Latest / esacom KI & IT Podcast / Folge 07 - Schichtplanung automatisieren ohne Kontrolle zu verlieren
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- Anna: Ja, hallo und herzlich willkommen zur nächsten Podcast-Folge. Mir gegenüber sitzt die liebe Anna, mein Name ist Dennis und wir wollen heute ein bisschen weitersprechen über unsere KI-Prozesse und die Agents, die wir bei uns im Unternehmen bereits eingeführt haben. Guten Morgen auch von meiner Seite. Genau, ich freue mich sehr darauf, heute mit dir, Dennis, Dennis: Ja, hallo und herzlich willkommen zur nächsten Podcast-Folge. Mir gegenüber sitzt die liebe Anna, mein Name ist Dennis und wir wollen heute ein bisschen weitersprechen über unsere KI-Prozesse und die Agents, die wir bei uns im Unternehmen bereits eingeführt haben. Anna: gemeinsam über unseren Dienstplan Agent zu sprechen, unsere Eigenentwicklung, Dennis: Dienstplanation zu sprechen, Eigenentwicklung. Anna: die wir schon vor einigen Wochen, vorangetrieben haben, auch live genommen haben. Also auch über diesen Agent sprechen wir heute. Wie dieser Agent eben konzipiert wurde, wie er ins Leben gerufen wurde, wie wir den umgesetzt haben und einfach auch hier wieder dieser Agent läuft jetzt auch weiterhin bei uns. Das ist einfach auch ganz wichtig, dass das eben nicht nur ein theoretisches Konstrukt ist. Willst mal kurz einordnen, was bei uns überhaupt ein Dienstplan ist oder warum wir einen Dienstplan Agent haben als IT-Unternehmen? Genau, das kann ich gerne. Dennis: Agent eben konzipiert wurde, wie er ins Leben gerufen wurde, wie wir den umgesetzt haben und einfach auch hier wieder dieser Agent läuft jetzt auch weiterhin bei uns. Das ist einfach auch ganz wichtig, dass das eben nicht nur ein theoretisches Konstrukt ist. Willst du mal kurz einordnen, was bei uns überhaupt ein Dienstplan ist oder warum wir einen Dienstplan Agent haben als IT-Unternehmen? Genau, das kann ich gerne einmal machen. Man muss dazu wissen, wir sind ein IT-Unternehmen. Anna: dazu wissen, sind ein IT- Dennis: einen IT-Dienstleister und unsere Techniker schwerpunktmäßig haben verschiedene Schichten bzw. Dienste, die zugeteilt werden müssen. Das ist bei uns schwerpunktmäßig einmal Früh- und Spätschicht. Und es gibt dann noch mal die Hufbereitschaft, die einfach dazu, dass unsere Kunden uns 24-7 erreichen können, dass die Hotline besetzt ist, dass wir einfach per Telefon oder E-Mail wie auch immer erreichbar sind. Anna: Dienstleister und unsere Techniker schwerpunktmäßig haben verschiedene Schichten bzw. Dienste, die zugeteilt werden müssen. Das ist bei uns schwerpunktmäßig einmal Früh- und Spätschicht und es gibt dann noch mal die Hofbereitschaft, die einfach dazu, dass unsere Kunden uns 24-7 erreichen können, dass die Hotline besetzt ist, dass wir per Telefon oder E-Mail, wie auch immer, erreichbar sind. Genau, neben diesen Diensten gibt es dann noch die ganz normale Standard-Schicht und das wird dann halt in einem bestehenden System, in einer bestehenden Software, die wir halt vorher schon vor dem Agent hatten, verplant. ja, bislang war es halt auch immer ein manueller Prozess, bis wir dann irgendwann mal auf die Idee kamen, da vielleicht auch nochmal mit KI anzugehen. Genau, also diese Idee, warum wir da rangehen, denn es hat es ja gerade schon beschrieben, Dennis: Genau, neben diesen Diensten gibt es dann noch die ganz normale Standardschicht und das wird dann halt in einem bestehenden System, in einer bestehenden Software, die wir halt vorher schon vor dem Agent hatten verplant. Bislang war es halt auch immer ein manueller Prozess, bis wir dann irgendwann mal auf die Idee kamen, vielleicht auch nochmal mit KI ranzugehen. Genau, also diese Idee, warum wir da rangehen, Dennis hat es ja gerade schon beschrieben. Anna: einfach weil das für uns ein Thema ist, was wichtig ist. besetzt zu sein, dass immer jemand erreichbar oder dass wir erreichbar sind. 24.7 ist für uns einfach als Unternehmen ganz essentiell. Und als wir eben versucht haben, verschiedene Use Cases zu identifizieren, war das eben ein Case, wo wir gemerkt haben, das ist wichtig für unser Unternehmen. Gleichzeitig bündelt es Ressourcen. Du hast ja eben angesprochen, es ist ein manueller Prozess in einem bestehenden System. Das muss man einfach einmal dazu sagen. Das heißt, wir haben ja nicht komplett alles from scratch neu entwickelt. Wir haben aber auch nicht einfach nur Konnektoren zusammengeschustert. Dennis: wir erreichbar sind. 24.7 ist für uns als Unternehmen ganz essentiell. Als wir versucht haben, verschiedene Use Cases zu identifizieren, war das ein Case, wir gemerkt haben, dass es wichtig für unser Unternehmen, gleichzeitig bündig des Ressourcen. Du ja eben angesprochen, es ist ein manueller Prozess in einem bestehenden System. Das muss man einfach einmal dazu sagen. Das heißt, wir haben ja nicht komplett alles von scratch neu entwickelt. Wir haben aber auch nicht einfach nur Konnektoren zusammengeschustert. Wir haben gesehen, was ist unsere HR Suite Lösung, wo wir derzeit manuell geschaut, welche Schichten wann, wie durch wen besetzt werden müssen. Anna: sondern wir haben gesehen, was ist unsere HR Suite Lösung, wo wir derzeit manuell geschaut, welche Schichten wann wie durch wen besetzt werden müssen. Und haben uns das mit den Kollegen im Team gemeinsam angeschaut und festgestellt, das ist ein ganz schön umfangreicher, komplexer Prozess. Und vor allen Dingen bündelt das auch wieder einfach eine Ressource, die sagt, wenn das in dem Sinne automatisiert, oder wenn mir jemand einen Vorschlag machen würde, wäre ich total dankbar drum, weil... Ich muss so viel im Blick behalten, was ich mir natürlich aufschreibe oder wo mich das System auch mit unterstützt durch eine Historie. Aber gleichzeitig, damit ich diese Schichten planen kann, halt auch einen Vorkast bilden kann, benötigt das sehr, viele Daten, benötigt das sehr, viel Überblick und benötigt das vor allen Dingen Zeit. Dennis: benötigt das sehr, viele Daten, benötigt das sehr, viel Überblick und benötigt das vor allen Dingen Zeit. Genau. Also für unsere Zuhörer, man kann sich das so vorstellen, in diesem Planungstool für die Schichten gibt es eine sehr große Tabelle, wo alle Mitarbeiter einmal aufgelistet sind Anna: Tool für die Schichten gibt es eine sehr große Tabelle, wo alle Mitarbeiter einmal aufgelistet sind. Dennis: und dann quasi jeder Tag einmal als als Kalender dann in der Tabelle mit aufgelistet, wo dann in kleinen Kacheln die Schichten zugeteilt werden. Anna: jeder Tag einmal als Kalender dann in der Tabelle mit aufgelistet, wo dann in kleinen Kacheln die Schichten zugeteilt werden. Und wie du gerade gesagt hattest, bei manuellem Planungsweg ist es halt einfach wirklich so, dass der Dennis: Und wie du gerade gesagt hattest, beim manuellen Planungsweg ist es halt einfach wirklich so, dass der Anna: Derjenige, der diese Planung vorgenommen hat und vielleicht die nächsten zwei, drei, vier oder fünf Wochen planen möchte, sich erstmal die Historie anschauen muss, zu schauen, welcher Mitarbeiter denn wann welche Schicht schon hatte. so Sachen wie Fairness auch sicherzustellen. Wenn damit jetzt nicht der eine Kollege immer die Hofbereitschaft kriegt am Wochenende oder immer dieser eine Kollege die Frühschicht machen muss, Dennis: derjenige, der diese Planung vorgenommen hat und vielleicht die nächsten zwei, drei, vier oder fünf Wochen planen möchte, sich erstmal die Historie anschauen muss, zu schauen, welcher Mitarbeiter denn wann welche Schicht schon hatte, so Sachen wie Fairness auch sicherzustellen, damit jetzt nicht der eine Kollege immer die Rufbereitschaft kriegt am Wochenende oder immer dieser eine Kollege die Frühschicht machen muss. dass da halt so eine gewisse Rotation reinkommt. Anna: dass da halt so eine gewisse Rotation reinkommt. gleichzeitig Dinge wie Urlaub oder Schulungen betrachtet werden müssen, natürlich auch Arbeitszeitmodelle. Da kommt halt nochmal richtig viel zusammen, was man so manuell im Kopf behalten muss. Das ich vielleicht auch nochmal runterschreiben kann, natürlich Notizen machen kann. Aber bei einer gewissen Anzahl von Mitarbeitern auch einfach sehr viele Infos sind. Dennis: Gleichzeitig Dinge wie Urlaub oder Schulungen betrachtet werden müssen, natürlich auch Arbeitszeitmodelle. Da kommt halt noch mal richtig viel zusammen, was man so manuell im Kopf behalten muss. Sich vielleicht auch noch mal runterschreiben kann, natürlich Notizen machen kann. Aber bei einer gewissen Anzahl von Mitarbeitern auch einfach sehr viele Infos sind, Anna: die man beachten Dennis: die man beachten muss. Anna: muss. Genau, und da haben wir einfach festgestellt, Dennis: Genau, und da haben wir einfach festgestellt... Anna: dass das doch ein guter Ansatz wäre, da zu unterstützen. Dass wir Dennis: Richtig. Anna: reingehen wollten da eben im Bereich der KI-Entwicklungen. Einerseits, weil wir gesagt haben, das ist ein wichtiges Doing, es bündelt Ressourcen. Die Kollegen im Team gesagt haben wieder dieser emotionale Ansatz, den wir immer erfahren, hey, das sind Aufgaben, die nerven einfach, die könnte ich gerne abgeben, die muss ich nicht hier in dem Sinn immer wieder verwalten. Dennis: ist, es bündelt Ressourcen. Die Kollegen im Team gesagt haben, wieder dieser emotionale Ansatz, den wir immer fanden, das sind Aufgaben, nerven einfach, die könnte ich gerne abgeben, die muss ich nicht hier dem Sinne immer wieder verwalten. Anna: Und es kam einfach auch der Punkt hinzu, du hast es gerade angesprochen, denn es ist das Thema Fairness, weil es ist eine subjektive Fairness auch gewesen. Von demjenigen, der in dem Sinne geplant hat, hat natürlich das Dennis: Und es kam einfach auf der Punktin zu, du hast es gerade angesprochen, es ist das Thema Fairness, weil es ist eine subjektive Fairness auch gewesen von demjenigen, der in dem Sinne geplant hat, natürlich das Anna: bestmöglich gemacht und immer geschaut auf die vergangenen Daten, das, ansteht, auf die Projektschichten und und und. war eine komplexe Aufgabe. Man muss aber einfach auch dazu sagen, wie bei jedem manuellen Prozess, er ist fehleranfällig und es ist nun mal ein subjektiver Bias, kommt einfach mit rein. Dennis: bestmöglich gemacht und immer geschaut auf die vergangenen Daten, das, was ansteht, auf die Projektschichten und, und es war eine komplexe Aufgabe. Man muss aber einfach auch dazu sagen, wie bei jedem manuellen Prozess, ist fehleranfällig und es ist nun mal ein subjektiver Bias kommt einfach mit rein. Genau, also es ist bei der Anzahl und der Fülle an Informationen Anna: Fülle an Informationen. Dennis: fast unmöglich da irgendwie total objektiv und fair zu bleiben. gewisser Anna: Genau. Dennis: Grad wird natürlich erreicht, aber Anna: Selbst wenn es 90 Prozent sind, sind es eigentlich 100 Prozent. Und dann haben Dennis: Selbst wenn es 90 Prozent sind, sind es halt nicht 100 Prozent. Anna: wir gesagt, okay, das wäre doch ein schöner Ansatz, gemeinsam mit dem Team zu schauen, wie könnten wir hier unterstützen, dass wir wirklich eine KI mit einbringen und diese Themen dann wirklich vorschlagsbasiert mit Human in the Loop Ansatz aufarbeiten. Und ich weiß noch, dass es eben gar nicht von vornherein klar war, dass wir eine KI nehmen oder dass wir vielleicht wirklich was in dem Sinne fest programmieren. Und ich würde es voll schön finden, Dennis, wenn du uns noch mal da so technisch mitnimmst, was du denn konkret umgesetzt hast, weil ich sage jetzt immer so schnell, ach, wir haben die da keine KI mit eingebracht, oder wir haben Agent gebaut. Ich glaube, in diesem Fall war es einfach einiges komplexer. Und ich finde es wichtig, dass wir hier einfach auch mal hervorbringen. Dennis: konkret umgesetzt hast, ich sage jetzt immer so schnell, wir haben wieder keine KI mit eingebracht, wir haben Menschen gebaut. Ich glaube in diesem Fall war es einfach einiges komplexer und ich finde es wichtig, dass wir hier einfach auch mal hervorbringen, Anna: Es wird so schnell gesagt, ach, dann nehmen wir eine KI oder dann nehmen wir ein Modell und dann wird das da reingepackt und einfach eine API angesprochen. Aber es ist so viel komplexer. Man muss Themen bedenken. ich würde es ganz schön finden, wenn du da einfach das technisch auch mal einordnest, was wir genau gemacht haben. Dennis: es wird so schnell gesagt, da nehmen wir eine KI oder da nehmen wir ein Modell und dann wird das da reingepackt und einfach eine API angesprochen, aber es ist so viel komplexer, man muss Themen bedenken und ich würde es ganz schön finden, wenn du da einfach das technisch auch mal einordnest, was wir genau gemacht haben. Ja, gerne. Man muss dazu sagen, das ist jetzt so Anna: Ja, gerne. Man muss dazu sagen, das ist jetzt so Dennis: ein Paradebeispiel, was man auch sehr gut ohne Anna: was man auch sehr gut und Dennis: KI hätte lösen können. Zumindest, ich sag mal so, wenn man programmieren kann. Das kann jetzt natürlich nicht jeder. Wenn man jetzt so was Ähnliches vielleicht bei sich im Unternehmen machen möchte und keine Inhouse-Programmierer Anna: Binnenhausprogrammierer. Dennis: oder Entwickler hat, dann wäre KI natürlich der passendste Weg oder der schnellste Weg, vielleicht auch der günstigste Weg. Anna: wäre KI natürlich der passendste Weg oder der schnellste Weg, vielleicht auch der günstigste Weg. Aber bei uns, dadurch, dass wir eine Entwicklungsabteilung haben, war natürlich die Option schon zu sagen, okay, wir wollen hier irgendwas automatisieren, brauchen wir jetzt wirklich KI dafür? Wir haben da auch viel überlegt und am Ende des Tages haben wir vom Ansatz her, vom Konzept erst mal so einen Mix gemacht. Das kann ich gleich noch mal Detail durchgehen. Dennis: Aber bei uns, dadurch dass wir eine Entwicklungsabteilung haben, war natürlich die Option schon zu sagen, okay, wir wollen hier irgendwas automatisieren, brauchen wir jetzt wirklich KI dafür? Haben da auch viel überlegt. Und am Ende des Tages haben wir vom Ansatz her, vom Konzept erst mal so einen Mix gemacht. Das kann ich gleich noch meinem Detail Anna: Technisch haben wir ein ganz simples, ja Skript würde ich jetzt nicht sagen, aber ganz einfaches Konsolenprogramm entwickelt, Dennis: Technisch haben wir ein ganz simples, ja, Skript würde ich jetzt nicht sagen, aber ganz einfaches Konsolenprogramm entwickelt. Anna: welches dann zeitgesteuert einfach läuft, alle zwei Wochen. Und wir haben jetzt nicht, ich sag mal so einen OpenClaw benutzt oder Hermes oder MCP Server, der dann Dennis: welches dann zeitgesteuert einfach läuft, alle zwei Wochen. Und wir haben jetzt nicht, ich sag mal, so einen OpenClaw benutzt oder Hermes oder einen MCP-Server, der dann bei ChatGPT oder Cloud oder so weiter gesteuert wird. Das gab's damals im gewissen Rahmen auch schon, aber auch noch nicht in der Reife, wie man es heute kennt. Und wem diese ganzen Sachen nichts sagen, da können wir vielleicht noch mal in einer gesonderten Folge drauf eingehen. Anna: ChatGPT oder Cloud oder so weiter gesteuert wird. Das gab es damals in gewissem Rahmen auch schon, aber auch noch nicht in der Reife, wie man es heute kennt und denen diese ganzen Sachen nichts sagen. Da können wir vielleicht noch mal in einer gesonderten Folge drauf reingehen, was das denn so mit den gängigsten KI-Tools und Technologien auf sich hat. Aber nichtsdestotrotz, wir haben gesagt, wir entwickeln was Eigenes und Dennis: was es denn so mit den gängigsten KI-Tools und Technologien auf sich hat. nichtsdestotrotz, wir haben gesagt, wir entwickeln was Eigenes. Und Anna: Ein ganz großer Faktor auch für diese Entscheidung war der Dennis: ein ganz großer Faktor auch für diese Entscheidung war der Datenschutzaspekt und der Open Source Aspekt, nämlich weil wir hier natürlich hochgradig mit Mitarbeiterdaten arbeiten beim Schichtplan. Und da wollten wir jetzt nicht so Anna: Aspekt und der Open Source Aspekt, nämlich weil wir hier natürlich hochgradig mit Mitarbeiterdaten arbeiten beim Schichtplan und da wollten wir jetzt nicht so das Risiko eingehen diese Daten vielleicht zu einem US-Anbieter oder generell irgendeinem Anbieter hinzuschicken. Wir haben gesagt, ähnlich wie beim anderen Agent für unsere Tätigkeitsnachweise, wo wir letzte Woche darüber gesprochen haben, haben wir festgestellt, wir haben einen Punkt, der vielleicht mit Dennis: das Risiko eingehen, diese Daten vielleicht zu einem US-Anbieter oder generell irgendeinem Anbieter hinzuschicken. Wir haben gesagt, ähnlich wie beim anderen Agent für unsere Tätigkeitsnachweise, wo wir letzte Woche darüber gesprochen haben, haben wir festgestellt, wir haben einen Punkt, der vielleicht bisschen sensibel ist datenschutzrechtlich oder vom Datenschutz her und möchten das von den Daten ja komplett bei uns lassen. Das war dann so der nächste Anna: sensibel ist datenschutzrechtlich oder datenschutz vom datenschutz her und möchten das von den daten ja komplett bei uns lassen das war dann so der nächste große faktor warum wir uns für die eigenentwicklung entschieden haben Dennis: Faktor, warum wir uns für die Eigenentwicklung entschieden haben. Anna: Dazu kommt, wir haben ja ein bestehendes System und zu diesem bestehenden System, also der HR Suite, wo auch die Dienstplanung drin ist, kann man auch sagen, dass wir diese auch selber entwickelt haben. Das heißt, der Zugang zu den Daten war für uns auch relativ einfach. Deswegen war das wirklich eine Option, die sich geradezu für uns angeboten hat Dennis: Dazu kommt, wir haben ja ein bestehendes System und zu diesem bestehenden System, also der HR Suite, wo auch die Dienstplanung drin ist, kann man auch sagen, dass wir diese auch selber entwickelt haben. Das heißt, der Zugang zu den Daten war für uns auch relativ einfach. Deswegen war das wirklich eine Option, die sich geradezu für uns angeboten hat. Anna: und haben die dann entsprechend so umgesetzt. Jetzt habe ich vorhin schon erwähnt, wir hatten so einen Mix aus Dennis: und haben die dann entsprechend so umgesetzt. Jetzt hab ich vorhin schon erwähnt, wir hatten so einen Mix aus KI und vielleicht hart programmierten Regeln. Da gehört dazu, dass wir uns natürlich vorher Gedanken darüber gemacht haben, was denn die KI machen soll oder was das Programm lösen soll. Du hast es ja gerade schon erwähnt, wir haben gerade bisschen darüber diskutiert. Ein Problem war natürlich so bisschen ... oder nicht Problem, aber ein Schwachpunkt vielleicht Anna: KI und vielleicht Hardprogramm zu regeln. Da gehört dazu, dass wir uns natürlich vorher Gedanken darüber gemacht haben, was denn die KI machen soll oder was das Programm lösen soll. Und du hast es ja gerade schon erwähnt, weil wir haben gerade ein bisschen darüber diskutiert. Ein Problem war natürlich so bisschen, oder nicht Problem, aber ein Schwachpunkt vielleicht bis zum gewissen Gerade war die Fairness. Dennis: bis zum gewissen Gerade war die Fairness. Und wenn wir das ganze Programm gesteuert machen oder eine KI entscheiden lassen mit festgelegten Fairness-Regeln, Anna: Und wenn wir das ganze Programm gesteuert machen oder eine KI entscheiden lassen mit festgelegten, fernes Regeln. können wir natürlich gewährleisten, dass ein Mitarbeiter nicht benachteiligt wird. Natürlich muss man das auch kontrollieren, weil da auch KI gegebenenfalls Schwächen haben kann. Dennis: können wir natürlich gewährleisten, dass ein Mitarbeiter nicht benachteiligt wird. Natürlich muss man das auch kontrollieren, weil da auch KI gegebenenfalls Schwächen haben kann. Aber wir haben das so gelöst, dass diese Daten anonymisiert, also wirklich einfach nur mit irgendwelchen IDs aus Datenbanken zur KI landen, mit Eckdaten und Planungsdaten, die die KI braucht, also beispielsweise, wann ein Mitarbeiter überhaupt zur Verfügung steht, Anna: Aber wir haben das so gelöst, dass diese Daten anonymisiert, also wirklich einfach nur mit irgendwelchen ID's aus Datenbanken zur KI landen, mit Eckdaten und Planungsdaten, die die KI braucht, also beispielsweise, weil ein Mitarbeiter überhaupt zur Verfügung steht. wann ein Mitarbeiter das letzte Mal irgendeine Schicht gemacht hat. Das eben anonymisiert, wird eben der KI zur Verfügung gestellt und durch ein Regelwerk betrachtet. Dennis: wann ein Mitarbeiter das letzte Mal irgendeine Schicht gemacht hat. Das eben anonymisiert, wird der KI zur Verfügung gestellt und durch ein Regelwerk betrachtet. Anna: Und das, was die KI für uns übernimmt, ist eben diese Interpretation der Fairnessregeln. haben wir Dennis: Und das, was die KI für uns übernimmt, ist eben diese Interpretation der Fairness-Regeln. Da haben wir quasi festgelegt, wann ein Mitarbeiter quasi bevorzugt eine Schicht machen soll oder wann er quasi eher hinten rangeschaltet wird. Ganz klassische Regeln wie der, der zuletzt die Schicht übernommen hat, der sollte natürlich dann in der Reihenfolge eher weiter hinten auftauchen. Anna: quasi festgelegt, wann ein Mitarbeiter bevorzugt eine Schicht machen soll oder wann er quasi eher hinten herangestellt wird. Ganz klassische Regeln wie der, zuletzt die Schicht übernommen hat, der sollte natürlich dann in der Reihenfolge eher weiter hinten auftauchen. Dennis: Dann noch so ein Anna: dass Dennis: dass wir versucht haben, so eine Abwechslung innerhalb der Schichten auch zu gewährleisten, also dass nicht immer dieselben Mitarbeiter die gleiche Schicht machen. Das sind so die Fairness-Regeln, die dann die KI für uns interpretiert. Darf ich ganz kurz rein zu dem Thema Regelwerk, wenn ich das so wichtig finde? Dies Regelwerk muss man auch dazu sagen, teils war das dokumentiert bei uns, teils aber auch nicht. Das war ja so genau der Punkt zwischen viele Sachen waren einfach im Kopf, man hat es Anna: wir versucht haben, so eine Abwechslung innerhalb der Schichten zu gewährleisten, dass nicht immer dieselben Mitarbeiter die gleiche Schicht machen. Das sind so die Gernesregeln, die dann die KI für uns interpretiert. Darf ich ganz kurz rein zu dem Thema Regelwerk, weil ich das so wichtig finde. Dies Regelwerk, muss man ja dazu sagen, teils war das dokumentiert bei uns, teils aber auch nicht. Das war ja so genau der Punkt zwischen viele Sachen waren einfach im Kopf. Man hat das historisch betrachtet von den Daten her, wann in Dennis: historisch betrachtet von den Daten her, wann... Anna: dem Sinne jemand eben in einer gewissen Schicht gewesen ist. Man möchte das versuchen, rollierend und in dem Sinne auch, wie du gerade gesagt hast, abwechselnd in dem Sinne durchführen zu wollen. Wir haben aber auch gemerkt, das muss man auch dazu sagen, dieses Regelwerk muss ganzheitlich verschriftlich werden. Und deswegen haben wir es in der KI auch mitgegeben, weil teils war es dokumentiert, teils war es aber auch, als wir im Gespräch waren mit den Kollegen, dass wir gemerkt haben, dass gewisse implizite Regeln einfach Dennis: in dem Sinne jemand in einer gewissen Schicht gewesen ist. möchte das versuchen, rollierend, dem Sinne auch, wie du gerade gesagt hast, abwechselnd in dem Sinne durchführen zu wollen. Wir haben aber auch gemerkt, das muss man auch dazu sagen, dieses Regelwerk muss ganzheitlich verschriftlich werden und deswegen haben wir es an KI auch mitgegeben, weil teils war es dokumentiert, teils war es aber auch, als wir im Gespräch waren mit den Kollegen, dass wir gemerkt haben, dass gewisse implizite Regeln einfach Anna: umgesetzt werden, weil Dennis: umgesetzt werden, weil gewisse Abfolgen da waren. Das war dann einfach für diejenigen ganz logisch. Das beste Beispiel ist, wie du gerade gesagt hast, wenn jemand in der ersten und einer Woche eine Frühschicht hatte, dann er darauf folgende, die sofort wieder eine Frühschicht. Genau. Und dann gab es aber die Sonderfälle, die Einzelfälle oder wenn das in dem Fall dann zu gut so ist oder in der und der Wochen, Kalenderwochen muss das aber so sein. Diese Themen, die müssen ja auch mit rein, so einen Regelwert auch vollständig zu machen, Anna: gewisse Abfolgen dann da waren. Das wurde dann, das war dann einfach für diejenigen ganz, ganz logisch. Also das beste Beispiel ist, wie du gerade gesagt hast, wenn jemand in der ersten und einer Woche eine Frühschicht hatte, dann hatte darauf folgende nicht sofort wieder eine Frühschicht. Und dann gab es aber die Sonderfälle oder die Einzelfälle oder wenn das in dem Fall dann so und so ist oder in der und der Wochen, Kalenderwochen muss das aber so sein. Und diese Themen, die müssen ja auch mit rein, so ein Regelwerk auch wirklich vollständig zu machen. Dennis: fair zu machen, verständlich zu machen. Anna: fair zu machen, verständlich zu machen Dennis: und wer es vor allen Dingen da noch immer besser nachvollziehbar ist. Richtig. wir sehen können und vor allen Dingen darlegen können für das ganze Team, warum beispielsweise wir jetzt eben sagen oder dieser KI mitgeben, die ID, die man schön animisieren, XYZ ist jetzt nur mal an der Stelle, weil wir eben ein konkretes Regelwerk transparent darlegen können. Und das erhöht natürlich auch noch mal ganz großen Kernesgrad. richtig. Wie du gesagt hast, also diese Regeln Anna: und fair ist ja vor allen Dingen dann auch immer, wenn es nachvollziehbar ist. Also wenn wir sehen können und vor allen Dingen darlegen können für das ganze Team, warum beispielsweise wir jetzt eben sagen oder dieser KI mitgeben, die ID, wie du gerade gesagt hast, schön anonymisiert XYZ ist jetzt nun mal an der Stelle, weil wir eben ein konkretes Regelwerk transparent darlegen können und das erhöht natürlich auch nochmal einen ganz großen Fairness-Grad. richtig. du gesagt hast, also diese Regel... Dennis: mussten einmal noch mal konkret finalisiert werden. Und der Punkt Nachvollziehbarkeit ist auch sehr, wichtig. Und das war dann natürlich die Stärke tatsächlich von KI, obwohl es ja vielleicht oft auch behauptet wird, die KI ist nicht so nachvollziehbar. Anna: Und der Punkt Nachvollziehbarkeit ist auch sehr, wichtig. Und das war dann natürlich die Stärke tatsächlich von KI, obwohl es ja vielleicht oft auch behauptet wird, die KI ist nicht so nachvollziehbar. Dennis: Aber in dem Fall für uns hat es dafür gesorgt, dadurch, dass wir von der KI eine Begründung erhalten, in textlicher Form. Warum hast du diesen Mitarbeiter jetzt beispielsweise auf Platz eins in der Reihenfolge gesetzt? Warum auf Platz zwei oder drei oder vier? Anna: Aber in dem Fall für uns hat es dafür gesorgt, nämlich dadurch, dass wir von der KI eine Begründung erhalten, in textlicher Form. Warum hast du diese Mitarbeiter jetzt beispielsweise auf Platz eins in der Reihenfolge gesetzt? Warum auf Platz zwei oder drei oder vier? Dennis: Oder warum ist Mitarbeiter X einfach auf dem letzten Platz jetzt für die Frühschicht in diesem Zeitraum gesetzt worden von mir? Und diese Nachvollziehbarkeit erhöht halt hochgradig dafür, dass dieses Fairness-Gefühl da ist. Weil wenn ein Kollege vielleicht auch mal die Frage hat, warum muss ich denn jetzt schon wieder die Frühschicht machen? So, dann hat man da einmal die Begründung von der KI und gleichzeitig jetzt der Mix Richtung Deterministik, also quasi ganz festgeschriebene Regeln, Programmregeln. Anna: Oder warum ist Mitarbeiter X einfach auf dem letzten Platz jetzt für die Frühschicht in diesem Zeitraum gesetzt worden von mir? Und diese Nachvollziehbarkeit wird halt hochgradig dafür, dass dieses Fairness-Gefühl da ist. Weil wenn ein Kollege vielleicht auch mal Die Frage ist, warum muss ich jetzt schon wieder die Frühschicht machen? Dann hat man da einmal die Begründung von der KI und gleichzeitig jetzt der Mix Richtung Deterministik, also quasi ganz festgeschriebene Regeln, Programmregeln, Dennis: Das gleichzeitig gepaart mit berechneten Daten. Also beispielsweise, wie oft hast du in den letzten acht Wochen schon die Frühschicht gemacht? Anna: das gleichzeitig gepaart mit berechneten Daten, also beispielsweise wie oft hast du in den letzten acht Wochen schon die Frühschicht gemacht? Dennis: Wie viele Tage sind das in Relation zu deinem Arbeitszeitmodell? Und dann kann man vielleicht feststellen, okay, Mitarbeiter Anna: Wie sieht das, wie viele Tage sind das in Relation zu deinem Arbeitszeitmodell? So, und dann kann man vielleicht feststellen, ja, okay, Mitarbeiter. Dennis: A hat 50 Prozent seiner Arbeitszeit in Schichten verbracht und Mitarbeiter B aber nur 10 Prozent. Dann ist halt klar, dass Mitarbeiter B auf Platz eins landet und Mitarbeiter A Anna: A hat 50 Prozent seiner Arbeitszeit in Schichten verbracht und Mitarbeiter B aber nur 10 Prozent. Dann ist halt klar, dass Mitarbeiter B auf Platz eins landet und Mitarbeiter A auf Platz zwei. Das ist dann so der ganz tolle Mix, dass man halt einmal die harten Fakten hat mit den Zahlen, aber gleichzeitig auch wirklich so eine textliche Begründung, die halt jeder sofort nachwürzen kann. In welchem Dennis: auf Platz zwei. Das ist dann so der ganz tolle Mix, dass man halt einmal die harten Fakten hat mit den Zahlen, aber gleichzeitig auch wirklich so eine textliche Begründung, die halt jeder sofort nachvollziehen kann. Anna: Rhythmus oder in welchem zeitlichen Vorfeld Forecast berechnet denn, ich sage jetzt auch ganz bewusst berechnet, denn die KI dann die einzelnen Werte für die Schichten? Ist das immer für eine Woche? Ist das für einen Monat? Ist das für ein Jahr? Wie ist denn, sage ich mal, da bei uns auch der Forecast gewählt worden? Dennis: die einzelnen Werte für die Schichten. Ist das immer für eine Woche, ist das für einen Monat, ist das für ein Jahr? Wie ist denn, sag ich mal, da bei uns auf der Vorkast gewählt worden? Bei uns ist das so, also wir planen, glaub ich, wenn ich mich richtig... Ja, genau, zwei Monate im Amt voraus. Das heißt, unser Programm läuft alle zwei Wochen. Und... Anna: Und alle zwei Wochen wird quasi von sechs Wochen Vorkast oder Vorklaren auf acht Wochen aufgestockt. werden immer zwei Wochen in sechs Wochen Zukunft so gesehen verplant. Das war vorher auch ein längerer Zeitraum. glaube, die Kollegen haben immer so vier bis sechs Wochen verplant. Gibt uns immer die Freiheit. Dennis: Alle zwei Wochen wird von sechs Wochen Vorkast oder Vorplanung auf acht Wochen aufgestockt. Es werden immer zwei Wochen in sechs Wochen Zukunft so gesehen verplant. Das war vorher auch ein längerer Zeitraum. glaube, die Kollegen haben immer so vier bis sechs Wochen verplant. Gibt uns immer die Freiheit, noch mal nachkorrigieren zu können. Das ist auch noch mal so ein Punkt. Und Anna: noch mal nach korrigieren zu können. ist auch noch mal so ein Punkt. Und Dennis: liegt auch vielleicht in der Natur der Sache, jetzt zwei Wochen, weil bei uns Früh- und Spätschicht immer für zwei Wochen verplant werden. Genau, das liegt dann so, ja, vielleicht bei uns in der Natur der Sache. Anna: liegt auch vielleicht in der Natur der Sache, jetzt zwei Wochen, weil bei uns Früh- und Spätschicht immer für zwei Wochen verplant werden. Okay. Das liegt dann so, ja, vielleicht bei uns in der Natur der Sache. Und du hattest gerade nochmal das Thema angesprochen auch, dass für uns ganz wichtig ist, dieses Thema Nachvollziehbarkeit mit reinzubringen, dass wir eine Begründung auch mitgeben, dass wir ein Regelwerk transparent auch haben, dass es einsehbar ist. Diese Begründung, die wird ja per Mail versandt. Die wird per Mail versandt, vor allen Dingen an diejenigen, Dennis: dass wir eine Begründung auch mitgeben, dass wir einen Regelwert transparent auch haben, dass es einsehbar ist. Diese Begründung wird ja per Mail versandt. Die wird per Mail versandt, vor allen Dingen an diejenigen, die in dem Sinne entscheiden, die zuvor in diesem Prozess manuell geplant haben. Die bekommen jetzt eben diesen Vorschlag von der KI, inklusive einer E-Mail, die begründet, warum Mitarbeiter oder die ID, wie wir es dort haben, folgende Schichten eingeplant ist. Anna: die in dem Sinne entscheiden, die zuvor in diesem Prozess manuell geplant haben, die bekommen jetzt eben diesen Vorschlag von der KI inklusive einer E-Mail, die begründet, warum Mitarbeiter oder die ID, eben wie wir es dort haben, folgende Schichten eingeplant ist. Dennis: Hast du da ein Feedback bekommen von den Kollegen, die gerade diese Begründung per E-Mail finden, die das aufgetan haben? Ja, vielleicht bevor ich dazu komme, noch mal eine kurze Erklärung, Anna: Hast du dann Feedback bekommen von den Kollegen, wie die gerade diese Begründung per E-Mail finden, wie die das aufgefasst haben? Ja, vielleicht bevor ich dazu komme, eine kurze Dennis: wie diese E-Mail zustande kommt. Vielleicht noch als Ergänzung zum Planungshorizont. Anna: diese E-Mail zustande Vielleicht noch als Ergänzung zum Planungshorizont. Dennis: in welchem Zeitraum wir planen, gehört auch noch mal zum Prozess dazu, dass quasi die Historie auch durch die KI betrachtet wird. Ich kann jetzt nicht genau sagen, wie viele Wochen es sind, aber ich hab quasi einmal ausgerechnet, wie viele Wochen wir quasi in die Vergangenheit schauen müssten, dass rein rechnerisch jeder Kollege einmal eine Schicht gehabt hätte. Dass wir quasi ein Zyklus quasi im Idealfall zu 100 Prozent fair verteilt hätten. Anna: dazu, dass quasi die Historie auch durch die KI betrachtet wird. Ich kann jetzt nicht genau sagen, wie viele Wochen es sind, aber ich habe quasi einmal ausgerechnet, wie viele Wochen wir quasi in die Vergangenheit schauen müssten, dass rein rechnerisch jeder Kollege einmal eine Schicht gehabt hätte. Dass wir quasi ein Zyklus quasi im Idealfall zu 100 Prozent fair verteilt hätten. Dennis: ist natürlich immer schwierig, weil Kollegen krank werden, Kollegen im Urlaub sind, auf Schulungen sind und so weiter und so fort. Aber in der Theorie erschien mir das quasi ein guter Zeitraum für die Historie. Und dort werden einmal diese Werte berechnet, die ich schon gerade gesagt habe, wie oft ein Mitarbeiter welche Schicht gemacht hat, wann ein Mitarbeiter zuletzt eine Schicht gemacht hat. Im Prozess wird dann das einmal durch die KI interpretiert. Die Mitarbeiter werden pro Schichttyp, die wir haben, eine Reihenfolge gebracht. Anna: ist natürlich immer schwierig, weil Kollegen krank werden, Kollegen im Urlaub sind, auf Schulungen sind und so weiter und so fort. Aber in der Theorie erschien mir das quasi ein guter Zeitraum für die Historie. Und dort werden einmal diese Werte berechnet, die ich schon gerade gesagt habe, wie oft ein Mitarbeiter welche Schicht gemacht hat, wann ein Mitarbeiter zuletzt eine Schicht gemacht hat. Im Prozess wird dann das einmal durch die KI interpretiert. Die Mitarbeiter werden pro Schichttyp, die wir haben, in eine Reihenfolge gebracht. Dennis: Und das Ganze wird während des ganzen Prozesses protokolliert, zusammengefasst. Wir haben also einmal eine Log-Datei, die das festhält, auch nochmal ganz detailliert beschreibt, was die KI wann gemacht hat, oder die Software, wann gemacht hat, je nachdem, ob es jetzt quasi ein KI-Schritt ist oder ein fester Programmschritt ist. Und das wird dann halt nett, hübsch für die Kollegen als E-Mail aufbereitet und dann versendet. Und ... Anna: Und das Ganze wird während des ganzen Prozesses protokolliert, zusammengefasst. Wir haben also einmal eine Log-Datei, die das festhält, auch nochmal ganz detailliert beschreibt, was die KI wann gemacht hat oder die Software, was wann gemacht hat, je nachdem, ob es jetzt quasi ein KI-Schritt ist oder ein fester Programmschritt ist. Und das wird dann halt nett, hübsch für die Kollegen als E-Mail aufbereitet und dann versendet. Und Dennis: glaube, das Feedback war durchweg positiv. Man musste sich da natürlich vor allem am Anfang so bisschen noch mal reinarbeiten, durchfuchsen, schauen, ob das jetzt so richtig ist, was da drin steht. Weil natürlich gerade am Anfang noch mal Fehler ausgemerzt werden müssen. Also zum Beispiel, wenn du meintest, ob das richtig ist? Ja, also das zum Beispiel Anna: ich glaube, das Feedback war war durchweg positiv. Man musste sich da natürlich vor allem am Anfang so ein bisschen noch mal einarbeiten, durchwuchsen, schauen, ob das jetzt so richtig ist, was da drin steht, weil natürlich gerade am Anfang noch mal Fehler ausgenähert werden müssen. Hast du ein Beispiel, wenn du meintest, ob das richtig ist? Ja, also das zum Beispiel Dennis: in Begründungstext ... Anna: In Begründungstext Dennis: andere Werte standen als quasi die festgeschriebenen Werte, die auch mitgegeben werden in der E-Mail. Das sind schlicht und ergreifende Programmfehler, die sich am Anfang reingeschlichten haben, die mussten dann ausgemerzt werden. Aber das läuft jetzt mittlerweile sehr, gut. Und spannend bei dem Prozess ist jetzt auch noch, dass durch den Zyklus von alle zwei Wochen Fehler vielleicht auch erst ein bisschen später auffallen. Das heißt, ich sag mal, ... Anna: andere Werte standen als quasi die festgeschriebenen Werte, auch in der E-Mail. Das sind dann halt schlicht und ergreifende Programmfehler, die sich am Anfang reingeschnitten haben. Die mussten dann ausgemerzt werden. Aber das läuft jetzt mittlerweile sehr, gut. Und spannend bei dem Prozess ist jetzt auch noch, dass durch den Zyklus von alle zwei Wochen Fehler vielleicht auch erst ein bisschen später auffallen. Das heißt, ich sag mal, Dennis: Diese Review-Zeit ist bei uns bei diesem Prozess ein bisschen länger. Weil natürlich nach einem Monat gerade mal zwei Zyklen erst durch sind. Das ist natürlich bisschen wenig. Anna: Diese Rail-Flu-Zeit ist bei uns jetzt bei diesem Prozess ein bisschen länger, weil natürlich nach einem Monat gerade mal zwei Zyklen erst durch sind. ist natürlich ein bisschen wenig. Dennis: Aber genau, wir haben das jetzt schon einige Zeit bei uns im Einsatz. Und auch das mit der Abschluss-Mail und der Begründung funktioniert sehr, gut. Mache ich jetzt daran vor allem fest, dass wir wenig Rückfragen kriegen. Das war vor allem am Anfang ein bisschen mehr. Aber jetzt, wo quasi die Fehler erst mal weg sind ... Anna: Aber genau, wir haben das jetzt schon einige Zeit bei uns im Einsatz und auch das mit der Abschlussmail und der Begründung funktioniert sehr, gut. Mache ich jetzt daran vor allem fest, dass wir wenig Rückfragen kriegen. Das war vor allem am Anfang ein bisschen mehr, aber jetzt wo quasi die Fehler erstmal weg sind, Dennis: gibt es keine Rückfragen mehr. Und ich Anna: gibt es keine Rückfragen mehr und ich... Dennis: denke mal, dass die Kollegen auch sehr, froh sind, so eine Erklärung parat zu haben, wenn dann mal die Kollegen kommen und fragen, warum sie denn jetzt eine bestimmte Schicht zugetragen bekommen haben oder zugeteilt bekommen haben. Weil dann hast du direkt die Begründung von der KI schon in deiner Abschlussmail und dieses einmal das auf einen Blick zu bekommen ... Anna: denke mal, dass auch sehr, froh sind, quasi so eine Erklärung klar zu haben, wenn mal die Kollegen kommen und fragen, warum sie denn jetzt eine bestimmte Schicht zu betragen bekommen haben oder zu betragen bekommen haben, weil dann hast du direkt die Verbindung von der KI schon in deiner Abschlussmeldung. und dieses einmal das auf einen Blick zu bekommen in dieser E-Mail, das ist ja einfach auch eine komplette Zeitersparnis. Sonst war das ja auch, dass natürlich Rückfragen gekommen sind. Hey, können wir das vielleicht umplanen, die Schicht oder warum bin ich Ich müsste da eigentlich zu einer Schulung hin, wo das irgendwie übersehen oder sonstiges. Es gibt ja viele Themen, dann einfach noch mal gesprochen werden muss. Und das hat natürlich auch in der Aufbereitung oder zu schauen, wie sieht es denn aus oder warum wurde denn beispielsweise genau in dem Moment dir diese Schicht zugeteilt. Das hat Zeit gebraucht. Und wenn es auch manchmal nur fünf Minuten gewesen sind, sich da wieder reinzuarbeiten. Und so ist es natürlich schön auf einen Blick, dass man eben Dennis: Richtig. wo dann einfach nochmal besprochen werden muss. Und das hat natürlich auch in der Aufbereitung oder zu schauen, wie sieht es denn aus oder warum wurde denn beispielsweise genau in dem Moment, die diese Schicht geboten das hat Zeit gebraucht. Und wenn es auch manchmal nur fünf Minuten gewesen sind, sich da wieder reinzuarbeiten. Und so ist es natürlich schön auf einen Blick, dass man eben Anna: komprimiert, wie so eine Art Bericht bekommt, diese Abschluss-Mail, die du da noch mal erwähnt hast. Dennis: komprimiert, so eine Art Bericht bekommen, diese Abschluss-Mail, die du noch mal erwähnt hast, direkt zu sehen, mal, so und so wurde das ausgewertet, das sind die Daten, diesen historischen Zyklus gebildet haben und darauf basiert eben anhand der Regeln die und die Entscheidung. Das heißt, wir sind auf einmal komplett faktenbasiert und eben nicht mehr sehr historisch geprägt durch Daten, die noch mal manuell aufbereitet werden müssen oder nachgeschaut werden muss oder Anna: direkt zu sehen, guck mal, so und so wurde das ausgewertet. Das sind die Daten, die diesen historischen Zyklus gebildet haben. Und darauf basiert anhand der Regeln die und die Entscheidung. Das heißt, wir sind auf einmal komplett faktenbasiert und eben nicht mehr sehr historisch geprägt durch Daten, die noch mal manuell aufbereitet werden müssen. Oder wo noch mal nachgeschaut werden muss. Oder Dennis: wo nochmal geguckt wird, wie sind denn die Regeln und so dran, sondern wir haben das halt sehr Anna: wo noch mal geguckt wird, wie sind denn die Regeln? Sondern wir haben halt sehr... Dennis: kompakt und dieser Fairness-Gedanke, der uns einfach da auch sehr viel mitbegleitet hat, was wir gesagt haben. Anna: Und dieser Fairness-Gedanke, der uns einfach da auch sehr viel mitbegleitet hat, dass wir gesagt haben, Dennis: Das muss immer noch für alle nachvollziehbar, sprich gleich fair sein. Den konnten wir einfach gut umsetzen. Und das war auch ein Feedback, das wir bekommen haben, dass da eine Transparenz herrscht und es verstanden wird, warum beispielsweise diese Geschichten geplant werden. Dass einmal dieser Feedback vom Team und das Feedback eben auch von denjenigen, die sag ich mal vorher zuvor manuell geplant haben, das ist eine Zeitersparnis. Genau. ist so eine enorme Zeitersparnis. Einfach, das ist super. Anna: das muss immer noch für alle nachvollziehbar, sprich gleich fair sein, den konnten wir einfach gut umsetzen. Und das war auch ein Feedback, das wir bekommen haben, dass da eine Transparenz herrscht und es verstanden wird, warum beispielsweise diese Schichten geplant sind. Dass einmal dieses Feedback vom Team und das Feedback eben auch von denjenigen, die, sag ich mal, vorher zuvor manuell geplant haben, es ist eine Zeitersparnis. Es ist so eine enorme Zeitersparnis einfach. Das ist super. Dennis: Genau, weil gerade durch diese Abschlussmail hast du jetzt bei dem Prozess Anna: Genau, weil gerade durch diese Abschlussmail hast du jetzt bei dem... Dennis: die Möglichkeit, Auch wenn du mal nacharbeiten musst Anna: Auch wenn du mal nacharbeiten musst. Dennis: oder umplanen musst, weil vielleicht doch ein Mitarbeiter krank geworden ist oder noch mal kurzfristig Urlaub braucht oder wie auch immer, du kannst halt nach den gleichen Regeln wie das Programm nachjustieren, weil du ganz genau gucken kannst, das Programm wird ja nichts anderes machen. Du hast die Reihenfolge an Mitarbeitern, die diese Schicht jetzt übernehmen sollten. Anna: wie auch immer, du kannst nach den gleichen Regeln wie das Programm nachjustieren. du ganz genau gucken kannst, das Programm wird ja nichts anderes machen. Du hast die Reihenfolge an Mitarbeitern, die diese Schicht jetzt übernehmen sollten. Dennis: Und wenn Mitarbeiter auf Platz eins nicht kann, weil er genau in dem Zeitraum vielleicht Urlaub hat, dann wird er auf Platz zwei genommen. Und das Gleiche kannst du ja auch beim Nacharbeiten machen. Wenn du feststellst, in dem Zeitraum, Mitarbeiter braucht jetzt kurzfristig Urlaub, wer war denn in dem Zeitraum auf Platz zwei zugeteilt, Anna: Und wenn Mitarbeiter auf Platz eins nicht kann, weil er genau in dem Zeitraum vielleicht Urlaub hat, dann wird Mitarbeiter auf Platz zwei genommen. Und das Gleiche kannst du ja auch beim Nacharbeiten machen. Wenn du feststellst, ja okay, dem Zeitraum Mitarbeiter braucht jetzt kurzfristig Urlaub, wer war denn in dem Zeitraum auf Platz zwei zugetalt? Dennis: dann nimmst du eben den, ohne dass du dann wegen dieser einen kleinen manuellen Anpassung noch mal die ganze Historie aufmachen musst. Oder Mitarbeiter X fragst, der immer Ja sagt, wenn jemand einspringen muss. Anna: dann nimmst du eben den, ohne dass du dann wegen dieser einkleinen manuellen Anpassung nochmal die ganze Historie aufmachen musst. Wenn du X fragst, der halt immer Ja sagt, wenn jemand einspringt. Dennis: sondern du kannst da ganz fair in dieser Abschlussmehr gucken, wer müsste denn jetzt eigentlich dann einspringen, was wäre denn am fairesten und fertig. Ja, wie gesagt, super spannend. Wie war das für dich? Anna: Du kannst da ganz fair in den Abschluss gucken, wer müsste denn jetzt eigentlich dann einspringen, was wäre denn am fairesten und fertig. Ja, wie gesagt, super spannend. Wie war das für dich? Da auch Was du angesprochen hast, die Deterministik, also sprich die harte Programmierung auch eben mit den Wahrscheinlichkeiten Dennis: auch eben mit der Wahrscheinlichkeit Anna: von der KI zu verbinden? Dennis: Das war ein ganz großer Lernprozess, weil das Ursprungskonzept von mir für die Entwicklung war ein ganz anderes. Beziehungsweise nicht ein ganz anderes, aber es ging zu 100 % Richtung Deterministik. Wo ich mir dann eben wirklich gesagt hab, dann brauchst du wirklich die KI nicht mehr. Wenn du dann schon so ein Scoresystem aufbaust und so, dann brauchst du die KI wirklich nicht mehr. Anna: Ich finde das ganz anders, aber es ging zu 100 % Richtung Deterministik, wo ich mir dann eben wirklich gesagt habe, dann brauchst wirklich die KI nicht mehr. Also wenn du dann schon so ein Scoresystem aufbaust und so, dann brauchst du die KI wirklich nicht mehr. Dennis: Der zweite Schritt war, okay, dann machst du es halt zu 100 Prozent KI-basiert. Am besten einfach alle Daten rein und du willst den fertigen Plan zurückkriegen. Hat auch nicht funktioniert, weil Anna: Der zweite Schritt war, okay, dann machst du es halt zu 100 % KI-basiert. Am besten einfach alle Daten rein und du willst den fertigen Plan zurückkriegen. Hat auch nicht funktioniert, weil... Dennis: too much, zu viel auf einmal, zu viel Halluzination, das hat überhaupt auch gar nicht funktioniert. Und der Mix war es halt am Ende. Also wirklich diese Regeln aufzustellen. Mit den wichtigsten Daten, die die KI braucht, zur Verfügung stellen. Anna: zu viel auf einmal, zu viel Halluzination, das hat überhaupt auch gar nicht funktioniert. Und der Mix war es halt am Ende. wirklich diese Regeln aufzustellen, mit den wichtigsten Daten, die die KI braucht, zur Verfügung stellen, Dennis: in den Prompt und dann einmal planen lassen. Wirklich eine Reihenfolge erstellen lassen. Gar nicht über den Zeithorizont, sondern es war halt klar, die nächsten zwei Wochen müssen verplant werden. Anna: in den Prompt und dann einmal planen lassen. Nötig eine Reihenfolge erstellen lassen. Gar nicht jetzt über den Zeithorizont, sondern es war halt klar, die nächsten zwei Wochen müssen verplant werden. Dennis: Und die KI weiß zum Beispiel nicht, dass Mitarbeiter A in diesem Planungshorizont gar nicht da ist. Sie stellt einfach nur fest, laut Fairness-Regel müsste er jetzt diese Schicht machen. laut festen Regeln wird dann im Programm einfach noch mal geprüft, ist dieser Mitarbeiter wirklich da? Anna: Und die KI weiß zum Beispiel nicht, dass Mitarbeiter A in diesem Planungshorizont gar nicht da ist. Sondern sie stellt einfach nur fest, laut Fernes-Regel müsste er jetzt diese Schicht machen. laut festen Regeln wird dann im Programm einfach nochmal geprüft, okay, ist dieser Mitarbeiter wirklich da? Dennis: arbeitet er an diesem Tag wirklich, also hat er jetzt beispielsweise eine 4-Tage-Woche, Anna: Arbeitet er an diesem Tag wirklich? Also hat er jetzt beispielsweise eine 5-Tage-Woche. Dennis: hat er Urlaub, hat er eine Schulung eingetragen, ist er vielleicht im Homeoffice, dann sollte er vielleicht keine Früh- Spätschicht machen, wo man halt bei uns vor Ort sein muss. All solche Dinge. Das heißt also wirklich der KI nur das Nötigste geben, was sie braucht. In dem Fall wirklich verantwortungsvoll die Fairness-Regeln umsetzen. Und alles andere, was ... Anna: Hat er Urlaub, hat er eine Schulung eingetragen, ist er vielleicht im Homeoffice, dann sollte er vielleicht keine Früh- Spätschicht wachen, wo man halt bei uns vor Ort sein muss. All solche Dinge. Das heißt also wirklich der KI nur das Nötigste geben, was sie braucht. In dem Fall wirklich verantwortungsvoll die Fairness-Regeln umsetzen und alles andere, was ja mit festen Regeln gemacht werden kann oder vielleicht nochmal überprüft werden kann. Dennis: mit festen Regeln gemacht werden kann oder vielleicht noch mal überprüft werden kann, wird halt eben mit festen Regeln gemacht. Und das war dann so der Lernprozess. Also wirklich von rein deterministischem Ansatz zu rein KI-basierendem Ansatz zu diesem Mixansatz. Genau, den Luxus haben wir, dass wir das bei uns so umsetzen konnten. Und ich bin sehr froh, dass wir das machen konnten, weil es erleichtert, glaube ich, sehr, viel. Man hat natürlich noch mal so kleine Features mit eingebaut wie ... Anna: Das mit Hessen Regen gemacht. Das war dann so der Lernprozess. Also wirklich von rein deterministischem Ansatz zu rein kulturarischem Ansatz zu diesem Nix-Ansatz. Den Luxus haben wir, dass wir das bei uns so umsetzen konnten. Und ich bin sehr froh, dass wir das machen konnten, es erleichtert, glaube ich, sehr, viel. Man hat natürlich noch mal so kleine Features mit eingebaut, wie Dennis: Beispielsweise, dass alle Mitarbeiter, jetzt keine Schicht haben, Anna: beispielsweise, dass alle Mitarbeiter jetzt keine Schicht haben. die Standard-Schicht automatisch mitkriegen. Da braucht man natürlich keine KI mit für, aber das ist dann so ein netter Side-Effekt, den man damit einbauen kann. Und was ich halt immer ganz schön finde, ist, uns ist einfach dieses Thema Feedback ganz, ganz wichtig. dass wir von vorne rein eben mit den entsprechenden Verantwortlichen darüber reden, dass wir die halt damit reinbringen und halt auch im Nachgang, wo du so schön gesagt hast, es gibt gerade keine Fragen. Ich fand einfach das Schöne auch da, wir hatten ja wieder einen Dennis: die Standard-Schicht automatisch mitkriegen. Da braucht man natürlich keine KI mit für. Aber das ist dann so ein netter Side-Effekt, den man damit machen kann. Was ich immer ganz schön finde, ist, uns ist einfach dieses Thema Feedback ganz wichtig. Dass wir von vorne rein mit den Verantwortlichen darüber reden, dass wir die damit reinbringen. im Nachgang, wo du so schön gesagt hast, es gibt gerade keine Fragen. Ich fand das Schöne auch da. Workshop und auch da gefragt, Anna: Workshop und auch da gefragt. Dennis: wie ist es denn, ne? Kann einfach mal ne Stimme aus dem Team, wie wird dieser Agent genutzt, dass man einfach mal dem Team auch mitgeben kann, was da gerade passiert. Und da ist es dann für mich immer richtig, richtig schön, ja, von dem Team, eben, von dem Team fürs Team zu hören, wie es läuft, was vorher, ich sag mal, die ganzen Schwierigkeiten auch waren. Oder was wirklich auch Anna: Wie ist es denn? Kann einfach mal eine Stimme aus dem Team, wie wird dieser Agent genutzt, dass man einfach mal dem Team auch mitgeben kann, was da gerade passiert. Und da ist es dann, finde ich, immer richtig, richtig schön von dem Team eben, von dem Team fürs Team zu hören, wie es läuft, was vorher, ich sag mal, die ganzen Schwierigkeiten auch waren oder was wirklich auch Dennis: was genervt hat oder warum es manchmal nicht so gut funktioniert hat und wie wir dann wirklich da mehrwertig waren, wie wir unterstützen können, wie wir dann wirklich eine Lösung mit unserem Agent geschaffen haben, die Freude macht, die halt Spaß macht, damit zu arbeiten und wo halt einfach auch wieder diese Arbeitskraft für andere Themen benutzt werden kann anstelle eben diese Planung, gleichzeitig aber wie gesagt sehr wichtig ist für unser Unternehmen. Es ist vielleicht ein bisschen schwer jetzt was Allgemeines Anna: Baustellen waren, was genervt hat oder warum es irgendwie manchmal nicht so gut funktioniert hat und wie wir dann wirklich da einen Mehrwert liefern konnten, wie wir unterstützen können, wie wir da wirklich eine Lösung mit unserem Agent geschaffen haben, die Freude macht, die halt Spaß macht, damit zu arbeiten und wo halt einfach auch wieder diese Arbeitskraft für andere Themen genutzt werden kann anstelle eben diese Planung, gleichzeitig aber wie gesagt sehr, sehr wichtig auf unser Unternehmen ist. Es ist vielleicht ein bisschen schwer jetzt was Dennis: abzuleiten aus unserem weil es natürlich jetzt unser spezifischer Prozess ist und wir das über eine Eigenentwicklung umgesetzt haben. Aber ich glaube, gerade die Sachen, die du erwähnt hast, aber auch von der Umsetzung her, deckt das, glaube ich, so bisschen beide Welten ab. Also man hat ja festgestellt, sowohl der rein deterministische Weg war jetzt vielleicht, ja, das hätte funktioniert, aber du hättest jetzt nicht so diese transparente Erklärung dazu mitliefern können. Und auch der rein KI-basierte Weg ... Anna: deckt das glaube ich so bisschen beide Welten ab. Also man hat ja festgestellt, sowohl der rein deterministische Weg war jetzt vielleicht, ja das hätte funktioniert, aber du hättest jetzt nicht so diese transparente Erklärung dazu mit empfangen und auch der rein KI-basierte Weg Dennis: hätte nicht so gut zuverlässig funktioniert. Ich glaube, da kann man schon so bisschen beide Welten vereinen und vielleicht Anna: hätte halt nicht so gut zuverlässig funktioniert. Ich da kann man schon ein bisschen beide Welten vereinen und vielleicht Dennis: auch überzeugen. Und Fazit für mich ist vor allem auch gerade mutig sein in Prozessen, wo man denkt, ja, das lässt sich auch anders automatisieren. Vielleicht gibt es ja doch diesen einen Schritt, wo die KI ganz gut reinpasst. Anna: überzeugen und Fazit für mich ist vor allem auch gerade mutig sein in Prozessen wo man denkt ja das lässt sich auch anders automatisieren vielleicht gibt es ja doch diesen einen Schritt wo die KI ganz gut reinpasst Dennis: Und auf der anderen Seite auch zu sagen, okay, die KI muss jetzt nicht alles übernehmen, sondern wir gucken uns mal im Prozess an. Anna: Und auf der anderen Seite auch zu sagen, die KI muss jetzt nicht alles übernehmen, sondern wir gucken uns mal im Prozess an, Dennis: Was ist dieser eine Step, wo die KI wirklich glänzen kann? Und dann halt am Ende kommt halt alles zusammen, diese Erleichterung von den Kollegen, Transparenz, Nachvollziehbarkeit, Entlastung, Zeit für andere Dinge. Anna: was ist dieser einen Step, wo die KI wirklich glänzen kann. Und dann halt am Ende kommt halt alles zusammen, diese Erleichterung von Kollegen, Transparenz, Nachvollziehbarkeit, Entlastung, Zeit für andere Dinge. Ja, dem kann ich mich nur anschließen. Ich habe gerade noch parallel überlegt hinsichtlich Learning, was kann man noch mitgeben, aber ich finde, das ist sehr, gut. Dennis: Was kann man noch mitgeben? Aber ich finde, ist sehr gut. Anna: zusammengefasst auf den Punkt gebracht und damit würde ich es für heute auch belassen. das waren jetzt so die Agents, die wir bei uns im Einsatz haben. Zwei Stück haben wir jetzt an der Zeit vorgestellt. ja, unsere Idee war dann beim nächsten Mal mal ein Tool vorzustellen, was wir nicht selber entwickelt haben, was wir bei uns auch im Einsatz haben und was es denn so für Vor- und Nachteile mit sich bringt, wenn man Sachen zukauft. Dennis: Genau, das waren jetzt so die Agents, die wir bei uns im Einsatz haben. Zwei Stück haben wir jetzt an der Zahl vorgestellt. unsere Idee war dann beim nächsten Mal mal ein Tool vorzustellen, was wir nicht selber entwickelt haben, was wir bei uns aber im Einsatz haben. Und was es denn so für Vor- und Nachteile mit sich bringt, wenn man Sachen zukauft. Anna: also wir freuen uns schon auf die nächste Woche mit euch und sagen bis dahin alles Gute und bis dahin, ciao ciao. Dennis: Bis dann, ciao!