Latest / M365.FM – Microsoft 365, Copilot & AI podcast in het Nederlands / Waarom Copilot je SharePoint-chaos niet oplost: governance, informatiearchitectuur en labels voor juiste antwoorden (AI-nasynchronisatie)

Transcript

Waarom Copilot je SharePoint-chaos niet oplost: governance, informatiearchitectuur en labels voor juiste antwoorden (AI-nasynchronisatie) · M365.FM – Microsoft 365, Copilot & AI podcast in het Nederlands

0:00
Beheerder, hoort u dat? Uw internet is te stil, maar die stilte is druk. Het kruipt.
0:06
Denkt u dat Coopilot dat gaat oplossen? Nee, het leest het huis zoals het is, niet zoals u het wilt hebben.
0:13
Straks laat ik u zien waarom AIU SharePoint wildgroei, afwijkende machtigingen, verweesde teams, rotte data, schaduw sites en hoe hallucinaties binnensluipen weerspiegelt.
0:23
Daarna laat ik u het ritueel zien dat de Lean Information Architecture Lifecycle Labels DLP-retentie met adits voor ennakaarten en promptresultaten omvat.
0:39
Een fout zorgt ervoor dat Coopilot een schaduw van uw gezicht draagt. Die fout komt snel.
0:45
De leugen van het internet
0:46
Waarom AIU Rommel leest, niet uw gedachten
0:50
De stilte is een leugen. Uw internet is geen tuin. Het is een archief en het archief onthoudt elke slechte keuze.
0:58
AIU leest uw intentie niet. Het leest de restanten, de structuur, de labels, de machtigingen.
1:05
Als de grond modderig is, sleept het antwoordmodder mee. Dit is wat de meeste mensen over het hoofd zien.
1:11
Coopilot, zoeken en agents leven in een ommuurde tuin.
1:17
SharePoint, OneDrive, Teams, Outlook, sterke muren, bekende paden.
1:23
Maar buiten die muren, Confluence, Jira, Google, bevindt zich kennis die uw mensen dagelijks gebruiken.
1:29
De AIU kan die kennis niet zien, dus vult ze de gaten op met wat ze wel kan bereiken.
1:34
Echo's in een smalle ruimte klinken zelfverzekerd. Maar er klinken nog steeds echo's.
1:39
U vraagt om beleidsrichtlijnen.
1:41
Wat is de meest recente retourprocedure?
1:44
De co-piloot baseert zich op drie bestanden.
1:46
Een pdf uit 2021 met de aanduiding, definitieve versie 7.
1:50
Een concept uit 2023 in een diepe map en een glanzende PowerPoint-presentatie uit 2024 die slechts twee managers kunnen openen.
1:56
De machtigingen zijn verschoven. De overerving is jaren geleden al verbroken.
2:00
Het model ziet de pdf. Het ziet het concept.
2:02
Het nieuwe beleid bevindt zich achter een deur die uw vragensteller niet kan openen.
2:06
Dus het antwoord is onduidelijk, verouderd en onvolledig.
2:09
Het klinkt vloeiend, maar het klopt niet.
2:11
De reden hiervoor is alledaags niet exotisch.
2:13
Uw mensen hebben het zo veroorzaakt.
2:15
Te veel metadatavelden te snel.
2:17
13 bij de lancering, 7 verplicht.
2:20
De acceptatie is gestrand.
2:21
Gebruikers vluchten naar diepe, verwarde mappen.
2:24
Eindkopieën vermenigvuldigden zich.
2:26
Overbodige, verouderde, triviale bestanden stapelden zich op.
2:29
Site-creatie nam een enorme vlucht.
2:31
Sub-sites, nu schaduw-sites, schoten als paddenstoelen uit de grond met slechts één bestand en zonder eigenaar.
2:36
Het voelde vrij.
2:37
Vrijheid voedde de mist.
2:39
En zoeken kan het uithongeren of overvoeden.
2:41
Als je overal de toegang tot beperkte content beperkt, ondermijn je de basis.
2:47
Het model kan niet genoeg zien, dus het gokt.
2:50
Als je de andere kant op gaat, ontstaat er een wildgroei.
2:53
Antwoorden trekken ruis aan.
2:54
Dezelfde zonde, een ander masker.
2:56
Laat me je de snelkoppeling laten zien die niemand je leert.
2:59
Maak wrijving klein waar het pijn doet.
3:01
Beperk verplichte velden.
3:03
Twee, misschien drie, gekoppeld aan het doel.
3:05
Een hap- en spook informatiearchitectuur, zodat mensen weten waar ze belangrijk werk moeten plaatsen.
3:11
Gebruik recé en rcd als deuren, niet als muren.
3:14
Vorm de zichtbaarheid zodat sites met een hoog risico niet breed worden weergegeven, maar de index niet uithongeren.
3:19
Het gaat er niet om rotte plekken te verbergen.
3:21
Het gaat er om het model er niet mee te voeden.
3:23
Oké, dan nu het lastige gedeelte.
3:25
Toegangsrechten, die veranderen.
3:27
Geneste groepen, itemniveau onderbrekingen, tijdelijke gedeelde mappen die nooit verdwijnen.
3:33
Een externe gast die alleen voor deze week is toegevoegd en maanden later nog steeds rondloopt.
3:39
Je hebt een vraag nodig.
3:41
En het systeem kan die helder beantwoorden.
3:44
Wie heeft toegang en wie moet de verschillen bekijken?
3:47
De delta is het probleem.
3:49
Geef het een naam.
3:50
Sluit het af.
3:52
Nu een klein voorbeeld.
3:54
Vorige maand gaf een beheerder een co-pilootprompt.
3:57
Vat ons incidentresponsbeleid voor leveranciers samen.
4:00
Het antwoord verwees naar een SharePoint pagina uit 2019 en een Word document met een concept watermerk, beide zichtbaar.
4:08
Het huidige beleid bevond zich in een teamsite die door RAAC was vergrendeld voor een kleine groep.
4:14
Na een IIA-opruiming, hapuitleiding, labelovererving en een ingeklapt machtigingsmodel gaven ze dezelfde prompt opnieuw.
4:22
Nieuw antwoord, correcte verwijzingen, verschil kleiner.
4:26
Niet omdat de AI slimmer werd, maar omdat de grond niet meer onder de grond lag.
4:30
Voordat we verder gaan, moet je de schaal begrijpen.
4:33
Elke dag komt er meer bij in je tenant.
4:36
Miljarden bestanden in de cloud.
4:39
Miljoenen sites die worden geboren en vervolgens hun eigen weg gaan.
4:42
Die groei is niet slecht.
4:43
Het is onverschillig.
4:45
Zonder levenscyclus wordt het een moeras.
4:47
Met een levenscyclus, test, archiveer, verwijder.
4:50
Dan ontstaat er een stroming.
4:51
AI zwemt beter in een stroming.
4:53
De gamechanger waar niemand het over heeft, is dit.
4:56
Co-pilot kan je structuur niet repareren.
4:58
Het kan die alleen weer spiegelen.
5:01
Automatische klassificatie helpt, maar als je een bibliotheek overspoelt met ruis,
5:06
labelt het model die ruis goed.
5:08
Je krijgt precieze chaos.
5:09
En door overmatig gebruik van beperkingen dwing je het om bruggen te hallucineren
5:13
over gaten die je zelf hebt gegraven.
5:15
Als je verder niets onthoudt, onthoud dan dat deze AI je gedachten niet kan lezen.
5:19
Het leest je rommel.
5:21
Ruim het huis op en het klinkt wijs.
5:23
Laat het maar ronddrijven en het zal je stem overnemen terwijl het je mensen misleidt.
5:28
Dan nu het eerste wezen.
5:31
Toestemmingsdrift.
5:33
Ontgrendel de deuren in een stilhuis.
5:36
Wezen 1.
5:37
Toestemmingsdrift.
5:38
Ontgrendel de deuren in een stilhuis.
5:40
Beheerder, hoor je het nu?
5:42
Scharnieren die nooit piepen.
5:43
Deuren die vanzelf opengaan.
5:45
Toestemmingsdrift is niet luidruchtig.
5:47
Het is geduldig.
5:49
Het wacht.
5:49
En door die kloof zijpelt de waarheid door.
5:53
Waarom dit belangrijk is, is simpel.
5:56
Wanneer de overerving verbroken wordt, verdwijnt ook je audit trail.
6:00
Je denkt dat zeileden iets duidelijks betekenen.
6:02
Dat is niet zo.
6:04
Geneste groepen trekken onbekenden aan.
6:07
Verstoringen op itemniveau veranderen een nette ruimte in een dolhof.
6:11
Externe shares brengen de kou binnen.
6:14
Spookeigenaren verdwijnen uit het oude systeem, maar hun sleutels werken nog steeds.
6:19
En dan wordt iedereen die dit gezien heeft een gok, een vaag antwoord, een leugen die je niet kunt ontmaskeren.
6:24
Iets wat de meeste mensen over het hoofd zien.
6:28
Complexiteit lijkt op controle.
6:29
Dat is het niet.
6:31
Complexe geneste Azure AD groepen beloven elegantie.
6:34
Ze creëren blinde vlekken.
6:37
Een teamsite die tijdelijke map deelde via een link een bibliotheek met één bestand waarvan de overerving in 2019 verbroken werd.
6:45
Een aannemer die voor een week was toegevoegd en nu op 300 schijven staat.
6:48
Verschuiving is geen eenmalige gebeurtenis.
6:50
Het is een langzame aantrekkingskracht.
6:52
Een vloedgolf die je huis centimeter voor centimeter verplaatst totdat de kaart niet meer klopt.
6:56
Wat je moet doen is bot.
6:58
Je hebt twee scherpe vragen nodig.
7:00
Wie mag er toegang hebben en wie niet?
7:03
Voer beide vragen volgens een schema uit.
7:05
Site bibliotheek item, interne gastlink.
7:08
Vergelijk vervolgens.
7:10
Die delta is het wezen.
7:11
Het benoemt elke deur die je nooit had willen openen.
7:14
Het benoemt elke groep die een andere groep heeft opgeslokt en als een tweede huid heeft gedragen.
7:19
Dit drong tot me door toen een schone site 53 unieke machtigingen vertoonde.
7:24
Geen inbreuk, gewoon zwaartekracht.
7:26
Jarenlang steeds maar weer hetzelfde.
7:28
Dat is afdrijven.
7:29
Laat me je precies laten zien hoe je dat terugdraait.
7:32
Vouw inbreuken op itemniveau samen.
7:34
Standardiseer op groepsgebaseerde toegang.
7:37
Eigenaren, leden en bezoekers gekoppeld aan Azure AD groepen met duidelijke, menselijke namen.
7:44
Koppel gevoeligheidslabels aan die structuur.
7:46
Het label is dus geen sticker, maar een circuit dat, wanneer het label, vertrouwelijk delen met externe partijen, aangeeft.
7:53
De bron wordt getroffen.
7:56
Erf waar mogelijk.
7:58
Stuur uitzonderingen door naar een formeel aanvraagpad.
8:02
Registreer ze, verouder ze en verwijder ze.
8:05
Een praktische aanpak ziet er als volgt uit.
8:07
Maak een machtigingsmatrix voor een centrale hap en zijn spaken.
8:10
Sorteer op uniek.
8:13
Markeer alles met een link, iedereen met de link.
8:15
Verwijder die eerst en sorteer vervolgens op externe gebruiker.
8:20
Controleer contracten.
8:21
Verwijder spookgebruikers.
8:23
Rol vervolgens geneste groepen op.
8:25
Als een groep een andere groep bevat waarvan je het zakelijke doel niet kunt herleiden, maak deze dan plat of vervang deze door een directe koppeling.
8:32
Eindig met siteverzameling beheerders.
8:35
Als die lijst een vangnet is, heb je governance vervangen door bijgeloof.
8:38
Beperk het tot benoemde rollen met eigenaren die een verklaring afleggen.
8:42
Nu de snelle winst.
8:44
Blokkeer het ad hoc delen van items op tenant- en site-niveau voor gevoelige labels.
8:49
Dwing delen af op basis van personen, niet op basis van links.
8:53
Schakel maandelijkse rapporten in voor links met een hoog risico.
8:56
Controleer en trek in.
8:59
Verrijs twee eigenaren per team met een verklaring van 180 dagen.
9:03
Eigenaren die geen verklaring afleggen, verliezen de sleutels.
9:07
Het huis stopt met drijven wanneer mensen het gewicht van de deur voelen.
9:11
Veelgemaakte fouten, eenmalige uitzonderingen die nooit verdwijnen.
9:16
Tijdelijke toegang voor leveranciers zonder einddatum.
9:19
Migratiefouten die hele bibliotheken met een verbroken overerving achterlieten omdat een checklist aangaf dat het klaar was.
9:28
En het ergste, je verschuilen achter beperkte toegangscontrole om co-piloten uit te hongeren terwijl verouderden linkswijd open blijven staan.
9:36
Je hebt de voordeur op slot gedaan en de achterdeur open laten staan.
9:39
Een klein verhaal.
9:40
Een beheerder vroeg co-pilot om een samenvatting van een NDA workflow voor partners.
9:44
Het programma verwees naar een openbare SharePoint pagina en een concept Word document.
9:48
Beide onjuist.
9:50
Het huidige proces was afgeschermd in een project site met een label dat indexering voor de meeste gebruikers blokkeerde.
9:56
Na het opruimen van afwijkingen, het samenvoegen van onderbrekingen, het afstemmen van labels op sites en het verplaatsen van het beleid naar een hap met beperkte zichtbaarheid,
10:05
gaf dezelfde prompt de huidige sop met de juiste verwijzingen terug.
10:09
Geen slimmere AI, maar minder fouten.
10:13
Als je niets anders onthoudt, onthoud dan dit afwijkingen maken van aditsrituelen van hoop.
10:17
Koppel toegang aan groepen, koppel groepen aan doelen, koppel doelen aan labels en zorg ervoor dat elke uitzondering volgens een vast schema verdwijnt.
10:25
De stilte zal je tegenwerken, maar als je dit eenmaal onder de knie hebt, valt alles op zijn plaats.
10:30
Nu stoppen de deuren met bewegen en dan verschijnt het volgende wezen.
12:03
Kamer zonder beheerder.
12:07
Verwees de teams waar regels vervagen.
12:11
Waar rot begint te grazen.
12:14
Wezen 2.
12:15
Verwees de teams.
12:16
Kamer zonder beheerder.
12:18
Regels vervagen.
12:20
Dan stoppen de deuren met bewegen.
12:22
En de kamers worden stil.
12:24
Verwees de teams.
12:26
Kamer zonder beheerder.
12:28
Regels vervagen.
12:30
Lichten flikkeren.
12:31
Connectoren blijven fluisteren in het donker.
12:34
Lags worden naar niemand verzonden.
12:35
Bestanden synchroniseren nog steeds met laptops die afgelopen winter het bedrijf hebben verlaten.
12:40
Gesprekken bevriezen midden in een zin.
12:42
Geen eigenaar betekent geen ritueel.
12:45
Geen ritueel betekent geen einde.
12:47
En zonder einde glijdt het beleid weg als regen op glas.
12:51
Waarom is dit belangrijk?
12:52
Omdat de kamer blijft bestaan.
12:54
Een team is geen chat.
12:55
Het is een SharePoint site met tanden.
12:57
Het bevat kanalen, bibliotheken, tabladen, apps, externe gasten en tokens.
13:04
Wanneer eigenaren verdwijnen, vergeet het huis deze kamer op slot te doen.
13:08
De levenscyclus stopt met verbinden.
13:10
DLP bijt niet meer.
13:12
Retentie begint nooit te lopen.
13:15
En dat is wanneer het oude heilig wordt.
13:17
Het triviale wordt permanent.
13:19
Het gevoelige drijft onopgemerkt door synchronisatie en delen.
13:24
Wat de meeste mensen missen, is stille activiteit.
13:27
Inactief betekent niet leeg.
13:29
Apps plaatsen nog steeds berichten.
13:30
Flows schrijven nog steeds.
13:32
Bots archiveren nog steeds berichten.
13:33
Je ziet geen chat, dus je noemt het dood.
13:35
Dat is het niet.
13:36
Het is een onbeheerd systeem en onbeheerde systemen blijven werken voor iedereen die nog een sleutel heeft.
13:41
Ik laat je precies zien hoe je het kunt blootleggen.
13:43
Drie controles.
13:44
Ten eerste activiteit van de afgelopen 90 dagen.
13:47
Berichten, bestandsbewerkingen, vergaderingen.
13:49
Markeer teams die alleen op gebeurtenissen hebben.
13:51
Ten tweede, controle van de laatste eigenaar.
13:54
Eigenaren die ouder hebben verlaten, accounts hebben uitgeschakeld of een enkele eigenaar zonder backup.
13:59
Ten derde, het aantal externe gasten.
14:01
Kamers met veel gasten en geen eigenaren zijn risicovol.
14:05
Combineer deze in een label.
14:06
Geen eigenaar, veel gasten.
14:08
Die combinatie zou je de rillingen moeten bezorgen.
14:10
Het betekent dat er meer vreemden dan beheerders zijn.
14:13
Nu een stap die je deze week kunt uitvoeren.
14:14
Haal de inventaris van een team op met de datum van de laatste activiteit, het aantal eigenaren, het aantal gasten, de grootte van de verbonden SharePoint, site en actieve connectors.
14:23
Sorteer op geen eigenaar en oudste activiteit voor elk team.
14:27
Activeer een archiveringsworkflow.
14:30
Stel de voorrige eigenaren, hun manager en een aangewezen business unit leider op de hoogte.
14:35
Geef een duidelijke afbakening.
14:37
Wijs het eigenaarschap opnieuw toe en herformuleer het doel of accepteer het archiveringsverzoek.
14:40
Indien opnieuw toegewezen, verrijst dan twee eigenaren.
14:45
Bevestig het gevoeligheidslabel.
14:47
Herkoppel de levenscyclus en controleer de externe gasten.
14:50
Als de gegevens gearchiveerd zijn, exporteer ze dan naar een beheerde bibliotheek.
14:55
Pas de bewaartermijn toe, blokkeer het delen met derden en sluit de site af.
14:59
Bewaar de gegevens niet voor het geval dat een kerkhof is ook een plek in je huis.
15:04
Een klein verhaal.
15:05
Een projectteam is 18 maanden geleden opgeheven.
15:08
Geen afsluiting.
15:08
De connector van een externe tool bleef elke nacht laks schrijven.
15:12
Een gastleverancier had nog steeds toegang.
15:15
De laptop van een lid, die inmiddels opnieuw was geïnstalleerd, had een lokale synchronisatie van een financiële map.
15:20
Niets dramatisch, gewoon langzame, gestage lekbatten.
15:23
Nadat we de controles hadden uitgevoerd 90 dagen stilte, laatste eigenaar 0, aantal gasten 5,
15:29
hebben we het team gearchiveerd, de gegevens het bewaard en de gasten verwijderd.
15:33
We hebben een co-pilot melding over de facturering van leveranciers opnieuw uitgevoerd.
15:37
Voor de opruiming verwees deze naar de oude kanaal notices en een verouderde spreadsheet.
15:42
Na de opruiming en een hersteld eigenaarspaar in het opvolgende team, verwees de co-pilot naar de nieuwe shop en het huidige grootboek.
15:49
Geen magie, gewoon hersteld beheer.
15:53
Nu de snelle successen.
15:54
Schakel automatische vervaldatum in voor inactieve teams met eigenaarsattestatie elke 180 dagen.
16:01
Aanmaakbeleid
16:02
Verrijs twee eigenaren bij de geboorte
16:05
Dwing een doelveld af bij het aanmaken van een project, afdeling of community, gekoppeld aan de levenscyclusregels.
16:13
Schakel het toevoegen van connectoren uit tenzij er eigenaren zijn.
16:18
Blokkeer gastoegang wanneer er geen eigenaar is voor een test.
16:22
Als een team zijn beheerders niet kan bewijzen, kan het geen buitenstaanders ontvangen.
16:26
Veelgemaakte fouten, teams die in de parkeerplaats belanden waar ideeën sterven, projecten die worden afgerond zonder een afscheidstap, zombie-connectoren, jira, e-mail naar kanalen, verouderde bots die nog steeds naar lege gangen schrijven en, het ergst van alles, het achterlaten van een heldhaftige eigenaar die op brand ontslag neemt en de sleutels meeneemt.
16:49
Zo raken kamers verweest.
16:52
Niet door lawaai, maar door verwaarlozing.
16:54
Als je niets anders onthoudt, onthoud dan dit.
16:59
Een kamer zonder beheerder is een risico zonder naam.
17:02
Geef het een naam.
17:03
Dwing een keuze af.
17:05
Vernieuw met een doel of neem afscheid met bewijs.
17:09
Zodra je dat doet, trek de mist op en dan ontwaakt het moeras.
17:13
Rotte data, gevoed door wat overblijft.
17:16
Wezen 3, rotte data.
17:18
Redundant, verouderd, triviaal.
17:21
Voed de mist.
17:22
En dan het moeras.
17:24
Rotte data.
17:26
Redundant, verouderd, triviaal.
17:28
Het lijkt onschuldig.
17:30
Kleine bestanden.
17:31
Oude versies.
17:32
Final 7.
17:33
Final V8.
17:35
Echt stapels kopieën in diepe, scheve mappen.
17:39
Maar dit is de mist die het signaal verstikt.
17:41
Zoeken ademt het in.
17:42
Copilot drinkt het.
17:44
En de antwoorden komen terug.
17:46
Dik.
17:46
Traag.
17:47
Fout.
17:48
Waarom dit belangrijk is, is duidelijk.
17:51
Verrotting stilt de aandacht.
17:52
Het stilt precisie.
17:54
Versiestapels verstikken de huidige waarheid.
17:57
Verouderde kopieën liggen dichter bij het pad dan de live opname.
18:00
Het model landt op wat gemakkelijk is, niet op wat juist is.
18:03
En zodra de mist dicht wordt, beginnen de beste mensen van je huurders te handelen op basis van geheugen, niet op basis van bewijs.
18:10
Dan voelen de slechte beslissingen normaal aan.
18:13
Ze klinken kalm.
18:14
Ze dragen jouw badge.
18:15
Iets wat de meeste mensen over het hoofd zien.
18:17
Geschreven groeit door wrijving.
18:19
Te veel velden aan de poort.
18:21
Te veel ceremonie voor klein werk.
18:24
En gebruikers glippen weg in mappen.
18:26
Ze bouwen ladders van diepte.
18:28
Tien niveaus diep.
18:29
Namen die liegen.
18:31
Archief dat nog steeds zinkt.
18:32
Oud werk wordt bewaard voor het geval dat, totdat, voor het geval dat, per ongeluk beleid wordt.
18:38
Het moeras rekent niet.
18:40
Het wacht.
18:41
Diep, stilvoedend.
18:42
Laat me je precies laten zien hoe je het blootlegt.
18:45
Voer een contentinventarisatie uit van je meest gebruikte bibliotheken.
18:49
Verzamel de leeftijd.
18:50
Grote, laatst gewijzigd en laatst geopend.
18:52
Voeg dubbele hesjes toe om identieke bestanden te vinden.
18:55
Groep weer op peddiepte om de diepste nesten te ontdekken.
18:59
Wijs vervolgens elk cluster toe aan een bewaarkategorie.
19:02
Records die je moet bewaren.
19:03
Referenties die je zou moeten bewaren.
19:05
Triviale bestanden die je moet verwijderen.
19:07
Niet gissen, niet discussiëren.
19:09
Laat de statistieken de vorm bepalen.
19:11
Nu de stap die het water helder maakt.
19:13
Begin met de uiteindelijke chaos.
19:15
Gebruik dubbele hesjes en vage naamovereenkomsten om bijna duplicaten samen te voegen.
19:20
Hou het kanonieke record gekoppeld aan een content type.
19:23
Verwijder de schaduwen.
19:25
Snijd vervolgens de versiestapels weg.
19:27
Beperk het aantal hoofdversies tot een redelijk aantal.
19:30
Verwijder subversies van bibliotheken die nooit bedoeld waren als ontwerp repositories.
19:35
Val vervolgens de diepte aan.
19:37
Dwing een hub- en spookstructuur af met slanke metadata, zodat gebruikers geen ladders nodig hebben.
19:45
Slechts twee verplichte velden, doel en type.
19:47
Zorg dat ze met twee klikken ingevuld kunnen worden in plaats van dat het een vervelende klus wordt.
19:52
Start ten slotte de timer.
19:53
Stel de standaard bewaartermijn in 30 dagen voor concepten in werkbibliotheken, 180 dagen voor referentiedocumenten in teamomgevingen en 7 jaar voor records in beheerde bibliotheken.
20:04
Als de timer loopt, trekt de mist op.
20:07
Een klein voorbeeld.
20:08
We hebben dit opschoonplan al eerder in een afdelingshub uitgevoerd.
20:11
Een zoekopdracht naar onkostenbeleid leverde 12 resultaten op pagina 1 op.
20:16
8 daarvan waren verouderd, 2 waren concepten.
20:19
Het actuele record stond op pagina 2, verborgen door de hoeveelheid informatie en dubbele namen.
20:23
Nadat de duplicaten waren verwijderd, versies waren opgeschoond, labels waren toegevoegd en de timer liep, voerden we dezelfde zoekopdracht uit met 2 actuele resultaten.
20:32
De variantie van de antwoorden van Co-Pilot daalde.
20:34
De nauwkeurigheid van de citaties steeg.
20:36
Niet omdat het model een geheim had ontdekt, maar omdat het moeras zijn voedsel kwijt was.
20:40
Snelle successen die je deze week kunt behalen, publiceer een driedelige terminologie voor doel.
20:45
Registreer referentiedocumenten in werkomgevingen.
20:48
Koppel 2 verplichte velden aan je kernbibliotheken, inhoudstype en doel.
20:53
Stel de standaard bewaartermijn in voor de 3 bibliotheken met het hoogste volume.
20:58
Verwijder versies boven de 20 in niet-record bibliotheken en voer wekelijks een rapport met dubbele hesjes uit om het laatste V7 wezen uit te hongeren voordat het zich nestelt.
21:07
Veel gemaakte fouten, 13 velden verplicht stellen vanaf dag 1.
21:11
Oude content massaal taggen met leugens om de validatie te doorstaan.
21:17
Gebruikerstraining overslaan, zodat mensen de beerput blijven voeden met diepe mappen.
21:21
En het ergste van alles, geloven dat AI afval in schatten zou klassificeren.
21:26
Dat zal het niet doen.
21:27
Het zal het afval snel taggen als je niets anders onthoudt.
21:30
Onthoud dit, Hottie is de mist die leugenszachtaardig doet klinken.
21:38
Verdrijf de mist en het huis kan eindelijk ademen.
21:41
Verdrijf de mist en je zult vormen aan de rand zien bewegen.
21:44
Schaduwbeelden, verdwaalde wezens die vanuit de kou zijn binnengewandeld.
21:48
Hun beurt is nu.
21:50
Welk wezen?
21:51
Schaduwbeelden, verdwaalde wezens die vanuit de kou binnenwandelen.
21:56
En dan zie je ze.
21:58
Verdwaalde wezens, schaduwbeelden, geboren uit autonomie zonder vangrails.
22:04
Een ingediend formulier, een gemist selectievakje, een schabloon zonder doel gekloond.
22:09
Elk klein onschadelijk.
22:11
Dan honderden, dan achthonderd sapwebsites met één bestand, één eigenaar, één stille verschuiving.
22:18
Ze schreeuwen niet, ze echoen.
22:20
En de echo vervormt je kaart.
22:22
Waarom dit belangrijk is, is simpel.
22:24
Elke verdwaalde is een nieuwe deur, een parallele structuur, een gedupliceerde set machtigingen.
22:31
Zoeken bewandelt nu twee paden naar hetzelfde idee en retourneert beide per ongeluk.
22:36
Gebruikers vallen voor de kopie die het dichtst bij hun hand is.
22:40
De live record blijft hongerig terwijl een schaduw klikken, links en vertrouwen krijgt die nooit verdiend zijn.
22:46
Dit is geen kwaadaardigheid.
22:47
Het is groei zonder botten.
22:49
Iets wat de meeste mensen over het hoofd zien.
22:52
Wildgroei voelt als snelheid.
22:55
Zet een site op, lanceer hem totdat de links breken, de eigenaar vertrekt en de pagina die je nodig hebt zich drie haps verderop bevindt met dezelfde naam en een ander label.
23:04
En dan landt de co-piloot op welke?
23:07
Degene die hij kan zien, niet degene met de goedkeuring.
23:10
De leugen is stil, maar hij landt.
23:12
Laat me je precies laten zien hoe je ze kunt opsporen.
23:15
Begin met een export van de site directory.
23:17
Haal de titel, URL, template, eigenaar, laatste activiteit, aantal items en of het aan een hap is gekoppeld op.
23:23
Sorteer op geen hap, laag aantal items en verouderde activiteit.
23:28
Die rijen zijn je verdwaalde pagina's.
23:30
Groepeer vervolgens op naamgevingspatronen, teams die oude schablonen hebben gekloond, commissies die in een mum van tijd microsites hebben gecreëerd.
23:38
Je ziet families van fragmenten.
23:40
Dat is je consolidatiekaart.
23:42
Nu het verleden dat ze terugbrengt.
23:44
Ga van subsites naar een hap en spookontwerp.
23:48
Definiëer doelsjablonen.
23:51
Afdeling, project, community, elk bindend gevoeligheidslabel, DLP, standaard bewaartermijn en twee verplichte velden.
24:01
Capsite type, geen op maat gemaakte sneeuwvloeken zonder beoordeling.
24:05
Creëer één intake pad dat doel- en data-eigenaar bij de aanmaak verzamelt.
24:09
Elke nieuwe site sluit zich aan bij een hap waar globale navigatie, scooptse arg- en labelovererving de site op zijn plaats houden.
24:17
Geen enkele adoptiesite verlaat de hap zonder reden en een beheerder.
24:21
Een voorbeeld dat je kunt ervaren.
24:23
Een afdeling had 12 microsites voor beleidsfragmenten.
24:26
Losse pagina's, één eigenaar per pagina, geen hap.
24:29
De zoekopdracht leverde vijf resultaten op voor reisbeleid.
24:32
Allemaal verwante pagina's, allemaal op kleine, kostbare puntenfout.
24:36
We hebben ze samengebracht in een beleidshub, de inhoud geïntegreerd in een overzichtelijke informatiearchitectuur, labelovererving ingesteld en de weespagina's afgesloten.
24:48
Voorheen vijf resultaten, drie verouderd na één kanonieke pagina, één archiefmelding.
24:53
Copilots vastgelopen systeem stopte met heen en weer springen tussen klonen.
24:56
Snelle successen nu. Automatiseer NA-aamgevingsprefixen op basis van doel, suffixen op basis van regio of projectcode.
25:04
Dwing sjabloonkeuze af bij het aanmaken.
25:07
Geen lege site.
25:08
Verrijs velden voor eigenaar en beheerder.
25:11
Beide echte gebruikers.
25:12
Beide worden 180 dagen getest.
25:15
Schakel het aanmaken van subsites uit voor de gehele tenant.
25:18
Publiceer een site directory die iedereen kan zien met zichtbaar eigenaarschap.
25:22
Schaamte is een stille controle.
25:23
En controleer maandelijks de hubsites.
25:26
Verdwaal de sites gedijen in het donker.
25:28
Doe het licht aan.
25:29
Veel gemaakte fouten.
25:31
Subsite nostalgie.
25:32
We hebben het altijd zo gedaan.
25:34
Governance commissies die 13 velden eisen en de adoptie belemmeren.
25:39
Parallelle structuren.
25:40
Twee sites voor hetzelfde team omdat iemand de URL kwijt is.
25:45
En het ergste van alles schaduw sites laten voortbestaan omdat het later opruimen duur lijkt.
25:51
Later kost altijd meer.
25:53
Als je niets anders onthoudt, onthoud dan dit.
25:55
Verdwaalden zijn geen vrije ruimte.
25:57
Het is schuld.
25:59
Consolideer in knooppunten.
26:01
Bind labels bij de geboorte.
26:04
Maak van doelenveld geen gevoel.
26:06
Zodra de verdwaalden stoppen met rondwalen, stoppen de spiegels met vervormen.
26:10
En dan ontmoet je het masker.
26:22
Vreemd.
26:51
Oké.
26:51
Vreemd.
27:21
Oké.
27:42
De kalme stem van de co-piloot draagt jouw gezicht.
27:45
De hallucinatie.
27:48
Een schaduw draagt jouw gezicht.
27:51
Beheerder, hoor je het nu?
27:54
Jouw eigen toon, zacht en zelfverzekerd.
27:58
Een schaduw draagt jouw gezicht.
27:59
Hallucinatie is geen waanzin.
28:02
Het is wiskunde in het donker.
28:04
De co-piloot baseert zich op wat hij kan bereiken.
28:08
Honger hem uit met overijverige, beperkte contentontdekking en beperkte toegangscontrole.
28:13
En hij gokt over de gaten heen.
28:16
Verdrink hem in permisje even wildgoei en hij middelt het lawaai.
28:20
Twee paden, dezelfde klif.
28:22
Het antwoord klinkt zelfverzekerd, omdat dat is wat taal doet als ze zeker weet dat ze in de verkeerde kamer is.
28:28
Wat de meeste mensen missen, is het verband tussen bestuur en waarheid.
28:33
Je lost hallucinaties niet op met een slimme aanwijzing.
28:36
Je repareert de vloer.
28:37
Lean IIA zodat concepten één thuis hebben.
28:39
Labels die overeen komen met het risico.
28:42
DLP dat kveel bij de bron blokkeert.
28:44
Retentie die een bepaalde dag omzet in datums op een kalender.
28:48
En dan meet je het.
28:49
Laat me je precies laten zien hoe je het kunt bewijzen.
28:52
Voer gekoppelde prompts uit voor en naar de opschoning.
28:55
Gebruik dezelfde tenant, dezelfde query.
28:57
Hetzelfde gebruikersprofiel.
29:00
Vat het retourproces voor elektronica samen voordat je citaten, links en antwoordvariantie vastlegt over drie runs.
29:07
Je zult zien dat er PDF's uit 2019 zijn, concepten in diepe mappen, een vergrendelde pagina uit 2024 die de gebruiker niet kan zien na de rituele hab uitleiding en labelovererving.
29:20
Voer na het samenvoegen van machtigingen en het verwijderen van verouderde gegevens dezelfde prompt uit om citaten te registreren.
29:26
Je zult minder bronnen zien, recentere datums, pagina's in de juiste hap met labels die overeen komen met het risico.
29:32
variantie daalt, geen magische fundering.
29:36
Meet drie dingen, citatie precisie, het percentage referenties dat verwijst naar actuele gezaghebbende pagina's.
29:43
antwoordvariantie, hoeveel het antwoord verandert bij herhaalde runs.
29:48
toegangsmismatch, hoe vaak citaten verwijzen naar inhoud die de gebruiker niet kan openen.
29:54
Als de precisie toeneemt, de variantie afneemt en de mismatch nul wordt, heb je het model geen trucje geleerd.
30:00
Je hebt het systeem geleerd om niet meer te liegen.
30:03
Een voorbeeld, een supportteam vroeg, wat is ons escalatiepad voor mislukte RMA's?
30:09
Voordat Copilot een Outlook, Fred en een wikipagina aanhaalde die voor het laatst in 2022 was geraadpleegd, beide zichtbaar.
30:17
Het werkelijke proces speelde zich af in een afgesloten team met een label dat de vindbaarheid belemmerde.
30:22
Na de implementatie van Governance werd de software plaatst naar een servicehap, het content type werd in kaart gebracht en het juiste gevoeligheidslabel werd toegepast,
30:29
waardoor de supportgroep de informatie alsnog kon vinden.
30:32
Copilot verwees naar de sop van de hap en een actuele checklist.
30:35
Hetzelfde model, maar op een andere manier.
30:38
Snelle successen
30:39
Stel criteria vast voor de acceptatie van antwoorden.
30:43
Geen bronvermelding, geen vertrouwen.
30:46
Verrijs minstens twee gezaghebbende bronnen voor onderwerpen met een gemiddeld risico.
30:49
Eén voor onderwerpen met een laag risico.
30:51
Handmatige beoordeling voor onderwerpen met een hoog risico.
30:54
Schakel menselijke tussenkomst in bij beslissingen die financiële, toegangs- of juridische gevolgen hebben.
30:59
Bouw een feedbackloop
31:00
Een afwijzende reactie leidt tot een herziening van zowel het antwoord als de onderliggende redenen.
31:06
Beheer de toegang tot labels en bewaar de machtigingen.
31:09
Als het antwoord mislukte omdat het systeem loog, repareer dan het systeem niet te prompt.
31:14
Veelgemaakte fouten verwachten dat AI onzin als waarheid klassificeert.
31:18
RCD-overmatig gebruiken totdat zoeken en co-piloot vastlopen en dan het model de schuld geven.
31:24
Gevoelige blootstellingskaarten negeren waar labels niet overeen komen met het werkelijke risico.
31:30
En erger nog, hallucinaties als bijna goed genoeg beschouwen omdat ze goed leesbaar zijn.
31:35
Bijna goed genoeg is hoe fouten beleid worden.
31:38
Als je niets anders onthoudt, onthoud dan dit.
31:41
De schaduw draagt je gezicht wanneer je systeem een masker draagt.
31:44
Verwijder het masker.
31:45
Koppel IIA aan hubs.
31:47
Koppel de levenscyclus aan het doel.
31:48
Koppel labels aan risico.
31:50
Koppel DLP aan exitpunten.
31:52
Koppel retentie aan tijd.
31:53
Doe dit.
31:54
En wanneer de co-piloot spreekt, klinkt het als jouw omdat hij met beide benen op de grond staat.
31:58
Dat is eindelijk waar.
31:59
De binding.
32:00
Het bestuursritueel dat stand houdt.
32:03
Beheertools zullen je niet redden.
32:06
Rituelen worden herhaald, beheerd en gemeten.
32:08
Zo hou je het systeem in stand.
32:10
Waarom dit belangrijk is, is simpel.
32:12
Je kunt een app niet overtreffen.
32:15
Je koppelt gedrag aan structuur.
32:16
Dus de afdwaling stopt.
32:18
Kamers krijgen beheerders.
32:19
Het moeras droogt en verdwaalde dieren keren terug naar huis.
32:23
Het ritueel bestaat uit vijf onderdelen.
32:26
Informatiearchitectuur.
32:27
Levenscyclus.
32:28
Gevoeligheidslabels.
32:30
DLP.
32:31
Retentie niet als slogans, maar als circuits.
32:35
Wanneer er één beweegt, gaan de anderen aan de slag.
32:38
Begin met informatiearchitectuur.
32:42
De centrale haps als ankers spaken per doel, afdeling, project, community, services.
32:51
Elke hap heeft een duidelijke kaart, een topnavigatie die aansluit bij hoe mensen vragen stellen,
32:56
niet bij hoe organigrammen eruit zien.
32:58
Inhoudstypen zijn beperkt en benoemd in menselijke woorden.
33:02
Beleid, SOP, record, werkdocument, twee verplichte velden, doel- en inhoudstype.
33:08
Dat is alles, de rest is optioneel, wordt gesuggereerd en is eenvoudig.
33:12
Dit is een stijger, geen last.
33:14
Wanneer IIA gestroomlijnd is, stoppen mensen met het bouwen van mappeladders.
33:17
Zodra je dat onder de knie hebt, valt alles op zijn plaats, omdat elk concept één thuis heeft en elk thuis één pad.
33:25
De levenscyclus is huidig, creëren, testen, archiveren, verwijderen.
33:32
Geboorte heeft regels.
33:34
Twee eigenaren verklaren het doel.
33:36
Schabloon gekozen.
33:38
Na 180 dagen bevestigen de eigenaren.
33:41
Is dit nog steeds levend?
33:42
Als het antwoord ja is, bevestigen ze het label, de gasten, de connectoren en het doel.
33:46
Zo nee, dan activeren ze het archiveringsproces.
33:49
Archivering is geen dump.
33:50
Het is een actie met bewijs.
33:52
Exporteer records naar een beheerde bibliotheek.
33:55
Pas bewaar termijnen toe.
33:56
Vergrendel delen.
33:57
Sluit de site buiten gebruik.
33:59
De verwijdering verloopt volgens schema met bewijs, een beoordeling van de verwijdering, een logboek en een handtekening.
34:05
De levenscyclus maakt van later een concrete datum, geen wens.
34:09
Gevoeligheidslabels zijn de huid, strak en gekoppeld aan risico's, niet aan stemmingen.
34:15
Labels zijn gekoppeld aan sites en bibliotheken, niet alleen aan bestanden.
34:20
Openbaar, intern, vertrouwelijk, beperkt.
34:24
Elk label activeert controles die je kunt voelen.
34:27
Vertrouwelijk blokkeert links van iedereen, dwingt delen af door personen en beperkt externe gasten tot benoemde domeinen.
34:33
Labels worden doorgegeven in de boomstructuur, van site naar bibliotheek naar bestand, tenzij een bestand hoger wordt geplaatst door inhoudsinspectie.
34:43
Automatisch toepassen waar mogelijk via trainbare-classificatiesystemen.
34:47
Detecteer persoonsgegevens, contracten, financiële gegevens, maar behandel klassificatiesystemen als verkenners, niet als rechters.
34:53
Eigenaren bevestigen wanneer er veel op het spel staat, DLP is het geschud, het bevindt zich bij de uitgangen, patroonpakketten vangen overduidelijke fouten op, creditcards, BSNs, gezondheidsgegevens.
35:05
Context maakt de impact groter, blokkeer het uploaden van salarisspreadsheets naar teams met externe gasten.
35:12
Waarschuw eigenaren wanneer een vertrouwelijk bestand buiten de groep wordt gedeeld.
35:16
Verrijs een zakelijke rechtvaardiging voor uitzonderingen en stuur het transcript naar de beheerder.
35:21
DLP zeurt niet.
35:23
Het stopt kveel bij de bron en maakt een mens wakker.
35:27
De parasiet die zich voordoet als betrouwbaar, hdlp omdat hij niet langs een deur kan glippen die tegenspraak biedt.
35:34
Bewaring is tijd.
35:35
Koud, eerlijk en definitief.
35:38
Standaardwaarde per inhoudstype, niet per gevoel.
35:40
Werkdoek 30 dagen in conceptbibliotheken, tenzij gepromoveerd.
35:45
Referentie 180 dagen in 10 bibliotheken, tenzij verlengd.
35:49
Registratie 7 jaar in beheerde bibliotheken of wat de regelgeving ook voorschrijft,
35:52
met juridische bewaartermijnen paraat.
35:54
Bewijs van verwijdering maakt deel uit van het ritueel.
35:58
Wanneer iets verdwijnt, kunt u aantonen wie, wanneer en waarom.
36:02
Bewaring zorgt ervoor dat Areld verhongert, omdat ooit een schema wordt waar je niet tegenin gaat.
36:08
Nu verbind je de banden met elkaar in een operationeel ritme.
36:13
Maandelijks worden de verschillen in machtigingen voor top-hubs en risicovolle sites gecontroleerd.
36:18
Unieke machtigingen worden beoordeeld.
36:20
Koppelingen met iedereen, externe gasten, dichte kieren, drie maandelijkse RO-opschoning,
36:26
inventarisatie, dubbele hesjes, diepterapporten, versies inkorten, dubbele bestanden samenvoegen,
36:32
verdwaalde bestanden herplaatsen.
36:35
Halfjaarlijkse eigenaarsverklaringen.
36:38
Elk team en elke site bewijst dat het twee eigenaren heeft, een doel, een label dat past bij het risico,
36:44
en gasten die de sniftest doorstaan.
36:46
Verkeerde naamgeving, sleutels kwijt.
36:48
Het huis stopt met afwijken wanneer de beheerders moeten spreken.
36:53
Vanrails bij de voordeur.
36:55
Een aanmaakbeleid met gevraagde rechtvaardiging, doelselectie en afgedwongen schablonen.
37:01
Twee eigenaren vereist.
37:03
Geautomatiseerde naamgeving op basis van doel en regio of projectcode.
37:07
Schablonen koppelen labels, DLP, retentie en IIA bij de aanmaak.
37:11
Controles zijn dus standaard, niet optioneel.
37:15
Geen enkele aanmaak van subsites verloopt via één pad dat wordt geregistreerd en zichtbaar is.
37:20
Wijzigingsbeheer is de olie, gerichte training, geen preek.
37:25
Hulpmiddelen die laten zien hoe verplichte velden in twee klikken kunnen worden ingevuld.
37:29
Korte video's die het waarom uitleggen.
37:32
Wat de meeste mensen over het hoofd zien is dat labels je beschermen, niet blokkeren.
37:38
Automatiseer waar wrijving pijn doet.
37:40
Gebruik automatische suggesties voor metadata.
37:42
Vul vooraf in op basis van het doel van de site.
37:45
Geef alleen een waarschuwing als er een reëel risico is.
37:48
En geef beheerders dashboards die ze kunnen lezen.
37:51
Anomalie en in-site toegangsrechten.
37:54
Gastelijsten.
37:54
RO-trends.
37:56
Als ze het huis kunnen zien, houden ze het.
37:58
Bewijs zorgt ervoor dat het ritueel eerlijk blijft.
38:01
Voer audits uit en bewaar ze.
38:03
Toegangsverschillen die laten zien wie wel en wie niet toegang mag hebben.
38:06
Met delta's die maand na maand kleiner worden.
38:08
Voor- en na zichtkaarten die van spaghetti naar een hap- en spookstructuur verschuiven.
38:12
Logboeken met promptresultaten die laten zien dat de nauwkeurigheid van citaties toeneemt en de variantie van antwoorden afneemt.
38:20
Verbeter de zoeknauwkeurigheid waarbij pagina 1 gezaghebbend wordt in plaats van toevallig.
38:25
Dit zijn geen ijdelheidsgrafieken.
38:27
Dit is de hartslag.
38:28
Als de hartslag afvlakt, is het ritueel mislukt.
38:31
Aanpassen.
38:31
Herhalen.
38:33
Beperkingen.
38:34
Wees eerlijk.
38:35
Automatische klassificaties missen uitzonderingen.
38:39
Labels werken niet als eigenaren niet bevestigen.
38:41
DLP kan overmatig blokkeren als je hebzuchtig bent.
38:44
Retentie leidt eronder als de cultuur hamsteren.
38:48
Daarom zitten mensen op de plekken waar het er echt toe doet.
38:51
Records managers keuren verwijderingen goed.
38:54
Beheerders geven hun goedkeuring aan uitzonderingen.
38:56
Compliance controleert de pieken.
38:58
Het ritueel wordt door mensen geleid en ondersteund door tools.
39:01
Niet andersom.
39:02
En hier is de laatste stille valkuil.
39:05
Verantwoordelijkheid.
39:06
Elke hap heeft een eigenaar en een beheerder.
39:09
Namen.
39:10
Gezichten.
39:10
Zij bevestigen.
39:12
Zij ontvangen meldingen.
39:14
Zij keuren uitzonderingen goed.
39:17
Zij krijgen de eer wanneer de precisie toeneemt en de variantie afneemt.
39:20
Wanneer de huishoudens verdwijnen, komt dat doordat iemand ze in bezit had.
39:24
Doe dit en de wezens verliezen hun voedsel.
39:26
Drift loopt tegen een muur van groepsgebaseerde toegang aan.
39:30
Verwees de kamers verdwijnen volgens schema of herleven met een doel.
39:33
Een weg wordt dunner onder klokken en licht.
39:36
Verdwaalde wezens vinden een hap en een naam.
39:38
En de co-piloot, niet langer uitgehongerd of verdronken, stopt met gissen en begint te speuren.
39:45
Dezelfde AI, andere omgeving.
39:49
Het ritueel vereist onmiddellijke acties.
39:51
Doe dit voordat je meer AI inschakelt.
39:55
Voer een permissieverschilanalyse uit op je vijf belangrijkste haps.
40:00
Wie mag en wie zou moeten?
40:02
Sluit de grootste verschillen vandaag nog.
40:04
Schakel ad hoc item links uit voor vertrouwelijke items en hoger.
40:08
Dwing delen af door mensen.
40:10
Stel twee eigenaren in met een attestatie van 180 dagen.
40:13
Publiceer twee verplichte velden, doel- en inhoudstypen en een drieledige terminology set.
40:19
Pas standaard bewaring toe op uw drie bibliotheken met het hoogste volume.
40:24
Archiveer één verweest team volledig met bewijs.
40:28
Voer dezelfde co-pilot prompts opnieuw uit en vergrendel de citatieprecisie en variantie.
40:33
Het huis staat overeind als je de kernwaarheid toepast.
40:36
AI kan een kapot huis niet repareren.
40:39
Het weerspiegelt het alleen maar.
40:40
Governance vormt de basis, zodat antwoorden niet langer liegen.
40:45
Als u de live walkthrough van de vijf bins wilt zien met echte audits, kaarten en prompt logs, abonneer u dan nu.
40:51
Dan kunt u de volgende aflevering bekijken waarin we co-pilot uitvoeren in een schone tenant en luisteren naar de stilte.
40:57
TV Gelderland 2021