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Viva Topics & Microsoft Search: KI-Themenerkennung in SharePoint zu vertrauenswürdigem Wissen machen (KI-Synchronfassung) · M365.FM – Microsoft 365, Copilot & KI Podcast auf Deutsch

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  Bereit für 10 Tage Microsoft 365, Co-Pilot, KI-Azure und die Menschen, die die Zukunft der Arbeit gestalten.
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  Diesen Januar ist die M3355-Con zurück und wird noch größer und wird noch größer.
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  Seien Sie dabei bei Live-Sessions, Demos aus der Praxis und praktischem Wissen von MVPs und Branchenexperten aus aller Welt.
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  Wir stellen uns den echten Herausforderungen.
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  Ganz gleich, ob Sie IT-Experte, Entwickler oder Führungskraft sind, es gibt speziell auf Sie zugeschnittene Sessions.
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  Januar 2027, 10 Tage, eine Microsoft-Community.
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  Melden Sie sich jetzt unter M3M2F65.net an.
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  Und wir sehen uns im Januar live.
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  Die meisten Unternehmen verschwenden jede Woche Stunden mit der Suche nach Informationen, die sie bereits haben.
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  Was schockierende daran?
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  Mit Microsoft 365 muss das nicht passieren.
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  Weaver Topics kann das Wissen Ihrer Organisation automatisch erkennen und verknüpfen, aber nur, wenn sie wissen, wie sie es steuern.
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  Heute stelle ich die Schritte zur Kuratierung und Anpassung vor, die die meisten Administratoren überspringen.
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  Diese Schritte verwandeln eine vage KI-Vermutung in genau die Erkenntnisse, die Ihr Team genau dann benötigt, wenn es sie braucht.
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  Das könnte den Unterschied ausmachen, ob Nutzer die Suche verwenden oder ihr tatsächlich Vertrauen.
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  KI-Themenerkennung Freund oder Fein?
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  Sie schalten Viva-Topics zum ersten Mal ein und die KI zeigt überall Themenkarten an.
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  Erst ist das Aufregen.
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  Dann bemerken Sie einige, bei denen Sie sich fragen, ob sie vielleicht die falschen SharePoint-Websites gelesen hat.
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  Die Namen kommen Ihnen bekannt vor, aber die Hälfte der Inhalte wirkt, als hätte sie jemand zusammengeschustert, der ihre Bibliothek nur einmal überflogen und den Rest erraten hat.
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  Das ist die Kernaussage zur KI-basierten Themenerkennung. Sie kann in einem Moment brillant und im nächsten verwirrend sein.
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  Im Hintergrund scant Viva-Topics ihre Microsoft 365-Umgebung kontinuierlich.
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  Sie durchsucht Dateien in SharePoint, Unterhaltungen in Teams und sogar Listenelemente oder Seiten, die Sie schon länger nicht mehr bearbeitet haben.
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  Sie fügt Personen, Dateien und Schlüsselwörter ohne menschliches Zutun zu einem zusammenhängenden Thema zusammen.
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  Sie kann die Punkte in Projekten oder Abkürzungen verbinden, mit denen Ihr Team täglich zu tun hat.
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  Hier zeigt sie Ihre Stärke, denn sie erkennt Muster, nach denen Sie ihr nicht ausdrücklich gesagt haben, dass Sie suchen sollen.
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  Das ist aber auch der Grund, warum sie manchmal nicht zusammenhängende Inhalte zusammenfasst.
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  Die KI versteht keine Nuancen.
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  Sie vergleicht anhand von Signalen und Beziehungen nicht anhand der geschäftlichen Bedeutung.
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  Nehmen wir Project Falcon als Beispiel aus der Praxis.
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  Für Ihr Team ist es eine interne Initiative, die mit einem bestimmten Rollout verbunden ist.
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  Die KI erkennt Dokumentationen aus SharePoint, Besprechungsnotizen aus Teams und Zeitpläne, die in alten Excel-Dateien vergraben sind.
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  So weit, so gut.
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  Doch dann bemerkt sie einen Stapel von Onboarding-Schulungsunterlagen aus einem völlig anderen Falcon-Sicherheitskurs in den Bibliotheken der Personalabteilung.
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  Da beide Inhalte einen gemeinsamen Projektnamen und einige überlappende Begriffe haben, geht die KI davon aus, dass sie zusammenhängen.
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  Die Themenkarte ist nun in zwei sehr unterschiedliche Welten aufgeteilt und Nutzer, die nach der einen suchen, werden mit der anderen konfrontiert.
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  Rein mechanisch ist das keine Zauberein.
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  Die KI von Microsoft untersucht Inhaltstitel, Dateimetadaten, Urheberschaftsmuster, Linksstrukturen und wie oft bestimmte Begriffe zusammen vorkommen.
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  In Teams kann sie beobachten, wie eine Phrase in Chat-Threads verwendet wird und mit wem sie verknüpft ist und wenn genügend Signale vorliegen, wird ein Thema generiert.
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  Dieser Prozess funktioniert gut bei einfachen, eindeutigen Bezugspunkten.
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  Er ist weniger zuverlässig, wenn sich Namen oder Konzepte überschneiden oder wenn Dokumente schlecht getakt sind, schlecht getakt sind.
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  Wenn man diesen Prozess komplett ungeprüft lässt, ist das so, als würde man seinen E-Mail-Dienst anweisen, jede Nachricht automatisch nach Betreffzelle zu sortieren.
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  Sicher, einige werden dort landen, wo man sie haben will.
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  Aber dann werden auch Besprechungseinladungen mit Marketing-Newslettern und Bankbenachrichtigungen gemischt neben Katzen-Meme-Threads landen.
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  Ohne Kontrolle wird die Reihenfolge schneller zu rauschen, als man denkt und dieses Rauschen ist nicht nur ein Ärgernis, sondern ein Vertrauensproblem.
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  Wenn Mitarbeiter auf eine Themenkarte klicken und diese in vier von zehn Fällen irrelevant ist, ignorieren sie sie allmählich vollständig.
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  Das führt zu einer verringerten Nutzung der Suchfunktionen und zu einem Rückgang der Rendite, die sie sich von der Aktivierung von Viva Topics erhoffen.
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  KI kann schneller skalieren, als es ein Mensch könnte, doch sobald die Genauigkeit nachlässt, vergrößert sich die Glaubwürdigkeitslücke.
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  Pröcke.
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  Die gute Nachricht ist, dass sie sich nicht zwischen vollständiger Automatisierung und vollständiger Manueller Steuerung entscheiden müssen.
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  Es gibt Möglichkeiten, die Ergebnisse der KI so zu gestalten, dass sie insgesamt positiv bleiben.
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  In der ersten Woche der Ausführung von Viva Topics lohnt es sich, einen kurzen Überblick anhand klarer Kriterien zu geben.
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  Wenn ein Thema mit aktiven Projekten, wiederholt aufgerufenen Dokumenten oder wichtigen Geschäftsbegriffen verknüpft ist, sollten sie es behalten.
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  Wenn es vage ist, auf veralteten Dateien basiert oder offensichtlich die Verwechslung von Inhalten aufweist, sollten sie es zur Überprüfung oder Löschung markieren.
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  Konzentrieren Sie sich zunächst nur auf die oberflächlichen Themen.
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  So erzielen Sie den größten Nutzen mit dem geringsten Aufwand.
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  Weil Sie sich darüber im Klaren sind, welche Themen es wäre, zu berücksichtigen zu werden, berücksichtigt zu werden, beginnt die eigentliche Arbeit.
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  Diese Karten müssen nicht nur genau, sondern auch wirklich nützlich für die täglichen Arbeitsabläufe sein.
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  Auf Genauigkeit achten, ohne zu übertreiben.
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  Einige Administratoren betrachten die KI-generierten Themen in Viva und denken, dass der einzige Weg nach vorn, der dann besteht, jedes einzelne Thema manuell neu zu schreiben.
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  Das ist in Ordnung, wenn Sie unbegrenzt Zeit und keine anderen Projekte haben, aber die meisten von uns haben das nicht.
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  Das Problem ist, dass Sie leicht Stunden damit verbringen können, Themen aufzupolieren, nach denen niemand jemals sucht.
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  Es fühlt sich im Moment wie ein Fortschritt an, aber in Wirklichkeit haben Sie Zeit in etwas investiert, das für Ihre Benutzer nichts ändert.
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  Manuelle Kuratierung ist keine komplizierte Arbeit, kann aber trügerisch weit gefasst sein.
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  Sie bestätigen, dass ein Thema tatsächlich etwas Bedeutungsvolles im Unternehmen darstellt.
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  Sie können die Beschreibung so umschreiben, dass sie klar ist und die richtige Geschäftssprache verwendet.
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  Sie können alternative Namen hinzufügen, damit die Leute HR-Onboarding immer noch finden können, wenn sie nach dem Prozess für neue Mitarbeiter suchen.
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  Dies sind alles gültige Schritte, aber es ist leicht, in die Falle des Perfektionismus zu tappen,
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  wenn man jedes Feld aktualisiert.
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  Die Herausforderung ist die Banu.
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  Zu wenig Kuratierung und schlechte Daten verbleiben im System, was die Benutzer verwirrt und das Vertrauen untergräbt.
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  Zu viel Kuratierung kann dazu führen, dass Ressourcen verschwendet werden, in den Themen behoben werden, die keinerlei Interaktionen generieren.
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  Wichtig ist, dass Sie Ihre Bemühungen gezielt dort einsetzen, wo Sie die größte Wirkung erzielen.
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  Hier ist ein konkretes Beispiel.
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  Ein KI-generiertes Thema für die vierteljährliche Überprüfung in einem Mandanten war kaum mehr als eine allgemeine Beschreibung,
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  die aus einem Dateititel extrahiert wurde, ohne verknüpfte Ressourcen und ohne Kontext für die zu kontaktierenden Personen.
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  Nach der gezielten Kuratierung definierte das Thema klar den Umfang, die Leistungsbeurteilungssitzungen für Vertriebsteams
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  und verlinkte die Standardfolien, Richtlinien, Dokumente und die Prozesscheckliste aus SharePoint.
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  Das aktualisierte Thema war in Suchsituationen tatsächlich nützlich, da es mit einem einzigen Klick die Fragen nach dem Wer, Was, Wann und Wie beantwortete.
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  Ein intelligenterer Ansatz besteht darin, zunächst mit Themen mit hohem Datenverkehr oder geschäftskritischen Themen zu beginnen.
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  Wenn eine Themenkarte häufig in Suchergebnissen angezeigt wird oder sich auf eine wichtige Initiative bezieht, lohnt es sich, in die Verfeinerung zu investieren.
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  Dadurch erhöhen sich sofort die Chancen, dass jemand bei der nächsten Suche relevante, vertrauenswürdige Antworten erhält.
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  Sie müssen auch nicht raten, welche Themen am wichtigsten sind.
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  Mithilfe von Viva und Microsoft Search Analysen können Sie die Begriffe aufzeigen, nach denen tatsächlich gesucht wird, wie oft diese Karten aufgerufen werden und ob sie zu weiteren Klicks führen.
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  Wenn ein Begriff ein gleichbleibendes Suchvolumen aufweist, ist das ein Signal, die Karte zu bestätigen und zu optimieren.
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  Äh, wenn er kaum bearbeitet wird, ist es sinnlos, die Zeit Ihrer besten Entwickler damit zu verschwenden.
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  Und machen Sie die IT nicht zum Flaschenhals.
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  Fachexperten, also die Personen, die tatsächlich über das Wissen verfügen, können besser erkennen, ob eine Karte korrekt ist, sie wissen, ob ein verlinktes Dokument veraltet ist oder ob ein alternativer Name den Nutzern tatsächlich helfen würde, es zu finden.
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  Wenn Sie die Kuration KMOs zuweisen, verteilt sich auch die Arbeitslast, sodass Sie nicht von einem einzelnen Administrator abhängig sind, der alles im Griff hat.
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  Einer der größten Zeitfresser, auf den Sie stoßen werden, wenn Sie mit der Bereinigung von Themen beginnen, sind Duplikate.
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  Für dasselbe Konzept können mehrere Karten mit leicht unterschiedlichen Inhalten angezeigt werden.
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  Ohne ein System drehen Sie sich am Ende durch Karten, die eigentlich kombiniert werden sollten, und Ihre Benutzer verschwenden Zeit, damit sich zu überlegen, auf welche Sie klicken sollen.
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  Ein einfaches Triage-Framework kann dies unter Kontrolle halten.
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  Beginnen Sie mit der Genehmigung aller korrekten und hochwertigen Elemente in Ihrer jetzigen Form.
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  Bearbeiten Sie Karten, die nützlich sind, aber Klarheit oder Anpassung des Umfangs benötigen.
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  Führen Sie Duplikate zusammen, wenn Sie sich überschneiden, aber ergänzende Ressourcen enthalten.
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  Lehnen Sie Themen ab, die irrelevant sind oder mit veraltenen Inhalten verknüpft sind.
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  Wenn Sie diesen Entscheidungsbaum zuerst auf Ihrer Prioritätenliste anwenden, erzählen Sie die schnellsten Fortschritte, ohne in eine Endlosschleife der Bearbeitung zu geraten.
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  Und sobald Duplikate zum Haupthindernis werden, lohnt es sich, den Fokus ganz auf den richtigen Umgang mit Ihnen zu verlagern.
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  Denn sie falsch zu kombinieren kann schlimmer sein, als sie gar nicht anzufassen.
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  Zusammenführen von Duplikaten, ohne den Kontext zu verlieren.
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  Sie öffnen das Thema Admin Center und das sind Sie.
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  Fünf separate Marketing-Playbook-Themen.
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  Jedes einzelne hat ein paar gute Referenzen, vielleicht ein oder zwei Kontakte und ein paar brauchbare verknüpfte Dateien, aber keines davon ist für sich genommen vollständig.
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  Die Auswahl, welche man behält, ist nicht das Problem.
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  Die eigentliche Herausforderung besteht darin, herauszufinden, wie man sie kombiniert, ohne dabei die guten Dinge zu verlieren.
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  Doppelte Themen sind nicht immer ein Zeichen dafür, dass Sie etwas falsch gemacht haben.
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  Viva Topics erstellt Sie, wenn ähnliche Begriffe an mehreren Stellen vorhanden sind und jeder Einzelne über genügend eindeutige Inhalte verfügt, um eine neue Karte auszulösen.
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  Das passiert, wenn Teams Dateien auf separaten SharePoint-Websites ohne einheitliche Benennung speichern.
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  Es passiert, wenn ein Projektname für nicht zusammenhängende Initiativen wiederverwendet wird.
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  Und es passiert auch, wenn frühe Versionen eines Themas nicht bestätigt oder bearbeitet wurden, sodass das System einfach weitere generierte.
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  Ungenutzt verwirren die Benutzer und sorgen für unnötige Klicks, vor allem, wenn die Karten auf den ersten Blick fast identisch aussehen.
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  Auf dem Papier klingt das Zusammenführen einfach.
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  Man klickt auf eine Schaltfläche, wählt das Hauptthema aus und alles wird vermeintlich auf einer einzigen einheitlichen Karte zusammengefasst.
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  In der Realität kann es passieren, dass Sie wertvolle Ressourcen gänzlich verlieren, wenn Sie den Prozess überstürzen.
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  Alternative Namen könnten verschwinden.
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  Verknüpfte Personen könnten herausfallen, wenn sie nicht mit dem gewählten Hauptthema verbunden waren.
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  In einigen Fällen werden Dokumente überhaupt nicht migriert, da sie nur über die zu verwerfende Karte verknüpft waren.
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  Ich habe das schon erlebt.
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  Ein Team hat das Marketing-Playbook für Nordamerika mit dem Marketing-Playbook für Nordamerika zusammengeführt, ohne die verknüpften Materialien genau zu prüfen.
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  Das Ergebnis, vier wichtige Schulungsunterlagen für den Vertrieb, die sich alle noch in SharePoint befanden, waren über die Themenkarte nicht mehr auffindbar.
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  Sie waren nicht verschwunden, aber jeder, der sich auf die Suche verließ, um sie zu finden, ging davon aus, dass es sie nicht gab.
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  Die Nutzung des Themas ging sofort zurück und niemand erkannte den Grund dafür, bis jemand Wochen später in den Dateibibliotheken wühlte.
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  Am sichersten ist es, jedes Duplikat vor dem Zusammenführen vollständig zu überprüfen.
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  Überprüfen Sie die verknüpften Dateien, Personen, Seiten, Verbindungen.
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  Überprüfen Sie, ob einer dieser Links auf Ressourcenverweis, die im primären Thema fehlen.
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  Wenn dies der Fall ist, fügen Sie sie zuerst manuell hinzu, damit beim Zusammenführen nichts verloren geht.
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  Nichts verloren geht.
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  Achten Sie auf alternative Namen.
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  Sie sind wichtig, wenn Personen in verschiedenen Abteilungen unterschiedliche Begriffe verwenden.
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  Sie möchten, dass die zusammengeführte Karte auf so viele relevante Suchanfragen wie möglich reagiert.
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  Im Admin-Center ist der Zusammenführungsprozess unkompliziert, sobald Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben.
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  Wählen Sie aus der Themenliste die Duplikate aus, die Sie zusammenführen möchten.
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  Wählen Sie das primäre Thema aus, das Sie als Gewinner beibehalten möchten.
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  Das System fügt standardmäßig einige Inhalte hinzu, aber hier zahlt sich Ihre Überprüfung vor dem Zusammenführen aus.
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  Sie wissen, was nach dem Zusammenführen manuell hinzugefügt werden muss.
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  Wenn der Zusammenführungsprozess abgeschlossen ist, überprüfen Sie die resultierende Karte noch einmal, so wie Sie es nach Größenänderung tun.
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  Es ist besser, fehlende Verknüpfungen sofort zu erkennen, als erst, wenn Nutzer mit Ihrer Suche beginnen.
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  Denken Sie sich das wie das Zusammenführen von Kontaktdatensätzen in ein CM-System vor.
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  Wenn Sie einfach einen auswählen und auf Zusammenführen klicken, verlieren Sie möglicherweise die Hälfte des Beziehungsverlaufs.
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  Wenn Sie sie jedoch zunächst nebeneinander vergleichen, erhalten Sie die genauesten Daten und können den endgültigen Datensatz anreichern, sodass er besser ist als die beiden Originale.
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  Wenn Sie nicht der zuständige Sachbearbeiter für das Thema sind, beziehen Sie die Person mit einigst.
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  Sie können Ihnen sagen, welche Ressourcen wichtig sind und welche alternativen Namen die tatsächliche Nutzung fördern.
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  Äh, das mag sich im Moment etwas langsamer anfühlen, aber es verhindert spätere Nacharbeit, wenn sich Nutzer über fehlende Dateien oder unterbrochene Verbindungen beschweren.
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  Richtig gemacht, sollte eine zusammengeführte Themenkarte vollständiger wirken als alle Ihre Vorgänger, als alle Ihre Vorgänge.
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  Sie sollte die aussagekräftigsten Beschreibungen, die nützlichsten Links und die umfangreichsten Suchbegriffe an einem Ort vereinen.
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  Und mit dieser Grundlage können Sie sich endlich darauf konzentrieren, diese Karten zu etwas zu machen, auf das die Nutzer tatsächlich klicken möchten.
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  Individuelle Themenkarten, die das Engagement fördern
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  Die meisten Themenkarten sehen aus wie halblehre Visitenkarten.
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  Sie werden bei der Suche angezeigt, überzeugen aber nicht unbedingt vom Mehrwert des Klickens.
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  Sie erhalten einen Titel, möglicherweise eine kurze Beschreibung und eine Handvoll vorgeschlagener Dokumente, die wie Vermutungen wirken.
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  Das reicht aus, um zu signalisieren, dass etwas existiert, aber nicht genug, um jemanden davon zu überzeugen, es zu öffnen.
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  Wenn Viva Topics eine Karte von Grund auf neu generiert, ist das Standardlayout einfach.
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  Es gibt den Themennamen ein oder zwei Zeilen aus der ersten vernünftigen Beschreibung, die die KI gefunden hat, und einige automatisch verlinkte Dateien oder Seiten.
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  Möglicherweise wird eine Person aufgeführt, wenn die KI ein Besitzer anhand der Dokumentenzurordnung verknüpft hat,
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  aber es gibt keine Garantie dafür, dass diese Person tatsächlich der richtige KMU ist.
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  Es ist besser als nichts, aber es ist nicht gerade eine zentrale Anlaufstelle für Ressourcen.
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  Dieser Mangelantiv ist der Grund, warum so viele Themenkarten keine Interaktion fördern, fördern.
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  Die Leute schauen sie sich an, erkennen nicht sofort, was sie brauchen und gehen weiter.
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  Die KI weiß nicht, welche Dateien maßgeblich sind.
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  Sie versteht nicht, dass die veraltete PowerPoint-Präsentation, die im Archiv vergraben ist, nicht erwähnenswert ist.
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  Ohne menschliche Anleitung dient die Karte eher als Loser-Index, denn als vertrauenswürdiger Einstiegspunkt.
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  Äh, stellen Sie sich zwei nebeneinander liegende Karten vor.
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  Die erste ist die einfache generierte Karte für den Incident-Response-Plan.
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  Eine kurze Beschreibung, zufällige PDFs, möglicherweise ein halb veraltetes Richtliniendokument.
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  Die zweite ist eine kuratierte Version, in der in der Beschreibung Umfangsschritte und Ressourcen für die Reaktion auf IT-Sicherheitsverletzungen klar dargelegt werden.
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  Der KMU-Kontakt wird mit Live-Team-Präsenz aufgeführt.
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  Zu den drei am häufigsten verlinkten Dokumenten gehören das genehmigte Playbook, die Eskalations-Checkliste und die Vorlage für die Überprüfung nach einem Vorfall.
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  Außerdem ist direkt auf der Karte ein Prozessflussdiagramm angeheftet.
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  Welches davon würden Sie eher untersuchen?
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  Die zweite Karte teilt Ihnen nicht nur mit, dass ein Thema vorhanden ist, sondern liefert auch den genauen nächsten Schrittswert.
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  Die gute Nachricht ist, dass Sie diese zweite Version ohne viel technischen Aufwand erstellen können.
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  Mit Themenkarten können Sie bestimmte Dateien anheften, sodass sie immer zuerst angezeigt werden, selbst wenn die KI sie nicht ausgewählt hätte.
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  Sie können Links zu Videos einfügen, URLs zu externen Ressourcen wie Anbieterportalen hinzufügen und organisatorischen Kontext einfügen,
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  der Benutzern hilft zu verstehen, wie das Thema in Ihre Arbeit passt.
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  Sie können auch die Anzeigereinefolge steuern, sodass die wichtigsten und am häufigsten verwendeten Ressourcen buchstäblich ganz oben stehen.
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  Eine Organisation hat dies für Ihr Thema Behördenaudit ernst genommen.
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  Neben den üblichen Dokumenten haben Sie den jährlichen Auditzeitplan, die Kontaktdaten des Compliance-Beauftragten,
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  ein kurzes Erklärvideo zur Vorbereitung und eine Link zur Internetseite, mit historischen Ergebnissen hinzugefügt.
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  Außerdem haben Sie Live-Dashboards von Power BI angeheftet, die Kennzahlen zur Audit-Bereitschaft anzeigen.
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  Innerhalb eines Monats zeigten die Nutzungsanalysen einen Anstieg der Interaktion um 40%,
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  da die Mitarbeiter alles, was sie brauchten, direkt von der Karte abrufen konnten, ohne Nachfragen oder alte E-Mails durchforsten zu müssen.
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  Der Trick besteht darin, sich auf Inhalte zu beschränken, die zum Zeitpunkt der Suche relevant sind.
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  Wenn jemand auf Response Plan klickt, benötigt er wahrscheinlich das aktuelle Verfahren, die Eskalationskontakte und möglicherweise die Formulare, die er ausfüllen muss.
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  Hm.
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  Er benötigt nicht den archivierten Projektvorschlag für den Kauf der bereits eingerichteten Firewall.
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  Eine Karte zu überladen, ist genauso schlecht, wie sie leerzulassen.
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  Es verdeckt die guten Dinge.
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  Wenn Sie hier also nur einen Tipp befolgen, dann diesen setzen Sie das Element, das am relevantesten ist, ganz oben hin.
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  Wenn es sich dabei um die Kontaktliste für KMU handelt, dann.
• 15:14
  KMU handelt.