Latest / Jardinería Y Paisajismo (Oficial) / # 301 - Organizando tareas con la Matriz de Eisenhower

Transcript

# 301 - Organizando tareas con la Matriz de Eisenhower · Jardinería Y Paisajismo (Oficial)

0:05
Bienvenidos a una nueva edición, a un nuevo capítulo del podcast
0:08
de jardinería y paisajismo, el espacio donde comparto todo lo
0:12
que sé sobre plantas, jardinería, emprendimiento.
0:16
Para ayudarte a vos que estás del otro lado del micrófono con
0:19
tu jardín o con algún otro, consejito como el de hoy que te
0:23
puede ayudar a nivel profesional si tenes una empresa de
0:26
jardinería de paisajismo. Pero también para todas las
0:30
cuestiones que tienen que ver con la organización.
0:33
Hoy te voy a hablar sobre la matriz de eisenhower y cómo
0:37
priorizar algunas cosas frente a otras algunas tareas frente a
0:41
otras para que puedas ser mucho más productivo en esta época en
0:47
donde la productividad parece que es lo más importante.
0:51
Pero antes quiero hacer un par de comentarios.
0:54
Primero quiero agradecer la cantidad impresionante de
0:57
mensajes que recibí a través de Instagram a través de Telegram.
1:01
También los comentarios en las plataformas de podcasting de
1:06
este festejo de los 300 episodios.
1:09
Que se dice fácil pero que lleva detrás muchísimo trabajo hoy.
1:14
¿Entonces un agradecimiento a cada 1 de ustedes que se tomó
1:18
ese ratito para dejar el agradecimiento o el saludo y
1:22
antes de comenzar a desarrollar este tema que te voy a comentar
1:26
porqué lo traigo aquí? Quiero agradecer a nuestro
1:28
patrocinador personal gardenshopper.es, la tienda
1:32
online de jardinería número 1 en España.
1:35
Si estás pensando en renovar tu jardín, en agregar algún detalle
1:38
ahora que en el hemisferio norte ya se está en verano, no te
1:42
olvides de pasar por la tienda personalgatingshopper.es para
1:46
encontrar lo que necesites para poder disfrutar todos los días
1:49
del año tu jardín. Dicho esto, entonces comenzamos
1:53
con el episodio de hoy que tiene que ver con un asesoramiento que
1:57
hice a un emprendedor de aquí, de de mi provincia.
2:01
En el cual se había visto ya superado por la cantidad de
2:06
tareas que tenía que hacer y que no encontraba una forma de poder
2:09
responder a todas las demandas, a todos los emergentes que iban
2:12
surgiendo, tanto de clientes como de empleados, sumadas a sus
2:17
cosas personales. Entonces estuvimos haciendo un
2:21
análisis, una evaluación de todo el procedimiento, de cómo se
2:24
organizaba, de cómo iba evaluando la prioridad de las
2:28
cosas, porque muchas veces. Lo urgente desplaza lo
2:32
importante en nuestro orden de tareas y ahí es donde pareciera
2:37
que El Mundo se nos viene encima.
2:39
A todos nos ha pasado por ahí. Hay muchísimas formas de poder
2:43
organizar nuestro tiempo dividiendo la jornada en bloques
2:47
horarios, el famoso time blocking por algo que hice yo
2:51
también mucho tiempo, levantarme muy temprano a las 5:00 H de la
2:54
mañana para poder avanzar con muchas tareas antes de ir al
2:59
trabajo con la empresa. Y cuando regresaba seguía hasta
3:02
muy avanzada la noche para completar otras.
3:05
Y la pregunta radica en cómo organizamos todo eso que tenemos
3:10
para hacer para poder cumplirlo y no morir en el intento.
3:14
Si te pones a buscar en Internet sobre productividad, vas a
3:17
encontrar muchísimas aplicaciones, muchísimos
3:20
recursos, De hecho utilizo yo muchas aplicaciones como to do
3:25
is. Hay más de este estilo que podés
3:28
ir anotando las tareas que tenés que hacer día a día, programar
3:32
algunos recordatorios. También uso mucho el Google
3:35
Calendar, Notion o Notion y la que para mí me resulta mucho más
3:41
práctico, incluso en mi calendario editorial, el de las
3:44
publicaciones que hago tanto en telegram como en el correo
3:47
electrónico como aquí en el Podcast, lo voy organizando allí
3:52
es airtable o airtable. Con el cual hago muchísimas
3:57
cosas. Entre ellos merme una tabla para
4:00
esta famosa Matrix de Eisenhower.
4:04
Eisenhower ya lo conoces, es el Presidente número 34 de los
4:09
Estados Unidos y a él se le ocurrió organizar.
4:13
Todas las tareas, todos los compromisos que tenía Armando
4:16
una matriz que se divide en cuatro partes, imaginemos no una
4:20
hoja, que la dividimos en dos columnas y en dos filas.
4:23
Tenemos cuatro secciones o cuatro cuadrantes en cada
4:27
cuadrante. Él iba a ir colocando las cosas
4:31
que tiene que hacer, las tareas, los compromisos.
4:34
Sí, había que hacer un presupuesto en este caso, porque
4:36
estamos hablando de jardinería. Todas las cosas que hay que
4:39
hacer van a parar a esta matriz. Cuadrante 1, urgente e
4:45
importante, en ese cuadrante tenéis que anotar todas las
4:48
tareas que requieren de una atención inmediata y que no
4:52
pueden esperar, como por ejemplo si hay que podar un árbol que
4:55
está enfermo, si hay que hacer algún tratamiento fitosanitario
4:58
para evitar que una plaga vaya más regar las plantas y se están
5:03
marchitando porque el día es muy caluroso o ha corrido un viento
5:06
como el viento sonda aquí en Mendoza y que necesitamos que la
5:09
planta se recupere. Eso es urgente e importante.
5:13
Cumple con dos características con esto.
5:16
Entonces ya vamos viendo que hay dos parámetros con los cuales
5:21
clasificamos la urgencia y la importancia.
5:24
Cuadrante 1. Como te lo dije recién urgente e
5:27
importante, pero las cosas pueden ser importantes y no
5:30
necesariamente urgentes, como por ejemplo Podrías estar
5:34
evaluando objetivos a largo plazo que no requieren de una
5:38
atención inmediata. Y otras como por ejemplo,
5:42
planificar un nuevo jardín, investigar sobre nuevas plantas
5:46
o aquellas herramientas que queréis empezar a comprar a
5:49
incorporar a tu kit. Son cosas importantes, pero no
5:54
que las tenéis que resolver en el momento.
5:57
El tercer cuadrante es el que va a ir juntando todas aquellas
6:02
cosas que son urgentes pero que no son importantes.
6:05
Es decir, van a requerir de nuestra atención inmediata.
6:09
Pero no son tan importantes como las que habíamos anotado en el
6:13
Cuadrante 1. Como por ejemplo puede ser
6:15
responder un correo electrónico o atender una llamada
6:19
telefónica. Y el último cuadrante del cuarto
6:23
va a juntar aquellas tareas que no son ni urgentes ni
6:28
importantes. Son tareas que podemos delegar,
6:31
que podemos posponer o incluso podemos no hacerlas.
6:36
Es decir, eliminarlas por completo.
6:38
Como por ejemplo, ponernos a leer revistas de jardinería que
6:43
no son necesariamente relevantes para nuestro trabajo OA nuestro
6:47
interés. Otro ejemplo sería navegar en
6:50
redes sociales sin un rumbo fijo, es decir, lo hacemos como
6:54
para entretenernos o quemar el tiempo, como se dice
6:58
habitualmente. Repasemos entonces estos dos
7:02
conceptos, que son los que vas a utilizar para clasificar las
7:06
tareas. Una es la importancia y la otra
7:09
es la urgencia. Cuando hablamos de importancia,
7:12
las tareas importantes son aquellas que tienen un impacto
7:15
significativo en el resultado final del proyecto o del trabajo
7:19
que estás haciendo, como por ejemplo la plantación de los
7:22
árboles, de los arbustos, construir un muro.
7:25
Todo eso tiene que ver con tareas importantes y tareas
7:30
menos importantes. Pueden ser aquellas, por
7:32
ejemplo, el de podar unas flores viejas en las plantas.
7:37
O el desmalesar en algún terreno, el abonado del césped,
7:42
que no tiene que ser ya, entonces es importante, pero no
7:47
tanto como aquellas otras que si tienen un impacto significativo
7:51
en tu proyecto o en tu trabajo. Y con respecto a la urgencia,
7:55
tenemos tareas urgentes que son aquellas que requieren la
7:58
atención inmediata, como por ejemplo.
8:01
Si se rompió una tubería de riego, podar una planta enferma,
8:04
eliminar una plaga de algún tipo de insecto que ha afectado a tus
8:08
plantas, tareas menos urgentes, entonces van a ser aquellas que
8:13
no requieren de que estés ahí en el mismo momento.
8:16
Atendiéndolas, como por ejemplo, si tenés que pintar una valla,
8:20
si tenés que colocar piedras decorativas o si quieres agregar
8:24
algún mueble nuevo a tu jardín. Y cómo completas.
8:28
Este cuadro esta matriz que podéis encontrar algunas APP
8:32
para dispositivos móviles. Podéis hacerlo en una tabla como
8:36
lo hago yo en airtable o simplemente armarte en una hoja
8:40
en una cartulina este cuadrante. Entonces primero lo que vas a
8:44
hacer es identificar todas las tareas que tenéis que hacer.
8:48
Vas a armar una lista de todas esas tareas que tenéis que
8:51
realizar, que pueden ir desde, por ejemplo, regar unas plantas
8:55
que tenéis en maceta o en contenedores.
8:57
Hasta algo complejo como diseñar un nuevo jardín.
9:01
Una vez que tengas identificadas las tareas, la vas a clasificar
9:05
en 1 de los cuatro cuadrantes, como por ejemplo si tienes que
9:08
regar las plantas porque se están secando, vamos a
9:12
considerarlas como urgente e importante.
9:15
La planificación del jardín para la próxima temporada no es
9:19
urgente, pero sí es importante. Responder los mensajes de
9:23
Whatsapp sobre temas no cruciales son urgentes, pero no
9:27
son importantes. Ver vídeos en Youtube sobre
9:30
jardines exóticos que no aplican a tu proyecto actual no es
9:34
urgente. Tampoco es importante.
9:37
Una vez que clasificaste vas a priorizar y vas a ejecutar.
9:43
Primero te vas a tener que enfocar las tareas del Cuadrante
9:46
1, urgente e importante. Luego dedica tiempo al cuadrante
9:50
dos. Que son tareas importantes pero
9:53
no urgentes. Luego te concentras en las del
9:56
Cuadrante 3 tratando de minimizar el tiempo que emplees
10:00
en esas tareas, porque mientras sea posible la vas a delegar en
10:05
la gente que trabaja contigo, en colaboradores o posiblemente
10:08
tercerizando alguna tarea y de ser posible, evitar el máximo
10:14
las tareas que clasificaste en el punto cuatro.
10:18
Y antes de terminar este episodio te cuento.
10:21
Las columnas que yo coloqué en mi matriz de dessenhower que
10:26
tengo confeccionada para trabajar.
10:29
La primer columna es la de la tarea que hay que hacer, cómo en
10:34
el equipo hay varias personas, la siguiente columna es el
10:38
responsable, quién tiene que hacer la tarea que acabo de
10:42
anotar si es un colaborador, si es un empleado, ahí vas
10:47
colocando a quién le corresponde la siguiente columna.
10:51
La importancia, la que le sigue es la de urgente, en donde yo
10:55
tengo opciones en importancia, yo puedo clasificarla como
11:00
importante o no importante en la columna de urgente, como urgente
11:06
o no urgente. Luego apliqué una fórmula.
11:09
Entonces, en función de la combinación de estos dos
11:12
parámetros, de la importancia y de la urgencia me sale.
11:16
¿Qué tengo que hacer si no es importante y no es urgente?
11:20
Intentar eliminarla, si es importante y si es urgente hay
11:25
que hacerla, si es importante y no es urgente, hay que
11:29
planificarla y la última que me está quedando, en la cual
11:33
considero que la tarea no es importante, pero que hay que
11:36
resolverla, que es urgente. Trato de delegarla.
11:41
Luego agregué otras columnas más como un responsable secundario
11:47
frente a esa tarea. Una columna para colocar fechas
11:50
límites cuando es necesario establecerlas.
11:53
Y la última columna que también tengo incorporada es el estado
11:57
de la tarea. Aquí yo tengo distintas opciones
12:01
por hacer en proceso, eliminada y realizada, con lo que puedo
12:06
ver un Estado de situación o el panorama de todas esas tareas
12:11
que tengo que hacer. Como te comenté uso airtable o
12:15
airtable. Y me permite generar después
12:18
distintos tipos de vista. Entonces yo puedo agrupar las
12:22
tareas, puedo verlas agrupadas tanto por la prioridad como
12:27
también por el responsable. La verdad que utilizo mucho yo.
12:32
Esta herramienta tiene una versión gratuita que es muy
12:35
generosa. Podéis trabajar con hasta 1000
12:39
datos por planilla, con lo cual es muy pero muy interesante de
12:43
probarla. Encontradas en Internet,
12:45
muchísimos tutoriales cuya curva de aprendizaje es muy suave o
12:50
muy fácil. Con esto, entonces terminamos
12:54
hasta acá el episodio 301. Nos encontramos el próximo
12:59
jueves en una nueva edición del Podcast Tu podcast de jardinería
13:05
y paisajismo. Hasta entonces y muchísimas
13:10
gracias.