Latest / M365.FM – Microsoft 365, Copilot & AI podcast in het Nederlands / Vage antwoorden van Copilot? Zo herstel je rechten, SharePoint en metadata in Microsoft 365 (AI-nasynchronisatie)

Transcript

Vage antwoorden van Copilot? Zo herstel je rechten, SharePoint en metadata in Microsoft 365 (AI-nasynchronisatie) · M365.FM – Microsoft 365, Copilot & AI podcast in het Nederlands

0:00
Klaar voor 10 dagen Microsoft 365, Copilot, AI, Azure en de mensen die de toekomst van werk vormgeven?
0:07
Deze januari is M365, kom terug en we pakken groter uit.
0:12
Doe mee voor live sessies, praktijkdemo's en praktische kennis van MVP's en experts wereldwijd.
0:18
Geen algemene dia's, geen eindeloos jargon, we pakken de echte uitdagingen aan.
0:23
Copilot Studio, AI Agents, Fabric, Beveiliging, Governance en Automatisering.
0:29
Of je nu een IT-professional, ontwikkelaar of zakelijk leider bent, er zijn sessies voor jou ontworpen.
0:35
Met 10 volle dagen kun je meerdere technologieën verkennen en verbinden met een wereldwijde community.
0:40
Kijk live mee en neem praktische inzichten mee terug naar je organisatie.
0:44
Januari 2027, 10 dagen, 1 Microsoft Community. De inschrijving is nu geopend.
0:52
Claim vandaag nog je plek. Dat is M365.com.net.
1:00
Meld je aan op M365.com.net en we zien je live in januari.
1:05
Wat als ik je vertelde dat de belangrijkste reden waarom Copilot tegenvalt in je workflow niets met het AI-model te maken heeft, maar alles met je data.
1:11
Denk er maar eens over na.
1:13
Copilot weet alleen wat je hem voert.
1:15
En als wat je voert slordig, verouderd of verborgen achter kapotte machtigingen is, krijg je geen waarde, maar ruis.
1:21
Vandaag doorbreken we die ruis met 10 best practices die Copilot veranderen van een raadspel in een precisietool.
1:27
De preview, je huidige configuratie is misschien wel één aanpassing verwijderd van het ontketenen van de echte kracht van Copilot.
1:33
De stille saboteurs die zich in SharePoint verbergen.
1:35
Vraag je je wel eens af waarom de antwoorden van Copilot soms vaag aanvoelen, zelfs als je zeker weet dat de data ergens in je tenant staat.
1:41
De boosdoener verbergt zich vaak in het volle zicht, stilzittend in verwaarloosde SharePoint bibliotheken.
1:46
Deze bibliotheken, ooit met de beste bedoelingen opgezet, veranderen na verloop van tijd in overvolle dunplaatsen.
1:51
Elk project, elke overdracht, elke slecht benoemde map draagt bij aan de stapel.
1:56
Voor je het weet heb je wat sommige beheerders datakerkhoven noemen, verzamelingen bestanden die geen doel meer dienen, maar wel in dezelfde omgeving staan die Copilot moet doorzoeken.
2:04
Die ophoping wordt een onzichtbare belemmering voor hoe effectief Copilot dagelijks werkt.
2:09
Denk eens na over hoe de meeste organisaties SharePoint gebruiken.
2:12
Het aanvankelijke enthousiasme voedt de structuur, teams maken mappen aan, passen misschien zelfs metadata toe, maar in de loop van maanden en jaren verwatert het onderhoud.
2:20
Bestanden worden gedupliceerd omdat dat sneller is dan de juiste versie vinden.
2:23
Afdeling A noemt iets definitieve versieconcept, terwijl afdeling B hun versie definitieve versieconcept en kopie noemt.
2:29
Gebruikers slaan verouderde versies op in gedeelde bibliotheken in plaats van in persoonlijke opslag, in de veronderstelling dat het later makkelijker terug te vinden is.
2:36
Vermenigvuldig dat met honderden bibliotheken en plotseling krijgt Copilot te maken met tienduizenden mogelijke antwoorden die vaak met elkaar in strijd zijn.
2:43
Nu wordt Copilot, in plaats van een zelfverzekerd en contextueel antwoord te geven, gevangen tussen tegenstrijdige bestanden die elk beweren de bron van waarheid te zijn.
2:50
Het lijkt erg op het openen van je garage nadat je die vijf jaar lang hebt genegeerd.
2:53
Natuurlijk liggen de tools die je nodig hebt daar technisch gezien ergens, maar ze liggen begraven onder kapot speelgoed, dozen met kerstversiering en een loopband waarvan je zwoordat je hem weer zou gaan gebruiken.
3:01
Als je iemand anders vraagt om in die rommel te vinden wat je nodig hebt, zouden ze waarschijnlijk terugkomen met de verkeerde sleutel of, erger nog, het volledig opgeven.
3:07
Dat is precies waar Copilot mee te maken krijgt wanneer het door een rommelige SharePoint-omgeving probeert te navigeren.
3:11
Het zoekt, het vindt, maar zonder duidelijke indicatoren van welke versie de juiste is, krijg je algemene, oppervlakkige resultaten die niet veel vertrouwen inboezemen.
3:19
Dit is niet zomaar een mening, het is verbonden met hoe AI-modellen in het algemeen omgaan met ongestructureerde data.
3:24
Wanneer data geen consistente labels, organisatie of context hebben, verspillen machine learning engines verwerkingskracht aan gissen in plaats van nauwkeurigheid te leveren.
3:32
In de praktijk betekent dit vagere samenvattingen, minder accurate verwijzingen en zwakkere inzichten.
3:37
In plaats van de kracht van context te benutten om antwoorden te verfijnen, verdrinkt het systeem in de ruis.
3:42
Dus, wanneer bedrijfsleiders klagen dat Copilot bazaal aanvoelt, is een groot deel van de teleurstelling terug te voeren op de structuur of het gebrek daaraan van het onderliggende datalandschap.
3:50
En metadata, of het ontbreken ervan, speelt een grotere rol dan de meeste teams beseffen.
3:54
Goede metadata werkt als een wegwijzer. Het wijst Copilot direct naar wat relevant is.
3:58
Zonder metadata heeft het systeem geen enkel middel om onderscheid te maken tussen twee bestanden met bijna identieke namen.
4:02
Basis tags zoals afdeling, regio of projectfase kunnen het verschil maken tussen een antwoord dat precies goed is en een antwoord dat frustrerend ver naast de plank slaat.
4:09
Maar in de meeste organisaties wordt taggen overgeslagen, ofwel omdat gebruikers het als zinloos werk zien, of omdat governance het simpelweg niet heeft geprioriteerd.
4:16
Zo groeien ongestructureerde stapels uit tot onbeheersbare silo's.
4:19
En silo's zijn dodelijk voor een AI die bovenal afhankelijk is van context.
4:23
De ironie is dat het oplossen van dit probleem technisch gezien niet moeilijk is.
4:26
Het opschonen van een bibliotheek vereist geen complexe automatisering of geavanceerde vaardigheden.
4:30
Het vereist toewijding aan regelmatig onderhoud en governance.
4:33
Het archiveren of verwijderen van niet langer relevante bestanden, het samenvoegen van dubbelen en het toepassen van verplichte metadatavelden zijn eenvoudige stappen die veranderen hoe Copilot je werkruimte interpreteert.
4:42
Voor de gebruiker voelt het als het aandoen van een lamp in een donkere kamer.
4:45
Plotseling neemt Copilot geen toevlucht meer tot vage samenvattingen.
4:48
Het begint met het ophalen van het juiste rapport, het verwijzen naar de correcte versie en zelfs het leveren van contextuele notices die nauw aansluiten bij wat er daadwerkelijk is besloten.
4:56
Stel je voor dat je Copilot om een marketingstrategie bestand vraagt en het daadwerkelijk goedgekeurde plan krijgt met de juiste revisiegeschiedenis en ondersteunende notices, in plaats van drie uiteenlopende concepten en een archiefschabloon.
5:07
Alleen al die verandering verandert het niveau van vertrouwen dat mensen in de tool stellen.
5:10
Na verloop van tijd is vertrouwen wat Copilot opschalt van een noviteit naar een alledaags besluitvormingssysteem.
5:15
En de toegangspoort tot het opbouwen van dat vertrouwen is het verminderen van rommel in de eerste plaats.
5:19
Dus, hoewel het opschonen van die stoffige bibliotheken als repetitief huishoudelijk werk kan voelen, is het de verborgen versneller voor echt AI-effectiviteit.
5:26
Het technische model achter Copilot is niet veranderd.
5:29
Je hebt simpelweg de extra wrijving weggenomen.
5:31
En nu die wrijving weg is, kan Copilot eindelijk antwoorden presenteren die scherp, opmaatgemaakt en zakelijk inzetbaar voelen.
5:36
Als SharePoint rommel de werkruimte verandert in een slordige garage, dan zijn kapotte machtigingen niets heel anders.
5:42
Ze zijn als afgesloten deuren waar de sleutels van ontbreken, waardoor Copilot niet eens de kamer kan betreden waar de juiste antwoorden liggen.
5:48
Blinde vlekken veroorzaakt door kapotte machtigingen.
5:50
Stel je voor dat je Copilot vraagt om een volledig overzicht van de prestatierapporten van het afgelopen kwartaal.
5:55
Je weet dat de bestanden bestaan, meerdere teams hebben eraan gewerkt en ze staan ergens in SharePoint of Teams.
6:00
Maar het antwoord dat je terugkrijgt is vreemd genoeg onvolledig.
6:03
Copilot noemt een handvol documenten, slaat hele regio's over en negeert belangrijke updates.
6:07
Het probleem is niet dat de bestanden verdwenen zijn.
6:09
Ze zijn er gewoon.
6:10
Het probleem is dat kapotte machtigingen de helft van de dataset onzichtbaar hebben gemaakt.
6:13
En als Copilot het niet kan zien, kan het het niet gebruiken.
6:16
Machtigingen in Microsoft 365 zijn bijna nooit statisch.
6:19
Ze worden beïnvloed telkens wanneer iemand van rol verandert, wanneer een project eindigt of wanneer een contractant vertrekt.
6:23
Als die machtigingen niet actief worden onderhouden in Azure AD, stapelen ze zich op tot een lappendeken van groepslidmaatschappen en verouderde toegangslijsten.
6:30
Voeg daar inconsistente deelbeleidsregels aan toe.
6:33
Misschien gebruikt het ene team delen via links, terwijl een ander alles achter aangepaste groepen vergrendelt en plotseling navigeert Copilot door een dolhof vol doodlopende wegen.
6:40
Vanuit het perspectief van de gebruiker lijkt het alsof de AI voor de hand liggende antwoorden mist.
6:44
In werkelijkheid wordt het systeem gebonden door de muren die we per ongeluk hebben gebouwd.
6:47
Dat creëert een vreemde paradox die de meeste beheerders maar al te goed kennen.
6:50
Aan de ene kant wil je veilige gegevens, gevoelige rapporten, klantendossiers, werknemersinformatie.
6:55
Niemand wil dat die wijd openstaan voor iedereen met een inloggegevens.
6:58
Aan de andere kant, als je de toegang te strak afschermt, wordt de AI blind voor de gegevens waar je bedrijfsleiders op vertrouwen voor hun beslissingen.
7:04
Het resultaat is een lastige evenwichtsoefening waarbij data ofwel zo veilig is vergrendeld dat het net zo goed niet kan bestaan,
7:10
of zo openlijk wordt gedeeld dat het compliance problemen oplevert.
7:12
Niemand voelt zich prettig bij beide situaties en Copilot is degene die er middenin terecht komt.
7:17
Stel je een herkenbaar dagelijks voorbeeld voor.
7:19
Een manager vraagt Copilot om projectinzichten van de afgelopen zes maanden samen te vatten.
7:24
Diegene verwacht updates te zien van elk team binnen elke betrokken afdeling.
7:27
Wat zij terugkrijgen is slechts het halve verhaal.
7:30
De rapporten van twee teams zijn aanwezig, maar drie anderen ontbreken.
7:33
Vanuit hun perspectief lijkt het alsof Copilot niet goed genoeg getraind is of geen informatie tussen teams kan verwerken.
7:37
Het vertrouwen in de tool loopt een deuk op.
7:39
Achter de schermen zijn het echter de machtigingen die de kloof hebben gecreëerd.
7:42
Eén afdeling sloeg bestanden op in een beperkte site met verouderde gastenregels.
7:46
Een andere hield alles in een beveiligingsgroep die niemand bijwerkte nadat projectleden waren gewisseld.
7:51
De data bestaat, maar voor Copilot is het alsof die er niet is.
7:54
Verouderde accounts verergeren het probleem.
7:56
Oude gebruikersprofielen blijven bestaan lang nadat medewerkers zijn vertrokken.
7:59
Soms hebben die profielen nog machtigingen gekoppeld aan groepen of sites, terwijl huidige teamleden uitgesloten blijven.
8:04
Het resultaat is asymmetrische toegang, waarbij Copilot verouderde lidmaatschappen ziet maar de mensen die het werk daadwerkelijk doen mist.
8:10
Na verloop van tijd nemen deze inconsistenties toe, waardoor er zoveel blinde vlekken ontstaan dat de antwoorden van Copilot algemeen lijken, zelfs als je data rijk is.
8:17
Die erosie van vertrouwen is niet alleen technisch, maar ook cultureel.
8:20
Zodra personeel aanneemt dat de AI niet betrouwbaar is, stagneert de adoptie.
8:24
In de kern bewijst dit één simpel punt.
8:26
Copilot is slecht zo slim als de toegang die het krijgt.
8:29
Je kunt de schoonste, best gelabelde dataset ter wereld hebben, maar als de AI de helft ervan niet kan bereiken, zul je nooit het volledige potentieel zien.
8:34
Het is alsof je films op Netflix aanbeveelt terwijl het grootste deel van de bibliotheek geblokkeerd is.
8:39
Natuurlijk zijn de suggesties die je krijgt technisch relevant, maar ze komen uit zo'n klein deel van het totale aanbod dat je hele genres mist.
8:44
De output voelt oppervlakkig aan omdat de input wordt bepaald door onzichtbare beperkingen.
8:48
De oplossing is niet mysterieus.
8:50
Oprollen gebaseerde toegangsmodellen bestaan al jaren, maar veel organisaties passen ze ongelijkmatig toe of laten ze na verloop van tijd los.
8:56
Het opschonen van groepslidmaatschappen, het regelmatig beoordelen van wie toegang heeft en het afstemmen van beleid tussen afdelingen voorkomt dat die onzichtbare muren überhaupt ontstaan.
9:03
Met duidelijke, consistente structuren opereert Copilot binnen dezelfde context als waar je teams daadwerkelijk in werken.
9:09
Wat voorheen een halflege samenvatting was, wordt een volledig rapport.
9:12
Wat aanvoelde als een vaag antwoord, verandert in een compleet inzicht.
9:15
Dat is het moment waarop mensen de bruikbaarheid van Copilot niet meer in twijfel trekken en het gaan vertrouwen als een dagelijks hulpmiddel.
9:20
En zodra machtigingen Copilot volledig inzicht geven, wordt schaalbaarheid de volgende vraag.
9:24
Data inzien is één ding, maar de stap van inzichten naar actie is veel groter.
9:27
Daar komt Power Automate in beeld, want als machtigingen bepalen wat Copilot kan zien, bepaalt automatisering hoe ver het kan gaan.
9:33
Automatisering als de ontbrekende motor van Copilot.
9:36
Copilot kan je vragen beantwoorden, maar wat als het ook hele workflows zou kunnen aansturen.
9:40
Op dit moment zien de meeste mensen Copilot als een tool voor informatievoorziening.
9:43
Jij vraagt, het antwoord. Dat is op zichzelf krachtig, maar het houdt daarop.
9:47
Stel je voor dat het, in plaats van alleen feiten te verzamelen, de eigenlijke processen rondom die feiten zou kunnen automatiseren.
9:51
Dat is waar Power Automate om de hoek komt kijken.
9:53
Het is de ontbrekende motor die Copilot verandert van een behulpzame assistent in een aanjager van echte bedrijfsresultaten.
9:58
Zie het als de brug tussen inzicht en actie die verbindt wat Copilot weet met wat jouw bedrijf moet doen.
10:03
Op zichzelf kan Copilot een vergadering samenvatten, een bericht opstellen of een rapport naar boven halen.
10:08
Nuttig, ja zeker, maar fundamenteel statisch.
10:10
Wat gebeurt er nadat je die samenvatting hebt gekregen?
10:12
Je moet nog steeds de follow-ups naar teams kopiëren, antmatig Dynamics bijwerken met klantnotices of taken naar planner sturen.
10:18
Daar ligt de kloof.
10:18
Zonder een manier om workflows te activeren, blijven Copilot resultaten gevangen in een lus van, hier is de informatie.
10:25
Met Power Automate vloeien diezelfde antwoorden direct in je bedrijfsprocessen, waardoor ze dynamisch en actiegericht worden.
10:30
Copilot is niet langer reactief, maar begint processen daadwerkelijk vooruit te helpen.
10:34
Neem een veelvoorkomend voorbeeld dat we in veel organisaties zien.
10:37
Na een projectvergadering vertrekt iedereen met notities, besluiten en actiepunten verspreid over e-mail en chats.
10:42
Copilot kan die informatie verzamelen, maar wat het verschil maakt, is wanneer er een workflow wordt geactiveerd.
10:47
Stel je voor dat Copilot de vergadersamenvatting genereert en vervolgens automatisch taken in planner aanmaakt,
10:52
voor elk actiepunt herinneringen naar de juiste teams kanalen stuurt en Dynamics bijwerkt met besproken kansen.
10:58
Dit alles zonder dat iemand door drie verschillende apps hoeft te klikken.
11:01
Die ene workflow verandert een versnipperd follow-up proces in iets naadloos dat in realtime gebeurt.
11:06
Het voordeel zit minder in het besparen van een paar klikken en meer in consistentie.
11:09
Wanneer Copilot de afhandeling via automatisering regelt, ben je niet afhankelijk van individuele gewoontes.
11:14
Mensen vergeten records bij te werken, slaan herinneringen over of verliezen taken in de e-mailchaos.
11:18
Power Automate neemt die variabiliteit weg.
11:21
De samenvatting waar je om vroeg is niet zomaar tekst die in Outlook blijft staan.
11:24
Het vertaalt zich naar concrete acties die je systemen kunnen volgen en meten.
11:27
Op den duur bouwt dat een cultuur op waarin informatie niet alleen in silo's blijft zitten.
11:31
Het verplaatst zich direct naar de plek waar het werk daadwerkelijk plaatsvindt.
11:34
Zonder Power Automate voelt Copilot als een GPS zonder auto.
11:38
Het vertelt je waar je heen moet, markeert mogelijke routes en waarschuwt zelfs voor files, maar je staat nog steeds op de stoep.
11:44
Automatisering levert het voertuig.
11:46
Het neemt de kennis die Copilot naar boven brengt en zet deze om in actie.
11:49
Daarom spreken organisaties die vloos koppelen aan hun copilotgebruik over het vermenigvuldigen van waarde, in plaats van er alleen iets aan toe te voegen.
11:55
De technologie maakt bestaande processen niet alleen een beetje sneller.
11:58
Het vormt vaak de manier waarop die processen überhaupt bestaan om.
12:01
Financiële teams hebben deze koppelingen gebruikt om handmatige afstemmingstijden te verkorten...
12:05
...door het opstellen van onkostendeclaraties uit Copilot samenvattingen te automatiseren.
12:08
Hour heeft flows gekoppeld aan het volgen van kandidaten.
12:11
Copilot stelt gespreksnotices op die direct updates in volgsystemen activeren...
12:15
...waardoor de vertraging tussen gesprek en verslaglegging verdwijnt.
12:19
In projectmanagement starten teams complete workflows wanneer Copilot een klantgesprek samenvat...
12:24
...taken worden aangemaakt, tijdlijnen bijgewerkt en communicatie automatisch verzonden.
12:28
De rode draad is dat zodra automatiseringcontext aan een proces koppelt...
12:31
...de waarde van Copilot exponentieel groeit in plaats van stapsgewijs verbeterd.
12:35
Wat dit zo effectief maakt is dat Copilot niet degene is die de automatisering uitvoert.
12:38
Het interpreteert en plaatst menselijke verzoeken in de juiste context...
12:41
...en geeft ze daarna door aan Power Automate waar de uitvoering plaatsvindt.
12:44
De AI begrijpt de intentie, maar automatisering levert de impact.
12:48
Deze taakverdeling is belangrijk omdat het systeem hiermee niet langer slechts een chat-interface is...
12:52
...maar een controlepunt voor end-to-end workflows wordt.
12:54
Je stelt Copilot een vraag, het interpreteert deze en zet een flow klaar.
12:58
Het eindresultaat is niet alleen een antwoord, maar ook een actie die op de achtergrond is voltooid.
13:02
Naarmate organisaties experimenteren, realiseren ze zich vaak hoe schaalbaar dit wordt.
13:05
Het opzetten van een of twee flows voelt als een kleine overwinning...
13:08
...maar zodra het gebruik toeneemt, ontstaan er patronen.
13:10
De flows zijn niet willekeurig, ze codificeren de repetitieve, gestructureerde taken...
13:14
...die voorheen veel tijd van medewerkers opslokten.
13:15
Copilot wordt de natuurlijke manier om ze te activeren, wat de inspanning voor acceptatie verlaagt.
13:20
In plaats van dat IT van bovenaf een automatiseringsstrategie ontwerpt...
13:23
...stimuleert de interface gebruikers tot automatisering één antwoord per keer.
13:27
De rol van Copilot verschuift van tekstgenerator naar workflow-dirigent...
13:31
...die stilletjes bedrijfsprocessen op de achtergrond orkestreert.
13:34
Na verloop van tijd levert deze aanpak meetbare efficiëntie op.
13:37
Teams merken minder vertraging tussen vergaderingen en actie.
13:40
Projecten boeken vooruitgang omdat frictie bij overdrachten afneemt.
13:43
Compliance verbetert wanneer records automatisch worden bijgewerkt in plaats van via handmatige invoer.
13:47
En misschien wel het belangrijkste, er ontstaat vertrouwen.
13:50
Gebruikers herkennen dat Copilot niet alleen informatie spuit...
13:53
...maar verweven is met hun workflow, waardoor systemen samenhangender aanvoelen.
13:57
Dat vertrouwen is moeilijk te winnen met statische antwoorden...
13:59
...maar komt vanzelf wanneer automatisering elk inzicht ondersteunt met echte uitvoering.
14:03
Het koppelen van Copilot aan Power Automate draait niet om vernieuwing...
14:06
...maar om het sluiten van de cirkel tussen inzicht en uitvoering.
14:09
Organisaties die het bij samenvattingen laten, laten potentieel liggen.
14:12
Wie flows met elkaar verbindt, realiseert exponentiële winst in tijdsbesparing, nauwkeurigheid en consistentie.
14:17
Copilot wordt minder een tool die je af en toe raadpleegt...
14:19
...en meer een teamgenoot die de dagelijkse operatie vormgeeft.
14:22
Maar om deze orquestratie soepel te laten verlopen, is er een addertje onder het gras.
14:26
De taal waar Copilot van afhankelijk is, zoals bestandsnamen, metadata...
14:29
...en de manier waarop gesprekken verlopen, kan het in de war brengen als deze inconsistent is.
14:33
En wanneer dat gebeurt, versterkt automatisering alleen maar de chaos.
14:37
Als metadata niet klopt en gesprekken versnipperd zijn, vraag je Copilot om het Q4-rapport...
14:42
...maar krijg je drie verschillende bestanden met bijna identieke namen.
14:46
Eindrapport, baas V2, eindrapport, baas V2-1 en eindrapport, baas V2, baas, baas definitief.
14:52
Geen van deze bevat bruikbare metadata.
14:54
Welke is de juiste?
14:55
Copilot weet het ook niet.
14:57
Dat is precies het moment waarop het vertrouwen in AI begint te wankelen.
14:59
Van buitenaf lijkt het alsof Copilot een fout maakte, maar de echte schuldige is de datahygiëne achter de schermen.
15:05
Zonder consistente naamgeving of tekst moet het systeem gokken wat belangrijk is en wat niet.
15:09
We hebben allemaal gezien hoe dit afloopt.
15:11
Het ene team zweert dat hun documenten definitieve versie is.
15:14
Een ander team brengt wijzigingen aan, slaat een nieuwe kopie op en noemt het definitief 2.
15:17
Na verloop van tijd heb je vier of vijf verschillende eindrapporten, die elk net niet synchroon lopen.
15:22
Voeg daar een SharePoint bibliotheek aan toe zonder nuttige metadata zoals auteur, regio of projectfase...
15:27
en ineens haalt Copilot resultaten op die willekeurig lijken.
15:30
De AI is niet in de war door je verzoek.
15:32
Het krijgt te maken met een chaotische omgeving waar alle signalen op elkaar lijken...
15:36
en geen enkel bestand eruit springt als de enige echte bron.
15:38
Hetzelfde probleem doet zich voor in gesprekken.
15:40
Teams chatthreads bewegen zich snel.
15:42
Belangrijke details zitten drie of vier berichten terugbegraven, vaak midden in discussies.
15:47
Iemand deelt een bijlage, besluit te veranderen en een samenvatting bereikt nooit het hoofdkanaal.
15:51
Later, wanneer je Copilot vraagt de laatste beslispunten samen te brengen...
15:55
schraapt het fragmenten uit verschillende delen van het gesprek bij elkaar.
15:58
De context die voor de deelnemers aan het gesprek duidelijk was, raakt versnipperd over meerdere threads...
16:02
waardoor de AI iets moet samenvoegen dat niet helemaal klopt.
16:05
Stel je een managementteam voor dat Copilot vraagt om een overzicht van trends in klantfeedback over het laatste kwartaal.
16:10
Zij verwachten een heldere samenvatting met gemeenschappelijke thema's.
16:13
In plaats daarvan voelt het antwoord onvolledig aan.
16:15
De ene set bestanden verwijst naar enquêtegegevens...
16:17
maar een andere set met interviewnotices is verkeerd gelabeld en blijft buiten beschouwing.
16:20
Ondertussen liggen de essentiële punten uit de vergaderingen begraven in een discussie die niet is getagd of samengevat.
16:25
Copilot toont wat het kan zien, maar de puzzel die het legt vertoont duidelijke gaten.
16:29
Het leiderschapsteam vraagt zich af of het systeem heeft gefaald, terwijl het in werkelijkheid geen duidelijke input kreeg.
16:35
Dit gebeurt omdat oude metadata-praktijken vaak worden genegeerd.
16:38
Teams beschouwen labels als optioneel.
16:40
Een veld als regio of productlijn voelt niet urgent aan wanneer je aan het eind van de dag een bestand opslaat.
16:46
Vermenigvuldigt dat met honderden documenten na verloop van tijd en zowel de zoekrelevantie als de AI-output storten in.
16:51
In plaats van metadata als gids te gebruiken, grijpt Copilot terug op patroonherkenning in titels die misleidend of inconsistent zijn.
16:58
Het netto resultaat is ruis die zich voordoet als bruikbare informatie.
17:01
En wanneer je beslissingen probeert te nemen, is ruis kostbaar.
17:04
De neveneffecten zijn niet moeilijk te zien.
17:06
Elke extra cyclus die Copilot besteedt aan het verwerken van tegenstrijdige data, betekent weer vertraging voor de gebruiker.
17:11
Beslissingen duren langer omdat je AI-samenvattingen op nauwkeurigheid moet controleren in plaats van erop te vertrouwen.
17:16
Vergaderingen lopen uit terwijl mensen discussiëren over versies van de waarheid.
17:19
De technologie die bedoeld is om workflows te versnellen, vertraagt ze uiteindelijk niet uit zwakte, maar omdat het de chaos die wij in het systeem hebben gebracht niet kan lezen.
17:26
Het lijkt erg op het binnenlopen van een bibliotheek waar de helft van de indexkaarten verkeerd is gelabeld en de andere helft je naar boeken in verschillende, ongeveer markeerde kamers wijst.
17:32
Technisch gezien is elk boek nog steeds aanwezig, maar het vinden van het juiste boek wordt een frustrerende speurtocht.
17:38
De bibliothecaris is niet incompetent.
17:40
Zij werken zonder de middelen die hen in staat stellen om nauwkeurige matches te maken tussen verzoek en bron.
17:44
Dat is precies hoe Copilot functioneert zonder consistente metadata en duidelijke gespreksstructuren.
17:49
Het goede nieuws is dat het probleem niet onoplosbaar is.
17:52
Het afdwingen van gedisciplineerde NA-aangevingsconventies helpt bestanden op een logische manier vindbaar te maken.
17:57
Het verplicht stellen van metadata-velden bij het opslaan zorgt voor wegwijzers voor zowel zoekopdrachten als AI.
18:01
En in Teams zorgt het structureren van gesprekken via specifieke kanalen, het samenvatten van besluiten en het linken naar documenten ervoor dat losse fragmenten veranderen in verbonden context.
18:09
Deze veranderingen maken de zaken niet alleen aan de oppervlakte schoner.
18:12
Ze bieden de lijn waarop Copilot vertrouwt om informatie samen te voegen die accuraat en relevant aanvoelt.
18:18
Dit is geen glamoureus werk en het wordt zelden gevierd, maar wanneer Copilot stopt met het geven van vage mixen van duplicaten en in plaats daarvan het exacte document met volledige context toont, is het resultaat duidelijk.
18:27
De AI begint minder op een slimme truc te lijken en meer op een vertrouwd systeem dat is geïntegreerd in het dagelijks werk.
18:33
Gewoontesveranderen is misschien lastiger dan systemen aanpassen, maar daar ligt de werkelijke impact.
18:37
En de beloning is niet alleen betere antwoorden van Copilot.
18:40
Het is een slimmer, veerkrachtiger digitaal ecosysteem dat eindelijk als een geheel werkt.
18:44
Ontketen de kettingreactie van voorbereide systemen.
18:47
Het grootste geheim van Copilot, het gedijt niet alleen.
18:50
Het gedijt wanneer het hele Microsoft 365-ecosysteem is afgestemd om het te ondersteunen.
18:54
Op papier lijkt Copilot de hoofdattractie, maar in werkelijkheid is het sterk afhankelijk van de structuren die je al hebt gebouwd.
19:00
Sommige organisaties missen die connectie en behandelen Copilot alsof het een plug-in is die zich magisch aanpast aan elk datalandschap.
19:07
Daar begint de meeste teleurstelling.
19:09
De tool schiet niet te kort omdat de intelligentie zwak is.
19:11
Hij schiet te kort omdat de omgeving die hem voedt niet stabiel of consistent is.
19:15
Denk aan de problemen die we al hebben besproken.
19:17
SharePoint verandert in een rommela wanneer bibliotheken onbeheerd blijven.
19:20
Rechten vervallen na verloop van tijd wat blinde vlekken creëert die niemand opmerkt totdat ze een vraag stellen die Copilot niet goed kan beantwoorden.
19:26
Automatisering blijft aan de zijlijn staan, waardoor informatie nooit in actie wordt omgezet.
19:30
Metadata wordt als optioneel beschouwd, wat chaos veroorzaakt voor zowel zoekopdrachten als AI.
19:34
Afzonderlijk genomen is elk van die problemen beheersbaar.
19:37
Maar samen vormen ze de realiteit waarin Copilot opereert.
19:40
Het zijn geen willekeurige fouten, het zijn gewoontes.
19:43
En die gewoontes bepalen of Copilot voelt als een essentieel onderdeel van je workflow of slechts als een experiment dat de licentiekosten niet rechtvaardigt.
19:49
Wanneer bedrijven de voorbereiding overslaan en Copilot op hun bestaande chaos aansluiten, is het resultaat voorspelbaar.
19:55
Gebruikers testen een paar vragen, vinden de antwoorden vaag of onvolledig en zijn niet onder de indruk.
20:01
Leidinggevende vragen zich af waarom ze extra betalen voor iets dat vergelijkbare resultaten geeft als een standaard zoekopdracht.
20:08
Het scepticisme groeit snel en het verhaal verandert al gauw van dit gaat ons werk veranderen, naar dit is weer een functie die we over zes maanden uitzetten.
20:15
Zonder systemische gereedheid wordt Copilot een bewijs voor AI-vermoeidheid in plaats van een drijfveer voor AI-waarde.
20:21
Het inzicht dat verwachtingen vaak bijstelt, is simpel.
20:24
Het gaat er niet om dat Copilot meer leert.
20:26
Het gaat erom dat jouw systemen minder ruis voeden.
20:28
De AI zit daar niet om antwoorden te verzinnen.
20:31
Hij versterkt de kwaliteit van wat hij vindt.
20:33
Verminder de rommel, normaliseer de toegang, verbind inzichten met workflows en plotseling voelt Copilot niet meer als een gokmachine.
20:39
Het begint de juiste context op het juiste moment te belichten, in plaats van nadat je vijf misleidende documenten hebt doorgespit.
20:44
Die verschuiving gebeurt omdat de onderliggende systemen het werk hebben gedaan om de onzin eruit te filteren voordat deze Copilot bereikte.
20:50
Dit is waar het Microsoft 365-ecosysteem belangrijker is dan de meeste mensen beseffen.
20:55
Wanneer SharePoint wordt beheerd, rechten op rollen zijn gebaseerd en consistent zijn en metadata gestructureerd is, creëer je orde.
21:00
Wanneer Power Automate daarbovenop wordt toegevoegd, begin je die orde om te zetten in actie.
21:04
Elk onderdeel ondersteunt de anderen, waardoor er een structuur van onderling verbonden workflows ontstaat.
21:08
Het ziet er niet flitsend uit, maar voor Copilot is het alles.
21:11
In die omgeving verspeelt het geen tijd aan het raden naar versies van de waarheid en wordt het niet afgesneden van kritieke context.
21:16
In plaats daarvan kan het antwoorden bieden die echt weer spiegelen hoe uw bedrijf opereert.
21:20
Een bedrijf waar we mee werkten, behandelde deze lagen als onderdeel van hetzelfde project in plaats van als losse oplossingen.
21:25
Ze begonnen met een standaard SharePoint-opschoning, waarbij ze bewaarbeleid en verplichte metadata-tagsinstituut elden.
21:30
Daarna brachten ze de machtigingen op één lijn met de huidige rollen, verwijderden ze verouderde accounts en herstructureerden ze groepen.
21:34
Vervolgens introduceerde ze gerichte Power Automate flows om repetitieve updates af te handelen, zoals vergaderverslagen en CRM-invoer.
21:41
Binnen enkele maanden veranderde Copilot van een noviteit in de standaardmanier waarop leidinggevenden updates opvroegen.
21:47
Wat veranderde was niet de AI, maar het systeem waarmee het verbonden was.
21:51
Door de frictie weg te nemen, liet de organisatie Copilot eindelijk doen waarvoor ze het bedoeld hadden, betrouwbare context bieden en menselijk routinewerk verminderen.
21:59
Op dit punt wordt Copilot makkelijker te begrijpen als u minder denkt aan een solopiloot en meer aan een dirigent van een orkest.
22:06
Een dirigent zonder gestemde instrumenten is nutteloos.
22:09
Ze weten misschien hoe ze het ritme moeten aangeven, maar het geluid klopt niet en het publiek haakt af.
22:12
Copilot werkt op precies dezelfde manier.
22:14
Zonder goed afgestelde systemen erachter voelt elk antwoord generiek aan.
22:17
Maar wanneer alles op één lijn staat, produceert het plotseling harmonie, gestructureerde, contextuele inzichten die natuurlijk aansluiten bij hoe.