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Viva Topics y Microsoft Search: cómo convertir la detección de temas con IA en SharePoint en conocimiento fiable (Doblaje IA) · M365.FM – Podcast de Microsoft 365, Copilot e IA en español

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  Speaker 2: Listo para 10 días de Microsoft 365, Copilot, IA, Azure
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  Speaker 2: y las personas que están dando forma al futuro del trabajo.
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  Speaker 2: Este enero, M365 con regresa y venimos con más fuerza.
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  Speaker 2: Y venimos fuerte. Únete a nosotros para sesiones en vivo,
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  Speaker 2: demostraciones reales y conocimientos prácticos de MVPs y expertos de
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  Speaker 2: la industria de todo el mundo. Nada de diapositivas genéricas,
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  Speaker 2: nada de palabras de moda interminables. Estamos abordando los desafíos reales.
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  Speaker 2: Copilot estudió agentes de IA Fabric, Seguridad, Gobernanza y Automatización.
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  Speaker 2: Ya seas un profesional de TI, desarrollador o líder empresarial,
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  Speaker 2: hay sesiones diseñadas para ti. Con 10 días completos, puedes
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  Speaker 2: explorar múltiples tecnologías y conectar con una comunidad global. Mira
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  Speaker 2: las sesiones en vivo y lleva ideas prácticas de vuelta
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  Speaker 2: a tu organización. Enero de 2027. 10 días. Una comunidad
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  Speaker 2: de Microsoft. El registro ya está abierto. Reserva tu lugar
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  Speaker 2: hoy mismo. Eso es M365con.net. Únete ahora en m365.com.net y
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  Speaker 2: nos vemos en vivo en enero.
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  Speaker 3: La mayoría de las empresas pierden horas cada semana buscando
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  Speaker 3: información que ya tienen, aparte impactando. Con Microsoft 365 eso
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  Speaker 3: no tiene por qué suceder. Viva Topics puede detectar y
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  Speaker 3: conectar automáticamente el conocimiento de tu organización, pero solo si
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  Speaker 3: sabes cómo guiarlo. Hoy revelaré los pasos de curación y
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  Speaker 3: personalización que la mayoría de los administradores omiten. Los que
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  Speaker 3: convierten una vaga suposición de la IA en la información
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  Speaker 3: exacta que tu equipo necesita en el momento en que
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  Speaker 3: la necesita. Esto podría ser la diferencia entre que la
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  Speaker 3: gente use la búsqueda y que la gente realmente confíe
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  Speaker 3: en ella. La detección de temas por IA, migar. Activas
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  Speaker 3: Viva Topics por primera vez y la IA comienza a
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  Speaker 3: mostrar tarjetas de temas por todas partes. Al principio es emocionante.
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  Speaker 3: Luego notas algunas que te hacen cuestionar si has estado
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  Speaker 3: leyendo los sitios de SharePoint equivocados por completo. Los nombres
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  Speaker 3: parecen familiares, pero el contenido se siente como si hubieras
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  Speaker 3: sido unido por alguien que ojeó tu biblioteca una vez
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  Speaker 3: y adivinó el resto. Esa es la realidad central con
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  Speaker 3: las detecciones de temas basadas en IA. Puedes ser brillante
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  Speaker 3: en un momento y desconcertante en el siguiente. Bajo el capó,
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  Speaker 3: Viva Topics escanea constantemente tu entorno de Microsoft 365. Busca
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  Speaker 3: archivos en SharePoint, conversaciones en Teams e incluso elementos de
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  Speaker 3: listas o páginas que no has tocado un tiempo. Reúne personas,
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  Speaker 3: archivos y palabras clave en lo que cree que es
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  Speaker 3: un tema coherente sin intervención humana. Puede conectar los puntos
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  Speaker 3: sobre proyectos o acrónimos que tu equipo utiliza a diario.
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  Speaker 3: Ahí es donde brilla, detectando patrones que no le pediste explícitamente.
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  Speaker 3: Pero también es por eso que a veces agrupa contenido
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  Speaker 3: no relacionado. La IA no entiende los matices. Coinciden señales
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  Speaker 3: y relaciones, no el significado comercial. Tomemos el proyecto Falcon
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  Speaker 3: como un ejemplo del mundo real. Para tu equipo es
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  Speaker 3: una iniciativa interna vinculada a un lanzamiento específico. La IA
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  Speaker 3: detecta documentación de SharePoint, notas documentadas, de reuniones de Teams
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  Speaker 3: y cronogramas ocultos en archivos antiguos de Excel. Aquí todo bien.
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  Speaker 3: Pero entonces noto un montón de documentos de capacitación de
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  Speaker 3: incorporación de un curso de seguridad Falcon totalmente distinto en
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  Speaker 3: las bibliotecas de RR, R. Como ambos conjuntos de contenido
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  Speaker 3: comparten un nombre de proyecto y algunos términos, la IA
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  Speaker 3: asume que están relacionados. Ahora, la tarjeta tema se divide
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  Speaker 3: entre dos mundos muy diferentes y los usuarios que buscan
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  Speaker 3: uno se topan con el otro. Mecánicamente no es mágico.
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  Speaker 3: La IA de Microsoft observa títulos de contenido, metadatos de archivos,
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  Speaker 3: patrones de autoría, estructuras de enlaces y la frecuencia con
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  Speaker 3: la que aparecen ciertos términos. En Teams puede observar cómo
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  Speaker 3: se usa una frase en los chats y con quién
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  Speaker 3: está asociada. Cuando hay suficientes señales coincidentes, genera un tema.
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  Speaker 3: El proceso funciona bien para puntos de referencia únicos y directos.
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  Speaker 3: Es menos confiable cuando los nombres o conceptos se superponen
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  Speaker 3: o cuando los documentos están mal etiquetados. Dejar ese proceso
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  Speaker 3: sin supervisión es como pedir a tu servicio de correo
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  Speaker 3: que clasifique automáticamente cada mensaje por su asunto. Claro, algunos
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  Speaker 3: llegarán donde quieres, pero también tendrás invitaciones a reuniones mezcladas
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  Speaker 3: con boletines de marketing y alertas bancarias junto a hilos
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  Speaker 3: de memes. Sin supervisión, el orden se convierte en ruido
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  Speaker 3: más rápido de lo que crees. Y ese ruido no
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  Speaker 3: es solo una molestia, es un problema de confianza. Es
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  Speaker 3: un problema de confianza. Si los empleados hacen clic en
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  Speaker 3: una tarjeta de tema y 4 de cada 10 veces
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  Speaker 3: es irrelevante, empiezan a ignorarla por completo. Eso reduce las
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  Speaker 3: funciones de búsqueda y erosiona cualquier retorno que esperes obtener
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  Speaker 3: al activar Viva Topics en primer lugar. La IA puede
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  Speaker 3: escalar más rápido de lo que cualquier humano podría, pero
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  Speaker 3: en el momento en que la precisión cae, la brecha
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  Speaker 3: de credibilidad se amplía. La buena noticia es que no
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  Speaker 3: tienes que elegir entre automatización total y control manual total.
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  Speaker 3: Existen formas de moldear los resultados de la IA para
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  Speaker 3: que sigan siendo un beneficio neto. En la primera semana
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  Speaker 3: de ejecución de Viva Topics, vale la pena hacer un
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  Speaker 3: barrido rápido basado en criterios claros. Si un tema está
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  Speaker 3: vinculado a proyectos activos, documentos consultados frecuentemente o términos de
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  Speaker 3: negocio críticos, es un candidato a mantener. Si es vago,
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  Speaker 3: se basa en archivos obsoletos o tiene mezclas de contenido evidentes,
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  Speaker 3: márcalo para revisión o eliminación. Comienza enfocando esa lente solo
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  Speaker 3: en los temas más visibles. Obtendrás el mayor retorno con
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  Speaker 3: el menor esfuerzo. Una vez que tengas claro qué temas
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  Speaker 3: merecen permanecer, comienza el trabajo real. Hacer que esas tarjetas
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  Speaker 3: no solo sean precisas, sino genuinamente útiles en los flujos
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  Speaker 3: de trabajo diarios. Jurar para lograr la precisión sin excederse
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  Speaker 3: Algunos administradores ven los temas generados por IAMVIVA y piensan
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  Speaker 3: que el único camino es reescribir manualmente cada uno. Eso
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  Speaker 3: está bien si tienes tiempo ilimitado y ningún otro proyecto,
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  Speaker 3: pero la mayoría no lo tenemos. El problema es que
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  Speaker 3: puedes pasar horas puliendo temas que nadie busca jamás. En
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  Speaker 3: el momento parece progreso, pero en realidad has invertido tiempo
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  Speaker 3: en algo que no cambia nada para tus usuarios. La
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  Speaker 3: curación manual no es un trabajo complicado, pero puede ser
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  Speaker 3: engañosamente extenso. Estás confirmando que un tema realmente representa algo
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  Speaker 3: significativo para el negocio. Podrías escribir la descripción para que
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  Speaker 3: sea clara y use el lenguaje empresarial adecuado. Podrías añadir
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  Speaker 3: nombres alternativos para que la gente encuentre la incorporación de
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  Speaker 3: RR si busca proceso de contratación. Estos son pasos válidos,
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  Speaker 3: pero es fácil caer en la trampa del perfeccionismo al
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  Speaker 3: actualizar cada campo. Desafíes el equilibrio. Poca curación y los
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  Speaker 3: datos erróneos permanecen en el sistema, confundiendo a los usuarios
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  Speaker 3: y erosionando la confianza. Demasiada curación y desperdicio de recursos
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  Speaker 3: arreglando temas que no generan ninguna participación. Lo que importa
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  Speaker 3: es dirigir tu esfuerzo donde tenga el mayor impacto. Aquí
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  Speaker 3: hay un ejemplo concreto. Un tema generado por IA sobre
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  Speaker 3: la revisión trimestral en un inquilino era poco más que
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  Speaker 3: una descripción genérica extraída de un título de archivo, sin
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  Speaker 3: recursos vinculados ni contextos sobre a quién contactar. Ted. Tras
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  Speaker 3: una curación específica, el tema definió claramente el alcance, las
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  Speaker 3: reuniones de revisión de desempeño para equipos de ventas, y
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  Speaker 3: vinculó a la presentación estándar, los documentos de política y
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  Speaker 3: la lista de verificación de procesos desde SharePoint. Point. El
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  Speaker 3: tema actualizado resultó útil en situaciones de búsqueda porque responde
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  Speaker 3: al quién, qué, cuándo y cómo con un solo clic.
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  Speaker 3: Una forma más inteligente de avanzar es empezar primero por
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  Speaker 3: los temas de alto tráfico críticos para el negocio. Si
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  Speaker 3: una tarjeta de tema aparece frecuentemente en los resultados de
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  Speaker 3: búsqueda o se relaciona con una iniciativa clave, vale la
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  Speaker 3: pena invertir en refinarla. Eso aumenta de inmediato las probabilidades
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  Speaker 3: de que alguien obtenga respuestas relevantes y confiables la próxima
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  Speaker 3: vez que busque. Tampoco tienes que adivinar qué temas importan más.
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  Speaker 3: Los análisis de Viva y Microsoft Search pueden mostrarte los
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  Speaker 3: términos que la gente busca realmente, con qué frecuencia se
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  Speaker 3: ven esas tarjetas y si conducen a más clics. Si
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  Speaker 3: un término tiene un volumen de búsqueda constante, esa es
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  Speaker 3: tu señal para confirmar y optimizar la tarjeta. Si apenas
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  Speaker 3: se toca, no tiene sentido dedicar el tiempo de tus
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  Speaker 3: mejores creadores a ello. Y no conviertas a ti en botella.
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  Speaker 3: Los expertos en la materia, quienes poseen conocimiento real, son
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  Speaker 3: mejores para detectar si una tarjeta es precisa. Ellos saben
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  Speaker 3: si un documento vinculado está desactualizado o si un nombre
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  Speaker 3: alternativo realmente ayudará a la gente a encontrarlo. Asignar la
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  Speaker 3: curación a los expertos también reparte la carga de trabajo
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  Speaker 3: para que no dependa de su solo administrador para mantener
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  Speaker 3: todo bajo control. Uno de los mayores desperdicios de tiempo
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  Speaker 3: que encontrará al empezar a limpiar temas es la duplicación.
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  Speaker 3: Pueden aparecer múltiples tarjetas para el mismo concepto con conjuntos
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  Speaker 3: de contenido ligeramente diferentes. Sin un sistema, perderá tiempo en
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  Speaker 3: tarjetas que deberían combinarse y sus usuarios perderán tiempo preguntándose
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  Speaker 3: cuál elegir Un marco de clasificación siempre puede mantener esto
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  Speaker 3: bajo control. Empiece por aprobar todo lo que sea preciso
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  Speaker 3: y de alto valor tal como está. Edite las tarjetas
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  Speaker 3: que sean útiles pero que necesiten ajustes de claridad o alcance.
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  Speaker 3: Convena duplicados cuando se superpongan pero contengan recursos complementarios varios.
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  Speaker 3: Rechace los temas que sean irrelevantes o que estén vinculados
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  Speaker 3: al contenido de sectorizado. Cuando aplica ese árbol de decisiones
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  Speaker 3: a su lista de prioridades, avanza más rápido sin caer
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  Speaker 3: en un ciclo de decisión infinito. Y una vez que
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  Speaker 3: los duplicados se convierten en el principal obstáculo, vale la
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  Speaker 3: pena centrarse en manejarlos bien, porque combinarlos mal puede ser
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  Speaker 3: peor que no tocarlos.¿ Cómo combinar duplicados sin perder el contexto?
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  Speaker 3: Abre el centro de administración de temas, y ahí están.
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  Speaker 3: Cinco temas separados de manual de marketing, cada uno con
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  Speaker 3: buenas referencias. Quizás uno o dos contactos y archivos vinculados decentes,
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  Speaker 3: pero ninguno está completo por sí solo. Elegir cuál conservar
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  Speaker 3: no es el problema. El verdadero desafío es descubrir cómo
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  Speaker 3: combinarlos sin perder información valiosa en el proceso. Los temas
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  Speaker 3: duplicados no siempre son señales de que he hecho algo mal.
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  Speaker 3: Viva Topics los crea cuando existen términos similares en varios lugares,
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  Speaker 3: cada uno con suficiente contenido único para generar una nueva tarjeta.
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  Speaker 3: Ocurre cuando los equipos guardan archivos en sitios de SharePoint
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  Speaker 3: separados sin una nomenclatura coherente. Ocurre cuando el nombre de
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  Speaker 3: un proyecto se reutiliza para iniciativas no relacionadas. Y también
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  Speaker 3: ocurre cuando las versiones iniciales de un tema no fueron
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  Speaker 3: confirmadas o editadas, por lo que el sistema siguió generando
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  Speaker 3: más app. Si se dejan así, confunden a los usuarios
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  Speaker 3: y crean clics innecesarios, especialmente cuando las tarjetas parecen casi
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  Speaker 3: idénticas a primera vista. En teoría, combinar parece fácil. Haga
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  Speaker 3: clic en un botón, elija el tema principal, y todo
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  Speaker 3: fluye supuestamente hacia una única tarjeta unificada. En realidad, si
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  Speaker 3: apresura el proceso, puede perder recursos valiosos por completo. Es
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  Speaker 3: posible que los nombres se parezcan a pez. Las personas
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  Speaker 3: vinculadas pueden eliminarse si no estaban conectadas al tema principal elegido.
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  Speaker 3: En algunos casos los documentos no se migran en absoluto
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  Speaker 3: porque estaban vinculados solo a través de la tarjeta que
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  Speaker 3: decidió descartar. He visto cómo sucede esto. Un equipo combinó
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  Speaker 3: el manual de marketing de Norteamérica con el manual de
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  Speaker 3: marketing estadounidense. NA sin mirar de cerca los materiales vinculados.
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  Speaker 3: El resultado, cuatro presentaciones clave de capacitación en ventas aún
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  Speaker 3: en SharePoint ya no eran detectables a través de la
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  Speaker 3: tarjeta de tema. No habían desaparecido, pero cualquiera que dependiera
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  Speaker 3: de la búsqueda para encontrarlos asumió que no existían. El
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  Speaker 3: uso del tema cayó de inmediato y nadie supo por
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  Speaker 3: qué hasta que alguien revisó las bibliotecas de archivos semanas después,
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  Speaker 3: semanas después. La ruta más segura es revisar cada duplicado
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  Speaker 3: por completo antes de fusionar. Revise los archivos vinculados, las personas,
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  Speaker 3: las páginas y las conexiones sugeridas. Compruebe si alguno de
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  Speaker 3: estos enlaces apunta recursos que faltan en el tema principal.
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  Speaker 3: Si es así, agréguelos manualmente primero para que nada se
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  Speaker 3: pierda en el proceso de fusión. Preste atención a los
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  Speaker 3: nombres alternativos. Son fundamentales si las personas usan términos diferentes
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  Speaker 3: en los distintos departamentos. Usted quiere que la tarjeta fusionada
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  Speaker 3: responda a tantas consultas de búsqueda relevantes como sea posible.
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  Speaker 3: En el centro de administración, el proceso de fusión es
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  Speaker 3: sencillo una vez que ha hecho su tarea. Desde la
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  Speaker 3: lista de temas, seleccione los duplicados para combinarlos. Elija el
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  Speaker 3: tema principal que desea conservar como el definitivo. El sistema
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  Speaker 3: incluye algo de contenido de forma predeterminada, pero ahí es
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  Speaker 3: donde su revisión previa a la fusión vale la pena.
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  Speaker 3: Sabrá que debe agregarse manualmente después de que se ejecute
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  Speaker 3: la fusión. Cuando esté completo, vuelva a verificar la tarjeta
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  Speaker 3: resultante tal como lo haría después de ediciones importantes. Es
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  Speaker 3: mejor detectar los enlaces faltantes de inmediato que después de
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  Speaker 3: que la gente comience a buscar. Piensa en ello como
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  Speaker 3: en fusionar registros de contactos en un CRM. Si solo
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  Speaker 3: elige uno y presiona fusionar, podría perder la mitad del
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  Speaker 3: historial de relaciones. Pero si los compara al lado primero,
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  Speaker 3: puede mantener los datos más precisos y enriquecer el registro
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  Speaker 3: final para que sea mejor que cualquiera de los originales.
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  Speaker 3: Si usted no es el experto en el tema, involucre
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  Speaker 3: a las personas que sí lo son. Ellos pueden decirle
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  Speaker 3: qué recursos son críticos y qué nombres alternativos impulsan el
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  Speaker 3: uso real, real. Puede parecer más lento al momento, pero
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  Speaker 3: evita tener que volver a trabajar más tarde cuando los
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  Speaker 3: usuarios se quejen de archivos faltantes o conexiones rotas. Si
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  Speaker 3: se hace correctamente una tarjeta de tema fusionada, debería sentirse
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  Speaker 3: más completa que cualquiera de sus predecesoras. Debería combinar las
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  Speaker 3: descripciones más sólidas, los enlaces más útiles y el conjunto
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  Speaker 3: más amplio de términos de búsqueda, en un solo lugar.
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  Speaker 3: Y con esa base establecida, finalmente puede concentrarse en hacer
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  Speaker 3: que estas tarjetas sean algo en lo que la gente
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  Speaker 3: realmente quiera hacer clic. Tarjetas de tema personalizadas que impulsan
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  Speaker 3: la participación. La mayoría de las tarjetas de tema parecen
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  Speaker 3: tarjetas de presentación a medio llenar. Aparecen cuando busca, pero
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  Speaker 3: no le venden exactamente el valor de hacer clic en ellas.
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  Speaker 3: Obtiene un título, tal vez una breve descripción y un
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  Speaker 3: puñado de documentos sugeridos que parecen conjeturas. Es suficiente para
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  Speaker 3: indicar que algo existe, pero no es suficiente para convencer
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  Speaker 3: a alguien de que vale la pena abrirlo. Cuando Viva
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  Speaker 3: Topics genera una tarjeta desde cero, el diseño predeterminado es simple.
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  Speaker 3: Hay un nombre de tema, una o dos líneas extraídas
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  Speaker 3: de la primera descripción decente que encontró la IA y
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  Speaker 3: algunos archivos o páginas vinculados automáticamente. Es posible que vea
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  Speaker 3: a una persona listada si la IA vinculó a un
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  Speaker 3: propietario por asociación de documentos, pero no hay garantía de
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  Speaker 3: que esa persona sea realmente el experto en la materia.
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  Speaker 3: Es mejor que nada, pero no es exactamente un centro
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  Speaker 3: de recursos. Esa falta de profundidad es la razón por
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  Speaker 3: la que tantas tarjetas de temas no logran generar interacción.
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  Speaker 3: La gente la mira, no ve lo que necesita de
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  Speaker 3: inmediato y sigue adelante. La IA no sabe qué archivos
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  Speaker 3: son los oficiales. No entiende que el PowerPoint desactualizado enterrado
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  Speaker 3: en el archivo no vale la pena destacarlo. Sin guía humana,
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  Speaker 3: la tarjeta termina siendo un índice desordenado en lugar de
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  Speaker 3: un punto de entrada confiable. Imagine dos tarjetas o una lot.
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  Speaker 3: La primera es la tarjeta generada por IA para el
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  Speaker 3: plan de respuesta a incidentes. Descripción corta, PDFs aleatorios, tal
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  Speaker 3: vez un documento de políticas ni desactualizado. La segunda es
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  Speaker 3: una versión curada donde la descripción detalla claramente el alcance,
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  Speaker 3: los pasos y los recursos para responder a brechas de
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  Speaker 3: seguridad DTI. El contacto del experto está listado con presencia
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  Speaker 3: en vivo de Teams. Los tres documentos principales vinculados incluyen
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  Speaker 3: el manual aprobado, la lista de verificación de escalamiento y
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  Speaker 3: la plantilla de revisión posterior al incidente. Y hay un
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  Speaker 3: diagrama de flujo de procesos fijado directamente en la tarjeta,
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  Speaker 3: cual es más probable que explore. La segunda no solo
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  Speaker 3: le dice que un tema existe, sino que le entrega
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  Speaker 3: el siguiente paso exacto a buena noticia es que puede
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  Speaker 3: crear esa segunda versión sin muchas acrobacias técnicas. Las tarjetas
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  Speaker 3: de temas le permiten fijar archivos específicos para que siempre
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  Speaker 3: aparezcan primero, incluso si la IA no los hubiera elegido.
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  Speaker 3: Puede vincular videos... agregar URLs a recursos externos como portales
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  Speaker 3: de proveedores e insertar contexto organizacional que ayude a los
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  Speaker 3: usuarios a entender cómo encaja el tema en su trabajo.
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  Speaker 3: También puede controlar el orden de visualización para que los
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  Speaker 3: activos más importantes y más utilizados estén literalmente en la
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  Speaker 3: parte superior. Una organización se tomó esto muy en serio
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  Speaker 3: para su tema de auditoría regulatoria. Junto con los documentos habituales,
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  Speaker 3: agregaron el cronograma anual de auditorías, los detalles de contacto
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  Speaker 3: del oficial de cumplimiento, un video explicativo breve sobre cómo
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  Speaker 3: prepararse y un enlace. La página de internet con hallazgos históricos.
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  Speaker 3: También fijaron paneles de Power BI en vivo que muestran
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  Speaker 3: métricas de preparación para auditorías. En un mes, los análisis
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  Speaker 3: de uso mostraron un aumento del 40% de las interacciones
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  Speaker 3: porque los empleados podían obtener todo lo que necesitaban directamente
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  Speaker 3: de la tarjeta sin preguntar a otros ni buscar en
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  Speaker 3: correos electrónicos antiguos. El truco es limitarse al contenido que
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  Speaker 3: importa en el momento de la búsqueda. Si alguien hace
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  Speaker 3: clic en el plan de respuesta a incidentes, probablemente necesite
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  Speaker 3: el procedimiento actual, los contactos de escalamiento y quizá los
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  Speaker 3: formularios que debe completar. No necesita la propuesta de proyecto
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  Speaker 3: archivada para comprar el firewall que ya está instalado. Sobrecargar
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  Speaker 3: una tarjeta es tan malo como dejarla vacía. Esconde lo
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  Speaker 3: más importante. Entonces, si solo adoptas un consejo, que sea este,
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  Speaker 3: pon el elemento más práctico en la parte superior, si
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  Speaker 3: es la lista de contactos de expertos, entonces.