker 1: Ich muss mal Projekte rausverkaufen?
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  Speaker 0: Das ist so.
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  Speaker 0: als Projektleiter machst du immer Projektmarketing tatsächlich.
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  Speaker 0: Das ist immer dieses Thema.
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  Speaker 0: Du musst es verteidigen dein Projekt bevor dir da einer Budget wegnimmt oder es eindampft weil andere Dinge wichtig werden.
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  Speaker 0: Du musstes im Unternehmen verkaufen.
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  Speaker 0: den Unterstützern noch mehr in den Fokus rufen, damit sie die Rückenwind geben.
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  Speaker 0: Du musst es bei den Gegnern verteidigen und neutralisieren so dass sie dir nicht in die Suppe spucken.
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  Speaker 0: also das ist schon immer eine ordentliche Portion Eigen- und Projektmarketing als Projektleiter durchaus dabei.
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  Speaker 1: Also mal ein Punkt für mich zusammengefasst heißt das ja auch ganz klar wenn ich ein klares Ziel habe hab' ich weniger Diskussionen und komme vielmehr viel besser und viel schneller in die Umsetzung.
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  Speaker 0: Tatsächlich, so ein richtig gutes Ziel.
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  Speaker 0: das spart ihr ganz oft Wochen an Abstimmung um Wegen und Schleifen.
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  Speaker 0: Ja ich würde sagen damit lassen wir es gut sein für heute oder?
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  Speaker 1: Spannende Folge!
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  Speaker 0: Bis zum nächsten Mal.
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  Speaker 0: Und das war's schon wieder mit einer Folge von No More Cuddle Model Lean Management auf Deutsch.
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  Speaker 0: Ich hoffe, dass du viele Tipps und Hinweise für dich rausziehen konntest und neue Ideen hast was du jetzt bei dir in der Produktion ausprobieren kannst.
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  Speaker 0: Und wenn du sagst Mensch da war schon wieder so viel Mehrwert drin in einer so kurzen Folge!
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  Speaker 0: Was dann wohl die Kurse bringen?
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  Speaker 0: Ja natürlich nochmal jede Menge mehr.
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  Speaker 0: das ist quasi unser Podcast hoch.
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  Speaker 0: Also wenn du Lust auf noch mehr Lean-Management hast und so richtig durchstarten möchtest, dann schau in die Shownotes.
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  Speaker 0: Dort haben wir dir unsere Kurse verlinkt oder du meldest dich bei uns und dann sprechen wir über ein Inhauskurs oder ein individuelles Projekt im Unternehmen.
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  Speaker 0: Auch unsere Kontaktdaten findest du in den Shownotes.
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  Speaker 0: So, das war's für heute!
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  Speaker 0: Ich sage tschüss und ciao bis zum nächsten Mal – und wünsche dir wie immer Nomor Kudlmuddel, deine Kathrin Wortmann von der Freiraumbande.