Latest / M365.FM – Microsoft 365, Copilot & KI Podcast auf Deutsch / Dynamics 365 Copilot für Field Service: Arbeitsaufträge automatisch aus Sprachnotizen der Techniker (KI-Synchronfassung)

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Dynamics 365 Copilot für Field Service: Arbeitsaufträge automatisch aus Sprachnotizen der Techniker (KI-Synchronfassung) · M365.FM – Microsoft 365, Copilot & KI Podcast auf Deutsch

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Wenn Ihre Außendiensttechniker nach jedem Auftrag immer noch 20 Minuten damit verbringen, Notizen zu tippen, verlieren Sie mehr als nur Zeit.
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Sie verlieren an Datengenauigkeit.
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Was wäre, wenn sich diese Arbeitsaufträge direkt aus Ihren gesprochenen Textaktualisierungen von selbst schreiben würden?
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Heute erläutern wir, wie Dynamics 365 Co-Pilot die Arbeitsabläufe im Außendienst neu gestaltet und warum es dabei nicht nur darum geht, Minuten zu sparen.
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Es geht darum, ein System zu schaffen, das Techniker, Manager und Kunden Echtzeit miteinander verbindet.
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Am Ende werden Sie feststellen, dass die Lücke zwischen erledigtem und dokumentiertem Auftrag vollständig verschwindet.
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Der unsichtbare Engpass beim Papierkram.
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In den meisten Serviceteams ist der langsamste Teil des Tages nicht die Reparatur selbst.
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Es ist alles, was passiert, nachdem die Werkzeugtasche wieder im Fahrzeug ist.
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Ein Techniker verbringt möglicherweise 40 Minuten mit der Diagnose und Behebung eines Problems und verbraucht dann weitere 20 oder 30 Minuten mit der Dokumentation.
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Das ist mehr als eine Kaffeepause pro Auftrag, wenn man Formulare, Dropdown-Menüs und doppelte Systeme durchgeht.
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Manager bekommen dies in Echtzeit nur selten mit.
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Sie bemerken erst gegen Ende des Tages, dass Aufträge ein oder zwei Stunden hinter dem Zeitplan zurückbleiben.
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Die Ursache liegt scheinbar in Staus oder Überbuchungen, aber oft ist es der administrative Aufwand, der mit jedem abgeschlossenen Auftrag einhergeht.
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Der aktuelle Prozess fühlt sich immer noch an wie aus den 90ern.
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Ein Techniker schließt die Aufgabe ab, notiert in einem Notizbuch oder auf der Rückseite des Service-Tickets, was er getan hat, und macht dann vielleicht noch ein paar schnelle Fotos als Beweis.
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Wenn Sie organisiert sind, versuchen Sie vor der Abfahrt noch Notizen in Ihr Tablet einzugeben.
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Häufiger heben Sie sich die Notizen für das Ende der Schicht auf, wenn Sie im Lieferwagen sitzen oder zu Hause der Erinnerung nachjagen, was sechs oder sieben Aufträge zuvor passiert ist.
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Jedes System benötigt ein eigenes Formular.
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Die Teilennutzung wird in eine App eingegeben, Service-Details in eine andere und Kundenkommentare in eine dritte.
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Nichts davon geschieht schnell und nichts geschieht, solange die Details noch aktuell sind.
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Diese Verzögerung verursacht versteckte Kosten.
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Wenn Sie am Ende des Tages müde sind, füllen Sie nur die wichtigsten Felder aus und überspringen alles, was nicht zwingend erforderlich ist.
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Kleine Details verschwinden, welche Teile Sie ausgetauscht haben, welche Schrauben nachgezogen werden mussten,
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dieses seltsame Geräusch, das der Kunde hörte, bevor etwas ausfiel.
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Überstürzte Eingaben führen zu unvollständigen Datensätzen und unvollständige Datensätze sind schlecht für die Terminplanung, Abrechnungen und Garantieansprüche.
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Es geht nicht nur um Geschwindigkeit, sondern auch um Genauigkeit.
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Kognitive Untersuchungen beziffern die durchschnittliche menschliche Fehlerquote bei der routinemäßigen manuellen Dateneingabe auf mehrere Prozent
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und mit jeder erneuten Eingabe oder jedem Kopieren und Einfügen zwischen Systemen summieren sich diese Fehler.
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Das bedeutet, dass eine falsche Seriennummer von der Notiz des Technikers in das CRM in die Rechnung des Kunden und in die Bestandszählung gelangen kann,
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bevor es jemand bemerkt, ähm, stellen Sie sich das vor, eine Heizungsreparatur ist um 10.40 Uhr abgeschlossen.
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Der Techniker sollte sich um 10.45 Uhr auf den Weg zum nächsten Einsatz ordnen.
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Stattdessen sitzt er bis 11.10 Uhr im Lieferwagen und regt anhand von Notizen eine Servicehistorie ein,
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um sich zu erinnern, ob er 1,5 Meter Rohr verwendet hat.
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Jeder Auftrag zieht sich den Rest des Tages hin und der Druck steigt.
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Am Nachmittag gerät das Team in Verzug.
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Die Mitarbeiter im Backoffice warten auf abgeschlossene Arbeitsaufträge, um Aufträge abzuschließen,
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Ersatzbestände zu bestellen und Rechnungen auszulösen.
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Wenn Sie die Information erst am Abend erhalten, verschiebt sich alles um einen Tag.
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Der Engpass existiert nicht nur im Außendienst.
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Verwaltungsteams geraten in Warteschleifen und jagen Details per E-Mail oder Telefon hinterher,
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manchmal Tage, nachdem es zu spät ist.
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Berichte, die eigentlich die Weiterleitung oder die Lagerbestellung der nächsten Woche bestimmen sollten,
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beruhen auf Vermutungen, da die zugrunde liegenden Daten lücknervt sind.
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Wenn man das auf ein Dutzend Techniker hochrechnet, die jeweils sieben oder acht Aufträge pro Tag erledigen,
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wird deutlich, wie sich die Verzögerung auf Kosten der Bestandsgenauigkeit des Cashflows
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und sogar der Kundenzufriedenheitswerte auswirkt.
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Es ist nicht so, dass ein Techniker langsam ist,
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sondern die Art und Weise, wie das System die Verwaltungsarbeit dazu zwingt,
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losgelöst von der eigentlichen Aufgabe tätig zu werden.
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Der entscheidende Punkt ist, dass es sich um ein System handelt.
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Sie können schnellere Mitarbeiter einstellen oder auf Disziplin drängen,
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doch wenn der Workflow selbst auf der manuellen Erfassung nach dem Ereignis basiert,
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sind Verzögerungen und Fehler vorprogrammiert.
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Sie können keine präzisen und zeitnahen Berichte erstellen,
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wenn die Quelldaten erst Stunden später aus fragmentierten Notizen eingegeben werden.
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Und so sehr sich die Außendienstteams auch wünschen würden,
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sich auf die Arbeit vor sich zu konzentrieren, lässt sich nicht leugnen,
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dass dieser Papierkram Teil der Arbeit ist, bis sie einen anderen Weg finden.
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Ihn zu erfassen, daraus ergibt sich eine echte Chance.
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Stellen Sie sich vor, Sie könnten die manuelle Eingabe überflüssig machen,
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ohne die natürliche Arbeitsweise des Technikers am Ende eines Auftrags zu ändern.
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Der Schritt vom langsamen, sich wiederholenden Ausfüllen von Formularen
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zur präzisen Dokumentation in Echtzeit ist näher, als die meisten Teams erwarten.
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Und er erfordert nicht, dass Sie Ihre gesamte Belegschaft umschulen müssen.
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Wenn Sie sich Ihre Notizen von selbst schreiben,
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stellen Sie sich vor, Sie verlassen die Einfahrt des Kunden,
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gehen zurück zu Ihrem LKW,
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und wenn Sie die Tür schließen,
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befindet sich Ihre Arbeitsauftragszusammenfassung bereits im System.
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Keine Formulare, kein Tippen, keine Suche nach Dropdown-Minuten.
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Das passiert, wenn Sie die Dateneingabe am Tagesende durch eine Lösung ersetzen,
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die sich nahtlos in den tatsächlichen Ablauf des Auftrags einfügt.
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Co-Pilot hört dem Techniker direkt nach der Reparatur zu,
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während er noch alles im Kopf hat
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und wandelt die Daten in eine Aufzeichnung um,
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die er Backoffice tatsächlich verwenden kann.
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Die Erfassung ist so einfach, wie das Drücken der Aufnahmetaste untersprechen.
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Umweltspumpe an Einheit 2 austauschen,
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ein Dichtungsset verwenden,
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Leitungen spülen, Druck prüfen,
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keine Lacks.
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Das ist alles, was der Techniker tut.
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Das System transkribiert nicht nur.
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Es weiß, wer spricht, an welchem Auftrag er beteiligt ist,
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wer der Kunde ist und welches Anlagevermögen gewartet wurde.
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Dieser Kontext bedeutet,
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dass kein Textblock in ein Notizfeld geschrieben wird,
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sondern jedes Detail den richtigen Feldern zugeordnet wird,
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ohne dass der Techniker es organisieren muss.
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Wenn Sie jedoch schon einmal
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eine einfache Spracherkennungsfunktion verwendet haben,
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wissen Sie, dass diese instabil ist.
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Man übersieht ein Wort,
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hört Hintergrundgeräusche
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und muss am Ende trotzdem die Hälfte des Textes bearbeiten.
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Co-Pilot umgeht diese Falle,
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da es nicht bei Null anfängt.
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Das System verfügt bereits über den Wartungsverlauf aus dem CRM-System,
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die Liste der diesem Auftrag zugewiesenen Teile,
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die Notizen des vorherigen Technikers,
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Garantiebedingungen und Installationsdetails.
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Wenn es Pumpe wechseln hört,
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kann es das Modell für diesen Standort überprüfen,
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es mit den vorrätigen Teilen abgleichen
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und den Austausch anhand dieser spezifischen Teilnummer protokollieren,
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nicht nur anhand des allgemeinen Begriffs.
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Nehmen wir als Beispiel eine Pumpreparatur.
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Der Techniker verbringt 90 Sekunden damit,
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zu diktieren, was getan und was beobachtet wurde.
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Bis die Audioaufnahme endet,
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hat Co-Pilot das Update in zwei Dinge aufgeteilt,
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die das Unternehmen benötigt.
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Strukturierte Felder, Teilnummern,
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verwendete Mengen, Arbeitszeit
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und ein lesbaren Bericht über den Wartungsverlauf.
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In diesem Bericht könnte vermerkt werden,
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dass der Fehlermodus einem Fall aus dem letzten Jahr ähnelte,
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dieses Mal aber beim ersten Besuch behoben wurde.
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Diese zusätzlichen Erkenntnisse
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bleiben dem Anlagendatensatz zugeordnet,
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was wertvoll ist,
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wenn das Gerät erneut zur Wartung ansteht.
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Da die KI die Details direkt in die richtige Struktur bringt,
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entfällt die doppelte Bearbeitung,
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die Disponenten oder Verwaltungspersonal sonst vornehmen müssten,
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indem sie Rohtext in Berichte kopieren,
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die Bestandsnutzung erneut eingeben
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und die Garantieberechtigung abgleichen, eichen.
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Die Zeit, die sonst mit dem Bereinigen von Technikernotizen
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oder dem Aufspüren fehlender Felder verbracht worden wäre,
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fällt einfach.
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Und im Gegensatz zu frei formulierten Notizen
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fügen sich diese strukturierten Daten
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nahtlos in die Berichtsanalyse und Abrechnungsprozesse ein,
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ohne dass sie später von jemandem korrigiert werden müssen.
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Hier gibt es noch einen weiteren kleinen Vorteil.
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Durch die Normalisierung von Einträgen in ein einheitliches Format
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macht Co-Pilot Trendanalysen wesentlich zuverlässiger.
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Abkürzungen, Rechtschreibfehler oder verschiedene Techniker,
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die dasselbe Teil unterschiedlich benennen,
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werden eliminiert, wenn der Betriebsleiter nach allen Aufträgen sucht,
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die dieses Pumpenmodell betreffen.
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Seuer.
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Er hält tatsächlich die vollständige Liste
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und nicht nur 80% davon eine lange Liste,
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mit nicht übereinstimmenden Datensätzen.
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Für den Techniker fühlt es sich unsichtbar.
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Er verbringt nicht länger 20 Minuten pro Auftrag mit Verwaltungsaufgaben
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und gewinnt diese Zeit an Zeit.
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Bei mehrerer Aufträge hinweg kann das bedeuten,
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dass ein zusätzlicher Termin eingeplant werden kann,
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ohne dass eine Schicht verlängert wird.
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Für das Backoffice bedeutet dies,
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dass es sofort umfangreichere, sauberere Daten erhält,
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ohne dass es zu Engpässen kommt,
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die dadurch entstehen,
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dass das Außendienstteam die Daten erst einmal eingibt.
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Für den Kunden bedeutet dies,
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dass Berichte, Rechnungen und Nachverfolgungen
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schneller und mit weniger Fehlern erfolgen.
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She's wrong.
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Und während die Einsparung von Minuten pro Auftrag
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ein klarer Gewinn ist,
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ist die Verbesserung der Genauigkeit
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in den Folgeprozessen genauso wichtig.
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Eine schlechte Datenerfassung führt zu schlechter Zeitplanung,
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falschen Lagerbestellungen
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und verpassten Garantieansprüchen.
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Ein System, das die Erfassungslücke schließt,
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schließt auch die Fehlerlücke,
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die schwerer zu erkennen,
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aber genauso kostspielig ist.
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All dies konzentriert sich immer noch auf das,
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was passiert ist,
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auf die gerade abgeschlossene Arbeit.
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Aber sobald das System diesen Kontext in Echtzeit versteht,
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kann es mehr tun als nur dokumentieren.
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Es kann den nächsten Schritt vorschlagen,
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noch bevor der Techniker überhaupt danach fragt.
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Unterstützung bei der Fehlerbehebung in Echtzeit.
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Was wäre, wenn ein Techniker
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bei einer Reparatur auf ein Hindernis stoßen
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und die genauen Reparaturschritte,
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den Schaltplan und die Teileüberprüfung
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auf seinem Bildschirm angezeigt bekommen könnte,
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bevor er sein Werkzeug überhaupt ablegt.
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Nicht erst eine halbe Stunde später,
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nachdem er sich durch PDFs gekämpft hat,
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nicht nach einem Hin und Her mit der Zentrale,
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sondern genau in dem Moment,
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wenn er noch neben dem Gerät steht.
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Wenn er noch neben dem Gerät steht.
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Das ist der Wandel,
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bei dem Anleitungen nicht mehr etwas sind,
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nach dem man sucht,
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sondern Teil des Arbeitsablaufs selbst werden.
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Wenn heute ein Fehler auftritt,
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der nicht auf der Basis-Checkliste steht,
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beginnen die meisten Außendiensttechniker
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mit dem, was sie mitgebracht haben.
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In der Regel handelt es sich dabei
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um PDF-Dateien auf einem Tablet,
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möglicherweise das Handbuch vom letzten Jahr
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oder einige gespeicherte Fotos von früheren Reparatur.
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Wenn das nicht ausreicht,
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besteht der nächste Schritt darin,
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jemanden anzurufen,
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in der Regel den Serviceleiter
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oder einen anderen leitenden Techniker,
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der möglicherweise gerade mitten in seiner Arbeit ist.
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Man landet in der Warteschleife,
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schickt halbfertige Fehler kurz per SMS
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und wartet darauf,
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dass jemand im Büro die Datenbank überprüft.
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Jede so verbrachte Minute
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bedeutet eine weitere Minuteverzögerung
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im Zeitplan
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und eine weitere Verzögerung bei einem Auftrag.
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Unter Zeitdruck wird das noch schlimmer.
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Kunden möchten,
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dass das System so schnell wie möglich wieder läuft.
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Daher ist die Versuchung groß,
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auf der Grundlage der wahrscheinlichsten
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Übereinstimmung zu raten,
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anstatt die genaue Ursache zu ermitteln.
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Das kann dazu führen,
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dass ein Teil ausgetauscht wird,
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das nicht die Ursache des Problems ist.
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So wird das Problem
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für ein oder zwei Tage verschleiert,
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bis es erneut auftritt.
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In diesem Fall müssen Sie
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einen erneuten Besuch abstatten,
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zusätzliche Reisen unternehmen
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und das unangenehme Gespräch darüber führen,
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warum das reparierte Gerät
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ständige Ressourcen vor Ort.
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Genau hier setzt CoPilot an,
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indem es den Ort ändert,
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an dem das Wissen abgelegt wird.
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Anstatt dass der Techniker Daten
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aus statischen Dokumenten zieht,
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stellt CoPilot die richtigen Informationen
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im Kontext bereit.
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Es verknüpft die Reparaturprotokolle,
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Servicehandbücher,
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früheren Fallnotizen,
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IoT-Sensor-Feeds
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und sogar die Wartungsdaten von Partnern
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auf der Grundlage des aktuellen Arbeitsauftrags,
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der Anlagenhistorie
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und des gerade vom Techniker protokollierten Problems
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mit den entsprechenden Anleitungen.
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Angenommen, ein Techniker
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arbeitet an einem Kühlaggregat
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mit einem zeitweise auftretenden Fehler
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des Temperatursensors.
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Er beschreibt das Verhalten im CoPilot.
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Sensor zeigt kurzzeitig einen hohen Wert an,
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normalisiert sich dann,
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passiert zweimal täglich
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und innerhalb von Sekunden
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werden auf dem Bildschirm
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drei frühere Serviceaufzeichnungen
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mit fast identischen Symptomen angezeigt.
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Fall 1, defekter Kabelbaum,
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behoben, kein erneutes Auftreten.
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Fall 2, Sensor ausgetauscht, behoben.
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Fall 3, Steuerplatine ausgetauscht,
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keine weiteren Probleme.
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Es werden die genauen Ersatzteilnummern angezeigt,
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die bei diesen Reparaturen verwendet wurden,
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die Dauer jeder Reparatur sowie zugehörige Notizen
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der Techniker, die sie durchgeführt haben.
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Der Wartungsverlauf des aktuellen Vermögenswerts
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zeigt, dass der Kabelbaum bereits
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vor sechs Monaten ausgetauscht wurde.
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Die wahrscheinliche Ursache lässt sich
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also ohne Rätselraten eingassen.
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Da diese Hinweise nicht aus dem offenen Web stammen,
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sind sie bereits mit den tatsächlich
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im Unternehmen verwendeten Gerätemodellen,
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dem Teilebestand und den Verfahren abgeglichen.
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Das bedeutet, dass es keine Verwirrung
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über inkompatible Teile oder Schritte gibt,
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die nicht mit der Kundenkonfiguration übereinstimmen.
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Und es geht nicht nur darum,
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es richtig zu machen,
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sondern es gleich beim ersten Mal richtig zu machen.
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Die Kennzahlen des Außendienstes zeigen,
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dass sich jeder Prozentpunkt,
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der bei der Behebungsrate beim ersten Mal zunimmt,
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sichtbar auf die Kosten pro Auftrag
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und die Kundenzufriedenheit auswirkt.
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Da Co-Pilot die Diagnose während der Durchführung leitet,
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reduzieren die Techniker die Notwendigkeit,
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nach dem Prinzip Versuch und Irrtum vorzugehen,
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was weniger erneute Besuche bedeutet.
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Der Kunde erlebt nur einen einzigen Reparaturbesuch
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anstelle von zwei oder drei.
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Der Techniker lernt sofort aus dem Reparaturverlauf des Unternehmens
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und baut Erfahrung auf,
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ohne dass zusätzliche formelle Schulungen erforderlich sind.
12:25
Und da der Support vor Ort zusammengestellt wird,
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bleibt der Techniker am Einsatzort,
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anstatt Zeit mit der Fahrt zurück zum Depot
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oder dem Warten auf einen Rückruf aus der Zentrale zu verschwenden.
12:34
Die wirkliche Veränderung liegt im Rhythmus.
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Probleme, die früher den Tag unterbrochen haben,
12:38
werden jetzt noch im selben Einsatz gelöst.
12:40
So können mehr Aufträge pro Schicht erledigt werden,
12:42
es gibt weniger Verzögerungen,
12:43
die sich auf dem morgigen Zeitplan auswirken
12:44
und das Backoffice wird weniger mit der Suche nach ungelösten Tickets belastet.
12:48
Das Wissen, das früher in einem separaten Silo gespeichert war,
12:50
ist jetzt Teil des Außendienst-Toolkits.
12:53
Und sobald das System nicht nur den aktuellen Fehler,
12:55
sondern auch das Muster,
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der als nächstes auftretenden Fehler versteht,
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kann es früher handeln und wahrscheinliche Bedarfe melden,
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bevor der Techniker überhaupt das Gehäuse öffnet.
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Hieraus entstehen echte Effizienzgewinne.
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Also Teile und Planung vor der Anfrage.
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Die kürzeste Reparatur ist die,
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bei der das richtige Teil bereits im Regal des Lieferwagens liegt.
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Keine zusätzlichen Anrufe, keine Folgebesuche,
13:14
keine Erklärung gegenüber dem Kunden,
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warum sie wiederkommen, sobald das Teil eintrifft.
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Dennoch arbeiten die meisten Außendienstmitarbeiter
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heute immer noch nach einem reaktiven Modell.
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Ein Techniker diagnostiziert den Fehler,
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bestätigt, was benötigt wird
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und gibt erst dann die Anfrage ein.
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Im besten Fall fährt ein Fahrrad das Teil
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noch am selben Tag aus dem Depot ab.
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Im schlimmsten Fall bedeutet dies eine mehrtägige Wartezeit
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und einen verärgerten Kunden,
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der auf ein Gerät startet, das immer noch nicht funktioniert.
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Wir alle haben schon erlebt,
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wie leicht eine einzige fehlende Komponente
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ein Zeitplan durcheinander bringen kann.
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Ein Auftrag, der eigentlich 40 Minuten dauern sollte,
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erstreckt sich über zwei Besuche.
13:44
Das bedeutet mehr Reisezeit, mehr Umplanungen,
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mehr Verwaltungsaufwand für die Disposition
13:48
und die Folge, dass spätere Aufträge verschoben werden.
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Der Kunde spürt die Verzögerung gleich doppelt.
13:54
Erstens, wenn sein Gerät länger offline bleibt
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und zweitens, wenn er Zeit für einen anderen Termin freimachen muss.
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Diese Verzögerungen wirken sich nicht nur negativ
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auf die Zufriedenheitswerte aus,
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sondern treiben auch die Kosten pro Auftrag in die Höhe,
14:03
sodass sie nur schwer wieder gut zu machen sind.
14:04
Hier ändert Co-Pilot die Abfolge.
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Anstatt zu warten, bis die Diagnose abgeschlossen ist
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und dann zu bestellen, achtet das System
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auf die Berichte des Technikers
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und beginnt im Hintergrund mit dem Abgleich der Teile.
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Es überträgt nicht einfach nur die Wörter,
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sondern verknüpft sie mit dem Auftragsdatensatz,
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dem spezifischen Modell, das gewartet wird,
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seiner vollständigen Servicehistorie
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und der Teileliste, die das Unternehmen verwendet.
14:23
Wenn der Techniker während der Sprachausgabe
14:25
Motorwelle gerissen sagt,
14:26
kann Co-Pilot überprüfen,
14:27
welcher Motor dieses Modell verwendet,
14:28
ob er sich im aktuellen Lagerbestand befindet
14:30
und wo sich der nächstgelegene Lagerbestand befindet.
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Stellen Sie sich einen Auftrag an Fördersystemen im Lager.
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Beim Spannen eines Riemens
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entdeckt der Techniker einen festsetzen Motor.
14:38
Er erwähnt dies in seinem Workflow-Update
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Motor auf Spur 4 ist blockiert,
14:41
Lager kaputt, Lager kaputt.
14:43
Noch bevor der Techniker aufblickt hat,
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Co-Pilot die genaue Teilnummer des Ersatzmotors abgerufen,
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bestätigt, dass sich zwei im nächstgelegenen Depot
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in 19 Kilometer Entfernung befinden
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und markiert,
14:52
dass bis zum Ende des aktuellen Auftrags
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einer geliefert werden kann.
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Anstatt zum Depot zu fahren
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oder einen neuen Besuch für morgen zu buchen,
14:58
kann der Techniker den Motor noch heute austauschen.
15:00
Diese Art der Vorhersage während des Auftrags
15:02
vermeidet viele unnötige Kilometer.
15:04
Sie brauchen keinen zweiten LKW, um einen Teil zu liefern.
15:06
Es ist schneller für den Kunden
15:07
und kostengünstiger für das Unternehmen.
15:09
Die Auswirkungen sind für die gesamte Flotte spürbar.
15:12
Wenn fünf Techniker jeweils eine unnötige Fahrt pro Woche vermeiden,
15:15
sparen sie Dutzende Stunden
15:16
sowie Kraftstoff- und Arbeitskosten,
15:17
die sich direkt im Budget niederschlagen.
15:20
Außerdem verändert sich das Lagerverhalten.
15:22
Dank vorausschauender Vorschläge
15:23
bleiben Teile kontinuierlich in Bewegung,
15:25
anstatt monatelang herumzuliegen,
15:26
bis jemand benötigt.
15:27
Ein regelmäßig umgeschlagener Lagerbestand
15:29
entspricht der tatsächlichen Nachfrage.
15:30
Mit der Zeit kann das System anhand der Informationen,
15:33
für welche Aufträge welche Teile benötigt werden,
15:35
genau abstimmen,
15:36
was in jedem Lieferwagen mitgeführt
15:37
oder in jeder Region gelagert wird.
15:39
Dadurch wird das Problem
15:40
der nicht einsatzfähigen Bestände verringert
15:42
und Fehlbestände unwahrscheinlicher.
15:43
Und das ist nicht nur ein Vorteil am Einsatzort,
15:45
sondern auch eine betriebliche Intelligenz.
15:48
Wenn Co-Pilot feststellt,
15:49
dass dieselbe Komponente
15:50
in Dutzenden von Aufträgen
15:51
in verschiedenen Gebieten angefordert wird,
15:52
erhält die Beschaffung eine Frühwarnung.
15:55
Das kann Kaufentscheidungen beeinflussen,
15:57
bevor es zu Engpässen kommt.
15:58
Dabei helfen, bessere Preise
15:59
für Großbestellungen auszuhandeln
16:00
oder sogar eine Überprüfung
16:01
auf einen größeren Produktmangel auszulösen.
16:03
Beim einzelnen Auftrag
16:04
ist das Ergebnis offensichtlich,
16:06
das richtige Teil am richtigen Ort
16:07
zur richtigen Zeit.
16:09
Im gesamten Servicebetrieb
16:10
vollzieht sich ein Wandel
16:11
von der Reaktion auf Aufträge
16:12
nach der Diagnose
16:13
hin zur proaktiven Bereitstellung
16:14
der benötigten Informationen
16:15
auf der Grundlage von Mustern.
16:16
Die Reparaturzyklen
16:18
verkürzen sich um Tage,
16:19
nicht etwa,
16:20
weil die Mitarbeiter schneller arbeiten,
16:21
sondern weil die Leerlaufzeit
16:22
zwischen der Federsuche
16:23
und dem Eintreffen des Teils
16:25
vor Ort verkürzt wird.
16:26
Der Techniker
16:28
erlebt weniger Verzögerungen
16:29
bei Aufträgen.
16:30
Der Kunde erhält häufiger
16:31
eine Lösung
16:31
nach nur einem Besuch.
16:32
Das Backoffice
16:33
muss weniger Folgetermine einplanen
16:35
und gibt weniger
16:35
für Überstunden
16:36
oder Einlieferungen aus.
16:38
Und das Management
16:39
erhält sauberere Bestandsdaten,
16:40
die den tatsächlichen Verbrauch
16:41
widerspiegeln
16:42
und nicht auf Vermutungen beruhen.
16:43
Beruhe.
16:44
Durch eine schnellere Erfassung
16:45
vor Ort
16:46
und intelligente Entscheidungsfindung
16:47
während des Auftrags
16:48
sparen sie nicht nur Zeit,
16:49
sondern bauen einen Servicebetrieb auf,
16:50
der stets bessere Informationen
16:51
in die nächste Entscheidung
16:52
einfließen lässt.
16:53
Und diese Entscheidungen
16:55
enden nicht beim Lieferwagen.
16:57
Sie wirken sich darauf aus,
16:58
wie das gesamte Backoffice
16:59
in Echtzeit plant,
17:00
zuweist und reagiert.
17:02
Von den Notizen im Lieferwagen
17:03
bis hin zu den Dashboards.
17:04
Für Führungskräfte
17:05
früher befanden sich die Notizen
17:06
der Techniker
17:06
in einem Klemmbrett
17:07
oder wurden eine Service-App übertragen,
17:08
die bis zum Ende der Schicht
17:09
niemand mehr anfasste.
17:11
Können Sie sich
17:11
in Ihrem Analyse-Dashboard befinden,
17:12
noch bevor der Lieferwagen
17:13
die Einfahrt des Kunden verlässt.
17:16
Diese Verschiebung ändert,
17:17
wer wie schnell
17:18
auf die Daten reagieren kann,
17:19
da die Erfassung
17:19
nicht nur schneller,
17:20
sondern auch vernetzt ist.
17:21
Sobald Co-Pilot
17:23
die Auftragsdetails
17:24
strukturiert und bestätigt,
17:25
befinden sie sich
17:25
nicht mehr in einem Silo.
17:26
Sie werden in die restliche
17:27
Dynamics 365 Umgebung verschoben,
17:29
in der Abrechnung,
17:30
Serviceverwaltung
17:31
und Ressourcenplanung
17:31
vorhanden sind.
17:33
Das bedeutet,
17:33
dass die Rechnungsstellung
17:34
automatisch ausgelöst werden kann,
17:35
sobald ein Arbeitsauftrag
17:36
vor Ort abgeschlossen wird.
17:38
Serviceberichte werden generiert,
17:40
ohne dass jemand
17:40
handschriftliche Notizen
17:41
mit dem CRM abgleichen muss.
17:44
Bestandsdatensitze
17:45
werden in Echtzeit
17:45
auf Grundlage
17:46
der während des Auftrags
17:47
erfassten Teile angepasst,
17:48
sodass die Beschaffung
17:48
Änderungen der Lagerbestände
17:49
erkennen kann,
17:50
bevor sie zu Engpässen führen.
17:52
Bei der Ressourcenzuteilung
17:53
werden Aktualisierungen
17:54
des Auftragsabschlusses
17:54
sofort im Planungssystem angezeigt,
17:56
sodass der nächste Zeitfenster
17:57
des Technikers
17:57
für den Einsatz freigegeben wird,
17:58
ohne dass ein Anruf
17:59
zur Bestätigung
18:00
der Bereitschaft erforderlich ist.
18:01
Sie sehen den Unterschied,
18:02
wenn Sie dies
18:02
mit der alten Verzögerung vergleichen.
18:04
Wenn ein Techniker
18:05
um 18.30 Uhr Daten eingibt,
18:06
sieht das Backoffice
18:06
sie erst am nächsten Morgen.
18:08
Diese Lücke führt
18:09
nicht nur zu einer Verzögerung,
18:10
sondern verändert auch
18:11
die Qualität der Entscheidungsfindung.
18:13
Wenn ein Vorgesetzter
18:14
die Tagesabschlussdaten heranzieht,
18:15
um Arbeiten für morgen zuzuweisen,
18:17
tut er dies auf der Grundlage
18:18
veralteter Zahlen.
18:19
Der Lagerbestand
18:20
mag auf dem Papier
18:20
in Ordnung aussehen,
18:21
in der Realität ist aber bereits knapp.
18:23
Folgearbeiten,
18:23
die hätten geplant werden können,
18:24
während der Techniker
18:25
noch vor Ort war,
18:25
wären am Ende
18:26
um zwei Tage verschoben.
18:28
Stellen Sie sich nun vor,
18:29
Sie öffnen Power BI mittags
18:30
und sehen eine genaue Livekarte
18:32
darüber, was erledigt wurde,
18:33
was in Bearbeitung ist
18:34
und welche Teile bewegt wurden.
18:37
Sie müssen nicht mehrere Berichte abrufen
18:38
oder Tabellenkalkulationen
18:39
zusammenführen.
18:41
Alles wird aus demselben
18:41
verbundenen Datenstrom gespeist.
18:42
Wenn vor der Mittagspause
18:44
fünf Kompressoren
18:45
an drei Standorten
18:46
ausgetauscht wurden,
18:47
ist dieser Trend
18:47
sofort sichtbar nicht erst,
18:49
wenn jemand die Aufträge
18:49
der letzten Woche bearbeitet hat.
18:52
Dank dieser Transparenz
18:53
können Sie Aufträge
18:53
zwischen Teams verschieben,
18:55
Wartungspläne aktualisieren
18:56
oder Lieferungen koordinieren,
18:58
ohne auf eine manuelle
18:58
Konsolidierung warten zu müssen.
19:01
Backoffice-Workflows
19:02
werden schlanker,
19:02
da sie parallel
19:03
zur Außendienstarbeit
19:04
erfolgen können,
19:04
anstatt ihr nachzulaufen.
19:06
Vertragsaktualisierungen
19:07
können beginnen,
19:08
sobald ein bestimmter
19:08
Service-Schwellenwert
19:09
erreicht wird.
19:10
Wenn ein Garantieanspruch
19:11
aufgrund einer heutigen Reparatur
19:12
geltend gemacht wird,
19:13
können die entsprechenden
19:13
Unterlagen eingereicht werden,
19:14
während der Auftrag noch erklärt.
19:15
Wenn eine Sicherheitsinspektion
19:16
ein Problem aufzeigt,
19:17
dass eine Compliance-Prüfung
19:18
unterzogen werden muss,
19:19
können die richtigen Personen
19:20
am Nachmittag benachrichtigt werden.
19:21
Es gibt keine Warteschleifen,
19:22
während der Papierkram eintrudeln.
19:24
Die in Co-Pilot-Zusammenfassung
19:25
in integrierte Standardisierung
19:26
ermöglicht die Skalierbarkeit.
19:28
Die Daten aller Techniker
19:29
liegen in derselben Struktur,
19:30
denselben Feldern
19:30
und gleichen Formaten vor,
19:31
sodass Analysen
19:32
nicht mit inkonsistenten
19:33
Eingaben zu kämpfen haben.
19:34
Wenn Sie die durchschnittliche
19:36
Reparaturzeit
19:36
für ein bestimmtes Modell
19:37
verfolgen,
19:38
müssen Sie keine
19:38
Rechtschreibabweichungen bereinigen
19:40
oder versuchen,
19:40
Teilebeschreibungen zu normalisieren.
19:43
Diese Konsistenz zahlt sich aus,
19:44
wenn Sie Trendanalysen
19:45
oder Prognosen durchführen.
19:47
Ein Dienstleistungsunternehmen,
19:48
das strukturierte
19:49
Echtzeitauftragsdaten verwendet,
19:50
konnte eine ausreichende
19:51
Effizienzsteigerung
19:52
bei der Planung erzielen,
19:53
um pro Techniker und Woche
19:53
einen zusätzlichen Termin
19:54
einzuplanen.
19:56
Nicht, weil schneller
19:56
gearbeitet worden wäre,
19:57
sondern weil die Planer
19:58
zuverlässig erkennen konnten,
19:59
wer tatsächlich frei war
20:00
und welche Aufträge
20:01
bereits abgeschlossen waren.
20:01
Wenn die Daten aktuell
20:03
und präzise sind,
20:04
müssen Sie Ihre Zeitpläne
20:04
nicht länger nur
20:05
für den Fall der Fälle
20:06
aufblähen.
20:07
Sie können Lücken schließen,
20:08
sobald sie aufträgen.
20:09
Hier führt die Genauigkeit
20:09
in Echtzeit
20:10
zu einer Kapazitätssteigerung.
20:12
Und das gilt nicht nur
20:12
für die Terminplanung.
20:14
Die Finanzabteilung
20:14
muss nicht mehr
20:15
fehlenden Teilnehmern
20:15
hinterherjagen,
20:16
bevor sie die Rechnung schlagen.
20:17
Der Betrieb kann die Routen
20:18
für den Nachmittag
20:19
auf Grundlage des Teileverbrauchs
20:20
am Morgen anpassen.
20:22
At der Metier?
20:23
Serviceleiter können
20:24
noch am selben Tag
20:24
einen Eskalationsbericht abrufen.
20:27
All dies geschieht
20:27
auf der Grundlage
20:31
Wenn Außendienstdaten
20:35
auf diese Weise
20:35
direkt in das operative
20:36
Backbone einfließen,
20:37
müssen Sie die Verwaltung
20:38
nicht mehr als separaten,
20:39
verzögerten Prozess betrachten.
20:41
Die Reparatur ist abgeschlossen
20:42
und die nachgelagerten
20:43
Geschäftsprozesse beginnen.