Latest / M365.FM – Microsoft 365, Copilot & KI Podcast auf Deutsch / Microsoft Purview eDiscovery einfach erklärt: Fälle, Legal Hold, Suche, Prüfung und Export in Microsoft 365 (KI-Synchronfassung)

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Microsoft Purview eDiscovery einfach erklärt: Fälle, Legal Hold, Suche, Prüfung und Export in Microsoft 365 (KI-Synchronfassung) · M365.FM – Microsoft 365, Copilot & KI Podcast auf Deutsch

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  Wir sehen uns live im Januar.
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  Willkommen zu einer weiteren Episode der Microsoft Knowledge Nuggets hier auf M365FM.
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  Ich bin der Gastgeber Mirko Peters.
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  Das heutige Thema ist eines, von dem fast jeder schon gehört hat, das aber die meisten nie wirklich nutzen möchten.
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  Stellen Sie sich vor, eine sensible E-Mail landet im falschen Posteingang, ein Mitarbeiter reicht eine Beschwerde ein, eine Aufsichtsbehörde fordert Unterlagen an oder jemand vermutet, dass Unternehmensdaten abgeflossen sind.
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  Denn das passiert gerade Menschen schnell.
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  Jemand will die E-Mail löschen, eine andere Person beginnt, Posteingänge manuell zu durchsuchen.
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  Manager befragen Mitarbeiter, während Dateien verschoben werden und es immer schwieriger wird, den Sachverhalt zu klären.
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  Genau an diesem Punkt kommt Microsoft Purview e-Discovery ins Spiel.
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  Am Ende dieses Knowledge Nuggets wissen Sie, wie man relevante Microsoft 365 Daten findet, schützt, prüft und übergibt, ohne dass Ihr IT-Team zum Anwaltsteam wird?
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  Einfach ausgedrückt ist Microsoft Purview e-Discovery ein fallbasiertes Tool zum Finden, Sichern, Überprüfen und Exportieren von Arbeitsdaten.
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  Betrachten Sie Microsoft 365 für den Bürohle.
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  Exchange Online Teams, SharePoint und OneDrive sind verschiedene Räume, in denen täglich gearbeitet wird.
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  E-Mails befinden sich in einem Raum.
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  Teamdateien am anderen.
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  Chats und geteilte Dokumente liegen woanders.
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  Purview e-Discovery ist wie der verschlossene Archivraum in diesem Gebäude mit einem Suchschalter davor.
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  Sie laufen nicht ohne Plan durch jeden Raum.
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  Sie eröffnen einen Fall, entscheiden, welche Räume relevant sind, sichern die Unterlagen, suchen nach dem Passenden und bereiten die Daten für die Empfänger auf.
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  M. Gehen wir das Schritt für Schritt durch.
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  Zuerst, warum e-Discovery existiert, dann der Fall und die Datenquellen, danach Legal Hult, Suche, Prüfung und Export.
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  Wir beginnen mit dem Grund für dessen Existenz, denn eine Suche hilft nur, wenn die Daten noch vorhanden sind.
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  Baustein 1. Warum es e-Discovery gibt.
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  Vor 20 Jahren lagen Arbeitsdaten oft an getrennten Orten.
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  E-Mails befanden sich vielleicht in einem Archiv.
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  Dateien lagen möglicherweise auf einer Datei freigab.
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  Teamunterhaltungen konnten in einem anderen Tool stattfinden.
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  Wenn jemand ein Problem untersuchen musste, durchsuchte die IT jeden Ort einzeln, kopierte Elemente in Ordner und hoffte, dass die Kopien genug Kontext enthielten.
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  Dieser Ansatz schafft Glück.
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  Eine Nachricht könnte auf eine Datei verweisen, die man gesichert hat.
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  Eine Datei wurde möglicherweise seit der ursprünglichen Diskussion.
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  Jemand erinnert sich vielleicht anders an das Ereignis, als die Aufzeichnungen zeigen.
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  Die Arbeit hat sich verlagert, aber das Problem ist nicht verschwunden.
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  Heute verteilt sie ihre Arbeit vielleicht auf Exchange Online für E-Mails und Kalender, Teams für Chat und Besprechungen, SharePoint für Teamdokumente,
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  OneDrive für persönliche Arbeitsdateien, Microsoft 365 Gruppen für die gemeinsame Arbeit und Viva Engage für Communitygespräche.
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  Eine einzige geschäftliche Entscheidung kann Spuren an mehreren dieser Orte hinterlassen.
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  Diese Spuren sind wichtig, wenn ihr Unternehmen eine rechtliche Anfrage hält, ein Personalthema prüft, auf ein Audit reagiert, einen internen Bericht überprüft oder einen Sicherheitsvorfall bzw. eine mögliche Datenfreigabe untersucht.
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  Stellen Sie sich vor, ein ehemaliger Mitarbeiter behauptet, ungerecht behandelt worden.
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  Personalabteilung und Rechtsabteilung benötigen möglicherweise Nachrichten zwischen diesen Mitarbeitern zum Vorgesetzten.
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  Sie benötigen eventuell Dateien aus einem bestimmten Projekt.
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  Sie brauchen vielleicht Aufzeichnungen aus einem definierten Zeitraum, nicht jede E-Mail und jedes Dokument des Unternehmens erstellte.
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  Das Ziel ist nicht zu beweisen, ob jemand etwas falsch gemacht hat.
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  Purview eDiscovery findet und sichert mögliche Beweismittel.
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  Rechtspersonal, Compliance, Sicherheits- und Geschäftsführung entscheiden, was die Beweise bedeuten und wie es weitergeht.
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  Es ersetzt auch keine Rechtsberatung.
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  Es gibt den richtigen Personen eine kontrollierte Möglichkeit, mit dem benötigten Daten zu haben.
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  Warum also nicht einfach die normale Microsoft 365-Suche?
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  Die normale Suche hilft Ihnen, Ihre Arbeit zu finden.
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  Sie ist für tägliche Aufgaben konzipiert, wie das Suchen eines Dokuments aus der letzten Woche oder das Finden einer E-Mail-Riskunde.
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  Eine Untersuchung erfordert mehr Kontrolle.
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  Sie müssen möglicherweise einschränken, wer sensible Ergebnisse sehen darf.
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  Sie benötigen eine klare Aufzeichnung der durchgeführten Suche.
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  Möglicherweise müssen Sie Inhalte sichern, bevor jemand sie löscht.
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  Und Sie müssen vermeiden, riesige Mengen an nicht zusammenhängenden persönlichen oder geschäftlichen Daten zu sammeln,
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  nur weil eine Suche zu breit gefasst war.
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  Hier ändert eDiscovery den Prozess.
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  Anstatt zu sagen, suche alles und schicke mir, was du findest, beginnt das Team mit einer definierten Angelegenheit.
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  Sie entscheiden, wonach Sie suchen müssen, wo es liegen könnte und wer Zugriff haben sollte.
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  Für Sie ist der praktische Punkt einfach.
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  Lernen Sie diesen Prozess, bevor eine dringende Anfrage die IT erreicht.
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  In einer echten Situation brauchen Leute schnelle Antworten, aber schnell bedeutet nichts sorglos.
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  Ein wenig Vorbereitung hilft Ihrer Organisation, die richtigen Daten zu schützen und die Arbeit fokussiert und privat zu halten.
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  Jede Untersuchung braucht einen klaren Ort, bevor jemand mit der Suche beginnt.
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  Baustein 2. Der Fall und die Datenquellen.
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  Sie haben also einen Grund, etwas zu untersuchen.
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  Bevor Sie auch nur ein einziges Suchwort eingeben, brauchen Sie einen Fall.
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  Stellen Sie sich einen Fall wie einen sicheren digitalen Aktenordner für eine bestimmte Angelegenheit vor.
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  Er enthält alles.
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  Die beteiligten Personen, die Datenquellen, die Suchen, alle Sperren, Prüfungsarbeiten und Exporte an einem Ort.
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  Stellen Sie sich einen beschrifteten Aktenordner vor.
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  Nicht ein mit der Aufschrift, alles was dieses Jahr passiert ist.
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  Sondern Mitarbeiter anliegen, März bis Juni oder Projekt Redwood überprüfen.
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  Dieser Name ist wichtig, weil er jedem sagt, woran er arbeitet.
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  Und genauso wichtig, woran er nicht arbeitet.
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  Fälle halten Dinge organisiert, aber sie kontrollieren auch den Zugriff.
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  Nicht jeder in der IT sollte eine sensible HR-Angelegenheit öffnen können.
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  Und nicht jeder HR-Mittler sollte einen Rechtsfall sehen.
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  Innerhalb von Purview weisen Sie Personen dem Fall basierend darauf zu, was Sie tun müssen.
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  Ein Leser kann die Fallarbeit einsehen.
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  Ein Manager kann Fälle erstellen und ausführen.
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  Und ein Administrator kümmert sich um die umfassenderen Einstellungen und steuert den Zugriff in jedes Kapitel.
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  Die genauen Rollennamen können sich ändern, wenn Microsoft den Dienst aktualisiert.
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  Aber das Grundprinzip bleibt gleich.
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  Manche Leute müssen nur schauen, manche müssen die Arbeit machen.
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  Und eine kleinere Gruppe entscheidet, wer diesen Zugriff überhaupt bekommt.
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  Diese Trennung schützt die Untersuchung.
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  Sie gibt Ihrer Organisation auch eine klare Aufzeichnung dessen, was geschehen ist.
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  Sie können sehen, welcher Fall die Suche enthielt, wer daran gearbeitet hat und warum diese Orte einbezogen wurden.
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  Wenn jemand fragt, warum haben Sie diese Personen durchsucht und nicht alle anderen?
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  Gibt es einen Ort, um die Entscheidung zu bekommen?
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  Als nächstes wählen Sie die Datenquellen aus.
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  Eine Datenquelle ist einfach ein Ort, an dem eDiscovery nach Inhalten sucht.
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  Sie können Personengruppen, Websites oder sogar umfassendere Organisationsstandorte hinzufügen, je nachdem, welche Frage Sie beantworten möchten.
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  Um dies gut zu tun, benötigen Sie eine grundlegende Karte davon, wo Microsoft 63 Arbeitsplätze.
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  Geschäftliche E-Mails und Kalender befinden sich in Exchange Online.
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  Ihre persönlichen Arbeitsdateien liegen normalerweise in OneDrive.
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  Stellen Sie sich Ihren eigenen digitalen Aktenschank vor.
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  Team-Dateien liegen normalerweise in SharePoint.
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  Dazu gehören viele Dateien, die Sie über Teams öffnen, auch wenn Sie die SharePoint-Website im Hintergrund vielleicht nie sehen.
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  Teams an sich kann verwirrend sein.
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  Ein Teams-Chat findet nicht einfach nur innerhalb der Teams-App statt.
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  Einzel- und Gruppenchats sind mit den Exchange Online-Postfächern der Teilnehmer verbunden
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  und Dateien, die in diesen Chats geteilt werden, liegen in der Regel in OneDrive.
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  Wenn Sie also nur E-Mails durchsuchen und OneDrive ignorieren, könnten Sie eine Datei übersehen, die jemand in einem Chat gesendet hat.
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  Stellen Sie sich vor, die Personalabteilung muss Nachrichten zwischen zwei Mitarbeitern prüfen.
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  Sie würden nicht damit beginnen, jedes Postfach, jedes OneDrive und jede SharePoint-Website im Unternehmen zu durchsuchen.
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  Sie würden bei den Postfächern der beiden Mitarbeiter und deren zugehörigen Speicherorten für Dateien.
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  Dann könnten Sie einen Datumsbereich um das Ereignis festlegen und das bekannte Projekt oder Thema als Anhaltspunkt nutzen.
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  Das sind fokussierte Ausgangspunkte.
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  Wenn die Ergebnisse auf eine gemeinsame Projektseite oder eine Gruppenunterhaltung hinweisen, können Sie den Suchbereich begründet erweitern.
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  Sie lassen sich bei den nächsten Schritten von den Beweisen.
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  Dies ist wichtig, da eine breitere Suche nicht automatisch eine bessere Suche bedeutet.
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  Eine riesige Ergebnismenge kann die wenigen wichtigen Elemente begraben.
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  Sie kann auch private, irrelevante Arbeitsinhalte einbeziehen, die niemand prüfen muss.
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  Mehr Daten bedeuten mehr Zeitaufwand, mehr Sorgfalt und ein größeres Risiko, den Faden der Untersuchung zu verlieren.
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  Beginnen Sie also mit bekannten Personen, bekannten Daten und Bekannten.
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  Erweitern Sie erst dann, wenn die Ergebnisse Ihnen zeigen, wo als nächstes zu suchen.
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  Die wichtigste Lektion für Sie ist zu wissen, wo Microsoft Rand 65 Arbeitsdaten tatsächlich speichert.
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  Sobald Sie die Struktur kennen, ist es unwahrscheinlicher, dass Sie Inhalte übersehen oder einen riesigen Berg an Ergebnissen erzeugen,
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  den niemand sinnvoll prüfen kann, den niemand sinnvoll prüfen kann.
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  Sobald der Fall auf die richtigen Orte hinweist, müssen Sie die Beweise schützen, bevor Sie sich ändern.
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  Baustein 3, Legal Hold, die Pausentaste für Beweismittel.
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  Eine Aufbewahrungsrichtlinie ist eine Sicherungsregel.
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  Sie hält relevante Inhalte verfügbar, solange ein Fall aktiv ist,
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  selbst wenn jemand später versucht, diese Inhalte zu löschen oder zu ändern.
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  Denken Sie an einen Aktenschrank mit einem klaren Etikett auf einer Schublade.
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  Ich vernichten.
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  Jemand kann zwar versuchen, ein Dokument aus dieser Schublade zu entfernen,
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  aber das Unternehmen behält die Kopie, die für den Fall wichtig sein könnte.
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  Das ist die Aufgabe einer Aufbewahrungsrichtlinie.
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  Leute räumen ständig ihre Posteingänge auf.
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  Sie löschen Chatnachrichten, ersetzen eine Datei durch eine neuere Version
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  oder verlassen das Unternehmen, woraufhin ihr Konto einen Offboarding-Prozess durchläuft.
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  Keine dieser Aktionen bedeutet automatisch, dass jemand etwas Falsches getan hat.
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  Doch sobald ein Sachverhalt eine Aufbewahrung erfordert,
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  kann die normale tägliche Bereinigung zu einem echten Problem.
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  Die Nachricht oder das Dokument, das Sie benötigen, könnte verschwinden,
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  bevor jemand die Chance hat, es zu finden.
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  Deshalb geht eine umfassende Suche oft eine Aufbewahrungspflicht voraus.
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  Vielleicht wissen Sie bereits genug, um die beteiligten Personen und Orte zu identifizieren,
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  noch bevor Sie genau wissen, welche Nachrichten oder Dateien wichtig sind.
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  Eine Aufbewahrungspflicht hält dieses Material verfügbar,
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  während das Team die passende Suche erarbeitet.
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  Nun, rechtliche Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsrichtlinien
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  sind zwar verwandt, aber nicht dasselbe.
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  Eine Aufbewahrungsrichtlinie folgt den normalen Dokumentenregeln Ihres Unternehmens.
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  Sie kann beispielsweise bestimmte Geschäftsunterlagen
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  für einen festgelegten Zeitraum speichern und nach dessen Ablauf löschen.
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  Eine rechtliche Aufbewahrungspflicht reagiert auf eine spezifische Sache.
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  Bei der Aufbewahrungsrichtlinie stellt sich die Frage,
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  wie lange sollten wir diese A von Arbeit noch lösen.
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  Bei einer rechtlichen Aufbewahrungspflicht fragt man,
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  könnte dieser Inhalt für diesen Fall jetzt von Bedeutung sein.
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  Beide können beeinflussen, was verfügbar bleibt, haben aber unterschiedliche Ausgangspunkte.
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  Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter erfährt,
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  dass die Personalabteilung eine Beschwerde untersucht.
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  Dieser Mitarbeiter könnte einen Teams-Chat löschen
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  oder eine E-Mail aus seinem Postfach entfernen.
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  Vielleicht hält er sie für irrelevant oder er räumt einfach nur auf.
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  Wenn die betroffenen Orte unter Aufbewahrungspflicht stehen,
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  kann Purview eine Kopie für den Fall verfügbar halten.
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  Der Benutzer sieht das gelöschte Element zwar nicht mehr am gewohnten Ort,
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  doch die gesicherte Kopie bleibt für autorisierte Fallmitglieder verfügbar.
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  Deshalb hat eine Aufbewahrungspflicht ein solches Gewicht.
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  Es ist kein Routineschalter, den die IT umlegt,
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  wenn jemand schnell eine Antwort braucht.
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  Für eine schnelle Faktenprüfung reicht oft eine eng gefasste Suche.
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  Eine Aufbewahrungspflicht ist dort angebracht,
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  wo Rechtspersonal, Compliance oder Untersuchungsteams festlegen,
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  dass Inhalte verfügbar bleiben müssen.
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  Die Entscheidung sollte von den für den Fall Verantwortlichen getroffen werden,
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  wobei die IT bei der korrekten Umsetzung hilft.
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  Es gibt ein weiteres Detail, das oft übersehen.
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  Der Fallstatus spielt eine Wort.
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  Wenn Sie einen Fall schließen,
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  können die mit diesem Fall verbundenen Aufbewahrungspflichten aufgehoben werden.
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  Das Schließen eines Falls ist also nicht nur eine reine Verwaltungsaufgabe.
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  Es ist eine Entscheidung mit Konsequenzen für die aufbewahrten Inhalte.
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  Bevor etwas geschlossen wird, müssen die Verantwortlichen wissen,
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  ob die Aufbewahrung beendet werden soll.
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  Gehen Sie das auch mit einer Aufbewahrungspflicht.
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  Sie verändert, welche Daten verfügbar bleiben müssen.
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  Sie kann Postfächer, Dateien, Chats und Websites betreffen,
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  die mit dem Fall verbunden sind.
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  Wenn man klar ist, der Zugriff kontrolliert wird
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  und das Fallteam weiß, wer für die Entscheidung zur Anwendung,
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  Änderung oder Aufhebung zuständig ist.
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  Mit gesicherten Beweisen verfügt der Suchprozess
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  über eine zuverlässige Grundlage.
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  Baustein 4. Suchen, ohne in Daten zu ertringen.
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  Wenn also die richtigen Speicherorte geschützt sind,
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  können Sie mit der Suche beginnen.
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  Eine Suche weist Purview an, Inhalte zu finden,
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  die Ihren Kriterien entsprechen,
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  und zwar über die für den Fall ausgewählten Quellen hinweg.
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  Sie fragen nicht, zeigen Sie mir alles.
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  Sie stellen eine gezielte Frage etwa,
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  was haben diese beiden Personen in diesem Zeitraum zu diesem Projekt besprochen?
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  Purview bietet Ihnen mehrere einfache Möglichkeiten, diese Frage einzeln.
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  Sie können nach einem Wort oder einer genauen Phrase suchen,
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  einen Datumsbereich festlegen,
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  sich auf einen Absender oder Empfänger konzentrieren
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  oder nach Betreffzeile, Dateityp oder Nachrichtentyp suchen.
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  Jede Bedingung entfernt Inhalte,
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  die wahrscheinlich nichts mit der Angelegenheit zu tun haben.
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  Beginnen Sie mit dem geführten Bedingungskennarat.
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  Er bietet Ihnen klare Felder zum Ausfüllen,
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  was für Anfänger meist der richtige Einstieg ist.
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  Sie wählen die Person aus, legen die Daten fest,
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  geben eine Phrase ein und wählen die benötigten Speicherorte.
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  Manche Benutzer benötigen eine detailliertere Suchlumpe.
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  Dafür unterstützt Purview die Keyword Query Language,
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  meist KQL genannt.
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  Mit KQL können Sie genauere Suchregeln verfassen.
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  Sie müssen sie nicht am ersten Tag beherrschen,
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  aber sie wird nützlich, wenn eine einfache Schlagwortsuche
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  zu viel Rauschen liefert oder ein sehr spezifisches Muster übersieht.
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  Die Personen und Orte, die Sie durchsuchen,
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  sind genauso wichtig wie die Wörter.
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  Sie können bestimmte Exchange Online Postfächer,
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  individuelle OneDrive Konten,
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  eine bekannte SharePoint Website,
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  mit diesen Orten verbundene Teams Inhalte
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  oder, wenn es der Fall erfordert,
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  umfassendere organisationsweite Quellen durchsuchen.
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  Stellen Sie sich eine Untersuchung vor,
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  die zwei Mitarbeiter und ein Projekt namens Project Redwood betrifft.
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  Eine sinnvolle erste Suche könnte die letzten 90 Tage,
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  deren ausgewählte Datenquellen
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  sowie die Begriffe Project Redwood und Settlement abdecken.
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  Dieses erste Ergebnis ist nicht Ihre endgültige Antwort.
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  Sie führen sie aus
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  und überprüfen die Statistiken sowie Beispielergebnisse.
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  Statistiken zeigen Ihnen die Struktur des Ergebnissatzes
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  und ein Beispiel lässt Sie erkennen,
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  ob Purview die Art von Nachrichten und Dateien gefunden hat,
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  die Sie erwartet haben.
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  Vielleicht liefert der Begriff Settlement
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  nicht zusammenhängende Vertriebs-E-Mails,
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  also passen Sie die Suche an.
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  Oder vielleicht zeigt das Beispiel einen Projektcode,
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  den anfangs niemand erwähnt hat,
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  also fügen Sie diesen Begriff hinzu
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  und führen eine weitere Suche durch.
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  Das ist normal.
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  Gute Suche ist ein Kreislauf.
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  Sie stellen eine gezielte Frage,
• 12:30
  prüfen die Ergebnisse,
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  lernen daraus und verfeinern die Frage.
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  Sie können auch mehrere Suchen
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  innerhalb desselben Falls erstellen.
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  Eine Suche könnte sich auf Nachrichten
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  zwischen den beiden Mitarbeitern konzentrieren,
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  eine andere nur nach Dokumenten suchen
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  und eine dritte den Datumsbereich auf die Woche
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  um ein bestimmtes Meeting eingrenzen.
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  Die Trennung dieser Suchvorgänge
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  macht die Arbeit übersichtlicher
• 12:47
  und verhindert,
• 12:48
  dass unterschiedliche Ergebnisse
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  zu einem unübersichtlichen Haufen verschmelzen.
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  Viele denken,
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  der sicherste Schritt sei zuerst,
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  die gesamte Organisation zu durchsuchen,
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  aber das ist meist nicht der Fall.
• 12:56
  Eine Suche,
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  die jedes Postfach,
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  jede Website
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  und jede Datei umfasst,
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  kann viel zu viel irrelevantes Material liefern,
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  was die Arbeit der Prüfer verlangsamt
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  und private Daten offenlegt,
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  die nichts mit dem Fall zu tun haben.
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  Beginnen Sie eng gefasst
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  und erweitern Sie nur bei Bedarf.
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  Es gibt auch die Inhaltssuche in Purview,
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  die bei einer schnellen Überprüfung hilft,
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  um zu sehen,
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  ob ein Begriff vorkommt
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  oder bei der Faktenfindung
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  vor Beginn eines formellen Falls.
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  Wenn die Arbeit jedoch
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  zu einer Untersuchung wird,
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  die kontrollierten Zugriff
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  und einen festen Rahmen erfordert,
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  verleiht ein E-Discovery-Fall
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  der Suche eine klare Struktur.
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  Für Sie ist die Lektion einfach.
• 13:25
  Gute E-Discovery beginnt
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  mit einer Fragestellung,
• 13:27
  nicht mit einem riesigen Suchfeld.
• 13:28
  Sobald Ergebnisse vorliegen,
• 13:29
  ändert sich die Aufgabe.
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  Sie finden nicht mehr nur Inhalte,
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  sondern müssen entscheiden,
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  was tatsächlich zum Fall gehört.
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  Fall gehört.
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  Baustein 5,
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  Überprüfungssätze tags
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  und der endgültige Export.
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  Eine Suche liefert Ihnen
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  mögliche Treffer.
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  Ich sagte mögliche Treffer,
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  denn Purview kann zwar
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  ein Dokument finden,
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  das Ihren Begriff enthält,
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  aber die Software kann nicht entscheiden,
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  ob es wirklich zum Fall gehört.
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  Eine Person mit dem richtigen Kontext
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  muss diese Entscheidung treffen.
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  Hier kommt ein Überprüfungssatz ins Spiel.
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  Ein Überprüfungssatz ist ein Arbeitstisch
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  für Beweismittel,
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  auf dem gesammelte Ergebnisse
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  im Detail untersucht werden können.
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  Anstatt eine lange Liste
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  von Suchergebnissen zu durchsuchen,
• 13:59
  können autorisierte Prüfer
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  einer ausgewählten Gruppe
• 14:01
  von Inhalten durchgehen
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  und entscheiden,
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  was jedes Element für den Fall bedeutet.
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  Denn sie ist sich so vor,
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  als würden sie mögliche Beweise
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  auf den Prüfungstisch legen.
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  Die Elemente sind dort,
• 14:08
  weil sie der Suche entsprechen
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  und nun muss jemand sie lesen,
• 14:11
  den Kontext verstehen
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  und sie in nützliche Gruppen sortieren.
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  Überprüfungssätze
• 14:15
  und die fortgeschritteneren Prüfwerkzeuge
• 14:16
  hängen von Ihrer Lizenzierung ab.
• 14:18
  Standard eDiscovery Workflows
• 14:20
  konzentrieren sich auf Fall,
• 14:21
  Aufbewahrung, Suche und Export,
• 14:22
  was für viele kleinere Fälle
• 14:23
  ausreichen kann.
• 14:25
  Premium eDiscovery kann
• 14:26
  Überprüfungssätze
• 14:27
  und zusätzliche Methoden
• 14:28
  zur Analyse größerer
• 14:28
  oder komplexerer Ergebnismengen zufügen.
• 14:30
  Gehen Sie also nicht davon aus,
• 14:31
  dass jeder Purview-Mandant
• 14:32
  dieselben Schaltflächen anzeigt.
• 14:33
  Prüfen Sie,
• 14:34
  was Ihre Lizenz beinhaltet,
• 14:35
  bevor ein echter Fall beginnt,
• 14:36
  damit niemand einen Prüfprozess
• 14:37
  auf Basis einer Funktion plant,
• 14:38
  die er nicht nutzen kann.
• 14:39
  Der Zweck der Überprüfung
• 14:40
  bleibt in jedem Fall derselbe.
• 14:42
  Die Suche findet
• 14:42
  übereinstimmende Wörter,
• 14:43
  aber Menschen entscheiden
• 14:44
  über die Reise.
• 14:45
  Ein Word-Dokument
• 14:45
  enthält vielleicht den Begriff
• 14:46
  Projekt Redwood,
• 14:47
  aber das macht es
• 14:48
  noch nicht zu einem Beweismittel.
• 14:50
  Es könnte eine
• 14:50
  Besprechungsagenda
• 14:51
  ohne nützliche Details sein,
• 14:52
  ein Vertragsentwurf
• 14:53
  mit direktem Bezug zum Fall
• 14:54
  oder ein Dokument,
• 14:55
  das eine rechtliche Prüfung benötigt,
• 14:57
  bevor es das Unternehmen verlässt.
• 14:59
  Tags helfen Prüfern dabei,
• 15:00
  diese Entscheidung festzuhalten.
• 15:01
  Ein Tag ist lediglich
• 15:02
  eine Kennzeichnung,
• 15:02
  die Sie nach der Überprüfung
• 15:03
  an einem Element anbaut.
• 15:04
  Sie könnten tags
• 15:05
  wie relevant,
• 15:05
  nicht relevant zur Überprüfung
• 15:07
  vertraulich, intern oder öffentlich verwenden.
• 15:09
  Ihr Unternehmen verwendet
• 15:09
  möglicherweise andere Bezeichnungen,
• 15:11
  aber das Ziel ist dasselbe.
• 15:12
  Geben Sie dem Casteam
• 15:13
  eine klare Möglichkeit,
• 15:14
  Inhalte zu sortieren
• 15:14
  und Entscheidungen zu dokumentieren.
• 15:16
  Stellen Sie sich vor,
• 15:16
  dieses Word-Dokument
• 15:17
  taucht in einer Suche auf.
• 15:18
  Ein Prüfer liest es,
• 15:19
  findet Details
• 15:20
  mit direktem Bezug zum Thema
• 15:21
  und markiert es als relevant.
• 15:23
  Da das Dokument
• 15:24
  auch Ratschläge der Rechtsabteilung enthält,
• 15:25
  wird es zusätzlich
• 15:25
  als vertraulich gekennzeichnet.
• 15:27
  Jetzt ist das Element
• 15:28
  nicht mehr nur ein Treffer
• 15:29
  für ein Schlüsselrohr.
• 15:30
  Es wurde überprüft,
• 15:31
  klassifiziert
• 15:31
  und in den Kontext derjenigen
• 15:32
  gestellt,
• 15:32
  die den Fall bearbeiten.
• 15:34
  Premium-Prüfungstools
• 15:35
  können helfen,
• 15:35
  wenn die Ergebnismenge
• 15:36
  größer wird.
• 15:37
  Sie finden Duplikate,
• 15:38
  gruppieren verwandte Inhalte
• 15:39
  und verknüpfen
• 15:40
  E-Mail- oder Konversationsverläufe,
• 15:42
  damit ein Prüfer
• 15:43
  eine Diskussion
• 15:44
  als zusammenhängenden Austausch sieht,
• 15:45
  statt als isolierte Nachrichten.
• 15:47
  Diese Tools ersetzen
• 15:48
  kein Menschliches Urteil.
• 15:49
  Sie helfen dem Prüfer,
• 15:50
  mehr Zeit für Inhalte aufzuwenden,
• 15:51
  die eine menschliche Entscheidung
• 15:52
  erfordern.
• 15:53
  Soweit das Caseteam
• 15:54
  die richtigen Elemente
• 15:54
  ausgewählt hat,
• 15:55
  können diese exportiert werden.
• 15:56
  Ein Export bündelt
• 15:57
  ausgewählte Inhalte
• 15:58
  und unterstützende Details
• 15:59
  für die Rechtsabteilung,
• 15:59
  HR-Compliance
• 16:00
  oder ein externes Prüfteam.
• 16:01
  Dies ist der Übergabepunkt,
• 16:02
  an dem die Arbeit
• 16:03
  innerhalb von Purview
• 16:04
  zum Material wird,
• 16:04
  das eine andere
• 16:05
  autorisierte Person prüfen kann.
• 16:06
  Es gibt hier zwei
• 16:07
  grundlegende Wege.
• 16:08
  Manchmal erfordert
• 16:09
  eine abgeschlossene Suche
• 16:10
  eine schnelle Übergabe
• 16:10
  und das Team exportiert
• 16:11
  direkt aus den Suchergebnissen.
• 16:13
  Andere Male
• 16:14
  erfordert der Fall
• 16:14
  eine genauere Prüfung,
• 16:16
  damit das Team
• 16:16
  Inhaltesichten
• 16:17
  mit Tagsversehen
• 16:23
  mit Merkkontrolle,
• 16:23
  da sie nicht jedes Element senden,
• 16:25
  das zufällig ein Wort enthielt,
• 16:26
  sondern nur die Elemente,
• 16:27
  die ein Prüfer geprüft
• 16:28
  und für den richtigen Zweck
• 16:29
  markiert hat.
• 16:30
  Der Zugriff bleibt
• 16:31
  während des gesamten Prozesses
• 16:32
  scheiden.
• 16:33
  Nur zugewiesene Fallmitglieder
• 16:34
  sollten mit dem Fall arbeiten,
• 16:35
  auch in der Prüfungs-
• 16:35
  und Exportphase.
• 16:37
  Berechtigungen sind nichts,
• 16:38
  was man erst am Ende korrigiert.
• 16:39
  Sie müssen vor der ersten Suche
• 16:40
  vorhanden sein,
• 16:41
  da sensible Inhalte
• 16:42
  sofort in den Ergebnissen
• 16:43
  erscheinen können.
• 16:45
  Für sie ist ein Export
• 16:46
  kein Download-Button
• 16:47
  für alle Suchergebnisse.
• 16:48
  Es ist der letzte Schritt
• 16:49
  in einer sorgfältigen
• 16:50
  Entscheidungskette.
• 16:53
  Die Inhalte geschützt,
• 16:53
  gesucht, geprüft und sortiert.
• 16:55
  Erst dann gelangen
• 16:56
  die richtigen Daten
• 16:56
  zu den richtigen Personen.
• 16:58
  Das führt zum Gesamtbild,
• 16:59
  wie die Teile
• 17:00
  von verstreuten Arbeitsdaten
• 17:01
  zu einem rechtssicheren
• 17:02
  Prozess zusammenlaufen.
• 17:04
  Also das ist das Wichtigste
• 17:04
  bei eDiscovery.
• 17:06
  Es ist kein einzelner
• 17:06
  großer Such-Button.
• 17:08
  Es ist ein Prozess,
• 17:08
  ein Prozess,
• 17:09
  der jeder Sucher einen Zweck
• 17:10
  und ein Protokoll
• 17:11
  der Ereignisse verleiht.
• 17:12
  Lassen Sie es auf.
• 17:13
  Der Fall definiert
• 17:14
  den Umfang der Angelegenheit.
• 17:15
  Dann zeigen Ihnen
• 17:16
  die Datenquellen,
• 17:16
  wo Sie suchen müssen.
• 17:17
  Die Aufbewahrungsfrist
• 17:18
  stellt sicher,
• 17:18
  dass Inhalte erhalten bleiben,
• 17:19
  solange der Fall aktiv ist.
• 17:20
  Die Suche grenzt das Feld ein.
• 17:22
  Die Überprüfung
• 17:23
  trennt Relevantes
• 17:23
  von Irrelevanten.
• 17:25
  Und schließlich
• 17:25
  übergibt der Export
• 17:26
  die ausgewählten Ergebnisse
• 17:27
  an die zuständigen Personen.
• 17:29
  Die Reihenfolge ist wichtig.
• 17:30
  Suchen Sie,
• 17:30
  bevor Sie den Umfang definieren.
• 17:31
  Erhalten Sie nur Rausch.
• 17:32
  Exportieren Sie,
• 17:33
  bevor jemand die Daten prüft,
• 17:34
  teilen Sie eventuell
• 17:35
  weit mehr als der Fall erfolgt.
• 17:36
  Versäumen Sie die Aufbewahrung
• 17:37
  bei Bedarf.
• 17:38
  Können Inhalte sich ändern
• 17:39
  oder verschwinden,
• 17:39
  bevor sie geprüft werden können?
• 17:41
  Kehren wir zum Vergleich
• 17:42
  mit dem Bürogebäude zurück.
• 17:43
  Entra-ID ist der Empfangsschalter,
• 17:44
  der kontrolliert,
• 17:45
  wer Zugang erhält.
• 17:46
  Microsoft 365 Apps
• 17:47
  sind die Räume,
• 17:48
  in denen die tägliche Arbeit stattfindet.
• 17:50
  Purview e-Discovery
• 17:50
  ist wie ein Schlüssel,
• 17:51
  der nur die mit dem Fall
• 17:52
  verbundenen Räume öffnet
• 17:53
  und jeden Schritt des Fallteams
• 17:55
  in diesen Räumen protokolliert.
• 17:57
  Warum ist dieses Protokoll wichtig?
• 17:58
  Weil Untersuchungen
• 17:59
  mehr als nur Technologie beinhalten.
• 18:01
  Die IT verwaltet die Plattform
• 18:02
  und stellt sicher,
• 18:02
  dass der Prozess korrekt abläuft.
• 18:04
  Aber Rechtsabteilung,
• 18:04
  Personalwesen,
• 18:05
  Compliance,
• 18:06
  Sicherheit und Geschäftsinhaber
• 18:07
  liefern die eigentliche Frage,
• 18:08
  den Kontext
• 18:08
  und die Entscheidungen
• 18:09
  für das weitere Vorgehen.
• 18:11
  Keine einzelne Gruppe
• 18:12
  sollte versuchen,
• 18:12
  alles alleine zu bewältigen.
• 18:13
  Das ist ein Rezept für Fehler.
• 18:15
  Moderne Arbeit hinterlässt
• 18:16
  zudem überall vernetzte Spuren.
• 18:17
  Eine E-Mail kann
• 18:18
  auf eine Cloud-Datei verweisen.
• 18:19
  Ein Chat kann ein Dokument enthalten,
• 18:20
  das anderswo gespeichert ist.
• 18:22
  Eine Team-Diskussion
• 18:23
  kann zu einem anderen
• 18:23
  gemeinsam Speicherort finden.
• 18:24
  Deshalb ist Ihre Quellenübersicht
• 18:25
  genauso wichtig
• 18:26
  wie Ihre Suchbegriffe.
• 18:27
  Sobald Ihr Unternehmen
• 18:28
  diesen vernetzten Pfad versteht,
• 18:29
  können Sie sich vorbereiten,
• 18:30
  bevor die nächste Anfrage eintrifft.
• 18:32
  Das ist der wahre Nutzen.
• 18:34
  Praktische Erkenntnisse.
• 18:35
  Seien Sie bereit,
• 18:36
  bevor die Anfrage eintrifft.
• 18:37
  Beginnen Sie mit einer Datenentkarte.
• 18:39
  Notieren Sie,
• 18:42
  beziehen Sie Exchange Online
• 18:44
  für E-Mails,
• 18:45
  OneDrive für persönliche Dateien,
• 18:46
  SharePoint für gemeinsame Seiten
• 18:48
  sowie Teams,
• 18:48
  Microsoft 365 Groups
• 18:50
  und Viva Engage mit ein,
• 18:51
  falls diese genutzt werden.
• 18:53
  Also die Lankart einfach.
• 18:55
  Das Ziel ist es,
• 18:56
  Rechtsabteilung Personalwesen
• 18:57
  Compliance, Sicherheit und IT
• 18:59
  bei der schnellen Beantwortung
• 19:00
  einer Grundfrage zu helfen.
• 19:01
  Wo könnten die Datensätze
• 19:02
  zu diesem Fall liegen?
• 19:04
  Überprüfen Sie als nächstes
• 19:05
  Ihre Purview e-Discovery-Berechtigung.
• 19:07
  Nur die Personen,
• 19:07
  die tatsächlich sensible Fälle
• 19:09
  Fälle bearbeiten müssen,
• 19:10
  sollten Zugriff auf Fälle,
• 19:11
  Suchergebnisse und Exporte haben.
• 19:13
  Überprüfen Sie die zugewiesenen Rollen
• 19:14
  und entfernen Sie Zugriffe
• 19:15
  ohne klaren Grund.
• 19:17
  Dies ist ein guter Zeitpunkt,
• 19:18
  um festzulegen,
• 19:18
  wer was tut.
• 19:19
  Wer kann eine Fall öffnen?
• 19:20
  Wer kann eine Suche durchführen?
• 19:21
  Wer kann einen Export genehmigen?
• 19:22
  Solche Entscheidungen
• 19:23
  fallen viel leichter,
• 19:24
  wenn keine dringende Anfrage
• 19:25
  im Posteingang wartet.
• 19:27
  Vereinbaren Sie danach
• 19:28
  ein einfaches Namensschema
• 19:29
  für Fälle
• 19:29
  und einen Prozess für die Meldung.
• 19:31
  Ein Fallname könnte die Art
• 19:32
  des Vorgangs
• 19:32
  ein kurzes Thema
• 19:33
  und ein Datum enthalten.
• 19:35
  Halten Sie ihn so klar,
• 19:36
  dass das Fallteam
• 19:36
  die Vorgänge unterscheiden kann,
• 19:38
  ohne jeden einzeln zu öffnen.
• 19:39
  Tringen Sie außerdem
• 19:40
  den ersten Ansprechpartner.
• 19:41
  Wenn die Personalabteilung
• 19:42
  eine Mitarbeiterbeschwerde erhält,
• 19:43
  wer kontaktiert die ID?
• 19:44
  Wenn die Sicherheit
• 19:45
  eine mögliche Datenpanne feststellt,
• 19:46
  wann wird die Rechtsabteilung
• 19:47
  hinzugezogen?
• 19:48
  Wenn die Compliance
• 19:48
  eine Anfrage von Behörden erhält,
• 19:50
  wer entscheidet über die Aufbewahrung?
• 19:52
  Sie brauchen kein umfangreiches
• 19:53
  Strategiepapier,
• 19:53
  bevor Sie beginnen.
• 19:55
  Sie brauchen nur
• 19:55
  einen klaren Weg,
• 19:56
  dem die Beteiligten vorliegen.
• 19:57
  Üben Sie dann
• 19:57
  mit einem kleinen Testfall.
• 19:59
  Verwenden Sie eine begrenzte
• 19:59
  Testdatenquelle
• 20:00
  und einen kurzen Zeitraum.
• 20:02
  Vermeiden Sie echte,
• 20:02
  sensible Daten,
• 20:03
  erstellen Sie den Fall,
• 20:04
  prüfen Sie die Zugriffsrechte,
• 20:06
  führen Sie eine Suche durch
• 20:06
  und verfolgen Sie die Ergebnisse.
• 20:09
  Ein Probedurchlauf
• 20:09
  der Unklarheiten frühzeitig ab.
• 20:11
  Vielleicht haben die falschen
• 20:12
  Personen Zugriff,
• 20:12
  ein Team findet seine Dateien nicht
• 20:14
  oder der Name ist zu vage.
• 20:16
  Besser, Sie finden diese Probleme
• 20:17
  während eines Testers
• 20:18
  bei einer echten Untersuchung.
• 20:20
  Prüfen Sie die Lizenzierung,
• 20:20
  bevor Sie erweitert Optionen mit.
• 20:22
  Die Inhaltssuche
• 20:22
  und Standard eDiscovery
• 20:24
  sind meist in E3-Lizenzenen enthalten.
• 20:27
  Premiumoptionen für Überprüfung
• 20:27
  und Analyse
• 20:28
  erfordern meist E5-Lizenzenzen
• 20:29
  oder ein Add-Up.
• 20:30
  Ihr Set-Up kann abweichen,
• 20:31
  prüfen Sie es daher.