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Dynamics 365 Project Operations einfach erklärt: Kundenprojekte vom Angebot bis zur Rechnung (KI-Synchronfassung) · M365.FM – Microsoft 365, Copilot & KI Podcast auf Deutsch

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  Wir sehen uns im Januar.
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  Live, Luin, Neu, Alive.
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  Stellen Sie sich folgendes.
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  Ein Kunde unterzeichnet ein Projekt bei Ihrem Unternehmen.
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  Der Vertrieb hat den Abschluss in einem System.
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  Der Projektleiter hat den Plan in einer Tabelle.
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  Die Leute tragen ihre Stunden woanders ein.
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  Die Finanzabteilung fragt immer noch, was abgerechnet werden kann.
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  Kommt Ihnen das bekannt?
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  Dynamics 365 Project Operations verbindet diese Teile.
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  Es bietet projektbasierten Unternehmen einen zentralen Ort für Vertrieb, Planung, Personal, Zeiterfassung, Kosten und Abrechnung.
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  Willkommen zu einer neuen Folge von Microsoft Knowledge Nuggets auf m3.65.fm.eo.
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  Tim M. Erwolko-Peters.
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  Stellen Sie sich das wie ein Bürogebäude vor.
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  Wir verfolgen ein Projekt vom ersten Kundengespräch bis zur finalen Rechnung.
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  Schnappen Sie sich Ihren Kaffee und legen wir los.
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  Warum Projektunternehmen 500 Wörter brauchen.
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  Stellen Sie sich ein Beratungsunternehmen vor, das ein neues Kundenprojekt.
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  Das könnte eine Designagentur, eine Anwaltskanzlei oder ein Softwareentwickler sein.
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  Der Vertrieb verspricht ein Spezialistenteam für mehrere Wochen.
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  Ein Projektleiter benötigt einen Zeitplan.
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  Teammitglieder brauchen einen Ort für die Zeiterfassung.
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  Die Buchhaltung muss wissen, welche Stunden abrechenbar sind, welche Kosten zum Projekt gehören und wann die Rechnung rausgeht.
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  Jeder stellt eine berechtigte Frage.
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  Wer ist nächsten Monat verfügbar?
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  Was genau hat der Kunde gekauft?
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  Liegen wir noch im Budget?
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  Hat der Kunde schon eine Rechnung für diese Arbeit erhalten?
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  Ohne vernetztes System suchen alle Antworten in E-Mails, Tabellen, Meetings und verschiedenen Apps.
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  Der Vertrieb hat seine Version des Deals, das Team seinen Plan und die Buchhaltung versucht am Monatsende aus einer Stundentabelle eine Rechnung zu erstellen.
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  Das schafft Lücken.
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  Ein Verkäufer verspricht einen Seniorberater, der schon ausgebucht ist.
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  Ein Projektmanager plant 80 Stunden ein, obwohl das Angebot nur 60 vorsieht.
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  Jemand vergisst die Reisekosten.
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  Der Kunde erhält dann eine Rechnung, die nicht seinen Erwartungen entspricht.
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  Niemand wollte für Verwirrung sorgen.
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  Die Informationen sind einfach an zu vielen Orten gespeichert.
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  Diese Unternehmen verkaufen Projekte dabei.
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  Sie verkaufen Zeit und Fähigkeit.
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  Beratung, Design, rechtliche Softwareeinrichtungen, Technik.
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  Sie können einen Festbetrag für ein vereinbartes Ergebnis verlangen oder jede Stunde und Ausgabe abrechnen.
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  So oder so, das Unternehmen muss das Versprechen mit der Arbeit in Einklang bringen.
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  Project Operations ist die Lösung dafür.
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  Genau das leistet Dynamics Datum Informations Project Operations.
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  Einfach ausgedrückt ist es eine Microsoft-App zur Abwicklung der kaufmännischen Seite von Kundenprojekten.
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  Sie verbindet Projektvertrieb, Bereitstellung, Personalplanung, Zeit, Ausgaben, Abrechnung und Finanzen.
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  Das sollten Sie sich merken.
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  Project Operations ist nicht einfach eine weitere App.
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  Es ist das zentrale Nervensystem für projektbasierte Unternehmen.
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  Jedes Team erhält die gleichen Informationen zur gleichen Zeit.
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  Dieses Gebäude hat verschiedene Etagen und jede Abteilung arbeitet auf einer anderen Ebene.
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  Der Vertrieb arbeitet im Erdgeschoss.
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  Dort beginnt die Kundenbeziehung.
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  Projektmanagement befindet sich im zweiten Stock und macht aus Versprechen konkrete Play.
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  Die Finanzabteilung ist in der obersten Etage und behält Kosten und Rechnungen im Blick.
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  Sie alle teilen sich das gleiche Fundament, die Projekte an.
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  Project Operations ist dieses gemeinsame Fundament.
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  Es verbindet alle durch einen zentralen Datensatz.
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  Stellen Sie es sich wie einen Aufzug zwischen den Etagen vor.
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  Jede Abteilung nutzt denselben Aufzug, sodass unterwegs nichts verloren geht.
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  Beachten Sie, dass sich Project Operations nicht als Aufgaben bezeichnen.
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  Aufgaben lassen sich mit vielen Tools planen.
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  Ein kleines Team nutzt vielleicht eine Checkliste, ein Planer oder ein geteiltes Dokument für interne Arbeit.
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  Reicht das völlig aus?
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  Project Operations kommt dann ins Spiel, wenn das Projekt gleichzeitig Kunden, Personalpläne, Kosten, Verträge und Rechnungen betrifft.
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  Denken Sie an ein Unternehmen, das Kunden bei der Systemmigration in die Cloud unterdrückt.
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  Vor Arbeitsbeginn müssen Aufwand und Preis geschätzt werden.
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  Während der Arbeit werden die richtigen technischen Kräfte zur richtigen Zeit benötigt.
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  Im Verlauf des Projekts ist eine klare Erfassung von Stunden, Kosten, Fortschritt und Kundenabrechnung erforderlich.
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  Ein Projekt betrifft viele Teams.
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  Project Operations bietet Ihnen einen gemeinsamen Datensatz, anstatt Sie aufzufordern, dieselben Informationen immer wieder neu zu erstellen.
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  Der Vertrieb ist in Geschäftsabschluss.
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  Die Projektabwicklung sieht die vereinbarte Arbeit.
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  Ressourcenmanager prüfen, wer über die richtigen Fähigkeiten und Verfügbarkeiten führt.
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  Die Finanzabteilung arbeitet mit genehmigten Projektaktivitäten, anstatt fehlenden Details hinterherzujagen.
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  Es geht nicht darum, dass jeder den ganzen Tag denselben Bildschirm nutzt.
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  Vertriebsmitarbeiter arbeiten anders als Projektmanager und Finanzteams arbeiten wiederum anders.
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  Was sie verbindet, sind die Projektinformationen im Hintergrund.
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  Wenn sich Details ändern, arbeitet jeder mit demselben Wissensstand, anstatt Überraschungen zu erleben, wenn die Arbeit bereits erledigt ist.
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  Dies verhindert ein häufiges Problem.
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  Ein Projekt zieht von außen beschäftigt und erfolgreich aus, während das Unternehmen im stillen Gate verliert,
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  weil mehr Zeit teures Personal oder mehr Reisen anfallen, als der Kundenpreis zuließ.
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  Project Operations bringt den Plan, den Mitarbeiter und die Finanz in dasselbe Gespräch.
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  Lassen Sie uns also das Gebäude betreten, in dem jedes Kundenprojekt im Begitt beginnt.
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  Bevor ein Projektmanager einen Plan öffnet oder ein Berater eine einzige Stunde erfasst.
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  Die Eingangstür.
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  Angebote und Projektverträge.
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  Ein Kundenprojekt beginnt lange, bevor das Delivery-Team eine einzige Aufgabe sieht.
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  Es beginnt, wenn jemand fragt, können Sie uns helfen?
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  Vielleicht benötigen Sie ein neues Finanzsystem, eine Cloud-Beratung, Schulungen, Designarbeiten oder ein Team für etwas Spezifisches.
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  Der Vertrieb muss dieses Gespräch in ein klares Angebot verwandeln.
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  Aber hier ist der Punkt.
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  Die Arbeit einzuschätzen, bevor sie existiert, erfordert echtes Nachdenken.
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  Jemand muss die erforderlichen Rollen, die involvierten Stunden, die Kosten für den Kunden, interne Aufwände, geplante Termine
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  und die Punkte festlegen, an denen der Kunde ein Ergebnis erwartet.
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  Diese Punkte nennt man Meilenstein.
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  Ein Meilenstein markiert möglicherweise das Ende einer Discovery-Phase, die Lieferung eines Designs oder den Moment, in dem der Kunde eine fertige Arbeit abnimmt.
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  Er gibt beiden Seiten einen klaren Moment zum Innehalten, um den Fortschritt zu prüfen, den nächsten Schritt zu genehmigen oder eine Zahlung auszulösen.
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  Project Operations hilft dem Vertrieb, diese Details zu erfassen, während das Geschäft noch Gestalt annimmt.
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  Auf diese Weise lebt das Kundengespräch nicht nur in E-Mail-Verläufen, Besprechungsnotizen oder allein im Gedächtnis von jemandem.
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  Stellen Sie sich vor, ein Kunde möchte Hilfe beim Umzug eines Geschäftsbereichs in die Cloud.
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  Der Vertriebsmitarbeiter veranschlägt ein zehnmöchiges Projekt.
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  Es erfordert einen Projektmanager, zwei technische Berater und einen Spezialisten für eine kurze Sicherheitsüberprüfung gegen Ende.
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  Der Kunde stimmt einer festgelegten Stundenzahl, einem Preis für die Arbeit und einem Abrechnungsplan zu.
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  Diese Information wird zu mehr als neiner Vertriebsnotizen.
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  Ein Angebot hält die vorgeschlagene Arbeit schriftlich fest, den gesamten Arbeitsumfang, den geschätzten Aufwand, den Preis, die geplanten Start- und Enddaten sowie die Abrechnungsregeln.
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  Wenn der Kunde annimmt, hält ein Projektvertrag die Vereinbarung fest.
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  Betrachten Sie den Vertrag als eine schriftliche Grenze um das Projekt.
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  Er beantwortet grundlegende Fragen, die sehr unangenehm werden, wenn sie später niemand beantworten kann.
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  Was hat der Kunde gekauft? Wie viel wird er bezahlen?
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  Zahlen Sie nach Arbeitsstunden einen Festbetrag oder nach bei bestimmten Etappen abgeschlossener Arbeit.
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  Können Reisekosten weiterbrechen werden?
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  Klare Antworten verhindern später viele schwierige Gespräche.
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  Das ist eine einfache Unterscheidung.
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  Ein Angebot besagt, was das Unternehmen zu verkaufen hat.
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  Ein Vertrag hält fest, was der Kunde zu kaufen zubestimmt.
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  Dieser Unterschied ist wichtig, da die Bereitstellungsteams auf Basis des akzeptierten Versprechens arbeiten müssen,
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  nicht einer frühen Idee, die sich während der Verhandlung geändert hat.
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  Project Operations hält diese Details nah am Projektdatensatz.
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  Anstatt dass ein Projektmanager eine weitergeleitet E-Mail erhält mit, ich glaube, wir haben 10 Wochen Beratung verkauft,
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  kann der Manager den genehmigten Umfang, geplante Rollen, geschätzte Stunden, Preise und Abrechnungsbedingungen sehen,
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  die alle mit dem Kundenprojekt verbunden sind.
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  Das gibt der Bereitstellung einen viel solideren Ausgangspunkt.
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  Es hilft auch, dem Vertrieb realistisch zu bleiben, bevor der Kunde unterschreibt.
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  Wenn ein Angebot einen Senior-Experten für drei volle Wochen erfordert,
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  kann das Unternehmen prüfen, ob diese Person die geplanten Daten unterstützen kann.
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  Ein Kunde möchte vielleicht, dass die Arbeit am Montag beginnt,
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  aber ein versprochener Spezialist könnte bereits anderweitig gebunden sein.
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  Es ist besser, das während des Angebots zu erkennen, als nachdem der Vertrag unterschrieben.
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  Für Unternehmen, die bereits Dynamics 365 Sales nutzen,
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  kann Project Operations eine Verbindung zu den Kundendatensätzen und Vertriebsaktivitäten herstellen, die dort bereits existieren.
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  Der Vertrieb muss ein Projektgeschäft nicht als völlig separat vom Gespräch behandeln.
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  Der Kunde, die Verkaufschance, der Kostenvoranschlag und der Vertrag können alle denselben Weg verfolgen.
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  Das bedeutet nun nicht, dass jeder Verkaufsabschluss zu einem Projekt wird.
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  Ein einfacher Produktverkauf benötigt möglicherweise gar keine Projektplanung.
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  Project Operations kommt ins Spiel, wenn das Geschäft geplante Kundenarbeit erzeugt,
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  die Mitarbeiter erzeugt, die Mitarbeiter Zeit, Kosten und Abrechnungsregeln erfordert.
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  Sobald der Kunde unterschreibt, muss aus dem Versprechen ein echter Plan werden.
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  Der Projektraum. Pläne, Aufgaben und die tägliche Bereitstellung.
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  Mit der getroffenen Vereinbarung muss der Projektmanager dieses Versprechen in Arbeit umsetzen,
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  der die Leute tatsächlich folgen können.
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  Dies ist der Projektraum.
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  Project Operations verwendet einen Microsoft-Project-Arbeitsbereich für den Zeitplan.
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  Dort plant das Team die Arbeit, sieht Daten und verfolgt den Fortschritt, während das Projekt voranschreitet.
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  Ein Projektplan kann sich überwältigend anfühlen, wenn dort noch steht, verschieben sie den Kunden in die Cloud.
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  Also zerlegt der Manager ihn in kleinere Stücke.
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  Diese Struktur nennt man Projektstrukturplan oder WBS.
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  Der Name klingt technisch, bedeutet aber einfach, ein großes Stück Arbeit zu nehmen
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  und es in Aufgaben aufzuteilen, die eine Person verstehen, übernehmen und abschließen kann.
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  Für unser Cloud-Migrationsprojekt könnte die erste Aufgabe die Analyse sein.
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  Das Team muss wissen, welche Systeme der Kunde nutzt, welche Daten diese enthalten,
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  wer davon abhängt und was während der Umstellung schiefgehen könnte.
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  Als nächstes folgt das Design.
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  Man kann keine gute Lösung bauen, ohne zu wissen, was man eigentlich bauen muss.
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  Nach dem Design kommt die Entwicklungsarbeit, dann das Testen und schließlich die Kundenprüfen.
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  Schließlich überführt das Team die Arbeit in die Anwendung und schließt das Projekt ab.
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  Jede Aufgabe kann Details enthalten, wie ein geplantes Start- und Enddatum,
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  den erwarteten Aufwand, die verantwortliche Person und ihren Platz im Zeitplan.
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  Manche Aufgaben hängen zudem von anderen ab.
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  Das Design kann erst richtig beginnen, wenn die Analyse dem Team genügend Informationen geliefert hat.
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  Die Kundenprüfung kann erst stattfinden, wenn die Entwicklungsarbeit einen prüfbaren Stand erreicht hat.
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  Diese Verbindungen sind wichtig, da eine Verzögerung am Anfang die spätere Arbeit im Projekt beeinflussen kann.
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  Wenn sich eine Aufgabe verschiebt, kann der Plan zeigen, wo als nächstes Druck entstehen könnte.
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  Er kann die Zukunft nicht perfekt vorhersagen.
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  Projekte beinhalten Menschen, Kunden, sich ändernde Anforderungen und gelegentliche Überraschungen.
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  Doch ein vernetzter Zeitplan hilft dem Projektleiter, die Auswirkungen einer Änderung zu sehen,
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  anstatt zu spät festzustellen, dass sich drei spätere Aufgaben ebenfalls stillschweig verzögert haben.
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  Meilensteine sind ebenfalls im Plan.
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  Betrachten Sie diese als Kontrollpunkte ohne eigene Arbeitsstunden.
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  Ein Meilenstein könnte zeigen, dass das Design genehmigt wurde, der erste Test abgeschlossen ist oder der Kunde eine Lieferung abgenommen hat.
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  Sie bieten dem Projektteam und dem Kunden klare Momente, um innezuhalten, die Arbeit zu prüfen und das weitere Vorgehen zu bestimmen.
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  Der Plan soll nicht nach dem ersten Treffen unangetastet bleiben.
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  Der Projektleiter aktualisiert ihn während des laufenden Betriebs.
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  Teammitglieder schließen Aufgaben ab, Daten ändern sich, ein Kunde wünscht vielleicht einen anderen Ansatz,
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  jemand benötigt vielleicht mehr Zeit als geplant.
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  Das Projektmanagement gibt dem Leiter einen Ort, um den ursprünglichen Plan mit der bisher erledigten Arbeit zu vergleichen.
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  Dieser Vergleich beantwortet eine einfache Frage.
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  Sind wir dort, wo wir sein wollten?
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  Wenn das Team 40 Stunden für die Analyse geplant hat, aber 60 Stunden verbucht, bevor sie abgeschlossen ist,
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  sieht der Leiter, dass das Projekt mehr Aufwand erfordert als geplant.
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  Das bedeutet nicht automatisch, dass das Projekt gescheitert ist.
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  Vielleicht war die Umgebung des Kunden komplizierter als erwartet.
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  So oder so hat das Team nun eine Faktenbasis für die Diskussion.
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  Auch die tägliche Arbeit muss dokumentiert werden.
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  Ein Berater kann Zeiten direkt der bearbeiteten Aufgabe zuordnen,
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  anstatt Projektarbeit als vage Zeile am Ende der Woche einzutragen.
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  Der Eintrag zeigt, woran gearbeitet wurde und wie lange es dauerte,
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  was dem Projektleiter einen klaren Überblick über den Aufwand im Plan gibt.
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  Zeitaufzeichnungen sind mehr als nur des Stundenzettels.
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  Sie verbinden die tatsächliche Arbeit mit dem Mitmachen.
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  Sie helfen dem Manager, den Fortschritt zu sehen.
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  Sie erstellen Informationen, die das Unternehmen später für Projektkosten und Kundenabrechnungen nutzen kann,
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  abhängig von den Vertragsbedingungen.
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  Ausgaben gehören ebenfalls in die Projektdokumentation.
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  Ein Berater reist vielleicht zum Kunden, bezahlt eine genehmigte Dienstleistung
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  oder kauft etwas für die Arbeit Notwendiges.
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  Project Operations kann diese Kosten dem Projekt zuordnen,
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  damit sie nicht in einem separaten Papierkram ohne klaren Bezug zur Kundenarbeit untergehen.
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  Einige Organisationen nutzen auch die Unterstützung von Co-Pilot und Project Operations, sofern verfügbar.
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  Co-Pilot kann bei Aufgaben wie dem Entwerfen eines Projektstatusberichts helfen,
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  mögliche Risiken aus Projektinformationen aufzeigen, unterstützen.
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  Es reduziert die Arbeit an leeren Dokumenten, ersetzt aber keinen Projektmanager,
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  der das Team und die Gründe für Verzögerungen versteht.
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  Der Mensch überprüft weiterhin das Ergebnis.
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  Project Operations eignet sich für Kundenprojekte,
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  die mit Plänen, Verträgen, Mitarbeitern, Stunden und Budgets verbunden sind.
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  Wenn Ihr Team nur ein einfaches Board für interne Aufgaben benötigt,
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  ist Planner möglicherweise die bessere Wahl.
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  Es hält die Arbeit schlank und fokussiert.
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  Ein Zeitplan wird erst dann real, wenn die richtigen Leute Zeit haben, ihn umzusetzen.
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  Das Personalbüro. Fähigkeiten, Verfügbarkeit, Zeit und Ausgaben.
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  Hallo zusammen und herzlich willkommen zurück zu einem weiteren Wissenshäppchen hier zu M3M65 bei Vont.
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  Bin Ihr Gastgeber Mirko Peters und heute sprechen wir darüber,
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  was passiert, wenn ein Plan auf die reale Welt trifft.
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  Ein Plan mag auf dem Bildschirm perfekt aussehen,
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  aber er scheitert, wenn die darin genannten Personen nicht verfügbar sind.
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  Hier ist der Punkt.
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  Betrachten Sie Ressourcenmanagement wie das Personalbüro in unserem Bürogebäude.
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  Dort prüft das Unternehmen, wer die Arbeit erledigen kann, wann er Zeit hat,
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  welche Fähigkeiten er mitbringt und was seine Zeit das Projekt kostet.
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  Eine Ressource kann ein Mitarbeiter oder ein Auftragnehmer sein.
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  Es kann auch eine Rolle wie Projektmanager,
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  Business Analyst, Entwickler oder Sicherheitsspezialist bedeuten.
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  Und das ist früh wichtig,
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  weil ein Projektmanager wissen kann,
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  dass er für zwei Wochen einen Sicherheitsexperten braucht,
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  ohne zu wissen, welche Person diese Rolle ausfüllt.
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  Fähigkeiten sind wichtig, aber Verfügbarkeit ist genauso entscheidend.
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  Stellen Sie sich vor, Ihr Cloud-Projekt benötigt jemanden,
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  der in Woche 8 Sicherheitsüberprüfungen versteht.
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  Ihr Personalteam findet vielleicht drei Leute mit dieser Fähigkeit,
• 12:49
  aber einer ist im Urlaub,
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  einer ist am anderen Kunden zugewiesen
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  und einer hat freie Kapazitäten.
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  Project Operations hilft Ihrem Team,
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  die Person zu finden, die beide Anforderungen erfüllt.
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  Die Fähigkeit allein reicht nicht ab.
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  Ohne diese Transparenz kann ein Unternehmen versehentlich
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  dieselbe Person für zwei Vollzeitprojekte in derselben Woche einplanen.
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  Auf dem Papier sehen beide Projekte besetzt.
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  Im wirklichen Leben hat diese Person zwei Kalender,
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  zwei Sätze von Fristen und keine Möglichkeit,
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  doppelt so viele Stunden zu arbeiten.
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  Dieses Problem geht schon vor der Bereitstellung.
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  Ressourcenmanager können Personen für Projektarbeiten buchen
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  und diese geplanten Buchungen mit deren tatsächlicher Verfügbarkeit abgleicht.
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  Eine Buchung bedeutet,
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  dass das Unternehmen einen Teil der Arbeitszeit einer Person
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  für ein Projekt reserviert hat.
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  Es macht aus seinem optimistischen Plan eine klare Verpflichtung.
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  Vielleicht benötigt das Projekt einen Berater
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  für drei Tage pro Woche anstelle von Vollzeit.
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  Auch das lässt sich planen
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  und das Unternehmen sieht,
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  welche Zeit für andere Kunden arbeiten,
• 13:31
  interne Aufgaben, Schulungen oder Urlaub bleibt.
• 13:33
  So haben Sie bessere Chancen,
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  Konflikte zu erkennen, bevor ein Kunde fragt,
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  warum niemand am Meeting teilgenommen hat.
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  Auch Kosten gehören in dieses Gespräch.
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  Ein leitender Berater verfügt vielleicht über viel Erfahrung,
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  aber seine internen Kosten
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  können sich von denen eines Juniorberaters unterscheiden.
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  Das Projektteam braucht die richtige Person für die Arbeit,
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  während das Unternehmen verstehen muss,
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  wie sich diese Personalentscheidung
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  auf das Projektbudget auswirkt.
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  Menschen sind nicht nur nahm in einem Zeitplan.
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  Ihre Zeit wird zu echter Projektaktivität,
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  wenn sie Stunden für die erledigte Arbeit erfassen.
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  Diese Einträge zeigen,
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  ob der geplante Aufwand dem Tatsächlichen entspricht
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  und unterstützen die Kundenabrechnung
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  bei Verträgen auf Zeitbasis.
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  Was ist nun mit einem verspäteten Stundenzettel?
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  Ein verspäteter oder unklarer Stundenzettel
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  verursacht nicht nur für die Person,
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  die ihn genehmigen muss.
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  Der Projektleiter verliert den Überblick
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  über den geleisteten Aufwand.
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  Der Finanzabteilung fehlen möglicherweise Details
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  für eine Rechnung,
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  der Kunde hält die Abrechnung später als erwartet.
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  Wieder einmal kann ein fehlender Datensatz
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  das gesamte Projekt beeinträcht.
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  Spesen folgen einem ähnlichen Fall.
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  Wenn jemand zum Kundenstandort reist
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  oder genehmigte Projektkosten zahlt,
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  kann er diese Ausgaben auf das Projekt buchen.
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  Das Unternehmen kann dies
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  im selben vernetzten Bereich prüfen und genehmigen,
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  anstatt E-Mail-Anhänge und Belege
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  ohne klaren Projektbezug zu durchsuchen.
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  Microsoft führt auch Agenten
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  für einen Teil dieser Verwaltungsarbeit ein.
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  Der Zeiterfassungsagent
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  kann beim Erstellen von Stundenzettel entwürfen
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  und der Erinnerung helfen.
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  Der Spesenagent kann bei der Spesenerfassung unterstützen.
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  Die Aktivitätsgenehmigungen helfen dabei,
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  sich auf Genehmigungen zu konzentrieren,
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  die Aufmerksamkeit erfordern.
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  Diese sind als Vorschaufunktionen gelistet,
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  gehen Sie also nicht davon aus,
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  dass jeder Project Operations-Kunde
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  sie bereits täglich nutzt.
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  Die Person bleibt für die Überprüfung
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  der Details verantwortlich.
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  Sobald die richtigen Personen
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  ihre Arbeit und Kosten erfassen,
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  erreicht das Projekt den Bereich,
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  in dem Leistung auf Geld trifft.
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  Das Finanzbüro.
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  Kosten, Abrechnung, Umsatz und globale Arbeit.
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  Ein Kundenprojekt kann püglich fertiggestellt werden
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  und dennoch Geld verlieren.
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  Das klingt zunächst seltsam,
• 15:10
  aber betrachten Sie,
• 15:11
  was hinter einem Kundenpreis steckt.
• 15:13
  Das Unternehmen bezahlt die Mitarbeiter,
• 15:15
  die die Arbeit verrichten,
• 15:16
  sowie Auftragnehmer, Reisekosten,
• 15:18
  Softwaregebühren oder Materialien
• 15:19
  und muss diese Kosten damit im Betrag vergleichen,
• 15:21
  den der Kunde zu zahlen bereit war.
• 15:22
  Hier kommen die Projektfinanzen ins Spiel.
• 15:25
  Der Projektbetrieb hilft dem Unternehmer,
• 15:26
  die mit einem Projekt verbundenen Gelder
• 15:27
  von der Kostenschätzung
• 15:28
  über die geleistete Arbeit
• 15:29
  bis hin zur Kundenabrechnung nachzuverfolgen.
• 15:31
  Er gibt Finanz- und Projektteams
• 15:32
  eine klare Möglichkeit,
• 15:33
  eine Frage zu beantworten.
• 15:35
  Hat dieses Projekt
• 15:36
  nach Bezahlung der Arbeit genug eingebracht?
• 15:37
  Der Kundenpreis
• 15:38
  und die internen Kosten
• 15:39
  sind nicht identisch.
• 15:40
  Stellen Sie sich vor,
• 15:41
  ein Berater stellt dem Kunden
• 15:42
  einen Stundensatz in Rechnung,
• 15:43
  während das Unternehmen
• 15:44
  eigene Kosten für die Zeit
• 15:45
  dieses Beraters hat,
• 15:46
  basierend auf Gehalt
• 15:47
  und anderen Geschäftskosten.
• 15:48
  Wenn das Projekt
• 15:49
  weitaus mehr Zeit
• 15:50
  dieses Beraters erfordert
• 15:51
  als geplant,
• 15:52
  mag die Kundenrechnung
• 15:53
  zwar korrekt aussehen,
• 15:54
  aber das Projekt
• 15:55
  bringt weniger ein als erwartet.
• 15:57
  Deshalb sind geplante Kosten
• 15:58
  vor Arbeitsbeginn wichtig
• 15:59
  und tatsächliche Kosten
• 16:00
  während der laufenden Arbeit.
• 16:02
  Der Projektbetrieb
• 16:03
  kann Preise und Kosten
• 16:04
  nach Rollen verfolgen,
• 16:05
  sodass ein Unternehmen
• 16:05
  die finanzielle Seite
• 16:06
  von Personalentscheidungen
• 16:07
  sehen kann.
• 16:08
  Ein leitender Berater
• 16:09
  löst ein Problem
• 16:10
  vielleicht schneller,
• 16:10
  kostet aber auch mehr.
• 16:11
  Manchmal ist das die richtige Wahl.
• 16:13
  Der Punkt ist,
• 16:14
  dass der Projektmanager
• 16:14
  und das Finanzteam
• 16:15
  die Auswirkungen sehen können,
• 16:16
  anstatt nach Projektabschluss zu raken.
• 16:18
  Ah, Kunden zahlen
• 16:19
  auch auf unterschiedliche Weise.
• 16:20
  Bei der Abrechnung
• 16:22
  nach Zeit und Material
• 16:22
  bezahlt der Kunde
• 16:23
  für die geleisteten Stunden
• 16:24
  und genehmigte Ausgaben.
• 16:25
  Wenn das Team
• 16:26
  also mehr Stunden arbeitet,
• 16:27
  kann die Rechnung
• 16:27
  gemäß den vereinbarten Regeln steigen.
• 16:29
  Bei einem Festpreisprojekt
• 16:30
  verpflichtet sich der Kunde
• 16:31
  einen festen Betrag
• 16:32
  für eine definierte Arbeit zu zahlen
• 16:33
  und die Rechnung steigt
• 16:34
  nicht allein deshalb,
• 16:35
  weil das Team mehr Zeit
• 16:35
  als geplant aufgewendet hat.
• 16:37
  Das erhöht den Druck
• 16:37
  auf das Unternehmen,
• 16:38
  seine eigenen Kosten zu kontrollieren.
• 16:40
  Die Meilensteinabrechnung
• 16:41
  folgt vereinbarten Kontrollpunkten.
• 16:42
  Zum Beispiel zahlt ein Kunde
• 16:44
  einen Teil des Projektpreises
• 16:45
  nach Genehmigung des Designs,
• 16:46
  einen weiteren Teil
• 16:47
  nach dem Testen
• 16:50
  der Arbeit folgt,
• 16:51
  deren Anerkennung
• 16:51
  beide Seiten vereinbart haben,
• 16:53
  deren Anwalt haben.
• 16:55
  Diese Regeln gehören
• 16:55
  in den Projektvertrag
• 16:56
  und steuern dann
• 16:57
  den Rechnungsprozess.
• 16:58
  Genehmigte Zeiterfassungen,
• 16:59
  genehmigte Ausgaben,
• 17:00
  Vertragsbedingungen
• 17:01
  und Abrechnungsregeln
• 17:01
  liefern der Finanzabteilung
• 17:02
  die Informationen,
• 17:03
  die sie zur Erstellung
• 17:03
  einer sogenannten
• 17:04
  Proformarechnung benötigen.
• 17:06
  Betrachten Sie dies
• 17:07
  als einen Rechnungsentwurf
• 17:08
  zur Überprüfung,
• 17:08
  bevor er zur endgültigen
• 17:09
  Rechnung wird.
• 17:10
  Diese Überprüfung ist wichtig.
• 17:11
  Ein Finanzteam kann prüfen,
• 17:13
  ob die Gebühren
• 17:13
  mit der Vereinbarung
• 17:14
  übereinstimmen,
• 17:15
  ob die richtigen Zeiten
• 17:15
  und Ausgaben erscheinen
• 17:16
  und ob etwas korrigiert werden muss,
• 17:18
  bevor der Kunde es sieht.
• 17:19
  Eine saubere Rechnung
• 17:20
  schützt die Kundenbeziehungen
• 17:21
  und bedeutet,
• 17:22
  dass das Unternehmen
• 17:22
  nicht den nächsten Monat
• 17:23
  damit verbringen muss,
• 17:24
  eine Rechnung zu korrigieren,
• 17:25
  die nie hätte
• 17:25
  versendet werden dürfen.
• 17:27
  Die Projektbuchhaltung
• 17:28
  geht noch einen Schritt weiter.
• 17:29
  Sie erfasst,
• 17:30
  was das Projekt kostet,
• 17:31
  was der Kunde schuldet
• 17:31
  und wann das Unternehmen
• 17:32
  Einnahmen in den Büchern
• 17:33
  verbuchen muss.
• 17:35
  Kundenabrechnung
• 17:36
  und Umsatzrealisierung
• 17:37
  sind nicht immer dasselbe,
• 17:38
  da der richtige Zeitpunkt
• 17:39
  vom Vertrag,
• 17:40
  der erbrachten Arbeit
• 17:41
  und den Buchhaltungsvorschriften
• 17:43
  abhängt.
• 17:45
  Entscheidungen,
• 17:45
  keine bloße Vermutung
• 17:46
  des Projektleiters.
• 17:47
  Für Unternehmen,
• 17:47
  die international tätig sind,
• 17:49
  kann das Finanzbild
• 17:50
  komplexer werden.
• 17:51
  Ein Kunde hält
• 17:52
  möglicherweise eine Rechnung
• 17:53
  in einer Währung,
• 17:54
  während das Projektteam
• 17:54
  woanders arbeitet.
• 17:56
  Steuervorschriften
• 17:57
  können variieren
• 17:57
  und Finanzberichte
• 17:58
  müssen oft
• 17:59
  lokalen Anforderungen
• 17:59
  entsprechen.
• 18:01
  Project Operations
• 18:02
  unterstützt Bereiche
• 18:02
  wie Währungsabrechnung,
• 18:03
  Steuerabwicklung
• 18:04
  und lokalisierte Finanzberichte
• 18:06
  für globale Projekte.
• 18:07
  Unternehmen benötigen
• 18:08
  weiterhin ihre Finanzexperten,
• 18:10
  um Regeln festzulegen,
• 18:11
  aber Projektdaten können
• 18:12
  direkt einfließen,
• 18:12
  statt manuell neu erfasst zu werden.
• 18:15
  Manche Organisationen
• 18:16
  benötigen tiefere Finanzprozesse
• 18:17
  als Project Operations
• 18:18
  allein abdeckt.
• 18:20
  Hier kann
• 18:20
  Dynamic Star 165 Finance
• 18:22
  mit Project Operations
• 18:23
  verknüpft werden.
• 18:24
  Finanzteams
• 18:24
  können es für umfassende
• 18:25
  Aufgaben nutzen,
• 18:26
  während Project Operations
• 18:27
  Projektdetails
• 18:28
  bei Vertrieb,
• 18:29
  Lieferung,
• 18:29
  Personal
• 18:30
  und Abrechnung
• 18:31
  behält.
• 18:32
  Vor der Softwarewahl
• 18:33
  muss ein Unternehmen
• 18:33
  seine eigenen Prozesse
• 18:34
  ehrlich analysieren.
• 18:36
  Project Operations
• 18:36
  erfordert eine
• 18:37
  sorgfältige Einrichtung,
• 18:38
  besonders wenn Verträge,
• 18:39
  Abrechnungsregeln
• 18:40
  und Finanzprozesse
• 18:41
  im Unternehmen variieren.
• 18:42
  Umfangreiche Zeitpläne
• 18:44
  mit vielen Aufgaben
• 18:45
  müssen zudem
• 18:46
  mit echten Projektdaten
• 18:47
  getestet werden,
• 18:47
  nicht nur mit einem Demoplan.
• 18:48
  Microsoft bietet
• 18:49
  unterschiedliche Einrichtungswege
• 18:50
  für verschiedene Arten
• 18:51
  von Projekten.
• 18:52
  Ein Weg eignet sich
• 18:53
  für einfachere Dienstleistungen,
• 18:54
  bei denen Arbeitszeit
• 18:55
  und Projektleistungen
• 18:55
  verkauft werden.
• 18:56
  Ein anderer Weg
• 18:57
  bietet eine tiefere
• 18:58
  Integration im Finanzprozess.
• 18:59
  Ein weiterer Weg
• 18:59
  unterstützt Projekte
• 19:00
  mit Lagerbeständen
• 19:01
  oder Produktion.
• 19:03
  Diese Pfade
• 19:03
  aktivieren nicht einfach
• 19:04
  dieselben Funktionen
• 19:05
  in einem anderen Menü.
• 19:06
  Sie beeinflussen,
• 19:07
  wo Mitarbeiter arbeiten
• 19:08
  und welche Funktionen
• 19:08
  sie nutzen.
• 19:08
  Das Unternehmen
• 19:10
  sollte basierend
• 19:10
  auf Verkauf,
• 19:11
  Lieferung,
• 19:12
  Abrechnung
• 19:12
  und Buchhaltung wählen,
• 19:13
  nicht nach dem
• 19:14
  beeindruckendsten Namen.
• 19:16
  Wenn diese Entscheidungen
• 19:17
  zum Unternehmen passen,
• 19:18
  wird der gesamte Ablauf
• 19:19
  besser sichtbar.
• 19:20
  Jeder Projektbereich
• 19:21
  kann die richtigen
• 19:22
  Informationen
• 19:22
  an den nächsten weitergeben.
• 19:24
  Danke,
• 19:24
  dass Sie bei diesem
• 19:24
  Wissenshäppchen dabei waren.
• 19:26
  Wir sehen uns
• 19:26
  in der nächsten Folge.
• 19:28
  Wie die vernetzte
• 19:28
  Plattform zusammenarbeitet.
• 19:31
  Stellen Sie sich
• 19:31
  ein Cloud-Migrationsprojekt vor.
• 19:33
  Vom ersten Kundenkontakt
• 19:34
  bis zur Abschlussprüfung
• 19:35
  fließen Informationen
• 19:35
  zwischen Teams,
• 19:36
  ohne dass etwas neu
• 19:37
  getippt werden muss.
• 19:38
  Der Vertrieb erfasst
• 19:39
  die Verkaufschance
• 19:39
  und erstellt ein Angebot.
• 19:41
  Nach der Genehmigung
• 19:42
  wandelt der Projektleiter
• 19:43
  die vereinbarte Arbeit
• 19:43
  in eine Planung.
• 19:44
  Die Personalplanung
• 19:45
  wird die richtigen
• 19:45
  Mitarbeitern.
• 19:46
  Spezialisten erfassen
• 19:47
  ihre Zeiten und Ausgaben.
• 19:48
  Die Finanzabteilung
• 19:49
  erstellt die Rechnung
• 19:49
  aus der Projektaktivität.
• 19:51
  Der Schlüssel liegt darin,
• 19:52
  dass jede Information
• 19:52
  nur weitergegeben
• 19:53
  und nicht in jeder Abteilung
• 19:54
  neu eingegeben wird.
• 19:55
  Verschiedene Teams
• 19:56
  arbeiten mit ihren eigenen Tools.
• 19:57
  Teams verwaltet
• 19:58
  Unterhaltung und Besprechung.
• 19:59
  Die Projektabwicklung
• 20:00
  führt die geschäftlichen
• 20:00
  Projektaufzeichnungen.
• 20:01
  SharePoint speichert
• 20:02
  kontrollierte Dokumente
• 20:03
  mit Versionsverlauf.
• 20:04
  Power BI verwandelt
• 20:05
  Projektdaten in Berichte
• 20:06
  zu Personal, Budgets,
• 20:07
  Abrechnung und Projektstatus.
• 20:09
  Erst einmal, wo ihr es sammelt?