Latest / M365.FM – Podcast de Microsoft 365, Copilot e IA en español / Microsoft Purview Records Management explicado: etiquetas de retención, registros, revisión de eliminación y auditoría (Doblaje IA)

Transcript

Microsoft Purview Records Management explicado: etiquetas de retención, registros, revisión de eliminación y auditoría (Doblaje IA) · M365.FM – Podcast de Microsoft 365, Copilot e IA en español

0:00
Speaker 2: Estás listo para 10 días de Microsoft 365, Copilot, EA,
0:04
Speaker 2: Azure y las personas que están dando forma al futuro
0:06
Speaker 2: del trabajo? Este enero vuelve M365Con y venimos a lo grande.
0:12
Speaker 2: Únete a nosotros para sesiones en vivo, demostraciones reales y
0:15
Speaker 2: conocimientos prácticos de MVP y expertos de la industria de
0:17
Speaker 2: todo el mundo. Nada de diapositivas genéricas, nada de términos
0:20
Speaker 2: de moda interminable. Abordamos los desafíos reales. Copilot Studio, agentes
0:24
Speaker 2: de EA Fabric, seguridad, gobernanza y automatización, AMP. Tanto si
0:30
Speaker 2: eres un profesional de TI, desarrollador o líder empresarial, hay
0:33
Speaker 2: sesiones diseñadas para ti. Con 10 días completos, puedes explorar
0:37
Speaker 2: múltiples tecnologías y conectar con una comunidad global. Mira en
0:41
Speaker 2: vivo y lleva ideas prácticas de vuelta a tu organización.
0:45
Speaker 2: Enero de 2027. 10 días. Una comunidad de Microsoft. Las
0:49
Speaker 2: inscripciones ya están abiertas. Reserva tu lugar hoy. Es usm365.com.net
1:00
Speaker 2: Únete ahora en m365.com.net y nos veremos. En vivo en enero.
1:05
Speaker 2: Un contrato firmado desaparece en la carpeta compartida. Nadie sabe
1:08
Speaker 2: quién lo eliminó, si debería seguir existiendo o si hay
1:10
Speaker 2: una copia en otro lugar. Con los registros en papel
1:13
Speaker 2: el proceso era más sencillo. Tenías un archivador, un cajón
1:16
Speaker 2: bajo llave y un calendario de retención que te indicaba
1:18
Speaker 2: exactamente cuánto tiempo conservar cada caja. Luego, en una fecha programada,
1:22
Speaker 2: alguien aprobaba su destrucción. El trabajo ya no funciona así.
1:25
Speaker 2: Un contrato puede estar en SharePoint, el correo de aprobación
1:28
Speaker 2: en Exchange Online y la discusión en Teams, mientras alguien
1:30
Speaker 2: también tiene una copia en OneDrive. Entonces,¿ qué es exactamente
1:33
Speaker 2: lo que mantiene todo eso bajo control? Microsoft Purview Records
1:36
Speaker 2: Management es la parte de Microsoft Purview que ayuda a
1:39
Speaker 2: tu organización a mantener los registros oficiales protegidos durante el
1:42
Speaker 2: tiempo requerido y luego eliminarlos de manera controlada cuando ese
1:45
Speaker 2: tiempo termina. Eso suena simple, pero el riesgo de hacerlo
1:48
Speaker 2: mal es grave. Si alguien pregunta por qué conservaste un documento,
1:51
Speaker 2: lo cambiaste o lo eliminaste, es decir, creemos que eso
1:53
Speaker 2: fue lo que pasó, no es una buena respuesta. Necesitas
1:55
Speaker 2: una regla clara, un proceso claro y un historial de
1:57
Speaker 2: lo que hicieron las personas. Piense a Microsoft 365 como
2:00
Speaker 2: un edificio de oficina moda. SharePoint, OneDrive, Exchange Online y
2:03
Speaker 2: Teams son las salas donde ocurre el trabajo. La gestión
2:05
Speaker 2: de registros de Purview trabaja tras bambalinas. No es otra
2:08
Speaker 2: aplicación donde la mayoría de los empleados pasan su día.
2:10
Speaker 2: Es más como la oficina de archivos en el sótano
2:12
Speaker 2: que establece las reglas de qué documentos se vuelven oficiales,
2:14
Speaker 2: cuánto tiempo permanecen y cuándo pueden salir del edificio. En
2:17
Speaker 2: esta cápsula de conocimiento, primero separaremos un archivo común de
2:20
Speaker 2: un registro oficial. Luego veremos la regla adjunta a ese registro,
2:22
Speaker 2: los controles que lo protegen, la revisión antes de la
2:24
Speaker 2: eliminación y el historial de auditoría que te ayuda a
2:27
Speaker 2: demostrar lo que sucedió. Primero, debemos responder la pregunta detrás
2:29
Speaker 2: de cada regla de registro.¿ Qué cuenta realmente como un registro?
2:33
Speaker 2: Un registro es más que un simple archivo. Un registro
2:35
Speaker 2: es evidencia oficial de que su organización hizo, decidió, aprobó
2:38
Speaker 2: o acordó algo o acordó algo. Podría ser un contrato firmado,
2:42
Speaker 2: un informe financiero final, un expediente de empleado o una
2:44
Speaker 2: política empresarial aprobada. La prueba oficial es importante aquí. Su
2:48
Speaker 2: equipo podría crear 10 borradores de una política antes de
2:50
Speaker 2: que el liderazgo apruebe la versión final. Esos borradores son
2:53
Speaker 2: parte del trabajo, pero no tienen el mismo peso que
2:55
Speaker 2: la política aprobada que dicta lo que se debe hacer.
2:58
Speaker 2: Piense en un contrato. Mientras las personas negocian, usted tiene
3:01
Speaker 2: documentos de Word con cambios controlados, comentarios y nombres como
3:04
Speaker 2: contrato final V3 o contrato final V3 de verdad final.
3:07
Speaker 2: Esos son archivos de trabajo que se espera que cambien.
3:10
Speaker 2: Luego el acuerdo se firma y esa copia firmada se
3:12
Speaker 2: convierte en la evidencia de lo que ambas partes se acordaron.
3:14
Speaker 2: El correo electrónico que confirma la aprobación final también puede
3:16
Speaker 2: ser importante. Y esos elementos necesitan más cuidado porque pueden
3:19
Speaker 2: responder preguntas años después.¿ Qué acordamos?¿ Quién lo aprobó?¿ Cuándo
3:23
Speaker 2: terminó el acuerdo? Por eso no todos los archivos deben
3:25
Speaker 2: recibir el mismo trato. Si trata cada borrador, chat, nota
3:28
Speaker 2: y descarga como un registro formal, crea un montón enorme
3:30
Speaker 2: de contenido difícil de gestionar. También conserva más información de
3:34
Speaker 2: la que necesita. Pero si no protege los elementos oficiales,
3:36
Speaker 2: puede perder la evidencia en la que su organización confía.
3:39
Speaker 2: La gestión de registros le ayuda a trazar y salir.
3:41
Speaker 2: Para cada tipo de registro, su organización necesita una regla
3:43
Speaker 2: sencilla con tres partes. Primero, el activador de retención. Inicia
3:47
Speaker 2: el reloj. A veces sí. Podría retener un informe final
3:50
Speaker 2: por un número determinado de años después de que se
3:52
Speaker 2: crea el archivo. Otros registros siguen un evento comercial en
3:55
Speaker 2: su lugar. Un contrato puede necesitar conservarse por varios años
3:58
Speaker 2: después de que el contrato final. Un archivo de empleado
4:00
Speaker 2: puede necesitar conservarse durante un periodo después de que el
4:02
Speaker 2: empleado se vale. En ambos casos, la fecha de creación
4:04
Speaker 2: del archivo no es la fecha principal que importa. Es
4:06
Speaker 2: el evento comercial. Segundo, el periodo de retención, cuánto tiempo
4:10
Speaker 2: lo mantiene. Su organización decide esto basándose en sus propias
4:13
Speaker 2: necesidades comerciales, legales y de cumplimiento. Perview no decide si
4:16
Speaker 2: un contrato debe conservarse por 5 o 7 años. Las
4:19
Speaker 2: personas responsables del proceso comercial junto con los equipos legales
4:22
Speaker 2: o de cumplimiento deciden esa regla. Tercero,¿ qué sucede cuando
4:25
Speaker 2: termina el tiempo? Quizás el registro puede eliminarse, quizás alguien
4:28
Speaker 2: deba revisarlo primero o quizás otro proceso comercial deba ocurrir
4:31
Speaker 2: antes de la eliminación. La clave es que la acción
4:33
Speaker 2: final debe planificarse desde el principio, no adivinarse años después
4:37
Speaker 2: cuando las carpetas ya están llenas. Volvamos a ese contrato firmado.
4:40
Speaker 2: La regla podría decir lo siguiente. Conservar el acuerdo firmado
4:43
Speaker 2: durante 7 años después de que expire el contrato y
4:45
Speaker 2: luego enviarlo a revisión antes de su eliminación. Esa única
4:47
Speaker 2: oración le proporciona al desencadenador el periodo de la acción final.
4:50
Speaker 2: Así es como un cronograma de retención en papel se
4:52
Speaker 2: convierte en algo que Microsoft 365 puede seguir. El equipo
4:55
Speaker 2: empresarial sabe qué significa el registro y cuándo termina el contrato.
4:58
Speaker 2: Los equipos de cumplimiento ayudan a encontrar la regla necesaria
5:00
Speaker 2: y los administradores de Microsoft 365 convierten esa regla aprobada
5:03
Speaker 2: en un control que funciona donde quiera que resida el contenido.
5:06
Speaker 2: Por lo tanto, no se empieza por la tecnología, sino
5:08
Speaker 2: decidiendo qué archivos cuentan como evidencia oficial, cuándo debe comenzar
5:11
Speaker 2: su cronómetro... cuánto tiempo deben permanecer y qué debe suceder
5:14
Speaker 2: al final. Una vez que tenga esa respuesta, Purview puede
5:17
Speaker 2: adjuntar la regla correcta directamente al elemento. Las etiquetas de
5:20
Speaker 2: retención son el libro de red. Entonces, una vez que
5:22
Speaker 2: sepa que un elemento necesita una regla, Purview usa una
5:24
Speaker 2: etiqueta de retención para adjuntar esa regla al elemento. Piensa
5:27
Speaker 2: en una etiqueta de retención como una tarjeta de reglas
5:29
Speaker 2: digital adjunta un documento, un correo electrónico o cualquier pieza
5:32
Speaker 2: de contenido. La etiqueta le dice a Microsoft 365 cuándo
5:34
Speaker 2: comenzar a contar cuánto tiempo conservar el elemento y qué
5:36
Speaker 2: debe suceder cuando se agote ese tiempo. Y eso importa
5:39
Speaker 2: porque un contrato no siempre permanece en una carpeta ordenada.
5:41
Speaker 2: Alguien podría mover Un equipo podría organizar un sitio de SharePoint,
5:44
Speaker 2: o el negocio podría trabajar con el archivo a través
5:46
Speaker 2: de Teams, mientras el archivo subyacente sigue residiendo en SharePoint.
5:50
Speaker 2: La etiqueta se mantiene enfocada en el elemento, por lo
5:52
Speaker 2: que la regla de retención permanece conectada al contenido que
5:54
Speaker 2: la necesita. Para un registro formal, ese control a nivel
5:56
Speaker 2: de elemento le brinda mucha más precisión que una regla
5:59
Speaker 2: general sobre una ubicación completa. Usemos un ejemplo sencillo. Usted
6:02
Speaker 2: crea una etiqueta de retención llamada Contrato 7 años después
6:05
Speaker 2: de su vencimiento luego de revisión de disposición. Incluso sin
6:08
Speaker 2: ver la pantalla de administración puede entender la intención. El
6:11
Speaker 2: cronómetro no comienza cuando alguien guarda el contrato por primera vez.
6:13
Speaker 2: Comienza cuando el contrato expira y luego Purview conserva el
6:15
Speaker 2: registro durante 7 años. Cuando esos 7 años se cumplen,
6:18
Speaker 2: Purview no simplemente trata al elemento como una descarga antigua
6:21
Speaker 2: en una carpeta, sino que envía al registro el proceso
6:22
Speaker 2: de revisión definido por su organización. Ese es el libro
6:25
Speaker 2: de regla. Una etiqueta de retención tiene 3 preguntas integradas.¿
6:28
Speaker 2: Cuándo comienza el cronómetro?¿ Cuánto tiempo permanece el registro?¿ Qué
6:31
Speaker 2: sucede al final? La primera pregunta es más importante de
6:33
Speaker 2: lo que parece. Para un documento sencillo, el plazo podría
6:36
Speaker 2: comenzar cuando se crea el elemento, cuando se modifica por
6:37
Speaker 2: última vez o cuando se aplica el ético. Pero muchos
6:39
Speaker 2: registros empresariales dependen de un evento externo al archivo mismo,
6:42
Speaker 2: como el vencimiento de un contrato, la salida de un
6:44
Speaker 2: empleado o el cierre de un proyecto. En esos casos,
6:47
Speaker 2: el registro necesita una regla que siga el evento empresarial,
6:49
Speaker 2: no solo el día en que alguien subió un PDF.
6:51
Speaker 2: Aquí es donde los principiantes suelen confundir las etiquetas de
6:53
Speaker 2: retención con las de retención. Suenan similar porque ambas pueden
6:56
Speaker 2: decir a Microsoft 365 que conserve o elimine contenido con
6:58
Speaker 2: el tiempo, pero funcionan a distintos niveles. Una directiva de
7:01
Speaker 2: retención es como aplicar una regla general a todo un área.
7:04
Speaker 2: Por ejemplo, podría aplicar una directiva amplia a un buzón
7:07
Speaker 2: de Exchange Online, un sitio de SharePoint o los mensajes
7:09
Speaker 2: de Teams. Eso tiene sentido para contenido general, donde una
7:12
Speaker 2: regla consistente cubre mucha información. Tal vez su organización conserve
7:15
Speaker 2: los mensajes generales de Teams por un tiempo fijo, o
7:17
Speaker 2: quizás todo el contenido de un sitio empresarial amplio en
7:19
Speaker 2: un sitio empresarial amplio necesita un periodo de retención. Una
7:21
Speaker 2: etiqueta de retención es más específica. Lindica Purview. Este elemento
7:24
Speaker 2: en particular pertenece a esta categoría de registro, así que
7:26
Speaker 2: asignele esta regla específica. Eso hace que las etiquetas sean
7:29
Speaker 2: más adecuadas para documentos oficiales que necesiten su propia ruta
7:31
Speaker 2: de retención, especialmente cuando el plazo comienza con un evento
7:33
Speaker 2: empresarial o elemento empresarial o elemento empresarial final. Puede usar
7:36
Speaker 2: ambos enfoques en la misma plataforma conectada, pero resuelven problemas distintos.
7:40
Speaker 2: Las directivas se encargan de la cobertura amplia, mientras que
7:42
Speaker 2: las etiquetas se encargan de los registros que necesitan un
7:44
Speaker 2: tratamiento indígena. La siguiente pregunta es¿ quién coloca la etiqueta
7:47
Speaker 2: en el elemento? En algunos casos, una persona la aplica manualmente,
7:50
Speaker 2: lo cual funciona cuando alguien tiene el conocimiento empresarial para
7:53
Speaker 2: reconocer un registro oficial, en el momento justo como cuando
7:55
Speaker 2: llega un acuerdo final o se aprueba una política. Pero
7:58
Speaker 2: depender de que las personas recuerden cada etiqueta en todo
8:00
Speaker 2: momento puede ser difícil. Purview también puede aplicar etiquetas automáticamente
8:03
Speaker 2: cuando su organización define condiciones claras para hacer coincidir el
8:06
Speaker 2: contenido correcto mediante señales conocidas, propiedades establecidas u otras condiciones
8:09
Speaker 2: que identifiquen el tipo de elemento. En lugar de seguir
8:12
Speaker 2: a los usuarios y pedirles que elijan una lista larga,
8:14
Speaker 2: la organización que la arregla y Purview la aplica en
8:17
Speaker 2: segundo plano. El enfoque inteligente depende del tipo de registro.
8:20
Speaker 2: Si una persona debe tomar una decisión, el etiquetado manual
8:23
Speaker 2: puede ser apropiado. Pero si un registro sigue un patrón claro,
8:25
Speaker 2: el etiquetado automático aporta mayor consistencia. De cualquier modo, la
8:28
Speaker 2: etiqueta convierte un calendario de retención escrito en algo sobre
8:30
Speaker 2: lo que Microsoft 365 puede actuar. Para usted, el paso
8:33
Speaker 2: práctico es sencillo. Una regla escrita y asegúrese de que
8:36
Speaker 2: responda a esas tres preguntas claramente.¿ Qué inicia el paso?¿
8:39
Speaker 2: Cuánto tiempo permanece el elemento?¿ Qué sucede cuando termina el tiempo?
8:42
Speaker 2: Una etiqueta puede indicar a Purview que conserve un elemento,
8:44
Speaker 2: pero el siguiente bloque de creación añade un control más estricto,
8:47
Speaker 2: tratando ese elemento como prueba oficial en lugar de contenido
8:49
Speaker 2: de trabajo ordinario. La declaración de registro bloquea la evidencia.
8:52
Speaker 2: Una etiqueta de retención le dice a Purview cuánto tiempo
8:54
Speaker 2: debe permanecer un elemento, y la declaración de registro da
8:57
Speaker 2: el siguiente paso al marcar ese elemento como un registro
8:59
Speaker 2: oficial y aplicar controles más estrictos a su alrededor. Piensa
9:03
Speaker 2: en un archivo de trabajo común como el papeleo que
9:04
Speaker 2: hay sobre el escritorio de alguien, donde las personas pueden actualizarlo,
9:07
Speaker 2: añadir comentarios y reemplazarlo mientras el trabajo se incula. Un
9:09
Speaker 2: registro declarado es el papeleo final firmado que se traslada
9:12
Speaker 2: a una sala de archivos cerrada con llave. El trabajo
9:14
Speaker 2: puede continuar a su alrededor, se puede escribir una nueva
9:16
Speaker 2: versión de la política o se puede renovar un contrato,
9:19
Speaker 2: pero el registro declarado preserva la versión oficial que existía
9:21
Speaker 2: en ese momento. Entonces,¿ por qué importa ese bloque? Porque
9:24
Speaker 2: los registros oficiales pueden convertirse en evidentes. Un auditor puede
9:27
Speaker 2: necesitar ver el informe financiero aprobado de un año determinado.
9:30
Speaker 2: Un equipo legal puede necesitar encontrar el acuerdo firmado que
9:32
Speaker 2: cubrió una disputa o una investigación interna. Puede necesitar confirmar
9:35
Speaker 2: qué política se aplicó cuando se tomó una decisión. Cada caso,
9:39
Speaker 2: la pregunta no es solo si podemos encontrar un archivo,
9:41
Speaker 2: sino también si podemos confiar en que es el archivo
9:43
Speaker 2: que existía en ese momento. Eso es lo que la
9:45
Speaker 2: declaración de registro está diseñada para respaldar. Consigue una política
9:48
Speaker 2: de empresa final. Durante el proceso de redacción, diferentes personas
9:51
Speaker 2: pueden editar la política, añadir notas o pedir cambios, pero
9:53
Speaker 2: una vez que la política recibe la aprobación, esa versión
9:56
Speaker 2: aprobada puede convertirse en rey. Y declararlo como un registro
9:59
Speaker 2: ayuda a proteger esa versión durante el tiempo requerido. La
10:02
Speaker 2: misma idea se aplica a un acuerdo firmado. No querrá
10:05
Speaker 2: que la copia oficial firmada sea tratada como un borrador
10:07
Speaker 2: ordinario que alguien pueda reemplazar, editar o eliminar silenciosamente porque
10:10
Speaker 2: estaba limpiando una carpeta. Un registro de empleado completado funcionará
10:13
Speaker 2: de la misma manera. Una vez que se convierte en
10:16
Speaker 2: evidencia comercial oficial, la organización puede aplicar una etiqueta de
10:18
Speaker 2: registro para mantenerla protegida durante su periodo de retención. Aquí
10:21
Speaker 2: hay un punto importante para los principiantes. La gestión de
10:23
Speaker 2: registros controla la retención a lo largo del tiempo, asegurándose
10:26
Speaker 2: de que un elemento oficial permanezca disponible durante el tiempo
10:28
Speaker 2: que la regla requiera, incluso si alguien intenta eliminarlo antes
10:30
Speaker 2: de que finalice el periodo. Y también añade controles de
10:32
Speaker 2: registro que ayudan a preservar el elemento como evidencia. Pero
10:35
Speaker 2: la gestión de registros no realiza todas las formas de
10:36
Speaker 2: protección en Microsoft Word. No cifra un documento, no decide
10:39
Speaker 2: quién puede abrir un documento, ni evita que alguien envíe
10:41
Speaker 2: información confidencial al lugar equivocado. Estos son trabajos diferentes. Una
10:45
Speaker 2: etiqueta de confidencialidad protege el acceso y el uso compartido
10:47
Speaker 2: y puede usarla para aplicar cifrado o limitar quien pueda
10:49
Speaker 2: abrir un archivo. La prevención de pérdida de datos, o DLP,
10:52
Speaker 2: vigila el movimiento riesgoso de información confidencial y puede ayudar
10:55
Speaker 2: a detectar o bloquear acciones como compartir información protegida de
10:58
Speaker 2: formas que su organización no permite. La administración de registros
11:02
Speaker 2: responde a una pregunta diferente.¿ Cuánto tiempo debe permanecer esta
11:04
Speaker 2: evidencia oficial y qué controles deben aplicarse mientras permanece? Imagina
11:07
Speaker 2: un contrato firmado que contiene términos confidenciales. Una etiqueta de
11:10
Speaker 2: confidencialidad puede controlar quien tiene acceso a él. DLP puede vigilar...
11:14
Speaker 2: El uso compartido es riesgoso y una etiqueta de retención
11:16
Speaker 2: que lo declara como registro controla su vida como evidencia,
11:18
Speaker 2: evitando que el contrato desaparezca antes de que termine su
11:20
Speaker 2: periodo de retención requerido. Estas herramientas pueden trabajar juntas, pero
11:23
Speaker 2: no deben confundirse. Una protege el documento mientras las personas
11:25
Speaker 2: lo usan y la otra protege la obligación comercial a
11:28
Speaker 2: lo largo del tiempo. Esta diferencia le ayuda a evitar
11:30
Speaker 2: un error común. Tratar una etiqueta de registro como una
11:32
Speaker 2: configuración de seguridad general no lo es. Una etiqueta de
11:35
Speaker 2: registro es la regla que le dice Microsoft 365. Este
11:37
Speaker 2: elemento es evidencia oficial. Consérvelo de acuerdo con este programa
11:40
Speaker 2: y aplique los controles de registro más estrictos que hemos elegido.
11:43
Speaker 2: Eso también significa que debes ser cuidadoso antes de declarar
11:45
Speaker 2: algo como un registro. Si bloquea cada borrador, duplicado y
11:49
Speaker 2: noto informal, dificulta mucho el trabajo normal porque el objetivo
11:51
Speaker 2: es proteger la evidencia oficial definitiva y no congelar cada
11:54
Speaker 2: pieza de contenido en el momento en que aparece. Sin embargo,
11:58
Speaker 2: mantener un registro es solo la mitad del trabajo. Toda
12:00
Speaker 2: regla de retención llega finalmente a una pregunta más difícil.
12:03
Speaker 2: Cuando termina el tiempo requerido,¿ quién decide que el registro
12:05
Speaker 2: finalmente puede eliminarse? La revisión de disposición es la puerta
12:08
Speaker 2: antes de la eliminación. Mantén el registro durante la cantidad
12:10
Speaker 2: de tiempo correcta es solo la mitad de la historia.
12:12
Speaker 2: la otra mitad de lo que sucede cuando se acaba
12:13
Speaker 2: ese tiempo. Esa decisión se llama disposición y requiere cuidado.
12:17
Speaker 2: Si elimina un registro demasiado pronto, su organización podría perder
12:19
Speaker 2: evidencia que aún necesita para un caso legal, una auditoría
12:22
Speaker 2: o una disputa comercial. Si conserva cada registro vencido para siempre,
12:25
Speaker 2: terminará con una pila creciente de contenido antiguo, más información
12:28
Speaker 2: que proteger y más material que podría ser solicitado en
12:30
Speaker 2: una demanda. La administración de registros de Purview le brinda
12:33
Speaker 2: una puerta entre esos dos riesgos. Se llama revisión de disposición.
12:37
Speaker 2: Bien sea el antiguo proceso en papel producido, Una caja
12:39
Speaker 2: llega a su fecha de instrucción planificada, pero nadie debería
12:41
Speaker 2: enviarla directamente a la trituradora sin revisarla primero. Alguien responsable
12:46
Speaker 2: de los registros revisa la caja, confirma que nada ha
12:48
Speaker 2: cambiado y luego aprueba lo que sucede después. La revisión
12:51
Speaker 2: de disposición traslada esa misma decisión a Microsoft 365. Cuando
12:54
Speaker 2: un registro llega al final de su periodo de retención,
12:56
Speaker 2: Purview puede enviarlo a revisores designados en lugar de eliminarlo
12:59
Speaker 2: de inmediato. El revisor abre el elemento en el portal
13:01
Speaker 2: de Purview y decide si el registro puede eliminarse permanentemente.
13:05
Speaker 2: Esa revisión le da a su organización una última oportunidad
13:07
Speaker 2: de hacer una pregunta práctica¿ Existe alguna razón por la
13:10
Speaker 2: que todavía necesitemos esto? Tomemos nuestro ejemplo de contar. Un
13:12
Speaker 2: contrato terminó y su periodo de retención de 7 años
13:14
Speaker 2: ya finalizó. En ese momento, el contrato llega a la
13:17
Speaker 2: cola de revisión de disposición. El revisor verifica si hay
13:20
Speaker 2: una disputa en curso, una solicitud legal u otra razón
13:22
Speaker 2: comercial para conservarlo. Si nada requiere que el contrato se conserve,
13:25
Speaker 2: el revisor puede aprobar su eliminación. Si el contrato sigue
13:28
Speaker 2: siendo relevante, el revisor puede pausar el proceso en lugar
13:30
Speaker 2: de dejar que desaparezca solo porque llegó a una fecha.
13:33
Speaker 2: Es un proceso mucho más seguro que un recordatorio de
13:34
Speaker 2: calendario que alguien podría pasar por alto. Un tipo de
13:36
Speaker 2: registro simple podría necesitar solo una etapa de revisión. Por ejemplo,
13:39
Speaker 2: un equipo de registros podría revisar contratos rutinarios que han
13:42
Speaker 2: llegado a su fecha de finalización. Un grupo revisa la cola,
13:44
Speaker 2: toma la decisión y completa el proceso. Otros tipos de
13:47
Speaker 2: registros pueden necesitar más de una etapa. Un registro financiero
13:50
Speaker 2: sensible podría necesitar que un propietario comercial confirme que ya
13:53
Speaker 2: han necesario, seguido de una revisión del equipo de cumplimiento
13:55
Speaker 2: de registros antes de la acción final. Preview puede admitir
13:58
Speaker 2: ese tipo de revisión de varias etapas donde el registro
14:00
Speaker 2: pasa por más de un paso de aprobación. Más etapas
14:02
Speaker 2: brindan más control, pero también crean más trabajo. Por lo tanto,
14:05
Speaker 2: debe adaptar el proceso al riesgo del registro. No creen
14:08
Speaker 2: la larga cadena de aprobación para cada elemento ordinario. Al
14:10
Speaker 2: mismo tiempo, no le dé a una sola persona la
14:12
Speaker 2: decisión final sobre registros que necesitan aportes legales, financieros o
14:15
Speaker 2: de cumplimiento. Existe una opción de configuración práctica que ahorra
14:18
Speaker 2: problemas más adecuados. Asigne revisores a través de un grupo
14:20
Speaker 2: gestionado siempre que pueda, en lugar de nombrar a una
14:22
Speaker 2: sola persona. Las personas cambian de trabajo, se toman licencias
14:25
Speaker 2: o dejan la empresa. Un grupo puede seguir siendo responsable
14:27
Speaker 2: del trabajo de revisión a medida que sus miembros cambian,
14:29
Speaker 2: lo que significa que los registros no se quedan en
14:31
Speaker 2: una cola esperando en una cola esperando a alguien que
14:32
Speaker 2: ya no trabaja allí. También debe planificar dos permisos. Ser
14:35
Speaker 2: un administrador general de Microsoft 365 no significa automáticamente que
14:38
Speaker 2: alguien pueda revisar registros que esperan su disposición. Las personas
14:41
Speaker 2: que necesitan ver y actuar sobre estos elementos requieren los
14:43
Speaker 2: permisos adecuados de gestión de registros. Vale la pena comprobarlo
14:47
Speaker 2: antes de activar una etiqueta que envíe grandes cantidades de
14:49
Speaker 2: contenido a revisión. Para usted el punto de partida no
14:51
Speaker 2: es la pantalla de problema. Anote quién es el responsable
14:54
Speaker 2: de la decisión final para cada tipo de registro. Pregunte
14:56
Speaker 2: quién puede confirmar que el registro ya no es necesario,
14:58
Speaker 2: quién debe aprobar la eliminación y qué debe suceder si
15:00
Speaker 2: un revisor encuentra una razón legal o comercial activa para conservarlo.
15:04
Speaker 2: Una vez que esas respuestas están claras, Purview puede dirigir
15:06
Speaker 2: el registro a través de un proceso repetido. Después de
15:08
Speaker 2: que un registro sea conservado, revisado y eliminado, queda una
15:11
Speaker 2: pregunta más.¿ Puede mostrar lo que sucedió? El historial de
15:14
Speaker 2: auditoría propuso algo. La gestión de registros no solo trata
15:16
Speaker 2: de establecer una regla, sino también de poder demostrar que
15:19
Speaker 2: las personas la siguieron. Es donde entra en juego la
15:21
Speaker 2: historia de auditoría. La auditoría de Microsoft Purview mantiene un
15:24
Speaker 2: historial centralizado de actividades en todo Microsoft 365. Dependiendo de
15:27
Speaker 2: la actividad y su configuración de auditoría, puede ayudarle a
15:30
Speaker 2: investigar quién actuó, qué hizo y cuándo lo hizo. Para
15:33
Speaker 2: el trabajo de registros, eso importa cuando alguien hace preguntas
15:35
Speaker 2: después de los hechos. Imagina que un auditor pregunta por
15:38
Speaker 2: qué un contrato firmado ya no existe. Necesita más que
15:40
Speaker 2: una carpeta vacía en la memoria de alguien. Su organización
15:43
Speaker 2: debería ser capaz de conectar los puntos. El contrato tiene
15:45
Speaker 2: una etiqueta de retención. El periodo de retención llegó a
15:47
Speaker 2: su fin. El revisor correcto aprobó la decisión de disposición
15:50
Speaker 2: y la actividad quedó registrada. Eso crea un rastro que
15:53
Speaker 2: puede diseminar. O sea, la pregunta sea diferente.¿ Quién aplicó
15:56
Speaker 2: la etiqueta a este elemento? Alguien intentó eliminarlo antes de
15:58
Speaker 2: que terminara el periodo de retención.¿ Cuándo aprobó el revisor
16:00
Speaker 2: su eliminación? El historial de auditoría puede ayudar a responder
16:03
Speaker 2: esas preguntas proporcionando la actividad registrada en toda la plataforma
16:06
Speaker 2: de Microsoft 365. Hay una distinción que a menudo sorprende
16:09
Speaker 2: a los principiantes. El historial de auditoría no reside dentro
16:12
Speaker 2: del propio documento. No abrirá un archivo de Word y
16:14
Speaker 2: encontrará su rastro de auditoría completo almacenado en el archivo.
16:17
Speaker 2: Purview almacena esa actividad en el registro de auditoría unificado,
16:19
Speaker 2: que es el lugar central para registros de auditoría en
16:21
Speaker 2: servicios como SharePoint, OneDrive, Exchange Online, Teams y EntraID. Piensa
16:26
Speaker 2: en ello como registro de visitantes y actividades del edificio,
16:28
Speaker 2: no como una nota sujeta dentro de cada papel. Eso
16:30
Speaker 2: significa que debe pensar en la retención de la auditoría.
16:32
Speaker 2: Por separado de la retención de registros, es posible que
16:35
Speaker 2: un registro deba permanecer durante muchos años. La información de
16:37
Speaker 2: auditoría disponible para usted depende de cómo su organización haya
16:40
Speaker 2: configurado la auditoría Purview y qué licencias tenga. Si necesita
16:43
Speaker 2: una historia largo de la actividad relacionada con los registros,
16:46
Speaker 2: confirme que su configuración de auditoría mantenga ese historial durante
16:48
Speaker 2: el periodo que su organización requiere. De lo contrario, podría
16:51
Speaker 2: conservar el registro, pero perder el acceso a detalles de
16:53
Speaker 2: actividades más antiguos que ayudarían a explicar su trayectoria. Es
16:56
Speaker 2: por esto que las decisiones sobre registros no pueden depender
16:58
Speaker 2: de un solo equipo. Los propietarios de negocios entienden los
17:00
Speaker 2: registros que crean su equipo. Los equipos de cumplimiento ilegales
17:03
Speaker 2: definen las reglas y la prueba que necesitan. Los administradores
17:06
Speaker 2: de Microsoft 365 configuran las etiquetas, revisan los permisos y
17:08
Speaker 2: los ajustes de auditoría que hacen que esa regla funcione.
17:10
Speaker 2: Cada grupo posee una parte de la respuesta. La etiqueta
17:13
Speaker 2: de retención define la regla. La declaración de registro protege
17:15
Speaker 2: la evidencia oficial. La revisión de disposición controla la decisión final.
17:19
Speaker 2: El listorio de auditoría documenta el rastro de esas acciones.
17:22
Speaker 2: Para usted la pregunta práctica es sencilla. Si alguien cuestionara
17:25
Speaker 2: una eliminación en el futuro,¿ podría su organización mostrar la regla,
17:27
Speaker 2: la aprobación y la actividad registrada que condujo a ella?
17:30
Speaker 2: Si no, el registro puede estar protegido, pero el proceso
17:33
Speaker 2: aún tiene brechas en el ciclo de vida de los
17:35
Speaker 2: registros digitales. Por lo tanto, al unir las piezas, la
17:38
Speaker 2: Administración de Registros de Purview le da al contenido oficial
17:40
Speaker 2: un camino controlado durante su vida útil. Primero, su organización
17:43
Speaker 2: identifica qué cuenta como evidencia. Luego, la etiqueta de retención corre.