Latest / M365.FM – Microsoft 365, Copilot & KI Podcast auf Deutsch / Warum Aufgabenlisten scheitern: Eisenhower-Matrix, Microsoft 365 und Copilot gegen Beschäftigungsillusion (KI-Synchronfassung)

Transcript

Warum Aufgabenlisten scheitern: Eisenhower-Matrix, Microsoft 365 und Copilot gegen Beschäftigungsillusion (KI-Synchronfassung) · M365.FM – Microsoft 365, Copilot & KI Podcast auf Deutsch

• 0:00
  Bereit für 10 Tage Microsoft 365 Co-Pilot KI, Azure und die Menschen, die die Zukunft der Arbeit gestalten?
• 0:07
  Diesen Januar ist die M365-Con zurück und zwar noch größer.
• 0:12
  Seien Sie dabei bei Live-Sessions, Demos aus der Praxis und erfahren Sie praktisches Wissen von MVPs und Branchenexperten aus aller Welt.
• 0:18
  Keine generischen Folien, keine endlosen Schlagworte.
• 0:21
  Wir stellen uns den echten Herausforderungen.
• 0:23
  Co-Pilot Studio, KI-Agents, Fabric, Sicherheit, Governance und Automatisierung.
• 0:28
  Ganz gleich, ob Sie IT-Experte, Entwickler oder Führungskraft sind, es gibt für Sie passende Session-Sessions.
• 0:35
  An 10 vollen Tagen können Sie verschiedene Technologien kennenlernen und sich mit einer globalen Community vernetzen.
• 0:40
  Sehen Sie sich die Live-Übertragung an und nehmen Sie praktische Einblicke mit nach Hause in Ihr Unternehmen.
• 0:45
  Januar 2027, 10 Tage, eine Microsoft-Community. Die Registrierung ist ab sofort möglich.
• 0:52
  Gehen Sie noch heute dorthin.
• 0:54
  Das ist m3355con.net.
• 1:00
  Melden Sie sich jetzt unter m3355con.net an und wir sehen uns im Januar live.
• 1:05
  Nach einem langen Arbeitstag auch schon einmal Ihren Laptop zugeklappt und sich gefragt, Moment mal, was habe ich heute eigentlich geschafft?
• 1:09
  Sie sind nicht allein.
• 1:10
  Die meisten Berufstätigen verbringen mehr Zeit damit, Aufgabenlisten zu jonglieren, als sie tatsächlich zu erledigen.
• 1:14
  Aber hier ist der Clou.
• 1:15
  Es geht nicht darum, mehr zu tun, sondern darum zu entscheiden, was am wichtigsten ist und sich dann von den richtigen Tools bei der Erledigung helfen zu lassen.
• 1:21
  Heute zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Eisenhowers zeitloser Priorisierungsmethode in Kombination mit Microsoft 365 Copilot-Überforderung überwinden und Klarheit schaffen können.
• 1:28
  Ganz ohne eine weitere Produktivitäts-App, die Sie einfach ignorieren würden.
• 1:31
  Die versteckte Falle von Aufgabenlisten.
• 1:33
  Es ist ein tolles Gefühl, etwas von seiner To-Do-Liste streichen zu können.
• 1:35
  Ein sauberes, kleines Häkchen, eine Linie durch den Text, vielleicht sogar eine digitale Konfetti-Animation, wenn die App großzügig ist.
• 1:42
  Aber hier stellt sich die Frage, wenn wir so viele Dinge abhaken, warum werden unsere Aufgabenlisten dann immer länger statt kürzer?
• 1:47
  Die Wahrheit ist, dass Listen uns das Gefühl von Produktivität vermitteln, während sie das eigentliche Problem stillschweigen verbergen, was wirklich wichtig ist und was nicht.
• 1:53
  Und genau da tappen die meisten von uns in die Falle.
• 1:55
  Wir sind zwar beschäftigt, kommen aber nicht sinnvoll voran.
• 1:58
  Denken Sie darüber nach, wie Ihre Liste normalerweise aussieht.
• 2:00
  Sie enthält alles Mögliche, von der Buchung eines Zahnarzt-Termins, über die Vorbereitung einer Kundenpräsentation bis hin zum Herunterladen eines Software-Updates.
• 2:05
  Alle diese Dinge liegen nebeneinander, als ob Sie gleich viel wiegen würden.
• 2:08
  Eine zweiminütige Besorgung wird direkt neben etwas gelegt, das sich monatelang auf Ihre Karriere auswirken könnte.
• 2:13
  Die Liste verrät Ihnen nicht, welche Aufgaben Ihre volle Aufmerksamkeit verdienen.
• 2:16
  Sie werden einfach immer weiter übereinander gestapelt und wenn Sie die Liste öffnen, überkommt Sie ein überwältigendes Gefühl von Druck.
• 2:21
  Der Instinkt sagt Ihnen, sich die niedrighängenden Früchte zu schnappen.
• 2:23
  Eine E-Mail-Lehrer, eine kleine Verwaltungsaufgabe abhaken, vielleicht noch die Rechnung schicken.
• 2:27
  Plötzlich haben Sie ein halbes Dutzend Dinge erledigt und es fühlt sich nach Fortschritt an.
• 2:30
  Doch bei Ihrem wichtigsten Projekt haben Sie sich keinen Zentimeter bewegt.
• 2:33
  Untersuchungen zeigen, dass ein erschreckend hoher Prozentsatz der Arbeitszeit bei vielen Berufstätigen etwa 70% für das Jonglieren,
• 2:39
  neu anordnen oder das Erstellen mehrerer Listen verwendet wird, anstatt die Arbeit selbst zu erledigen.
• 2:42
  Es ist, als würden Sie den ganzen Tag die Möbel in Ihrem Büro umstellen, statt sich hinzusetzen und den Bericht fertigzustellen.
• 2:47
  Sie haben definitiv Energie verbraucht, aber wo ist das wirkliche Ergebnis?
• 2:50
  Das ist die Illusion von Produktivität, die diese Listen liefern.
• 2:52
  Sie halten uns beschäftigt, aber nicht effektiv.
• 2:54
  Stellen Sie sich zwei Kollegen vor, um das zu verdeutlichen.
• 2:56
  Einer von Ihnen ist den ganzen Tag damit beschäftigt, schnell 20 Aufgaben abzuhaken,
• 3:00
  Posteingänge zu lehren, Posteingänge zu lehren, regelmäßig zu vereinbaren und Dokumente weiterzuleiten.
• 3:03
  Am Ende des Tages sieht seine Liste leer und zufriedenstellend aus.
• 3:06
  Die andere Person verbringt den Großteil des Tages damit, einen hochwertigen Projektvorschlag zu schreiben
• 3:10
  und sich auf ein wichtiges Kundengespräch vorzubereiten.
• 3:12
  Sie hat nur zwei Punkte abgehakt.
• 3:14
  Wenn wir nun fragen, wer mehr erreicht hat, liegt die Antwort auf die Hand.
• 3:16
  Zwei wichtige Aufgaben haben mehr Gewicht als 20 Belanglose.
• 3:19
  Aber die erste Person fühlt sich trotzdem besser,
• 3:21
  weil die lange Liste mit abgehackten Aufgaben dem Gehirn vorgaukelt, das große Fortschritt erzählt wird.
• 3:25
  Das ist das Kernproblem.
• 3:26
  Die meisten Aufgabenlisten reduzieren alles auf eine Ebene.
• 3:29
  Sie signalisieren keine Dringlichkeit, sie vermitteln keine Wichtigkeit.
• 3:31
  Sie stellen einfach nur die Rohdaten dar.
• 3:33
  Es ist fast so, als würde man alles ungeordnet in eine Tabellenkalkulation schreiben.
• 3:36
  Es erzeugt Unordnung, keine Richtung.
• 3:37
  Und wenn der Tag zu Ende geht, fragen sich viele von uns, wozu genau man all die Stunden gebraucht hat.
• 3:43
  Sie wissen, dass Sie viel zu tun hatten, Ihr Kalender ist voll,
• 3:45
  aber Sie haben Schwierigkeiten, einen sinnvollen Fortschritt zu finden.
• 3:47
  Hier ist ein typisches Szenario.
• 3:49
  Sie beginnen mit den besten Vorsätzen.
• 3:51
  Sie setzen sich nach Ihrem morgendlichen Kaffee hin,
• 3:53
  öffnen Ihre Lieblings-To-Do-App und beschließen, das Board aufzuräumen.
• 3:56
  Drei Stunden später sieht der Posteingang aufgeräumt aus.
• 3:58
  Sie haben auf ein Dutzend kurzer Anfragen geantwortet und ein Meeting verschoben,
• 4:01
  das nicht wirklich wichtig war.
• 4:03
  Aber das wichtigste Ergebnis, auf das Ihr Chef morgen angewiesen ist,
• 4:05
  ist immer noch nicht erledigt.
• 4:07
  Der Tag lässt Sie müde, aber unzufrieden zurück,
• 4:09
  als hätten Sie auf der Stelle getreten.
• 4:11
  Es ist wichtig zu betonen, dass dies keine persönliche Schwäche ist.
• 4:14
  Es liegt nicht daran, dass es Ihnen an Disziplin mangelt
• 4:16
  oder dass Sie sich mehr anstrengen müssen.
• 4:17
  Das liegt in der Funktionsweise von Listen.
• 4:19
  Sie sind dafür konzipiert, Aufgabenvolumen zu erfassen,
• 4:21
  nicht im Urteil zu fällen.
• 4:22
  Und wenn wir diese Struktur nicht kontrollieren,
• 4:24
  lenkt sie uns in Richtung sofortiger Erfolge
• 4:25
  statt durchdachter Prioritäten.
• 4:27
  Es ist ein Fehler auf Systemebene, kein individuelles Versagen.
• 4:30
  Deshalb sorgen Aufgabenlisten oft mehr für Chaos als für Klarheit.
• 4:34
  Wir konfrontieren uns mit einer wachsenden Wand
• 4:35
  aus nicht abgehackten Kästchen,
• 4:36
  bieten uns aber keine verlässliche Orientierungshilfe,
• 4:38
  was wir zuerst angehen, was wir uns für später aufheben
• 4:40
  und was wir uns für später aufheben.
• 4:41
  Ohne diese Art von Filterung haben wir das Gefühl,
• 4:43
  dass wir immer nur darum kämpfen,
• 4:44
  den Kopf über Wasser zu halten und das Boot nie in eine neue Richtung steuern.
• 4:48
  Doch es gibt bessere Möglichkeiten, das Problem anzugehen.
• 4:50
  Es gibt Methoden, die nicht nur Ihre Arbeitsbelastung erfassen,
• 4:52
  sondern Ihnen auch helfen, diese abzuwägen.
• 4:54
  Sie bieten einen Rahmen, um herauszufinden,
• 4:55
  wo Ihr Einsatz die größte Wirkung hat.
• 4:58
  Interessanterweise wurde einer der effektivsten Ansätze
• 5:00
  bereits vor Jahrzehnten entwickelt,
• 5:01
  lange bevor digitale Aufgaben-Apps unsere Handys überfluteten.
• 5:04
  Er ist immer noch schlagkräftiger als viele der Tools,
• 5:06
  die wir heute verwenden.
• 5:06
  Und genau hier setzt der nächste Teil unseres Gesprächs an.
• 5:10
  Die Eisenhauer Matrix im modernen Büro.
• 5:11
  Stellen Sie sich vor, Sie öffnen morgens Ihren Posteingang
• 5:14
  und werden nicht mit einer Wand aus Betreffzeilen erschlagen,
• 5:17
  sondern alles ist bereits in vier einfache Kästchen unterteilt.
• 5:20
  Eins zeigt Ihnen Elemente, die Sie sofort bearbeiten sollten.
• 5:23
  Ein anderes sagt Ihnen, was wir später warten.
• 5:25
  Ein drittes weist Sie an, Dinge abzugeben.
• 5:27
  Und schließlich erlaubt es Dir, sie komplett zu ignorieren.
• 5:30
  Kein Scrolling, keine Farbcodierung,
• 5:31
  kein endloses Raten, welches Feuer am heißesten brennt.
• 5:33
  Nur ein sofortiger visueller Hinweis darauf, wo Deine Zeit hin geht.
• 5:36
  Das ist das Versprechen hinter der Eisenhauer Matrix,
• 5:39
  einem Framework, das seit Jahrzehnten in Produktivitätskreisen kursiert,
• 5:41
  aber in einem Büro, in dem jeder Ping und jede Benachrichtigung behauptet,
• 5:44
  dringend zu sein, immer noch überraschend modern wirkt.
• 5:47
  Die Kernidee ist einfach genug.
• 5:49
  Dringlichkeit und Wichtigkeit sind nicht dasselbe.
• 5:51
  Dringende Aufgaben erfordern sofortige Aufmerksamkeit.
• 5:53
  Sie rücken aufgrund des Zeitdrucks in den Vordergrund deines Bewusstseins.
• 5:56
  Wichtige Aufgaben hingegen stehen in direktem Zusammenhang
• 5:58
  mit langfristigen Zielen, Ergebnissen und Werten.
• 6:01
  Wenn Du diese abhaken kannst,
• 6:02
  wird Deine zukünftige Arbeit einfacher oder sinnvoller.
• 6:04
  Die Herausforderung besteht darin,
• 6:06
  dass die meisten Menschen in der heutigen hybriden Arbeitswelt
• 6:08
  diese beiden Kategorien als identisch waren.
• 6:10
  Sobald etwas auf dem Bildschirm aufblitzt,
• 6:11
  hält es einen Spitzenplatz, unabhängig davon, ob es wirklich wichtig ist.
• 6:14
  Du steckst in einem Kreislauf aus Antworten, Weiterleiten
• 6:16
  und der schnellen Bearbeitung von Anfragen fest,
• 6:18
  während größere Ziele ins Hintertreffen geraten.
• 6:20
  Stellen Sie sich eine Besprechungsanfrage vor,
• 6:22
  die am späten Nachmittag mit einem betreffenden Großbuchstaben eintreffen.
• 6:25
  Dringendes Gespräch heute.
• 6:27
  Man muss unbedingt teilnehmen.
• 6:28
  Ihr erster Instinkt ist, Ihren Terminkalender freizumachen
• 6:30
  und die Anfrage zuzusagen.
• 6:31
  Wenn Sie jedoch innehalten und sich fragen,
• 6:33
  ob die Anfrage tatsächlich wichtig für Ihre Rolle oder Ihre Ziele ist,
• 6:35
  lautet die Antwort möglicherweise Nein.
• 6:37
  Vielleicht dient die Besprechung hauptsächlich dem Informationsaustausch
• 6:39
  oder Entscheidung, an denen Sie nicht beteiligt sind.
• 6:41
  In der Matrix ist das dringend, aber nicht wichtig.
• 6:43
  Etwas, das man delegieren oder sogar höflich ablehnen kann.
• 6:46
  Vergleichen Sie das nun mit dem Fortschritt eines Projektmeilensteins,
• 6:48
  der in drei Monaten fälligt.
• 6:49
  Heute schickt Ihnen niemand eine E-Mail dazu?
• 6:51
  Es gibt keine blinkende Erinnerung,
• 6:52
  aber wenn Sie einen hervorragenden Entwurf abgeben,
• 6:54
  wirkt sich das direkt auf Ihre Ergebnisse aus.
• 6:56
  Es landet in der Kategorie Wichtig, aber nicht dringend,
• 6:58
  in der die wirklichen Vorteile erzielt werden.
• 7:00
  Dennoch wird diese Kategorie meist vernachlässigt,
• 7:02
  weil unsere Aufmerksamkeit von den neuesten Anfragen
• 7:04
  in Anspruch genommen wird.
• 7:05
  Was die meisten Mitarbeiter am Ende tun,
• 7:07
  ist beide Kategorien zu einer zusammenzufassen.
• 7:09
  Alles wandert in die Kategorie dringend.
• 7:11
  E-Mails, Benachrichtigungen, Teamserwähnungen,
• 7:13
  Besprechungseinladungen, sie alle werden gleich behandelt.
• 7:14
  Was bedeutet, dass wahre Prioritäten ihren Platz im Kalender verlieren?
• 7:18
  Man fühlt sich den ganzen Tag beschäftigt,
• 7:19
  sogar überfordert, aber es kommt nicht unbedingt voran.
• 7:22
  Deshalb ist die Eisenhauer-Matrix nach wie vor relevant.
• 7:24
  Ihre Stärke ist ihre brutale Einfachheit.
• 7:26
  Zwei Achsen, vier Felder, kein Schnickschnack.
• 7:28
  Man muss nicht nachverfolgen, markieren
• 7:30
  oder aufwendige digitale Setups erstellen.
• 7:31
  Es geht nicht darum, ein weiteres Dashboard hinzuzufügen.
• 7:34
  Es geht darum, den Überblick zu behalten
• 7:35
  und die Dinge herauszufiltern, die Aufmerksamkeit.
• 7:37
  Der Haken an der Sache ist auch und sich.
• 7:38
  Einen Raster auf Papier zu erstellen ist einfach.
• 7:40
  Das Problem ist, sich während einer echten Arbeitswoche
• 7:41
  mit wechselnden Anforderungen damit auseinanderzusetzen.
• 7:43
  Man kann es aufzeichnen, Aufgaben ordentlich eintragen
• 7:45
  und am nächsten Nachmittag ist es bereits nicht mehr synchron.
• 7:48
  Nachrichten sind eingetroffen, Prioritäten haben sich geändert.
• 7:50
  Etwas, das man eigentlich ignorieren wollte,
• 7:52
  wurde plötzlich dringend, weil eine Frist fällig wurde.
• 7:53
  Die Matrix funktioniert, wenn man sie konsequent anwendet.
• 7:56
  Aber konsequent erfordert man neuen Aufwand,
• 7:58
  den die meisten Menschen nicht aufrechterhalten können,
• 7:59
  ohne dass er zu einer weiteren Aufgabe wird.
• 8:01
  Es ist paradoxe.
• 8:02
  Die Eisenhauer-Methode sorgt für Klarheit,
• 8:04
  schärft die Aufmerksamkeit und reduziert Entscheidungsmüdigkeit.
• 8:07
  Sie bringt aber nur dann Ergebnisse,
• 8:08
  wenn sie neue Aufgaben bei ihrem Eintreffen
• 8:10
  kontinuierlich in diese vier Felder einsortieren.
• 8:12
  Jeder, der es schon einmal ausprobiert hat,
• 8:14
  weiß, dass nicht das Raster versagt, sondern die Pflege.
• 8:16
  In Mitten aufeinander folgender Meetings
• 8:17
  ist das Letzte, was sie wollen, Quadranten neu zeichnen
• 8:19
  oder Elemente in einer weiteren App verschieben.
• 8:21
  So gerät das Konzept ins Wanken
• 8:23
  und schon bald befinden sie sich wieder
• 8:24
  im bequemen, durcheinander einer langen, ungeordneten Liste.
• 8:26
  Deshalb liegt die eigentliche Chance
• 8:27
  in modernen Arbeitsplätzen nicht in der Matrix allein,
• 8:29
  sondern in der Kombination mit Tools,
• 8:31
  die ihnen das Sortieren abnehmen.
• 8:32
  Stellen Sie sich vor, dasselbe Prinzip
• 8:34
  wäre direkt in Ihren Posteingang,
• 8:35
  Ihrer Projektsoftware und Ihren Chats integriert.
• 8:37
  Aufgaben werden automatisch
• 8:38
  in den richtigen Quadranten weitergeleitet,
• 8:40
  ohne dass Sie überhaupt darüber nachdenken müssen.
• 8:42
  Die Logik bleibt dieselbe, aber die Pflege entfällt.
• 8:45
  Und genau hier setzt die KI-gestützte Unterstützung an,
• 8:47
  um die Gleichung zu ändern.
• 8:47
  Microsoft 365 Tools, die Sie nicht vollständig nutzen
• 8:51
  Wenn Sie jeden Monat für Microsoft 365 bezahlen
• 8:54
  und immer noch mit Aufgabenmanagern wie Todoist, Trello
• 8:56
  oder Notion jonglieren, stellt sich natürlich die Frage, warum?
• 8:59
  Die Suite, die Sie vor sich sehen,
• 9:00
  enthält bereits eine ganze Reihe von Tools
• 9:01
  zur Aufgabenverwaltung, aber die meisten Leute
• 9:03
  behandeln Sie als verstreute Extras
• 9:04
  und nicht als ein zusammenhängendes System.
• 9:06
  Outlook, To-Do, Planner, Teams, Listen,
• 9:08
  Sie alle sind so konzipiert, dass Sie zusammenarbeiten,
• 9:10
  doch in der Praxis befinden Sie sich oft in Silos.
• 9:12
  Diese Diskrepanz ist der Hauptgrund,
• 9:13
  warum so viele Profis das Ökosystem verlassen
• 9:15
  und auf Apps von Drittanbietern umsteigen,
• 9:17
  obwohl Sie für sich überschneidende Funktionen
• 9:18
  doppelt bezahlen.
• 9:20
  Schauen wir uns an, was ungenutzt herumliegt.
• 9:22
  Microsoft To-Do ist die Lösung auf Augenhöhe.
• 9:25
  Sie basiert auf der persönlichen Aufgabenverfolgung
• 9:26
  und ist direkt in Outlook-E-Mails
• 9:28
  und markierten Elementen integriert.
• 9:30
  Sie überprüfen eine E-Mail,
• 9:31
  die einer Nachverfolgung bedarf,
• 9:32
  markieren Sie und plötzlich wird sie in To-Do angezeigt.
• 9:33
  Für die Planung größere Aufgaben über einen Planner,
• 9:36
  der Ihnen Buckets und Aufgaben bietet,
• 9:37
  die ein wenig wie Trello aussehen,
• 9:39
  aber direkt mit Teams verknüpft sind.
• 9:41
  Dann gibt es noch Microsoft List,
• 9:43
  ein unterschätztes Tool,
• 9:44
  das strukturierte Informationen,
• 9:45
  Fristen, Verantwortliche und Fortschritte
• 9:46
  in einem Umfang bereitstellen kann,
• 9:47
  der über die Grenzen von Haftnotizen
• 9:48
  oder Einführung von Haftnotizen ausgeht.
• 9:50
  Fügen Sie Teams hinzu,
• 9:51
  wodurch zugewiesene Aufgaben
• 9:52
  jetzt direkt dort angezeigt werden,
• 9:53
  wo die Unterhaltungen stattfinden
• 9:54
  und Sie die Absicht erkennen können.
• 9:56
  Ein einziger Workflow,
• 9:57
  bei dem Informationen auf natürliche Weise
• 9:58
  zwischen Tools fließen,
• 9:59
  ohne dass ein unnötiger Copy-Paste-Prozess
• 10:00
  erforderlich ist.
• 10:01
  Das Problem ist,
• 10:02
  dass die meisten Benutzer dies nicht so wahrnehmen.
• 10:05
  Sie sehen Aufgaben auf Ihrem Telefon,
• 10:06
  Planner in Teams,
• 10:07
  Listen in SharePoint und Outlook,
• 10:09
  das auf einer Insel für sich lebt.
• 10:10
  Nichts schreit nach einem vernetzten System,
• 10:12
  wenn Sie dieselbe Arbeit manuell
• 10:13
  zwischen diesen Elementen verschieben.
• 10:14
  Daher entsteht das,
• 10:15
  was ich die Spirale der doppelten Aufgaben nennen würde.
• 10:17
  Etwas landet in Ihrem Outlook-Posteingang.
• 10:19
  Sie wissen, dass es wichtig ist,
• 10:20
  also kopieren Sie es vielleicht in Aufgaben
• 10:21
  und fügen es gleichzeitig zu Planern hinzu,
• 10:23
  da Ihr Team dort Meilensteine verfolgt.
• 10:25
  Und um sicher zu gehen,
• 10:26
  notieren Sie es in Ihrer bevorzugten persönlichen App.
• 10:28
  Die selbe Aufgabe ist jetzt an drei oder vier Orten abgelegt
• 10:31
  und jeder muss aktualisiert werden.
• 10:33
  Anstatt Zeit zu sparen,
• 10:34
  haben Sie den Verwaltungsaufwand vervielfacht.
• 10:35
  Das haben wir alle schon einmal erlebt.
• 10:37
  Eine Aufgabe,
• 10:37
  die mit einer E-Mail beginnt,
• 10:38
  gerät in Vergessenheit,
• 10:39
  da sie zwar in Outlook markiert war,
• 10:41
  aber nie in die Liste aufgenommen wurde,
• 10:42
  die der Manager im Auge hatte.
• 10:43
  Oder jemand hat sich die Zeit genommen,
• 10:45
  einen detaillierten Plan im Planner zu erstellen.
• 10:47
  Ist aber in dem Moment,
• 10:47
  in dem tägliche Erinnerungen benötigt wurden,
• 10:49
  wieder auf ein weiteres eigenständiges Tool zurückgefallen.
• 10:51
  Das ist sinnlose Arbeit
• 10:52
  und genau die Art von Reibung,
• 10:54
  die die Leute sagen lässt,
• 10:55
  diese Tools funktionieren nicht,
• 10:56
  obwohl das eigentliche Problem ihre Fragmentierung ist.
• 10:59
  Hier ist ein konkreteres Szenario.
• 11:00
  Stellen Sie sich einen Projektmanager vor,
• 11:01
  der eine Einführung wird.
• 11:03
  Zu Beginn versuchte er,
• 11:04
  persönliche Notizen in To-Do zu speichern,
• 11:06
  Aufgaben in Planner zuzuweisen,
• 11:07
  laufende Probleme in Listen zu protokollieren
• 11:08
  und Kundenupdates in Outlook zu jonglieren.
• 11:11
  Vier Tools ergeben vier unvollständige Bilder.
• 11:14
  Das Team übersah immer wieder subtile Abhängigkeiten
• 11:15
  und es schlichen sich doppelte Arbeit ein.
• 11:17
  Schließlich konsolidierten sie alles.
• 11:19
  Planner wurde zur zentralen Projektlandkant.
• 11:21
  Die Teams zeigten diese Planneraufgaben im Kontext.
• 11:23
  To-Do bezog still und leise einzelne Zuweisungen ein,
• 11:25
  sodass niemand sie mal neun eingeben musste.
• 11:27
  Innerhalb weniger Wochen war die Verwirrung verschwunden,
• 11:29
  da dasselbe Ökosystem wie vorgesehen verwendet wurde.
• 11:31
  Es endete sich nichts Radikales.
• 11:33
  Die Tools haben nicht plötzlich neue Funktionen erhalten,
• 11:35
  aber der Wandel ergab sich aus der Verwendung
• 11:36
  als Zusammenhängen des Ganzes
• 11:37
  und nicht als isolierte Apps.
• 11:39
  Und das ist der Aspekt, den die meisten Leute übersehen.
• 11:41
  Die Stärke der Microsoft 365-Umgebung
• 11:43
  liegt nicht darin,
• 11:44
  dass sie Dutzende sich überschneidender Apps bietet.
• 11:46
  Ihre Stärke liegt in den unsichtbaren Verknüpfungen dahinter.
• 11:48
  Die Art und Weise,
• 11:49
  wie gekennzeichnete E-Mails in Aufgabenelemente
• 11:51
  umgewandelt werden,
• 11:52
  wie Planneraufgaben in Teams angezeigt werden
• 11:54
  und wie Listen zusammen mit SharePoint-Daten
• 11:55
  nachverfolgt werden können.
• 11:57
  Wenn Sie sich auf diese Verknüpfung konzentrieren,
• 11:58
  verschwenden Sie keine Zeit mit dem Verschieben von Daten.
• 12:00
  Sie fließen bereits.
• 12:01
  Wenn Sie sie ignorieren,
• 12:02
  fühlt sich das gesamte Setup
• 12:03
  wie ein unordentliches Bündel halbfertiger Produkte an.
• 12:06
  Deshalb lautet der Rat hier nicht,
• 12:07
  eine andere App zu suchen.
• 12:09
  Vielmehr sollten Sie das Ökosystem,
• 12:10
  das Sie bereits haben, besser nutzen.
• 12:12
  Sie bezahlen dafür
• 12:12
  und es ist durchaus in der Lage,
• 12:13
  sowohl die persönliche als auch die Teamverwaltung zu bewältigen,
• 12:15
  wenn es ganzheitlich betrachtet wird.
• 12:17
  Die Verwaltung dieses Flusses
• 12:18
  birgt jedoch immer noch eine Schwachstelle.
• 12:22
  Diese Ermessensentscheidung,
• 12:23
  ob dringend oder nicht,
• 12:24
  Teamprojekt oder persönliche Notiz,
• 12:26
  kostet Energie.
• 12:28
  Genau hier kann Microsoft 365 Copilot
• 12:30
  die Spielregeln ändern,
• 12:31
  indem es Ihnen die Klassifizierungsarbeit abnimmt
• 12:33
  und Aufgaben dorthin weiterleitet,
• 12:34
  wo Sie hingehören.
• 12:36
  Wenn Copilot auf Eisenhower trifft,
• 12:37
  was wäre, wenn Sie Ihr Posteingang
• 12:38
  tatsächlich von selbst in Eisenhaus
• 12:40
  vier Quadranten sortieren könnte,
• 12:41
  ohne dass Sie auch nur einen Finger rühren müssten?
• 12:43
  Kein Ziehen von Aufgaben in Kisten,
• 12:44
  keine Entscheidung,
• 12:45
  ob etwas dringend oder wichtig ist
• 12:46
  und kein Erschuldgefühl am Ende der Woche,
• 12:48
  wenn Sie feststellen,
• 12:48
  dass ein nettes kleines Raster
• 12:49
  seit Montagmorgen nicht mehr angerührt wurde.
• 12:52
  Und genau diese Rolle
• 12:53
  übernimmt Microsoft 365 Copilot.
• 12:55
  Es ersetzt nicht das Framework,
• 12:56
  sondern macht es im Chaos
• 12:57
  der realen Arbeit nutzbar.
• 12:59
  Copilot ist in die Tools integriert,
• 13:01
  die die meisten von uns bereits verrennen.
• 13:03
  Outlook, Teams, Word, Excel, Planner,
• 13:04
  all das sind Stellen,
• 13:05
  an denen jeden Tag Aufgaben erstellt werden.
• 13:07
  Die KI ist nicht nur dazu da,
• 13:08
  um zusammenzufassen oder zu entwerfen,
• 13:10
  sondern kann auch Aktionspunkte identifizieren
• 13:12
  und diese sofort anhand
• 13:13
  eines Entscheidungsrahmens kategorisieren.
• 13:15
  Das bedeutet,
• 13:15
  dass sich das langjährige Problem
• 13:17
  der Eisenhower-Methode,
• 13:18
  die Aktualisierung der Matrix,
• 13:19
  plötzlich weniger wie Wartung
• 13:21
  und mehr wie Atmen anfühlt,
• 13:22
  nie.
• 13:23
  Sie verwalten die Liste,
• 13:24
  nicht zu sehen,
• 13:24
  nur wo die Dinge landen.
• 13:26
  Das ist der Frust,
• 13:27
  den viele von uns gut kennen.
• 13:29
  Selbst bei soliden Setups
• 13:30
  schleicht sich Entscheidungsmöglichkeit ein.
• 13:32
  Outlook-Regeln,
• 13:33
  Aufgabenmarkierung,
• 13:33
  komplizierte Ordnersysteme,
• 13:34
  all das sorgt dafür,
• 13:35
  dass Aufgaben irgendwo sichtbar sind,
• 13:37
  aber sie müssen trotzdem
• 13:38
  immer wieder eine Entscheidung treffen.
• 13:39
  Ah.
• 13:40
  Bis Mittag haben sie bereits
• 13:41
  eine Menge Gehirnschmalz
• 13:42
  damit verschwendet,
• 13:42
  zu entscheiden,
• 13:43
  was zuerst erledigt werden soll
• 13:44
  und sie haben die große Aufgabe
• 13:45
  noch nicht einmal angefasst.
• 13:46
  Copilot reduziert diesen Aufwand,
• 13:47
  indem es den routinemäßigen
• 13:49
  Sortierschritt vorzieht.
• 13:50
  Anstatt jeden einzelnen Punkt
• 13:51
  abzuwägen,
• 13:51
  sehen sie sie bereits
• 13:52
  in der richtigen Kategorie platziert
• 13:53
  und können ihre Aufmerksamkeit
• 13:54
  sofort auf das Wesentliche richten.
• 13:56
  Nehmen Sie Besprechungsnotizen
• 13:57
  als ein klares Beispiel.
• 13:58
  Die meisten Themenrufe enden,
• 13:59
  damit es jemand sagt,
• 14:00
  ich schicke eine Zusammenfassung.
• 14:01
  Und dann liegt es an den einzelnen Mitarbeitern,
• 14:02
  sie später zu überfliegen
• 14:03
  und ihre eigenen Aktionen daraus zu ziehen.
• 14:05
  Copilot automatisiert diesen Schritt.
• 14:07
  Es kann die Notizen scannen,
• 14:08
  die nächsten Schritte extrahieren
• 14:09
  und sie nach Dringlichkeit
• 14:10
  und Wichtigkeit kennzeichnen.
• 14:11
  Eine kurzfristige Aktion,
• 14:13
  wie das Senden einer Bestätigungs-E-Mail
• 14:14
  vor 17.02.
• 14:15
  wird unter Dringend-Ticht-Dicht angezeigt.
• 14:16
  Das ist eine schnelle Verwaltungsaufgabe.
• 14:18
  Etwas wie ein Entwurf
• 14:19
  einer Strategieübersicht
• 14:20
  für die Produkteinführung
• 14:21
  im dritten Quartal
• 14:21
  wird unter Wichtig-
• 14:22
  nicht dringend angezeigt.
• 14:23
  Etwas Strategisches
• 14:24
  mit langfristigem Wert,
• 14:25
  aber ohne unmittelbare Fristen.
• 14:27
  Anstatt dass Sie durch Chatprotokolle scrollen,
• 14:29
  ist die Arbeit bereits erledigt.
• 14:31
  Stellen Sie sich das in Aktion vor.
• 14:32
  Sie beenden ein Teams-Meeting
• 14:33
  im späten Vormittag.
• 14:34
  Sobald die Aufzeichnung endet,
• 14:36
  postet Copilot
• 14:36
  eine Zusammenfassung im Meeting-Chat.
• 14:38
  Neben den Notizen
• 14:39
  sehen Sie zwei extrahierte Aufgaben.
• 14:41
  Eine ist Präsentation
• 14:42
  für den Kunden
• 14:42
  am nächsten Freitag vorbereiten,
• 14:43
  aufgeführt unter Wichtig-
• 14:44
  nicht dringend-urden-trei.
• 14:46
  Die andere ist
• 14:46
  das morgige Telefonat
• 14:47
  mit dem Lieferanten bestätigen,
• 14:48
  abgelegt unter Dringend-Ticht.
• 14:50
  Ohne jeglichen Aufwand
• 14:51
  werden Ihre Quadranten aufgefüllt.
• 14:52
  Das Framework
• 14:53
  ist direkt im Workflow vorhanden
• 14:54
  und kein nebensächliches Hobby,
• 14:55
  das Sie zu pflegen versuchen.
• 14:57
  Das verändert die Art und Weise,
• 14:58
  wie Sie den Tag abschließen.
• 14:59
  Sie wirken nicht
• 14:59
  Dutzende von losen Aufgaben an.
• 15:01
  Sie sehen eine strukturierte Ansicht
• 15:02
  der Priorität.
• 15:03
  Und hier liegt die tiefere Veränderung.
• 15:04
  Co-Pilot spart nicht nur Minuten.
• 15:06
  Es verlagert die mentale Belastung
• 15:07
  von der Organisation
• 15:07
  auf die Ausführung.
• 15:09
  Menschen haben Schwierigkeiten,
• 15:10
  wenn sie gezwungen sind,
• 15:10
  immer wieder gehen mit Grundscheinen.
• 15:12
  Soll diese E-Mail markiert werden?
• 15:13
  Ist diese Notiz etwas,
• 15:14
  das ich zufügen sollte?
• 15:15
  Heftig sie unter Persönlich
• 15:16
  oder Team ab.
• 15:17
  Jede Entscheidung
• 15:17
  für sich genommen
• 15:18
  mag unbedeutend erscheinen,
• 15:19
  aber zusammengenommen
• 15:20
  rauben sie dir die Energie,
• 15:21
  die du brauchst,
• 15:21
  um tatsächlich sinnvolle Arbeit zu erledigen.
• 15:23
  Wenn Co-Pilot
• 15:24
  die Grundlage dafür legt,
• 15:25
  kannst du diese Energie zurückgewinnen.
• 15:26
  Der Spielraum,
• 15:27
  der früher für das Sortieren
• 15:28
  aufgewendet wurde,
• 15:28
  fließt jetzt in die Produktion.
• 15:30
  Jetzt kommt der Haken
• 15:30
  und der ist wichtig.
• 15:32
  Co-Pilot ist nur so intelligent,
• 15:33
  wie die Eingabeaufforderung dies lebt.
• 15:35
  Wenn du nach einer Zusammenfassung
• 15:35
  von Aufgaben fragst,
• 15:36
  erhältst du eine einfache.
• 15:37
  Wenn du die Aufforderung so formulierst,
• 15:39
  dass Dringlichkeit und Wichtigkeit
• 15:40
  als Kategorien verwendet werden,
• 15:41
  bringst du ihm effektiv
• 15:42
  bei den Eisenhaueransatz nachzuahmen.
• 15:44
  Ohne diese Klarheit
• 15:45
  greift die KI
• 15:45
  auf allgemeine Zusammenfassungen zurück,
• 15:47
  die dich genau da zurücklassen,
• 15:48
  wo du angefangen hast.
• 15:49
  Hier kommt die Expertenmeinung ins Spiel.
• 15:51
  Wenn du weißt,
• 15:51
  wie du Eingabeaufforderungen
• 15:52
  so formulierst,
• 15:52
  dass sie deine Prioritäten
• 15:53
  widerspiegeln,
• 15:54
  verwandelt sich Co-Pilot
• 15:55
  von einem cleveren Zusammenfasser
• 15:56
  in einen Entscheidungspartner.
• 15:57
  Das ist der Vorteil.
• 15:58
  Wir haben endlich eine Möglichkeit,
• 15:59
  die Eisenhauer-Matrix in Echtzeit
• 16:00
  in der gesamten Microsoft 365-Umgebung
• 16:03
  zu operationalisieren.
• 16:04
  Keine manuellen Raster auf Papier,
• 16:06
  keine verworfenen Apps,
• 16:07
  keine Hoffnungs- und Bettsysteme.
• 16:08
  Es ist eine intelligente Ebene,
• 16:09
  die Aufgabenerfassung und Priorisierung
• 16:11
  mit danach verbinden.
• 16:12
  Und da sie in die Suite integriert ist,
• 16:14
  wird sie unabhängig davon,
• 16:15
  ob die Aufgabe aus einer E-Mail,
• 16:16
  einem Chat,
• 16:16
  einem Dokument oder einem Meeting stammt.
• 16:18
  Die eigentliche Frage ist dann,
• 16:20
  wie man richtig mit Co-Pilot kommuniziert
• 16:21
  und wie automatisiert man
• 16:23
  die Weiterleitung
• 16:24
  dieser kategorisierten Aufgaben
• 16:25
  an die richtigen Tools.
• 16:27
  Hier ist die praktische Einrichtung
• 16:28
  am wichtigsten
• 16:28
  und genau das werden wir
• 16:29
  als nächstes durchgehen.
• 16:31
  Praktische Eingabeaufforderungen
• 16:32
  und Tricks zu automatisieren.
• 16:33
  Hier ist das fehlende Puzzletag.
• 16:35
  Man muss die Sprache von Co-Pilot sprechen,
• 16:36
  damit es ihre Prioritäten
• 16:37
  genauso versteht wie Sie.
• 16:39
  Die Eisenhauer-Matrix funktioniert nur,
• 16:40
  wenn jede Aufgabe
• 16:41
  nach Dringlichkeit gefiltert wird.
• 16:43
  Co-Pilot ist dazu in der Lage,
• 16:44
  aber nur wenn Sie es ihm explizit mitteilen.
• 16:46
  Es wird nicht auf magische Weise
• 16:47
  Entscheidungen für Sie drin.
• 16:48
  Wir kommen die richtigen Anweisungen
• 16:49
  ins Spiel.
• 16:50
  Oftmals geben Leute
• 16:50
  wahre Anweisungen ein,
• 16:51
  wie zum B. Aufgaben zusammenfassen
• 16:53
  oder Maßnahmenliste erstellen,
• 16:55
  wodurch man nur
• 16:55
  einen leeren Text erhält.
• 16:56
  Das ist zwar praktisch,
• 16:57
  aber im Endeffekt
• 16:58
  hat man so nur die endlose Liste erstellt,
• 16:59
  aus der man eigentlich
• 17:00
  herauskommen wollte.
• 17:01
  Um das umzukehren,
• 17:02
  muss man Co-Pilot
• 17:03
  eine klare Struktur geben,
• 17:04
  Dringlichkeit und Wichtigkeit definieren
• 17:06
  und ihm sagen,
• 17:06
  dass es die Aufgaben
• 17:07
  mithilfe des Eisenhauer-Modells
• 17:08
  kategorisieren soll.
• 17:10
  Ohne diese Anweisung
• 17:11
  muss das System raten.
• 17:12
  Wenn es rät,
• 17:12
  fällt man schnell wieder
• 17:13
  in das alte Chaos zurück,
• 17:14
  aus dem man eigentlich
• 17:14
  herauskommen wollte.
• 17:15
  Wie sieht also
• 17:16
  eine bessere Anweisung aus?
• 17:17
  Anstatt das heutige Meeting
• 17:19
  zusammenfassend einzugeben,
• 17:20
  gibt man etwas in der Art ein,
• 17:21
  wie Liste alle anstehenden
• 17:22
  Aufgaben dieses Meetings auf
• 17:23
  und ordne sie mithilfe
• 17:24
  der Eisenhauer-Matrix
• 17:25
  den Kategorien
• 17:26
  dringend und wichtig zu.
• 17:28
  Diese kleine Änderung
• 17:29
  verändert das Ergebnis komplett.
• 17:30
  Anstelle eines Textblocks
• 17:31
  mit zehn Elementen
• 17:32
  erhält man eine Aufschlüsselung
• 17:33
  mit vier Feld.
• 17:34
  Dringend und wichtig zusammen
• 17:35
  in einem Abschnitt,
• 17:35
  dringend, aber nicht wichtig
• 17:36
  in einem anderen,
• 17:37
  wichtig, aber nicht dringend
• 17:37
  übersichtlich gruppiert
• 17:38
  und ein letzter Abschnitt
• 17:39
  übersichtlich gruppiert
• 17:39
  und ein letzter Abschnitt
• 17:40
  für alles, was ihre Zeit
• 17:41
  nicht wert ist.
• 17:42
  Sie haben ein Chaos
• 17:43
  aus unsortierten Notizen
• 17:44
  in eine entscheidungsreife
• 17:44
  Ansicht verwandelt.
• 17:46
  Das Framework wird eingehalten,
• 17:47
  ohne dass Sie Zeile für Zeile
• 17:48
  manuell sortieren müssen.
• 17:50
  Stellen Sie sich vor,
• 17:50
  wie sich dies für einen
• 17:51
  Experten auswirkt,
• 17:52
  der konkurrierende Anforderungen
• 17:52
  verweilt.
• 17:53
  Er legt Co-Pilot-Regeln
• 17:54
  als Teil seines täglichen
• 17:55
  Workflows fest.
• 17:56
  Alles, was Co-Pilot
• 17:57
  als dringend,
• 17:57
  aber nicht wichtig kennzeichnet,
• 17:59
  wird automatisch in Planner
• 17:59
  verschoben, wo kleine
• 18:00
  taktische Elemente freigegeben
• 18:02
  oder delegiert werden können.
• 18:04
  Alles, was als wichtig,
• 18:05
  aber nicht dringend
• 18:05
  gekennzeichnet ist,
• 18:06
  wird direkt in Outlook
• 18:06
  als Kalenderzeitblock gebucht,
• 18:08
  um sicherzustellen,
• 18:08
  dass strategische Arbeit
• 18:09
  nicht ständig verzögert wird.
• 18:11
  Plötzlich ist die Eisenhower-Matrix
• 18:13
  nicht mehr nur ein Diagramm,
• 18:14
  das jemand einmal
• 18:14
  in einer Schulung
• 18:15
  vermittelt hat, hat.
• 18:16
  Sie ist in Microsoft-Treffen
• 18:17
  vom 60 einsatzbereit
• 18:18
  und lebendig.
• 18:19
  Der Experte muss nicht mehr
• 18:20
  mit Stift und Papier da sitzen
• 18:21
  und Elemente in Quadranten kreuzen.
• 18:23
  Er sieht einfach,
• 18:24
  wo Co-Pilot sie platziert hat
• 18:25
  und das System verschiebt sie
• 18:26
  automatisch an die richtige Stelle.
• 18:29
  Hier kommt der Clou ins Spiel.
• 18:31
  Sie können die Kategorisierung
• 18:32
  von Co-Pilot
• 18:32
  mit Microsoft Power Automate erweitern.
• 18:34
  Co-Pilot übernimmt das Denken
• 18:35
  und Weisen von Dringlichkeit
• 18:36
  und Wichtigkeit zu,
• 18:37
  aber Power Automate
• 18:38
  übernimmt das Root.
• 18:39
  Als dringend oder wichtig
• 18:40
  sortierte Aufgaben
• 18:41
  könnten Ihnen oder Ihrem Team
• 18:42
  zugewiesene Planungskarten generieren.
• 18:43
  Dringend, aber nicht wichtig,
• 18:44
  kann automatisch delegiert
• 18:45
  an eine gemeinsame Warteschlange gesendet
• 18:47
  oder sogar als kleine Aktionsanforderung
• 18:48
  per E-Mail versendet werden.
• 18:50
  Wichtig, aber nicht dringend,
• 18:51
  diese können Lücken im Kalender erzeugen,
• 18:52
  sodass konzentrierte Arbeit
• 18:53
  die benötigte,
• 18:53
  geschützte Zeit erhält.
• 18:55
  Die letzte Kategorie,
• 18:56
  weder dringend noch wichtig,
• 18:57
  überfüllt nicht nur Ihre Listen.
• 18:59
  Sie kann archiviert
• 18:59
  oder stillschweigend protokolliert werden.
• 19:00
  Das bedeutet,
• 19:01
  dass Ihre Liste übersichtlich bleibt,
• 19:03
  Ihr Kalender Ihnen sagt,
• 19:03
  worauf Sie sich konzentrieren müssen
• 19:04
  und keine zusätzlichen Schritte
• 19:05
  zum Ziehen oder Kopieren
• 19:06
  für Dinge erforderlich sind.
• 19:06
  Sobald diese Regeln festgelegt sind,
• 19:08
  verschwindet der manuelle Aufwand
• 19:09
  nahezu vollständig.
• 19:10
  Sie verbringen nicht jeden Morgen Minuten
• 19:11
  damit, die Aufgaben von gestern zu sortieren
• 19:13
  oder Karten zwischen Boards zu verschieben.
• 19:15
  Co-Pilot kategorisiert,
• 19:16
  automatisiert Routen
• 19:17
  und Sie beginnen Ihren Tag
• 19:18
  bereits mit den wichtigsten Aufgaben.
• 19:20
  Es geht nicht darum,
• 19:20
  Sekunden zu sparen,
• 19:21
  sondern darum,
• 19:22
  eine ganze Arbeitsebene zu eliminieren,
• 19:23
  die von Anfang an
• 19:24
  keine Ergebnisse gebracht hat.
• 19:26
  Diese Änderung ist entscheidend,
• 19:27
  da echte Produktivitätssteigerungen
• 19:28
  nicht durch schnelleres Tippen
• 19:29
  oder intensiveres Multitasking erzielt.
• 19:31
  Sie entstehen durch den Schutz des Fokus.
• 19:33
  Den Fokus zu wahren ist unmöglich,
• 19:34
  wenn man in endlosen Mikroentscheidungen
• 19:36
  darüber feststeckt,
• 19:36
  wo jede Aufgabe hineinpasst.
• 19:38
  Die Erkenntnis hier ist einfach,
• 19:39
  aber wirkungsvoll.
• 19:40
  Eingabeaufforderungen sind der Schalthebel.
• 19:42
  Automatisierung sind die Ausführungsmaschinen.
• 19:43
  Kombiniert man sie,
• 19:44
  entwickelt sich Co-Pilot
• 19:45
  von einem netten KI-Assistenten
• 19:47
  der Zusammenfassungen ausspuckt
• 19:48
  zu einer systemweiten Implementierung
• 19:49
  des Eisenhower-Denkens.
• 19:51
  Ausnahmsweise dreht sich das Versprechen
• 19:52
  intelligenter Produktivitätstools nicht um.