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Roles difusos con Luu Ritter de Humanos con Recursos. · Libertad Radio 105.5

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Bueno. Bueno, hoy vamos a charlar de un
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tema que le suele pasar a las pymes, pero yo te diría que acá
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en darregueira y un 90% están afectados.
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Por esto estamos hablando de los roles difusos, ese enemigo
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silencioso de las pymes. ¿Qué pasa?
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Muchas veces escuchamos frases como acá, todos hacemos de todo
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o cuando falta 1 fulanito de tal lo reemplaza porque sabe lo que
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tiene que hacer. Eso es una flexibilidad, sí que
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te permite hacer una, tener una fortaleza, decir ante
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imprevistos. Tengo cómo cubrir.
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Pero cuando los roles no están claros.
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La comunicación es confusa, el desgaste y los conflictos son
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cotidianos. ¿Qué pasa con esto?
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Muchas veces tenemos gente. Que sabe lo que tiene que hacer
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y lo hace bien. Y muchas veces tenemos gente que
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no sabe, improvisa y va adquiriendo funciones de otra
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persona. Y tenemos duplicidad de tareas.
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Después tenemos casos en los que.
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Algunas personas se sobrecargan. Y otros se desentienden porque
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la hace fulano de tal. ¿Entonces hoy no tener bien en
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claro qué hace cada 1, qué función tiene a quién debe
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reportar o con quién se debe comunicar?
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Genera clima tenso y falta de comunicación.
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¿Eso te lleva a un conflicto en puerta en breve?
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Sí, eso es lo cotidiano afecta. ¿Qué pasa?
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¿En esos casos tenemos, estamos manejando tierra de nadie, no en
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eso de que no, porque yo lo hace fulano de tal, no lo hago, yo no
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lo haces vos mientras la tarea esté hecha, joya ahora si un día
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esa tarea no se hizo, de quién era responsabilidad tuya o mía?
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Y ahí entramos, entramos en los grises.
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¿Atrás de esto tenemos una teoría, no es que?
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Ah fulano de tal se le antojó que estas tareas sean tuyas que
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estas sean tuyas, estas sean tuyas, sino que hay una teoría
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que es la teoría del rol organizacional.
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Que define que si cada persona dentro de una estructura sabe
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cuáles son sus tareas. Eh y cumple con eso que se
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espera en función de lo esperado.
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Debe puede ser reconocida, recompensada y se adapta con
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mayor probabilidad la empresa. Sí, si una persona sabe lo que
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tiene que hacer. ¿Lo reconocen por eso y hace su
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tarea bien, bien, está cumpliendo el rol que merece?
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Sí. ¿Qué pasa?
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Muchas veces eso no sucede y ahí entramos en los roles difusos,
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en eso de falta de definición. No sé lo que tengo que hacer o
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no sé qué es lo que hago porque todo el día estoy tapando
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incendios. Estoy resolviendo las cosas que
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no hace 1 que no hace el otro, que no hace el otro.
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¿Y cuáles son tus funciones? Agarra una hoja y escribí.
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¿Cuáles son tus tareas, qué haces en el día a día?
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¿Qué haces en una jornada habitual?
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De tu día laboral. Esa falta de definición me va a
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llevar a una ambigüedad del rol a un conflicto porque yo no
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tengo información certera. ¿De qué es lo que tengo que
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hacer? Eso va a llevar directamente a
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una falta de motivación baja en productividad, tensos climas
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laborales. Entonces todo va de la mano.
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Nosotros venimos hablando mucho de la motivación, del
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reconocimiento, pero la raíz de todo es saber cuál es tu
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función. Si vos no sabés cuál es tu
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función, no te van a poder recompensar.
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No te vas a sentir motivado porque estás aportando valor a
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algo, ni vas a mejorar el clima laboral porque en esto de que. 1
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hace una tarea, el otro hace la misma, pero cuando 1 la hacen de
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quien es responsabilidad o esto de que estamos haciendo todos la
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misma tarea. Pasa mucho en donde los equipos
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suelen ser reducidos, sí. Que no alcanza tal vez el puesto
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de una persona para hacer todo. En un lugar que es reducido y
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que no hay falta de claridad porque sí, ahí tenemos puestos
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multifacéticos que todos hacen todo.
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Pero no están definidos, no está claro, entonces tenemos, no sé
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una persona. Dos personas que atienden al
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cliente. 1 hizo una cosa 1 dice la otra, 1 le resuelve de una
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manera, el otro le resuelve de otra y ahí se van generando los
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lo tenso porque muchas veces las personas no quieren asumir
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algunas tareas porque no, no quieren decidir.
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Y sobre lo que no se puede decidir qué pasa, termina
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sobrecargando al jefe. Al responsable directo.
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A veces el problema no está en las personas.
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Sino en la definición de las tareas.
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Eso es lo que genera generalmente los climas tensos o
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la falta de ambiente laboral de compañerismo.
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O sea, por lo menos habría que dejar en claro, Estas son tus
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funciones, pero puede suceder también que tengas que hacer
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esta. Opcionalmente claro, cuando
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nosotros hacemos una descripción de tareas o hacemos un
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profesiograma, que es donde están claras las tareas de cada
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puesto. Ponemos prioridad dentro de vos
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tenés 7 tareas bueno por orden de prioridad, si vos no es
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habitual que reemplaces vacaciones, pero puede que
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suceda, vamos a poner el número 7.
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Bien no es habitual, pero necesito que por ahí limpies y
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mantengas tu lugar de trabajo. Lo vamos a poner en el 6.
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Ahora si tu puesto atención al público, tu número 1 va a ser
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atención al público. La segunda seguramente va a ser
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manejo de caja. Sistema facturaciones.
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La tercera va a ser conocer los productos.
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La cuarta manejar proveedores. Entonces todo va en función de
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prioridades. Cuando eso está claro.
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La empresa, o sea la PYME funciona mejor porque fluye
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mejor cada cual responde por sus tareas y cuándo hay que motivar
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o reconocer. Puedo saber sobre quién
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trabajar. Distinto es.
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Te llaman y te dicen, no necesitamos hacer unas
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capacitaciones en ventas. Josh las capacitaciones de
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Mendoza son amplias. ¿Qué es lo que necesitas vos?
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La persona no sabe persuadir, no sabe vender, no sabe cerrar una
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venta. Ah no ventas y bueno, pero hay
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que indagar un poco más y es para todos el sector o es para 2
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o 3 que no lo pueden hacer. ¿Por qué?
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Porque no tenés identificadas. ¿Cuáles son las funciones esas
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personas? Entonces no es como al voleo,
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porque sino no tiene resultado. ¿Eh, por qué ocurre esto, Manu?
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Hay algunos pasos que te dan. ¿Por qué ocurre esto de que se
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terminan desbordando el primero? Sucede que hay un crecimiento
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rápido y no planificado, muchas veces pasa que los mercados
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llevan a que vos cada vez seas más grande o pongas sucursales y
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demás. Pero tu crecimiento no sea
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ordenado en esos casos la empresa crece, pero las
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funciones no se redefinen, pues estás haciendo lo mismo
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atendiendo a 5 que atendiendo a 20 personas.
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Y tal vez no. Tenemos que redefinir ese rol,
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ese es el principal. La otra es la falta de
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comunicación interna. Nadie explica los cambios.
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No, no, porque él ya lo sabe. Lo lo tiene que percibir, tiene
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la bola de cristal en su escritorio y sabe que estos
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cambios son así. ¿Viste en esa falta de
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comunicación el feedback que venimos hablando, o sea todo lo
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que ya venimos hablando tiene una raíz y es esto del rol?
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Otra es el exceso de confianza. En esos casos se asume que todos
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ya saben lo que tienen que hacer.
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¿Damos por supuesto que ya saben que si crecemos vamos a crecer
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así, no? Y después el liderazgo liderazgo
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sobrecargado. En estos casos, muchas veces,
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cuando no toman decisiones los puestos.
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Quien absorbe eso, el jefe se termina cargando con otra cosa
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más otra cosa más otra cosa más y pasa hoy que si en algún lugar
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entraste dice, no tengo cuatro personas y terminó haciendo todo
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yo. Porque por este liderazgo
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sobrecargado de tareas. Lo que está bueno hacer es
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empezar a verlo porque desde lo humano esto de los roles difusos
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traen. Afectan emocionalmente a las
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personas. Si yo voy a un lugar y no sé
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qué, es lo que tengo que hacer. Pierdo motivación.
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¿Y, a su vez, el no saber qué es lo que tengo que hacer o no
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tenerlo claro, porque muchas veces saben, pero ahí que?
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Sí, hay algo que sabes. ¿Porque sabes?
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¿Esperaste por eso, no? Pero después de un hilo montón.
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De cosas pende de un hilo eso que yo sé muchas veces es entre
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lo que yo percibo y lo que interpreto que tengo que hacer y
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lo que efectivamente tengo que hacer.
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Ahí tenemos un abismo de diferencia entre lo que yo
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percibo. Y lo que efectivamente tengo que
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hacer, que entra en juegos la comunicación interna y el
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feedback. Esto del da la devolución de
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decir lo que hiciste está bien, pero necesito que hagas un poco
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más de esto. Esto y esto o esto que hiciste
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está bien, vamos a mejorarlo o esto la verdad que hoy no estuvo
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bien, pero vamos a buscarle la vuelta.
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Que se pierde la motivación y esto de decir yo hice mi tarea,
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la hice bien, pero como no saben quién la hace, no me reconoce.
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Entonces yo hago mi tarea, pero no terminó agregando valor.
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Porque no estoy siendo reconocido.
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Cuando esto pasa, crece la tensión interna porque le dieron
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reconocimiento a mi compañero que no era mi compañero y ahí
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volvemos a otros temas que hemos tocado en otras columnas de la
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comunicación, el compañerismo y demás.
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¿Cuando las funciones no están claras, el equipo se desgasta?
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Sí, porque no es solamente una cuestión de rol organizacional,
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de saber lo que tengo que hacer. Está bueno que se sepa para que
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la persona trabaje mejor y emocionalmente esté mejor.
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Hoy entran en juegos un montón de cuestiones que antes no se
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veían. Esto antes.
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¿Cuántas veces escuchamos Manu tus problemas de la puerta para
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afuera? ¿Vos tenés que venir a trabajar
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acá? Y ahora no, ahora las personas
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se involucran, comparten, se generan vínculos, las empresas
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no solo se construyen en procesos, sino con vínculos y
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esos vínculos. Vos ponete a pensar que estás
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capaz la misma cantidad de horas que estás en tu casa, en un
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trabajo. Sí y hasta que te.
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Jubiles, entonces está bueno que sea así, sí que sean vínculos
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sanos con estructuras saludables que te permitan crecer, pero
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siempre ordenado, sí. Las empresas hoy las pymes de la
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localidad no necesitan tener una estructura rígida para decir no,
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yo no tengo estructura, no sé en en qué puesto está cada 1, no sé
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qué tareas le voy a dar, no lo importante es que siempre sea
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con claridad y comunicación. Sí hay tips, acciones prácticas
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punto número 1. Si no sabemos y las personas no
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tienen claro cuál es su puesto. Vamos a definirla el puesto,
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vamos a decirle qué tareas tiene que hacer, por qué tareas
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responde, con quién se tiene que comunicar, si tiene personal a
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cargo o no. Muchas veces pasa que asignamos
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a puestos de encargado de. ¿Alguien le dijo que tiene
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supervisión de personas? ¿Cuántas personas tiene que
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supervisar? Eso es definir el rol es darle
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toda la información que necesita esa persona para poder ejercerlo
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de manera correcta. Otro punto, formalizar esa
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información, si yo lo hago, pero no lo comparto y no lo
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institucionalizó, no lo comunico, no tiene sentido, pues
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lo voy a saber solamente yo. Claro, yo sé todo lo que tiene
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que hacer el puesto, pero el puesto no sabe todo lo que tiene
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que hacer. ¿Por qué no se lo comuniqué?
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Establecer rutinas de revisión los puestos no son los mismos en
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10 años, capaz que hoy tiene 5 funciones y yo por adaptarme al
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mercado o al contexto económico o la situación del país, me tuve
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que reinventar y le a ese puesto.
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Le voy a poner dos funciones más antes, capaz no supervisaba
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personas y ahora va a supervisar personal.
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Bueno, eso también hay que comunicarlo, hay que revisar los
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puestos porque no es que quedan como entraste hace 10 años y vas
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a hacer lo mismo, no, porque si vos mirás.
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Lo que hacías hace 10 años seguramente hace es un 80% más
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de tareas. Pero no está institucionalizado,
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no está escrito en ningún lado. Hay un documento que se llama
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profesiograma o descripción de tareas.
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¿Que en teoría para que todo funcione bien, cada puesto debe
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tener 1 con lo básico, tareas, la definición, su su cadena de
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mando, a quien responde qué autoridad tiene a quién se tiene
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que comunicar cuando pase algo y cuáles son los requisitos de
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puesto? Si iba a pedir que tenga una
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formación. Tengo un carné profesional que
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cumpla que sea el sexo femenino masculino, que edad tiene que
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vivir en darregueira. Todo eso tiene que estar escrito
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en ese documento. Eh y promueve la comunicación y
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la colaboración desde la claridad, cuando cada 1 sabe lo
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que tiene que hacer, el trabajo fluye.
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Es fundamental. Si está escrito o bueno, vamos a
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apuntar a esto. Lo que no está escrito y no, no
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se comunica una comunicación oral y bueno es lo que percibe
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el otro y lo que te digo yo. Y ahí tenemos un abismo de
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diferencia. Con un documento que permita
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manejar este tipo de información, el trabajo es
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mejor, la persona trabaja mejor, se siente más contenida, tiene
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un respaldo porque no es lo que me dijiste vos con lo contra lo
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que dije yo. Y en ese caso, pues va de la
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mano de la motivación, del reconocimiento de la
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comunicación, del feedback de todos los otros temas que ya
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están buenos, que del bienestar organizacional de que se empiece
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a ver a la persona como persona detrás de cada puesto y una
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persona que obviamente esa persona va a querer hacer lo
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mejor dentro de su alcance, pero necesitamos darle herramientas y
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recursos y acompañarlo para que eso suceda.
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En esos casos tenemos lo que es un diagnóstico organizacional,
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vos con un diagnóstico organizacional.
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Analizadas y detectadas superposición sobrecarga de
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puestos, análisis de tareas. Y le permitís enmarcarse en una
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estructura que le va a dar una formalidad para poder trabajar.
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Eso es un diagnóstico organizacional.
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Un diagnóstico yo entro y miro todos los puestos como están
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trabajando. ¿De qué manera se detectan?
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¿Duplicidad? Capaz que. 5 personas están
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atendiendo el teléfono, es necesario que 5 personas estén
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atendiendo el teléfono, no lo podemos asignar a una sola.
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Que ese lo tengo como prioridad. Y a las otras cuatro las libero
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las libero de tiempo de tareas. Entonces 1 solo o dos responden.
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¿Y le dan una solución? ¿No porque después te llamo, no
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me atendió fulano no me atendió mengano, no?
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Gaston cito me dijo una cosa, juancito, me dijo otra, me
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entendés y ahí cejaban van generando los grises que si la
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comunicación y el tema. Laboral.
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Y está adentro. Bueno, claro, genera grises.
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¿Y vos que llamaste a hacer el reclamo o a preguntar algo?
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Te atendieron 3 diferentes y tienes que contar todo de nuevo
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cada vez que. Te no porque tal me dijo, fíjate
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si no lo pudieron ver, porque tal después me dijo, porque te.
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Aclaran los roles no solo mejora la productividad.
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Disminuye los conflictos internos aumenta el sentido de
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pertenencia a mejorar el clima laboral, aumenta la
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productividad y tiene un montón de beneficios.
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O sea, es un trabajo que te va a llevar un tiempo a hacerlo,
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comunicarlo, hacerle un seguimiento para que
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efectivamente todos lo interpretan de la misma manera y
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una vez que esto marcha, ya está hacer revisiones.
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¿Pero ya después te pasa esto de que si te quieres ir de
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vacaciones te puedo decir de vacaciones tranquilo porque
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sabemos que tú estarías van a estar cubiertas por otro y de
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qué forma? ¿Muchas veces pasa que algunos
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se va de vacaciones, no 15 días, esa tarea no se hace así, cómo
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es esto? Qué locura.
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Y si no la hacen así como pueden, bueno, pues igual no sé
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qué es peor. Y si no y si no nos vamos.
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Todos pero. Bueno, está bueno que ya hay
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empresas que se están animando a profesionalizar los puestos de
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trabajo, están apostando a trabajar mejor YY esto es una
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transición. Porque muchas veces los cambios
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se dieron cuando las empresas crecieron rápido y no hubo
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tiempo para esto y hoy se dan cuenta que están sobrecargados
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apagando incendios. Entonces en algún momento verlo
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y decir bueno. ¿Por qué camino queremos ir?
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No solo para priorizar la organización sino las personas,
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porque esto es en pos de cuidar el equipo de trabajo.
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Entonces está bueno que que lo empiecen a ver.
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¿Y detrás de todo lo que ya venimos hablando, Manu está
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esto? Si no tenemos definidos los
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roles definidos, los puestos definidas, las funciones.
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No podemos seguir trabajando sobre todo el otro.
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Sobre el reconocimiento de la comunicación, la motivación, el
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feedback, el crecimiento sostenible, el bienestar
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organizacional, el desarrollo de personas, las capacitaciones,
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todo todo está en base a tener una base sólida.
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Si no tenés esa base sólida, es muy difícil que crezca de una
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manera sostenible y. Perdurable en el tiempo.
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Mhm, bueno, por más detalles se pueden comunicar.
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Estamos en las redes como humanos, con recursos, sea
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siempre tratando de dar info y yo digo que estoy craneando
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cosas que a mí me encantan y que está bueno que las empresas
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vean, pero muchas veces la vorágine o en la cotidianidad no
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lo ven y por ahí empieza a picar la curiosidad.
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Y bueno, esto está bueno y está bueno que lo empiecen.
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O por ahí escucharon la columna, dice, no es un montón para
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aplicar en mi empresa y esta noche se acuestan y se me quedé
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pensando. Guarda, puedo empezar, puedo
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arrancar. Podemos empezar por acá, tal vez
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en en algunos lugares se ha empezado en alguna oportunidad
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con hacer una descripción de puestos, pero quedó ahí y hoy
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tienen más puestos y esos puestos nuevos no lo tienen.
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Entonces empezar a hacer una revisión.
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Tengo 90 puestos de trabajo. Bueno, en teoría tendríamos que
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tener. La misma cantidad, descripción
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de puestos, o sea, tratar de hacerlo lo más equilibrado
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posible y sostenible como para crecer en armonía, no
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sobrecargar a nadie. YY, no, no, no matar a nadie.
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Exactamente, gracias como siempre y hasta la semana que.
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Viene, nos vemos el miércoles que.