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Digitalisation des processus : Le cahier des charges gagnant · Oser l'efficacité - Les stratégies de ceux qui font l’industrie

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  Le monde des petites entreprises est fascinant.
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  C'est un mélange unique de débrouillardise et d'adaptabilité.
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  Mais parfois,
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  on manque de compétences clés pour aller plus loin.
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  Tu le ressens aussi ?
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  Alors ce podcast est fait pour toi.
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  Je suis Perrine Thiébaut,
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  consultante en transformation numérique et je déniche pour toi les meilleurs outils,
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  méthodes et technologies pour gagner en efficacité.
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  Seule ou avec mes invités,
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  je te partage des conseils actionnables pour avancer en toute sérénité.
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  Alors,
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  prêt à oser l'efficacité ?
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  Tu savais que je donnais une masterclass le 12 juin 2025 à Metz ?
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  Ça s'appelle « Digitalisation des processus industriels,
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  de l'idée à la mise en œuvre »
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  et ça se passe au salon Production Temps Réel à
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  15h30 au stade Saint-Symphorien.
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  Mais en attendant,
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  revenons à nos moutons.
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  Le commercial qui va t'approcher pour te vendre son logiciel,
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  il te vend le rêve.
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  Moi,
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  ce que je te propose ici,
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  c'est un plan.
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  Parce que pour bien choisir ton outil,
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  il faut d'abord bien cadrer ton besoin.
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  C'est ce qui t'évitera de faire des décisions émotionnelles.
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  Je te blâme pas,
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  hein ?
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  Je suis la première à tester des outils à droite à gauche.
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  Certes,
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  c'est mon boulot de savoir ce qui existe,
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  mais se focaliser sur son besoin est hautement plus important pour faire des choix éclairés.
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  C'est parti pour revoir comment écarter l'émotion de tes choix logiciels.
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  Déjà,
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  un bon logiciel commence toujours par un bon cadrage métier.
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  Un outil,
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  c'est une réponse,
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  ce n'est pas une solution en soi.
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  C'est une réponse à un besoin,
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  à une douleur qui existe.
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  Donc,
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  pour avoir une réponse,
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  il faut savoir quelle est la question au départ.
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  Et le cahier des charges pour ça,
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  c'est ton garde-fou.
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  Il t'évite de te faire embarquer dans une démo qui est trop belle pour être vraie.
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  On te fait une démo,
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  tu la regardes,
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  il n'y a pas de souci,
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  mais ce qui est important derrière,
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  ça va être de comparer par rapport à tes besoins,
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  par rapport à ton cahier des charges,
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  si ce qui est fait par le logiciel correspond à ce que tu attends.
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  Deuxième point,
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  il faut que tu poses tes exigences avant de regarder les solutions.
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  Quelles sont tes contraintes ?
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  Quelles fonctionnalités sont non négociables ?
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  Quels processus doivent absolument être intégrés ?
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  Tu dois pouvoir répondre à ça avant de rencontrer le moindre éditeur.
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  Les rencontrer avant,
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  c'est potentiellement te laisser influencer.
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  Te laisser influencer par ce qui existe et non pas par ce dont tu as besoin.
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  Il faut absolument aussi que tu mettes tes billets de côté.
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  Parce que justement,
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  vu que tu ne sais pas exactement ce qui existe,
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  tu pourrais te dire que ça n'existe pas et donc de te mettre automatiquement des barrières alors que tu pourrais avoir des réponses à tes besoins.
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  L'idée,
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  c'est vraiment de construire ton monde idéal.
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  Si vraiment c'est trop difficile,
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  Si tu as l'impression que tu te mets trop de barrières,
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  si tu ne sais pas où aller,
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  c'est là où ça peut être intéressant de prendre avec toi un consultant indépendant qui va pouvoir justement t'aider à cadrer tes besoins et à formuler ce qui pourrait te servir et ce qui est essentiel pour que tes processus aillent mieux demain.
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  Si jamais t'en cherches un,
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  je ne suis pas très loin.
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  J'ai mis mes informations de contact dans la description,
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  donc n'hésite pas surtout.
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  Blague à part,
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  on passe au troisième point.
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  L'idée,
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  c'est de séparer le cœur du besoin du reste.
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  Tu vas avoir certains critères pour ton logiciel qui vont être absolument incontournables.
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  Par exemple,
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  tu peux avoir besoin que ton logiciel fonctionne en mode déconnecté parce que tu as des problèmes de connexion sur ton atelier de production.
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  Ça peut être une contrainte forte,
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  ça dépend vraiment des endroits,
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  mais ça peut être une contrainte.
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  D'autres qui vont être plus du confort.
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  Tu n'as pas forcément besoin d'avoir une version mobile de ton application parce qu'il y a des PC dans tous les bureaux et à plusieurs endroits de l'atelier de production.
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  Ce ne sont que des exemples.
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  L'idée,
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  c'est vraiment de savoir ce qui,
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  pour toi,
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  est important et de l'avoir toujours en tête.
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  Quels sont tes points incontournables ?
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  Quelles sont les réponses que tu veux avoir dans un logiciel ?
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  Si tu sors d'une réunion avec un éditeur de logiciel où tes points incontournables ne sont pas couverts,
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  il ne va pas falloir foncer tête baissée sur cette solution-là,
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  même si le commercial a fait un super boulot et tu as vraiment vendu du rêve avec leur solution.
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  Il va falloir que...
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  Si vraiment c'est la solution qui te plaît le plus,
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  tu saches comment tu vas penser les besoins qui n'ont pas été adressés par cette solution.
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  Mais en tout cas,
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  tu dois prendre tes décisions en conséquence de cause.
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  Tu dois comparer toutes les solutions sur un pied d'égalité et pour ça,
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  un bon cahier des charges avec des fonctionnalités incontournables.
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  Des fonctionnalités,
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  c'est cool si on les a,
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  mais bon,
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  on pourrait s'en passer au moins dans un premier temps.
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  et des fonctionnalités,
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  ce serait vraiment sympa,
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  mais c'est ça,
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  c'est sûr qu'on peut s'en passer,
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  ce sera vraiment ton outil,
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  ton guide dans ton choix de solution.
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  Et ce qui me fait venir à mon quatrième point,
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  j'en ai déjà un peu parlé précédemment quand on sépare le cœur du besoin du reste,
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  mais l'idée c'est de rester neutre.
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  Le commercial,
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  il va forcément te montrer toujours le scénario parfait,
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  le scénario qui fonctionne dans son optique devant de son logiciel.
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  Tu peux avoir des équipes qui sont...
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  très bien formées et qui vont avoir préparé une démonstration qui sera plus en ligne avec ce que toi tu attends.
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  Mais très souvent,
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  ils vont te montrer le scénario qui marche parfaitement tel que le logiciel a été pensé.
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  C'est son job,
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  c'est normal.
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  C'est à toi de garder une posture claire.
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  Voici mes besoins,
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  voici mes critères.
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  Je choisis en fonction de ça,
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  pas de ce que toi tu veux me vendre en face.
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  Et en dernier lieu,
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  le bon logiciel,
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  c'est avant tout celui qui s'intègre à ta réalité.
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  Un outil super moderne mais incompatible avec tes processus internes,
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  c'est un investissement qui ne vivra jamais.
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  Ce sera peut-être très joli,
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  mais s'il n'est jamais ouvert,
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  ce sera juste un coût,
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  une charge et pas du tout un levier de rentabilité comme peut l'être un projet informatique qui fonctionne.
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  Ton objectif,
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  c'est la fiabilité,
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  l'adoption,
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  le retour sur investissement.
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  L'effet waouh,
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  c'est anecdotique.
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  Je vais te donner un exemple qui m'a...
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  Il m'avait un peu brisé le cœur quand c'est arrivé.
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  J'avais un prospect qui avait un ERP qu'il n'utilisait pas à son plein potentiel.
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  Pas d'accompagnement pour le mettre en place,
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  ils avaient fait l'implémentation en interne,
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  par une personne qui,
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  entre-temps,
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  avait quitté l'entreprise.
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  Donc la personne que j'avais en face de moi savait assez peu de choses finalement sur ce logiciel.
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  Et sans poser ses besoins,
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  sans se dire ce qui n'allait pas avec le fonctionnement actuel,
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  il a décidé que c'était le logiciel qui était en cause,
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  qu'il fallait le remplacer.
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  que c'était un logiciel qui n'allait pas pouvoir suivre son développement.
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  Et donc,
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  il voulait le remplacer par un grand nom,
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  avoir une belle étiquette de « j'ai un logiciel de telle marque » .
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  Je ne vais citer personne parce que je ne veux pas de problème,
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  mais je pense que tu peux très bien imaginer le type de logiciels dont je parle,
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  qui sont très très connus,
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  qui ont des grandes solutions pour souvent des très grands groupes et qui sont très très chers.
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  En tout cas,
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  il voulait une marque avec pignon sur rue.
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  Il a perdu des mois à recevoir les éditeurs,
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  à essayer de trouver un budget pour une solution démesurée dont il n'avait pas besoin.
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  Sans surprise,
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  ce budget,
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  il ne l'a jamais trouvé.
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  Et donc là,
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  plusieurs mois après,
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  il se retrouve à la case départ.
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  Il ne sait toujours pas ce dont il a vraiment besoin et il n'a toujours pas de logiciel.
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  Ses processus n'ont pas bougé d'un poil.
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  J'aurais bien envie de te dire qu'aujourd'hui,
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  on travaille ensemble,
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  que je l'ai sauvé,
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  qu'il est très content et que tout va bien.
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  Mais non,
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  parce qu'en fait,
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  ce client,
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  dans la première relation qu'on a eu,
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  on a très vite senti qu'il avait
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  pas très envie d'être aidé,
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  qu'il avait envie de prendre ses propres décisions et que finalement,
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  notre avis et les conseils qu'on pouvait lui donner n'avaient pas vraiment de valeur pour lui.
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  Et pour ce type de client,
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  je ne peux pas faire grand-chose,
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  même si ça me brise le cœur.
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  Bon,
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  on va se remettre sur une note beaucoup plus réjouissante et passer à l'action,
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  comme dans tous les épisodes de cette semaine.
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  Mon petit passage à l'action du jour,
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  ça va être de lister les cinq fonctions incontournables pour ton outil numérique.
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  Pense à tes contraintes,
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  à ce que tu veux absolument éviter et aux bénéfices que tu attends.
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  Tu les poses sur papier,
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  noir sur blanc.
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  C'est la base de ton cahier des charges.
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  On commence par 5.
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  Tu verras qu'au fur et à mesure,
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  avec les différentes étapes que tu as faites avant,
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  il y a d'autres choses qui vont venir.
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  Bien sûr,
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  quand tu commences à avoir une sorte de liste au Père Noël,
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  il s'agit peut-être de revoir la priorisation.
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  Parce que là aussi,
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  ça va être intéressant de faire les choses dans le bon ordre et pas trop en même temps.
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  Même si toujours,
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  avoir une idée d'où on va,
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  avoir l'idée de ce qu'on veut faire demain,
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  ça permet aussi de faire des choix en connaissance de cause.
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  Si tu veux reprendre le contrôle de tes processus,
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  tu peux prendre rendez-vous avec moi.
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  Le lien de mon Calendly est dans la description.
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  Et je serais ravie de t'avoir au téléphone pour discuter de ton projet.
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  Et pour se rencontrer en vrai,
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  ça se passe le 12 juin à Metz,
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  au salon Production Temps Réel au Stade Saint-Symphorien.
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  Je serais ravie de te rencontrer là-bas.
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  Mais d'ici là,
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  il nous reste un épisode à cette série qui va être sur l'implémentation de toutes ces belles priorités et de tout ce beau cahier des charges qu'on a mis en place.