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Digitalisation des processus : Débarrassez-vous du superflu · Oser l'efficacité - Les stratégies de ceux qui font l’industrie

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  Le monde des petites entreprises est fascinant.
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  C'est un mélange unique de débrouillardise et d'adaptabilité.
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  Mais parfois,
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  on manque de compétences clés pour aller plus loin.
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  Tu le ressens aussi ?
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  Alors ce podcast est fait pour toi.
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  Je suis Perrine Thiébaut,
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  consultante en transformation numérique et je déniche pour toi les meilleurs outils,
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  méthodes et technologies pour gagner en efficacité.
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  Seule ou avec mes invités,
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  je te partage des conseils actionnables pour avancer en toute sérénité.
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  Alors,
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  prêt à oser l'efficacité ?
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  Tu sais que je donne une masterclass le 12 juin 2025 à Metz ?
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  Ça s'appelle Digitalisation des processus industriels,
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  de l'idée à la mise en œuvre et ça se passe au salon Production Temps Réel à 15h30 au stade Saint-Symphorien.
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  Mais en attendant,
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  revenons à nos moutons.
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  T'as fait l'inventaire de tes flux ?
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  C'est parfait.
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  Maintenant,
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  on attaque la partie la plus satisfaisante du projet,
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  le grand ménage.
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  Et tu vas voir,
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  parfois,
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  il suffit simplement de supprimer pour gagner énormément.
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  Parce que déjà,
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  le numérique,
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  ça n'a rien de magique.
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  Si tu digitalises un processus bancal,
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  il va fonctionner plus vite,
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  voire même tout seul,
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  mais toujours mal.
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  Résultat,
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  tu as juste payé pour aller dans le mur plus vite et plus cher.
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  D'où l'importance de simplifier et de maîtriser avant d'informatiser tout ça.
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  Ensuite,
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  une des clés de l'efficacité,
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  c'est la mutualisation.
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  Il y a souvent plusieurs versions d'un même fichier dans ton entreprise,
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  qui se baladent entre les services,
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  qui se baladent dans des dossiers où on ne sait plus vraiment où ils sont.
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  Le but ici,
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  c'est de centraliser les informations.
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  d'établir une version de référence.
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  Un seul document partagé,
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  une seule vérité,
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  ou une seule façon de faire en tout cas.
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  On ne va peut-être pas garder ce fichier,
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  souvent Excel,
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  Google Sheets,
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  ou peu importe,
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  sous cette forme-là,
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  dans notre projet,
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  mais en tout cas de garder une référence,
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  une manière de calculer sur laquelle les différents services qui vont l'utiliser sont d'accord.
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  En troisième point,
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  il faut éliminer les documents morts.
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  Ces fichiers Excel ou autres,
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  ces Word,
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  ces PDF,
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  ces procédures, ...
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  que l'on remplit,
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  que l'on écrit,
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  et que plus personne ne comprend,
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  ou qu'on va juste garder au cas où.
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  Ces rapports imprimés,
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  mais jamais lus,
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  ceux qu'on met à la poubelle directement,
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  ou ceux qui sont mis à la poubelle par un autre service,
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  on leur a donné,
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  mais en fait,
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  plus personne ne s'en sert,
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  et donc ils encombrent,
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  et puis ils font perdre du temps aux gens qui prennent justement du temps pour les éditer,
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  alors que plus personne n'en a besoin.
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  Et crois-moi,
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  des documents comme ça,
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  il y en a beaucoup,
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  des documents qui viennent des habitudes.
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  Avant,
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  j'avais besoin de ce document à donner à mon transporteur lorsqu'il venait chercher mes marchandises.
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  Aujourd'hui,
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  c'est informatisé.
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  Sauf que la personne qui édite cette fiche n'a jamais eu l'information.
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  Et c'est beaucoup plus courant qu'on ne le croit.
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  En dernier point,
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  on va chercher à instaurer des règles simples qui vont poser les bases de tes futurs processus.
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  Qui valide quoi ?
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  Quel format de nommage pour quel fichier ?
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  Où est-ce que je les range ?
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  Quelles sont les informations obligatoires dans un mail de commande par exemple ?
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  Comment éviter qu'il y ait des erreurs ?
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  Est-ce qu'il faut que je fasse des procédures pour certaines actions ?
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  Est-ce qu'il faut avoir un fil rouge pour dérouler certaines actions,
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  pour qu'on n'oublie jamais rien ?
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  Toutes ces petites choses vont permettre de simplifier et de purifier des processus au fur et à mesure.
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  Ces mini-décisions évitent des dizaines d'allers-retours et surtout,
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  elles faciliteront grandement l'automatisation plus tard.
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  On en revient toujours à ça,
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  ce qui est clair aujourd'hui dans des processus manuels,
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  le sera tout autant quand il s'agira de les digitaliser.
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  Je donne un exemple extrêmement concret.
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  J'ai accompagné une PME de 35 personnes qui avait trois services qui suivaient grosso modo les mêmes indicateurs sur trois fichiers différents.
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  Chacun avait fait son fichier,
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  un pour la prod,
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  un pour les achats,
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  un pour le commerce,
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  mais l'idée était toujours de savoir qu'est-ce qui sortait de la prod.
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  Alors certes,
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  la prod en avait besoin pour son plan de production,
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  les achats pour savoir s'il y avait des composants à racheter justement et qu'il y ait toujours du stock.
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  et le commerce avait besoin de savoir quand est-ce que ces commandes étaient livrées,
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  mais globalement,
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  ça se basait plutôt sur les mêmes informations.
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  Sauf que les chiffres ne collaient jamais,
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  parce qu'ils n'étaient pas collectés à la même fréquence,
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  on n'avait pas tout à fait les mêmes références.
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  Bref,
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  on a tout remis à plat,
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  avec un seul fichier partagé,
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  des filtres par service et une règle unique pour l'alimentation des données par un seul moyen.
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  Donc qu'on soit toujours à la même page,
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  et évidemment,
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  celle qui correspond le mieux à la réalité de notre production.
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  La prochaine étape,
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  ce sera sûrement de supprimer cet Excel.
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  Mais bon,
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  chaque chose en son temps.
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  Inutile d'aller plus vite que la musique.
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  Si cette solution convient à la société à ce moment-là,
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  c'est déjà parfait.
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  Le résultat,
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  c'est qu'on a quand même divisé le nombre de réunions par deux,
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  qu'il y a moins de conflits internes,
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  parce que tout le monde parle le même langage et qu'on a une base très solide pour aller plus loin un peu plus tard.
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  Mais pour l'instant,
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  ça fonctionne très bien.
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  Le challenge du jour,
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  ça va être de repérer trois éléments que tu peux supprimer ou mutualiser cette semaine.
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  Ça peut être un fichier,
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  un document papier,
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  un processus même ou un bout de processus qui est devenu inutile,
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  un reporting inutile que personne ne lit,
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  qui est mis à jour et qui ne sert plus,
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  une info qui est transmise deux fois,
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  recopiée,
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  toutes ces petites choses qui font que quelqu'un perd du temps quelque part sur une action qui n'est plus utile.
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  Tu te fais une petite liste et tu te poses la question,
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  est-ce que ça sert encore à quelqu'un ?
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  Sinon,
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  ça dégage.
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  Si tout ça,
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  ça te parle et que tu veux reprendre le contrôle de tes processus,
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  prends rendez-vous avec moi pour parler de ton projet.
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  Mon lien Calendly est dans la description de l'épisode.
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  Et puis,
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  si tu veux qu'on se rencontre en vrai,
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  je serai le 12 juin à Metz au Salon Production Temps Réel au Stade Saint-Symphorien et je t'attends là-bas.
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  D'ici là,
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  on se retrouve dans le troisième épisode pour parler d'identification des priorités de ton projet.